Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer Deel 2 stap 6-10
Inhoud Introductie 3 Btw-aangifte 4 Vaste structuur in debiteurenbeheer 8 Overzicht 11 Doe de eerste controle zelf! 13 Een jaaroverzicht zet u op het goede spoor 15 Conclusie 18
3 Introductie Verder met SnelStart In het eerste deel van het e-book las u al vijf praktische tips over het ordenen van uw administratie, het kiezen van een vaste werkwijze en het omgaan met ingaande en uitgaande facturen. In dit tweede deel willen we nader ingaan op de btw, het maken en gebruiken van overzichten en op het controleren van de boekhouding. Nog steeds is ons devies: SnelStart maakt het ondernemen succesvoller! Lees af en toe nog eens de tips door. Streep daarbij aan welke tips voor u direct toepasbaar zijn en voer ze op korte termijn door.
4 6 Btw-aangifte Btw staat voor Belasting op de Toegevoegde Waarde. U moet belasting betalen over de waarde die u toevoegde aan een product of dienst. Het gaat om het verschil tussen wat voor prijs u berekende (ex btw) en hoeveel u zelf moest uitgeven aan bijvoorbeeld grondstoffen. Alleen over dat verschil (uw netto winst) moet u btw betalen, meestal 6 % of 21 %. klik hier voor de website van de Belastingdienst
5 Btw heffen en afdragen Stel: U wilt zelf voor uw product 200,- ontvangen van uw klant. De Belastingdienst wil daar dan nog eens 21% over ontvangen (we gaan even uit van het zogenaamde hoge tarief.). U vraagt de klant daarom dus 242,- inclusief btw. Na de periode (bijvoorbeeld een kwartaal) moet u die 42 extra aan de Belastingdienst betalen. Btw betalen en terugvragen Maar om dit product te kunnen maken, heeft u 50,- aan materialen ingekocht. Uw leverancier bracht u 50,- + 21% = 60,50 in rekening, want hij moest ook 21 % aan de Belastingdienst betalen. U heeft dus zelf aan uw leverancier 10,50 btw betaald. In de btw-aangifte komt een bedrag van 42,- minus 10,50 te staan. U draagt dus uiteindelijk per saldo 31,50 af aan de Belastingdienst. U kunt dit ook anders uitrekenen met natuurlijk hetzelfde resultaat: 1. De grondstoffen hadden een waarde van 50,- ex btw. 2. U heeft er iets mee gedaan en het weer verkocht voor 200,- ex btw. 3. U heeft als ondernemer dus een toegevoegde waarde van 150,- gecreëerd. 4. De Belasting op die Toegevoegde Waarde bedraagt 150,- x 21% is 31,50.
6 Btw-hoogte niet belangrijk! Als u een product lever aan een ander bedrijf, krijgt u van dat bedrijf een bedrag PLUS btw. Die btw betaalt u volledig aan de Belastingdienst. Dat andere bedrijf betaalt aan u de prijs PLUS btw. Maar dat bedrijf kan het btw-bedrag weer volledig aftrekken bij de btw-aangifte. Om die reden maakt de hoogte van het btw-percentage tussen bedrijven weinig uit. Wat u bij verkoop heft, draagt u immers weer af. Of wat u voor inkoop betaalt, mag u weer terugvragen. Daarom worden offertes en prijsopgaven bij leveringen tussen bedrijven vaak zonder btw gedaan. Ook al verandert het btw-tarief (bijvoorbeeld van 19 % naar 21%), het maakt voor de netto prijzen niet uit. Btw-hoogte wel belangrijk Uiteindelijk zal er een product aan een consument geleverd worden. De consument kan de btw níet terugvragen. Voor hem betekent dus een btw-tarief van 21% dat het product 2 % duurder is dan bij een btw-tarief van 19 %. Die 2% is voor de Nederlandse economie. Maar het product is voor de klant wel duurder. Om diezelfde reden heeft men tijdelijk op arbeidsloon in de bouw 6% gezet. Zo werd het veel goedkoper voor consumenten een bouwvakker in te huren. Dat stimuleert de economie. In die gevallen is het btw-percentage dus wél belangrijk.
7 Btw verplicht aangifte In de btw-aangifte draagt u dus, kortgezegd, omzetbelasting af over uw omzet en trekt u af de omzetbelasting die u als ondernemer in rekening is gebracht. Hiervoor is het noodzakelijk dat u bij bent met uw boekhouding. Zorg dat u niet te laat bent met het (laten) doen van uw btw-aangifte. Zowel de aangifte als de eventuele betaling dienen voor het eind van de opvolgende maand na het tijdvak binnen te zijn bij de Belastingdienst. Een eventuele teruggave komt vanzelf. Kijk de ontvangen beschikking goed na. Tips: 1. Zorg voor een goed inzicht in wat u na elke periode aan btw moet betalen. Uw rekening stroomt vol in die periode, maar 21 % van de winst (dus na aftrek van de kosten) moet u weer afdragen. Laat u zich daar niet door verrassen! Met SnelStart kunt u op elk moment zien hoeveel btw u heeft ontvangen (die u dus weer moet afdragen). 2. Doe de eerste periodes in het jaar zelf. Laat de laatste periode goed controleren door uw boekhouder. Die kan dan eventuele fouten nog herstellen. Een btwaangifte met een foutje is lang niet zo erg als een btw-aangifte die te laat is. U heeft immers de geheven btw nog in uw bezit, terwijl die binnen de termijn moet worden afgedragen aan de Belastingdienst. 3. Geef bij prijsopgaven, offertes en catalogi expliciet aan of het om bedragen INCLUSIEF btw of EXCLUSIEF btw gaat. Normaal gesproken kunt u aan bedrijven de bedragen exclusief btw vermelden. Geef dan wel aan: exclusief btw. Prijzen voor consumenten zijn in principe inclusief btw. 4. Niet iedereen is een rekenwonder. Maar het berekenen en verrekenen van btw is een belangrijk proces in uw administratie. Zorg dat u het principe begrijpt. Als u de uitleg hier niet helemaal snapt, vraag dan iemand om het u uit te leggen aan de hand van uw eigen bedrijfsproces.
8 7 Vaste structuur in debiteurenbeheer Iedereen kent ze, maar niet iedereen houdt ze uit elkaar: debiteuren en crediteuren. DeBiteuren zijn De Beste namelijk diegenen Die Betalen. Beter gezegd: die zouden moeten betalen. Hopelijk helpt dit ezelsbruggetje. Helaas betalen debiteuren niet allemaal op tijd. U moet dat in de gaten houden. Een goed debiteurenbeheer is noodzakelijk om de vinger aan de pols te houden.
9 Stel uw eigen procedure en termijnen van factureren vast Bedenk eerst welke betalingstermijnen u wilt hanteren. Natuurlijk doet u dit niet per factuur, maar bedenkt u dat voor een langere periode. U kunt dit ook opnemen in uw Algemene Voorwaarden. 1. Wat is de maximale betaaltermijn die u op uw facturen zet? Dat kan bijvoorbeeld 15 of 30 dagen zijn. 2. Hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaltermijn stuurt u een herinnering als er niet is betaald? Ons advies is om dat snel te doen, maximaal 1 á 2 weken na het verstrijken van de betalingstermijn. Soms is een factuur zoek geraakt bij de klant. U kunt dan direct een vervangende sturen. 3. Als er binnen 1 á 2 weken na de herinnering geen reactie is, stuurt u een aanmaning. U kunt aangeven dat u om onmiddellijke betaling vraagt, om incassokosten te vermijden. Op internet zijn vele briefvoorbeelden te vinden. 4. Afhankelijk van de grootte van de klant en de relatie die u met hem heeft, kunt u tegelijk telefonisch contact op (laten) nemen. Ook een e-mail met de aanmaning als PDF wil nog wel eens helpen. Het kan zijn dat uw relatie niet zelf betaalt, maar dat er een financiële afdeling is, die om wat voor reden dan ook de betaling nog niet heeft gedaan. Natuurlijk is dat niet uw verantwoordelijkheid, maar het zorgt wel voor vertraging in het proces. Bedenk in dat geval dat uw klant gekozen heeft voor deze route. 5. Als er niet betaald wordt, kunt u de vordering uit handen geven. Benader hiervoor een incassobureau. Bedenk wel dat dit de relatie met de klant sterk onder druk zal zetten. Ook zijn er kosten aan een incassokantoor verbonden. Gelukkig geeft het dreigen vaak al het gewenste effect.
