Samenwerken en ontmoeten op kantoor Colofon Deze publicatie is tot stand gekomen door een samenwerking tussen de Belastingdienst/ Centrum voor facilitaire dienstverlening, Rijksgebouwendienst en het Center for People and Buildings. Een visuele weergave van de fysieke elementen van ontmoeting Auteurs Fien Thoolen, MSc Drs. Anca Gosselink Center for People and Buildings T: 015 278 12 87 E: info@cfpb.nl W: www.cfpb.nl Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. De stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings is in 2001 opgericht met steun van de founding partners Rijksgebouwendienst, TU Delft en de ABNAmro. Anno 2012 zijn de TU Delft, de Belastingdienst, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het Ministerie van Defensie belangrijke partners van het CfPB. Fien Thoolen, Anca Gosselink; Februari 2012
Samenwerken Titel en ontmoeten Het stimuleren van samenwerken en ontmoeten is een veel genoemde organisatiedoelstelling. In deze uitgave laten we zien hoe de kantoorhuisvesting kan bijdragen aan samenwerken en ontmoeten. We beginnen met een korte introductie op samenwerken en ontmoeten en de invloed van de gebouwde omgeving hierop, gevolgd door een visuele weergave van de belangrijkste huisvestingsaspecten. De inhoudsopgave is vervat in een overzichtstekening, gebaseerd op het huisves tingskeuzemodel [1]. De hoofdstukken zijn niet genummerd, de pagina s wel. Daarna volgt een detaillering van elementen die bijdragen aan het samenwerken en ontmoeten op kantoor. Als er een groter detailniveau nodig is, wordt in de tekening weergegeven op welke pagina dit aspect verder is uitgewerkt. Voor meer informatie over een bepaald onderwerp, kan de referentielijst achterin geraadpleegd worden. Hier wordt in de tekst naar verwezen door middel van [nummer]. Samenwerken Beperkingen in tijd, fysieke capaciteit of cognitieve capaciteit van individuen maken het zinvol en vaak noodzakelijk om samen te werken. Hoewel samenwerking impliceert dat men gezamenlijk werkt, bestaat effectieve samenwerking uit zowel individueel als interactief groepswerk [2]. Onderstaande figuur toont welke activiteiten Streitz, et al. [3] benoemen in teamwerk. Samenwerken wordt hierin verder uitgesplitst in individueel werk, bewustzijn, korte interactie en actief samenwerken. 1. Presentatie van het doel Organisatie niveau 1. Presentatie van het doel Team niveau Bewustzijn Actief samenwerken 3. Samenwerken Individueel werk Korte interactie 4. Presentatie resultaat Organisatie niveau Individueel werk Iemand trekt zich voor een bepaalde periode terug uit de groep, om zelfstandig te werken. Bewustzijn Door luisteren en kijken naar collega s houden mensen bij wat er om hen heen gebeurt en waar anderen mee bezig zijn. Het is een min of meer onbewust proces, tot informatie voorbij komt die voor de meekijker/luisteraar interessant is, dan kan de informatie actief worden. Om het proces van bewustwording mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat mensen hun collega s kunnen zien en/of horen [4]. 15. Bodin Danielsson, C. and L. Bodin (2008). Office Type in Relation to Health, Well- Being, and Job Satisfaction Among Employees. Environment and Behavior 40(5): 636-668. 16. Hillier, B. and J. Hanson (1984). The social logic of space. Cambridge, Cambridge University Press. 17. Rieck, A. and J. Kelter (2005). The empirical OFFICE 21 study Soft Success Factors. HCI International. 1- Engineering Psychology. 18. Becker, F. and W. Sims (2000). Offices That Work: Balancing Cost, Flexibility, and Communication. Workplace Studies Program. New York Cornell University International. 19. Penn, A., J. Desyllas, et al. (1999). The space of innovation: interaction and communication in the work environment. Environment and Planning B-Planning & Design 26(2): 193-218. 