Voor de verandering Zeven tips voor team- en leiderschapsontwikkeling Storytelling Idee Dialoog Eigenaarschap Veranderingen in organisaties staan of vallen met de mensen die het op de werkvloer doen. De schoolleider maakt onderdeel uit van het team en kan veranderingen beïnvloeden. Op welke wijze kun je als schoolleider je eigen aandeel in de verandering vergroten? Hoe kom je steviger in positie? Welke moderne 21ste eeuwse inzichten in verandermanagement dragen bij aan een kritische reflectie op dit eigen aandeel? Nora Booij adviseert scholen en besturen in het primair onderwijs. Vanuit haar zicht op moderne veranderkundige theorieën en haar eigen praktijkervaring beschrijft ze zeven tips voor de schoolleiding. Hiermee kan de eigen rol bij veranderingen in de organisatie kritisch onder de loep genomen worden. Verschillende tips worden geïllustreerd met een voorbeeld om deze nog meer tot de verbeelding te laten spreken.
tip 1 Luisteren als een OEN Luister Open, Eerlijk en Nieuwsgierig naar wat anderen te zeggen hebben. Wees oprecht bereid om te luisteren en de ander zijn verhaal te laten doen of mening toe te lichten. Ieder mens heeft, vanuit eigen ervaringen, standpunten en belangen, goede en legitieme redenen om de uitspraken te doen die hij/zij doet. We kunnen allemaal stellig het idee hebben dat we gelijk hebben. En vanuit ons eigen standpunt gezien, hebben we dat uiteraard ook. Je hoeft andermans mening niet te delen om goed te kunnen en willen luisteren. Luister en vraag geïnteresseerd door met de intentie de ander echt te begrijpen. Hiermee start het voeren van het échte gesprek over goed onderwijs. Met luisteren start begrip hebben, je begrepen en gezien voelen én de kans tot verbinding met elkaar. Bij een visiedialoog in het team lijken twee collega s lijnrecht tegenover elkaar te staan. De één is voor invoering van tablets in alle groepen, de ander is fel tegen. Wanneer ze de ruimte krijgen en ook nemen om een open gesprek met elkaar aan te gaan, blijkt dat de visie van beide collega s dichter bij elkaar ligt dan gedacht. De collega s vinden elkaar in de ambitie goed onderwijs te willen bieden aan alle leerlingen. Ze worden enthousiast van het stimuleren van de creativiteit bij leerlingen. Van het idee natuuronderwijs weer meer in de natuur te geven. Beiden zien ook de praktische toepasbaarheid van tablets voor het efficiënt bereiken van een aantal leerdoelen. Dat betekent niet dat het gehele onderwijs via tablets aangeboden gaat worden. Zo blijken twee ogenschijnlijk lijnrecht tegenover elkaar staande collega s, toch de verbinding weer te kunnen maken. Met hun diepere intenties en drijfveren als basis.
tip 2 Maken van je eigen verhaal Maak je eigen verhaal waarin je de link legt tussen je ervaringen, jouw kennis over goed onderwijs, je visie en je toekomstdromen. Wat wens je de leerlingen van je school toe? Wat wens je leerkrachten toe? Wat drijft je en wat is voor jou het waarom van onderwijs? Waartoe dient onderwijs in jouw ogen? Maak er een aansprekend, inspirerend en beeldend verhaal van. Storytelling technieken kunnen je helpen je eigen verhaal overdraagbaar te maken. Beelden en metaforen zorgen voor communicatiekracht. Luister naar anderen, naar leerkrachten, leerlingen en ouders. Wat vinden zij belangrijk? Verwerk elementen hiervan in je verhaal en draag het uit. Een innovatieve schoolleider heeft met het team haar waarom opgebouwd rondom de competenties die ze belangrijk acht voor de leerlingen in de toekomst. Bij iedere competentie zijn voorbeelden ver zameld die illustreren op welke wijze expliciet gewerkt wordt aan deze competenties. De voorbeelden worden gedeeld met ouders en leerlingen. Er wordt een korte brochure gemaakt als een soort belofte aan ouders en leerlingen. De leerlingen maken vervolgens door middel van filmbeelden duidelijk op welke wijze en momenten zij vinden dat ze de betreffende competenties oefenen en inzetten. Dit alles levert een mooi beeld op van waar het team voor gaat.
