Handleiding bovenbouwmonitor KiVa-coördinatoren

Handleiding bovenbouwmonitor KiVa-coördinatoren Versie: 4 Auteurs: Veerle Rijntjes en Marjolein Rispens Datum: 12 september 2019 Contact: info@kivaschool.nl https://www.kivaschool.nl/contact/ De monitor: https://kiva.sociaalnetwerkadvies.nl 1

Inhoudsopgave handleiding 1. Inleiding KiVa monitoring... 3 2. Inloggen in 3 stappen... 4 Stap 1: Account activeren... 4 Stap 2: Wachtwoord instellen... 5 Stap 3: Inloggen... 5 Tussenstap: Wachtwoord vergeten... 6 3. Meting starten in 8 stappen... 7 Stap 1: Toestemmingsformulier downloaden en verspreiden... 7 Stap 2: Leerlinggegevens invoeren... 7 Optie 1: Invoeren via EDEX bestanden... 9 Optie 2: Invoeren via leerlinglijsten... 11 Optie 3. Opnieuw invoeren van de leerlinggegevens... 12 Stap 3: Groepsindeling controleren/ wijzigen... 14 Tussenstap: Combinatiegroepen samenvoegen... 14 Tussenstap: Leerkracht/ leerling toevoegen... 16 Tussenstap: Leerkracht/ leerling wijzigen... 17 Tussenstap: Leerkracht/ leerling verwijderen of verplaatsen... 18 Tussenstap: Groepsnaam wijzigen... 19 Stap 4: Meting klaarzetten... 20 Stap 5: Selecteer groepen... 21 Stap 6: Klasindeling controleren/ wijzigen... 22 Stap 7: Toestemming leerlingen... 23 Stap 8: Meting starten... 24 4. Inlogcodes downloaden in 2 stappen...25 Stap 1: Actieve metingen bekijken... 25 Stap 2: Inlogcodes downloaden... 26 5. Voortgang monitoren...27 De voortgang op uw school... 28 De voortgang per klas... 29 6. Rapporten downloaden en inzien...30 7. Profiel wijzigen...32 Optie 1: Naam wijzigen... 32 Optie 2: E-mail wijzigen... 32 Optie 3: Wachtwoord wijzigen... 32 2

1. Inleiding KiVa monitoring Uw school is een KiVa-school. Kinderen op KiVa-scholen vullen twee keer per jaar op school een vragenlijst in. Van de verzamelde gegevens wordt een rapport gemaakt. Hiermee krijgen leerkrachten een algemeen beeld van de klas waardoor ze beter weten hoe het met de klas gaat. U bent aangemeld als Coördinator van uw school voor de monitor van KiVa. U heeft als enige toegang tot de monitor van KiVa. De monitor werkt via de website https://kiva.sociaalnetwerkadvies.nl. In de monitor kunt u onder andere klassen aanmaken, leerlingen invoegen, metingen klaarzetten etc.. Ook krijgt u snel inzicht in de voortgang van de afname van de vragenlijst. Met behulp van de monitor kunt u de voortgang bewaken en indien nodig kunt u tijdig ingrijpen als u ziet dat (nog) niet alle klassen en/of leerlingen (helemaal) klaar zijn voor de einddatum van de meting. Ten slotte bent u het aanspreekpunt voor leerkrachten op uw school. Leerkrachten zorgen er namelijk voor dat zij de vragenlijsten afnemen bij hun leerlingen. Dit gebeurt via een andere website: https://vragenlijst.sociaalnetwerkadvies.nl. In deze handleiding staat uitgelegd wat u als coördinator moet weten over hoe u: kunt inloggen (hoofdstuk 2); een meting klaarzet (hoofdstuk 3); inlogcodes genereert voor leerlingen (hoofdstuk 4); de voortgang in de gaten houdt (hoofdstuk 5); rapporten kunt downloaden (hoofdstuk 6); uw profiel kunt wijzigen (hoofdstuk 7) Voor leerkrachten bestaat de Handleiding voor leerkrachten (deze is te vinden onder het tabblad Downloads in de monitor). Hierin staat de procedure rondom het afnemen van de vragenlijst kort uitgelegd. Onder hoofdstuk 6 staat uitgelegd hoe rapporten kunnen worden gedownload. Inloggen op de monitor doet u dus via https://kiva.sociaalnetwerkadvies.nl met uw emailadres en uw zelfbedachte wachtwoord. 3