20. Allen, T. J. and P. G. Gerstberger (1973). A field experiment to improve communications in a product engineering department: the non-territorial office, Massachusetts Institute of Technology (MIT), Sloan School of Management. 21. D Ancona, M. (2011). Sfeer en Samenwerking. Delft, Center for People and Buildings. 22. Ponsen, B. and S. Rippen (2010). Ontmoetingsplaatsen in een organisatie. Het nieuwe werken - Een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en bedreigingen. Facility Management Magazine. Amsterdam, WEKA Uitgeverij BV. 23. Gifford, R. (1988). Light, decor, arousal, comfort and communications. Journal of environmental psychology 8: 177-189. 24. Streitz, N. A., P. Rexroth, et al. (1997). Does roomware matter?: investigating the role of personal and public information devices and their combination in meeting room collaboration. Proceedings of the fifth conference on European Conference on Computer-Supported Cooperative Work. Lancaster, UK, Kluwer Academic Publishers. 25. De Korte, E., L. Kuijt, et al. (2011). Effects of Meeting Room Interior Design on Team Performance in a Creativity Task Ergonomics and Health Aspects of Work with Computers. M. Robertson, Springer Berlin / Heidelberg. 6779: 59-67. 26. Groot, L. (2005). Muziek een oplossing voor geluidshinder. Technische Universiteit Eindhoven. 27. Thoolen, F. (2010). Samenwerking: Hoe de huisvesting de samenwerking beïnvloedt. Delft, Center for People and Buildings. Plekken voor samenwerken en ontmoeten 23
Literatuur Dit document is tot stand gekomen aan de hand van studies uitgevoerd door het Center for People and Buildings [6, 11, 14], een bijeenkomst over Sfeer en samenwerking [21] en een literatuurstudie naar samenwerking [27]. 1. Ikiz-Koppejan, Y.D.M., T.J.M. van der Voordt, and A. M. Gosselink (2009), Het huisvestingskeuzemodel. Center for People and Buildings. 2. Heerwagen, J. H., K. Kampschroer, et al. (2004). Collaborative knowledge work environments. Building Research and Information 32(6): 510-528. 3. Streitz, N. A., J. Geißler, et al. (1998). Roomware for Cooperative Buildings: Integrated Design of Architectural Spaces and Information Spaces. In N. Streitz, S. Konomi, and H. Burkhardt (Eds.), Proceedings of the First International Workshop on Cooperative Buildings (CoBuild 98), 4 21. 4. Rognin, L., P. Salembier, et al. (1998). Cooperation, interactions and socio-technical reliability: the case of air-traffic control. Comparing French and Irish settings. ECCE 9. 5. Durmiševic, S. (2002). Perception aspects in underground spaces using intelligent knowledge modeling. Delft, DUP Science. 6. Beijer, M. and I. de Been (2011). Communicatie mogelijkheden en sociale interactie. Van Rood naar Groen. Delft, Center for People and Buildings. 7. Toker, U. and D. O. Gray (2008). Innovation spaces: Workspace planning and innovation in US university research centers. Research Policy 37(2): 309-329. 8. Kraut, R. E., S. R. Fussel, et al. (2002). Understanding Effects of Proximity on Collaboration : Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work. Distributed work. P. Hinds and S. Kiesler. Cambridge, MIT Press. 9. Allen, T. and W. Henn (2007). The organization and architecture of innovation. Burlington, Elsevier Reference 10. Becker, F., K. L. Quinn, et al. (1995). The Ecology of the Mobile Worker. Workscape 21: The Ecology of New Ways of Working. International Workplace Studies Program. Ithaca, NY, Cornell University. 11. Pelzer, M. (2011). The physical office environment and the quality of internal communication. European Master Real Estate Management, the University of Greenwich. 