2013-2015 Vrijwilligersbeleid Klimkoord Paula Zandstra Stichting Klimkoord 2013-2015
Stichting Klimkoord Vrijwilligersbeleid 2013-2015 We pakken samen de bal op! Datum: 29-7-2013 Versie: 0.2 concept Auteur: P. Zandstra Pagina 1 van 17
Inhoudsopgave Voorwoord... 3 1 Inleiding... 4 2 Definities... 5 3 De visie op het vrijwilligersbeleid... 6 3.1 Doel inzet vrijwilligers... 6 3.2 Het werven van vrijwilligers... 6 3.3 Vergoedingen voor vrijwilligers... 8 3.4 De wijze van inzet vrijwilligers... 9 3.5 Het begeleiden van vrijwilligers... 10 3.5 De deskundigheidsbevordering van vrijwilligers... 11 3.7 De rechten en plichten van vrijwilligers... 12 3.8 Het behouden van vrijwilligers... 13 3.9 Het beëindigen van de samenwerking met vrijwilligers... 14 4 Activiteiten en diensten van Stichting klimkoord... 15 5 Tot slot... 17 6 Ondertekening... 17 Pagina 2 van 17
Voorwoord Voor u ligt het vrijwilligersbeleid van Stichting Klimkoord. Stichting Klimkoord is een onafhankelijke non-profit organisatie met een geheel eigen visie en een innovatief zorgconcept voor kwetsbare doelgroepen. De doelgroep waar de stichting zich in eerste instantie op richt zijn de zorgverleners die zich bezig houden met AD(H)D en Autisme spectrum stoornissen. Zowel de mantelzorgers als professionals, scholen, vrijwilligers, therapeuten en alternatieve behandelaren kunnen in deze een zorgverlener zijn. Om de doelen van Stichting Klimkoord te behalen zijn er een zowel beroepskrachten als vele vrijwilligers nodig. Zonder de inzet van de vrijwilligers is het niet mogelijk om doelgroepgerichte activiteiten te bieden. We zijn dan ook heel blij dat velen zich willen inzetten voor onze doelgroep en stichting Klimkoord. Samen pakken we de bal op, oftewel, laten we er in gezamenlijkheid voor gaan om de plannen en doelen ten uitvoer te brengen! Het in dit document beschreven vrijwilligersbeleid vormt de basis voor het werken met vrijwilligers en geeft de visie weer over: - het werven van vrijwilligers; - vergoedingen voor vrijwilligers; - de wijze van inzet vrijwilligers; - het begeleiden van vrijwilligers; - de deskundigheidsbevordering van vrijwilligers; - het behouden van vrijwilligers en - het beëindigen van de samenwerking met vrijwilligers. Stichting Klimkoord is een non-profit instelling waarbij vaak veel passie, toewijding en flexibiliteit gevraagd wordt door zorgverleners van onze doelgroep. De vrijwilligers vormen hierbij het hart van de organisatie om daarin te voorzien. Alle vrijwilligers die zich willen inzetten, bij voorbaat dank namens het bestuur van Stichting Klimkoord! Paula Zandstra van Gemmert. Directrice Stichting klimkoord. Namens bestuur Stichting Klimkoord. Pagina 3 van 17
1 Inleiding Vrijwilligerswerk is een uiterst geschikt middel en instrument om de sociale samenhang binnen een gemeente te versterken en daarmee de leefbaarheid in de betreffende gemeente te waarborgen en te stimuleren. Vrijwilligerswerk zorgt ervoor, dat mensen (weer) aan de maatschappij deel (kunnen) nemen op een positieve manier. Het besluit om zich al dan niet als vrijwilliger in te zetten is een vrije keuze. Een vrijwilliger kan op elk moment beginnen en stoppen. Wij merken daarbij wel uitdrukkelijk op, dat vrijwillig niet (altijd) vrijblijvend is. Wanneer iemand aan vrijwilligerswerk begint moet hij wel beseffen, dat op de plek waar hij dat doet op hem gerekend wordt. Zomaar weer afhaken kan een activiteit of een organisatie dus ernstig benadelen. Het is daarom van belang om bij het aangaan van vrijwilligerswerk wederzijds duidelijk uit te spreken wat van elkaar verwacht wordt. Ook kan er onbetaalde inzet gedaan worden vanuit een opleiding, uitkering of re-integratie. Deze vorm van onbetaalde inzet kan ook voor de samenleving grote waarde hebben. Het kan een stap op weg zijn om mensen (weer) te laten deelnemen aan het arbeidsproces of om iemand (weer) een zinvolle dagbesteding bieden. Stichting Klimkoord biedt ook regintegratietrajecten met begeleiding aan voor de doelgroep, maar dan is er onbetaalde inzet waarbij er een geringe betaling is aan stichting Klimkoord voor de ondersteunende begeleiding en rapportage die daarbij nodig is. Organisaties kunnen ook in het kader van Maatschappelijk betrokken ondernemen het vrijwilligersbeleid versterken. Zij kunnen innovatieprojecten sponsoren, stageplaatsen bieden of een donatie doen aan Stichting Klimkoord waardoor er meer maatschappelijke initiatieven ontplooit kunnen worden. Per organisatie zal er samen gesproken kunnen worden over samenwerking en de mogelijkheden die we aan elkaar kunnen bieden. Mantelzorg, familiezorg en burenzorg moeten tevens een duidelijke plaats tussen de professionele hulpverlening krijgen. Zo kunnen we met elkaar samenwerken aan een betere samenleving. Dat is het uitgangspunt voor de opzet van het vrijwilligersbeleid. Pagina 4 van 17
