OPZET DEFENSIE VASt ACTIEPLAN Inleiding Op grond van het Intern Memorandum van Wnd. C-Matlogco (IM Matlogco/B&P 2004.88264 d.d. 30-11-2004) is onderstaand Defensie VASt actieplan opgesteld. Vast staat hierbij voor Versterking Arbeidsomstandighedenbeleid Stoffen en is een initiatief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Het VASt programma beoogt binnen het Nederlands bedrijfsleven het werken met gevaarlijke stoffen veiliger te maken. Ter realisatie van dit doel worden brancheorganisaties gestimuleerd om VASt actieplannen op te stellen en uit te voeren. Binnen Defensie zijn een aantal ontwikkelingen die bij elkaar komen binnen dit VASt actieplan: de reorganisatie van het Ministerie van Defensie waarbij de Koninklijke Landmacht (KL), Koninklijke Luchtmacht (KLu) en Koninklijke Marine (KM) op vele aspecten integreren; de reorganisatie van de Defensie, waarbij de Directie Materieel Koninklijke Luchtmacht, de Directie Materieel Koninklijke Marine, de Materieel Logistiek Commando (Landmacht) en hun onderliggende onderhouds- en bevoorradingsbedrijven integreren tot de Defensie Materieel Organisatie (DMO); de oprichting van een Kenniscentrum Arbo en Milieu binnen de DMO; de ontwikkeling van het Defensie Arbo- en Milieu- Informatie Systeem (DAMIS). In het DAMIS wordt alle relevante gevaarlijke stoffen verzameld; de ontwikkeling van de Arbomilieumeetlat bij het DMO/LBB/BOSCO bedrijf, een leidraad/hulpmiddel voor de inkoop van gevaarlijke stoffen; de ontwikkeling van de RI&E-toxische stoffen bij de Arbodienst KL, die als model kan dienen binnen heel Defensie. Deze ontwikkelingen en de eisen uit de Arbo-wet ten aanzien van gevaarlijke stoffen geven bij Defensie aanleiding tot deelname aan het VASt-programma van het Ministerie van SZW. In dit kader wordt een zestal activiteiten opgestart gericht op het VASt. Deze activiteiten zijn samengebundeld in één actieplan, wat tot voordeel heeft dat de acties in samenhang met elkaar kunnen worden uitgevoerd. Deze samenhang is noodzakelijk omdat verschillende actoren binnen defensie verantwoordelijk zijn voor de afzonderlijke activiteiten en resultaten. Doelstellingen Defensie wil op een effectieve wijze voldoen aan wet en regelgeving over arbeidsomstandigheden en gevaarlijke stoffen. Risico's van stoffen moeten worden beheerst of voorkomen. Binnen dit kader vinden vele verschillende activiteiten plaats. Binnen dit kader wil Defensie deelnemen aan het VASt-programma om een extra impuls te geven aan het ontwikkelen van instrumentarium en kennisinfrastructuur rond stoffen. 1
Het doel van deelname aan het VASt-programma is drieledig: 1. Binnen Defensie het bestaand instrumentarium op het gebied van beoordeling van gevaarlijke stoffen verder te ontwikkelen. Concreet betreft het de Arbo- en Milieumeetlat en de RI&E gevaarlijke stoffen. 2. De kennisinfrastructuur en competenties bij gebruikers en intermediairen verbeteren. 3. De verbeterde instrumenten en kennisinfrastructuur linken aan het defensiebreed informatiesysteem over stoffen, arbo en milieu. De doelstellingen worden in tabel 1 (blz. 6 t/m 16) verder uitgewerkt. Na afloop van het project moeten de volgende resultaten geboekt zijn (subdoelstellingen): 1. Defensie beschikt over een beproefde RI&E methodiek, welke de instemming heeft van de arbodiensten. Om deze doelstelling te bereiken zal er eerst het door de Arbodienst KL ontwikkelde RI&E instrument in samenwerking met de arbodiensten van de KLu en KM geschikt worden gemaakt om defensiebreed te kunnen worden toegepast.. Dit instrument zal worden geautomatiseerd, uitgetest bij een aantal decentrale werkgevers, geëvalueerd en zonodig aangepast. Het PvA is nader uitgewerkt in tabel 1, activiteit 1.1 t/m 1.4. Het uitontwikkeld RI&E instrument zal vervolgens worden uitgerold bij de overige decentrale werkgevers. Deze laatste activiteit maakt overigens geen deel uit van het VASt actieplan. 