12. Van den Dobbelsteen, A. A. J. F. (2004). The Sustainable Office. An exploration of the potential for factor 20 environmental improvement of office accommodation. Architecture, Delft University of Technology. 13. Keller, R. T. and W. E. Holland (1983). Communicators and Innovators in Research and Development Organizations. The Academy of Management Journal 26(4): 742-749. 14. De Wit, L. K. (2004). Het gebruik van ontmoetingsruimten in de kantooromgeving. Faculty of Architecture, Delft University of Technology. Korte interactie Korte interactie duurt over het algemeen minder dan een minuut. Het kan zowel bestaan uit functionele communicatie (het uitwisselen van informatie, verifiëren van gegevens of vragen stellen) als uit sociale communicatie (het maken van een grapje, plagen of persoonlijke gesprekjes). Actief samenwerken Twee of meer mensen werken over een langere periode samen aan een gezamenlijk product of doel. Hierbij treffen ze elkaar voor langere sessies van een paar uur (bijvoorbeeld om problemen op te lossen) of in korte momenten van een paar minuten. Bij deze laatste drie vormen van samenwerken is het belangrijk dat mensen elkaar ontmoeten. Bij bewustzijn en korte interactie zal dit meer ongepland plaatsvinden, terwijl bij actieve samenwerking de plaats en tijd van de ontmoeting vaker afgesproken zullen worden. Invloed op samenwerking Er zijn veel verschillende factoren die een invloed hebben op samenwerken en ontmoeten, waarvan de fysieke context er één is. Durmiševic [5] beschrijft de interactie tussen de gebouwde omgeving (stations) en de acties en reacties van stationsgebruikers, zowel op de omgeving als op elkaar. Als we de modellen van Durmiševic vertalen naar de kantooromgeving komen we tot het volgende schema: (Inter)Actie Kijken Bewegen Samenwerken Sociale context Organisatie Management Vakgebied (Bedrijfs)cultuur Personen Individuele kenmerken Kenmerken team Ervaring Gemoedstoestand Fysieke context Gebouw Omgeving Ruimte Objecten Samenwerken (de interactie) is een complex proces, waar zowel de sociale context als de personen en de fysieke context invloed op uitoefenen. Daarnaast hebben al deze factoren ook invloed op elkaar. Als u de samenwerking in een organisatie wilt verbeteren, is het belangrijk dat met al deze aspecten rekening wordt gehouden. Al ondersteunt de fysieke context de samenwerking nog zo goed, als bijvoorbeeld het management niet meewerkt, zal een goede samenwerking niet van de grond komen. Op de volgende pagina s tonen wij u hoe de kantoorhuisvesting (fysieke context) kan bijdragen aan het ontmoeten en samenwerken. Plekken voor samenwerken en ontmoeten 3
Inhoudsopgave Techniek en esthetiek 1. Verlichting: Licht heeft invloed op de toon en lengte van communicatie. Daarnaast is voldoende verlichting belangrijk voor ontmoetingsruimten, zeker als deze niet aan de buitengevel grenzen [14]. 2. Thuisgevoel: Op een ontmoetingsplek moeten mensen zich thuis voelen. Mensen voelen zich thuis in een omgeving waarin een goed evenwicht is tussen orde en variatie: er moet genoeg te zien zijn maar het mag geen kakafonie aan kleuren en vormen worden [22]. 3. Kleur: Kleur beïnvloedt de gemoedstoestand van mensen en daarmee de samenwerking en creativiteit [25]. 4. Akoestiek: Een goede akoestiek kan er voor zorgen dat open ruimten niet als lawaaiig ervaren worden en mensen hun aandacht beter bij het werk kunnen houden. Daarnaast zorgt een goede akoestek er voor dat mensen gesprekken kunnen voeren zonder dat iedereen het kan horen [6]. 5. Sfeer: De sfeer en uitstraling van een ruimte hebben invloed op de gebruikers en daarmee op de communicatie die er plaats vindt. Als de sfeer voor een gevoel van verbondenheid en identiteit zorgt, zal dit de samenwerking ten goede komen [6]. Risico s 4. Geluid (en dan vooral spraak) kan mensen afleiden. Om gesprekken te maskeren kan muziek gebruikt worden, dit leidt vaak minder af dan gesprekken [26]. Locatie en gebouw: P 6 Lay-out gebouw: P 8 Plekken voor samenwerken en ontmoeten 21