2. Inloggen in 3 stappen Voor elke school wordt een eigen account aangemaakt voor de monitor van KiVa. Elke school krijgt één account. Dit account wordt beheerd door u als coördinator. In dit hoofdstuk leest u hoe u dit account kunt activeren. Dit account is dus een ander account dan het account voor intranet op www.kivaschool.nl. In principe gaat inloggen op de monitor via https://kiva.sociaalnetwerkadvies.nl en gaat inloggen op intranet via www.kivaschool.nl. Inloggen op zowel de monitor als het intranet kán wel via www.kivaschool.nl. Als je wilt inloggen op het intranet ga je links in het menu naar Inloggen en klik je vervolgens op Intranet. Wil je inloggen op de monitor dan ga je links in het menu naar Inloggen en vervolgens naar Vragenlijsten. Daar kan je inloggen op de monitor met het emailadres en zelfbedachte wachtwoord. Stap 1: Account activeren In uw mailbox vindt u een bericht met het onderwerp Aanmelden KiVaschool monitoring. Ga naar de mail die u hebt ontvangen. Klik op Account activeren. Geen e-mail ontvangen? Kijk in de junk/ spam folder. Een nieuw venster wordt geopend. 4

Stap 2: Wachtwoord instellen Nadat u op Account activeren heeft geklikt, wordt er een nieuw venster geopend. Hier kunt u uw wachtwoord instellen. Vul twee keer een zelfbedacht wachtwoord in. Klik vervolgens op Wachtwoord wijzigen. Een venster verschijnt met de mededeling: Uw account is nu actief. U kunt nu inloggen. Klik vervolgens op Inloggen. Dit is een zelfbedacht wachtwoord. Dit wachtwoord is niet bekend bij KiVa. Stap 3: Inloggen Nadat u uw wachtwoord heeft ingesteld, keert u terug naar het vorige scherm. U komt vervolgens in een scherm waar u kunt inloggen. U kunt ook een nieuw wachtwoord aanvragen (via de optie Wachtwoord vergeten ). Als u het wachtwoord vergeten bent, staat op de volgende pagina uitgelegd hoe u een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Vul uw gegevens in. Het e-mailadres dat u moet gebruiken, is het e-mailadres waarop u de activatiemail hebt ontvangen; het wachtwoord heeft u net zelf bedacht. Klik vervolgens op Inloggen. Nu u het account heeft geactiveerd logt u in het vervolg in via https://kiva.sociaalnetwerkadvies.nl Dit is het e-mailadres zoals u bent aangemeld bij KiVa. 5

Tussenstap: Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten nadat u al een keer bent ingelogd? Klik dan op Wachtwoord vergeten in het vorige scherm. U krijgt dan de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Vul het e-mailadres in zoals u bent aangemeld bij KiVa. Klik vervolgens op Nieuw wachtwoord aanvragen. Ga naar de mail die u hebt ontvangen en doorloop de stappen die daarin staan. Geen nieuw wachtwoord aanvragen? Klik hierop. 6

3. Meting starten in 8 stappen Stap 1: Toestemmingsformulier downloaden en verspreiden Om toestemmingsformulieren te downloaden klikt u in het menu op de tab Downloads. Download en print vervolgens het toestemmingsformulier en de privacybijlage. Alle leerlingen vullen de vragenlijst in voor schooldoeleinden. Dat betekent dat de gegevens van alle leerlingen in de rapporten voor de leerkracht komen. Alleen voor het gebruiken van de gegevens voor onderzoeksdoeleinden wordt toestemming gevraagd. Verspreid beide documenten onder de leerlingen (indien u dit nog niet gedaan heeft). Het is raadzaam om pas verder te gaan als u beschikt over ingevulde toestemmingsformulieren. Als er halverwege het jaar nieuwe leerlingen in de klas komen, moet de toestemmingsbrief ook aan deze leerlingen meegegeven worden. Tevens moet aan iedere nieuwe groep 1 die aan de meting mee gaat doen het toestemmingsformulier meegegeven worden. Toestemming hoeft maar één keer aan de ouders/verzorgers van een leerling gevraagd te worden. Klik op tab Downloads voor documenten. 7

Stap 2: Leerlinggegevens invoeren Let op! In deze stap dient u de leerlinggegevens in te voeren. Begin deze procedure pas als u alle leerlinggegevens bij de hand heeft, bijvoorbeeld via EDEX bestanden op uw computer of via leerlinglijsten. U kunt beiden opvragen bij de schooladministratie. Controleer goed of de leerlinggegevens kloppen en volledig zijn. Het juiste formaat van EDEX bestanden is EDEX versie 3 of EDEXml. Een handleiding om EDEX bestanden te downloaden vindt u onder de tab Downloads in de monitor. Om de meting af te kunnen nemen, moet u eerst de de leerlinggegevens invoeren en vervolgens de meting klaarzetten. U kunt de leerlinggegevens invoeren onder Uw school. 8

