WHITEPAPER Vertaalprocessen professionaliseren Hoe zorg ik voor een vertaalproces van hoog niveau in eigen beheer?
Vertalingen worden steeds belangrijker Groeiende bedrijven die over de grens gaan ondernemen, komen in een nieuwe ontwikkelingsfase. Ze ontdekken hoe belangrijk het is om doelgroepen in hun eigen taal aan te spreken en te zorgen voor goed vertaalde productinformatie, voorwaarden, advertenties, blogs en andere content. Er is een directe relatie tussen de vertaalde content en rendement. En die relatie uit zich in vindbaarheid, goede klantcontacten en omzet. Tegelijkertijd ontdekken deze ondernemingen dat een toename van vertaalwerk vraagt om specifieke processen. Door de groei van de onderneming en van de hoeveelheid content wordt de vertaal-uitdaging groter. Meer landen betekent meer talen. Meer talen betekent meer taken, meer deadlines, meer vertalers, meer vertaalbureaus en daardoor een steeds lastiger te managen proces. En dat alles in een omgeving met steeds meer content, die bovendien niet statisch is. Er komt een moment waarop dit soort organisaties constateert dat vertalen niet langer een sluitpost is, maar een essentieel, strategisch proces. Een proces waarin kwaliteit, snelheid en kosten een belangrijke rol spelen. Een proces dat bovendien direct gelinkt is aan de uitstraling en de resultaten van het bedrijf. Herkent u deze uitdagingen? Dan bent u de internationale ondernemer voor wie dit whitepaper bedoeld is. We willen u eerst geruststellen: u bent niet de enige. De uitdagingen die u tegenkomt, zien wij heel vaak. En de oplossing is gelukkig binnen handbereik: wanneer u constateert dat vertalingen van strategisch belang zijn, is het zaak om de bijbehorende processen ook als zodanig te benaderen. In dit document laten wij zien hoe u uw vertaaluitdagingen het hoofd biedt door uw vertaalprocessen te professionaliseren. Laten we bij het begin beginnen. Als experts op het gebied van vertalen en vertaalprocessen mogen wij bij veel bedrijven binnenkijken. Wij komen dan allerlei verschillende situaties tegen. Dit zijn een paar varianten: Kleinschalig zelf doen Dit is een typische beginsituatie. Collega s of mensen in het dealernetwerk vertalen af en toe een tekst. Er is beperkt sprake van interne coördinatie. Diverse mensen in diverse functies doen het vertaalwerk naast hun kerntaken. Alles uitbesteden Dit is het model voor partijen die ontzorgd willen worden. Het vertaalproces wordt door één of meer externe partijen verzorgd. De interne coördinatie is minimaal en groei is makkelijk schaalbaar. Gedeeltelijk uitbesteden Een flexibele schil van freelancers en bureaus zorgt voor de vertalingen. De organisatie verzorgt zelf de coördinatie, maar de organisatiegraad is laag, iemand doet dit erbij. Deze vorm vraagt bij groei om professionalisering. Het interne vertaalbureau Interne vertalers en coördinatoren verzorgen de vertalingen. De interne collega s worden op afroep ondersteund door freelancers en vertaalbureaus. Bij groei is doorlopend optimaliseren een vereiste. Andere combinaties van bovenstaande vormen. Deze varianten zijn niet goed of slecht. Afhankelijk van de ontwikkeling van de organisatie kunnen ze allemaal voldoen. Of je maar een klein deel in eigen huis vertaalt, of juist heel veel maakt in principe niet uit. Of je zelf de coördinatie doet, of dat door een ander laat doen, is ook het punt WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 2 van 11