Technische en esthetische basiskwaliteit 1. Verlichting Voorzieningen, diensten en middelen: P 12 5. Sfeer Techniek en esthetiek: P 20 Overlegplekken: P14 4. Akoestiek Werkplekconcept: P10 ICT: P16 2. Thuisgevoel 3. Kleur Koffiehoek: P18 Plekken voor samenwerken en ontmoeten 5
Locatie en gebouwconcept Samenwerking in de koffiehoek: 1. Gezelligheid: Bij een gezellige koffiehoek blijven mensen even hangen, met een grotere kans om anderen te ontmoeten [21]. 2. Flexibel gebruik: doordat meerdere activiteiten plaats kunnen vinden in de koffiehoek (zoals iets lezen, overleggen of werken) zullen mensen met verschillende doelen naar de koffiehoek gaan en daar langer blijven [6]. 6. Centraal kantoor 1. Lunchplekken 2. Afgebakend gebied per organisatie Om het flexibele gebruik te stimuleren is behoefte aan [6]: 3. Draadloos internet: Zodat mensen op meerdere plaatsen kunnen werken, snel iets opzoeken of laten zien aan een collega. 4. Nieuws: Als er iets te lezen is, zoals nieuws en informatie over de organisatie en daar buiten, zullen mensen eerder geneigd zijn om even in de ruimte te blijven. Dit kan zowel een papieren krant of informatieblad zijn als schermen waar informatie op gepresenteerd wordt. 5. Goede koffie: Mensen lopen graag een stukje verder als er goede koffie te halen valt. 6. Eten: In de vorm van koekjes zorgt er voor dat mensen even blijven hangen. Ook kan de koffiehoek als lunchplek gebruikt worden. 7. Comfortabele zitjes en sta-tafels: Veel mensen zitten al de hele dag en willen in hun pauze graag even staan. Anderen hebben juist de behoefte om even ontspannen te zitten. 5. Bereikbaarheid 4. Korte afstanden 3. Weinig etages 8. Semi-transparante wanden: Zorgen er voor dat je wel kan zien of er mensen in de koffieruimte zijn, zonder dat mensen het idee hebben bekeken te worden terwijl ze er in zitten [14]. 9. Wachten: Bijvoorbeeld bij de printer of het koffiezetapparaat zal er voor zorgen dat mensen langer op de ontmoetingsplek aanwezig zijn. Dit vergroot de kans anderen te ontmoeten. Daarnaast ontstaan tijdens het wachten vaak spontane gesprekken [6]. 10. Personalisatie: Mogelijkheden tot personaliseren (bijvoorbeeld een prikbord)zorgen er voor dat een ruimte echt van de gebruikers wordt. Hierdoor zullen ze zich meer thuis voelen en er graag gebruik van maken. Het kan ook bijdragen aan het uitdragen van de identiteit van een team [6]. Risico s bij het invoeren van deze eigenschappen: Voor het stimuleren van het gebruik van de koffiehoek is de houding van de leidinggevenden erg belangrijk. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze er mogen zijn en dat dit niet gezien wordt als lanterfanten [14]. 9. Als de wachttijd te lang wordt, kan dit er toe leiden dat mensen de faciliteiten helemaal niet meer gebruiken, waardoor mensen elkaar minder tegen komen. Plekken voor samenwerken en ontmoeten 19
Koffiehoek 10. Personalisatie 1. Gezelligheid 2. Flexibel gebruik Locatie en gebouw 1. Lunchplekken: Om sociale contacten te stimuleren, vinden sommige mensen het fijn om uit te wijken naar verschillende lunchplekken in de stad. Dit versterkt de band met collega s en mensen kunnen er na het werk nog even borrelen [6]. 2. Afgebakend gebied per organisatie: Een eigen territorium, waarin alle voorzieningen aanwezig zijn (pantry, printers, etc.) draagt bij aan het face-to-face contact tussen collega s [7]. 