Duurzaam Informatiebeheer MEMO Datum: 31 oktober 2008 Aan Memo Van Status Landelijke Bijeenkomst Informatiebeheer Bodemsanering Duurzaam Informatiebeheer LIB Concept Duurzaam informatiebeheer bodemsanering Toekomstige ontwikkelingen binnen het informatiebeheer Versie 3.2 Dd 29-10-2008 WdV/FM Inhoud Achtergrond en aanleiding... 2 De informatiseringcyclus... 2 Problematiek... 3 Doelstelling... 3 Duurzaam informatiebeheer... 3 Projecten... 4 Vastlegging en rubricering... 4 Kwaliteit... 5 Ontsluiting/Openbaarmaking... 5 Handreikingen en handboeken... 7 Evaluatie... 7 Projectorganisatie.... 7 NEN-normen 5725/5740... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Overleg NEN/LIB dd 11 juni 2008... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. NEN5725... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. NEN5740... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1
Achtergrond en aanleiding Landelijke vergelijkbaar en uniform inzicht in de kwaliteit van de bodem is essentieel voor de aanpak van en communicatie over bodemverontreinigingen. Dit inzicht is gebaseerd op gezamenlijke, landelijke afgestemde uitgangspunten, afspraken, methodieken en technieken. Dit afgestemde informatiebeheer is de basis voor een landelijk aanpak, budgetverdeling en sturing. Daarnaast biedt het de burger en overige partijen een vergelijkbaar en herkenbaar inzicht. Voor de komende programmaperiode liggen enkele belangrijke wijzingen in het beleid en de aanpak van de bodemverontreiniging voor. Het is zaak de gemaakt afspraken en de behaalde resultaten van het landelijk informatiebeheer zodanig vast te leggen dat de centrale uitgangspunten van uniformiteit en vergelijkbaarheid ook voor de komende programmaperiodes gewaarborgd zijn. Deze aanpak tot borging noemen wij duurzaam informatiebeheer. De informatiseringcyclus Het informatiebeheer heeft te maken met het continue proces van ontwikkeling, toepassing, evaluatie en aanpassing van de ontwikkeling, de zogenaamde beleidscyclus. Daarbij zijn binnen het informatiebeheer een aantal stappen of fasen te onderscheiden (Figuur 1). Hoewel er binnen deze stappen of fasen meerdere terugkoppelingen bestaan is er als gevolg van het jaarlijks opstellen van het Jaarverslag Bodemsanering voor de 2 de Kamer een duidelijke jaarlijkse cyclus te onderscheiden. Figuur 1 Fasen binnen het informatiebeheer bodemsanering 2008 2
Problematiek In de praktijk blijkt er niet altijd een goede aansluiting te bestaan tussen de vraag naar informatie en het aanbod ervan, zowel in de tijd als inhoud. Planningtechnisch blijken de ontwikkelingen in de informatiebehoefte moeilijk direct in te passen als gevolg van een veelvoud aan systemen, betrokken partijen en de daarbij horende aanpassingsprocedures en doorlooptijden. Dit niet synchroon lopen is deels het gevolg van de jaarcyclus, maar ook zijn gegevens niet direct verzameld en ontsloten. De kwaliteit, volledigheid en actualiteit van de datasets zijn medebepalend in welke mate aan de informatiebehoefte kan worden voldaan. De kwaliteit, volledigheid en actualiteit wordt beïnvloed door de omvang van de landelijk overeengekomen dataset, maar ook de decentrale wijze van verzamelen en vastlegging van de gegevens van een verscheidenheid aan betrokken partijen. Doelstelling Duurzaam informatiebeheer is het geheel van samenhangende afspraken, instrumenten, kennis, structuren en uitgangspunten die, voor een langere periode, antwoord geeft op een afgewogen informatiebehoefte. Om dit te bereiken worden de huidige afspraken, instrumenten, structuren, kennis en uitgangspunten binnen het LIB-informatiebeheer getoetst aan de veranderende informatiebehoefte in de (nabije en verdere) toekomst, maar ook aan de informatiebehoefte van dit moment en uit het nabije verleden. Alleen op deze wijze kan er een consistent en duurzaam informatiebeheer