Beheerhandleiding verenigingswebsitemodule Versie 1.5, januari 2014

Beheerhandleiding verenigingswebsitemodule Versie 1.5, januari 2014

Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Autorisaties... 3 2.1 Beheeraccount... 3 2.2 Ledenlijst... 3 2.1.1 Autorisaties aan leden toekennen... 4 2.1.2 Importeren ledenlijst... 6 2.1.4 Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden e-mailen... 7 3. Beheer... 7 3.1 Nieuwsberichten op website beheren... 8 3.1.1 Nieuw bericht plaatsen... 8 3.1.2 Bericht aanpassen en verwijderen... 11 3.1.3 Reacties beheren... 11 3.1.4 Categorieën aanmaken... 11 3.2 Nieuwsberichten op touchscreen beheren... 11 3.2.1 Bericht beheren... 12 3.3 Fotogalerij... 13 3.3.1 Nieuwe fotogalerij... 13 3.3.2 Foto s aan de fotogalerij toevoegen... 14 3.4 Activiteitenkalender... 15 3.4.1 Activiteiten beheren... 15 3.5 Competitieteams... 17 3.5.1 Competitieteams beheren... 17 3.6 Trainingen... 19 3.6.1 Trainingsgroepen beheren... 19 3.7 Downloads... 21 3.7.1 Downloads beheren... 21 3.8 Formulieren... 23 3.8.1 Formulieren beheren... 23 3.9 Banners... 26 3.9.1 Banners beheren... 27 3.10 Over vereniging... 29 3.10.1 Over vereniging beheren... 29 3.11 Bestuur en commissies... 30 3.11.1 Bestuur of commissie beheren... 31 3.12 E-mailmodule... 32 3.12.1 Gebruik e-mailadressen... 32 3.12.2 Verzamelen e-mailadressen... 32 3.12.3 Doelgroepen... 33 3.12.4 E-mailbericht aanmaken... 33 3.12.5 E-mailbericht versturen... 34 3.13 Tien gratis verenigings e-mailadressen... 35 Pagina 2 van 35

1. Inleiding De KNLTB heeft een content management systeem voor verenigingen waarmee verenigingen op een gebruiksvriendelijke manier een verenigingswebsite op kunnen zetten en beheren. Groot voordeel van dit systeem is de mogelijkheid om het beheer bij verschillende personen onder te brengen. Dit is een belangrijke waarborging voor de actualiteit en continuïteit van de verenigingswebsite. Daarnaast biedt de KNLTB verschillende toepassingen, zoals een bardienstplanner, afhangen via internet en een competitie-indeler, die met gebruik van de verenigingswebsitemodule van de KNLTB volledig in de verenigingswebsite geïntegreerd zijn. Voorbeelden van verenigingen die de website module gebruiken vind je op: www.dash35.nl www.tcugchelen.nl/ www.overwaard.nl www.tennisvereniging-atv.nl Onderstaand een uitleg over het beheer van de verschillende onderdelen van de verenigingswebsitemodule. De bardienstplanner wordt in een aparte handleiding beschreven. De website is geoptimaliseerd voor Internet Explorer 6.0 of hoger (deze kun je gratis downloaden en installaren van www.microsoft.nl). Bij gebruik van andere browsers kan het zo zijn dat bepaalde onderdelen niet werken zoals in deze handleiding beschreven. 2. Autorisaties Alle leden hebben toegang tot de verenigingswebsite, zowel het openbare als het afgesloten deel. Voor elk lid is er een gebruikersnaam (initieel is dit het bondsnummer) en een wachtwoord. Wanneer een lid de eerste keer inlogt, kan hij of zij een e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord opgeven. In het vervolg kan met de combinatie e-mailadres en wachtwoord ingelogd worden. Sommige onderdelen zijn alleen na inloggen beschikbaar, zoals de bardienstplanner, ledenlijst en het baanoverzicht (in combinatie met het digitale afhangbord). Beheerders kunnen tevens bij berichten aangeven of deze openbaar zijn of alleen na inloggen gelezen kunnen worden (zie onder Beheer). 2.1 Beheeraccount Elke vereniging krijgt één beheeraccount. Uitsluitend met dit account kunnen na inloggen alle onderstaand omschreven beheerfuncties worden uitgevoerd. De beheerder kan op onderdelen zelf autorisaties verlenen aan leden van de vereniging (zie onder Ledenlijst). 2.2 Ledenlijst Basis van het autorisatiesysteem vormt de ledenlijst. Naast de opties voor digitaal afhangen (zie beheerhandleiding digitaal afhangen) kun je onder Ledenlijst: - Autorisaties aan leden toekennen Pagina 3 van 35

De ledenlijst 2.1.1 Autorisaties aan leden toekennen Wanneer je in de ledenlijst kiest voor het bewerk gegevens icoon (, alleen zichtbaar voor de beheerder/ledenadministrateur indien autorisatie is verleend door de beheerder), verschijnt onderstaand scherm. Pagina 4 van 35

Detailpagina van een lid. Hier kun je verschillende zaken instellen. Pagina 5 van 35

