2
3 JAARVERSLAG 2013 Inhoud 1. Ten geleide... 5 2. In memoriam... 6 3. Bewel vroeger en nu... 7 4. Missie en visie... 9 5. Waarden... 10 6. Structuur... 11 7. Bestuurlijke activiteiten... 15 8. Organogram... 16 9. Management team... 19 10. Vestigingen... 20 11. Beleidsontwikkeling... 21 12. Organisatieontwikkeling... 24 13. Activiteiten... 28 14. Enclave: uitbreiding enclaves... 33 15. Communicatie... 34 16. Productie... 37 17. Veiligheid... 41 18. Personeel... 45 19. Commercieel... 54 20. Facilitair & Milieu... 55 21. Kwaliteit... 61 22. IT... 63 23. Financiën... 65 24. Verslag bedrijfsrevisor... 67 25. Financieel verslag... 69
4 Werkplaats Hasselt - Textielconditionering
1 5 JAARVERSLAG 2013 Ten geleide 2013 is een jaar geworden waar Bewel met grote tevredenheid op mag terugkijken. Nooit werkten er meer mensen in onze Beschutte Werkplaats. Er werd een mooi bedrijfsresultaat gerealiseerd. Tegelijk paste ons bedrijf zich voortdurend aan om de toekomst voor te bereiden. Deze investeringen in de toekomst spelen zich af op meerdere terreinen. We versterken onze organisatie door middel van meer projectmatig werken en het invoeren van een Bewel intranet. We ontplooien nieuwe eigen activiteiten en sluiten andere af. Steeds meer werknemers zijn actief in enclaves. Het Limburgse bedrijfsleven heeft deze wijze van inschakelen van werknemers met een arbeidshandicap voorgoed gevonden. De commerciële dienst werd versterkt door de komst van een nieuwe directeur die met een eigentijdse concept het aantal offertes en nieuwe klanten wil verhogen. Bewel liet zich ook in 2013 in zijn organisatieontwikkeling bijstaan door excellente partners. Zo wordt de overgang naar de nieuwe context van het maatwerkdecreet optimaal vorm gegeven. Niet in het minst door ook op bestuurlijk vlak nieuwe bakens uit te zetten. Een drietal nieuwe bestuurders werden aangetrokken. De voorzittersfakkel werd tijdens onze Algemene Vergadering doorgegeven aan Koen Albregts. Ik kijk als afscheidnemend voorzitter dankbaar terug over de voorbije periode en 2013 in het bijzonder. Bewel is een mooie onderneming klaar voor de dag van morgen. Het was alleen maar mogelijk door de inzet van velen, gedreven als we werden door het enthousiasme van onze mensen met een arbeidshandicap. Het ga u goed! Marc Martens
6 2 In memoriam In de loop van 2013 gingen volgende personeelsleden van ons heen: Claessen Brigitte, WP Hasselt Clessens Jos, WP Opglabbeek Dreesen Tony, WP Tessenderlo Kempeneers Reinilda, WP Sint-Truiden Put Peter, WP Hasselt Timmermans Gabrielle, WP Tessenderlo Vanseer Nico, WP Tongeren Winkel Jenny, WP Diepenbeek In de loop van 2013 gingen volgende gepensioneerden van ons heen: Vandeberg Fernand, gepensioneerd, WP Opglabbeek Mertens Leonardus, gepensioneerd, WP Sint-Truiden Veestraeten Josephine, gepensioneerd, WP Hasselt Roex Frans, gepensioneerd, WP Hasselt Wij danken hen voor hun inzet en bijdrage in de werking van Bewel en voor hetgeen zij betekend hebben als medewerker, collega en vriend. Hun familieleden en nabestaanden bieden wij onze oprechte deelneming aan.