2 Definities De definities m.b.t. het vrijwilligersbeleid zijn hieronder weergegeven. Vrijwilligersbeleid Vrijwilligersbeleid is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden (Heinsius, 1998). Vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving. Vrijwilligers ontvangen vaak een onkostenvergoeding. Vrijwilligerswerk kan zowel structureel en langdurig als incidenteel of kortdurend zijn. Vrijwilliger Een vrijwilliger is een natuurlijk persoon die vrijwilligerswerk is aangegaan. Bij het woord vrijwilliger wordt zowel mannelijke vrijwilligers als vrouwelijke vrijwilligsters bedoelt. Mantelzorger Een mantelzorger is een natuurlijk persoon die informele, dus niet professionele, zorg levert, zonder dat dit zijn of haar vrije keuze is. Vrijwilligerswerk en mantelzorg worden vaak in een adem genoemd. Echte mantelzorg is echter geen vrijwilligerswerk, omdat mantelzorg over het algemeen geen vrije keuze is. Je kiest voor vrijwilligerswerk, mantelzorg overkomt je. Ter info: In tegenstelling tot een vrijwilliger kan een mantelzorger ook niet op ieder moment besluiten met zijn werk te stoppen. Mantelzorgers hebben heel vaak een al lang bestaande persoonlijke relatie met de zorgvrager, bijvoorbeeld als partner, ouder, goede vriend of buur. Er is wel een duidelijke relatie tussen mantelzorg en vrijwilligerswerk, omdat vrijwilligers vaak worden ingezet ter ondersteuning van mantelzorgers. Zo stappen vrijwilligers onder andere (tijdelijk) in om mantelzorgers de gelegenheid te geven op vakantie te gaan of om op andere manier ontspanning te zoeken. Dankzij deze belangrijke rol van de vrijwilliger kunnen mantelzorgers taken blijven uitvoeren. Vrijwilligerscoördinator Een vrijwilligerscoördinator is een natuurlijk persoon die is aangewezen om het vrijwilligersbeleid vorm te geven, een inzet van één of meer vrijwilligers te coördineren of zorg te dragen voor het samenstellen van vrijwilligersgroepen. Pagina 5 van 17
3 De visie op het vrijwilligersbeleid In onderstaande hoofdstukken is de visie weergegeven zoals het bestuur van stichting Klimkoord kijkt naar het vrijwilligersbeleid. Van werving t/m beëindiging van een vrijwilligerscontract. Het werken met de vaak zeer betrokken vrijwilligers laat zien dat iedereen een eigen actieve bijdrage kan leveren aan het optimaliseren van zijn/haar nabije medemens. We laten ook zien dat we verstandig met finaciële bedragen omgaan door te kiezen voor het werken met relatief kleine professionele betaalde organisaties en met vele vrijwilligers die onbetaald werk verrichten. We gaan er van uit dat elke vrijwilliger zijn/haar eigen persoonlijke vaardigheden, kwaliteiten en kennis met zich meebrengt en dat doen op grond van persoonlijke interesse, passie of affiniteit met de doelgroep en daarvoor gewaardeerd wil worden. 3.1 Doel inzet vrijwilligers Het doel voor stichting Klimkoord wordt per half jaar vastgesteld en geëvalueerd. Het doel voor 2014 luidt als volgt: Stichting Klimkoord wil in 2014 de volgende vrijwilligers werven: 1 Vrijwilliger fondswerving 1 Vrijwilliger Marketing 1 Vrijwilliger training en adviesrol (orthomoleculaire) voeding 2 Leden Raad van Toezicht 2 Leden innovatiecommissie 2 Leden klachtencommissie 4 Leden ICT Werkgroep Dit om een vlotte start te kunnen maken en ons goed aan te sluiten bij de gemeente, de wijk en klanten alsook de organisatie goed neer te zetten en financiële middelen te verzorgen om informatievoorziening en innovaties voor de doelgroep op gang te kunnen brengen en onafhankelijk te kunnen opereren. 1 Vrijwilliger spelbegeleiding pubergroep Autisme 1 Vrijwilliger fondswerving voor projecten 1 Communicatie ondersteuner 6 Incidentele inzet voor evenementen Dit om activiteiten in de gemeentes te laten plaatsvinden, informatie avonden, workshops en betrekken ouders/ verzorgers bij de specifieke doelgroep. 3.2 Het werven van vrijwilligers Kansen bieden Binnen de organisatie zullen meerdere vrijwilligers werkzaam zijn en zich inzetten voor de doelgroep en de doelen van Stichting Klimkoord. Zij krijgen trainingen van deskundigen (meestal ook vrijwilligers) en de mogelijkheid om binnen meerdere werkgroepen bezig te zijn op een vakgebied waar ze zich thuis voelen. Daarnaast zijn er mogelijkheden om werkplekervaring opdoen voor personen met AD(H)D en/of een Autisme Spectrum Stoornis. Het vrijwilligersbeleid is er op gericht om juist ook de doelgroep zo dicht mogelijk bij de organisatie te laten zijn. Bij het werven van vrijwilligers zal deze visie uitgedragen moeten worden. Voor vrijwilligers biedt het werk voor Stichting Klimkoord een kans om de eigen horizon te verbreden. Je ontmoet nieuwe mensen, doet werkervaring op en kunt je persoonlijk ontwikkelen. Pagina 6 van 17