Per lid kun je op de detailpagina van het lid aangeven welke beheertaken dat lid uit mag voeren door het vinkje bij die taak aan te zetten. Standaard staan alle vinkjes uit. Onderstaand een toelichting per autorisatie voor het beheer van de website en het touchscreen. Bekijk voor de exacte functies van de verschillende autorisaties deze handleiding. Categorie Autorisatie Toelichting Web instellingen Activiteitenkalender Lid heeft het recht om de activiteiten aan de activiteitenkalender toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Web instellingen Banners Lid heeft het recht om banners op de website en op het touchscreente plaatsen, te vervangen en te verwijderen. Tevens kan het lid zien hoe vaak een banner is getoond en hoe vaak op de banner is geklikt. Web instellingen Bardienstplanner Lid heeft het recht om de bardienstmodule te beheren (deze wordt in een aparte handleiding beschreven). Web instellingen Bardienstvrijstelling Lis is vrijgesteld van bardienst (zie beheerhandleiding bardienstplanner voor meer informatie) Web instellingen Commissies Lid heeft het recht om de commissies toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Web instellingen Competitie teams Lid heeft het recht om de competitieteams samen te stellen, te wijzigen en te verwijderen. Web instellingen Downloads Lid heeft recht downloads te plaatsen, te vervangen en te verwijderen. Web instellingen Formulieren Lid heeft recht formulieren aan te maken, te wijzigen en te verwijderen. Web instellingen Foto s Lid heeft recht een fotogalerie aan te maken en foto s binnen de galerie te plaatsen, te vervangen en te verwijderen. Web instellingen Hoofdredacteur Lid kan een bericht aanmaken, wijzigen en verwijderen, reacties aanpassen of verwijderen en berichten activeren en deactiveren. Web instellingen Mailmodule Lid heeft het recht e-mails naar leden met behulp van de e-mailmodule te versturen. Web instellingen Menu Momenteel geen functionaliteit aan gekoppeld. Web instellingen Over vereniging Lid heeft het recht de pagina met informatie over de vereniging te beheren. Web instellingen Reacties Momenteel geen functionaliteit aan gekoppeld. Web instellingen Redacteur Lid kan een bericht aanmaken, wijzigen en verwijderen, maar niet activeren (daarvoor is de autorisatie hoofdredacteur vereist). Web instellingen Touchscreen nieuws Lid kan een bericht plaatsen, aanpassen en verwijderen op touchscreen. Web instellingen Verjaardagen Momenteel geen functionaliteit aan gekoppeld. Beheerinstellingen Trainer Lid heeft recht trainingsgroepen in te delen en te publiceren op de website. 2.1.2 Importeren ledenlijst Vanaf januari 2014 is het niet meer mogelijk om handmatig een ledenlijst te uploaden in het KNLTB Afhangbord. Als de ledenadministrateur ledenmutaties (aan- en afmeldingen, adres- en mailwijzigingen, maar óók nieuwe pasfoto's) doorgeeft aan de KNLTB worden deze automatisch doorgegeven aan het KNLTB Afhangbord. Elke 2 uur kijkt het systeem of er ledengegevens gesynchroniseerd moeten worden. Dit synchroniseren kan afhankelijk van de drukte maximaal 2 uur duren. Let op 1: verenigingen die de ledenlijst niet automatisch willen verversen in de periode van 1 februari t/m 31 maart, kunnen dit doorgeven aan afhangbord@knltb.nl De KNLTB zet de automatische uitwisseling dan tijdelijk stop voor uw vereniging. Begin april activeert de KNLTB deze koppeling weer met het KNLTB Afhangbord. Pagina 6 van 35

Let op 2: KNLTB Afhangbord houdt vanaf januari 2014 ook rekening met aan- en afmelden van leden in de toekomst. In ServIT (via MijnKNLTB, alléén ledenadministrateurs) is de datum ingevuld bij Lidmaatschap vanaf of Lidmaatschap beëindigd hiervoor bepalend. 2.1.3 Pasfoto s toevoegen of vervangen Het wijzigen van pasfoto's in KNLTB Afhangbord zelf is niet meer mogelijk vanaf december 2013. Pasfoto s worden, bij aanlevering van een nieuwe pasfoto, automatisch vanuit de KNLTB doorgezet naar het KNLTB Afhangbord. 2.1.4 Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden e-mailen Wanneer een lid zijn of haar wachtwoord kwijt is, kan deze via http://www.afhangbord.nl/content/html/31.asp zelf zijn/haar wachtwoord opvragen. Voorwaarde is wel dat het juiste e-mailadres aan de ledenadministratie is doorgegeven. Als dit veld is aangepast in ServIT dan wordt dit automatisch doorgegeven aan KNLTB Afhangbord. 3. Beheer Onder Beheer kun je voor de verenigingswebsite: - Nieuws berichten beheren - Fotogalerijen beheren - Activiteitenkalender beheren - Competitieteams beheren - Trainingen indelen - Downloads beheren - Banners beheren - De pagina Over vereniging beheren - De pagina Bestuur en commissies beheren Pagina 7 van 35

Onder beheer kun je voor het touchscreen: - Nieuwsberichten beheren - Banners beheren Het beheervenster met de verschillende opties met betrekking tot de verenigingswebsite 3.1 Nieuwsberichten op website beheren Onder Nieuws Op website kun je eenvoudig berichten op de verenigingswebsite plaatsen. Per bericht kun je aangeven of je deze voor iedereen of alleen voor leden van de eigen vereniging beschikbaar wilt stellen. 3.1.1 Nieuw bericht plaatsen Wanneer je kiest voor Beheer - Website Nieuws op website verschijnt onderstaand scherm. Het beheervenster voor nieuwsberichten. In dit voorbeeld zijn nog geen berichten geplaatst. Om een nieuw bericht op de website te plaatsen, kies je voor de knop NIEUWE POST. Onderstaand scherm wordt geopend: Pagina 8 van 35