tip 3 Verbinden, delen en creëren van eigenaarschap Deel als schoolleider je verhaal, je waarom, je ideaal en toekomstbeeld. En laat mensen ook hun eigen verhaal met elkaar delen. Deel leiderschap, geef mensen de gelegenheid leiding te nemen op onderdelen van de droom. Geef ze ruimte om te experimenteren en nieuwe ervaringen op te doen. Verbind mensen met je visie, verbind mensen met elkaar door naar de intentie van gedrag of keuzes te kijken in plaats van naar het gedrag zelf. Door dromen te delen over het wat, maar het hoe aan de mensen over te laten, kan creativiteit ontstaan. Geef ideeën van mensen de ruimte, vertrouw de professionals voor de klas, volg ze met interesse en moedig het proberen van nieuwe aanpakken en werkwijzen aan. Neem bovendien de ouders zo snel mogelijk mee bij het delen van je verhaal. Bouw activiteiten in waardoor de verandering ook van hen wordt. Een traditionele leerstofjaarklassenschool en een Jenaplan school moeten fuseren gezien de ontwikkelingen in leerlingaantallen en de aanstaande nieuwbouw die ze samen gaan betrekken. Met name de ouders hebben nogal wat weerstand. Een groep heeft bewust voor Jenaplan - onderwijs gekozen en hecht aan de bijbehorende titel en waarden. Een andere groep ouders heeft er juist bewust niet voor gekozen. Hoe lastig het ook lijkt, de ouders vanaf de start van de gesprekken intensief betrekken bij de plannen werkt. In de eerste plaats is de noodzaak voor de fusie met de ouders openlijk gedeeld. Maar uiteraard ook de intentie om er een prachtige school van te maken waarin hopelijk iedereen tot zijn/haar recht komt. Onmiddellijk is een Klankbordgroep van ouders opgericht en deze groep ouders is gedurende het gehele proces welkom. Bij de teambijeenkomsten, bij de schoolbezoeken aan andere scholen, et cetera. Na verloop van tijd worden deze ouders de grootste ambassadeurs van het nieuwe concept en de nieuwe school.
tip 4 Vereenvoudigen en clusteren Less is more. Zoek naar vereenvoudiging van processen, procedures, administratie en overleg. Beperk planlast tot hoofdlijnen, gebruik korte en eenvoudige formats en laat mensen vooral praten over leerlingen en leerkrachtgedrag. Schrap zo veel mogelijk de traditionele vergaderingen. Vergader niet in de traditionele zin van het woord, maar werk samen. Cluster vakken waar mogelijk of spreek ook eens af iets NIET meer te doen. Wat vinden jullie écht belangrijk? Zorg dat daar voldoende tijd en ruimte voor is. Maak keuzes. Faciliteer leerkrachten in die perioden van het jaar waarin je analyses, diepgang op inhoud en communicatie met leerlingen en ouders verwacht. Zorg dat er in die periodes van het jaar geen andere tijdrovende en ingewikkelde zaken gevraagd worden (bijvoorbeeld een inhoudelijke studiedag). Maak het mensen mogelijk hun kerntaak uit te voeren: goed onderwijs geven. Tweemaal per jaar wordt in de week na de signalerings - ronde (m- en e-toetsen) voor iedereen een roostervrije dag ingepland. Alle teamleden zijn op school, de leer - lingen zijn vrij. Alle teamleden werken aan de analyses van de opbrengsten op groeps- en leerlingniveau, werken hun (groeps)plannen voor de komende periode bij op basis van deze analyse, bekijken elkaars plannen voor de komende periode en bevragen elkaar (positief) kritisch.