Bovendien kan de vrijwilliger zich laten bijscholen m.b.t. de doelgroep en meedoen in werkgroepen om daar samen te weken met deskundigen. Weten wat de vrijwilliger zoekt in vrijwilligerswerk is belangrijk bij de werving Bij de werving van nieuwe vrijwilligers moeten we vooral gebruik maken van ons netwerk en duidelijk maken dat er nieuwe mensen gezocht worden voor een bepaalde taak. Door middel van een persoonlijk gesprek zal er besproken worden wat een vrijwilliger wil en kan betekenen. Er wordt ook gekeken naar hun kennis en vaardigheden. Aan de hand van deze informatie en de voorkeur van de vrijwilliger wordt hij of zij ingedeeld. Vrijwilligers die vaker hebben meegewerkt krijgen geen kennismakingsgesprek, maar soms wel een extra informatief gesprek. Weten wat de vrijwilliger zoekt is het belangrijkste voor een optimale inzet. Wijze van werving De wijze van werving kan op vele manieren en de grootste voorkeur gaat uit naar de mond op mond reclame voor vrijwilligerswerk, zowel door professionals als de huidige vrijwilligers. We willen vooral gebruik maken van ons netwerk en duidelijk maken dat er nieuwe mensen gezocht worden voor een bepaalde taak. Voorbeelden van manier voor het werven van vrijwilligers: - personen uit het bestaande netwerk vragen; - advertentie op vrijwilligers vacaturebanken; - promoten vrijwilligerswerk binnen advertenties; - promoten vrijwilligerswerk tijdens evenementen en beurzen; - adverteren voor een specifiek evenement in een regionale krant; - Promoten vrijwilligerswerk bij informatiebijeenkomsten m.b.t. burenzorg, familie-zorg; - Betrekken bestaande vrijwilligersorganisaties en samenwerkingen met vraag-aanbod sites; - Uitleg geven in de vorm van algemene instructies aan een potentiële kandidaat-vrijwilliger. Doel van algemene instructies aan een vrijwilliger Vrijwilligers moeten goed op de hoogte zijn van de inhoud van vrijwilligerswerk, de inhoud van een op te nemen taak, het vrijwilligersbeleid, de visie van Stichting Klimkoord en van de werkwijze op de locaties. Ook zaken als de taken en benodigde tijdsinvestering, vergoedingen, rechten en plichten en wat de organisatie te bieden heeft aan cursussen etc. zal aan bod moeten komen. De vrijwilligerscoördinator draagt hier zorg voor. Functie instructies Voor een evenement of inzet van een vrijwilliger zijn er vaak korte functie instructies/ briefings over wie welke taak heeft en wat er verwacht wordt van de personen die zich inzetten. Tijdens dit soort bijeenkomsten maak je kennis met je coördinator en de andere vrijwilligers in je team in geval van een teaminzet. De coördinator legt uit wat je taken zullen zijn en je krijgt je rooster indien dit van toepassing is. Elke vrijwilliger krijgt de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de bijeenkomsten en via E-mail. Bij een goede match van een taak en vrijwilliger Na een kennismakingsgesprek moet de vrijwilligerscoördinator van Stichting Klimkoord beoordelen of de vrijwilliger geschikt is voor de vacature. Als dat niet het geval is, wordt dit met de vrijwilliger besproken en vervolgens wordt gekeken of er een andere, meer passende, vacature is. Als er een goede match is en beiden zijn akkoord, dan verkrijgt de vrijwilliger een informatiepakket en een vrijwilligersovereenkomst. De vrijwilliger zal vervolgens opgenomen worden in de vrijwilligers-pool en de gewenste inzet kan van start gaan. Pagina 7 van 17