3. Weinig etages: Mensen die op dezelfde etage zitten, komen elkaar vaker tegen dan mensen die op verschillende etages zitten. Met mensen op dezelfde etage zal er dus meer interactie plaatsvinden. Dit pleit voor een gebouw met weinig verdiepingen en voor het situeren op dezelfde verdieping van mensen die veel moeten samenwerken [6]. 3. Draadloos internet 4. Nieuws 4. Korte afstanden: Mensen die op grote afstand van elkaar zitten, zullen minder geneigd zijn om elkaar op te zoeken en met elkaar samen te werken. Mensen die op 30 meter uit elkaar zitten, werken net zo weinig samen als mensen die in verschillende gebouwen werken. Een gebouw met lange gangen, is dus minder gunstig voor de samenwerking dan een meer compacte variant. Mensen die veel moeten samenwerken, moeten bij elkaar in de buurt zitten [8, 9]. 9. Wachten 5. Goede koffie 6. Eten 5. Bereikbaarheid: Door goed bereikbaar te zijn met het openbaar vervoer en de auto (inclusief voldoende parkeergelegenheid), is het gemakkelijker voor externen om op bezoek te komen. Ook de eigen medewerkers kunnen gemakkelijker even weg voor een externe afspraak [6]. 6. Centraal kantoor: Werken in een centraal en fysiek kantoor draagt bij aan de samenwerking. Ten opzichte van een centraal kantoor ervaren mensen die mobiel (thuis, bij klanten of op een telewerkkantoor) werken een verslechtering in zowel de formele als de informele communicatie met collega s. Er ontstaat meer miscommunicatie en de communicatie verloopt trager [6, 10-12]. 7. Comfortabele zitjes en sta-tafels 8. Semi-transparante wanden Plekken voor samenwerken en ontmoeten 7
Lay-out gebouw Informatie en communicatie technologie 1. Informatieschermen: Schermen die tonen waar mensen mee bezig zijn, dragen bij aan het gezamenlijk bewustzijn binnen een organisatie. Doordat kenniswerk veelal cognitief is en weinig fysieke sporen nalaat, kunnen informatieschermen bijdragen aan coördinatie, onthouden en begrijpen van het werk van een team. Informatieschermen kunnen ook bijdragen aan de vindbaarheid van mensen [2]. 1. Clustering 2. Agenda open voor anderen: Voor de vindbaarheid en aanspreekbaarheid van collega s is het belangrijk dat collega s toegang tot elkaars agenda hebben. 3. Video conference room: Een ruimte waar je met meerdere mensen op afstand kunt vergaderen, elkaar kunt zien en elkaar met één druk op de knop allerlei informatie kunt toesturen helpt bij de samenwerking [2]. 4. Mobiele telefoon: Een mobiele telefoon zorgt er voor dat je bereikbaar bent indien je op andere locaties werkt. Het geeft ook de mogelijkheid om tijdens een telefoongesprek weg te lopen uit een werkomgeving, voor de eigen privacy en om anderen niet te storen. 6: Gecentreerde faciliteiten 5. Laptop: Door middel van een laptop kunnen mensen snel even op andere plekken samenwerken, maar ook onderweg met elkaar in contact blijven. 5: Kleinschalige afdelingen 2: Open verbinding tussen afdelingen 6. Draadloos internet: Om ook op andere plekken samen te kunnen werken achter een (draadloze) computer moet internet overal beschikbaar zijn (ook in de koffiehoek en op overlegplekken). 7. Skype en chat: Dragen bij aan de communicatie met collega s op andere locaties, bijvoorbeeld tijdens het thuiswerken. 8. Bereikbare documenten: Als documenten op ieder moment en op iedere plaats bereikbaar zijn (dus ook buiten kantoor) kan je vanuit verschillende plekken aan hetzelfde dossier werken. Houdt rekening met 7. Communicatie via de computer wordt als minder persoonlijk ervaren en duurt vaak langer dan face-to-face communicatie [6]. 8. Veel mensen hebben de behoefte om nog veel papieren documenten te gebruiken (lezen, corrigeren, denken) en hebben graag stapels papier op het bureau liggen of beschreven vellen aan de muur hangen om zich er aan te herinneren waar ze mee bezig zijn [2]. 4: Vergadercentrum en grand-café 3: Centrale trappen en liften Plekken voor samenwerken en ontmoeten 17