Pagina waar een nieuw bericht geplaatst kan worden Pagina 9 van 35

Achtereenvolgens kun je de volgende zaken ingeven: - Titel van het bericht - Categorie Categorieën verschijnen rechts in het menu op de website. Een categorie kun je aanmaken onder Website Nieuws op website en dan de button CATEGORIEËN. - Inleiding Vul hier de inleidende tekst in. Met de knoppenbalk boven het tekstvak kun je het bericht opmaken en foto s toevoegen. Knoppenbalk waarmee je het bericht op kunt maken en foto s toe kunt voegen - Extra informatie Hier kun je een link of extra tekst aan het bericht toevoegen. De extra tekst wordt op de website getoond nadat de bezoeker op Lees verder klikt. - Datum post Deze staat standaard op de datum waarop je het bericht aanmaakt. Nieuwste berichten verschijnen automatisch bovenaan. Let op! Wanneer je hier een datum in de toekomst invult en het bericht op actief zet, wordt het gewoon getoond op de site. Hier kun je dus berichten niet mee inplannen. - Tijdstip post Deze staat standaard op de tijd waarop je het bericht aanmaakt. Nieuwste berichten verschijnen automatisch bovenaan. Let op! Wanneer je hier een tijd in de toekomst invult en het bericht op actief zet, wordt het gewoon getoond op de site. Hier kun je dus berichten niet mee inplannen. - Bericht openbaar Hier kun je kiezen of je een bericht op de site zichtbaar wilt maken zonder dat er ingelogd hoeft te worden op de site (Ja, iedereen) of alleen wilt laten zien nadat is ingelogd (Nee, alleen leden). - Reageren Hier kun je aangeven of je bezoekers van de site de mogelijkheid geeft te reageren op het bericht. Dit kan soms leuke discussies opleveren en goed inzicht geven wat er speelt onder de leden over een bepaald onderwerp. Ook hier kan weer gekozen worden of alleen leden mogen reageren (na inloggen) of dat iedereen (dus zonder inloggen) mag reageren op het bericht. - Actief Pas wanneer je het bericht op actief zet, is het ook zichtbaar. Je kunt dus berichten vast klaarzetten, maar nog niet op actief. Het bericht wordt dan nog niet getoond. - Belangrijk bericht Wanneer je aangeeft dat een bericht een belangrijk bericht is, verschijnt de titel van het bericht bovenaan de homepage als link. Klikt de bezoeker op de link, dan verschijnt het bericht. Pagina 10 van 35

De titels van belangrijke berichten worden bovenaan de homepage geplaatst (voorbeeld www.dash35.nl) - Download bestand Bij elk bericht kunnen maximaal twee downloads aangeboden worden. Downloads kun je toevoegen onder Beheer Website Downloads (zie verderop). Op de website wordt bijgehouden hoe vaak een download is bekeken. - Formulier Bij elk bericht kunnen maximaal twee webformulieren aangeboden worden. Formulieren kun je toevoegen onder Beheer Website Formulieren (zie verderop). 3.1.2 Bericht aanpassen en verwijderen Onder Beheer Website Nieuws op website wordt een overzicht van alle berichten getoond. Klik op het wijzig icoon ( ) om een bericht aan te passen en op het verwijder icoon ( ) om een bericht te verwijderen. 3.1.3 Reacties beheren Onder Beheer Website Nieuws op website kun je reacties aanpassen en verwijderen door te kiezen voor de knop REACTIES. 3.1.4 Categorieën aanmaken Berichten kun je onderverdelen in categorieën. De categorieën vormen het rechter menu op de verenigingswebsite. Wanneer je onder Beheer Website Nieuws op website kiest voor de knop CATE- GORIEËN, kun je categorieën aanmaken en verwijderen. Let op! Categorieën die al gekoppeld zijn aan berichten kun je niet verwijderen. 3.2 Nieuwsberichten op touchscreen beheren Onder Nieuws Op touchscreen kun je eenvoudig een bericht van maximaal 350 karakters op het touchscreen plaatsen. Het bericht verschijnt op het touchscreen nadat voor Afhangen is gekozen. Ook Pagina 11 van 35

de KNLTB heeft de mogelijkheid berichten op het touchscreen te plaatsen. Dit verschijnt dan in een apart kader KNLTB nieuws rechts naast het club nieuws. Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner 3.2.1 Bericht beheren Wanneer je kiest voor Beheer - Website Nieuws Op touchscreen verschijnt onderstaand scherm. Pagina 12 van 35

Beheervenster voor nieuws op het touchscreen Vul de gewenste tekst in (tot 350 karakters) en kies voor Opslaan. Het bericht staat dan direct op het touchscreen. Haal het teksveld leeg en kies vervolgens voor Opslaan wanneer je geen bericht op het touchscreen wilt tonen. 3.3 Fotogalerij Met de websitemodule kun je eenvoudig een fotogalerij van bijvoorbeeld een open toernooi of een feestavond op de website plaatsen. Foto s worden automatisch in het juiste formaat gezet en bezoekers van de site krijgen de foto s overzichtelijk gepresenteerd. De meest recente fotogalerie wordt bovendien automatisch op de homepage geplaatst. Zie bijvoorbeeld www.dash35.nl in het linker menu onder Foto s. 3.3.1 Nieuwe fotogalerij Wanneer je kiest voor Beheer Website Fotogalerij verschijnt het volgende scherm: Het beheervenster voor fotogalerijen. In dit voorbeeld zijn nog geen galerijen geplaatst. Om een fotogalerij toe te voegen klik je op de knop NIEUWE FOTOGALERIJ. Onderstaand scherm wordt geopend: Pagina 13 van 35

Het venster voor een nieuwe fotogalerij Vul de naam van de fotogalerij in en geef aan of je de fotogalerij ook getoond wilt hebben op de website (Actief). Je kunt uiteraard eerst foto s in de galerij plaatsen en dan later de galerij alsnog activeren. Kies tenslotte voor opslaan. Let op! Je kunt een fotogalerij niet verwijderen. Je kunt wel de naam wijzigen, foto s binnen de fotogalerij verwijderen en de galerij deactiveren. De naam van de fotogalerij wijzigen of de galerij deactiveren doe je door onder Beheer Website Fotogalerij achter de aangemaakte galerij voor het wijzig icoon te kiezen: 3.3.2 Foto s aan de fotogalerij toevoegen Nadat je de fotogalerij hebt aangemaakt, kun je foto s aan de galerij toevoegen. Kies hiervoor onder Beheer Website Fotogalerij achter de aangemaakte galerij het detailpagina icoon ( ). De volgende pagina wordt getoond: Venster waar je foto s aan je fotogalerij kunt toevoegen. In dit voorbeeld zijn nog geen foto s toegevoegd. Kies voor de knop FOTOS TOEVOEGEN. Het volgende venster wordt in een popup geopend. Pagina 14 van 35

