Besluiten van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 28 februari 2018 Aanvang: 19 uur Plaats: Lamstraat 113 9100 Sint-Niklaas Aanwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Lieven Dehandschutter (voorzitter), Maxime Callaert, Annemie Charlier, Carl Hanssens, Wout De Meester, Ilse Bats, Werner Maes, Guy Tindemans, Veerle Vincke, Boudewijn Vlegels, Filip Kegels, Walter De Coeyer, Marjoleine de Ridder, Gust Claes, Julien Mertens, Luc De Ryck, Hugo Maes, Eddie Van der Vieren, Koenraad De Jonghe, Stephan Van der Gucht, Remi Audenaert (ondervoorzitter), Eric De Keyzer, Frans Windhey, Freddy Merckx, Kris Herremans en André Van de Vyver Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Nicole Van Duyse en Goedele De Cock Bestuurders met raadgevende stem: Wim Van Rossen en Caroline Vermeulen Deskundigen: Peter Deckers, Jef Foubert, Julien Van Geertsom, Rik Daelman en Bart Reyns Waarnemers: Bruno Machiels Wonen eveneens de vergadering bij: Bart Casier (directeur) en Saskia Fermont (adjunctdirecteur) Verontschuldigd: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Christel Geerts (ondervoorzitter), Hassan Bilici, Dominique Tielens, Tina Heyninck, Marina Van Hoorick, Guido De Waele, Dirk De Ketelaere, Filip Vercauteren, Chris Lippens, Gunter Van Campenhout, Magda Van Puyvelde, Michel Du Tré, Robby De Caluwé en Ann Van Damme Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Jo De Cuyper, Luc Maes, Sylvia Van Meirvenne, en Peter Hertog Bestuurders met raadgevende stem: Christophe Creve en Ronny Suy Deskundigen: Dirk Bulteel en Matthias Vercauteren Waarnemers: Miet Deckers AGENDA 1. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van woensdag 29 november 2017 2. Nieuw decreet Lokale besturen 3. 50 jaar Interwaas 4. Personeel 5. Stand van zaken van de activiteiten en projecten van Interwaas 6. Varia en mededelingen 1. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van 29 november 2017 BESLISSING: Het verslag van de Raad van Bestuur van 29 november 2017 wordt eenparig en zonder opmerkingen goedgekeurd. 1
2. Nieuw decreet Lokale besturen De directeur licht de belangrijkste wijzigingen voor de intergemeentelijke samenwerking toe. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt nota van de wijzigingen ingevolge het Decreet Lokale besturen. 3. 50 jaar Interwaas In zitting van 29 november 2017 bevestigde de Raad van Bestuur de beslissing van het Directiecomité om in het kader van het 50-jarig bestaan van Interwaas in 2018 een aantal festiviteiten te organiseren binnen een totaal budget van 100.000 EUR: - een academische zitting op vrijdag 15 juni 2018; - een familiefeest voor de medewerkers van Interwaas en hun familie; - de organisatie van de tien werken van Interwaas. Ondertussen werd het programma meer in detail uitgewerkt en nam het Directiecomité in zitting van 6 december 2017, 10 en 31januari 2018 volgende beslissingen: Het totaal programma bestaat uit volgende elementen: Academische zitting op vrijdag 15 juni 2018 Kunstproject 50 jaar Interwaas Publicatie en een communicatiecampagne Bedankingsdag voor de medewerkers en hun gezinsleden op zondag 16 september 2018 Netwerkmomenten gekoppeld aan 50jaar Interwaas BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt kennis van en keurt het programma ter gelegenheid van 50 jaar Interwaas goed. 4. Personeel 4.1. Selectieprocedures in samenwerking met extern bureau The Future Alliance Op 29 november bevestigde de Raad van Bestuur de beslissing van het Directiecomité om voor de werving en selectie van een projectmanager juridische ondersteuning en dienstverlening, een projectmanager mobiliteit, een ruimtelijk planner en een communicatieverantwoordelijke een procedure voor gunning van een overheidsopdracht (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) op te starten. Het Directiecomité besliste om de opdracht voor de werving en selectie van de vier projectmanagers (juridische ondersteuning en dienstverlening, mobiliteit, ruimtelijk planner en communicatie) zoals beschreven in het bestek toe te wijzen aan The Future Alliance voor een totaal bedrag van 44.770 euro (inclusief BTW, exclusief publicatiekosten). BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt kennis van en keurt de lopende aanwervingsprocedures goed. 4.2. Selectieprocedures Wijk-Werken-Waas Op 29 november 2017 bevestigde de Raad van Bestuur de opdracht van het Directiecomité om een wervings- en selectieprocedure op te starten voor drie medewerkers voor het project Wijk-werken: een trajectbegeleider een management assistent; een beleidsondersteuner halftijds Wijk-werken en halftijds sociale economie en keurde hiervoor een eventuele samenwerking met OCMW (via detachering) en werving via kanalen van VDAB goed. 2