Informatie en Communicatie Technologie 8. Bereikbare documenten 1. Informatieschermen Lay-out gebouw en samenwerking 1. Clustering: Door het bij elkaar plaatsen van kantoorruimten, ontspanningsruimten, lunchruimten, etc. worden ongeplande ontmoetingen gestimuleerd [13]. 2. Open verbindingen tussen afdelingen: Een scheiding tussen twee afdelingen (bijvoorbeeld in de vorm van deuren, vloeren of een centrale kern) wordt als barrière ervaren voor de communicatie tussen deze twee afdelingen [6]. 3. Centrale trappen en liften: Als alle werknemers van dezelfde verticale circulatieroutes gebruik maken, is de kans groter dat ze elkaar tegen komen [6]. 4. Vergadercentrum en grand-café: Dit is een centrale setting waar mensen uit het hele gebouw elkaar kunnen ontmoeten. Het biedt ook de mogelijkheid om op onpartijdig gebied te overleggen met mensen uit verschillende afdelingen [6,14]. 5. Kleinschalige afdelingen: Je weet wie waar zit en kunt gemakkelijk contact leggen. Het zorgt ook voor saamhorigheidsgevoel binnen een afdeling [6]. 6. Gecentreerde faciliteiten: Plaatsing van de pantry en andere faciliteiten op een centrale plek en bij elkaar, zorgt voor meer ontmoetingen. Als mensen richting dezelfde plek gaan voor koffie, printen, de post en het toilet vergroot dit de kans dat ze collega s tegen komen [2, 6, 13, 14]. 7. Skype en chat Valkuilen 3. Mensen die op verschillende verdiepingen werken zijn minder geneigd om elkaar op te zoeken en met elkaar samen te werken. 6. Draadloos internet 2. Agenda open voor anderen 5. Laptop 4. Mobiele telefoon 3. Video conference room Plekken voor samenwerken en ontmoeten 9
Werkplekconcept 4. M2 per werkplek 3. Mix van plekken 1. Flexibel werkplekgebruik 5. Looproutes 6. Ontmoeten staat centraal 2. Open werkomgeving Overlegplekken 1. Flexibel gebruik: Verschillende ruimten, zoals een bibliotheek of restaurant, kunnen gebruikt worden voor overleg [6]. 2. Representatieve ruimte: Voor overleg met externen is een representatieve ruimte gewenst [14]. 3. Diversiteit aan meubilair: Afhankelijk van het soort overleg hebben mensen een andere behoefte aan meubilair: als een laptop of schrijfwaren nodig zijn, is een hoge tafel met stoelen meer geschikt; voor telefoneren of informele en persoonlijke gesprekken comfortabele zitplekken; en voor een korte vraag een statafel [14, 23]. 4. Voldoende en divers: Het aantal, de soorten en afmetingen van overlegruimten dienen afgestemd te zijn op het werkproces. Vooral in open werkomgevingen willen mensen hun collega s niet storen en moeten ze dicht bij de werkplek kunnen uitwijken naar overlegplekken om met elkaar te praten. Voor vertrouwelijke gesprekken is behoefte aan ruimten met auditieve en visuele privacy [6]. 5. Afscheiding: Enige afscheiding met drukke aanliggende ruimten is gewenst om geen last te hebben van anderen tijdens overleg en zodat anderen niet gestoord worden door het overleg [14]. 6. Voldoende faciliteiten: Om het overleg beter te ondersteunen is het belangrijk dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn: zoals een aansluiting voor de laptop, draadloos internet, whiteboards en schrijfwaren [14]. 7. Teamruimte: Bij teamwerk is het belangrijk dat zowel groepswerk als individueel werk ondersteund wordt. Daarvoor zijn individuele computers of laptops nodig én een medium waarop informatie voor alle aanwezigen getoond kan worden [24]. Pas op voor 4. Het is belangrijk om voldoende overlegruimten te hebben, maar dit mag niet ten koste gaan van het aantal werkplekken. 4. Let vooral op voldoende ruimten voor één op één gesprekken, deze komen het meest voor [6]. Plekken voor samenwerken en ontmoeten 15