U heeft twee mogelijkheden om leerlinggegevens in te voeren: Via EDEX bestanden is de gewenste manier! 1. Automatisch via EDEX bestanden. Dit gaat sneller en is minder foutgevoelig. Een handleiding hoe u aan EDEX bestanden komt, vindt u onder tab Downloads. 2. Handmatig via leerlinglijsten. Dit duurt langer en kan foutgevoelig zijn. Leerlinglijsten kunt u opvragen bij uw schooladministratie. Zorg dat u beschikt over de volledige leerlinglijsten. Let op! Gaat u voor de eerste keer de leerlinggegevens invoeren? Neem dan Optie 1: Invoeren via EDEX bestanden en/of Optie 2. Invoeren via leerlinglijsten goed door. Heeft u reeds eerder de leerlinggegevens ingevoerd? Ga dan naar Optie 3: Opnieuw invoeren van de leerlinggegevens. Optie 3: Opnieuw invoeren van de leerlinggegevens is dus alleen zichtbaar wanneer u al eerder leerlinggegevens heeft toegevoegd. Optie 1: Invoeren via EDEX bestanden Leerlinggegevens invoeren via EDEX bestanden verloopt via een aantal stappen. We lopen deze stappen met u door. Let op! Begin deze procedure pas als u de EDEX bestanden gecontroleerd heeft. Maak bijvoorbeeld een uitdraai en controleer samen met de leerkrachten of alle leerlingen erin staan en de juiste leerkrachten bij de klassen staan. Op die manier weet u zeker dat alle leerlingen de vragenlijsten kunnen invullen en voorkomt u dat u achteraf gegevens handmatig moet aanvullen. Op de volgende pagina staat beschreven welke gegevens minimaal in de EDEX bestanden moeten voorkomen. Vraag dit na bij uw schooladministratie. Onder de tab Uw School klikt u op EDEX bestanden importeren. U krijgt vervolgens de keuze tussen twee verschillende EDEX-bestanden. Kies voor EDEXml als u over één bestand beschikt en kies voor EDEX2000 als u over vier bestanden beschikt (dit heet ook wel EDEX versie 3). Upload de gevraagde EDEX bestanden door steeds op Bestand kiezen te klikken. Open vervolgens het aangegeven EDEX bestand. Klik vervolgens op Bestand uploaden. Er verschijnt een lijst. Onderaan de lijst klikt u op Opslaan en ga verder. Bij het laatste bestand dat u upload, wordt u eventueel gevraagd om bij voornamen die vaker voorkomen, een andere naam te gebruiken of de eerste letter van de achternaam toe te voegen. Dit is belangrijk en 9

nodig om alle leerlingen te kunnen onderscheiden. Nadat u dit gedaan heeft, klikt u op Opslaan en publiceren. Om het uploaden af te ronden, klikt u op Afronden en de organisatie updaten. Let op! Het kan voorkomen dat u een foutmelding (error) te zien krijgt. Als u absoluut zeker weet dat u het juiste bestand op de juiste plaats probeert te uploaden en u krijgt toch een foutmelding dan zit er mogelijk een fout in het EDEX bestand. Stuur ons dan een e-mail met daarin de EDEX bestanden en een toelichting op het probleem. Wij kunnen dit probleem dan voor u verhelpen. Klik hier als u een EDEX-bestand u uploaden. Klik hierop als u niet beschikt over EDEX bestanden. Zorg dat deze bestanden op uw computer staan als u EDEX versie 3 wilt uploaden. 10

