Bijlage IP - h) goede raad voor het maken van Oefenopdracht 0 (van week 2) Voor de activiteiten in deze week gelden dezelfde opmerkingen als in de 'Inleiding' van dit collegedictaat voor week 1 gemaakt zijn. Probeer in de gaten te houden dat de oefenopdrachten bedoeld zijn om je aan open probleemstellingen en het gebruik van bepaalde technieken te laten wennen: het zijn vingeroefeningen voor het 'echte' project straks. Werk serieus aan de opdrachten maar houdt de tijdsbesteding in de gaten. Het kan helpen om de werktijd die je in een week aan B3 te besteden hebt samen met je practicumpartner van te voren in te plannen. Zo'n planning maakt het je mogelijk na te gaan waar problemen zitten bij de uitvoering van de geplande taken. Neem in de planning voldoende tijd op om het (SQL-)practicum voor te bereiden; een goed voorbereid practicum kost veel minder tijd. Heb je problemen met plannen of de tijdsbesteding praat dan eens met de cursusleiding. Straks is plannen en het bewaken van een planning absolute noodzaak. Nu kun je daar vast voor oefenen. Realiseer je dat het er in de eerste oefenopdracht (oefenopdracht 0) vooral om gaat greep te leren krijgen op betrekkelijk diffuse, open probleemstellingen. Eerst probeer je de situatie "in kaart te brengen" (situatieanalyse) en daarna probeer je een koers uit te zetten voor het vervolg van de automatiseringsactiviteiten (informatieplanning). Vage verhalen leveren daarbij niets op; verplaats je eens in de positie van een opdrachtgever, lees je rapporten nog eens door en vraag je dan af of je daar als opdrachtgever tevreden mee zou zijn. Maak de rapporten indien enigzins mogelijk met een tekstverwerker. Goed gebruik van een tekstverwerker levert je straks in het project namelijk tijdwinst op doordat - naar zal blijken - bepaalde teksten zowel in rapportages als in andere documentatie (bijvoorbeeld gebruikersdocumentatie bij het informatiesysteem) gebruikt kunnen worden. Gebruik van een tekstverwerker is nìet verplicht; let op de factor efficiëntie (ook bij schema s, tekeningen). Zorg wel dat je rapporten netjes en overzichtelijk zijn uitgevoerd; slordige rommel wordt geweigerd. Gebruik je een tekstverwerker zorg dan van het begin af aan dat je van alle teksten backup-bestanden aanlegt, een ongelukje waarbij alles verdwijnt is zo gebeurd. Zorg er door het verspreiden van backupbestanden ook voor dat je partner, of straks de leden van de projectgroep, door kunnen werken als jij bijvoorbeeld door ziekte een tijdje bent uitgeschakeld en de originele bestanden bij jou thuis voor hen onbereikbaar zijn. Voor het efficiënt maken van Oefenopdracht 0 geven we als richtlijn de volgende tijds- en taakverdeling mee: Practicumgroep: Totaal tijdsbeslag: (2 personen) 5 uur per persoon Activiteiten Tijdsindicatie * bestuderen hoofdstuk Informatieplanning (minimaal ook: bijlagen a t/m e) beiden: 1 uur * opdracht 0.A maken concept rapport Situatieanalyse beiden: 1 uur * concept met practicumpartner bespreken beiden: ½ uur * persoon 1 schrijft definitieve rapport Situatieanalyse persoon 1: 1 uur * opdracht 0.B maken concept rapport Informatieplanning beiden: 1 uur * concept met practicumpartner bespreken beiden: ½ uur * persoon 2 schrijft definitieve rapport Informatieplanning persoon 2: 1 uur Achtergrondmateriaal: Voorbeeldrapporten Informatieplanning. (Let op: de SADT-diagrammen in het achtergrondmateriaal zijn soms veel ingewikkelder dan die van het zakboekinformatiesysteem; laat je daardoor niet op een dwaalspoor brengen!) IP-Oefenopdracht 0 blz. 1