over de jaren ontstaan. De huidige notitie geeft een eerste verkenning van de ontwikkelingen op de korte en langere termijn van een duurzaam informatiebeheer. Daarnaast wordt ingegaan op de mogelijke gevolgen voor de afspraken, instrumenten, kennis, structuren en uitgangspunten die een duurzaam informatiebeheer mogelijk moeten maken binnen de verschillende deel projecten van het LIB. Duurzaam informatiebeheer De informatiebehoefte en de mogelijkheden hieraan te kunnen voldoen van de verschillende partijen is continu aan veranderingen onderhevig. Inzichten en het beleid, maar ook technische mogelijkheden veranderen. Dit betekent dat onderdelen binnen de hele cyclus (zie Figuur 1) van het informatiebeheer zullen moeten worden aangepast, de bruikbare delen voor de toekomst geborgd en moet het mogelijkheden bieden voor voordurende centrale en decentrale ontwikkelingen. Om van een consistent en duurzaam informatiebeheer te kunnen spreken moeten de veranderingsvoorstellen herkenbaar en gedragen worden door de betrokken partijen. De belangrijkste aanleidingen voor het informatiebeheer zijn en blijven: Jaarverslag: indicatorenset en de voortgang van het overheid handelen op het gebied van de bodemverontreiniging. sturing en planning van de aanpak van verontreinigde locaties: het landsdekkend beeld, identificatiemethoden. Overig gebruik, o.a. ten behoeve van communicatie, onderzoeken en afstemmingen met andere beleidsterreinen etc. Er zijn een paar, al dan niet samenhangende, tendensen aan te wijzen die van invloed zijn op het informatiebeheer van de (nabije) toekomst. Deze tendensen vormen de uitgangspunten voor een duurzaam informatiebeheer. Het gaat om de volgende tendensen: 1. De informatiebehoefte van thema s, partijen en personen zal aan veranderingen onderhevig zijn; 2. De steeds verder toenemende nadruk op beheren van verontreinigingen, in plaats van saneren. 3. Een meer decentrale uitvoering en verantwoordelijkheden; 4. Meer gebiedsgerichte aanpak en minder gevalsspecifieke aanpak; 5. Een steeds verdergaande afstemming op, integratie en verwevenheid met andere beleidsterreinen en ontwikkelingen. 2008 3
6. Toenemende en meer specifieke informatiebehoefte van de burgers en bedrijven, o.a. ingegeven door mogelijke aansprakelijkheden. 7. Meer vraag naar en mogelijkheden voor uitwisseling van data met toenemend aantal bronhouders. 8. Automatiseringstechnische ontwikkelingen als snellere verbindingen, grotere capaciteit en meer aanbieders van informatie. Projecten Duurzaam informatiebeheer bestaat uit een verzameling van projecten die allemaal borgen wat goed is, verbeteren waar nodig en ruimte bieden aan centrale en decentrale ontwikkelingen. In het navolgende worden de projecten en mogelijke ontwikkelingen aan de hand van een aantal thema s kort behandeld. Vastlegging en rubricering Er is veel informatie over de kwaliteit van de bodem. Om deze informatie op een gestructureerde wijze te kunnen vastleggen, ontsluiten en verwerken is het van belang dat de gegevens digitaal worden vastgelegd, nader kunnen worden gerubriceerd. De nadere rubricering van gegevens vindt in nauwe samenhang plaats met de behoeften vanuit de monitoring, de aanpak van de werkvoorraad, de asbestproblematiek en de communicatie met burgers, beleidsmakers en planvormers. Automatisering. Op automatiseringstechnisch vlak is er een veelvoud aan ontwikkelingen en verbeteringen, die bronhouders van informatie, waaronder overheden, steeds beter in staat stellen gegevens uit te wisselen, te koppelen, te ontsluiten en te bewerken. De visie daarop van de decentrale overheden is bepalend voor de verdere ontwikkeling van de verschillende G bis. Het is daarom belangrijk de automatiseringstechnische ontwikkelingen te volgen en hierop een visie te ontwikkelen; UBI-model. Het UBI-model vormt de basis voor de