Notulen Algemene Ledenvergadering 30 november 2012 AANWEZIG BESTUUR Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuursleden W.P. van Rijn P.M. Alblas R. Imthorn H. Janssen, J. Pijnacker, J. van der Nagel, J.P. Schrama LEDEN EN COMMISSIELEDEN 35 personen, conform intekenlijst AFGEMELD Trudy en Alex Sieval, Lisette Haasnoot, Jaap v.d. Meij, Nel van Rijswijk, Cora de Vries-Bloot, Adrienne Visscher, Peter Noyons, Michel v.d. Bent, OPENING Willem van Rijn stelt de vergadering, conform de statuten, met een kwartier uit vanwege het te gering aantal aanwezigen om te kunnen stemmen over bepaalde besluiten. Wij hebben stil gestaan bij het onverwacht overlijden van Jacobine van der Nagel-de Mooij. NOTULEN LEDENVERGADERING DD 25-11-2011 Notulen worden goedgekeurd. INGEZONDEN STUKKEN 1. Lisette Haasnoot 2. Trudy en Alex Sieval Zijn er mogelijkheden om de speeltijd van een dubbelpartij te verlengen naar 60 minuten. Bij twee of drie spelers blijft de speeltijd de reguliere 45 minuten. Vincent v.d. Krogt Peter Alblas Dit is mogelijk, echter uitsluitend voor een geheel seizoen. Hier is in het verleden ook al eens over nagedacht maar geen doorgang gevonden wegens wachttijden. Voordeel is wel dat men voldoening heeft van eenmalig 60 minuten spelen. Stemming om dit een seizoen uit te proberen: 34 voor / 1 tegen 3. Piet Franke Is het mogelijk de 2 all weather banen in de komende winter periode op vrijdagavond tegen een eventuele vergoeding te blijven gebruiken? Wim: Vooralsnog kan hier geen gehoor aan worden gegeven. Naast het feit dat dit niet rechtvaardig is ten opzichte van de overige leden is het momenteel organisatorisch niet mogelijk. Denk aan openen en afsluiten, barbezetting, stookkosten etc.
KASCONTROLE EN BENOEMING NIEUWE KASCOMMISSIE In 2012 is de kascontrole uitgevoerd door en Pauline Bleijswijk. Deze controle heeft geen onregelmatigheden opgeleverd, het zag er zeer verzorgd uit. Er wordt derhalve decharge verleend. Toelichting: Aftredend lid Aantredend lid Reserve lid De functie van Hans Visser als zijnde penningmeester is over genomen door. Peter de Haas Natascha Duindam FINANCIEEL JAARVERSLAG 2012 EN BEGROTING 2013 Zowel het financieel jaarverslag 2011 als de begroting 2012 wordt goedgekeurd. Toelichting. - De contributie is lager dan begroot als gevolg van het ledenaantal. - De barboetes omvatten zowel de leden die daadwerkelijk een boete voor het niet opdagen betalen als de leden die de bardienst afkopen. Deze hadden wij niet in de begroting opgenomen. - De baropbrengst is hoger dan begroot. - Ecotax bedroeg EUR 935,00. Vragen: Aan vom Hofe Waarom wordt de contributie in de begroting hoog gehouden? Wij moeten de begroting volgen. Daarnaast besparen wij weer op onderhoud en afdracht KNLTB t.o.v. de begroting. Voor komende jaar hebben wij een voorziening opgenomen voor het opknappen van het clubgebouw, zowel binnen als buiten. Waar heeft de vergoeding vrijwilligers betrekking op? Vergoeding bardiensten, schoonmaken clubgebouw etc. Verder worden het komende seizoen de verhogingen doorgevoerd zoals in eerdere vergaderingen besproken. Denk hierbij aan de contributie. JAARVERSLAGEN COMMISSIES Leden administratie Aantal ingeschreven leden zijn 366 senioren en 46 jeugdleden. Ondanks extra baan en verlichting is het aantal helaas niet gestegen. De reden van de opzeggingen zijn tijdgebrek, andere sport aan beoefenen, blessures, sfeer bevalt niet (3) en andere verenigingen met wintertennis. Normaliter groeit het aantal leden weer richting het nieuwe seizoen, als is het dit jaar wel wat spannender of het aantal opzeggingen zal worden gecompenseerd. Sponsor en Activiteiten commissie Vorig jaar nieuwe club vrijwilligers begonnen (, Peter de Haas, Ferdinand Bleijswijk en Erwin Gerritsen). Doel was huidige sponsoren tevreden houden en nieuwe werven. Er is derhalve meer contact met de sponsoren, zijn er meer manieren gecreëerd om te sponseren, is er een sponsorbrochure gemaakt, zijn er nieuwe meerjarige sponsorcontracten opgesteld en lopen er de nodige gesprekken met nieuwe sponsoren.