EDEX versie 3 bestanden bestaan uit vier tekstbestanden: EDEXLL.TXT; bevat gegevens van leerlingen EDEXLK.TXT; bevat gegevens van leerkrachten EDEXGR.TXT; bevat gegevens van groepen EDEXLG.TXT; koppelt leerkrachten aan groepen U heeft alle vier EDEX bestanden nodig. Let op! Bij handmatig invoeren moet u de gegevens één voor één invoeren. Dit is zeer arbeidsintensief! EDEXml bestaat uit één bestand! Let op! Zorg ervoor dat de EDEX bestanden zo volledig mogelijk zijn ingevuld. Dit betekent dat alle kinderen en leerkrachten uit groep 1 t/m 8 van uw school moeten voorkomen in de EDEX bestanden. Op die manier voorkomt u dat u achteraf gegevens moet aanvullen/wijzigen. Vraag dit na bij uw schooladministratie. Controleer of de volgende gegevens in de EDEX bestanden voorkomen: Leerling: achternaam, tussenvoegsel, voornaam, geboortedatum, geslacht Leerkracht: achternaam, tussenvoegsel, voornaam Let op! Controleer ook of alle kinderen in een groep zitten en dat alle groepen waar een kind in zit een bestaande groep zijn op school. Optie 2: Invoeren via leerlinglijsten Als u niet beschikt over EDEX bestanden kunt u de leerlinggegevens handmatig invoeren via leerlinglijsten. Let op! Als er veel leerlingen meedoen aan de afname kan dit veel tijd in beslag nemen. Houd hier rekening mee. Onder de tab Uw School klikt u op Groepsindeling handmatig invoeren. Een nieuw venster verschijnt waarin u gevraagd wordt de naam van de klas in te vullen. Vul hier de volledige naam in van de groep. Om technische redenen moet de naam uit minimaal 1 en maximaal 50 karakters bestaan. Een voorbeeld van een toegestane groepsnaam is bijvoorbeeld 5 of 5 A. U moet alle klassen van de school invoeren (groep 1 t/m 8). Verder is het belangrijk dat u combinatiegroepen invoert als één groep (bijvoorbeeld 5/6 ). Nadat u de naam van een klas heeft ingevuld en op Klas toevoegen heeft geklikt, verschijnt een nieuw venster in beeld. Hier kunt u alle leerlingen één voor één toevoegen door op 11

stap 3). Leerling toevoegen te klikken en de gegevens in te voeren (zie voor verdere uitleg Optie 3. Opnieuw invoeren van de leerlinggegevens De samenstelling van de groepen op uw basisschool verandert ieder schooljaar. De leerlinggegevens moeten dan ook ieder schooljaar opnieuw ingevoerd of aangepast worden. Dit kunt u op de volgende manieren doen: 1. Automatisch via EDEX bestanden 2. Handmatig via leerlinglijsten 1. Automatisch via EDEX bestanden U kunt de nieuwe EDEX bestanden opnieuw importeren. Dit kunt u doen door naar de tab Uw School te gaan en vervolgens links onderaan de pagina op de knop EDEX (opnieuw) importeren te klikken. Vervolgens doorloopt u dezelfde stappen als die bij Optie 1. Invoeren via EDEX bestanden staan beschreven. 12

2. Handmatig via leerlinglijsten Beschikt u niet over EDEX bestanden of heeft u maar heel weinig wijzigingen? Dan kunt u de samenstelling van de groepen aanpassen met behulp van de leerlinglijsten. De gegevens worden met deze methode één voor één door uzelf aangepast. De juiste groepen worden gecreëerd door leerlingen en/of leerkrachten te verwijderen, toe te voegen of te verplaatsen naar een andere groep. Tevens is het mogelijk om groepsnamen handmatig te veranderen. Bij Stap 3: Groepsindeling controleren/wijzigen wordt stap voor stap uitgelegd hoe leerlingen en/of leerkrachten kunnen worden verwijderd, toegevoegd of verplaatst. 13

Stap 3: Groepsindeling controleren/ wijzigen Onder Uw School kunt u de groepen bekijken. Alle groepen staan links weergegeven. Als u op een groep klikt, kunt u de samenstelling van de groep bekijken. Hier kunt u voor elke groep zien welke leerlingen in deze groep zitten en welke leerkrachten eraan gekoppeld zijn. U kunt leerlingen en leerkrachten naar andere groepen verplaatsen, of ze van de school verwijderen (als ze bijvoorbeeld zijn verhuisd). U kunt hier de naam van de groep wijzigen. Mist u een groep? U kunt een nieuwe klas toevoegen via de knop Klas toevoegen. Ook kunt u hier bijvoorbeeld combinatiegroepen samenvoegen. Op de volgende pagina s worden de volgende mogelijkheden verder uitgelegd: Combinatiegroepen samenvoegen, Leerkracht of leerling toevoegen, Leerkracht of leerling wijzigen en Leerkracht of leerling verwijderen of verplaatsen. Als alles klopt, kunt u doorgaan naar Stap 4 Meting klaarzetten. Let op! Vul ook de geboortedata van leerlingen en leerkrachten in; Bij EDEX-upload zijn geboortedata van leerkrachten niet automatisch ingevuld. 14