niet. Wél belangrijk is de mate waarin u uw vertaalprocessen onder controle heeft. Wanneer u te weinig grip op het proces heeft, komt u in problemen wanneer de volumes groeien of het aantal taalcombinaties toeneemt. Het loont daarom de moeite om uw vertaalprocessen periodiek goed onder de loep te nemen. Het rendement van professionele vertaalprocessen is behoorlijk. De kwaliteit van uw content stijgt, net als het effect ervan. Daarnaast schakelt u veel sneller en efficiënter op basis van een heldere, centrale workflow. Daardoor dalen de kosten en kan de doorloopsnelheid stijgen. Omdat u vertaald materiaal slim gaat hergebruiken kunnen de kosten nóg verder dalen. Uiteindelijk resulteert een geoptimaliseerd en professioneel proces in schaalbaarheid, transparantie, meetbaarheid en grip op de kosten. Zelf doen of uitbesteden? Het eerste vraagstuk waar u voor staat, is de keuze tussen inbesteden en uitbesteden. Wilt u het proces zelf managen? Of wilt u het vertaalproces uitbesteden? Voor beide varianten is wat te zeggen. Welke variant het beste werkt, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Enkele voordelen van uitbesteden Uitbesteden heeft tal van voordelen. Door uw vertaalproces uit te besteden, kunt u uw investeringen richten op uw basisactiviteiten. Bovendien maakt u optimaal gebruik van de kennis en de ervaring van derden. Daarnaast zorgt u voor de nodige flexibiliteit; pieken en dalen in het volume worden opgevangen door de flexibele externe capaciteit. U heeft bovendien geen problemen met de vaak onvoorspelbare beschikbaarheid van individuen als u uitbesteedt aan een professioneel vertaalbureau. Het belangrijkste voordeel van uitbesteden is misschien wel focus; u kunt zich volledig op uw core business richten. Daarmee zorgt u voor een overzichtelijk primair proces. U ontlast de organisatie en laat externe partijen excelleren op hún vakgebied. Enkele voordelen van zelf doen Inbesteden heeft ook voordelen. Door uw vertaalprocessen zelf in de hand te houden, wordt uw afhankelijkheid van leveranciers bijvoorbeeld kleiner. Uw continuïteit komt niet in gevaar doordat leveranciers met pensioen, op vakantie of failliet gaan. Uw mensen zitten dichter tegen de content owners aan en schakelen daardoor makkelijker. Uw coördinatoren en uw vertalers worden dagelijks doordrenkt met de cultuur en het jargon van uw bedrijf. De kans is groot dat dit ook doorwerkt in het werk dat ze opleveren. Vertaalwerk uitbesteden betekent niet dat u helemaal ontzorgd bent. Het kan nog steeds tijd en energie kosten. Denk bijvoorbeeld aan thema s als kostenbewaking, kwaliteitsbewaking en leveranciersmanagement. Door uw vertaalproces geheel of gedeeltelijk in te besteden, worden deze aspecten beter beheersbaar. Ook security is een belangrijk voordeel van inbesteden. Door processen in eigen hand te houden, wordt de kans kleiner dat vertrouwelijke gegevens op straat belanden. Eventuele juridische problemen en imagoschade blijft u voor. Kiest u voor zelf doen? Dit document is met name bedoeld voor bedrijven die op basis van bovenstaande overwegingen besluiten om hun vertaalprocessen gedeeltelijk of geheel in eigen beheer te nemen. Wilt u uw vertaalprocessen uitbesteden? Dan wijzen wij u graag op ons whitepaper over hoogwaardige vertalingen. Dat document leert u alles over hoogwaardige vertaalprocessen en helpt u bij het selecteren van het juiste vertaalbureau. Wilt u onderzoeken wat het inhoudt om uw eigen processen naar een hoger niveau te brengen, bijvoorbeeld door een deel van het werk zelf op te pakken? Dan zetten wij u graag aan het denken over thema s die dan een rol spelen. WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 3 van 11
Deze vier pijlers spelen een rol wanneer u vertaalprocessen in eigen huis oppakt Wanneer u besluit om vertaalprocessen in eigen beheer te nemen, zijn er vier belangrijke pijlers om te beschouwen. Dit zijn ze. 1. Organisatie hoe zitten uw vertaalprocessen nu en straks in elkaar en hoe ziet uw team eruit? 2. Techniek wat heeft u op technisch gebied allemaal nodig? 3. Leveranciersmanagement wat verwacht u van uw externe leveranciers? 