Opentoernooi commissie Dit jaar is het Open georganiseerd met ondersteuning van zowel de Technische Commissie als de PR Commissie. Daarnaast is de samenwerking met de Bar Commissie nog nauwer geworden. Het toernooi was drukker bezet dan voorgaande jaren. Door het aantal banen zijn er geen teams uitgeloot. Er waren nagenoeg geen walk overs, behalve als gevolg van blessures. De finaledag viel deels in het water, maar wij konden gelukkig enkele wedstrijden bij MVKV spelen. We kunnen terugkijken op een zeer geslaagd toernooi! Technische Commissie / Jeugdcommissie Aan het openingstoernooi deden 25 leden mee. Voor de hogere klassen van de basisscholen is een alternatieve gymles georganiseerd. Oftewel tennissen bij onze vereniging in plaats van gym. Goed ontvangen en wij hopen uiteraard op nieuwe enthousiaste jeugdleden. De clubkampioenschappen zijn voor het eerst in jaren in twee weken gespeeld. Met zo n 200 deelnemers en het slagen hiervan in twee weken kunnen wij terugkijken op een succes. Voor het slottoernooi is gekozen van een nieuwe manier van inschrijven en wel via de website. Dit is succesvol gebleken en heeft geleid tot zo n 75 deelnemers. Volgend jaar wordt deze formule herhaald! Barcommissie De barcommissie is verrijkt met de nodige nieuwe leden. Totaal thans 6 commissieleden in deze commissie. De leden worden bedankt voor hun inzet. Afgelopen jaar heeft 85% van de leden gehoor gegeven aan zijn of haar verplichting. De overige 15% zijn aangesproken en de eventuele boetes zijn geïncasseerd. De koffiemachine is noodzakelijk vervangen. Het open toernooi en de clubkampioenschappen hebben ondanks het weer een omzetstijging teweeg gebracht van 10%. Uiteraard dank aan de kok Ger Volwater en de inzet van de PR Commissie. Voor 2013 wordt het aantal verplichte bardiensten verhoogd naar drie. Dit is het gevolg van het aantal leden en het aantal leden dat er voor kiest de bardienst af te kopen. De leden, de vrijwilligers heel hartelijk dank voor een ieders inzet. Tot slot de mededeling dat Jos van Oosten de barcommissie zal verlaten. Ook aan Jos dank voor zijn inzet. Hans Visser zal het indelen van het barrooster over nemen. VRAGEN: Janny Zuiderduin Cees Starkenburg Janny Zuiderduin Wat gaan wij doen aan het dalende aantal leden? Wij hebben een flyer gemaakt die zal worden verspreid, van de nieuwbouwwijk verwachten wij toch wel een aantal leden, in combinatie met Match willen wij nieuwe leden werven, adverteren, de open tennisdagen en tot slot hopen wij dat de leden nieuwe leden proberen te werven. Via scholen proberen wij opnieuw aan nieuwe jeugdleden te komen. Dit is een lastige weg, maar wordt in ieder geval geprobeerd. Degene die zijn vetrokken naar verenigingen met winterbanen komen niet meer terug. Is een lidmaatschap dat de mogelijkheid biedt voor nieuwe leden om tot 1 januari door te tennissen een optie? Het probleem hiervan blijft de organisatie hiervan en de kosten van onderhoud, de stookkosten etc.
