Moderne dienstverlening op basis van een rijke collectie Strategie TU Delft Library 2011-2015
Inhoud 1. Inleiding: oogsten en blijven ontginnen 3 1.1. Tweeledige missie TU Delft Library 3 1.2. Hoge ambities TU Delft 4 1.3. Veranderende omgevingsfactoren 4 1.4. Strategie TU Delft Library: drie doelen 4 2. Intensivering van de samenwerking 6 2.1. Samenwerking op TU Delft-niveau 6 2.2. Samenwerking op (inter)nationaal niveau 6 2.2.1. Gezamenlijke uitvoering van landelijke taak 7 2.2.2. Ondersteuning van kennisinnovatie 8 3. Kwaliteitsverbetering en innovatie van producten & diensten 9 3.1. Collectievorming en beheer 9 3.2. Vindbaarheid en (her)bruikbaarheid van bronnen 10 3.3. Dienstverlening ten behoeve van het onderwijs 11 3.4. Dienstverlening ten behoeve van het onderzoek 11 4. Kwaliteitsverbetering en flexibilisering van personeel & organisatie 13 4.1. Optimalisering van de zelforganisatie 13 4.2. Implementatie van het nieuwe werken 13 4.3. Flexibilisering van personeel en organisatie 13 4.4. Adequate reactie op herijking 13 4.5. Optimalisering van projectwerk 14 4.6. Strategische jaarplanning 14 2
1. Inleiding: oogsten en blijven ontginnen De komende jaren wacht de TU Delft Library een groot aantal uitdagingen. Wij treden die met voortvarendheid en zelfvertrouwen tegemoet. We streven naar meer strategische samenwerking, kwaliteitsverbetering en innovatie van onze producten en diensten, en een gestroomlijnde, flexibele bibliotheekorganisatie met vakbekwaam, breed inzetbaar personeel. De afgelopen jaren heeft TU Delft Library met veel energie gewerkt aan een solide basis. Onze dynamische collectie bevat een groeiend aantal e-books. Onze expertise wordt TU-breed steeds vaker ingezet, ook in domeinoverstijgende projecten. We kunnen trots zijn op een heel scala aan nieuwe producten en diensten, zoals de Repository, het zoeksysteem Discover en het instructieprogramma TUlib. Daarnaast hebben we met verve gewerkt aan onze landelijke taak: het toegankelijk maken van technischwetenschappelijk materiaal voor alle geïnteresseerden, ook buiten de TU Delft. In 3TU-verband hebben we het datacentrum opgericht, we hebben ervoor gezorgd dat open access binnen de universiteit op de agenda komt en dat auteurs informatie kunnen inwinnen over hun rechten en plichten bij het auteursrechteninformatiepunt. Wie zaait, zal oogsten. De komende jaren kunnen we de vruchten plukken van onze inspanningen. We hebben een goede startpositie om optimaal in te spelen op ontwikkelingen binnen de TU Delft en de technisch-wetenschappelijke wereld in het algemeen, en op veranderende omgevingsfactoren. Echter, om tegemoet te komen aan de nieuwe eisen die aan ons worden gesteld, zullen we ook nieuwe gebieden moeten blijven ontginnen. Innovatie vernieuwing en verbreding van ons aanbod blijft van cruciaal belang. Dankzij onze basis en onze expertise worden we een graag geziene partner, zowel binnen de universiteit als in onze externe samenwerkingsverbanden. 1.1. Tweeledige missie TU Delft Library TU Delft Library acquireert, beheert en archiveert kennis over de technische wetenschappen in Nederland. Wij maken deze kennis vervolgens op allerlei manieren toegankelijk voor studenten en medewerkers van de TU Delft. Maar ook richten wij ons op een veel bredere doelgroep, namelijk iedereen met interesse voor technisch-wetenschappelijke informatie, van scholier naar student, young professional en senior lid van de arbeidsmarkt tot (gepensioneerd) hobbyist. 3