4. Opleiding en change wat is de opleidingsbehoefte van collega s en externe leveranciers? Pijler 1 De organisatie Hoe zitten uw vertaalprocessen nu en straks in elkaar en hoe ziet uw team eruit? U onderneemt in het buitenland. Mooi. Maar het buitenland is groot. Het ontwerpen van uw vertaalprocessen begint dan ook met het formuleren van uw vertaalvisie. Wat zijn uw internationale ambities? Welke landen wilt u op korte en lange termijn kunnen bedienen? Voor welke landen gebruikt u basistalen zoals Engels, Spaans en Frans? Welke landen of taalgebieden wilt u in hun eigen taal benaderen? De antwoorden op deze vraag vormen de input die u nodig heeft om in kaart te brengen wat u allemaal wilt vertalen. Gaat het bijvoorbeeld alleen om de productbeschrijvingen in uw webshop? Of gaat het ook om blogs, advertenties, webteksten en andere marketing content? Moeten er misschien ook regelmatig contracten of offertes vertaald worden? Hoe zit het met uw jaarverslagen en vacatures? Op basis van deze inventarisatie krijgt u een helder beeld van uw interne opdrachtgevers en stakeholders. Zijn de vertalingen alleen voor de marketingafdeling en de productmanager? Of zijn de afdelingen finance, legal en HR ook interne opdrachtgevers? Zijn er al vertaalprocessen in uw organisatie? Breng in kaart hoe ze nu verlopen. Waar beginnen vertalingen in de regel? Wie zet ze in gang? Wie controleert de vertalingen? Wie controleert de facturen van vertaalbureaus en accordeert betalingen? Breng ook in kaart met wie u allemaal werkt. Zijn er collega s die coördineren, vertalen en redigeren? Werkt uw organisatie met freelancers en bureaus? Hebben bepaalde afdelingen eigen bureaus of freelancers? Als u de bestaande processen en interne opdrachtgevers en leveranciers in kaart hebt gebracht, kunt u gaan bepalen wat er moet gebeuren om die processen te optimaliseren. U ziet precies wat er van uw vertaalafdeling verwacht wordt. Op basis van die verwachting bepaalt u hoe ideale vertaalprocessen moeten verlopen. Wanneer u al deze zaken voor uzelf op een rijtje heeft gezet, kunt u gaan kijken welke mensen er op dit moment in uw organisatie werken die het vertaalproces kunnen managen. U weet dan ook of u mensen aan moet trekken. Misschien moet u afscheid nemen van bestaande leveranciers of juist aanvullende vertaalbureaus en freelancers aantrekken. Welke mensen heeft u nodig? Een vertaalafdeling kent in elk geval twee functies: coördinatoren en vertalers. Coördinatoren De coördinatoren (ook wel projectmanagers) zijn verantwoordelijk voor een optimaal verloop van het vertaalproces. Ze zorgen dat iedereen volgens de juiste processen werkt en ze houden zich bezig met de technische hulpmiddelen. Ze fungeren als eerste aanspreekpunt bij vertaalvragen. En WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 4 van 11
ze begeleiden vertaalprojecten, bewaken de kwaliteit en de levertermijnen. Een goede coördinator heeft taalgevoel en vindt het leuk om projecten soepel te laten verlopen. Voor deze allesregelaars is specifieke ervaring in de vertaalwereld weliswaar mooi meegenomen, maar strikt genomen geen voorwaarde. Het is vooral belangrijk dat deze mensen de skills hebben om goed met interne opdrachtgevers, collega s en eventuele externe leveranciers om te kunnen gaan. Vertalers Dit zijn de mensen die met uw teksten aan de slag gaan, als eerste vertaler of als revisor voor die eerste vertaler. Of misschien wel als bewerker van machinevertalingen. Een vertaler die een vliegende start kan maken en op niveau produceert, moet natuurlijk aan bepaalde eisen voldoen. Wij adviseren de uitgangspunten van de ISO 17100-kwaliteitsnorm aan te houden. Volgens die norm moet een vertaler minimaal een (ver)taalopleiding op bachelorniveau hebben afgerond. Heeft een vertaler geen (ver)taalopleiding gevolgd? Dan kan ook door ervaring het juiste niveau worden gehaald. Na het volgen van een opleiding op minimaal bachelorniveau, heeft een vertaler dan ten minste twee jaar fulltime ervaring opgedaan in het vak. Heeft een sollicitant geen diploma