vastlegging van gegevens over (potentieel) bodembelastende activiteiten en is hierdoor essentieel in de communicatie over en ontsluiting van bodemverontreiniginggegevens. Het UBI-model is cruciaal voor de ordening en nadere duiding van de werkvoorraad en de daarop gebaseerde aanpak Bodemsanering. Het is noodzakelijk om het bestaande UBImodel voor de toekomst, ook bij een verdere decentralisatie, te borgen. Deze borging wordt voor een deel gezocht in een verdere horizontalisering. Bij de horizontalisering wordt, samen met het NEN en het RIVM, bekeken hoe het UBI-model met overige informatiseringsystemen met een kenmerk bedrijfsactiviteit kan worden geharmoniseerd en/of gekoppeld. Aanknopingspunt hiervoor is het feit dat het UBI-model net als een aantal andere systemen gebaseerd is op de NACE("Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne").. E-formulieren: Samen met het ICTU wordt een internettoepassing ontwikkeld waarmee standaardformulieren op het terrein van Bodemsanering kunnen worden gegenereerd, ingevuld en aan de betrokken instanties aangeleverd. In eerste instantie wordt het systeem voor de BUS-formulieren opgeleverd. Later kunnen meerdere meldingsformulieren in het systeem worden opgenomen. SIKB0101. Het SIKB-protocol is de ruggengraat voor de automatisering en databeheer en onderhoud. Dit protocol werkt op alle terreinen van het informatiebeheer door, zowel inhoudelijk als ook automatiseringtechnisch. Samen met het NEN en het SIKB wordt een overzicht opgesteld waarin per SIKB-veld wordt aangegeven in welke systemen het veld voorkomt, in welke standaardset het veld is opgenomen en worden de velddefinities per doelgroep geüniformeerd. Een eerste bijeenkomst met de betrokken partijen is belegd. Invoerprotocollen. Idealiter wordt bij de invoer gebruik gemaakt van een invoerprotocol, waarin is vastgelegd welke gegevens worden ingevoerd en hoe bepaalde situaties daarbij worden geïnterpreteerd. Er is vooralsnog geen landelijk invoerprotocol beschikbaar. Wel beschikken verschillende provincies en gemeentes over een eigen invoerprotocol. 2008 4
Kwaliteit Voor de bruikbaarheid van de vastgelegde gegevens is het belangrijk dat de kwaliteit (eenduidigheid, volledigheid) van de vastgelegde gegevens bij de verschillende bronhouders gelijkluidend en actueel is en dat de gegevens binnen de systemen worden getoetst op volledigheid en consistentie. Data-uitwisselingservice: Om de informatie actueel en gelijkluidend te laten zijn, vindt er regelmatig uitwisseling van data en informatie plaats tussen de verschillende bronhouders. De belangrijkste informatiestromen zijn: o Digitale aanlevering van onderzoeksgegevens door adviesbureaus aan o.a. gemeentes en provincies; o Uitwisseling tussen provincies en niet-rechtstreekse gemeentes; o Aanlevering van gegevens door bevoegde overheden Wbb aan het RIVM in het kader van de monitoring; o Uitwisseling met grootsaneerders. In de praktijk sluit het beheer van bodeminformatie bij grootsaneerders nog niet altijd goed aan op het beheer bij de overheden. In de praktijk komen dezelfde locaties vaak voor in verschillende databestanden (bijvoorbeeld zowel in het G-BIS van de provincie als in het (G-)BIS van een niet-rechtstreekse gemeente). Het is essentieel dat wanneer gegevens over locaties binnen meerdere systemen worden vastgelegd, de gegevens actueel en gelijkluidend zijn. Het is dus voor de Bevoegde Overheden Wbb van belang om inzicht in de data over bodemverontreiniging bij andere bronhouders te verkrijgen en data onderling uit te wisselen. Om het uitwisselen te faciliteren is naast de LIB-dataset, de 1-locatielijst van belang. Elke locatie komt binnen deze lijst slechts 1 keer voor en heeft een uniek nummer. Het samenstellen van de één-locatielijst geldt als ambitie voor de toekomst. Samen met de provincies Noord-Brabant, Groningen