Scherm waarmee je foto s kunt toevoegen Kies voor Add File(s). Je kunt dan bladeren naar de foto s op je eigen PC. Je kunt direct meerdere foto s selecteren. Kies vervolgens voor Upload File(s). De foto s worden nu aan de fotogalerij toegevoegd. Zodra dat klaar is, kun je het popup venster sluiten. De foto s zijn nu toegevoegd aan de fotogalerij en je ziet ze ook staan in de fotogalerij. Let op! Hoewel de fotogalerijmodule de foto s comprimeert voor internet, kan het toch verstandig zijn zelf eerst de foto s in een fotobewerkingsprogramma te verkleinen. Wanneer je namelijk heel grote bestanden gaat uploaden, kan dit lang duren. De bestandsnaam is automatisch als onderschrift aan de foto toegevoegd. Je kunt de onderschriften zelf wijzigen. Vergeet niet op het bevestig icoon ( ) te klikken om de wijziging op te slaan. Verder kun je opnieuw foto s toevoegen en foto s verwijderen door op het verwijder icoon ( klikken. ) te 3.4 Activiteitenkalender Een apart onderdeel van de verenigingswebsite is de activiteitenkalender. Standaard worden de actuele activiteiten rechts op de homepage getoond. Daarnaast kan de gehele activiteitenkalender bekeken worden door in het linker menu op de website op Activiteiten te klikken. 3.4.1 Activiteiten beheren Kies onder Beheer Website voor Activiteitenkalender. Het volgende scherm wordt geopend: Pagina 15 van 35

Het beheervenster voor de activiteitenkalender. In dit voorbeeld zijn nog geen activiteiten ingevoerd. Om een activiteit toe te voegen kies je voor de knop NIEUWE ACTIVITEIT. Onderstaand venster wordt geopend: Het venster waar je een nieuwe activiteit aan kunt maken Je eigen naam staat standaard ingevuld. Andere beheerders kunnen dan zien wie de activiteit op de kalender heeft geplaatst. Voer achtereenvolgens de naam van de activiteit, de commissie die de activiteit organiseert, de beginen einddatum, voor wie de activiteit is bedoeld, het dagdeel en het aantal banen dat voor de activiteit wordt gebruikt in en sla de activiteit op. De velden Naam, Activiteit en Begindatum zijn verplicht. Vanuit het activiteitenoverzicht (Beheer Website Activiteiten) kun je ingevoerde activiteiten wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Pagina 16 van 35

3.5 Competitieteams Een erg handige toepassing van de verenigingswebsitemodule is de competitieteam module. Als beheerder kun je eenvoudig achter de schermen competitieteams samenstellen en deze op een zelf gekozen tijdstip vrijgeven op de website. Zodra de eerste standen en uitslagen op knltb.nl staan, worden deze van knltb.nl opgehaald en binnen de verenigingswebsite getoond. Kijk voor een voorbeeld op www.dash35.nl in het linker menu onder Competitie teams. 3.5.1 Competitieteams beheren Kies onder Beheer Website voor Competitie teams. Het volgende venster wordt geopend: Het venster waar je competitieteams kunt beheren. In dit voorbeeld zijn nog geen teams ingevoerd. Om een team toe te voegen kies je voor de knop NIEUW TEAM. Het volgende venster wordt geopend: Venster waar je een nieuw competitieteam aan kunt maken Per team stel je de volgende zaken in: Pagina 17 van 35

- Categorie Senioren/Junioren. - Soort Dames, Gemengd, Heren. - Toevoeging Vrij in te vullen. - Nummer Vrij in te vullen, wel verplicht. - Speeldag Maandag t/m zondag. - Speeljaar 2006, 2007, 2008. - Klasse Vrij in te vullen, wel verplicht. - KNLTB (WCU) Code Zodra de competitie-indeling bekend is op www.knltb.nl heeft elke afdeling een uniek website adres op www.knltb.nl. In dat website adres zit een WCU code. Wanneer je deze hier invult worden automatisch de meest actuele standen en uitslagen vanaf www.knltb.nl op de verenigingswebsite getoond. Je moet hiervoor de KNLTB (WCU) Code invullen. Deze kun je vinden via deze URL: http://www.knltb.nl/cms/showpage.aspx?id=116. Voer daar jullie verenigingsnummer in bij nummer en klik op zoek. Je krijgt dan een overzicht van de teams. Als je met de muis op één van de kopjes gaat staan (niet klikken), zie je onderin de statusbalk een URL verschijnen. De WCU-code is het getal tussen ItemID en CID. Deze kun je vervolgens invoeren bij de verschillende competitieteams Let op! De WCU code is pas beschikbaar zodra de competitie-indeling op knltb.nl bekend is. - Actief (Ja) Je kunt eerst alle teams samenstellen en op een later tijdstip de teams op actief zetten. Pas als ze op actief staan, zijn ze zichtbaar op de website door in het linker menu voor Competitie teams te kiezen. - Team leden toevoegen Kies voor de link Toevoegen team lid. De ledenlijst wordt geopend. Je voegt leden aan het team toe door op het bevestig icoon te klikken ( ). Vervolgens kun je mensen weer verwijderen uit het team door op het verwijder icoon te klikken ( ) en iemand tot captain maken door op het captain icoon te klikken ( ). - Team foto invoegen Voor elk team kun je een teamfoto invoegen (of verwijderen). Klik hiervoor op de link Team foto invoegen. Je kunt dan foto s uit een fotogalerij selecteren (zie onder Fotogalerij hoe je een fotogalerij aanmaakt). Vergeet tenslotte niet het aangemaakte team op te slaan. Op de competitieteam overzichtpagina (Beheer Website Competitie teams) kun je de teams wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Tevens kun je zien of een team op actief staat ( ) of niet ( ). Pagina 18 van 35