voor een opleiding op ten minste bachelorniveau? Dan is vijf jaar fulltime ervaring als vertaler de minimale vereiste. Uiteraard toetst u sollicitanten door middel van proefvertalingen. Heeft het zin om zelf vertalers aan te nemen? Het is maar de vraag of u zelf vertalers aan moet nemen. Het is uitdagend om voor alle taalparen (Nederlands-Frans, Nederlands-Engels, Nederlands-Spaans, etc.) vertalers aan te nemen. Als u het goed wilt doen, heeft u voor ieder taalpaar twee mensen nodig die vertalen en elkaars werk controleren. Als een van de twee op vakantie gaat of ziek wordt, heeft dat impact op de output. Vind bovendien maar eens voldoende mensen voor álle taalparen die u wilt bedienen. De kans is dan ook groot dat u voor meerdere taalcombinaties samen gaat werken met externe freelancers en vertaalbureaus. Pijler 2 De techniek Wat heeft u op technisch gebied allemaal nodig? Een optimaal vertaalproces wordt efficiënt door een hoge automatiseringsgraad. Er zijn allerlei technische hulpmiddelen die uw nieuwe vertaalteam kunnen helpen om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen terwijl ze tegelijkertijd voor kwaliteit zorgen. Een Translation Management Systeem (TMS) zorgt voor structuur Wanneer u een intern vertaalproces inricht, zijn overzicht en controle van groot belang. U moet bijvoorbeeld weten welke teksten nog vertaald of gereviseerd moeten worden en wat de status is van lopende vertalingen. Alles bijhouden via e-mail of spreadsheets is onoverzichtelijk, onveilig en foutgevoelig. Daarom is een Translation Management Systeem (TMS) onmisbaar. Een TMS is software waarmee u de werkprocessen efficiënt kunt managen. In veel Translation Management Systemen zit zelfs een geïntegreerde vertaaleditor waarin de vertaling en de eventuele revisie gedaan kan worden. Of u nu werkt met interne vertalers, externe freelancers of een vertaalbureau; iedereen werkt dankzij een TMS op hetzelfde platform. Zo behoudt u de controle over het complete vertaalproces. Kies voor cloud Er zijn diverse Translation Management Systemen op de markt. Wij adviseren om altijd te kiezen voor een online systeem. Door te kiezen voor een oplossing in de cloud, zorgt u voor flexibiliteit en schaalbaarheid. Bovendien is uw systeem makkelijk bereikbaar voor interne collega s en externe leveranciers, waar ter wereld zij zich ook bevinden. WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 5 van 11
Omdat er een vertaalgeheugen wordt opgebouwd in een goed TMS, bent u in staat om reeds vertaalde teksten opnieuw te gebruiken. Dergelijke vertaalgeheugens samen met de eveneens in het TMS opgebouwde termenlijsten zorgen dat vertalers hun werk steeds efficiënter gaan doen. Bovendien stijgt de consistentie van uw materialen. Hier moet u op letten bij het selecteren van een TMS Bij het selecteren van een TMS, moet u op een aantal zaken letten. We hebben de belangrijkste beslispunten voor u op een rijtje gezet. Geeft het platform inzicht in lopende en afgesloten opdrachten? Beschikt het systeem over ingebouwde functionaliteit voor Quality Assurance? Welke bestandsformaten kan het platform aan? Denk aan Word en Excel, maar ook XML, CSV en InDesign zijn reële mogelijkheden. Zijn uw documenten goed beveiligd? Blijft de opmaak van documenten intact? Beschikt het systeem over rapportagemogelijkheden? Zorgt het systeem voor opslag en hergebruik van eerder vertaalde teksten? Beschikt het systeem over mogelijkheden voor het managen van terminologie? Ondersteunt het systeem centrale communicatie? Kunt u per opdracht over een logboek beschikken? Hoe gebruiksvriendelijk is de oplossing? Kunnen nieuwe gebruikers er intuïtief mee werken of hebben ze eerst training nodig? Ondersteunt het systeem machinevertalingen? (Zie ook ons whitepaper over dit onderwerp.) WORDBEE TRANSLATOR Onze pro-tip: Wordbee De afgelopen jaren hebben wij ervaring opgedaan met verschillende TMS-oplossingen. Wij hebben heel nadrukkelijk gekozen voor Wordbee Translator. Dit is een online vertaalplatform waarmee u uw vertaalproces in eigen beheer kunt nemen. Van het plaatsen van opdrachten tot een financiële verrekening daarvan en van vertaling tot revisie met dit platform houdt u eenvoudig grip op het hele vertaalproces. Zie hiervoor ook www.wordbee.com. WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 6 van 11