3 7 JAARVERSLAG 2013 Vroeger en nu De basis In 1963 wordt de wet gestemd op de sociale reclassering voor mindervaliden. Deze wet maakte de oprichting van Bewel mede mogelijk. Ze voorziet immers subsidies voor organisaties die personen met een handicap tewerkstellen. De oprichting Op 19 augustus 1964 ziet Bewel, beschermde werkplaatsen Limburg, het levenslicht. Een vereniging zonder winstgevend doel. De eerste werkplaats opent in de oude keramiekfabriek aan het Kolonel Dusartplein in Hasselt. De samenstelling Bewel is van bij de start een pluralistische vereniging. Met vertegenwoordigers uit private én officiële instanties. Confessionele of politieke overtuigingen zijn van geen belang. De sociale doelstelling primeert. Bewel nú Vandaag is Bewel een dynamische organisatie. Met 10 vestigingen verspreid over de hele provincie. En meer dan 1.800 werknemers van wie 85% personen met een handicap. De laatste jaren werd met de enclavewerking een organisatievorm gevonden die de binding met de klant bevordert waardoor de werkgelegenheid van de doelgroep fundamenteler ondersteund wordt. De doelgroepwerknemers gaan onder begeleiding van omkaderingsleden IN een bedrijf werkzaamheden verrichten die omwille van logistieke redenen best in de werkomgeving van de klant kunnen plaatsvinden. Zowel doelgroepwerknemers als monitoren én de klanten zijn enthousiast over deze nieuwe manier van werken. Het geeft Bewel ook een stuk meer flexibiliteit om met maatwerk in te spelen op de noden van de klanten. De groei In de jaren 60 krijgen na Hasselt ook Heusden, Neerpelt en Tongeren een eigen werkplaats. De Hasseltse werkplaats verhuist in 1969 naar een nieuwbouw aan de Gouverneur Verwilghensingel. In 1985 zal een nieuwe verhuis volgen naar de huidige locatie aan de Kiewitstraat. Het netwerk Vanaf de jaren 70 breidt het netwerk gestaag verder uit. Er komen werkplaatsen in Diepenbeek, Genk, Opglabbeek, Maaseik, Sint-Truiden en Tessenderlo. De hoofdzetel verhuist naar de Ginderoverstraat in Diepenbeek. Eerste vestiging Hasselt
8 Groendienst
4 9 JAARVERSLAG 2013 Missie & Visie MISSIE Bewel heeft als doel: kwalitatieve tewerkstelling te creëren voor personen met een arbeidshandicap, vanuit een maatschappijgerichte visie, door het leveren van kwaliteitsvolle producten en diensten, via een aangepaste, efficiënte, klantvriendelijke en milieu bewuste organisatie, met de inzet van bekwaam personeel, in een aangename en motiverende arbeidsorganisatie, met de ingesteldheid dat elke bijdrage kan leiden tot leren en verbeteren, binnen de beschikbaar gestelde en gegenereerde financiële middelen. VISIE Bewel beoogt in de provincie Limburg een waardevol en groeiend tewerkstellingsaanbod te blijven bieden voor personen met een arbeidshandicap met bijzondere aandacht voor personen met een handicap die over zeer beperkte arbeidsmogelijkheden beschikken. De tewerkstelling is gebaseerd op arbeid op maat en op de mogelijkheden van iedere individuele werknemer. Het is de bedoeling om gedurende het arbeidsproces te werken aan verdere competentieontwikkeling met - waar mogelijk - als uiteindelijk doel een begeleide doorstroming naar het normale economische arbeidscircuit. Bewel stemt zich af en anticipeert op actuele en toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen en zienswijzen betreffende: arbeidsorganisatie, de zorg voor een gezond leefmilieu, het produceren van veilige en consumentvriendelijke producten. Bewel engageert zich om de betrokkenheid en competentie van omkaderingspersoneel* en doelgroepwerknemers te bevorderen.
10 5 Waarden Bewel wil handelen vanuit de volgende waarden: 1. Pluralisme Respect voor ieders overtuiging, voor zover deze geen benadeling van anderen inhoudt. 2. Uniciteit Respect en aandacht voor het unieke van ieder individu met eigen mogelijkheden, ambities, noden en beperkingen. 3. Overleg - samenwerking - partnerschap Denken en handelen vanuit gemeenschappelijke belangen en doelstellingen brengt zowel organisatie als medewerkers en externe personen en instanties het verst. 4. Engagement - betrokkenheid Ruimte voor ieders inbreng, ideeën en werkkracht leidt het meest tot voldoening en resultaat. 5. Efficiëntie Doordacht handelen met het oog op de onmiddellijk juiste keuze inzake middelen en methoden met spaarzaam gebruik van energie en grondstoffen. 6. Veiligheid en gezondheid Aandacht en zorg voor veiligheid en gezondheid. Met andere woorden: de zorg voor veilige arbeidsomstandigheden en afgeleverde producten, aandacht voor gezonde arbeids- en leefgewoonten. 7. Milieu Erkennen van de milieubelangen, naleving van de milieuwet en -regelgeving en de beperking van de hinder voor het leefmilieu en de omgeving, rekening houdend met de best beschikbare techniek
6 11 JAARVERSLAG 2013 De structuur van Bewel DAGELIJKS BESTUUR Opvolging operationele werking. Voorbereiding van het beheer en beleid van de vzw. Concretisering van beleidsvisies vanuit de Raad van Bestuur. Leden: Dhr. Marc Martens Dhr. Koen Albregts Dhr. Marcel Kellen voorzitter Mevr. Hilda Martens Dhr. Johnny Nelissen Dhr. Jos Polleunis Dhr. Nico Schepers Dhr. Wim Van Looy
12 RAAD VAN BESTUUR Beleid en beheer van de vzw. Voorzitter: Dhr. Marc Martens Leden: Dhr. Koen Albregts Mevr. Patricia Bielen Mevr. Rita Creemers Dhr. Eddy Denayer Mevr. Lieve Dierickx Dhr. Marc Geerts Dhr. Paul Geraets Mevr. Philomène Hansen Mevr. Gaby Jaenen Dhr. Marcel Kellen Dhr. Valère Konings Dhr. Bart Lodewijckx Mevr. Hilda Martens Dhr. Berti Melard Dhr. Johnny Nelissen Mevr. Marijke Peumans Dhr. Marcel Plessers Dhr. Jos Polleunis Dhr. Jurgen Reniers Mevr. Nancy Sanen Dhr. Nico Schepers Dhr. Jos Schouterden Mevr. Ellen Sleeuwaert Dhr. Etienne Steegmans Dhr. Jos Thys Dhr. Willem Van Looy Dhr. Georges Vols ALGEMENE VERGADERING Naast bovengenoemde leden van de raad van bestuur zijn volgende personen eveneens lid van de algemene vergadering: Mevr. Karen Beuckx Dhr. Patrick Ruppol Dhr. Paul Scheelen Mevr. Diane Schraepen Dhr. Jos Stalmans Mevr. Godelieve Sterken Dhr. Marcel Wathion
13 JAARVERSLAG 2013 1 VZW, 10 WERKPLAATSEN De vzw Bewel groepeert 10 beschutte werkplaatsen in Limburg. Het beheer en de coördinatie van deze werkplaatsen gebeurt vanuit de hoofdzetel in Diepenbeek. De beschutte werkplaatsen worden erkend door het Vlaams Subsidie-agentschap voor Werk en Sociale economie. Werkplaatsen die geografisch kort bij elkaar gelegen zijn ontvangen hetzelfde erkenningsnummer. De hoofdzetel bevindt zich in Diepenbeek waar ook de centrale diensten gevestigd zijn. Er werden centraal voor alle werkplaatsen zeven directies uitgebouwd: commercieel facilitair financieel informatica kwaliteit personeel productie STRUCTUUR Bewel beschikt over 8 erkenningen als beschutte werkplaats: BW 33 Bewel Hasselt en Bewel Diepenbeek BW 56 Bewel Heusden-Zolder BW 77 Bewel Neerpelt BW 99 Bewel Tongeren BW 110 Bewel Genk en Opglabbeek BW 112 Bewel Maaseik BW 135 Bewel Sint-Truiden BW 201 Bewel Tessenderlo De toegekende capaciteit door het Vlaams Subsidie-agentschap voor Werk en Sociale economie bedroeg op 31/12/2013: 1.348 FTE. WERKPLAATSEN de werkleider: elke werkplaats staat onder leiding van een werkleider. de adjunct-werkleider: in een aantal werkplaatsen heeft de werkleider ondersteuning van één of meerdere adjunct(en). de monitoren: elke werkplaats heeft verschillende afdelingen. Deze worden aangestuurd door één of meer monitoren. Zij leiden de activiteiten op de werkvloer in goede banen. de hulpmonitoren: zij staan de monitoren bij in hun taken.
14 PROVINCIALE FEDERATIE VAN BESCHUTTE WERKPLAATSEN LIMBURG De 8 Limburgse beschutte werkplaatsen vormen samen de provinciale federatie van Beschutte Werkplaatsen Limburg. Deze wordt voorgezeten door dhr. Marc Martens voorzitter. LID VAN AMFION VZW Bewel is lid van de vzw Amfion: de koepel-vzw van de sociale en de beschutte werkplaatsen. Dhr Nelissen P. - algemeen directeur - en dhr. Martens M. - voorzitter - zijn respectievelijk bestuurder en plaatsvervangend bestuurder van Amfion. COMITÉ PBW Het comité voor preventie en bescherming op het werk vergaderde 10 maal in 2013 en is enerzijds samengesteld uit vertegenwoordigers verkozen door de werknemers en anderzijds uit vertegenwoordigers aangewezen door de werkgever. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk heeft als opdracht om actief bij te dragen om het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen. Het heeft de taak om het preventiebeleid mee te helpen opstellen, uitvoeren en evalueren.de vergadering wordt voorgezeten door de algemeen directeur. LID VAN VLAB VZW Bewel is lid van de federatie van beschutte werkplaatsen VLAB vzw. Dhr. Martens M. - voorzitter - en dhr. Nelissen P. - algemeen directeur - zijn bestuurders van VLAB vzw. Dhr. Albregts K. - bestuurder en Mevr. Weustenraed L. personeelsdirecteur - werden aangesteld als plaatsvervangend bestuurders. ONDERNEMINGSRAAD De ondernemingsraad vergaderde 10 maal in 2013 en is enerzijds samengesteld uit vertegenwoordigers verkozen door de werknemers en anderzijds uit vertegenwoordigers aangewezen door de werkgever. De vergadering wordt voorgezeten door de algemeen directeur.
7 15 JAARVERSLAG 2013 Bestuurlijke activiteiten De raad van bestuur vergaderde vijf maal in 2013. De vergadering van het dagelijks bestuur vond maandelijks plaats. De raad van bestuur en het dagelijks bestuur verleenden hun goedkeuring aan volgende belangrijke aangelegenheden: WERKING VZW De algemene vergadering geeft goedkeuring aan de verlenging van het mandaat in het dagelijks bestuur voor een periode van 6 jaar, voor Johnny Nelissen. De algemene vergadering geeft goedkeuring aan de verlenging van het mandaat in de raad van bestuur voor een periode van 6 jaar, voor: - Ellen Sleeuwaart - Marc Geerts - Philomène Hansen De algemene vergadering geeft goedkeuring aan de volgende ontslagnames en benoemingen: - Ontslag uit het dagelijks bestuur - Georges Vols - Ontslag uit de raad van bestuur en de algemene vergadering: - Peter Entbroukx - Frank Keunen - Hilde Visser - Opname in het dagelijks bestuur, de raad van bestuur en de algemene vergadering - Hilda Martens - Opname in de raad van bestuur en de algemene vergadering - Jos Schouterden - Marijke Peumans - Raymonde Spiritus - Lieve Dierickx - Nancy Sanen - Ontslagname uit de algemene vergadering - Maurice Bouts - Bart Henckaerts - Opname in de algemene vergadering - Diane Schraepen ALGEMEEN BELEID - Activiteitenverslag 2013 - Doelstellingen 2014 en evaluatie doelstellingen 2013 - Project 4 Beaufort PERSONEEL - Het toekennen van attenties, als waardering, aan het personeel voor hun inzet: geschenkencheques, Sinterklaaspakket, een personeelsfeest in de vorm van een uitstap voor de doelgroepwerknemers en een avondfeest voor het omkaderingspersoneel. - Het nemen van preventieve maatregelen zoals het gratis vaccineren tegen het griep virus, in het kader van het terugdringen van het ziekteverzuim. - Het personeelsbehoeftenplan 2014 en de aanwerving van personeel conform het personeelsbehoefteplan van 2013. FINANCIEEL - Alle belangrijke aankopen gedaan in 2013 - Begroting 2014 - Balans en exploitatierekening 2013 - Voorzieningen van groot onderhoud en herstellingen - Brugpensioen - Premie groepsverzekering 2013 - Goedkeuring investeringsbegroting 2013
16 8 Organogram Secretariaat Directie Assistente Financieel Directeur Dagelijks bestuur Algemeen Directeur Productie Directeur Raad van bestuur Stafmedewerker Preventie HRM Directeur Algemene Vergadering Commercieel Directeur Gezien en goedgekeurd in het dagelijks bestuur van 16/09/2013 Managementteam