Tussenstap: Combinatiegroepen samenvoegen Het samenvoegen van groepen tot combinatiegroepen gaat als volgt: onder de tab Uw School klikt u op één van de groepen die samengevoegd moet worden. Er verschijnt een overzicht van de leerlingen uit deze groep. U vinkt de leerlingen aan die samengevoegd moeten worden met de andere groep. Vervolgens klikt u op de knop verwijderen of verplaatsen. Het onderstaand scherm verschijnt in beeld. U dient per leerling de actie (verwijderen of verplaatsen) te selecteren die uitgevoerd moet worden, in dit geval selecteert u de actie Verplaatsen. Tevens selecteert u de groep waarnaar de leerling verplaatst moet worden. Wanneer u dit voor elke leerling heeft gedaan klikt u onderaan het schema op Uitvoeren. De leerlingen worden naar de geselecteerde groep verplaatst. Wenst u de naam van de groep te wijzigen of de groep te verwijderen, dan kunt u dit doen door naar de betreffende groep te gaan en op Naam wijzigen of Groep verwijderen te klikken. Vergeet bij het wijzigen van de groepsnaam niet om op Opslaan te klikken. Tip: verplaats de leerlingen van de kleinste groep naar de grootste groep van de combinatieklas. Dat scheelt werk! Tip: als je alle leerlingen in één keer aanklikt dan kan je ook alle leerlingen in één keer naar de andere groep verplaatsen. Let op! Selecteer per leerling de actie Verplaatsen en de groep waarnaar de leerling verplaatst moet worden. 15

Tussenstap: Leerkracht/ leerling toevoegen U kunt een (extra) leerkracht of leerling toevoegen door onder de tab Uw School op de knop Leerkracht toevoegen of Leerling toevoegen te drukken. Vervolgens kunt u de gegevens van de leerkracht (linker scherm) of leerling (rechter scherm) invullen. Om de gegevens toe te voegen, klikt u op Toevoegen. Let op! De namen van de leerkrachten worden in de vragenlijst overgenomen zoals ze hier worden ingevuld. Noem de leerkrachten hier dus zoals de leerlingen gewend zijn de leerkrachten aan te spreken. Let op! Vul geboortedatum altijd in. Indien er sprake is van een tussenvoegsel, vul die dan ook in. 16

Tussenstap: Leerkracht/ leerling wijzigen U kunt een leerkracht of leerling wijzigen door onder de tab Uw School op de knop Leerkracht wijzigen of Leerling wijzigen te drukken. Vervolgens kunt u de gegevens van de leerkracht (linker scherm) of leerling (rechter scherm) invullen. Pas de gegevens aan indien dat nodig is. Om de gegevens van de leerkracht of leerling aan te passen, klikt u op Opslaan. Let op! De namen van de leerkrachten worden in de vragenlijst overgenomen zoals ze hier worden ingevuld. Noem de leerkrachten hier dus zoals de leerlingen gewend zijn de leerkrachten aan te spreken. Dit geldt ook voor de leerlingen, zoals de namen hier worden ingevuld komen ze ook terug in de vragenlijst. Let op! Vul geboortedatum altijd in. Indien er sprake is van een tussenvoegsel, vul die dan ook in. 17

Tussenstap: Leerkracht/ leerling verwijderen of verplaatsen U kunt een leerkracht of leerling verwijderen door onder de tab Uw School de leerkracht of leerling aan te vinken die u wilt verwijderen of verplaatsen. Selecteer de betreffende leerkracht of leerling en geef in het menu dat opent aan welke actie (verwijderen of verplaatsen) plaats moet vinden. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat een leerkracht moet worden verplaatst naar Groep 8 of dat een leerling moet worden verwijderd omdat hij of zij is vertrokken naar een andere basisschool. Zodra u de juiste gegevens heeft geselecteerd, klikt u op Opslaan. Verplaatsen en Groep 8 zijn geselecteerd. Verwijderen en Naar een andere basisschool zijn geselecteerd. 18

Tussenstap: Groepsnaam wijzigen U kunt de groepsnaam wijzigen door naar de tab Uw School te gaan en vervolgens in het linker menu op de groep te klikken waarvan u de naam wilt wijzigen. U krijgt onderstaand scherm te zien. In de balk achter Naam wijzigen kunt u de nieuwe naam van de groep invoeren. Nadat u de juiste naam heeft ingevoerd, klikt u op Opslaan. Vul de juiste groepsnaam in en klik vervolgens op Opslaan. 19

Stap 4: Meting klaarzetten Als de leerlinggegevens van uw school up-to-date en volledig ingevuld zijn, kunt u de meting definitief klaarzetten. Dit houdt in dat alle klassen volledig zijn ingevoerd. Laat door de leerkrachten goed controleren of de klassen compleet zijn en of alle namen van de leerlingen kloppen. U kunt tijdens het afnemen van de meting geen leerlingen meer toevoegen of gegevens wijzigen! Om een goed beeld te krijgen van de klas is het nodig dat alle leerlingen in het systeem staan. Het is belangrijk dat de school compleet is: alle leerlingen van de hele school staan erin. Leerlingen kunnen bij de nominatievragen namelijk ook een leerling uit een groep noemen die niet meedoet aan de meting. Zo kan een leerling uit groep 5 een andere leerling uit groep 4 nomineren als zijn of haar pester. Controleer nogmaals of alle gegevens van uw school kloppen. Bent u er zeker van dat de gegevens kloppen? Keer dan terug door in het menu op tab Periodes & metingen te drukken. Let op! Het is handig om bij deze stap te zorgen dat alle gegevens kloppen. U kunt bij stap 5 nog wel wijzigingen maken maar dat is niet aan te raden. Zet vervolgens de meting klaar door op Zet deze meting klaar te klikken. Let op! Als u de meting klaarzet, kunt u geen groepen meer toevoegen. Controleer dus goed de gegevens. 20

Stap 5: Selecteer groepen Selecteer de groepen die meedoen aan de afname van de vragenlijst door deze aan te vinken. Normaal gesproken zijn dit de groepen 5 t/m 8. Neem bij twijfel contact op met de directeur of het KiVa-team. Let op! Groepen die niet meedoen aan de vragenlijst staan hier ook tussen (als dat niet zo is, voeg deze groepen dan eerst toe via de tab Uw School ), maar moeten niet worden aangevinkt. Als u de groepen heeft geselecteerd, klikt u op Volgende stap: controleren van groepen. In een nieuw venster kunt u de samenstelling van de groepen controleren. Let op! De groepen 5A, 5B, 6, 6/7 en 8 zijn geselecteerd om mee te doen; de groepen 1, 2, 3, en 4 zijn niet geselecteerd, maar moeten hier wel vermeld worden. Let op! Worden niet alle groepen van uw school vermeld? Klik dan op tab Uw school om opnieuw EDEX bestanden te uploaden of om handmatig groepen toe te voegen. 21

Stap 6: Klasindeling controleren/ wijzigen Als u de groepen heeft geselecteerd die mee doen, kunt u in een nieuw venster de samenstelling per klas controleren. Alle groepen staan links weergegeven. Als u op een groep klikt, kunt u de samenstelling van de groep bekijken. Hier kunt u voor elke groep zien welke leerlingen in deze groep zitten. Mist u een leerling? Kloppen de gegevens niet van (één van) de leerlingen? Moet een leerling verplaatst of verwijderd worden? Of bent u hier niet zeker van? Vraag dit dan altijd na bij de leerkracht. U kunt ook een leerling toevoegen, wijzigen, verwijderen of verplaatsen. Uitleg over deze mogelijkheden is te vinden op pagina s 17-21. Bent u klaar met het controleren van een klas? Klik onderaan de pagina op Volgende stap om toestemmingen van leerlingen in te voeren. Hoe dit werkt, staat uitgelegd op de volgende pagina. U herhaalt deze tweeledige procedure (klassen controleren en toestemming invoeren) net zolang totdat alle klassen zijn geweest. 22

Stap 7: Toestemming leerlingen Alle leerlingen doen mee met het invullen van de vragenlijst. Op het tabblad Toestemmingen voer je alleen in of leerlingen toestemming hebben voor het gebruiken van gegevens uit de vragenlijst voor onderzoeksdoeleinden. Om deze stap te doorlopen, heeft u dus de ingevulde toestemmingsformulieren nodig. De toestemming wordt onthouden. Bij een nieuwe meting hoeft u dus alleen voor nieuwe leerlingen de gegevens in te vullen. De toestemming van de leerlingen staat op Onbekend. Als de ouders toestemming hebben gegeven dan zet u dit op Ja, als ze geen toestemming hebben gegeven dan zet u dit op Nee. Als de toestemmingsformulieren niet zijn uitgedeeld of niet terug zijn gekomen laat u dit op Onbekend staan. Na het invullen van de toestemmingen klikt u op Volgende stap. U herhaalt deze tweeledige procedure (klassen controleren en toestemming invoeren) net zolang totdat alle klassen zijn geweest. Wanneer u alle klassen heeft gehad, volgt stap 8. Let op! Invoeren van toestemmingen geldt niet voor het meedoen aan de vragenlijsten zelf. Om technische redenen kunt u pas bij het downloaden van de inlogcodes aangeven welke leerlingen niet meedoen met de vragenlijsten, bijvoorbeeld omdat ze langdurig ziek zijn. In principe doen echter alle leerlingen mee met het invullen van de vragenlijsten. 23