3.3 Vergoedingen voor vrijwilligers Vrijwilligerswerk is onbetaald en onbetaalbaar! Vrijwilligerswerk is in principe onbetaald en zonder tegenprestatie. Een vrijwilliger ontvangt voor zijn inzet geen (geldelijke) beloning, hooguit een onkostenvergoeding. Ook ontvangt een vrijwilliger geen tegenprestatie voor zijn inzet en mag hij die ook niet verlangen. Gebeurt dat laatste wel dan is er sprake van een vorm van sponsoring. Dat wil echter niet zeggen, dat het vrijwilligerswerk de vrijwilliger niets mag opleveren, maar het gaat dan om immateriële opbrengsten als zelfontplooiing, werkervaring opdoen en voldoening smaken. Juist deze aspecten vormen voor veel vrijwilligers een groot deel van hun motivatie. Sommige vrijwillige functies vereisen een hoge mate van beschikbaarheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Voor deze functies wordt een vergoeding betaald. Een vrijwilligersvergoeding mag van de Belastingdienst onbelast verstrekt worden, mits het wettelijke maximum van 150 per maand of 1.500 per kalenderjaar, niet wordt overschreden. Reiskosten Vrijwilligers mogen hun reiskosten declareren op basis van het goedkoopste tweedeklas tarief van de NS. Treinkosten worden alleen vergoed aan vrijwilligers die meer dan 5 km moeten reizen voor een inzet. Trein, bus en tramkosten worden vergoed aan alle vrijwilligers, mits deze kosten noodzakelijk waren. Om reiskosten te kunnen declareren moet je originele vervoersbewijzen (tramkaarten, treinkaarten, uitdraai van de OV-chip kaart) indienen. Als je een anonieme OV chipkaart hebt kun je daarvan geen uitdraai maken en dus niet declareren. Declaraties worden alleen in behandeling genomen in de vorm van een volledig correct ingevuld declaratieformulier (verkrijgbaar bij de vrijwilligerscoördinator of digitaal), met de originele vervoersbewijzen erachter geniet en ingediend op het hoofdkantoor van Stichting Klimkoord binnen 2 maanden en voor 20 december van het jaar waarin de inzet plaatsvond. Er vindt geen vergoeding plaats voor per auto gemaakte reiskosten, ook niet tegen de waarde van een treinkaartje omdat dat treinkaartje niet fysiek beschikbaar is. Reiskosten en eventuele vrijwilligersvergoedingen mogen samen niet meer dan 150 per maand of 1.500 per kalenderjaar bedragen; daarna dien je de vergoeding als inkomen bij de Belastingdienst op te geven. Belastingvoordeel Stichting Klimkoord zal zich laten registreren als ANBI. Een vrijwilliger kan dan gebruikmaken van een regeling van de Belastingdienst door middel van een formulier dat door Stichting Klimkoord ondertekend zal worden. Op het formulier wordt aangegeven hoeveel uren de vrijwilliger zich heeft ingezet. De vrijwilliger kan belastingvoordeel hebben vanwege het feit dat hij / zij vrijwilligerswerk verricht. Dit is een regeling van de Belastingdienst om vrijwilligerswerk te bevorderen. Overige onkostenvergoedingen Er vindt geen vergoeding van overige kosten plaats, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk met de vrijwilligerscoördinator overeen gekomen. Declaraties van OV fietsen, drankjes, broodjes, parkeerkosten of belkosten worden niet in behandeling genomen, tenzij voorzien van een schriftelijk bewijs van toestemming van de vrijwilligerscoördinator (en dan ook op basis van originele aankoopbewijzen of facturen), ingediend via een declaratieformulier, voor 20 december van het jaar waarin de inzet plaats vond. Vrijwilligersvergoedingen mogen samen niet meer dan 150 per maand of 1.500 per kalenderjaar bedragen; daarna dien je de vergoeding als inkomen bij de Belastingdienst op te geven. Pagina 8 van 17
3.4 De wijze van inzet vrijwilligers Samen sterk staan Alleenstaande oplossingen geven nooit een compleet beeld... maar een geïntegreerd geheel, daar klimmen we voor op de bres! Innovatie Zorg Kennis Coaching We denken dat we met gepassioneerde mensen en de inzet van veel samenwerkingsvormen en deskundigen op een goede wijze invulling kunnen geven aan de missie van Stichting Klimkoord. Het kennisdelen over de doelgroep zowel naar professionals als mantelzorgers, familiezorg en burenzorg moet goedkoop en eenvoudig toegankelijk zijn. Zij staan het dichtst bij de zorgvrager. Onze visie is dat kennisdeling en samenwerking de sleutel is voor succes. De werkgroepen Vrijwilligers kunnen zich inzetten op incidentele basis of zich aansluiten bij een werkgroep. De volgende werkgroepen zijn momenteel van toepassing: 1. Werkgroep fondswerving 2. Werkgroep ICT 3. Werkgroep Communicatie en onderwijs 4. Werkgroep Marketing 5. Innovatiecommissie 6. Klachtencommissie 7. Crisisteam Incidentele inzet Soorten incidenteel vrijwilligerswerk kunnen zijn: - Organiseren van activiteiten ; - Ondersteunen bij activiteiten; - Ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de doelgroepen ; - Verzorgen van consumpties t.b.v. activiteiten/ gastvrouwen ; - Activiteitencommissie / Soosgroepen (organiseren van activiteiten); - Beheerderstaken (zaal klaarzetten, magazijnbeheer); - Vrijwilliger thuisadministratie - Vrijwilliger begeleidingsdienst Pagina 9 van 17