17 JAARVERSLAG 2013 Boekhouding Facturatie Planning Financieel Directeur Aankoop Werkvoorbereiding Productie Werkplaatsen Productie Directeur Productieleiding Projectleiding Milieu Facilitair Logistiek HRM Directeur HRM Omkadering Selectie & werving Omkadering Bedrijfsvoorziening HRM Doelgroep Loonadministratie Commercieel Directeur Commercieel Buitendienst Opleiding Commercieel Binnendienst Sociale dienst IT Directeur IT Selectie & werving doelgroep Directeur Kwaliteit Kwaliteit Portfolio management Doorstroming doelgroep Ergo Facilitair Directeur Directieteam
18 Werkplaats Maaseik - Cleanroom
9 19 JAARVERSLAG 2013 Managementteam De dagelijkse leiding van Bewel vzw is in handen van het managementteam dat als volgt is samengesteld: Algemeen directeur: Patrick Nelissen Commerciële directeur: Stefan Steegen Productiedirecteur: Roger Opdenacker Personeelsdirecteur: Liliane Weustenraed Financieel directeur: Claudia Vrancken Zij leggen de focus op het beleidsmatige. Directieteam Het directieteam bestaat uit de leden van het Managementteam, aangevuld met de andere directieleden die zich voornamelijk richten op het operationele: Facilitair directeur: Wim Stesmans IT directeur: Marc Steegmans Kwaliteitsdirecteur: Erwin Vanderlinden
20 10 Vestigingen Gasse Golsteyn Bewel Sint-Truiden Schurhovenveld 1220 3800 Sint-Truiden 011 70 56 60 François Tips Bewel Tessenderlo Ravenshout 6023 Tessenderlo 013 61 21 00 Guy Vanden Abeele Bewel Tongeren Heesterveldweg 14a 3700 Tongeren 012 24 20 20 Bewel Maaseik Jagersborg 1313 3680 Maaseik 089 36 55 10 Bewel Neerpelt Boseind 50a 3910 Neerpelt 011 80 78 60 Bewel Heusden-Zolder Terrillaan 2 3550 Heusden-Zolder 011 80 57 10 Alex Nickmans Jeff Kusters Marc Thijs Frans Verbeek Bewel Genk L. Londotstraat 3a 3600 Genk 089 36 59 00 Jos Bartels, Erik Kenis en Guido Renders Guy Hansen Pieter Loncke Bewel Opglabbeek Industrieweg Noord 1162 3660 Opglabbeek 089 36 59 00 Bewel Hasselt Kiewitstraat 213 3500 Hasselt 011 24 74 00 Bewel Diepenbeek Ginderoverstraat 143 3590 Diepenbeek 011 24 74 00
11 21 JAARVERSLAG 2013 Beleidsontwikkeling Maatwerk Maatwerk was in 2013 opnieuw- een belangrijk dossier voor Bewel. Op vrijdag 21 december 2012 werd het voorontwerp van maatwerkdecreet goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Het werd dan ingediend bij het Vlaams Parlement voor bespreking en goedkeuring. Op 3 juli werd het maatwerkdecreet goedgekeurd door het Vlaams Parlement. Op 2 mei organiseerde het kabinet een informatienamiddag voor BW en SW waarop een stand van zaken gegeven werd en een toelichting over de overgangsmaatregelen en periode. Naar aanleiding van de goedkeuring van het voorontwerp van decreet bezorgde VLAB een visietekst aan een aantal externe stakeholders. De teneur daarbij is dat de sector beschutte werkplaatsen positief blijft staan ten aanzien van de hervorming, maar bezorgd is over de concrete uitwerking van een aantal initieel gestelde uitgangspunten. Zonder de nodige uitvoeringsbesluiten blijft dit decreet echter dode letter. In de loop van 2013 vonden heel wat overlegmomenten plaats tussen VLAB en VSAWSE rond de invulling van dit uitvoeringsbesluit. Kwaliteitsmanagement in de sociale economie Het maatwerkdecreet stelt een duidelijk kwaliteitskader voorop waarbinnen de organisatievoorwaarden voor maatwerkbedrijven vertaald dienen te worden. Als referentie voor dat kwaliteitskader kiest de overheid voor het EFQM-kwaliteitsgroeimodel. Op 15 mei liep het project Kwaliteitsmanagement in de sociale economie af. Op 7 mei 2013 vond het slotevent plaats in het Vlaams Parlement. Dit ESF-project had als doel de sociale economie-ondernemingen te ondersteunen bij de verdere uitbouw van hun desbetreffende kwaliteitswerking, aangezien alle werkplaatsen tegen 2016 geacht worden een minimaal niveau