3.6 Trainingen Om trainingsgroepen eenvoudig in te delen en vervolgens te prubliceren op de website, kun je de trainingsindeler gebruiken. Met de autorisatie Trainer kun je eenvoudig achter de schermen trainingsgroepen samenstellen en deze op een zelf gekozen tijdstip vrijgeven op de website. Kijk voor een voorbeeld op www.dash35.nl in het linker menu onder Training. 3.6.1 Trainingsgroepen beheren Kies onder Beheer Website voor Trainingen. Het volgende venster wordt geopend: Het beheervenster voor de trainingen. In dit voorbeeld is één training aangemaakt. Om een training toe te voegen kies je voor de knop TRAINING TOEVOEGEN. Het volgende venster wordt geopend: Pagina 19 van 35

Venster waar je een nieuwe trainingsgroep aan kunt maken Pagina 20 van 35

Per trainingsgroep stel je de volgende zaken in: - Trainer Je kunt selecteren uit een lijst. In de lijst staat iedereen die de autorisatie Trainer heeft (zie Autorisaties aan leden toekennen) - Dag Maandag t/m zondag. - Starttijd Van 8.00 uur tot 23.45 uur - Eindttijd Van 8.00 uur tot 23.45 uur - Jaartal Keuze uit drie jaartallen - Seizoen Zomer of Winter - Locatie Hier kun je zelf locaties toevoegen en vervolgens uit de lijst selecteren. Een locatie voeg je toe door op het wijzig icoon ( ) te klikken. Er verschijnt dan een nieuw venster waar je locaties kunt beheren. - Actief (Ja) Je kunt eerst alle traingsgroepen samenstellen en op een later tijdstip de groepen op actief zetten. Pas als ze op actief staan, zijn ze zichtbaar op de website door in het linker menu voor Training te kiezen. - Leden aan trainingsgroep toevoegen Kies voor de knop PERSOON TOEVOEGEN. De ledenlijst wordt geopend. Je voegt leden aan de trainingsgroep toe door op het bevestig icoon te klikken ( ). Vervolgens kun je mensen weer verwijderen uit de groep door op het verwijder icoon te klikken ( ). - Trainingsdata Vink de weken aan waarin de training plaatsvindt. Is de bewuste week een inhaalweek, dan vink je de week OOK aan onder Inhaalweek. Vergeet tenslotte niet de aangemaakte trainingsgroep op te slaan. Op de trainingen beheerpagina (Beheer Website Trainingen) kun je de trainingsgroepen wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Tevens kun je zien of een trainingsgroep op actief staat ( ) of niet ( ). 3.7 Downloads Onder Beheer Website Downloads kun je bestanden uploaden, die je vervolgens onder Nieuws op website aan een bericht kunt hangen. Zo kun je bijvoorbeeld een digitale versie van het clubblad als download aanbieden, maar er zijn vele toepassingen denkbaar. Op de site wordt gemeten hoe vaak een download is bekeken. 3.7.1 Downloads beheren Wanneer je kiest voor Beheer Website Downloads verschijnt onderstaand venster: Pagina 21 van 35

Het beheervenster voor downloads. In dit voorbeeld zijn nog geen downloads in het systeem geplaatst. Om een download toe te voegen kies je voor de knop NIEUWE DOWNLOAD. Onderstaand scherm wordt geopend: Het venster waar je een download toe kunt voegen. Kies een categorie (categorieën kun je aanmaken onder Beheer Website Nieuws op website). Vul een titel in en blader naar het bestand op je eigen PC. Vervolgens kun je nog een omschrijving toevoegen. Klik tenslotte op Opslaan en de download is geplaatst. Je kunt downloads vervolgens koppelen aan nieuwsberichten onder Beheer Website Nieuws op website. Vanuit het downloadsoverzicht (Beheer Website Downloads) kun je ingevoegde downloads wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Pagina 22 van 35

3.8 Formulieren Onder Beheer Website Formulieren kun je webformulieren aanmaken, die je vervolgens onder Nieuws op website aan een bericht kunt hangen. Zo kun je bijvoorbeeld een online inschrijfformyulier voor een feestavond aan een aankondiging voor de feestavond koppelen, maar er zijn vele toepassingen denkbaar. 3.8.1 Formulieren beheren Wanneer je kiest voor Beheer Website Formulieren verschijnt onderstaand venster: Het beheervenster voor formulieren. In dit voorbeeld zijn nog geen formulieren aangemaakt. Om een formulier toe te voegen kies je voor de knop NIEUWE FORMULIER. Onderstaand scherm wordt geopend: Pagina 23 van 35

Het venster waar je een formulier toe kunt voegen. Stel per formulier de volgende zaken in: - Titel Titel van het formulier. Verschijnt voor bezoekers van de website boven het formulier. - Versturen naar e-mail Vul hier het e-mailadres in waar naartoe het formulier verzonden dient te worden nadat deze door een bezoeker is ingevuld. Pagina 24 van 35