Pijler 3 Leveranciersmanagement Wat verwacht u van uw externe leveranciers? Over de selectie van uw interne of externe leveranciers en de manier waarop u met elkaar samenwerkt kunt u een boek schrijven. Wij raden u ook echt aan om dat te doen. Natuurlijk hoeft u geen echt boek te schrijven. Een document van enkele pagina s waarin u alle belangrijke aspecten van de samenwerking beschrijft, voldoet al. Zo n document vormt de blauwdruk van uw samenwerking met de flexibele schil. Het document geeft antwoord op een aantal vragen. Welke werkzaamheden voert de leverancier voor u uit en tegen welke tarieven? Beding bijvoorbeeld kortingen op herbruikbare vertalingen. Hoe worden die berekend? Zorg wel dat de afspraken die u op dit gebied maakt niet voor oneindig veel administratieve rompslomp zorgen. Hou het hanteerbaar. Hoe verloopt uw vertaalproces? En hoe moeten uw leveranciers aansluiten bij die processen? Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een tekst? En hoe snel wordt een spoedvertaling aangeleverd? U kunt bijvoorbeeld afspraken maken over normale doorlooptijden afhankelijk van het volume. Leg ook vast wat de afspraken zijn in het geval van spoedvertalingen Aan welke technische eisen moeten uw leveranciers voldoen? Kunnen uw leveranciers volstaan met het aanleveren van de juiste bestanden per mail? Of wilt u bijvoorbeeld dat leveranciers rechtstreeks in uw vertaalplatform werken? Op het moment dat u met elkaar afspreekt om met elkaar in één platform te werken, heeft u daar veel voordeel bij. U creëert immers één gezamenlijke versie van de waarheid. Dit document vormt het fundament onder uw samenwerking en biedt bovendien voldoende aanknopingspunten om regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en de samenwerking waar mogelijk te optimaliseren. API S API s: Integreer uw vertaalplatform met de rest van uw contentlandschap Productinformatie kan zich in allerlei systemen en databronnen bevinden, zoals in uw Product Information Management systeem (PIM), uw Digital Asset Management systeem (DAM) of uw ERP-omgeving. Het is mogelijk om slimme koppelingen te maken tussen de systemen van de vertaalafdeling en de andere vitale systemen in de organisatie. Wanneer informatie uit bijvoorbeeld DAM, PIM en ERP rechtstreeks naar uw TMS vloeit, en andersom, neemt het aantal handmatige handelingen enorm af, net als de kans op fouten. Bovendien beschikken ál uw systemen en alle afdelingen over de juiste informatie in de juiste talen. WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 7 van 11
Pijler 4 Opleiding en change Wat is de opleidingsbehoefte van collega s en externe leveranciers? U introduceert nieuwe processen, nieuwe mensen en nieuwe systemen in uw organisatie. Hou er rekening mee dat dit om uitleg vraagt. Neem al uw stakeholders mee in het veranderproces. Zorg er bovendien voor dat de mensen die bijvoorbeeld opdrachten plaatsen, opdrachten goedkeuren of vertalingen controleren precies weten hoe ze met de nieuwe systemen om moeten gaan. Ook uw externe vertalers hebben misschien training nodig om goed met uw systemen om te kunnen gaan. Wellicht wilt u uw producten en diensten bij ze introduceren zodat ze een goed beeld van uw organisatie krijgen. Zorg er daarnaast voor dat uw processen en systemen worden uitgewerkt op papier. Het vastleggen van deze kennis is van groot belang om op lange termijn te zorgen voor waarborging daarvan in uw organisatie. WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 8 van 11