Stap 8: Meting starten Nu alle klassen zijn ingevoerd en gecontroleerd, kunt u de meting starten. Het systeem doet dit automatisch na stap 7. Mocht dat niet gebeuren klik dan in het menu op tab Periodes & Metingen starten. Klik vervolgens op de groene knop meting starten om de meting te starten. Let op! Hierna zijn geen aanpassingen meer mogelijk. De vragenlijsten zijn nu geprogrammeerd op basis van de ingevoerde gegevens. Tijdens de meting kunnen dus geen wijzigingen meer worden aangebracht. Ook niet als u dan één leerling mist! Let op! Als u op Meting starten klikt zijn aanpassingen niet meer mogelijk. Heeft u gecontroleerd of alles goed is ingevuld? Klik op tab Uw school om nogmaals te controleren. 24

4. Inlogcodes downloaden in 2 stappen Voor het afnemen van vragenlijsten hebben leerlingen inlogcodes nodig. Hier leest u hoe u aan inlogcodes voor leerlingen komt. Overhandig de inlogcodes per klas aan de desbetreffende leerkracht. De leerkracht zal deze vervolgens uitdelen aan de leerlingen. Stap 1: Actieve metingen bekijken Om de inlogcodes te downloaden, klikt u in het menu op Periodes & metingen. Vervolgens klikt u op de desbetreffende meting. In dit voorbeeld is dat KiVa meimeting 2015. Als u daarop hebt geklikt, wordt een nieuw venster geopend. Hier kunt u de voortgang van de meting bekijken. Deze is leeg als er nog geen vragenlijsten zijn afgenomen. 25

Stap 2: Inlogcodes downloaden Voor het afnemen van de vragenlijsten hebben kinderen inlogcodes nodig. U als coördinator zorgt ervoor dat de leerkracht over de juiste inlogcodes beschikt. De leerkracht kan vervolgens het gemakkelijkst controleren of een inlogcode voor een leerling ontbreekt. Is dit het geval? Neem dan direct contact op met ons. Als er al leerlingen van de klas begonnen zijn kunnen wij helaas niks meer voor u doen. U kunt de inlogcodes downloaden per klas door op de knop Download inlogcodes leerlingen te drukken. In een nieuw venster verschijnen de inlogcodes voor één klas in één document. Door op de knop Doet niet mee te klikken kunt u aangeven dat een leerling niet meedoet aan de vragenlijst. Leerlingen die op Doet alsnog wel mee staan krijgen geen inlogcode. Indien de leerling later alsnog wil meedoen, kunt u nogmaals op de knop drukken. Een inlogcode voor de betreffende leerling wordt dan ook beschikbaar. Gebruik opnieuw de knop Download inlogcodes leerlingen om de ontbrekende inlogcodes te downloaden en overhandig ze aan de betreffende leerkracht. De leerkracht kan in de Handleiding voor leerkrachten zien hoe de vragenlijst bij de leerlingen afgenomen moet worden (en waar de kinderen kunnen inloggen). Leerling 2, 3 en 4 doen wel mee (grijze balk); Leerling 1 niet (blauwe balk). Druk opnieuw op de knop als Leerling 1 toch wel meedoet. Let op! De inlogcodes verschijnen in een nieuw venster. 26

Tip! Verspreid de voorbeeldvragenlijst onder de leerkrachten en zorg ervoor dat zij, voordat de leerlingen gaan starten met de meting, de vragenlijst doornemen op moeilijke woorden. Laat ze deze woorden vervolgens met de leerlingen bespreken om misverstanden te voorkomen. De vragenlijst kunt u vinden in de monitor onder Downloads en op het intranet. 27

5. Voortgang monitoren Nadat u de meting heeft gestart en er vragenlijsten zijn afgenomen bij (de) leerling(en), kunt u de voortgang van de meting monitoren. U heeft de mogelijkheid om de gehele voortgang van de school te bekijken, dus alle klassen tezamen. Of u kunt ervoor kiezen om de voortgang per klas te bekijken. Hoe dit werkt, staat beschreven op de volgende pagina. De voortgang op uw school Om de voortgang van de gehele school te bekijken, klikt u in het menu op de tab Periodes & metingen. In een nieuw scherm ziet u vervolgens welke metingen actief zijn. Dit betekent dat een vragenlijst gestart is en er mogelijk al vragenlijsten zijn afgenomen. In dat geval ziet u met een groen balkje aangegeven hoe ver gevorderd de meting is. Dit heeft betrekking op de groepen die u eerder heeft geselecteerd om mee te doen. De meting is voor een kwart afgerond. 28