Daarnaast heeft TU Delft Library een nationale bewaarfunctie voor technisch-wetenschappelijk materiaal. Als onderdeel van de TU Delft streven we naar excellente ondersteuning van de missie van de universiteit. Met onze landelijke taken willen we een belangrijke bijdrage leveren aan de versterking van de Nederlandse kennissamenleving en economie. 1.2. Hoge ambities TU Delft De TU Delft heeft hoge ambities. In het instellingsplan lezen we dat de universiteit duurzame oplossingen wil bieden voor wereldwijde maatschappelijke en economische problemen. Dat doet zij door de onderling verweven kerntaken onderzoek, ontwerp & constructie, onderwijs en kennisvalorisatie. Daarbij streeft zij vóór alles naar kwaliteit. TU Delft Library ondersteunt de kerntaken door de ontwikkeling van hoogwaardige informatieproducten en diensten. Wij dragen actief bij aan de door de TU Delft gestelde prioriteiten. Concreet houdt dit onder meer in dat wij de Delft Research Initiatives ondersteunen en ons inzetten om de externe zichtbaarheid van Design & Engineering te vergroten. Wij versterken de ondersteuning van de wetenschappelijke staf en de kwaliteit van de onderwijsinfrastructuur. Ook speelt TU Delft Library een actieve rol in de strategische samenwerking tussen TU Delft, het bedrijfsleven en de overheid, en helpt zij mee de relaties met het MKB te versterken. En uiteraard zetten wij ons in om de kwaliteit van dienstverlening van de Universiteitsdienst te verbeteren. 1.3. Veranderende omgevingsfactoren In de wereld van onderwijs en wetenschap is veel in beweging. Naar verwachting nemen de studentenaantallen de komende jaren toe. De studenten worden veeleisender, gewend als zij zijn om op afstand en mobiel te communiceren. Steeds meer mensen maken gebruik van sociale netwerken en communities. Daardoor verwachten zij dat ook de online diensten van TU Delft Library gepersonaliseerd worden aangeboden. Door de globalisering en de ambities van de TU Delft wordt onze groep gebruikers steeds internationaler. Grenzen vervagen en dat stelt eisen aan ons vermogen om samen te werken. Afgelopen jaar hebben we de gevolgen van de economische crisis ondervonden en die gevolgen zullen ook de komende tijd merkbaar zijn. Er is minder geld beschikbaar, waardoor wij nog efficiënter moeten gaan werken. Tegelijkertijd wordt de concurrentie op terreinen waar wij ons op bewegen (binnen en buiten de universiteit) steeds meer voelbaar. De TU Delft gaat een periode van herijking tegemoet, en dit heeft ook gevolgen voor TU Delft Library. Een evenwichtige verhouding en een optimale afstemming tussen TU Delft-gebonden en landelijke taken is nu belangrijker dan ooit. Ook constateren wij een groeiende tendens om het nut van een bibliotheek binnen de universiteit in twijfel te trekken. Het is aan ons te laten zien dat een bibliotheek meer doet dan licenties met uitgevers regelen. Onze meerwaarde is dat wij aan de kern raken van onderwijs, onderzoek en organisatie. Als TU Delft Library zijn wij een onmisbare schakel tussen student en diploma, tussen onderzoeker en een succesvol artikel, en tussen samenwerkende diensten en goede projectresultaten. Dit is het beeld dat wij bij onze klantgroepen willen oproepen. 1.4. Strategie TU Delft Library: drie doelen Kortom, de komende jaren wordt er veel van ons gevraagd. Het is daarom belangrijk onze strategie helder te formuleren en ons beleid zorgvuldig te plannen. Dit strategisch plan dient als leidraad en toetssteen bij al onze besluiten, projecten en acties tot het jaar 2015. 4
Om de uitdagingen die de komende jaren op ons afkomen te trotseren, streeft TU Delft Library de volgende drie strategische doelen na: Intensivering van de samenwerking met interne en externe partijen; Kwaliteitsverbetering en innovatie van producten & diensten; Kwaliteitsverbetering en flexibilisering van personeel & organisatie. De volgende drie hoofdstukken zijn gewijd aan het bereiken van deze strategische doelen. 5