Case Kramp realiseert hogere kwaliteit, lagere kosten en meer snelheid met vertaalproces in eigen beheer Als totaalleverancier van onderdelen van werktuigen, technische services en business solutions is Kramp een strategisch partner voor bedrijven in de landbouw, tuin- en parkbranche, het grondverzet en de OEM. Kramp heeft op jaarbasis een behoorlijk aantal vertalingen nodig, wat voor een flinke kostenpost zorgde. Om de vertaalkosten te reduceren, de kwaliteit te verhogen en de time-to-market te verkorten, besloot Kramp het vertaalproces in eigen beheer te nemen. Na een gedegen marktinventarisatie koos Kramp voor Wordbee Translator. Dit online vertaalplatform biedt uitgebreide functionaliteit, inclusief een state-of-the-art tool voor Computer Assisted Translation (CAT). Samen met implementatiepartner LinQuake realiseerde Kramp in een paar maanden tijd een optimaal gestroomlijnd vertaalproces. Na het inrichten van het platform en de bijbehorende organisatie is Wordbee Translator succesvol en geheel naar wens in gebruik genomen. Jan-Willem Pothof, Manager DCM Development, Kramp WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 9 van 11
Samenvatting Groeiende bedrijven die over de grens gaan ondernemen, komen in een nieuwe ontwikkelingsfase. Ze ontdekken hoe belangrijk het is om doelgroepen in hun eigen taal aan te spreken en te zorgen voor goed vertaalde productinformatie, voorwaarden, advertenties, blogs en andere content. Tegelijkertijd ontdekken ze dat hun processen hierop ingericht moeten worden. Wilt u stappen gaan zetten op dit gebied? Laat u dan ondersteunen door een professionele partij met verstand van vertaalprocessen binnen groeiende organisaties. Door de groei van de onderneming wordt de vertaal-uitdaging groter. Er komt een moment waarop dit soort organisaties constateert dat vertalen niet langer een sluitpost is, maar een essentieel, strategisch proces. Een proces waarin kwaliteit, snelheid en kosten een belangrijke rol spelen. Een proces dat bovendien direct gelinkt is aan de uitstraling en de resultaten van het bedrijf. Om dit in goede banen te leiden loont het de moeite om de vertaalprocessen te optimaliseren. Het rendement van professionele vertaalprocessen is zeer groot. De kwaliteit van meertalige content stijgt, net als het effect ervan. De doorlooptijd van vertaalwerk kan drastisch ingekort worden, en daarmee de time-to-market van producten en diensten. Bovendien wordt het proces transparant en meetbaar, wat resulteert in lagere vertaalkosten. De eerste stap is de keuze tussen inbesteden en uitbesteden. Voor beide varianten is wat te zeggen. Welke variant het beste werkt, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Deze vier pijlers spelen een rol bij het in eigen huis oppakken van vertaalprocessen. 1. Organisatie hoe zitten uw vertaalprocessen nu en straks in elkaar en hoe ziet uw team eruit? 2. Techniek wat heeft u op technisch gebied allemaal nodig? 3. Leveranciersmanagement wat verwacht u van uw externe leveranciers? 4. Opleiding en change wat is de opleidingsbehoefte van collega s en externe leveranciers? WHITEPAPER DOE HET ZELF pagina 10 van 11
Over LinQuake Vertaalbureau LinQuake helpt haar klanten te groeien door als vertaalpartner tijd te besparen en (taal)grenzen weg te nemen. LinQuake gelooft in de synergie van slimme technologie en taalprofessionals. Onze opdrachtgevers profiteren van de meest actuele vertaaltechnologie, waardoor het bereiken van meertaligheid gemakkelijk wordt gemaakt. Daarnaast ondersteunt LinQuake bedrijven bij het in beheer nemen van een eigen vertaalproces. Van het bepalen van het meest efficiënte vertaalproces tot werving en selectie van vertalers. LinQuake B.V. Nijverheidsweg 23d 5071 NL Udenhout Nederland +31 (0)13-8505977 info@linquake.nl www.linquake.nl