- Vrijwilliger respijtzorg - Vrijwilliger mantelzorg - Publiciteit voor een activiteit in de krant, d.m.v. affiches etc. - Luisterend oor voor mensen uit de doelgroepen, en ook een signaalfunctie Het is geen uitputtende lijst, maar een globale weergave van enkele soorten vrijwilligerswerk. Al het vrijwilligerswerk beperkt zich tot de doelgroep ADHD/ Autisme van Stichting Klimkoord. De specifieke activiteiten die gedaan kunnen worden in samenwerking met vrijwilligers zijn weergegeven in hoofdstuk 4. 3.5 Het begeleiden van vrijwilligers Ondernemingsvorm Als ondernemingsvorm is gekozen voor een Stichting. De stichting kent geen winstoogmerk. Op nonprofit basis ons inzetten voor de specifieke doelgroep is van belang om zorgkosten binnen Nederland laag te kunnen houden. De opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid valt onder verantwoording van het bestuur. Het organogram Het organogram van Stichting Klimkoord ziet er als volgt uit: Zichtbaar in het organogram is de onafhankelijke Raad van Toezicht en een aparte directie functie, die onder andere het naleven van de statuten zal bewaken en het goed organiseren en besturen van de organisatie. Vooral omdat de organisatie met grotere werkgroepen wil kunnen werken is het van belang een goed management hierover te voeren. Pagina 10 van 17
De werkgroepen zijn werkgroepen zoals het Innovatieteam, de werkgroep ICT, werkgroep marketing en werkgroep fondswerving. Het bestuur bepaalt welke werkgroepen ingesteld worden en stelt doelen vast voor deze werkgroepen. Het werken met vrijwilligers en deskundigen is hierbij van groot belang. De sfeer is motiverend en inspirerend en iedereen wil leren van elkaar en met elkaar. De vrijwilligerscoördinator Beroepskrachten doen hun best om vrijwilligers zo goed mogelijk te begeleiden en te helpen bij conflicten of knelpunten. De taken die te maken hebben met vrijwilligersbeleid zijn verdeeld onder diverse medewerkers van Stichting Klimkoord. Elke vrijwilliger krijgt ook één specifiek aanspreekpunt, de vrijwilligerscoördinator. Deze verricht o.a. de volgende werkzaamheden: - Kennismakingsgesprekken nieuwe vrijwilligers; - Begroting opstellen, budget beheren, financiële administratie vrijwilligersinzet; - Werkplan opstellen, verantwoording afleggen aan subsidieverstrekker(s); - Algemene publiciteit evenementen verzorgen (website, kolom in krant, nieuwsbrief); - Vrijwilligersbeleid uitvoeren en aanbevelingen ter verbetering doen aan het bestuur; - Externe contacten in belang van de vrijwilligers werkzaamheden; - Afstemming van het aanbod met andere organisaties; - Informatie en advies aan ouderen, mantelzorgers, mensen met een functiebeperking ; - Mede organiseren van bijzondere bijeenkomsten voor mensen uit de doelgroepen. - Begeleiding verzorgen van de vrijwilligers, voor, tijdens en na hun inzet. 3.5 De deskundigheidsbevordering van vrijwilligers Stimulatie deskundigheid De bestuursleden en overige vrijwilligers worden gestimuleerd in hun deskundigheidsbevordering ten behoeve van hun werk voor de stichting. De kosten van cursussen, workshops, conferenties en relevante lidmaatschappen worden door de stichting geheel of gedeeltelijk vergoed als het bijdraagt tot de doelstellingen en een efficiëntere bedrijfsvoering van de stichting. De kosten dienen in verhouding te staan tot de opbrengst en de tijdsinspanning is geheel vrijwillig en wordt niet vergoed. Eventuele onkosten als reiskosten of cursusmateriaal kunnen voor vergoeding in aanmerking komen. Er zijn ook verschillende soorten informatieavonden die door bestuursleden en vrijwilligers zonder kosten te volgen zijn. Er wordt aangemoedigd om kennis met elkaar te delen en kwaliteitsgroepen op te zetten. Basisplan deskundigheidsbevordering vrijwilligers Stichting Klimkoord heeft kennisdeling hoog in het vaandel staan en deskundigheidbevordering hoort er bij, ook voor de vrijwilligers. De invulling hiervoor wordt gedaan door een algemeen beleid te maken waarbij elke vrijwilliger eenzelfde mogelijkheid krijgt tot vrijwillige bijscholing. Per vrijwilliger kan er tevens een persoonlijk leerplan aangevraagd worden. Het basisplan voor deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers bestaat uit: Ieder kwartaal een bijeenkomst voor het uitwisselen van ervaring en kennisdeling; De mogelijkheid tot het volgen van een informatieavond over ADHD en/of Autisme; Pagina 11 van 17