Overlegplekken 7. Teamruimte 6. Voldoende faciliteiten 5. Afscheiding 1. Flexibel gebruik 2. Representatieve ruimte Werkplekconcept en samenwerking 1. Flexibel werkplekgebruik: Het flexibel gebruik van plekken zorgt voor meer gelijkheid in een organisatie en in de communicatie [11]. 2. Open werkomgeving: Draagt bij aan de (snelheid van) communicatie. Doordat je mensen ziet en zelf wordt gezien, weet je wanneer je mensen kan storen. In open ruimten wordt meer, maar korter gecommuniceerd en in gesloten ruimten minder, maar langer [6, 11, 15-18]. 3. Mix van plekken: Een goede afstemming van de hoeveelheid, de diversiteit en de functionaliteit van plekken op het werkproces draagt bij aan de tevredenheid over communicatiemogelijkheden. De verhouding tussen overleg- en concentratieplekken is hierbij vooral belangrijk [6, 19]. 4. M 2 per werkplek: De afmetingen en het type plek hebben invloed op de status van de gebruiker en daardoor op de communicatie. Door gelijke werkplekken en meubilair voor iedereen ontstaat er een meer gelijke voet voor sociale interactie [14, 20]. 5. Looproutes: Vooral drukke verkeersaders waar veel mensen lopen zijn belangrijk voor ongeplande ontmoetingen, daar vinden de meeste spontane interacties plaats. Doordat mensen langs werk- en ontmoetingsplekken lopen, zien ze wie wel en niet aanspreekbaar zijn. Andersom zien mensen van achter hun bureau welke wandelaars benaderd kunnen worden [2, 6, 14] 6. Ruimten voor ontmoeting en samenwerking worden steeds meer de ruggengraat van kantoorconcepten. De bureauwerkplekken worden daar omheen gesitueerd [21]. Pas op voor 2. Open werkomgevingen zorgen voor minder persoonlijke gesprekken. Daarnaast is aandacht voor concentratie en privacy belangrijk in open kantooromgevingen [6, 11]. 3. De meningen over het flexibel gebruik van plekken zijn verdeeld. In een combikantoor met vaste plekken zijn mensen het meest tevreden over de communicatiemogelijkheden [6]. 4. Voldoende en divers 3. Diversiteit aan meubilair Plekken voor samenwerken en ontmoeten 11
Voorzieningen, diensten en middelen Voorzieningen, diensten, middelen die samenwerking ondersteunen 1. Rookruimten: Doordat alle rokers naar dezelfde centrale plek gaan en elkaar daar ontmoeten, stimuleren rookruimten de communicatie tussen rokers [6]. Overlegplekken: p 14 ICT: p 16 Koffiehoek: p 18 2. Schotten tussen werkplekken: Schotten kunnen, als ze de juiste hoogte hebben, er voor zorgen dat mensen wel een gevoel van privacy hebben maar elkaar nog voldoende waarnemen om tot interactie en samenwerking over te gaan [6]. 3. Ontmoetingsruimten in het zicht: Men zal meer geneigd zijn om uit te wijken naar een ontmoetingsruimte als te zien is of deze beschikbaar is. Hierdoor zullen ontmoetingsruimten die goed in het zicht liggen eerder gebruikt worden dan ontmoetingsruimten die minder goed in het zicht liggen [22]. 1. Rookruimten 4. Faciliteiten dicht bij de werkplek: Een afstand van meer dan 25 meter, deuren, trappen en overgangen naar een ander gebouwdeel vormen een belemmering om gebruik te maken van faciliteiten [6, 14]. 5. Telefoonplekken: Er moeten voldoende en afzonderlijke plekken zijn om te telefoneren, om te voorkomen dat anderen gestoord worden door telefoongesprekken en zodat men privacy heeft om persoonlijke gesprekken te voeren. Zeker in open werkomgevingen is dit belangrijk [6]. 5. Telefoonplekken 2. Schotten tussen werkplekken Overlegplekken: Zie pagina 14. Informatie en communicatie technologie: Zie pagina 16. Koffiehoek: Zie pagina 18. Let op 2. Als rookruimten ver weg of buiten zijn, ontstaat er een grotere scheiding tussen rokers en niet-rokers [6]. 4. Faciliteiten dicht bij de werkplek 3. Ontmoetingsruimten in het zicht Plekken voor samenwerken en ontmoeten 13