Maarten Binnendijk Pauline Bleijswijk Natascha Duindam Jos Pijnacker Vincent v.d. Krogt Maarten Binnendijk Aty de Vries Peter Alblas Peter de Vries Cees Starkenburg Waarom niet alleen het park in de winter overdag open houden? Niet rechtvaardig tov de overige leden We moeten het goed willen doen en anders niet. Er wordt met de kascommissie gekeken naar mogelijkheden. Probeer in ieder geval de plannen mbt wintertennis te versnellen. Daar zijn we mee bezig en er wordt opnieuw gekeken naar de begroting. Wij kijken naar diverse mogelijkheden, waaronder bijv, 10 maanden lidmaatschap. Blijft organisatorisch veel werk, maar wellicht mogelijk. De bardienst zou tegen betaling kunnen. Nu is het vervullen van alle bardiensten al moeilijk, laat staan als het seizoen wordt verlengd. Waarom hier geen enquête voor houden. De all weather banen zijn aangelegd met oog op de toekomst, niet om eerder als deels open te gaan in de winter, De overige drie banen vervangen heeft financieel negatieve kanten, maar ook veel positieve. De aanleg van de andere banen moet financieel wel verantwoord zijn en daarnaast moeten wij organisatorisch er klaar voor zijn. Zonde om de twee nieuwe banen in de winter niet te gebruiken. Klopt, maar blijft een organisatorische kwestie en deels financieel. Als het geld kost heeft het ook geen zin. Een enquête houden onder wie er in de winter wil spelen op de twee bestaande banen. Het gaat niet alleen om wat de leden willen, maar wat financieel En organisatorisch haalbaar is. We hebben al moeite om voldoende vrijwilligers te werven, laat staan dat wij er meer nodig hebben. De betrokken leden en vrijwilligers zijn hier aanwezig, aan deze groep ligt het niet. De overige leden hebben wij wel nodig om dit te kunnen organiseren. We gaan onderzoek doen naar de mogelijkheden om langer open te blijven en eventueel wintertennis. Hoe lang gaan smashcourt banen mee? Technisch na 10 jaar afgeschreven. EUR 37.000,00 zijn de kosten voor vervanging. Hier is rekening mee gehouden in de begroting. De banen zijn onderhoudsarm, maar wel duurder gezien de levensduur. Wij gaan de mogelijkheden opnieuw bekijken naar mogelijkheden om de gravel banen wellicht eerder te vervangen.
AFTREDEN BESTUURSLEDEN EN VERKIEZING NIEUWE BESTUURSLEDEN Jan van der Nagel heeft om begrijpelijke redenen gestopt met zijn bestuursfunctie. Wij mogen uiteraard wel een beroep op Jan blijven doen. Hans Janssen is gestopt in zijn functie als voorzitter van de Technische Commissie. Deze functie is over genomen door Cora de Vries-Bloot. Tot slot heeft de functie van penningmeester over genomen van Hans Visser. Namens het Bestuur en de leden willen wij deze heren allen heel hartelijk danken voor hun inzet in alle jaren en heten wij Cora van harte welkom als nieuw bestuurslid. Rene is al bestuurslid en danken wij hartelijk dat hij eveneens de functie van penningmeester op zich heeft genomen. VERHOGEN AANTAL BARDIENSTEN (LEDEN VAN 21 JAAR EN OUDER MAAR JONGER DAN 70 JAAR) Met een tweetal verplichte bardiensten lukt het ons niet om op de betreffende tijden iemand achter de bar te hebben staan. Derhalve het verzoek om het aantal verplichte bardiensten te verhogen naar 3 maal per seizoen/jaar. Hierdoor wijzigt de boete naar EUR 30,00 per keer en afkopen EUR 25,00 per keer. VRAGEN Pauline Bleijswijk Jos Pijnacker Moete er niet beter gekeken worden naar de bezetting op incourante uren. Wij proberen om op alle tijden bezetting te hebben, omdat er altijd iemand kan komen. Wellicht eerst de drukke uren laten invullen en dan pas de overige open stellen om in te vullen. Goed idee, maar desondanks hebben wij aan 2 verplichte bardiensten nog tekort. Stemming: 35 voor / 0 tegen WINTERTENNIS Dit onderwerp is inmiddels uitgebreid besproken na de jaarverslagen van de diverse commissies. VRIJWILLIGER VAN HET JAAR Dit jaar is Erwin Gerritsen verkozen tot vrijwilliger van het jaar. De reden is hetgeen Erwin Gerritsen dit jaar heeft gedaan voor de jeugd en zijn inzet om nieuwe jeugdleden te werven. RONDVRAAG Peter de Vries Jan Paul Schrama Erwin Gerritsen De Wijkraad stelt een subsidie ter beschikking die bijvoorbeeld kan worden aangewend tot de jeugdleden. Denk hierbij aan het plan om de scholen opnieuw te benaderen. Is het mogelijk om een groep senioren leden warm te maken voor de jeugdcommissie? Wellicht kan de Technische Commissie hieromtrent een mailing verzorgen. Een ideeënbus op de website moet worden gebruikt. Volgt er nog een cursus voor de defibrillator? Deze cursus volgt, de datum volgt bij aanvang van het nieuwe seizoen. Pauline Bleijswijk Wellicht kan deze cursus door de EHBO worden verstrekt. Valken 68 kan ons hier wellicht meer informatie over verstrekken. SLUITING Het bestuur bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid.