BERAADSLAGING RR Nr 12 / 2006 van 24 mei 2006 O. Ref. : SA2 / RN / 2006 / 011 BETREFT : Aanvraag van de NV Association Liègeoise d Electricité, om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken o.a. met het oog op de inning van energiebijdragen. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; 2006; Gelet op de aanvraag van de NV Association Liègeoise d Electricité, ontvangen op 6 april Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 13 april 2006; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 24 mei 2006, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 12 / 2006-1 / 7
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG ------------------------------------------------------- De aanvraag heeft tot doel om de NV Association Liègeoise d Electricité, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) en 5, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op de inning van energiebijdragen, opgelegd door de federale staat en/ of het gewest. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG -------------------------------------------------------- A. Toepasselijke Wetgeving A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (artikel 8 WRR) verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. De aanvrager is een intercommunale die de vorm heeft aangenomen van een naamloze vennootschap, overeenkomstig artikel 4 van het decreet van het Waalse Gewest van 5 december 1996 betreffende de Waalse intercommunales. Dit decreet bepaalt verder: Artikel 2: Verscheidene gemeenten kunnen gezamenlijk, onder de in dit decreet bedoelde voorwaarden, verenigingen met welbepaalde doeleinden van gemeentelijk belang oprichten. Deze verenigingen worden hierna intercommunales genoemd. Artikel 5, 1 Ongeacht hun doel vervullen de intercommunales openbare taken en zijn als zodanig publiekrechtelijke rechtspersonen. Zij hebben geen handelskarakter. Krachtens artikel 2, 1) van zijn statuten staat de aanvrager o.a. in voor de studie, de vestiging en de uitbating van openbare diensten die elektriciteit verstrekken aan o.a. particulieren. De aanvrager vervult dus taken van algemeen belang voor zover hij instaat voor de verstrekking van elektriciteit en komt bijgevolg in aanmerking om toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te verkrijgen en om het identificatienummer van dit register te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van art. 4 van WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Ber RR 12 / 2006-2 / 8
B. FINALITEITEN B.1. Artikel 2 van de wet van 22 juli 1993 tot instelling van een bijdrage op de energie ter vrijwaring van het concurrentievermogen en de werkgelegenheid - zoals gewijzigd door artikel 6 van de programmawet van 5 augustus 2003 stelde een bijdrage op energie, waaronder elektriciteit, in. De Commissie stelt echter vast dat deze bepaling bij artikel 2 van het koninklijk besluit van 29 februari 2004 tot wijziging van de wet van 22 oktober 1997 betreffende de structuur en de accijnstarieven inzake minerale olie werd opgeheven. Dit koninklijk besluit werd bekrachtigd door de programmawet van 27 december 2004. Bijgevolg is de Commissie van oordeel dat deze reglementaire bepaling niet langer een gerechtvaardigd doeleinde vormt in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. B.2. Artikel 21bis van de wet van 29 april 1999 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt bepaalt: Er wordt een " federale bijdrage " geheven ter financiering van sommige openbare dienstverplichtingen en van de kosten verbonden aan de regulering van en de controle op de elektriciteitsmarkt. De federale bijdrage is verschuldigd door de eindafnemers op elke kwh die zij van het net afnemen voor eigen gebruik. De leveranciers staan in voor de inning hiervan. Artikel 3 van het koninklijk besluit van 24 maart 2003 tot bepaling van de nadere regels betreffende de federale bijdrage tot financiering van sommige openbare dienstverplichtingen en van de kosten verbonden aan de regulering van en controle op de elektriciteitsmarkt, stelt vast hoe deze federale bijdrage moet berekend worden. Artikel 40 van het decreet van het Waalse Gewest van 19 december 2002 betreffende de organisatie van de gewestelijke gasmarkt voorziet in een jaarlijkse retributie voor de aansluiting van de in het Waalse Gewest gevestigde eindafnemer op het elektriciteitsnet. Krachtens artikel 42 van dit decreet is de aanvrager verplicht om de retributie aan de eindafnemer te factureren en te innen voor rekening van het Gewest op grond van het effectief verbruik van de eindafnemer. Artikel 2 van het besluit van de Waalse Regering van 19 juni 2003 betreffende de retributie voor de aansluiting op het elektriciteitsnetwerk en op het gasnetwerk, stelt het bedrag van de retributie vast. Artikel 20 van het decreet van het Waalse Gewest van 12 april 2001 betreffende de organisatie van de gewestelijke elektriciteitsmarkt bepaalt dat de netbeheerder een jaarlijkse retributie moet betalen aan de gemeenten wegens bezetting van het openbaar domein door het net waarvoor hij voor het beheer zorgt. Artikel 5 van het besluit van de Waalse Regering van 28 november 2002 betreffende de retributie voor de bezetting van het openbaar domein door het elektriciteitsnet stelt vast hoe deze retributie berekend wordt. Een factor in die berekening is het aantal kwh dat wordt opgenomen op het grondgebied van de gemeente. Hij wordt bepaald op grond van de eindafnemers of de verbruikspunten van eindafnemers die op het grondgebied van de gemeente fysiek gevestigd zijn. Voor het vervullen van deze taken, die manifest kaderen in het algemeen belang, moet de aanvrager de juistheid van een aantal persoonsgegevens kunnen controleren. De Commissie stelt vast dat de nagestreefde doeleinden, met uitzondering van datgene vermeld onder punt B.1. welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. Ber RR 12 / 2006-3 / 8