tip 5 Toepassen van nieuwe methodieken In de praktijk bewezen managementmethodieken als Lean, Agile en Getting things done druppelen vanuit de ICT-wereld en het bedrijfs - leven steeds meer het onderwijs binnen. Deze ideeën sluiten aan bij moderne inzichten over (samen)werken en efficiënter organiseren. Verdiep je er in wanneer je meer voor elkaar wilt krijgen met je team. Kom een paar keer per week of wekelijks maximaal een kwartier samen met de mensen die die dag werken. Dit in plaats van reguliere vergaderingen. De tijdslimiet is belangrijk om de focus te houden op de voortgang en om niet in ellenlange discussies te verzanden. Stel per periode (en eventueel per bouw of werkgroep) een overzichtelijk thema centraal zoals: Hoe bevorderen we de spellingsopbrengsten?, Wat doen we om kleuters met een ontwikkelingsvoorsprong uit te dagen? of Op welke wijze stimuleren we de zelfstandigheid bij het werken met de weektaak? Maak één van de mensen van de werkvloer eigenaar van het onderwerp. Deze leidt de bijeenkomsten van een kwartier over het betreffende thema. Spreek met elkaar concrete, liefst meetbare doelen af. Zoals: We zijn tevreden wanneer de spellingresultaten in alle groepen gemiddeld op niveau X zijn of We zijn tevreden wanneer. procent van de leerlingen de weektaak af heeft aan het einde van de week. Deel in de sta-bijeenkomst kort de successen en ideeën. Spreek concreet af wie wat gaat DOEN voor het volgend overleg om nog dichter bij het doel te komen. Maak praktische afspraken in kleine overzichtelijke stappen (weektaak aanpassen, gesprekken met leerlingen, het verspreiden en lezen van een artikel voor de volgende keer, iets zoeken op internet, spelling opbrengsten toetsen en analyseren et cetera). Maak er een duidelijk overzicht van in drie categorieën: Te doen (maar niet deze week), In uitvoering (deze week, door wie, met deadline) en de categorie AF. Het is heerlijk om iets af te kunnen vinken (of naar een volgende kolom te schuiven) en voortgang te zien. Doelen behaald? Formuleer dan nieuwe doelen binnen het hoofdthema of ga over naar een nieuw thema!
tip 6 De kracht van kwetsbaarheid en chaos Een houding van samen niet precies weten hoe daagt uit tot samen denken, tot dialoog en dromen. Durven toegeven dat je het (ook) niet weet of durven toegeven dat je een foute inschatting hebt gemaakt, nodigt mensen uit tot het openstellen van zichzelf voor anderen, voor andere meningen en/of eigen leerpunten. Ken je onzekerheden en twijfels en vraag hulp. Een krachtig leider durft zich kwetsbaar op te stellen en dat is misschien wel één van zijn/haar krachtigste instrumenten. Geef ruimte aan chaos omdat in een chaos-situatie vaak meer ruimte is voor creativiteit. Deze kan spontaan tot nieuwe oplossingen leiden. Sommige verandermanagers vergelijken wezenlijke veranderingen in organisaties zelfs met revoluties. De krachtigste en grootste verande - ringen ontstaan vaak uit een diepliggende ontevredenheid met de huidige situatie. Wij willen het anders en wij gaan het anders doen! Om deze ontevredenheid voor je en niet tegen je te laten werken, is een cultuur belangrijk waarin fouten maken en je mening bijstellen mag. En als schoolleider geef je uiteraard het goede voorbeeld. We kennen allemaal wel voorbeelden uit de praktijk. Situaties waarbij pas een doorbraak mogelijk bleek na het vragen van hulp of het toegeven van een fout. Of situaties waarin het tot creatieve nieuwe oplossingen kwam vanuit een collectief gevoelde chaos of ontevredenheid.
tip 7 Gebruik maken van sparringpartners Organiseer je sparringpartner(s). Onder het motto: Je kunt jezelf niet uit de modder trekken is het van belang sparringpartners te zoeken die je helpen om met een frisse blik naar organisatie en naar jezelf te kijken. Spar én neem zelf verantwoordelijkheid voor wat je ervan mee neemt en daadwerkelijk tot uitvoering brengt. Houd de regie in handen. Deel je denken, twijfels, dromen en doen weer met de teamleden en de ouders en zo is de cirkel weer rond. Op die manier kan de lerende gemeenschap echt vorm krijgen en draagt sparren bij aan gerichte persoonlijke- én teamontwikkeling. En dát maakt verandering mogelijk! Meer weten? Nora Booij n.booij@kpcgroep.nl 06-53 203 233