Bijlage IP - i) Oefenopdracht 0: het zakboekinformatiesysteem. ZAKBOEKINFORMATIESYSTEEM - OEFENOPDRACHTEN Aan de hand van oefenopdrachten zullen we onderdelen van het ontwerpen van een informatiesysteem uitvoeren om wat gevoel te ontwikkelen voor de te gebruiken methoden en technieken en om te wennen aan de open probleemstelling. Deze eenvoudige oefenopdrachten dienen als voorbereiding op een grotere en complexere opdracht in de projectfase. In de oefenopdrachten gaat het om een informatiesysteem dat moet dienen als vervanging van wat we allemaal kennen en gebruiken: het vertrouwde zakboekje. Wij volgen bij het ontwerp uiteraard de fasen van SDM. In deze eerste oefenopdracht komen de activiteiten uit de fase informatieplanning aan bod. Globale omschrijving van het zakboekinformatiesysteem: Iemand houdt een agenda bij. In de agenda worden afspraken genoteerd, evenals adressen, telefoonnummers en verjaardagen. De agenda wordt gebruikt voor de persoonlijke informatievoorziening met als doelen: - het goed kunnen plannen van afspraken, - het nakomen van afspraken, - het op tijd signaleren van verjaardagen zodat een kaartje kan worden geschreven of kan worden opgebeld, - het beschikbaar hebben van adresgegevens of het telefoonnumer. Het bestaan van de agendabezitter/-ster wordt steeds drukker door een groeiende kennissen- en vriendenkring en als gevolg van lidmaatschappen van diverse clubs; derhalve neemt het aantal afspraken toe, moeten vaker afspraken verzet worden, zijn er meer verjaardagen om op te reageren, breidt het adressen- en telefoonnummerbestand zich uit en moeten - om dit adressen- en telefoonnummerbestand up to date te houden - steeds vaker veranderingen worden aangebracht. Ook komt het steeds vaker voor dat de agendabezitter/-ster op een afspraak komt en dan - te laat - ontdekt dat een van degenen waarmee de afspraak is, jarig is ( of net jarig is geweest, of het morgen wordt). Deze zaken had hij alleen tijdig kunnen ontdekken, als hij nog meer gebladerd had tussen de diverse onderdelen van de agenda. De agendabezitter/-ster wil de persoonlijke informatievoorziening verbeteren, maar wel op min of meer dezelfde wijze blijven werken, dat wil zeggen op dezelfde wijze de afspraken, de adressen, de telefoonnummers en de verjaardagen blijven registreren zoals hij of zij dat gewend was. Voor zulke verbeteringen zou vooral gekeken moeten worden naar zaken die momenteel veel bladeren tussen de diverse onderdelen van de agenda met zich meebrengen. Globale werkwijze De door de agendabezitter/-ster gevolgde werkwijze is de algemeen gangbare bij agendagebruik. Wel is de agendagebruiker zeer gehecht aan een bepaalde wijze van noteren van de gegevens in de agenda. IP-Oefenopdracht 0 blz. 2
De huidige agenda De agenda bevat afsprakenblaadjes die door de gebruiker als volgt worden ingevuld: maart maart Directievergadering Kees Mateman Directievergadering Vissen met Hans Koenen Cadeau kopen voor Gerard 1 1 maart maart Anja Winters ophalen voor demonstratie van Gendt & Loos bellen Lunchen met Anja Winters en Otto van Wijk Kees Mateman Vissen met Peter de Wit 1 1 Je ziet dat de naam van de persoon waarmee de afspraak is, en het onderwerp van de afspraak op het agendablaadje kunnen worden ingevuld. Daarmee ligt het tijdstip van de afspraak vast. IP-Oefenopdracht 0 blz. 3
