Functietitel Dossierbehandelaar financieel en welzijnsbeheer-onthaal Functiedoel Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn. Uitvoeren van operationele taken aan de balie teneinde de dienstverlening mee te realiseren Resultaatgebieden Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de entiteiten binnen de Vlaamse Overheid gevestigd in het Ferrarisgebouw. - Ontvangen en begeleiden van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten - Verwelkomen van bezoekers - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - Gegevens van de bezoeker noteren op een fiche - Bezoekerskaarten controleren - Toezicht houden op de toegangspoortjes/ toegang garage - Bezoekers die doelloos in het gebouw rondlopen vragen om naar buiten te gaan - Reserveren van en goedkeuren aanvragen vergaderzalen - Bedienen van de mediawand in de vergaderzalen - Meubilair en apparatuur in de vergaderzalen voorzien volgens de wensen van de klant - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - In ontvangst nemen en bezorgen aan de geadresseerde van poststukken en pakjes - Omroepen van allerhande boodschappen - Uitlenen van dienstfietsen Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken (andere MOD's, Juridische Dienst, MEDEX, IDEWE, DBZ - AR, DBZ - GDPB,... - Volgen van nieuwe ontwikkelingen (modules Vlimpers, aanpassingen VPS, aanpassing Federale regelgeving,...) - Kennis van reglementering en wetgeving (Federale regelgeving, VPS,...) - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Page 1 of 6
Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Ontbrekende gegevens opzoeken (Vlimpers) - Gegevens importeren in een registratiesysteem (Vlimpers) - Ontvangst van facturen bevestigen en voorbereiden voor betaling (IDEWE) - Samenstellen van een dossier (ongevallendossiers, beroepsziekten) Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten,...) - Eigen invoer + dossiers controleren (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten, FGB,...) Verwerking van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Berekeningen uitvoeren bij ongevallendossiers (rentebesluit, recht op variabele toelagen bij afwezigheid,...) - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van rapporten (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten, arbeidsgeneeskunde) - Opmaken van besluiten (arbeidsongevallen: rentebesluit, besluit van akkoordverklaring met 0% arbeidsongeschiktheid,...) Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten, arbeidsgeneeskunde) - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten, arbeidsgeneeskunde) - Rapporteren over de stand van zaken (ongevallendossiers, beroepsziekten) - Bespreken van dossiers met collega's (arbeidsongevallen, buitenambtelijk ongeval, beroepsziekten, arbeidsgeneeskunde) Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Contacten met betrokken instanties onderhouden (MEDEX, IDEWE, ziekenfondsen,...) - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (welzijnsacties,...) - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier (andere MOD's, personeelsverantwoordelijken, contactpersonen AO, contactpersonen Welzijn) - Relevante informatie delen met collega's - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Vrij resultaatsgebied 1 MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement Page 2 of 6
LNE op het gebied van milieuzorg. - naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie - energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen - milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens - afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes - milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken,ook bij bestelling via bv.mod;duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon,bestek) Vrij resultaatsgebied 2 VERVANGEN VAN COLLEGA'S Bij afwezigheid van collega's binnen het team of het afdelingssecretariaat hen vervangen teneinde een vlotte dienstverlening binnen het team of het afdelingssecretariaat te garanderen en een vlotte werking van het team of het afd - Overnemen aantal taken van de directiesecretaresse bij haar afwezigheid : verwerken in- en uitgaande post, agendabeheer, onthaal, telefoon, verwerken mail directiesecretaresse,... - Taken van collega's overnemen ivm hun dossiers bij ziekte, verlof, ed. - (Telefonische) bereikbaarheid binnen het team mee waarborgen Vaktechnische competenties Welzijnsreglementering Engels Frans Excel Outlook Vlimpers Word Page 3 of 6
Wetgeving i.v.m. eretekens Beheer vergaderruimten Beveiliging Servicelijn/-balie Eigen organisatie (struct., werking, procedures, dienstverl., prod., werkveld) en/of BD Telefoneren Gedragscompetenties Plannen n1 Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk effectief: - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda, etc.) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Oordeelsvorming n1 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens: - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Probleemanalyse n1 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Ziet de essentie van het probleem: - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Page 4 of 6
- Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Optreden n1 In verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk maken en handhaven. Heeft een verzorgd voorkomen en een gepaste gedragsstijl: - Draagt zorg voor zijn voorkomen (netjes en verzorgd, aandacht voor persoonlijke hygiëne) - Past zijn kleding en voorkomen aan naar gelang van de gedragscode die in de situatie van toepassing is - Gebruikt correcte omgangsvormen naar gelang van de omstandigheden (bv. spreekt anderen niet aan met de voornaam in bepaalde situaties, verontschuldigt zich bij te laat komen, etc.) - Gaat gepast om met de verscheidenheid van mensen Flexibel gedrag n1 De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist: - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Nauwgezetheid n2 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Levert met oog voor detail correct werk af: - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Voortdurend verbeteren n2 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken: - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, etc.) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, etc.) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid n2 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) Page 5 of 6
klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken n2 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg: - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid n2 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Page 6 of 6