2. Intensivering van de samenwerking De kwaliteit en efficiency van ons werk zijn gebaat bij strategische samenwerking met partners binnen en buiten de TU Delft, nationaal en internationaal. Wij ondersteunen de samenwerking in het onderzoek door aanwezig te zijn in virtuele omgevingen. Ook stimuleren wij intern de samenwerking tussen teams. Wij continueren onze lobby voor verdere nationale samenwerking die kan leiden tot een nationale bibliotheek. Samenwerking is geen doel op zichzelf. TU Delft Library gaat alleen samenwerkingsverbanden aan als de kwaliteit en de efficiency van ons werk ermee gediend zijn. Door strategische samenwerking kunnen wij én meerwaarde creëren voor de TU Delft én financieel gezond blijven. Per onderwerp beoordelen we de mogelijkheden van gezamenlijke aanpak. In bijzondere gevallen kiezen we ervoor om zelf het voortouw te nemen en beoogde partners tot samenwerking te stimuleren. We onderscheiden drie niveaus van samenwerking: het TU Delft-niveau (paragraaf 2.1), het (inter)nationale niveau (paragraaf 2.2.), en het interne Library-niveau. Het laatste punt wordt apart behandeld in hoofdstuk 4. Hierin gaan we dieper in op de noodzakelijke verbetering van interne bedrijfsprocessen, werkwijzen en onderlinge afstemming. 2.1. Samenwerking op TU Delft-niveau TU Delft Library zal de primaire processen veel meer dan tot nu gebruikelijk was samen met andere diensten ondersteunen. Binnen de TU-gemeenschap gaan we actief op zoek naar mogelijkheden om samen effectiever en efficiënter te werken, om samen de goede dingen goed te doen. Door geïntegreerde ondersteuning verhogen we de kwaliteit van dienstverlening en voorkomen we onnodige overlap tussen diensten. Onze accountmanagers en informatiespecialisten krijgen hierdoor een andere rol, die een verandering van houding vereist. Accountmanagers zullen in hun contact met docenten meer en meer samenwerken met de dienst Onderwijs- en Studentenzaken. Er komt een focus op direct contact met onderzoekers. Externe partijen benaderen we in nauwe samenwerking met het Valorisation Centre. Informatiespecialisten houden zich minder bezig met de selectie van bronnen, maar krijgen veel meer de taak om wetenschappers proactief te attenderen op vakinformatie die online beschikbaar is. Binnen de Universiteitsdienst zal sprake zijn van meer synergie tussen nu gespreide activiteiten. We streven naar: Bundeling van multimedia services; Samenwerking met andere helpdesks; Samenwerking in de benadering van externe klanten; Optimalisering en centralisering van functioneel beheer; Samenwerking in projectmanagement en support; Samenwerking in de exploitatie van publieke gebouwen, en in de organisatie van evenementen die hierin plaatsvinden; Samenwerking op archiefgebied (papier en digitaal). 2.2. Samenwerking op (inter)nationaal niveau Wij zoeken samenwerking met uiteenlopende partners bij de invulling van onze landelijke, op de brede doelgroep gerichte, taak. Voor de innovatie van een gemeenschappelijke Nederlandse wetenschappelijke informatie-infrastructuur werken we samen met het UKB, het samenwerkingsverband van de universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. 6
Om als TU Delft Library de Nederlandse kenniseconomie te stimuleren ondersteunen wij bestaande samenwerkingsverbanden tussen TU Delft en externe partners, in binnen- en buitenland. 2.2.1. Uitvoering van landelijke taak Door de verantwoordelijkheid die wij voelen voor onze landelijke taak willen wij rondom bepaalde onderwerpen het initiatief nemen. Producten en diensten die wij voor de TU Delft hebben ontwikkeld, zoals onze Repository en TUlib, kunnen ook landelijk worden uitgerold. Gezien de eisen die de herijking binnen de TU Delft aan ons stelt, vraagt dit wel om zorgvuldige afwegingen en om strategische samenwerking met partners. Dat kunnen universiteitsbibliotheken zijn, maar ook openbare bibliotheken of andere overheidsinstellingen. Onze landelijke taakinkomsten (verstrekt door het ministerie van OC&W) zullen we vooral inzetten voor activiteiten die onze brede doelgroep raken. Voorbeelden daarvan zijn de lobby rond open access, de uitbouw van activiteiten op het gebied van primaire data, informatieverstrekking over auteursrechten, en de bevordering van informatievaardigheden, of breder: mediawijsheid. Wij vinden het belangrijk dat de informatievaardigheden van scholieren worden ontwikkeld, zodat zij beter voorbereid naar de universiteit gaan. Ook houden wij ons bezig met de innovatie van een gemeenschappelijke Nederlandse wetenschappelijke informatie-infrastructuur. Hierin