- Begindatum Datum vanaf wanneer invullen van formulier mogelijk moet zijn. - Einddatum Datum tot wanneer invullen van formulier mogelijk moet zijn. - Teks boven het formulier Hier kun je een toelichting bij het formulier geven. Met de knoppenbalk boven het tekstvak kun je het bericht opmaken. Knoppenbalk waarmee je het bericht op kunt maken - Formulier Hier kun je formuliervelden toe gaan voegen. Kies voor een teksveld enkele regel voor Kies voor een teksveld met meerdere regels voor In het zelfde venster wordt na je keuze de volgende tabel geopend: Venster waar je de waardes van het tekstveld in kunt geven Vul achereenvolgens het label dat je bij het tekstveld getoond wilt hebben in (wat moet iemand invullen in het tekstveld, dus bijvoorbeeld e-mailadres of opmerkingen), geef aan het het tekstveld verplicht ingevuld dient te worden of optioneel is, geef het maximaal aantal karakters aan dat de bezoeker in het teksveld mag ingeven en geef tenslotte optioneel een vooringevulde tekst in (deze verschijnt dan standaard in het tekstveld). Onderstaand een voorbeeld met het resultaat in het formulier op de website: Pagina 25 van 35

Voorbeeld met ingevulde waardes voor tekstveld enkele regel. Na het invullen in beheer van bovenstaande waardes, ziet het er op de website voor bezoekers als volgt uit: Resultaat op de website van de ingevulde waardes - Tekst onder het formulier Hier kun je een toelichting bij het formulier geven. Met de knoppenbalk boven het tekstvak kun je het bericht opmaken. Knoppenbalk waarmee je het bericht op kunt maken - Bedank tekst Vul hier de tekst in die je wilt tonen nadat het formulier door de bezoeker is verzonden. Klik tenslotte op Opslaan om het formulier te bewaren. Je kunt formulieren vervolgens koppelen aan nieuwsberichten onder Beheer Website Nieuws op website (zie deze handleiding onder Nieuwsberichten op website beheren). Vanuit het formulierenoverzicht (Beheer Website Formulieren) kun je aangemaakte formulieren wijzigen ( ) of verwijderen ( ). 3.9 Banners Op de verenigingswebsite zijn twee plekken ingeruimd voor banners van verenigingssponsors en op het touchscreen één. Voor de website betreft het een bannerpositie aan de bovenkant van de website (Top) met een afmeting van 468 bij 60 pixels en een bannerpositie rechts op het scherm (Side) met een afmeting van 120 bij 60 pixels. Zie voor een voorbeeld www.dash35.nl. Voor het touchscreen betreft het een bannerpositie onderaan de pagina Afhangen met de afmetingen 720 bij 160 pixels. Pagina 26 van 35

Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner De beheerder kan per positie één of meerdere banners in het systeem plaatsen. Per banner wordt bijgehouden hoe vaak deze getoond is en hoe vaak op de banner geklikt is (Let op! Alleen op websitebanners kan worden geklikt). Zo kun je dus extra sponsorgelden binnenhalen. 3.9.1 Banners beheren Wanneer je voor Beheer Website Banners kiest verschijnt het volgende venster: Pagina 27 van 35

Het beheervenster voor banners. In dit voorbeeld is 1 top banner, 1 side banner en 1 touchscreen banner geplaatst. Je ziet dat de top banner 4317 keer is getoond en dat er 4 keer op is geklikt. Kies voor de knop NIEUWE BANNER om een banner toe te voegen. Onderstaand scherm verschijnt: Venster waar je banners toe kunt voegen Geef de banner een naam, kies een type (Top, Side of Touchscreen), blader op je eigen PC naar de banner, voer optioneel het website adres in waar de banner naar moet linken (heeft alleen zin bij websitebanners) en kies een begin- en einddatum. Zodra je de gegevens opslaat zit de banner in het bannersysteem en wordt deze op de website of op het touchscreen getoond in de periode die je zelf hebt gekozen. Heb je meerdere topbanners in het systeem gezet, dan worden deze ad random getoond aan bezoekers van de website. Hetzelfde geldt voor sidebanners en touchscreenbanners. Vanuit het banneroverzicht (Beheer Website Banners) kun je ingevoegde banners wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Pagina 28 van 35

3.10 Over vereniging Een vaste plek op de website en dus binnen het linker menu is het onderdeel Over vereniging. Je kunt hier verschillende onderwerpen aanmaken, bijvoorbeeld informatie over lidmaatschap, een routebeschrijving en contactinformatie. De bezoeker van de site komt standaard binnen op het onderwerp waarvan de beheerder aan heeft gegeven dat dat het eerste onderwerp is onder Over vereniging. Rechts bovenaan verschijnt vervolgens een submenu Over vereniging. Daar kan de bezoeker de overige onderdelen aanklikken. Zie bijvoorbeeld www.dash35.nl. 3.10.1 Over vereniging beheren Wanneer je kiest voor Beheer Website Over vereniging verschijnt onderstaand scherm: Het beheervenster voor het vaste item Over vereniging. In dit voorbeeld zijn al drie items geplaatst. Het item lidmaatschap wordt als eerste getoond en dus op het moment dat een bezoeker van de site in het linker menu kiest voor Over vereniging. De andere items zijn via het submenu rechts op de site te benaderen. Met de pijltjes kun je de volgorde van de items aanpassen. Kies voor de knop NIEUW OVER VERENIGING om een nieuw item toe te voegen. Onderstaand venster verschijnt: Pagina 29 van 35