Trajectbegeleider Hiervoor werd een overeenkomst gesloten met het OCMW van Sint-Niklaas voor de detachering van Sofie Van Linden (0.8 FTE op B-niveau). Management assistant Na overleg met de stakeholders en het team werd gekozen om de functie van management assistant in te vullen met een startersprofiel voor een wijk-werk-bemiddelaar (die ook in kan staan voor de vervanging van de VDAB bemiddelaars op zitdagen). De functie wordt ingevuld met een contract van onbepaalde duur op B-niveau na een Individuele BeroepsOpleiding (IBO-programma). Projectmedewerker Sociale Economie / Wijk-Werken Deze vacature werd bekend gemaakt samen met de vier vacatures die werden ingevuld via The Future Alliance. Er werden 8 sollicitaties ontvangen. De jury achtte geen van de kandidaten geschikt voor de functie. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt kennis van de lopende procedures en bevestigt het akkoord van het Directiecomité voor de detachering van Sofie Van Linden en het starten van de individuele beroepsopleiding van Masha Lopicic richting een aanstelling als starter bemiddelaar wijkwerken bij Interwaas. Na gunstig opleidingstraject en ten vroegste na 6 maanden krijgt de kandidaat een contract van onbepaalde duur op B-niveau aangeboden. 4.3. Overeenkomsten van bepaalde duur Op 29 november nam de Raad van Bestuur kennis van de vraag van de 4 personeelsleden met een contract met bepaalde duur, om hun contract om te zetten in een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur en bevestigde de opdracht van het Directiecomité voor de werkgroep Personeel om dit te bekijken in een ruimere context en de voorbereidingen te starten voor de actualisering van het arbeidsreglement. Op advies van de werkgroep Personeel; besliste het Directiecomité op 6 december om de functies die toen voor bepaalde duur waren ingevuld principieel om te zetten naar een overeenkomst van onbepaalde duur vanaf begin 2018. Dit evenwel met de bedenking dat de principes van interne personeelsmobiliteit dienen gerespecteerd, wat betekent dat ieder personeelslid de kans moet krijgen om intern voor één van deze functies te solliciteren. Het Directiecomité gaf opdracht om een procedure van interne mobiliteit op te starten voor de volgende functies: Coördinator Waasland klimaatland Projectdeskundige Waasland klimaatland Projectmedewerker Vlaamse energielening Coördinator sociale economie. In december werd een procedure van interne mobiliteit gelanceerd. Er werden behoudens door de huidige contractanten van bepaalde duur voor hun eigen functie - geen sollicitaties ingediend voor één van de vier genoemde functies. Bijgevolg besliste het Directiecomité tot de omzetting van de overeenkomsten van bepaalde duur naar onbepaalde duur voor : Nele De Mol als coördinator sociale economie Kristof Van Gansen als coördinator Waasland Klimaatland Evelyn Wymeersch als projectdeskundige Waasland Klimaatland Klaartje Schatteman als projectmedewerker Vlaamse energieleningen (halftijds) BESLISSING: De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het Directiecomité tot de omzetting van de overeenkomsten van bepaalde duur naar onbepaalde duur voor de hierboven aangegeven personeelsleden. 4.4. Outsourcing projectmanager duurzaamheid Het directiecomité nam op 10 januari kennis van het beëindigen van de ondersteuningsopdracht voor 3
de projectmanager duurzaamheid in Sint-Gillis-Waas en ging akkoord dat de projectmanager duurzaamheid vanaf 1 januari 1 dag in de week wordt tewerkgesteld in Kruibeke ter ondersteuning van hun klimaatbeleid. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt hiervan kennis en keurt goed. 4.5. Interwaas 2.0 4.5.1 Project operationele planning Op 29 november nam de Raad van Bestuur kennis van de focus van het veranderingstraject op drie pijlers: 1. HRM 2. Operationele planning: actuele werkdruk 3. Structuur en mandaten Om de actuele werkdruk in kaart te brengen, maakte projectleider Petra De Mey een inventaris van de huidige taken van alle medewerkers van Interwaas. Deze eerste aanzet van inventaris werd door de directeur voorgesteld aan het Directiecomité op 10 januari en zal verder worden verfijnd en besproken met de medewerkers. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt kennis. 4.5.2 Vraag tot uitbreiding opdracht Delta-i In zitting van 21 juni 2017 besliste het Directiecomité om Delta i consulting uit Aalter aan te stellen om Interwaas te begeleiden in het veranderingstraject naar een vernieuwde organisatie binnen het kader van het strategisch plan 2013-2018 en voortbouwend op de resultaten van de interne bevraging zoals opgemaakt door PROVIKMO, voor een dagprijs van 1.150 euro en mits het nagaan van het beperken van het voorgestelde aantal mandagen (68). Tot en met eind Dec 2017 werden 49,75 dagen gefactureerd. Op 10 januari nam het Directiecomité nota van de stand van zaken, vroeg het financiële luik van deze opdracht te bewaken en in te zetten op de belangrijkste elementen teneinde de opdracht te kunnen afronden binnen het budget. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt kennis. 5. Stand van zaken van de activiteiten en projecten van Interwaas BESLISSING: De Raad van Bestuur bekrachtigt de beslissingen van het Directiecomité van 6 december 2017, 10 en 31 januari 2018. De Raad van Bestuur keurt het huishoudelijk reglement voor het Adviescomité van Wijk-Werken Waas goed. 6. Varia Waas Fonds Digitalisering van Het Vrije Waasland (tweede fase) BESLISSING: De Raad van Bestuur beslist om een bedrag van 10.000 euro uit de bovenlokale middelen van het Waas fonds te reserveren voor de tweede fase van de digitalisering van het Vrije Waasland (jaargangen 1971-2003). Sint-Gillis-Waas project Klingspoor 4
BESLISSING: De Raad van Bestuur beslist om de vraag om de tweede fase van het project Klingspoor van de gemeente Sint-Gillis-Waas voor een bedrag van 69.634,02 euro te financieren uit de voor Sint-Gillis-Waas gereserveerde middelen uit het Waas fonds. De voorzitter sluit de vergadering omstreeks 21.30 uur af. (w.g. Lieven Dehandschutter, voorzitter en Remi Audenaert, ondervoorzitter) Lieven Dehandschutter Voorzitter Remi Audenaert Ondervoorzitter 5