De mogelijkheid tot het gratis volgen van één workshop naar keuze; De mogelijkheid tot het bijwonen van presentaties door andere verenigingen, stichtingen en organisaties die kennis bijdragen aan Stichting Klimkoord; De mogelijkheid tot toetreding aan een Quality Circle (groep deskundigen die zich buigen over een specifiek thema m.b.t. de doelgroep); Toewijzing van een vrijwilligerscoördinator voor vragen en de Mogelijkheid tot het aanvragen van een persoonlijk leerplan. Aan het basisplan zitten geen kosten voor de vrijwilliger verbonden, m.u.v. de reiskosten. Een persoonlijk leerplan wordt elektronisch ingediend en besproken met de vrijwilligerscoördinator. Na goedkeuring van beide partijen kan het leerplan in werking treden. Er kan uit een leerplan voortkomen dat er bepaalde stages gelopen worden, een workshop opgezet gaat worden, bepaalde trainingen gratis gevolgd kunnen worden of een door de vrijwilliger zelf betaald opleidingstraject opgezet wordt. Coaching bij het leerplan wordt kosteloos aangeboden door Stichting Klimkoord. 3.7 De rechten en plichten van vrijwilligers Plichten vrijwilligers Elke vrijwilliger moet online het vrijwilligersformulier invullen en krijgt een vrijwilligerscontract. De vrijwilliger moet een pasfoto uploaden en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aanleveren bij de vrijwilligerscoördinator. Vrijwilligers die afkomstig zijn uit landen buiten de Europese Unie moeten bovendien een kopie van een geldige werkvergunning voor de EU aanleveren. Veel functies hebben als doel mensen te verwelkomen, informeren of doorverwijzen. We verwachten van vrijwilligers dat ze zich klantvriendelijk opstellen om een positieve bijdrage te leveren aan de ervaring met Stichting Klimkoord. We verwachten van vrijwilligers dat ze de missie en positieve houding van Stichting Klimkoord richting andere personen, klanten, zorgvragers en zorgverleners onderschrijven en uitdragen. Verzekeringen Stichting Klimkoord heeft een aansprakelijkheidsverzekering waar de vrijwilligers onder vallen. Indien Stichting Klimkoord aansprakelijk wordt gesteld voor iets dat een vrijwilliger veroorzaakt heeft terwijl hij/zij voor Stichting Klimkoord aan het werk was kan deze verzekering worden aangesproken. Per geval wordt beoordeeld wie er aansprakelijk is voor schade, er zijn gevallen denkbaar waarin een vrijwilliger een beroep doet op zijn eigen WA-verzekering. In het laatste geval kan de vrijwilliger, als hij niet voldoende verzekerd is, ook een beroep doen op de gemeentelijke vrijwilligersverzekering. Deze verzekering omvat de volgende onderdelen: - ongevallenverzekering - inzittendenverzekering - schadeverzekering Hoe te handelen bij aanspraak op verzekering? Als je als tijdens het uitoefenen van je functie als vrijwilliger schade veroorzaakt, verzoeken we je direct contact op te nemen met je coördinator of vrijwilligerscoördinator. Geschillen Als er zich geschillen voordoen tussen een vrijwilliger en zijn locatiecoördinator, dient de vrijwilligerscoördinator op de hoogte gesteld te worden. Deze kan dan beide partijen horen en met hen naar een geschikte oplossing zoeken. Als er een geschil ontstaat tussen een Pagina 12 van 17
vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator, kan de vrijwilliger aankloppen bij het bestuur of de klachtencommissie van Stichting Klimkoord. Inspraak Feedback van vrijwilligers op de organisatie en hun functie is zeer welkom. In eerste instantie kun je mondeling of schriftelijk feedback geven aan je coördinator. Natuurlijk kun je hiervoor ook de vrijwilligerscoördinator benaderen, die ervoor zal zorgen dat je feedback bij de juiste personen terecht komt. Houd er rekening mee dat het bespreken en behandelen soms enige tijd in beslag kan nemen. 3.8 Het behouden van vrijwilligers Een goed contact en goede communicatie Beroepskrachten en vrijwilligerscoördinatoren hebben vaak en veelvuldig contact met vrijwilligers en het is dan ook van groot belang dat vrijwilligers zich serieus genomen voelen door de beroepskrachten en coördinatoren. Zij zorgen voor een goede service aan vrijwilligers door: - Vragen snel en correct te beantwoorden; - Een leidinggevende in te schakelen als de betreffende vraag niet kan worden beantwoord; - Bereikbaar te zijn op vaste momenten; - Daadwerkelijk mee te denken met de vrijwilliger en mee te helpen waar dat nodig is; - Waardering blijken door vrijwilligers te bedanken voor het werk wat zij verrichten; - Complimenten uit te delen; - Betrokkenheid te tonen bij het werk van de vrijwilligers en successen te waarderen; - Zich te houden aan het vastgestelde waarderingsbeleid t.a.v. vrijwilligers ; - Gericht zijn op het behouden van vrijwilligers. Toekomstgericht bezig zijn Alle betrokken zullen veelal ook toekomstgericht moeten zijn en inspelen op veranderingen in de maatschappij. We willen de vrijwilligers perspectief bieden en ons als organisatie onderscheiden van anderen. Belangrijke elementen hierbij zijn: - Juiste en rechtvaardige beloning; - Goede arbeidsvoorwaarden; - Waardering en erkenning; - Goede arbeidsomstandigheden; - Zo veel mogelijk aansluiting bij de motivatie, wensen en behoefte van vrijwilligers ; - Tijdig verstrekken van goede informatie over inzetten en mogelijkheden; - Voldoende mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering en - Aandacht voor flexibilisering van het werk en korte projecten. Vrijwilligers kunnen rekenen op ons Vrijwilligers moeten kunnen rekenen op: - Voldoende en tijdige informatie; - Een luisterend oor en opbouwende kritiek zonder betutteling; - Oplossing van knelpunten of conflicten; - Nakomen van gemaakte afspraken; - Snelle betaling van declaraties en een - Adequate reactie op feedback, vragen en verzoeken. Bedrijfsleven betrekken Ook vanuit het bedrijfsleven wordt steeds meer ondersteuning geboden aan vrijwilligersorganisaties Pagina 13 van 17
in de vorm van werknemersvrijwilligerswerk. Tenslotte is met ingang van 2011 de Maatschappelijke Stage voor leerlingen in het voortgezet onderwijs verplicht. Ook zij kunnen een bijdrage leveren. Stichting Klimkoord speelt op deze ontwikkelingen in door middel van: - Het aanbieden van deeltijdklussen. Dat wil zeggen dat meerdere vrijwilligers verantwoordelijk zijn voor een taak. Zij spreken onderling af op welke momenten zij werkzaam zijn; - Vrijwilligers met meer ambitie de mogelijkheid bieden tot coördinerende of projectmatige taken. Zij zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor een innovatieproject; - Flexibiliteit te hanteren bij de inzet van vrijwilligers. 3.9 Het beëindigen van de samenwerking met vrijwilligers Een vrijwilliger wil soms verder trekken Met het verzorgen van een goede introductie, informatie, begeleiding, waardering en regelmatig contact hopen we dat vrijwilligers hun werkzaamheden lang voortzetten. Toch kan er een moment komen dat een vrijwilliger concludeert dat het goed is geweest en aangeeft op korte termijn te willen vertrekken. Het is dan van belang om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terugkijkt op de periode dat deze actief was. We kunnen hier mogelijk iets uit leren en het beleid of de werkwijze aanpassen. Het is van belang om aan de vrijwilliger te vragen hoe hij het vrijwilligerswerk heeft ervaren op de volgende aspecten: - sfeer ; - manier van werken en communicatiemomenten; - inhoud van het werk; - begeleiding; - indruk die de vertrekkende vrijwilliger meeneemt van de organisatie; - leerpunten van de vrijwilliger en de - motieven om te vertrekken. Afscheid nemen Daarnaast vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger nooit met stille trom vertrekt. Afscheid nemen met een goed gevoel is belangrijk voor de vrijwilliger en voor de organisatie. We zullen dan ook altijd een moment afspreken voor een bedankje. Meestal gebeurt dit bij de laatste keer dat een vrijwilliger werkzaam is, met een bedankwoordje en bloemen of een tegoedbon. In onderling overleg bepalen de betaalde krachten wie hierbij aanwezig is. Indien het niet mogelijk is om een afspraak te maken over een afscheidsmoment, wordt er een bedankbriefje verstuurd. Desgewenst wordt voor de vrijwilliger een getuigschrift opgesteld. Ook het uitnodigen van vertrekkende vrijwilligers op de jaarlijkse personeelsbijeenkomst is mogelijk. Daar kan dan apart aandacht besteed worden aan uitgevoerde werkzaamheden of projecten. Pagina 14 van 17
4 Activiteiten en diensten van Stichting klimkoord Stichting Klimkoord is faciliterend aan zorgverleners en innovatie projecten en biedt zowel betaalde als onbetaalde diensten. Een aantal van onze activiteiten zijn hieronder weergegeven. Dit zijn activiteiten waarbij de inzet van vrijwilligers wenselijk is. Deze activiteiten zijn: Financiële steun vinden Een belangrijke activiteit is financiële ondersteuning vinden. Om innovatieprojecten te kunnen starten en workshops te kunnen geven alsook verdere kennisdeling is geld nodig. Hiervoor gaan we o.a. de volgende stappen ondernemen: Diverse ondernemers vragen om financiële ondersteuning, door langs te gaan, te mailen, bellen, of aan te schrijven; Een folder verspreiden onder mogelijke donateurs; Samenwerking met derden zoals de NVA, MEE en GGZ instellingen om kosten te delen; Onze website promoten; Ons promoten door aanwezig zijn in de maatschappij, op scholen, bij mantelzorgers, vrijwilligersorganisaties en ieder die zich bezig houdt met de doelgroep (hiertoe