Het venster waar je een nieuw item aan het onderdeel Over vereniging toevoegt Vul een titel in en vervolgens je tekst. Met de knoppenbalk boven het tekstvak kun je het bericht opmaken en foto s toevoegen. Knoppenbalk waarmee je het bericht op kunt maken en foto s toe kunt voegen Bij elk bericht kunnen maximaal twee downloads aangeboden worden. Downloads kun je toevoegen onder Beheer Website Downloads (zie elders in deze handleiding). Op de website wordt bijgehouden hoe vaak een download is bekeken. Bij elk bericht kunnen tevens maximaal twee webformulieren aangeboden worden. Formulieren kun je toevoegen onder Beheer Website Formulieren (zie elders in deze handleiding). Sla het item op en deze is toegevoegd. In het overzicht van alle items (Beheer Website Over vereniging) kun je vervolgens de volgorde van de items aanpassen en items wijzigen ( ) of verwijderen ( ). 3.11 Bestuur en commissies Een vaste plek op de website en dus binnen het linker menu is het onderdeel Bestuur en commissies. Hier kun je eenvoudig bestuur en commissies op de website plaatsen, al dan niet met telefoonnummers en emailadressen. De bezoeker van de site komt standaard binnen op het bestuur of de commissie die de beheerder bovenaan in het overzicht met bestuur en commissies heeft geplaatst. Rechts bovenaan verschijnt vervolgens een submenu Bestuur en commissies. Daar kan de bezoeker de overige onderdelen aanklikken. Zie bijvoorbeeld www.dash35.nl. Pagina 30 van 35

3.11.1 Bestuur of commissie beheren Kies onder Beheer Website voor Bestuur en commissies. Het volgende scherm verschijnt: Het beheervenster voor Bestuur en commissies. In dit voorbeeld is het bestuur en de technische commissie al ingevoegd. Het bestuur wordt als eerste getoond en dus op het moment dat een bezoeker van de site in het linker menu kiest voor Bestuur en commissies. De andere commissies zijn via het submenu rechts op de site te benaderen. Met de pijltjes kun je de volgorde van de commissies aanpassen. Om een nieuwe commissie aan te maken, klik je op de knop NIEUWE COMMISSIE. Het volgende scherm verschijnt: Venster waar je een nieuwe commissie in kunt voegen Pagina 31 van 35

Per commissie stel je de volgende zaken in: - Titel Vrij in te vullen, wel verplicht. - E-mail Hier kun je een gezamenlijk e-mailadres van het bestuur of de commissie invullen. Uiteraard moet dit e-mailadres wel bestaan. Bij de verenigingswebsitemodule kun je maximaal tien e-mailadressen aanvragen op de domeinnaam van de vereniging. Zo kun je bijvoorbeeld het e-mailadres bestuur@verenigingsnaam.nl gaan gebruiken. - Beschrijving Vrij in te vullen, wel verplicht. - Commissieleden toevoegen Kies voor de link Toevoegen commissie lid. De ledenlijst wordt geopend. Je voegt leden aan een commissie toe door op het bevestig icoon te klikken ( ). Vervolgens kun je per commissielid de functie invullen en aangeven of je wilt dat zijn of haar persoonlijke e-mailadres en/of telefoonnummer vanuit de ledenlijst op de website onder Bestuur en commissies wordt getoond. Ook kun je de volgorde van commissieleden aanpassen (je wilt bijvoorbeeld in het bestuur de voorzitter bovenaan hebben staan). Door op het verwijder icoon te klikken ( ) kun je tenslotte commissieleden weer verwijderen. - Commissie foto invoegen Bij elke commissie kun je een foto invoegen (of verwijderen). Klik hiervoor op de link Commissie foto invoegen. Je kunt dan foto s uit een fotogalerij selecteren (zie onder Fotogalerij hoe je een fotogalerij aanmaakt). Vergeet tenslotte niet de aangemaakte commissie op te slaan. Vanuit het bestuur en commissies overzicht (Beheer Website Bestuur en commissies) kun je ingevoegde commissies wijzigen ( ) of verwijderen ( ). 3.12 E-mailmodule Een buitengewoon effectief middel in de communicatie met leden is e-mail. En wat is nou makkelijker dan direct naar vaste of zelf gemaakte selecties uit de ledenlijst opgemaakte e-mails te versturen? Dat kan met de e-mailmodule. (De e-mailmodule is ook beschikbaar voor verenigingen die geen gebruik maken van de verenigingswebsitemodule. Wanneer je als beheerder inlogt op www.afhangbord.nl kun je ook gebruik maken van de e-mailmodule. Waar onderstaand over de verenigingswebsiteomgeving wordt gesproken, gaat dit dus ook op voor www.afhangbord.nl). 3.12.1 Gebruik e-mailadressen Het versturen van e-mail is aan strenge richtlijnen onderworpen. Als vereniging mag je je leden per mail informeren, maar maak hier geen misbruik van. Wanneer je leden overlaadt met e-mails, ontstaat snel irritatie en dat gaat ten koste van de kracht van het medium als communicatiemiddel. Kortom, ga verstandig en discreet om met het versturen van mailings naar leden voor het maximale effect. Stuur alleen informatie die een relatie heeft met de tennisvereniging en de activiteiten van het lid aldaar. Het is niet toegestaan de e-mailmodule te gebruiken voor het mailen van reclame aan leden. 3.12.2 Verzamelen e-mailadressen Om e-mails te kunnen versturen zijn e-mailadressen nodig. Deze komen niet automatisch mee met de import van de KNLTB ledenlijst (zie onder Importeren ledenlijst). De e-mailadressen moeten dus apart ingevoerd of verzameld worden binnen de verenigingswebsiteomgeving. Dit kan op twee manieren. Leden voeren zelf e-mailadres in Zodra een lid inlogt in de verenigingswebsite komt hij of zij binnen op zijn of haar profielpagina. Dit blijft het geval totdat het lid zijn of haar e-mailadres heeft ingevuld. Pagina 32 van 35

Beheerder voert e-mailadressen in Op de detailpagina van een lid (zie onder Autorisaties aan leden toekennen), kan de persoon met het recht Ledenadministratie het e-mailadres van het lid invoeren. Let op! Bij een nieuwe import van de KNLTB ledenlijst blijven de ingevoerde e-mailadressen gewoon gehandhaafd (hetzelfde geldt voor lidtypen). 3.12.3 Doelgroepen De e-mailmodule bevat standaard de volgende doelgroepen (al dan niet in combinatie met andere modules): - alle leden - alle bestuurs- en commissieleden (alleen bekend indien samengesteld onder Beheer - Website Bestuur en Commissies) - alle leden met bardienstplicht (in combinatie met gebruik van de bardienstplanner) - alle leden die bardienstplicht nog niet hebben voldaan (in combinatie met gebruik van de bardienstplanner) - alle leden die competitie spelen (alleen bekend indien samengesteld onder Beheer - Website Competitie teams In de toekomst worden hier nog alle leden die training krijgen aan toegevoegd (in combinatie met de trainingsindeler die in ontwikkeling is). Daarnaast is het mogelijk e-mails te versturen aan zelf aangemaakte lidtypen. Lidtypes maak je aan onder Beheer Afhangen Baanschema Beheer lidtypen. Vervolgens kun je op de detailpagina van een lid het lidtype aan het lid hangen. Zo kun je dus zelf e-mailgroepen samenstellen. (Lidtypen zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor het baanschema met betrekking tot afhangen, zie de beheerhandleiding digitaal afhangen. Maar lidtypen kun je nu dus ook gebruiken voor de e-mailmodule). 3.12.4 E-mailbericht aanmaken Als je naar Beheer E-mail Beheer e-mailcampagnes gaat verschijnt het volgende venster: Het overzichtsvenster van de e-mailmodule. In dit voorbeeld zijn twee berichten aangemaakt. Je kunt e-mail berichten bekijken ( ) wijzigen ( ) of verwijderen ( ). Kies voor het aanmaken van een nieuw bericht voor de button NIEUW BERICHT. Onderstaand venster verschijnt: Pagina 33 van 35

Venster waar je e-mailberichten aan kunt maken Geef het bericht een voor jezelf logische naam en vul het bericht. Met de knoppenbalk boven het tekstvak kun je het bericht opmaken en foto s toevoegen. Knoppenbalk waarmee je het bericht op kunt maken en foto s toe kunt voegen Vergeet ten slotte niet het bericht op te slaan. 3.12.5 E-mailbericht versturen Om een e-mailbericht te versturen kies je onder Beheer E-mail Beheer e-mailcampagnes voor de button E-MAIL CAMPAGNE. Het volgende venster verschijnt: Venster waar je aangemaakte e-mailberichten kunt versturen Pagina 34 van 35

Vul achtereenvolgens de volgende zaken in: - Afzender naam Naam afzender die als afzender in e-mail komt te staan. - Afzender e-mailadres Het e-mailadres dat als afzender aan het bericht wordt gekoppeld. Dit is direct het adres waar reacties op het bericht naar gemaild worden. - Onderwerp Onderwerp van het e-mailbericht (dit kan dus afwijken van de naam van het bericht) - Bericht Selecteer een bericht uit de berichtenlijst. De naam van het bericht wordt niet meegezonden met de e-mail (de naam van het bericht is dus niet het onderwerp van het bericht). - Selecteer groep ontvangers Selecteer een vaste groep of een zelf aangemaakte groep uit de lijst (zie onder Doelgroepen voor meer informatie over de verschillende groepen ontvangers). Achter Aantal ontvangers wordt getoond hoeveel e-mailadressen er in de groep zitten. - E-mailadres voor testcampagne en gereedmelding Wanneer je kiest om eerst een test te verzenden, gaat de test naar het hier ingevulde e- mailadres. Ook de bevestiging van de verzending van de e-mail wordt naar dit e-mailadres verzonden. Kies voor de knop Test verzenden om een test e-mail te versturen. Om het bericht echt te versturen kies je voor de knop Campagne verzenden. Houd er rekening mee dat er dan geen weg terug is. De mail wordt direct verzonden. Bij het verzenden van e-mails met de e-mailcampagne worden dubbele e-mailadressen weg gefilterd. Het aantal leden dat bereikt wordt blijft wel hetzelfde. Voorbeeld: er wordt naar 100 leden een e-mail gestuurd. Hierin zitten 5 dubbele e-mailadressen. Er worden dus 95 e-mails verstuurd, maar het systeem zal melden dat de e-mail 100 keer is verstuurd. 3.13 Tien gratis verenigings e-mailadressen Als jullie vereniging de verenigingswebsitemodule van het Afhangbord gebruikt (zie als voorbeeld www.dash35.nl) én een domeinnaamverhuizing bij de KNLTB heeft aangevraagd dan kan de KNLTB gratis tien e-mailadressen op het domeinnaam aanmaken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: info@naamtennisvereniging.nl voorzitter@ naamtennisvereniging.nl secretaris@ naamtennisvereniging.nl opentoernooi@ naamtennisvereniging.nl ledenadministratie@ naamtennisvereniging.nl barcommissie@ naamtennisvereniging.nl De toegang tot deze e-mails verloopt via een webmailapplicatie: http://webmail.afhangbord.nl Inkomende mailserver: mail.afhangbord.nl Uitgaande mailserver: smtp.(uw eigen provider.nl) Als jullie vereniging gebruik maakt van deze e-mailadressen is het belangrijk om te weten dat de mailbox van het afhangbord niet bedoeld is om te archiveren. De grootte van elke mailbox is namelijk beperkt (20MB). Het doorsturen naar een privé e-mailadres via een regel (instelbaar in webmail) is aan te raden. Het is mede daarom ook verstandig de webmail elke maand één keer te openen en de mappen verwijderde items en verzonden items leeg te maken. Als de mailbox dreigt vol te lopen, wordt een melding getoond. Let op!: Als hierop geen actie wordt ondernomen kan het gebeuren dat er geen e-mail meer verzonden en ontvangen kan worden. Pagina 35 van 35