werken we samen met de andere universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek (in het UKB). Niet alle activiteiten worden overigens meteen in UKB-verband opgepakt. Samenwerking ontstaat vaak eerst tussen twee of drie partijen. In het project Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur streeft het UKB samen met de nationale koepel voor Openbare Bibliotheken de volgende doelen na: Onbelemmerde toegang tot alle metadata, inclusief catalogi (dit is nu via de Nederlandse Centrale Catalogus niet mogelijk); Uniforme systemen voor documentleverantie en licentiemanagement, waarvoor één partij verantwoordelijk wordt gesteld; Uitbouw van gezamenlijke inkoop en nationale licenties, in aanloop naar een situatie van Open Access; Eén gezamenlijk bibliotheeksysteem in the cloud, als opvolger van de bibliotheeksystemen die de universiteitsbibliotheken nu ieder apart gebruiken en beheren; hierbij zijn er geen 7
aparte servers van de universiteitsbibliotheken meer, en systemen zijn met zelfgekozen browsers te raadplegen en te bewerken. Daarnaast zou landelijke samenwerking gezocht moeten worden voor: Het opzetten van één gezamenlijk systeem voor de Institutionele Repositories en gezamenlijk gebruik van systemen voor onderzoeksdata, current research information (opvolger van Metis) en document management; Uitwisseling van expertise, bijvoorbeeld één auteursrechteninformatiesysteem en één landelijke TUlib; Samenwerkingsomgevingen voor onderzoek en onderwijs. TU Delft Library zal de Virtual Knowledge Centres in de huidige vorm uitfaseren en vervangen, liefst door een nieuwe, gezamenlijk gekozen omgeving. Tot slot: TU Delft Library is ervan overtuigd dat wij als universiteitsbibliotheken alleen kunnen blijven bestaan als wij onze administratieve processen op landelijk niveau met elkaar delen. Dat betekent dat wij samenwerking stimuleren die kan leiden tot de oprichting van een virtuele nationale bibliotheek. Daarvan willen wij een belangrijk onderdeel worden. De contouren van een dergelijke ontwikkeling moeten anno 2015 duidelijk zijn. 2.2.2. Ondersteuning van kennisinnovatie Zonder samenwerking tussen wetenschap en bedrijfsleven geen innovatie. TU Delft Library wil en kan tussen deze partijen een belangrijke schakel zijn. Het bedrijfsleven bereiken we via onze interne facultaire contacten: de strategische partners van de TU Delft, of andere belangrijke samenwerkingspartijen, in binnen- en buitenland. Onderzoekers die samenwerken met externe partijen gebruiken meestal online-omgevingen om werk uit te wisselen. In deze omgevingen kunnen wij tijdens de looptijd van projecten waardevolle diensten aanbieden, zoals ondersteuning bij publiceren (bij voorkeur in Open Access) en citatieanalyse. Ook kunnen wij onderzoekers bijstaan bij de opslag en betere benutting van verzamelde data. TU Delft Library slecht de grenzen tussen de TU Delft en groepen daarbuiten, door slimmer om te gaan met access management voor deze gedeelde omgevingen. Gebruikers zijn daardoor beter in staat werk en onderzoeksgegevens te delen en wederzijds te becommentariëren. We hebben hierbij ook speciale aandacht voor het midden- en kleinbedrijf van de regio rond de TU Delft. We zoeken aansluiting bij bestaande samenwerking tussen onderzoekers van de TU Delft onderling, zoals in de Delft Research Initiatives. Daarnaast stellen wij onze diensten beschikbaar aan interorganisatorische (internationale) samenwerkingsverbanden, zoals de Europese Knowledge and Innovation Communities (KICs). Hierin participeren, naast universitaire onderzoekers, ook onderzoekers van onderzoeksinstituten, en research & developmentafdelingen van grote bedrijven. Ook via deze ingangen willen wij het bedrijfsleven bedienen. Hierbij is het uitgangspunt dat wij uitsluitend die producten en diensten aanbieden die voor de campus zijn ontwikkeld. 8