wordt een marketingplan opgesteld); Projecten met scholen in Nederland starten, waar geldinzamelingsacties georganiseerd kunnen worden; Vrijwilligers werven met kennis van geldinzameling; Activiteiten organiseren, zoals benefietconcerten en buurtactiviteiten; Fondsen werven en subsidiemogelijkheden benutten. De werkgroep fondswerving kan met name vrijwilligers gebruiken die enige kennis hebben van Marketing, journalistiek, advertisement en fondswerving algemeen. Marketing Voor een goede marketing wordt een separaat Marketingplan geschreven die ondersteund wordt door de werkgroep Marketing. Er is een groot netwerk in het zorg verlenende circuit. Mond op mond reclame zal naast de gebruikelijke advertenties ook een belangrijk onderdeel zijn van verwerving nieuwe zorgverleners en samenwerkingsverbanden. Ook promotie tijdens momenten van kennisdeling zal een belangrijk aandachtspunt zijn. In het Marketingplan wordt apart aandacht besteed aan samenwerkingsverbanden, zowel met hulpverleners, gemeentes, scholen, bedrijven die willen investeren en vakverenigingen die van toepassing zijn op de doelgroep. In de werkgroep marketing is plaats voor meerdere vrijwilligers. Innovaties Naast kennisdeling wil Stichting Klimkoord zich bezig houden met diverse innovatieve onderzoeken. Bijdragen aan wetenschappelijk onderzoek naar (elektronische) hulpmiddelen en software voor de doelgroep is van groot belang. Hierbij wordt samenwerking met uiteenlopende organisaties en universiteiten nagestreefd. Pagina 15 van 17
Van belang is ook dat Stichting Klimkoord informatie over een nieuwe innovatie verstrekt aan zorgverleners, opdat deze hier gebruik van kunnen maken of dit kunnen doorgeven aan zorgvragers. Het dichtbij brengen van nieuwe mogelijkheden binnen zorgverlening ziet Stichting Klimkoord mede als haar taak. De innovatiecommissie zoekt vrijwilligers die kennis hebben op 1 of meer specifieke vakgebieden, dat kan zijn ICT, voeding, autisme, AD(H)D, pedagogiek, onderwijs of wetenschap. Diensten voor zorgvragers Voor zorgvragers en hun naasten zijn er ook rechtstreekse diensten te verkrijgen tegen betaling. Naast de gratis toegankelijke kennisverbreding kan men bij Stichting Klimkoord terecht voor de volgende diensten: Crisisdienst; Bijwonen informatieve bijeenkomsten voor zorgvragers, mantelzorgers en familie; Ondersteuning bij opzet multidisciplinair team; Matching met een zorgverlener, niet zijnde een vrijwilliger; Ambulante begeleiding; Behandeling; Jaarbijeenkomst (zorgbeurs). Vrijwilligers zijn altijd nodig voor het uitvoeren van de jaarbijeenkomst en het houden van informatieve bijeenkomsten. Werkgroep onderwijs en communicatie houdt zich hiermee bezig. Incidentele inzet Er zijn vele incidentele aanvragen voor de inzet van vrijwilligers. Vaak betreft dit evenementen, inzet voor een project, een bijeenkomt, beurs of informatievoorziening in de wijk of scholen. De vraagaanbod in deze is zeer wisselend. De vrijwilligerscoördinator is op de hoogte van het laatste aanbod en zal deze tevens gaan bijwerken op de website van Stichting Klimkoord. Competenties Per soort inzet zijn er specifieke competenties van toepassing. Voorbeelden hiervan zijn: - ontwikkelen op het gebied van teamwork; - communicatieve en administratieve vaardigheden; - representatief overkomen; - organiseren evenementen; - leidinggevende capaciteiten; - improvisatievermogen; - kennis over doelgroep vergroten; - begeleiden doelgroep en ondernemend handelen. Pagina 16 van 17
5 Tot slot Dit vrijwilligersbeleid geeft op hoofdlijnen de koers aan voor Stichting Klimkoord en waar zij voor staat. De onderwerpen uit dit beleidsplan worden uitgewerkt in verschillende bouwstenen en processen. Het is een handleiding voor het bestuur, vrijwilligers en medewerkers om gezamenlijk te komen tot een succesvolle organisatie waar zorgvragers en zorgverleners en haar financiers baat bij hebben. Het bestuur heeft er alle vertrouwen in dat alle medewerkers, vrijwilligers en specialisten zich geïnspireerd en uitgedaagd voelen om samen de Klim te nemen en hun bijdrage te leveren die ervoor zorgt dat Stichting Klimkoord inderdaad een organisatie is om trots op te zijn. Wij wensen iedereen veel leerzaam plezier en succes toe bij de uitoefening van deze taak. 6 Ondertekening Dit document is goedgekeurd en wordt onderschreven door het bestuur Stichting Klimkoord op datum: 1-8-2013 en gaat in per 1-1-2014. Wijzigingen op dit document worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het bestuur van Stichting klimkoord. Pagina 17 van 17