PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 mei 2013 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Inga Verhaert Telefoon: 03 240 52 53 Agenda nr. 4/6 Budget 2013-2de reeks wijzigingen - Besparingsvoorstellen DICT. Budget 2013. Administratie. 91. Centrale administratie - BU-INVESTERINGEN. Machtigingskrediet 104/211. Concessies, octrooien, licenties, software, know-how, merken en andere gelijkaardige rechten. (blz. 82). Vermindering van krediet. Machtigingskrediet 104/231. ICT-hardware. (blz. 82). Vermindering van krediet. 71. Centrale administratie - GU-WERKINGSKOSTEN. Machtigingskrediet 104/613. Algemene werkingskosten. (blz. 40). Vermindering van krediet. 1. Optimalisatie interne versus externe medewerkers In het kader van het bilateraal overleg voor personeelsbehoeften 2013 heeft DICT een voorstel uitgewerkt rond de optimalisatie van de verhouding van interne en externe medewerkers. De focus hierbij op de opbouw van kritische kennis binnen de eigen organisatie en de opbouw van flexibiliteit in uitvoering bij externe medewerkers. Daarnaast lag de focus op kosten optimalisatie. Het voorstel is finaal goedgekeurd op de beleidsdeputatie van 10 mei 2012. Ingeschat wordt dat de volledige uitvoering vanuit praktische haalbaarheid, gespreid zal worden over 2 jaar (2013 en 2014). In de veronderstelling dat een contract met een ingehuurde pas gestopt kan worden na invulling van de corresponderende vacature en overdracht periode van 2 maanden. Kan de volgende opbouw van kostenbesparing doorheen de tijd ingeschat worden: 2013 2014 2015 Besparing in EUR 80.000 240.000 355.000 In 2013 resulteer dit in een netto besparing van 80.000 EUR (per ingevulde vacature zullen nog financiële middelen overgezet worden van werking naar personeelskosten, maar dit is budget neutraal).
2. ICT - investeringen Verder is onderzocht welke besparingen op niveau van ICT investering kunnen worden uitgevoerd. 1. Geen verdere uitbreiding van de capaciteit een standaard mailbox. Standaard heeft een gebruiker nu maximaal 500MB ter beschikking voor opslag van mails. Door dit niet op te voeren naar 1GB maar gebruikers te verplichten (sneller) te archiveren besparen we de kosten voor uitbreiding van deze omgeving. besparing: 42.500 EUR. 2. Een aantal upgrades en extra voorzieningen voor wireless netwerk en uitbreiding van het netwerk bij de centrale administratie zullen niet worden uitgevoerd. besparing: 25.000 EUR. 3. Bij de migratie naar een nieuw operating systeem voor de servers (Windows 2008R2) zal de hardware niet vervangen worden maar langer in gebruik blijven en verder gevirtualiseerd worden. Besparing door consolidatie van servers op de bestaande hardware. besparing: 47.500 EUR. 4. Bestaande firewalls op buitendiensten langer in dienst houden. De geplande implementatie van application firewall kan deze functionaliteit op termijn (2014/2015) overnemen. besparing: 26.000 EUR. 5. Maximale recuperatie van bestaande pc s en schermen die vroegtijdig vrijkomen. Totaal: 14.000 EUR. Besparing op ICT investeringen: 155.000 EUR. 3. Projectkosten De besparingsvoorstellen betreffende projectkosten zijn vooral opgebouwd rond het Sindala Platform. Binnen de Sindala/Documentum omgeving zouden enkel nog de projecten uitgevoerd worden die reeds opgestart zijn of waarvoor reeds toezeggingen gemaakt zijn aan de organisatie op basis van de ICT toets 2013 of omdat het projecten zijn die anticiperen op wetswijzigingen. Dit betekent dat volgende projecten zullen worden uitgevoerd onder hun huidige scope: Migratie Dossieropvolging Agenda en Besluitvorming Deputatie en Provincieraad Wetswijziging milieu Optimalisaties Milieu Natuurvergunningen Overheidsopdrachten (module) Sindala Categorie 2 verzoeken Sindala Relatiebeheer. De volgende projecten zullen niet worden uitgevoerd: Agenda en Besluitvorming Griffier, DCOM en APB's Digitaal opvolgen milieuvergunning Sindala High Availability. Het beperken (freeze) van de Sindala/Documenten projecten tot deze portfolio zal een besparing realiseren van ongeveer 150.000 EUR. Daarnaast zijn er nog 2 elementen waar bijkomende besparingen zullen gerealiseerd worden:
Realisatie back-end functionaliteit voor subsidies cultuur: de optimalisatie van de platformkeuze kan een besparing tot 50.000 EUR opleveren. De functionaliteit van de relatiebeheer applicatie zal enkel aangepast worden volgens de huidig gevraagde functionaliteiten en er zullen geen bijkomende functionaliteiten dit jaar ontwikkeld worden. Dit zal een besparing van 20.000 EUR opleveren. De totale besparing binnen projectkosten bedraagt: 220.000 EUR. 4. Besparing Budget 2013 Optimalisatie interne - externe medewerkers: Besparingen ICT hardware: Besparing Projectkosten: 80.000 EUR 155.000 EUR 220.000 EUR. De totale besparing beschreven in bovenstaande rubrieken komt neer op 455.000 EUR of 3% van de totale uitgaven van het departement ICT. In het kader van de besparingsoefening werd door de deputatie beslist dat op de werkings-, investerings- en projectkredieten van het departement ICT 455.000 EUR bespaard zou worden (materie onder de bevoegdheid van gedeputeerde Inga Verhaert). Aan uw raad wordt voorgesteld dat de wijzigingen aan de kredieten in het bijgevoegd overzicht (Budgetwijzigingen - lange type) worden uitgevoerd. Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd op 18 april 2013. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikel 43 2 3 van het provinciedecreet; Overwegende dat in het kader van de besparingsoefening het departement ICT op haar werkings-, investerings- en projectkredieten (materies onder de bevoegdheid van de gedeputeerde Inga Verhaert) 455.000 EUR zal besparen. BESLUIT: Artikel 1 : Machtigingskrediet 104/211 Concessies, octrooien, licenties, software, know-how, merken en andere gelijkaardige rechten, van het budget 2013 wordt verminderd met 220.000,00 EUR. Artikel 2 : Machtigingskrediet 104/231 ICT-hardware, van het budget 2013 wordt verminderd met 155.000,00 EUR. Artikel 3 : Machtigingskrediet 104/613 Algemene werkingskosten, van het budget 2013 wordt verminderd met 80.000,00 EUR.
BUDGETWIJZIGINGEN - LANGE TYPE TE BEZORGEN AAN DE DIENST BEGROTING Aanvragende departement/buitendienst : DICT Naam budgethouder : Kurt Gorris Datum aanvraag : 11 april 2013 Eventueel andere betrokken departement(en) of buitendienst(en) : Na(a)m(en) budgethouder(s) : Budgetwijziging nr. : 2 Datum Provincieraad : 23 mei 2013 Soort : Uitgaven GD Debet uitgavekrediet = ontstaan of verhoging van het krediet ; Credit uitgavekrediet = vermindering van het krediet Debet ontvangstenkrediet = verlaging van het krediet ; Credit ontvangstenkrediet = ontstaan of verhoging van het krediet De dienst Begroting voegt het benodigde aantal regels toe BJ = begrotingsjaar ; PJ = prestatiejaar ; FC = functionele code ; ARPA = Code Algemene Rekening ; LOC = Locatiecode ; DOEL = Code doelstelling ; ACT = Code activiteit ; EC = Economische code (= ARPA) ; BHD = Code beherende dienst ; BKH = Code boekhouding (steeds 10000000) ; RES = Reserveveld (steeds XXXXX) ; Debet = bedrag verhoging uitgavekrediet ; Credit = bedrag verlaging uitgavekrediet ; (#) = Aantal in te brengen tekens BJ PJ FC ARPA LOC DOEL ACT EC BHD BKH RES Debet Credit (4) (4) (3) (8) (13) (4) (6) (8) (8) (8) (5) Boekhoudkundige budgetcode Waarde In EUR 2013 2013 104 61315000 3505000000000 XXXX ACT510 61315000 30000000 10000000 XXXXX 40.000,00 2013 2013 104 61315000 3515000000000 XXXX ACT515 61315000 30000000 10000000 XXXXX 40.000,00 0,00 80.000,00
BUDGETWIJZIGINGEN - LANGE TYPE TE BEZORGEN AAN DE DIENST BEGROTING Aanvragende departement/buitendienst : DICT Naam budgethouder : Kurt Gorris Datum aanvraag : 11 april 2013 Eventueel andere betrokken departement(en) of buitendienst(en) : Na(a)m(en) budgethouder(s) : Budgetwijziging nr. : 2 Datum Provincieraad : 23 mei 2013 Soort : Uitgaven BD Debet uitgavekrediet = ontstaan of verhoging van het krediet ; Credit uitgavekrediet = vermindering van het krediet Debet ontvangstenkrediet = verlaging van het krediet ; Credit ontvangstenkrediet = ontstaan of verhoging van het krediet De dienst Begroting voegt het benodigde aantal regels toe BJ = begrotingsjaar ; PJ = prestatiejaar ; FC = functionele code ; ARPA = Code Algemene Rekening ; LOC = Locatiecode ; DOEL = Code doelstelling ; ACT = Code activiteit ; EC = Economische code (= ARPA) ; BHD = Code beherende dienst ; BKH = Code boekhouding (steeds 10000000) ; RES = Reserveveld (steeds XXXXX) ; Debet = bedrag verhoging uitgavekrediet ; Credit = bedrag verlaging uitgavekrediet ; (#) = Aantal in te brengen tekens BJ PJ FC ARPA LOC DOEL ACT EC BHD BKH RES Debet Credit (4) (4) (3) (8) (13) (4) (6) (8) (8) (8) (5) Boekhoudkundige budgetcode 2013 2013 104 21100000 3510000000000 XXXX ACT520 21100000 30000000 10000000 XXXXX 220.000,00 2013 2013 104 23100000 3515000000000 XXXX ACT505 23100000 30000000 10000000 XXXXX 155.000,00 0,00 375.000,00