2. Defensie beschikt over een beproefde methode om een uitvoerbaar plan van aanpak (PvA) te genereren, gebaseerd op de prioriteiten uit de RI&E, waarin de grootste problemen op een voortvarende wijze kunnen worden opgelost. Er wordt een breed samengestelde werkgroep geformeerd, die ervoor zorgdraagt, dat uit RI&E's managementinformatie wordt gegenereerd. Vervolgens gaan de in tabel 1, activiteit 1.3 bedoelde decentrale werkgevers werkgroepen samenstellen, die het opstellen van verbeterplannen gaan uittesten. Iedere in actiepunt 1 participerende decentrale werkgever beschikt aan het einde van het project over een getoetst plan van aanpak. Tevens wordt de door de verbetergroepen gehanteerde aanpak en de resultaten van de PvA's geëvalueerd. Er zal een procedure worden opgesteld, die vastlegt: - hoe en op welke wijze de ervaringen van verbetergroepen voor andere decentrale werkgroepen worden ontsloten; - in welke gevallen nieuwe verbetergroepen moeten worden geïnitieerd; - wat een goede samenstelling van verbetergroepen is, zodat zij effectief kunnen worden ingezet. Deze laatste drie aspecten hebben een nauwe relatie met subdoelstelling 5 (kennisinfrastructuur). 2
3. Bij de inkoop wordt de (verbeterde) arbomilieumeetlat gebruikt en de resultaten vastgelegd binnen DAMIS. Het bij de inkoop van gevaarlijke stoffen zorgvuldig meewegen van de arbo- en milieuaspecten, vergroot de kans dat tijdens het daadwerkelijk gebruik van deze stoffen arboen/of milieuproblemen ontstaan. Met behulp van deze meetlat kan deze afweging op een zorgvuldige en gefundeerde wijze plaats vinden. Het PvA is nader uitgewerkt in tabel 1, activiteit 3.1 t/m 3.4. 4. Defensie is in staat werknemers te informeren dan wel te instrueren over gevaarlijke stoffen. Werknemers moeten worden geïnstrueerd over de toepassing van gevaarlijke stoffen op een arbo- en milieuverantwoordelijke wijze. Voor de instructie van werknemers zijn er Werkplekinstructie-kaarten (WIK's). Binnen Defensie worden deze WIK's Artikel Veiligheids Informatie Bladen (AVIB'n) genoemd. In eerste instantie worden de gebruikers van de bestaande AVIB'n geënquêteerd waarbij alternatieven worden gepresenteerd. Op basis van de resultaten van deze enquête worden nieuwe formats ontwikkeld, welke door de gebruikers op praktische bruikbaarheid worden beoordeeld. Het definitieve format wordt vervolgens vastgesteld. Hierbij is het van verder belang dat de informatiecirkel wordt gesloten, waarbij bevindingen die op basis van de RI&E's zijn geconstateerd, worden opgenomen in de WIK s. De bestaande AVIB'n zullen vervolgens systematisch worden omgezet in het nieuwe format WIK en vastgelegd in DAMIS. Deze laatste werkzaamheden maken geen deel uit van het actieplan. Er zal overleg worden gevoerd met het Opleidingscentrum Logistiek (OC-LOG), dat praktijkgerichte cursussen op het gebied van gevaarlijke stoffen verzorgt. Doel van dit overleg is om OC-LOG te informeren over de ontwikkelingen met betrekking tot WIK's en ondersteuning te bieden bij het aanpassen van het cursusmateriaal op het gebied van gevaarlijke stoffen. In overleg / samenwerking met OC-LOG zullen workshops georganiseerd worden om decentrale werkgevers te informeren over ontwikkelingen met betrekking tot WIK's. 5. Binnen defensie kunnen betrokken partijen eenvoudig elkaars kennis en gevaarlijke stoffen raadplegen Zeker na de reorganisatie is er behoefte aan inzicht en overzicht over de kennis over stoffen die binnen Defensie aanwezig is. Naast de formele structuur, is het ook belangrijk dat verschillende actoren binnen (en mogelijk buiten) Defensie elkaar weten te vinden bij praktijksituaties. Hiertoe dient de arbo- en milieu- kennisinfrastructuur met betrekking tot gevaarlijke stoffen te worden beschreven en in DAMIS te worden vastgelegd. 3
Verder hebben specifieke functiegroepen zoals arbocoördinatoren, inkopers, (technische) specialisten, arbodiensten, staforganen, enz. behoefte aan (management) binnen de Krijgsmacht in gebruik zijnde gevaarlijke stoffen, welke zij op Intranet willen raadplegen. Deze (management) de aanwezigheid en het (gewenste) gebruik van gevaarlijke stoffen (voorbeelden: gebruik van CMR-stoffen, monitoren van veranderingen in het inkoopbeleid, aantal mensen dat wordt blootgesteld aan stoffen,.) moet op eenvoudige wijze kunnen worden gehaald uit DAMIS. Nagegaan wordt welke managementinformatie noodzakelijk is. Daarna wordt deze informatievraag vertaald in concrete producten. Deze producten worden vervolgens in DAMIS geïmplementeerd. Met betrekking tot de in actiepunt 5.1 en 5.2 uit te voeren ketensimulatie wordt een separate subsidieaanvraag Ketensimulatie bij het ministerie van SZW ingediend. 