te behalen binnen het EFQM-kwaliteitsgroeimodel. Daartoe werden assessments, collectieve vormingssessies en individuele begeleidingen voorzien tijdens de periode 2011-2013. Bewel nam deel aan externe activiteiten m.b.t. strategische meerjarenplannen en klantentevredenheid en aan intervisietrajecten voor kwaliteits- en personeelsverantwoordelijken. Daarnaast hield het ESF-Agentschap ook een vervolgaudit bij Bewel. Er werd daarbij een reeds voldoende hoog kwaliteitsniveau vastgesteld, zodat het ESF-kwaliteitslabel verlengd werd tot april 2016. Tijdens het slotevent werd ook en vooral vooruitgeblikt naar het vervolgtraject, dat op 16 mei van start ging. In het vervolgtraject - dat loopt tot 15 mei 2015 - krijgen de werkplaatsen een verbeter- of vervolgassessment. Ze kunnen ook opnieuw beroep doen op individuele begeleiding. Situationele tools omkadering Op 1 april is het ESF-project Situationele Selectieen Ontwikkelingstool voor monitoren/begeleiders in maatwerkbedrijven ( kortweg SiSO) van start gegaan. Binnen dit project worden toegankelijke, praktijkgerichte en moderne tools (multimedia) ontwikkeld om enerzijds de selectie van toekomstige begeleiders en anderzijds de competentieontwikkeling van huidige en toekomstige begeleiders te ondersteunen. Rond deze tools wordt ook een vormingsprogramma uitgewerkt, dat kan gebruikt worden om met een groep monitoren/begeleiders te werken aan competentieontwikkeling. Voor personeelsdiensten wordt een training uitgewerkt om aan de slag te gaan met de selectietest en met de ontwikkelingstool. Het project SiSO loopt van 1 april 2013 tot 30 maart 2015 en kan eventueel
22 Werkplaats Maaseik - Cleanroom
23 JAARVERSLAG 2013 verlengd worden met een disseminatiejaar na een positieve validering. VLAB is promotor, SST, BDO- Adforum en VONST zijn partners. GRI Begin 2013 lanceerde ESF de oproep GRI (Global Reporting Initiative, een internationale organisatie die richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving opstelt). VLAB diende gezamenlijk met SST, de koepel van de Sociale Werkplaatsen, een project in. De organisatie SUSTENUTO werd mee betrokken, als onderaannemer. Het project werd goedgekeurd en ging op 1 augustus van start. Bewel stapte samen met drie andere BW s mee als partner in het project. In het najaar van 2013 stelden de projectpartners, tijdens drie werkgroep vergaderingen, een MVO-sectorpaspoort op. In dit paspoort worden de belangrijke materiële thema s (economisch, milieugericht, sociaal-maatschappelijk) van de maatwerksector in kaart gebracht en gekoppeld aan de relevante GRI-indicatoren. Op basis van dit paspoort zullen minimum 3 BW s in 2014 een duurzaamheidsverslag opstellen. een driedaags opleidingspakket voor begeleiders waarbij de toepassing van lean manufacturing en de rol van doelgroepwerknemers centraal staan. De disseminatiefase loopt nog tot juni 2014. Het project is een samenwerking tussen VLAB, Hera Management Consulting en Komosie. In totaal zijn 21 werkplaatsen (waaronder 13 BW ) in dit project gestapt door deelname aan werkgroepen en/ of uitwerking van een individueel traject in samenwerking met Karina Ramaekers (HMC). Op basis van hun ervaringen wordt een finale versie van het model opgemaakt tegen juni 2014. POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan) Op 24 januari organiseerde ESF het event POP in de Sociale Economie, 7 keer anders!. De 7 partnerschappen die in 2011-2012 een ESF-project uitvoerden onder de oproep 217 (POP in de Sociale Economie), deelden hun kennis en ervaring in 7 verschillende workshops. Ook het project dat door VLAB samen met 16 beschutte werkplaatsen werd uitgevoerd, kwam aan bod in één van de workshops. DOBBI Begin 2013 werd in het kader van het project Doelgroepwerknemers betrekken bij de implementatie van Lean Manufacturing op de werkvloer een model uitgewerkt waarin wordt beschreven hoe een verbeterproject wordt ingevoerd en hoe de doelgroep in elke stap betrokken kan worden. Op 2 mei kreeg het project een positieve validering, waardoor op 1 juli de disseminatiefase van start kon gaan. De disseminatiefase bestaat uit drie luiken. Een eerste luik is gericht op het informeren van directies waarbij de verhalen vanuit het project worden getoond in een disseminatieevent. Daarnaast zijn 6 lerende netwerken opgestart als mogelijkheid tot intervisie voor projectbegeleiders uit de sector. Een derde luik is