10 6. Zorg voor duidelijke Algemene Voorwaarden. Via het internet kunt u basisteksten hiervoor vinden, die u kunt aanpassen aan uw situatie. Plaats deze op uw website en verwijs ernaar in uw offertes. Desgewenst kunt u ze zelfs meesturen. Controleer de debiteuren regelmatig Debiteurenbewaking werkt enkel als u het regelmatig doet. Dus niet één keer in de twee maanden kijken naar de openstaande facturen maar doe dit regelmatiger, bijvoorbeeld één keer per week, na de normale facturatie. Bedenk wat u wilt doen met nieuwe leveringen aan slecht-betalende debiteuren. Gaat u door? Geeft u aan uw klant door dat de levering even stagneert vanwege zijn betaalgedrag? Besteed vooraf tijd aan het inrichten van deze onderdelen. Dit bespaart u later veel werk. Een goed administratiepakket helpt u daarbij. Wat als de debiteur failliet gaat? De kans is dan helaas groot dat u uw geld niet meer ontvangt. Er gebeuren enkele vervelende dingen: Uw klant is uw klant niet meer. Altijd jammer. Uw geleverde materialen zijn niet meer voor u beschikbaar. De curator bepaalt wat ermee gaat gebeuren. Uw gefactureerde btw dient u te betalen, ook al wordt de factuur niet aan u voldaan. Die btw kunt u pas later weer terugvorderen. Uw netto factuur bedrag wordt vooralsnog als inkomsten voor u gezien. Uw boekhouder kan hiervoor wel een voorziening opnemen om te voorkomen dat u hierover belasting betaalt. Pas als de curator de zaak definitief opheft (vaak jaren later), kan het bedrag definitief worden verrekend.
11 8 Overzicht Een belangrijk doel van het bijhouden van uw administratie is het behouden van overzicht. Kijk mee over de schouder Als u niet zelf met boekhoudsoftware werkt, zorg er dan voor dat u weet hoe u overzichten en rapporten kunt laten samenstellen. U hoeft niet alles te doorgronden. Maar u dient toch wel te weten hoeveel inkomsten en uitgaven u over de afgelopen maand of over het afgelopen jaar heeft.
12 Tips voor een beter overzicht Goed overzicht is het halve werk. Kijk gedurende het jaar geregeld naar uw cijfers en wacht niet op de jaarrekening. Zorg dat u inzicht hebt in uw bedrijf zodat u tijdig kunt ingrijpen als dat nodig is. 1. Kijk naar de stand van de debiteuren (klanten van wie u nog geld krijgt). 2. Kijk naar de stand van de crediteuren (leveranciers aan wie u nog moet betalen). 3. Kijk naar het verloop van de omzet en de kosten. 4. Vraag een adviseur (bijvoorbeeld een bevriende ondernemer of uw boekhouder) om commentaar te geven op de overzichten. Zijn uw kosten in verhouding met uw inkomsten? Zijn uw inkomsten in verhouding met uw eigen inzet? 5. Maak een aparte map waarin u dit soort overzichten bewaart. U kunt dan makkelijk periodes vergelijken. 6. Zorg dat u inzicht hebt in uw bedrijf, zodat u tijdig kan ingrijpen als dat nodig is. 7. Vergelijk dezelfde periode van het vorig jaar, als u vergelijkbare activiteiten hebt gedaan. Gaat het nog even goed? Komt u dezelfde klanten nog tegen? 8. Heeft een reclame- of marketingactie zichtbaar effect op de winst? Wat gebeurde er na een beurs of Google Ads campagne? 9. Kies de drie grootste kostenposten. Kijk of u op één van deze kostenposten komende jaar 25 % kunt besparen, bijvoorbeeld door te onderhandelen over een prijs, elders in te kopen of minder te verbruiken. Iedere euro die u niet uitgeeft, is winst.
13 9 Doe de eerste controle zelf! Voordat de administratie naar de boekhouder / accountant gaat, zorgt u dat u de eerste controles zelf hebt gedaan. Dit scheelt tijd, en dus kosten die u anders moet betalen aan uw boekhouder.
14 Goedkoop werk is duur werk Doet uw boekhouder ook simpel werk, zoals het invoeren van bonnetjes? Kijk dan eens of er niet een neefje is dat een goedkoop bijbaantje zoekt. Onder de twintig jaar betekent vaak veel goedkoper (en ook nog eens twee keer zo snel met een toetsenbord als boven de twintig). Denk wel na over het effect van het financiële inkijkje dat een familielid krijgt in uw bedrijf. SnelStart helpt Het mooie van SnelStart is dat fouten die u bij het invoeren maakt, er vroeg of laat uitkomen. Een verkeerd btw-percentage? Het wordt vanzelf gemeld. Een verkeerd factuurbedrag, dat daarmee afwijkt van uw bankafschrift? Het komt vanzelf boven tafel. De laatste checks Als SnelStart alles heeft gecheckt, doet u onderstaande stappen nog voor u de boekhouder belt. Bekijk de grootboekrekening vraagposten nog eens. Gedurende het boeken heeft u daar alles op geboekt wat u niet wist. Wellicht kunt u zelf nog wat van deze posten oplossen. Onze ervaring is dat mensen gaandeweg het ondernemen en het boekhouden snel dingen leren. U bent vast weer slimmer dan een half jaar geleden. Bekijk de stand van de bankrekening en vergelijk deze met de stand volgens de boekhouding. Klopt dit niet? Zoek het uit, u bent ergens een of meerdere mutatie(s) vergeten te boeken. Begin bij het oudste afschrift en zoek waar uw dagboek bank begint af te wijken van uw afschrift. Loop de kas na. Tel het saldo en check dit met het saldo in uw grootboekrekening kas na uw laatste boeking. Zorg dat u van alle inkoopfacturen de terug te vragen btw hebt gecheckt. Dit is geld dat u volledig terugkrijgt. Elke euro vergeten is een euro minder in uw portemonnee.
15 10 Een jaaroverzicht zet u op het goede spoor Jaarstukken zijn eigenlijk alleen verplicht als u een BV of NV runt, of als uw bank dat verlangt. Eenmaal per jaar kan uw accountant/boekhouder jaaroverzichten van uw onderneming opmaken om deze te verwerken in de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Zorg dat u snapt wat er op papier staat. Het is immers uw bedrijf. Zorg voor een goede (SnelStart-)accountant die adviezen geeft over fiscale aspecten, zoals willekeurige afschrijving, extra afschrijvingsmogelijkheden et cetera. Voer wel zelf u boekingen in, zeker de eerste periode. Zo krijgt u inzicht in uw administratie en daarmee uw bedrijf. Laat uw jaaroverzichten de eerste keer helemaal bespreken en kijk deze nog eens na. Zoek verbeterpunten voor de toekomst en voer deze uit. Kies voor drie speerpunten, die u het komend jaar gaat verbeteren. Dit is concreter dan een heleboel punten die u ooit zult doen. U kunt op basis van de cijfers ook nadenken over de langere termijn.