6. Defensie is in staat om van alle persoonsregistratieplichtige stoffen de werklocatie, het werkproces, het aantal personen alsmede de blootstellingduur vast te leggen in een (centraal) raadpleegbaar register; Persoonregistratieplichtige stoffen zijn bijvoorbeeld kankerverwekkende en reprotoxische stoffen. Concreet gaat het om de koppeling van de blootstelling van medewerkers uit de RI&E gevaarlijke stoffen, de gegevens uit DAMIS (functies gekoppeld aan stoffen) en PeopleSoft, het personeelssysteem van Defensie. Het grootste belang zit in het tot stand komen van een informatiesysteem waarmee inzichtelijk wordt bij welke functies blootstelling plaatsvindt en welke personen blootgesteld zijn/worden aan dergelijke gevaarlijke stoffen. De intentie is om een aanzet te maken met de koppeling tussen DAMIS en PeopleSoft. RI&E gevaarlijke stoffen blootstelling, functies en stoffen << >> DAMIS eigenschappen van stoffen stoffen en functies >> PeopleSoft functies en personen 7. Algemeen. Het project wordt afgesloten met een bijeenkomst, waarin een ieder die een bijdrage aan het project heeft geleverd wordt geïnformeerd over de bereikte resultaten. Verder zullen de overige werkgevers, die niet aan het project hebben deelgenomen, ook worden geïnformeerd over de uitkomsten van het project. Deze voorlichting is met name gericht op de positieve implicaties van het project voor de arbeidsomstandigheden van hun organisatiedeel. 4
Er is een planning van de activiteiten in de tijd gemaakt. Streefdatum eind van het actieplan is 1 juli 2007. Strategie binnen het actieplan De subdoelstellingen en de activiteiten hebben natuurlijk veel verbanden met elkaar. Om te voorkomen dat activiteiten niet op elkaar aansluiten in tijd of in inhoud maken we een aantal keuzes bij de opzet van het actieplan. Ieder resultaat kent een resultaatverantwoordelijke. Deze is eindverantwoordelijk voor het opleveren van het resultaat binnen de gestelde periode. Bij het benoemen van de resultaten is rekening gehouden met het vaak parallel laten lopen van verschillende projecten. Veel projecten beginnen eerder dan een ander project is afgelopen, om juist tijd te winnen: het opstarten van een nieuw project zal telkens tijd kosten. Gekozen wordt voor het instellen van een aantal overlegvormen: o de projectgroep; voorzitter: projectcoördinator (dhr E. Hofstede) deelnemers: de projectleiders van alle deelprojecten, dhr H. Pol (Arbod KL), dhr R. Kandou (KC AM), dhr K. v. Antwerpen, vertegenwoordiger werkgevers (actiepunt 2.2); doelstelling: Hier wordt de voortgang van de projecten besproken, deelprojecten uitgewisseld en afgestemd, en worden zonodig voorstellen voorbereid om het actieplan bij te stellen. o de klankbordgroep voorzitter: vertegenwoordiger van één van de centrale werkgevers (dhr. H. Groenendijk, DMO) deelnemers: verantwoordelijken/vertegenwoordigers van een vijf tot tien decentrale werkgevers. In de groep zijn ook hun adviseurs uit de Arbodiensten vertegenwoordigd. De decentrale werkgevers worden uitgezocht op spreiding in de organisatie en het gebruik van gevaarlijke stoffen. Reeds voor de start van het Actieplan worden deze werkgevers reeds bijeengezocht; doelstelling: De klankbordgroep zal de voortgang en de resultaten van het Actieplan toetsen aan de eigen praktijk. Activiteiten binnen het actieplan zoals de gebruiksvriendelijkheid van het RI&E-instrument, het genereren van managementinformatie, het uittesten van de WIK s, de wijze van organiseren van verbetersessies etc, zullen allereerst bij deze decentrale werkgevers plaatsvinden. Op deze wijze ontstaat er een kleine maar representatieve groep decentrale werkgevers die meedenkt gedurende de looptijd van het hele actieplan. In de klankbordgroep behoren verantwoordelijken met beslissingsbevoegdheid voor het Arbobeleid van een decentrale werkgever te zitten. De klankbordgroep komt ca eens per half jaar bij elkaar. De volgende eenheden zouden in aanmerking kunnen komen voor de klankbordgroep (waarbij aangegeven onder welk Defensieonderdeel deze vallen en bij welke Arbodienst ze zijn aangesloten): 1. Paresto (CDC), op 1 à 2 KL locaties (Arbodienst Landmacht) 2. Scheilab (DMO, kenniscentrum) (Arbodienst Marine) 3. Marinebedrijf (DMO, onderhoud) (Arbodienst Marine) 5