24 12 Organisatieontwikkeling Met 4Beaufort willen we voor Bewel een lange termijnvisie vastleggen en de ontwikkeling van onze organisatie sturen in de richting van een perfect draaiende organisatie. Om de toekomst van Bewel ook op langere termijn te garanderen is het noodzakelijk dat we als organisatie blijven groeien en onze service naar de klanten blijven optimaliseren. Dank zij het 4Beaufort stappenplan hebben we daartoe zowel een leidraad als een toetssteen. Managementteam - Directieteam /KPI s Om nog sneller op een aantal ontwikkelingen te kunnen anticiperen werd een managementteam overleg op weekbasis ingevoerd. Het overleg met het Directieteam ( managementteam met uitbreiding van directies IT, bedrijfsvoorzieningen en kwaliteit) werd maandelijks georganiseerd. Om de synergie van het directieteam met de werkplaatsen te ondersteunen en om de productieverantwoordelijken hun verantwoordelijkheid duidelijker te laten opnemen vergadert het directieteam maandelijks op locatie in een werkplaats. Hierbij worden standaard de KPI cijfers van de werkplaats besproken samen met de gerelateerde werkleider en met de productieleider. Aansluitend wordt een rondgang door de werkplaats georganiseerd. Op de diverse niveaus binnen de organisatie wordt gewerkt met KPI s (Key Prestatie Indicatoren). Deze set van parameters vormt een gebalanceerd geheel waarmee de organisatie kan gestuurd worden conform haar korte en lange termijn doelstellingen. In 2012 werd de systematiek van het gebruik van KPI s uitgerold, echter in eerste lijn werden de relevante KPI s goed gedefinieerd en de correcte databronnen opgezet. In 2013 gebruikt men al de KPI s om effectief ook aan te sturen en indien nodig bij te sturen. Om de samenwerkingen binnen het managementteam, binnen het directieteam en met medewerkers divers te ondersteunen werden er gedragsregels neergelegd in een charter. Deze regels relateren naar een aangepaste leiderschapsstijl, faciliteren van projectwerking, continu verbeteren en optimaliseren, belichamen van een voorbeeldfunctie, transparante informatie en communicatie, ethiek en collegialiteit. Zorgmanagementsysteem: heldere procedures Het zorgmanagement systeem dat wij bij Bewel voorstaan, heeft betrekking op de kwaliteit van onze producten, op het welzijn van het personeel en op geïntegreerde veiligheids- en milieuzorg. Om zo n systeem werkbaar te maken en te houden, bevat het een aantal strikte procedures die moeten gevolgd worden. Die procedures beschrijven een aantal duidelijke afspraken, onder andere betreffende de kwaliteitsprincipes die ons door de Vlaamse overheid worden opgelegd én die we zelf ook nastreven. Het is absoluut noodzakelijk dat deze procedures laagdrempelig gehouden worden zodat ze door iedereen gekend, begrepen én nagevolgd kunnen worden. Opdat iedereen altijd en overal op de hoogte kan blijven van welke de procedures zijn en wat hun precieze inhoud is, werden in 2013 de Procedures, alsook het Zorgsysteemhandboek en gedeeltelijk ook de Formulieren en Handleidingen, gebruiksvriendelijk beschikbaar gesteld op het nieuwe Intranet. Bovendien werden meerdere sensibiliseringsrondes gehouden: sensibilisering om procedures te lezen en te kennen, sensibilisering om die kennis dan te registreren en tenslotte om te controleren op de geregistreerde kennis. Dit heeft al op meerdere diensten tot vooruitgang geleid, bij andere bleef dit echter nog wat hangen. Het zal een aandachtspunt blijven voor 2014.