16 Vlieg op verschillende hoogtes Het is zinvol om planningen op verschillende termijnen te maken. Begin daarbij op de langere termijn, en werk dan terug. Een hoge vlieghoogte: U kijkt drie jaren vooruit. Zet grote lijnen uit. Meer vestigingen? Uitbreiding van het personeelsbestand? Welke activiteiten doet u over drie jaar? Welke omzet maakt u? Een gemiddelde vlieghoogte: U kijkt één jaar vooruit. Als u bedenkt waar u over drie jaar wilt zijn, wat is dan het doel over één jaar? Welke producten moet u gaan ontwikkelen? Welke marketing-activiteiten ontplooien? Een lage vlieghoogte: U ziet veel details, maar u kunt niet ver vooruit kijken. Bedenk welke zaken u de komende drie maanden aandacht geeft. Met wie gaat u afspraken maken? Als u personeel heeft, wat vertelt u hen over uw plannen? Eén dag per kwartaal Neem elk kwartaal een dag de tijd om u met een kladblok of flipover terug te trekken. Neem de overzichten vanuit SnelStart mee. Bedenk welke kant u op wilt.
17 Welke manier? Laat u inspireren door de onderstaande ideeën en kies wat echt bij u past. Zonder u een ochtend helemaal af. Ga lunchen met een adviseur / vriend en vertel hem wat er die ochtend in u op kwam. Gebruik de middag om samen lijnen uit te zetten Heeft u een vaste relatie? Neem met hem of haar de tijd om hoofdlijnen door te spreken. Een goede partner kent u, heeft een frisse kijk, heeft een perfecte combinatie van betrokkenheid en distantie. En heeft u het getroffen met uw partner? Dan ziet hij of zij perfect waar u écht gelukkig van wordt. Waarom wilde u ondernemer worden? Doet u die dingen nog steeds? Of bent u al snel gegroeid tot bedrijfsleider van een organisatie waarin uw medewerkers datgene doen dat u het leukste vindt? Kies drie dingen die u het komend jaar wilt ontwikkelen, drie dingen die u het komend jaar wilt vasthouden en drie dingen die u het komend jaar wilt veranderen/kwijtraken. Wordt geen speler in uw toneelstuk maar regisseur. Zorg dat u ondernéémt in plaats van ondergáát, voor u óndergaat.
18 Conclusie Het bijhouden van de administratie is een verplichting die de Belastingdienst aan elke ondernemer oplegt. Het helpt als u met een juiste voorbereiding, een beetje goede wil en een passend boekhoudpakket uw administratie op orde brengt en houdt. Kennis en inzicht van de cijfers maken u een betere ondernemer en wie wil dat nou niet? Maak van uw boekhouder een adviseur Als u goed invoert, is uw boekhouder/accountant alleen nog maar controleur en adviseur. Dat scheelt kosten. Uw eigen betrokkenheid bij uw adminstratie scheelt kwaliteit van uw bedrijfsvoering.
19 Wat kan ik daar mee? De administratie en de boekhouder kunnen u goede ideeën aan de hand doen over het ondernemen. Maar uiteindelijk bepaalt u zelf. U zet de koers uit. Daarvoor is het zinvol om financiële doelen op te stellen. Ze dienen SMART te zijn: Specifiek: is het doel concreet genoeg? Meer winst is vaag. Betere producten is ook vaag. Halvering van het percentage klachten is wel specifiek. Meetbaar: kunt u over een bepaalde periode duidelijk aangeven of u het doel wel of niet hebt gehaald? Ambitieus: Is het doel waar u moeite voor moet doen en waarmee u iets bereikt? Het doel om minstens één tevreden klant te hebben is dat niet. Het doel om uw klantenbestand met 20% uit te breiden is dat wel. Realistisch: Is het doel haalbaar? Verdrievoudiging van uw omzet als kapperszaak is zonder uitbreiding meestal niet erg realistisch. Het is mooi naar een hoger doel te streven, ook als dat niet helemaal wordt gehaald. Maar een doel dat helemaal niet wordt gehaald, demotiveert en heeft geen nut. Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn? Stel hiervoor ook een reëel tijdspad op, bijvoorbeeld een half jaar of een jaar. Langere periodes zijn niet erg specifiek meer. Natuurlijk kan het wel zin hebben om voor de langere termijn een plan te bedenken. Uiteindelijk geldt: onderneem! Een schip dat stil ligt, is niet te sturen. Ga aan de slag, breng uw onderneming in beweging, want alleen dan kunt u bijsturen. SnelStart helpt u succesvol te sturen!