4. Vliegbasis (CLSK, vliegtuigonderhoud) (Arbodienst Luchtmacht) 5. Smeerenburg (DMO, opstal/distributie van stoffen) (Arbodienst Marine) 6. Hersteleenheid (bijv. 320 Hrstcie; CLAS) (Arbodienst Landmacht) 7. een LFD van een RMC (CLAS, lokale facilitaire dienst, 2 locaties) (Arbodienst Landmacht) 8. BBM, Beproeving BedrijfsmateRI&Eel (DMO)( Arbodienst Landmacht) 9. LC KLu (CLSK, Woensdrecht) (Arbodienst Luchtmacht) o de begeleidingscommissie voorzitter: vertegenwoordiger HDP (dhr K. van Antwerpen) deelnemers: vertegenwoordigers van alle betrokken actoren, alsmede vertegenwoordigers ministerie SZW. doelstelling: De begeleidingscommissie bewaakt de voortgang van de deelprojecten. Eventuele (door de projectleider voorgestelde) planwijzigingen worden besproken en geaccordeerd. De begeleidingscommissie komt eens per kwartaal bij elkaar. Binnen het actieplan is een groot aantal maal gekozen voor het houden van workshops, verbetersessies en andere bijeenkomsten. Een groot aantal, op de praktijk gerichte bijeenkomsten bevordert de implementatie van alle plannen die binnen het VASt actieplan worden ontwikkeld, en organiseert vanzelf een terugkoppeling van praktijkmensen. Betrokkenen Kenniscentrum Arbo & Milieu Onderdeel van DMO. Projectleider van het VASt actieplan. Resultaatverantwoordelijk voor een aantal deelprojecten. Beheerder van het DAMIS systeem, en daaraan gekoppelde informatiesystemen. Afdeling Brand & Bedrijfsstoffen Onderdeel van DMO is verantwoordelijk voor de inkoop van (bedrijfs)gevaarlijke stoffen (niet zijnde gebouwgebonden gevaarlijke stoffen zoals asbest). Verantwoordelijk voor de juiste toepassing van het inkoopbeleid (met hulp van de arbomilieumeetlat) HDP Als stafdirectie verantwoordelijk voor de implementatie van het Arbobeleid. Treed voorwaarde scheppend op door het aansturen van de Defensieorganisatie, het (laten) ontwikkelen van instrumenten inclusief de automatisering. Resultaatverantwoordelijk voor een aantal deelprojecten. Beheerder van PeopleSoft. Decentrale werkgevers Binnen defensie zijn de verantwoordelijkheden in het kader van de Arbowet neergelegd bij commandanten van eenheden, die beschikken over een Medezeggenschap Commissie. deze commandanten worden binnen Defensie decentrale werkgevers genoemd. Zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van de RI&E gevaarlijke stoffen en het opstellen van het Plan van Aanpak. Zullen voor de implementatie van het Plan van 6
Aanpak vaak afhankelijk zijn van anderen, voor wat betreft roerende goederen en verbruiksgoederen is dit bijvoorbeeld de DMO. Verantwoordelijk voor voorlichting aan personeel. Een vijf tot maximaal tien decentrale werkgevers vormen de klankbordgroep. Centrale werkgevers Is de hiërarchisch hoogste commandant van de decentrale werkgever. Is ervoor verantwoordelijk, dat de decentrale werkgever de verplichtingen op grond van de Arbowet nakomt. Een in overleg aangewezen vertegenwoordiger van de centrale werkgevers is resultaatverantwoordelijk voor een aantal deelprojecten. Arbodiensten Binnen dit project zijn de Arbodiensten van de Landmacht, Luchtmacht en Marine betrokken. Deze Arbodiensten adviseren over de arbozorg binnen Defensie. Arbodiensten leveren specifieke kennis op arbeidshygiënisch gebied. Adviseren / ondersteunen (decentrale) werkgever bij uitvoeren RI&E gevaarlijke stoffen. Beoordelaar RI&E gevaarlijke stoffen. De Arbodienst KL heeft het RI&E instrument gevaarlijke stoffen ingebracht en begeleidt het proces om te komen tot een RI&E instrument gevaarlijke stoffen, welke door alle Defensie-Arbodiensten zal worden gehanteerd. De Arbodiensten verlenen op verzoek van de door hen verzorgde werkgever ondersteuning bij de uitvoering van deelprojecten. Nemen ook deel aan de klankbordgroep. Werknemers Moeten worden voorgelicht over Arborisico's; Zijn verantwoordelijk voor juiste uitvoering van hun werkzaamheden. 7