25 JAARVERSLAG 2013 In aanloop naar ISO-certificatie in een breder toepassingsdomein werd het gebruik van de generieke procedures ook verder doorgedreven in nog-nietgecertificeerde afdelingen en activiteiten. We geven ook iedereen de kans om eventuele verbeteringsvoorstellen te doen. Zodoende werden er heel wat procedures geactualiseerd en verbeterd. De overige procedures zullen, afgestemd op het EFQM-kader, in 2014 aan bod komen. Planmatig verbeteren van de HR Processen Het mag duidelijk zijn dat een goed bestudeerd en uitgevoerd personeelsbeleid een van de pijlers vormt van een sterke organisatie. Daarom wil het MT het huidige personeelsbeleid in fases en planmatig verbeteren. Bedoeling is om de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van iedere omkaderingsmedewerker op een doorzichtige en ondubbelzinnige manier vast te leggen, op te volgen en bij te sturen. Met andere woorden te zorgen voor een duidelijk rolbeschrijving en daar de werving en selectie op afstemmen. Op dit vlak werd in 2013 een hele weg afgelegd. Het merendeel van de functieomschrijvingen werden geactualiseerd en moesten enkel nog vrijgegeven worden. In de daarop volgende fase ligt de focus op het formuleren van competenties en de ontwikkeling van deze competenties. Leren en ontwikkelen worden aandachtpunten binnen de organisatie. Hoe wordt Bewel een lerende organisatie. Om tenslotte te komen tot het uitwerken van een systematiek met betrekking tot het beoordelen en waarderen van prestaties. Productieplanning wordt verder geoptimaliseerd Om een bedrijf optimaal te laten werken en renderen is een strikte en geactualiseerde productieplanning onontbeerlijk. Hierbij is het noodzakelijk dat we de huidige en korte termijn beschikbaarheid van iedere doelgroep- en omkaderingsmedewerker per werkplaats kennen. De centrale productieplanning werd dan ook verder versterkt door de integratie van de SAP HRM aanwezigheidsgegevens van het personeel. Verder is het planningsinstrument zo uitgewerkt dat iedere werkleider ook zicht heeft op de planning van zijn collega s zodat werkplaats overschrijdend één en ander op elkaar kan afgestemd worden. Binnen de al bestaande clustersamenwerking (3 clusters van telkens 3 werkplaatsen) stemmen de werkleiders hun planning op elkaar af. Clusteroverschrijdende opdrachten worden door de productieplanner en door de productieleider verder afgestemd. Naast het productionele luik is er binnen de productieplanning ook ruimte voorzien om het luik van de begeleiding van de doelgroep meer gestructureerd uit te rollen. Hiervoor wordt de uitvoering van de functioneringsgesprekken met de doelgroep, in het kader van het IHDP (individuele hulp- en dienstverleningsplan), mede ingepland. Dienstverlening optimaliseren door betere klachtenafhandeling Henry Ford schreef begin vorige eeuw al: Een fiasco is een kans om het de volgende keer beter te doen. Dat geldt ook voor klachten van klanten. Het is nooit prettig, maar als je ze ernstig neemt, is het een kans om de organisatie te verbeteren. Daarom worden klachten doorgegeven aan een centraal meldpunt waardoor ze overzichtelijker zijn en een snellere afhandeling kunnen krijgen. De klachten worden goed bestudeerd en er wordt nagegaan hoe dergelijke fouten in de toekomst kunnen vermeden worden. Zo werden vanuit de klachtenanalyse preventieve acties opgezet, onder meer uitgewerkt in de vorm van handleidingen. Het aantal klachten daalde op die manier verder tot minder dan 200.
26 Werkplaats Hasselt - Zeefdruk
27 JAARVERSLAG 2013 De procedure Klachtenbehandeling wordt regelmatig kritisch onder de loep genomen en bijgestuurd wanneer nodig. Dit gebeurde ook in 2013. Inzetten van gepaste software wil hiertoe nog verder gaan bijdragen. Om de kans op fouten naar klanten toe te vermijden, worden er bijkomende proces-georiënteerde opleidingen georganiseerd voor medewerkers die betrokken zijn bij de orderafhandeling. En ook hier worden KPI s geformuleerd om het klachtenvolume en de afhandelingstijd te kunnen evalueren. Projectwerking. De projectwerking werd verder uitgerold, met het oog op het gestructureerd implementeren van relevante wijzigingen in de organisatie. De opvolging van de tweewekelijkse projectrapportering van de diverse projectmanagers, de voorbereiding van de portfolioboard, de presentatie van de statusrapportering in de portfolioboard, de inleiding van nieuwe aanvragen naar de portfolioboard en de periodieke informatie van dit geheel naar het bestuur werden overgedragen van de organisatie Harmony naar een eigen interne projectportfolio manager, namelijk onze directeur kwaliteit Gelijktijdig werd de projectleider productie aangeduid en opgeleid als expertisehouder voor de geïmplementeerde projectmethodiek PRINCEII. Projectmanagers of medewerkers met specifieke vragen rond de uitrolling van de aan hen toevertrouwde projecten kunnen steeds bij hem terecht. Verder werd er eveneens afgesproken dat de hoofddoelstellingen van de organisatie naar de toekomst maximaal via de methodiek van het projectmatig werken zullen uitgerold worden.