De voortgang per klas Als u de voortgang van de meting per klas wilt bekijken, klikt u in het menu op Periodes & metingen. Vervolgens klikt u op de naam van de meting. In dit geval is dat de KiVa meimeting 2015. Een nieuw venster opent. U ziet hier een overzicht van de voortgang voor alle klassen en leerlingen door middel met een voortgangsbalkje. Als de meting net gestart is, zullen de meeste voortgangsbalkjes nog grijs gekleurd zijn. Als een leerling helemaal klaar is, is deze volledig blauw gekleurd. Als een leerling nog niet (helemaal) klaar is, is deze maar voor een gedeelte blauw gekleurd. Op deze manier kunt u de voortgang van de klassen bekijken en monitoren. Als er veel kinderen nog niet klaar zijn met de vragenlijst is het belangrijk de leerkracht hierop te wijzen. Pas als alle kinderen de vragenlijst hebben ingevuld, is het rapport te downloaden. Onder hoofdstuk 6 leest u meer hierover. Leerling 1 is klaar; Leerling 2 nog niet helemaal; Leerling 3 en 4 moeten nog beginnen. 29

6. Rapporten downloaden en inzien Als alle leerlingen klaar zijn met het invullen van de vragenlijst worden de rapporten door ons gemaakt. Op het moment dat het voortgangsbalkje van alle leerlingen in de klas helemaal blauw gekleurd is, wordt het sein gegeven dat de rapporten aangemaakt moeten worden. Het aanmaken van rapporten neemt ongeveer twee werkdagen in beslag. Zodra de rapporten klaar zijn, komen ze te staan onder tab Rapporten. Als alle leerlingen van de school klaar zijn met het invullen van de vragenlijst kunt u dus alle rapporten van de school onder tab Rapporten vinden. Het voorblad van een voorbeeldrapport staat hier rechtsonder weergegeven. Onder tab Rapporten kunt u rapporten downloaden en inzien. Let op! Rapporten worden pas beschikbaar nadat alle leerlingen van de klas de vragenlijst helemaal hebben ingevuld. Als de klas niet helemaal klaar is worden de rapporten klaargezet als de meting voorbij is. Dit gebeurt alleen als 75% van de klas de vragenlijst wel helemaal heeft ingevuld. Het voorblad van voorbeeld-rapport voor Groep 5/6 staat hier rechts weergegeven. 30

Ook de sociogrammen zijn onder de tab Rapporten te vinden. De rapportages en sociogrammen kunt u inzien door op Rapport bekijken te klikken. U kunt bij de sociogrammen twee verschillende sociogrammen bekijken door rechtsboven te klikken op Niet leuk vinden of Beste vrienden. U kunt de sociogrammen en rapporten met uw collega s delen door op Rapport delen te klikken. U vult het emailadres van uw collega in en klikt vervolgens op Delen met deze mensen. Uw collega ontvangt via de mail een link waarmee hij of zij het sociogram kan inzien. In deze mail staat een pincode die uw collega kan gebruiken om zich toegang tot het sociogram te verschaffen. 31

7. Profiel wijzigen Op de pagina Mijn profiel kunt u uw eigen gegevens wijzigen. In het geval dat iemand anders de coördinator op uw school wordt, kunt u hier de gegevens van de nieuwe coördinator opgeven. Optie 1: Naam wijzigen Hier kunt u uw eigen naam wijzigen of de naam van de nieuwe coördinator opgeven. Nadat u de juiste gegevens heeft ingevuld, klikt u op Wijzigingen opslaan om de gegevens op te slaan. Optie 2: E-mail wijzigen Hier kunt u uw eigen e-mail wijzigen of de e-mail van de nieuwe coördinator opgeven. Nadat u de juiste gegevens heeft ingevuld, klikt u op Wijzigingen opslaan om de gegevens op te slaan. Optie 3: Wachtwoord wijzigen Hier kunt u uw eigen wachtwoord wijzigen of het wachtwoord van de nieuwe coördinator opgeven. Nadat u de juiste gegevens heeft ingevuld, klikt u op Wijzigingen opslaan om de gegevens op te slaan. Klik op één van de drie opties om wijzigingen aan te brengen. Nadat u de juiste gegevens heeft ingevuld, klikt u op Wijzigingen opslaan. 32