3. Kwaliteitsverbetering en innovatie van producten & diensten In 2015 zal onze collectie voor het grootste deel digitaal worden aangeboden. De vindbaarheid en beschikbaarheid van bronnen is nog beter, mede door toedoen van Open Access. De verwerking van datasets en digitale onderwijsmaterialen vormt een vast onderdeel van onze dienstverlening. Daardoor hebben wij ons een positie verworven in de ondersteuning van onderwijs en onderzoek aan de TU Delft. In 2015 heeft TU Delft Library, voortbouwend op haar solide basis, weer een slag gemaakt in de verbetering en innovatie van haar producten en diensten. Doordat we in alle administratieve (backoffice) processen met andere partijen samenwerken, winnen we tijd en personele capaciteit om meer maatwerk te leveren. We komen hiermee tegemoet aan de behoeften van individuele gebruikers - denk bijvoorbeeld aan wensen op het terrein van literatuuronderzoek en citatieanalyse. Als klantwensen in lijn zijn met onze missie, kunnen deze leiden tot personalisatie, uitbreiding en vernieuwing van diensten. In 2015 reflecteert onze standaarddienstverlening de nieuwe producten die horen bij een innovatieve bibliotheek. De overeenkomst omvat dus ook de werkzaamheden voor documentbeheer en archief, de invoer in METIS, alle aanwinsten (ongeacht de informatiedrager) in de TU Delft Repository, opslag in het Datacentrum, relevante evenementen in het Library Learning Centre, en het beheer van alle collecties. Voor extra dienstverlening, bijvoorbeeld specifiek voor één faculteit of onderzoeksgroep, sluiten we aparte overeenkomsten. De gevolgen voor personeel & organisatie van nieuwe diensten of uitbreiding van dienstverlening worden goed gemanaged, bijvoorbeeld door extra financiering en/of aanpassingen in de organisatie van het werk. Hieronder volgt een overzicht van de concrete resultaten die wij in 2015 in onze dienstverlening ten behoeve van onderwijs en onderzoek willen bereiken. In de aparte jaarplannen 2011-2015 zullen wij vastleggen welke stappen we moeten zetten om onze doelen te realiseren. 3.1. Collectievorming en -beheer In 2015 wordt TU Delft Library erkend als dé centrale instantie voor fysiek en digitaal collectiebeheer. Dat wil zeggen dat wij alle collecties beheren die binnen de TU Delft moeten worden opgeslagen, bewerkt, gemetadateerd en aangeboden. Het traject van opnemen, rubriceren, publiceren en archiveren van TU Delft-output is immers onze kerntaak. 9
Op het gebied van collectievorming en -beheer streven we de volgende doelen na: Dankzij onze inspanningen rondom Open Access bevat de TU Delft Repository in 2015 80% van de totale wetenschappelijke output van de TU Delft. Hieronder verstaan we niet alleen wetenschappelijke publicaties, maar ook andersoortige bronnen zoals scripties, redes, datasets, Collegerama-opnames en ander multimediaal materiaal; Alle Open Courseware wordt in het TU Delft Repository opgeslagen en toegankelijk gemaakt; Wij beheren het multimediabezit (van aanmaak tot publicatie) van de TU Delft; De erfgoed-collectie van de TU Delft heeft een erkende plek in de TU Delft en wordt ook daarbuiten goed gebruikt; Voor ons archiveringsbeleid krijgen wij geen gele kaart meer van de Erfgoedinspectie, maar een pluim. 3.2. Vindbaarheid en (her)bruikbaarheid van bronnen Steeds meer bronnen in onze collectie worden digitaal geboren, en hebben dus geen papieren tegenhanger. Wij zetten ons in om gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het vinden en gebruiken van deze digitale informatie. Hierbij streven we de volgende doelen na: In 2015 zijn al onze klantgroepen tevreden over de vindbaarheid van informatie; Het zoeksysteem Discover wordt door iedereen beschouwd als de logische zoekingang. Alle interne en externe bronnen kunnen ermee worden gevonden, en het zoeken met dit systeem is nog gemakkelijker gemaakt. Bovendien stelt het de gebruiker in staat om in een gepersonaliseerd overzicht op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in het eigen vakgebied. De gebruikersvriendelijkheid is verhoogd, doordat we het systeem interactief hebben gemaakt. Doordat gebruikers comments of reviews kunnen uploaden, werken ze zelf mee aan de ontsluiting van informatie; We bieden onze producten en diensten aan in de werkomgeving van onze gebruikers. De digitale bibliotheek is overal gemakkelijk toegankelijk voor gebruikers die beschikken over een e-reader of andere mobiele apparatuur. Wetenschappers worden proactief geattendeerd op informatie die online beschikbaar is (via online communities, blogs, twitter, etcetera); Onze boekenwand is veel meer een inspiratie- en kenniswand geworden, waar je niet alleen kunt zoeken in de fysieke collectie, maar ook kunt grasduinen in de digitale collectie; Ons documentmanagementsysteem ED (Elektronisch Dossier) is in 2015 bij alle faculteiten in gebruik, zodat alle documenten die binnen de TU Delft worden geproduceerd of ontvangen gemakkelijk vindbaar en opvraagbaar zijn. 10
3.3. Dienstverlening ten behoeve van het onderwijs TU Delft Library zet zich op verschillende manieren in voor de ondersteuning van onderwijs, studenten en docenten. Dit zijn onze concrete doelen: We zijn aanwezig in de omgeving waar de studenten zich bevinden, en bieden onze diensten innovatief aan: mobiel en any time, any place they need it ; In 2015 volgen alle studenten (Bachelor, Master, PhD) het vak Informatievaardigheden. Dit maakt onderdeel uit van het geïntegreerd aangeboden onderwijs in brede academische vaardigheden. Door dit vak maken studenten kennis met TU Delft Library en onze expertise; TU Delft Library beheert de digitale leermiddelen (dictaten, colleges of ander materiaal) en zorgt ervoor dat ze digitaal via de leeromgeving kunnen worden aangeboden. Als het mogelijk is, maken wij het materiaal ook toegankelijk voor de rest van de wereld; Het Library Learning Centre in onze centrale vestiging is the place to be, om te studeren, samen te werken, gezien te worden, maar ook om workshops te volgen, werkcolleges te houden en creatieve strategiesessies te organiseren. In 2015 is het Library Learning Centre het Centre of belonging in de levensloop van aan de TU Delft opgeleide ingenieurs. Van scholier, student, young professional en senior professional op de arbeidsmarkt, tot (gepensioneerd) hobbyist: in iedere levensfase, from cradle to grave, keren zij terug naar deze centrale ontmoetingsruimte; TU Delft Library, waar ook TU Delft Erfgoed onder valt, werkt samen met het Science Centre, Sport- en Cultuurcentrum, Aula en het TU Delft Learning Centre in de organisatie van onderwijsevenementen; Elk jaar maken wij een activiteitenprogramma rondom educatieve thema s. Hierbij zoeken we aansluiting bij de Delftse onderzoeksgroepen, en lokale en regionale initiatieven. Dit biedt tevens de mogelijkheid effectief gebruik te maken van de verschillende ruimtes in onze centrale vestiging, zoals de blauwe en oranje zaal, de Trésor-leeszaal, de hal, de coffeecorner en de kegel. 3.4. Dienstverlening ten behoeve van het onderzoek Optimale onderzoeksondersteuning vereist samenwerking tussen ondersteunende diensten. Alleen dan zijn we in staat om onderzoekers tijdens de gehele duur van een onderzoekstraject te ondersteunen. In 2015 is het volgende bereikt: TU Delft Library werkt nauw samen met de diensten Instellingsbeleid, Marketing & Communicatie, ICT en Valorisation Centre, en bedient de onderzoekers vanuit een gezamenlijke aanpak; Door de gezamenlijke diensten worden onderzoekers in alle fasen van het onderzoeksproces ondersteund, van fondsenwerving tot publicatie. TU Delft Library is actief betrokken bij de realisatie van de volgende doelen: 11
o Onderzoeksgroepen kunnen op eenvoudige wijze samenwerkingsomgevingen opzetten; o Er is ondersteuning voor onderzoek naar wetenschappelijke literatuur en ook voor het onderzoek naar relevante informatie; nieuwe methoden van literatuuronderzoek en datamining worden toegepast; o Expert search maakt het mogelijk verrassende connecties met andere onderzoekers te leggen; o Data management is een vast onderdeel in het programma voor academische vaardigheden; o Onderzoekers worden geattendeerd op belangrijke ontwikkelingen en kunnen trendanalyses (laten) uitvoeren. o We bieden ondersteuning bij nieuwe vormen van wetenschappelijk publiceren en stimuleren auteurs hun publicatie in het publieke domein te plaatsen. In 2015 is de digitale omgeving voor informatie-uitwisseling en online samenwerking van de TU Delft functioneel ondergebracht bij TU Delft Library. Het documentmanagementsysteem is in deze omgeving geïntegreerd. 12