Een blaadje met verjaardagsgegevens ziet er als volgt uit: Maart 1 2 3 4 5 6 7 Anja Winters Gerard Schuurman Hans Koenen 1 22 23 24 25 26 27 2 2 30 31 Petra de Wit, Otto van Dijk En een blaadje met adressen en telefoonnummers als volgt: Peter de Witt Kerkepad 37 4 CH Eindhoven Anja Winters Toos Winters 040-2431 024-32324 Otto van Wijk Pieterpad Chaam Gerda van Wijk Kerkepad 3 4 CH Eindhoven IP-Oefenopdracht 0 blz. 4
En dan nu de èchte OEFENOPDRACHT 0 over SDM-Fase 0 van het Zakboekinformatiesysteem De bedoeling van deze opdracht is om voor het bestaande zakboekinformatiesysteem (waarin de gebruikersactiviteiten zijn geïntegreerd en de gebruiker dus niet wordt beschouwd als een apart onderdeel) de situatieanalyse en de informatieplanning uit te voeren. oefenopdracht 0.A Maak een rapport situatieanalyse door de vereiste SDM-activiteiten uit te voeren en daarna in een rapport samen te vatten. Gebruik de SADT-diagramtechniek. Realiseer je dat je een systeem moet beschrijven waarvan de onderdelen een aantal functies vervullen. Het zakboeksysteem kan die functies vervullen omdat de gebruiker deze uitvoert. Dat de gebruiker uiteindelijk de uitvoerder van die verschillende functies is, is niet van belang voor de beschrijving van het systeem (denk maar aan de koffievoorziening in de kantine waarin een aantal functies werden onderscheiden zonder dat werd aangegeven wie die functies eigenlijk uitvoerde(n)). oefenopdracht 0.B Maak een rapport informatieplanning door de vereiste SDM-activiteiten uit te voeren. N.B. Voor beide rapporten geldt, dat je je moet houden aan de beschrijving van het zakboekje zoals die hiervoor gegeven is; je mag daarvan niet afwijken en er niets bij verzinnen! Voorgaande opdrachten hebben waarschijnlijk een ander karakter dan je gewend bent; de vraagstelling is nogal open. Dat betekent dat je zelf een aantal keuzes zal moeten maken waarbij je je moet realiseren dat HET goede antwoord niet bestaat; wel zijn sommige keuzes beter dan andere. Het belangrijkste is dat je goed hebt nagedacht over je keuzes en die kunt beargumenteren. Heb je problemen met deze open probleemstelling, aarzel dan niet om hulp te vragen. Je zult moeten leren met open problemen om te gaan omdat de complexe problematiek van het ontwerpen en bouwen van informatiesystemen nu eenmaal open probleemstellingen met zich mee brengt. In de beoordeling van de opdrachten speelt vooral een rol of je goed beredeneerde keuzes hebt gemaakt en deze helder hebt opgeschreven. Let bij het uitvoeren van de oefenopdracht ook goed op de hoeveelheid tijd die je beschikbaar hebt. Je hebt meer te doen dan alleen deze oefenopdracht! Wij verwachten dat je er serieus aan werkt maar niet dat je een professioneel rapport informatieplanning oplevert. INHOUDSOPGAVE RAPPORT SITUATIEANALYSE: Opdracht + Uitgangspunten Plan van aanpak (liefst -deels- in tabelvorm) Globale omschrijving Verzamelde gegevens. doelstelling, onderdelen, functioneren van de organisatie.middelenvoorziening. (uitgewisselde goederen, gegevens tussen de onderdelen). (uitgewisselde goederen, gegevens met de omgeving).de structurele ontwikkeling binnen het probleemgebied Beschrijving van het bestaande systeem en zijn onderdelen (weergeven in SADT-diagram) Probleemstelling Interessegebieden Taakstelling INHOUDSOPGAVE RAPPORT INFORMATIEPLANNING : Criteria toekomstige informatievoorziening Informatiearchitectuur Voorkeursoplossing Projectenplan èn: Evaluatie over het verloop van oefenopdracht 0 (vergeleken bij de planning)! Beoordeling gebeurt op basis van volledigheid én kwaliteit van het ingeleverde werk. IP-Oefenopdracht 0 blz. 5