en Zuid-Holland is door het LIB een plan ontwikkeld waarbij provincies bij hun data-uitwisseling met niet rechtstreekse gemeenten wordt ondersteund. Via de web-site van de LIB-controletool zal uitwisseling versneld worden ondersteund. Later kan deze aanpak worden afgestemd op de aanpak bij TNO (zie hierna). Eventueel kan e.e.a leiden tot een aanpassing de handreiking. Datastructuur/LIB-dataset. In samenwerking met TNO wordt bij TNO, in nauwe afstemming op DINO, een herziene datastructuur LIB ontwikkeld. Momenteel wordt door TNO nog slechts ruimte geboden voor de uploads van kleine databestanden tbv Bodemloket. Door bij TNO de datastructuur stapsgewijs te vergroten kunnen uiteindelijk meerdere doelen worden gediend. Deze nieuwe opzet kan nieuwe ontwikkelingen en initiatieven ondersteunen zoals het Friese model voor data-uitwisseling en het SIKB-initiatief Digitaal Normaal. Deze initiatieven zijn eerste verkenningen voor verdergaande en meer gestructureerde data-uitwisseling met meerdere bronhouders. Dit zal de volledigheid en de actualiteit van de datasets ten goede komen. Het streven is om uiteindelijk de LIB-dataset te kunnen ontsluiten via TNO en de uitwisseling met derden van gegevens hier te laten plaatsvinden. Dit streven is (mede) ingegeven door de wens de gegevens voor de monitoring meer continu uit te wisselen, beter op de kwaliteit ervan te kunnen sturen en sneller (eventueel tussentijds) tot resultaten te kunnen komen. LIB-controle tool. Om volledigheid van de ingevulde velden te kunnen toetsen is door het LIB een controletool ontwikkeld. Dit LIB-SIKB-controletool, is een programma dat automatisch een op SIKB0101 gebaseerd XMLbestand controleert op onvolkomenheden (onjuiste of onlogische coderingen, lege velden die niet leeg mogen zijn etc.). De LIB-SIKB-controletool valideert of het XML-bestand technisch voldoet aan de voorschriften uit het XSDbestand en voert in aanvulling hierop een aantal controles uit op onlogische gegevens. Aanpassingen in de LIBdataset kunnen aanleiding geven tot aanpassing van de tool. Ontsluiting/Openbaarmaking Dataontsluiting beantwoordt de informatiebehoeften bij uitvoering en aansturing van de aanpak van de bodemverontreinigingen op landelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau en op zowel strategisch en operationeel niveau. Tevens biedt het de basis om te communiceren met o.a. burgers, beleidsmakers en planvormers over de gevolgen van bodemverontreiniging. Het gaat om zowel actieve openbaarmaking als passieve openbaarmaking ter ondersteuning van externe en interne besluit- en planvormingsprocessen. Voorbeelden van actieve openbaarmaking zijn het Jaarverslag Bodemsanering en de website www.bodemloket.nl. De passieve openbaarmaking is geregeld in de Wet openbaarheid bestuur (WOB) en 2008 5
heeft bijvoorbeeld betrekking op de informatiebehoefte in het kader van de aan- of verkoop van een locatie of planontwikkeling. Gemeentes hebben een loketfunctie om burgers en bedrijven zo goed mogelijk hierover te informeren en baseren zich daarbij op de in het gemeentelijke bodeminformatiesysteem aanwezige gegevens. Daarnaast heeft een groot deel van de bevoegde overheden Wbb via de internetsite www.bodemloket.nl haar informatie over het al dan niet aanwezig zijn van bodemverontreiniging ontsloten. Enkele provincies en gemeentes doen dit in combinatie met een eigen website. In die gevallen kan men vanaf www.bodemloket.nl doorklikken naar desbetreffende site. Website www.bodemloket.info. Bodemloket is vorig jaar verhuisd van een particuliere host naar TNO. Samen met TNO wordt de website opnieuw opgebouwd en met een nieuwe look en feel geüpdate. Ook wordt in nauwe samenwerking met het GBKN bekeken of en op welke wijze de GBKN kaartlaag bij deze ontwikkeling kan worden betrokken. Naar verwachting wordt de nieuwe web-site in november 2008 opgeleverd. Samen met NIROV en BIELLS werkt het LIB aan Bodemvenster. Een gezamenlijke web-presentatie van verschillende deelnemers en beleidsterreinen. In een nieuw uitgewerkte aanpak wordt het nu voorliggende Bodemvenster aan meerdere potentiële gebruikers gepresenteerd. Op basis van die kennismaking worden zij bevraagd over de bruikbaarheid, beperkingen en natuurlijk meerwaarde van het Bodemvenster. De verzamelde reacties zullen in een boekje worden opgenomen. Het boekje zal gezamenlijk door de initiatiefnemers worden gepresenteerd. Wet kenbaarheid publieke beperkingen (Wkpb). Het doel van de Wkpb is de burger te informeren over publiekrechtelijke beperkingen op kadastrale percelen. De Wkpb regelt voor verschillende wetten, waaronder de Wet Bodembescherming, dat de publiekrechtelijke beperkingen op een eenduidige wijze voor de burger worden ontsloten. De uitvoering van deze wetgeving is neergelegd bij het Kadaster. De provincies moeten hun beperkingen rechtstreeks bij het Kadaster aanleveren, terwijl de gemeenten die, via een interne gemeentelijke voorziening, aan moeten leveren aan een Landelijke Voorziening (LV). Door het Landelijk informatiebeheer Bodem is de Handreiking Wkpb opgesteld. Jaarverslag bodemsanering. Jaarlijks wordt door de werkgroep monitoring het Jaarverslag bodemsanering opgesteld. Met het jaarverslag wordt de voortgang ten opzichte van de gestelde doelstellingen worden gevolgd, geëvalueerd en als zodanig dienen als bron voor nadere afweging en eventuele bijsturing. Het volgen van de voortgang zoals gerapporteerd in het jaarverslag, vindt (mede) plaats op basis van een indicatorenset. De benodigde gegevens (indicatoren) worden in samenspraak tussen de bevoegde overheden en het ministerie VROM jaarlijks vastgesteld. In de werkgroep Monitoring is gesproken over het terugbrengen van de indicatorenset voor het jaarverslag. Indien het jaarverslag zich primair zou richten op rapportage van de voortgang op hoofdlijnen, kan de lijst met indicatoren worden teruggebracht tot een beperkte lijst met enkel top-indicatoren (minimale dataset Monitoring). Voor een verdere verdieping of toelichting op de hoofdlijnen uit het jaarverslag kan, ook na het terugbrengen van de omvang tot een minimale dataset, nog steeds worden teruggevallen op naar verwachting uitgebreidere datasets die beschikbaar zijn bij de bevoegde overheden. De huidige indicatorenset Monitoring is samengesteld uit velden die door verschillende partijen met verschillende oogmerken, door de jaren heen, zijn voorgedragen. Vanuit meerdere BO s zijn bezwaren gerezen ten aanzien van de omvang van de indicatorenset en de er mee gemoeide inzet bij het beheer en onderhoud er van. Bij elf overheden worden pilots gestart om per indicator inzicht te verkrijgen over de nut en noodzaak er van. Voor de gezamenlijke monitoring wordt vanuit het LIB een compacte set van indicatoren voorgesteld. Daarnaast zullen de Bevoegde Overheden zelf aan kunnen geven welke velden zij, voor sturing, verantwoording of anderszins, denken te moeten uniformeren en beheren. De uiteindelijke projectresultaten worden vervolgens gevat in een nieuwe visie Monitoring Bodemsanering 2010. Ontsluiting op regionaal niveau. Op regionaal niveau, de individuele overheden Wbb, worden niet alleen data bijgehouden voor het jaarverslag maar voor ook de aansturing van hun bodemprogramma, het opstellen van de bestuursrapportages, het faciliteren van ruimtelijke ontwikkelingen, de informatievoorziening aan burgers en bedrijven enzovoort. De inhoud van de datasets van de bevoegde overheden is afgestemd op de informatiebehoeften van deze overheden en zal daarom ook onderlinge verschillen vertonen. Waarschijnlijk gaat het om grotere datasets dan verzameld moeten worden voor het jaarverslag. Om meer zicht te krijgen op verschillen in en de informatiebehoeften van de overheden, is door een aantal overheden een analyse toegezegd. 2008 6
De analyse heeft betrekking op de velden die zij in hun G bis bijhouden en met welk doel zij die informatie bijhouden. Handreikingen en handboeken De laatste jaren zijn door het LIB afspraken gemaakt en werkwijzen voorgesteld. Deze zijn vastgelegd in een aantal handreikingen, handboeken en methoden. Handboek informatiebeheer. In de afgelopen jaren zijn door de gezamenlijke overheden in het kader van het LIB veel resultaten geboekt. Voorheen werd al deze kennis via de website van het LIB ontsloten en schriftelijk ondergebracht in het Handboek Informatiebeheer. Dit handboek bleek in de praktijk lastig per jaar bij te werken. Op dit moment wordt een nieuwe opzet voor het Handboek uitgewerkt. In de nieuwe opzet wordt het Handboek via het internet ontsloten. Op basis van een globale omschrijving van het gehele informatiebeheer LIB wordt naar de verschillende, meer gedetailleerde documenten doorgelinkd. Oplevering van het handboek staat gepland voor eind oktober/ begin november. De nieuwe opzet zal worden geëvalueerd. Handreiking Informatiseringstructuur: In de handreiking wordt beschreven hoe provincies, (niet-rechtstreekse) gemeenten en convenantpartijen gezamenlijk een één-locatielijst, een lijst met alle locaties met informatie over bodemverontreiniging, kunnen vormen en hoe de onderlinge uitwisselingssystematiek eruit ziet. De Handreiking is opgesteld door de werkgroep WIS. Aanpassing kan plaatsvinden naar aanleiding van de ervaringen opgedaan in provincies Noord-Brabant, Zuid-Holland en Groningen. Handreiking Wet kenbaarheid publieke beperkingen (Wkpb). De handreiking geeft praktische handvatten aan de bevoegde overheden Wbb, zodat de registratie van de Wbb-besluiten op de juiste manier plaatsvindt. Het document is uitvoeringsgericht, en gaat nauwelijks in op de juridische achtergrond van de Wkpb. De handreiking is geschreven met alle bevoegde overheden Wbb in het achterhoofd, maar is voornamelijk gericht op de provincies. De huidige handreiking versie 1.0 wordt aangepast tot versie 2.0 aan ervaringen uit de praktijk en uitgebreid met de werkwijze ten aanzien van de inhaalslag. Evaluatie De evaluatie is er opgericht op een zo effectieve mogelijk wijze de informatiebehoefte en het informatieaanbod op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt rekening gehouden met de planningstechnische en inhoudelijke mogelijkheden, maar ook met de verdeling van de verantwoordelijkheden bij een meer decentrale uitvoering en beleidsvorming. De evaluatie zal regelmatig, jaarlijks, moeten plaatsvinden. Bij de evaluatie wordt bekeken of de vigerende werkwijze, de vastgelegde en vast te leggen gegevens (LIB-dataset) en de indicatorenset in het kader van de monitoring voldoen aan de informatiebehoefte vanuit verschillende organisaties en hun doelstellingen (sturing, planning en verslaglegging). Projectorganisatie. Tussen verschillende organisaties/bronhouders zullen samenwerkingsverbanden worden gevormd. Aanleiding hiervoor zijn de gedecentraliseerde verantwoordelijkheden en de hieraan gekoppelde decentrale informatiebehoeften, waartussen afstemming moet plaatsvinden om aan landelijke en bovenregionale informatiebehoeften te kunnen voldoen. Dit betekent dat de organisatorische inbedding van landelijk informatiebeheer bodemsanering plaats moet vinden vanuit de gedachte van gezamenlijkheid, vanuit een gezamenlijk belang. Om de opgebouwde kennis voor de nabije toekomst niet verloren te laten gaan is een structurele organieke inbedding van de hiervoor beschreven projecten noodzakelijk. Samen met betrokken partijen en Bodem+ zullen voorstellen worden uitgewerkt en gepresenteerd. Op welke wijze dit de toekomstige structuur en werkwijze van het LIB (kan) veranderen zal nader bekeken moeten worden. 2008 7