4. Kwaliteitsverbetering en flexibilisering van personeel & organisatie De komende jaren implementeert TU Delft Library de Human Resources-strategie van de TU Delft. In 2015 zijn wij in alle opzichten een flexibele organisatie. We zijn er voor de klant: we zijn in staat ons aan te passen aan nieuwe wensen, en aan nieuwe vormen van dienstverlening en samenwerking. Met onze activiteiten zijn wij aanwezig in de omgeving van de onderzoeker, de docent en de student. Wij ontwikkelen de speciale competenties die daarvoor nodig zijn. TU Delft Library hanteert als uitgangspunt dat iedere medewerker zelf verantwoordelijk is voor zijn of haar functioneren, en dat iedereen in vertrouwen en wederzijdse waardering kan werken. Dat doen we in een prettige organisatie, waar klanten graag blijven komen. Een organisatie waar mensen graag werken en plezier in hun werk uitstralen. Waarin we elkaar vertrouwen, samenwerken en gebruikmaken van elkaars kennis. En waarin we elkaar beoordelen op het resultaat. Dit nieuwe werken hebben wij ons in 2015 helemaal eigen gemaakt. Deze visie leidt in de komende periode tot de volgende acties: 4.1. Optimalisering van de zelforganisatie We handhaven het principe van zelforganisatie en bekijken of we de vorm waarin deze is gegoten kunnen verbeteren. Daarbij laten we ons adviseren door de dienst Human Resources van de TU Delft die dit principe TU-breed wil implementeren. 4.2. Implementatie van het nieuwe werken We onderzoeken welke aspecten van het nieuwe werken zinvol en toepasbaar zijn voor TU Delft Library. Het nieuwe werken vereist vooral een verandering van houding en gedrag. We bekijken bijvoorbeeld of we onze vergadergewoontes kunnen herzien, door beter gebruik van kennismanagement, en door invoering van meer informele overlegmomenten; We zoeken voortdurend het optimum tussen gevraagde en aanwezige capaciteiten en competenties; We baseren de Resultaat en Ontwikkelingscyclus op de principes van het nieuwe werken. Dat wil zeggen dat we meer naar resultaat ( output ) kijken en minder naar aanwezigheid. De medewerker voelt zich primair verantwoordelijk voor het nakomen van SMART-afspraken. 4.3. Flexibilisering van personeel en organisatie We vergroten de groei- en ontwikkelmogelijkheden voor individuele medewerkers. Daarnaast rollen wij brede trainingprogramma s uit, als we dat van strategisch belang vinden (zoals we dat in 2010 met Discover anything hebben gedaan); We gaan de gecreëerde flexibiliteit van onze organisatie benutten (medewerkers in de back-office op niveau van schaal 7, bibliotheektechnisch medewerker, zijn nu breed inzetbaar). Ook bezien we of we dat voor meer functies in de organisatie kunnen toepassen (conform TU-beleid). 4.4. Adequate reactie op de herijking We verwerken de gevolgen van de herijking en rollen het project efficiënte werkprocessen uit. Dat wil zeggen dat we onze tijd aan de juiste dingen besteden en dat we deze zo slim mogelijk uitvoeren; We zetten onze creativiteit in om met de werkelijkheid van krappe financiering om te gaan en betrekken daar een breder deel van de organisatie bij. 13
4.5. Optimalisering van projectwerk We verbeteren het werken in projecten en de communicatie over de projecten; We voeren projecten vaker op het niveau van de Universiteitsdienst uit; We zoeken proactief naar externe financiering voor projecten. 4.6. Strategische jaarplanning We stemmen onze jaarplannen af op de strategie 2015. Ieder jaar bepalen we wat we moeten doen - en eventueel ook laten - om onze strategische doelen te bereiken. 14