C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de gegevens De aanvrager wenst toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) en 5 WRR, zijnde: - de naam en voornamen; - de geboortedatum (niet de geboorteplaats); - de hoofdverblijfplaats; De Commissie stelt vast: - In het licht van de doeleinden is een toegang tot het informatiegegevens naam en voornamen en geboortedatum relevant en noodzakelijk om de juiste klant te identificeren indien men niet over diens identificatienummer van het Rijksregister beschikt. - Een toegang tot het gegeven hoofdverblijfplaats is nodig met het oog op het factureren en dus ook de inning ten behoeve van de overheid van een aantal bijdragen en retributies. Heel wat gebruikers-debiteurs verlaten een pand zonder hun adreswijziging door te geven aan de aanvrager. Aan de hand van de naam, voornamen en geboortedatum kan het adres opgespoord worden met het oog op het toesturen van de afrekening aan de betrokkene. In het licht dan de vooropgestelde doelstellingen is de Commissie dan ook van oordeel dat de toegang tot de hiervoor vermelde informatiegegevens conform is aan de vereiste van art. 4, 1, 3, WVP. C. 2. Gebruik van het identificatienummer De Commissie stelt vast dat het in het licht van de doeleinden waarvoor de aanvrager het nummer wenst te gebruiken, het duidelijk is dat de correcte identificatie van de klant van de aanvrager belangrijk is daar deze laatste ten behoeve van de overheid bijdragen en retributies invordert. Aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, kan een persoon, in combinatie met zijn naam en eventueel geboortedatum en adres, zonder enige marge van vergissing geïdentificeerd worden. Aldus worden vergissingen waartoe homoniemen, schrijffouten in de naam, fouten in de geboortedatum, aanleiding kunnen geven, vermeden. Vergissingen met betrekking tot de identiteit van een persoon worden quasi uitgesloten. De Commissie is dan ook van oordeel dat het vooropgestelde gebruik van het identificatienummer in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang/ het gebruik gevraagd wordt C.3.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. De Commissie stelt vast dat de aanvrager dagdagelijks individuele dossiers moet opvolgen (nieuwe klanten die zich aanmelden, bestaande klanten die verhuizen). Daartoe is het aangewezen dat de aanvrager over de mogelijkheid beschikt op een permanente wijze gegevens te controleren. In het licht hiervan is de Commissie van oordeel dat een permanente toegang gepast is (art. 4, 1, 3, WVP). Ber RR 12 / 2006-4 / 8
C.3.2. De toegang en het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd. De Commissie stelt vast dat de doeleinden met het oog op dewelke de machtiging gevraagd wordt, niet in de tijd beperkt zijn. In het licht hiervan is de Commissie van oordeel dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (art. 4, 1, 3, WVP). C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager stelt geen exacte bewaartermijn voorop. Hij stelt in algemene termen dat de gegevens zullen worden bewaard zolang een klant zijn openstaande facturen niet vereffend heeft. De Commissie stelt vast dat de realisatie van de doeleinden impliceert dat de aanvrager de verschuldigde bijdragen en retributies ook daadwerkelijk int, desgevallend langs gerechtelijke weg. In het licht hiervan is de Commissie van oordeel dat de door de aanvrager in algemene bewoordingen omschreven bewaartermijn conform is aan de vereiste van artikel 4, 1, 5, WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden Volgens de aanvraag wordt de informatie en het identificatienummer in de eerste plaats intern gebruikt, dit wil zeggen door de diensten van de aanvrager die instaan voor facturatie en de invordering van de bijdragen en retributies. Indien de betaling uitblijft, zullen deze gegevens bezorgd worden aan de advocaat en de gerechtsdeurwaarder van de aanvrager met het oog op invordering langs gerechtelijke weg. Dergelijke mededeling kan als aanvaardbaar bestempeld worden in het licht van de opgegeven doeleinden. C.6. Netwerkverbindingen Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbindingen in de zin van artikel 8, 1, vierde lid, WRR tot stand. Er worden immers geen gegevens van verschillende instanties gekoppeld op basis van het identificatienummer. De Commissie vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: - indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager de Commissie daarvan onmiddellijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Voor zover de Commissie op basis van informatie die door de aanvrager werd verstrekt kan vaststellen, beschikt de voorgestelde persoon over de nodige capaciteiten om deze functie te vervullen en bestaan er in zijnen hoofde ook geen onverenigbaarheden tussen deze functie en de andere werkzaamheden die hij bij de aanvrager verricht. Ber RR 12 / 2006-5 / 8
De Commissie vestigt er de aandacht op dat het noodzakelijk is dat betrokkene zijn taken in verband met de informatieveiligheid in alle onafhankelijkheid kan verrichten en dat hij dienaangaande rechtstreeks verslag uitbrengt aan de verantwoordelijke van de aanvrager. In de mate dat dit het geval is, is de voorgestelde persoon aanvaardbaar voor de Commissie. D.2. Informatieveiligheidsplan De aanvrager voegde een ingevuld evaluatieformulier bij zijn aanvraag. De antwoorden die werden verstrekt zijn niet altijd duidelijk en geven de indruk dat de aanvrager de draagwijdte van de gevraagde informatie niet altijd goed begrepen heeft. De Commissie wenst dan ook dat de aanvrager de antwoorden vooreerst uitdiept. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen De toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer zijn volgens de aanvraag beperkt tot 2 verantwoordelijke personen van de financiële dienst. De Commissie stelde reeds bij herhaling dat de toegang en het gebruik binnen de organisatie van de gemachtigde op basis van functionele criteria en niet op basis van organieke criteria moet geschieden. Dit betekent dat de toegang en het gebruik moeten verleend worden aan de werknemers van de aanvrager die er daadwerkelijk moeten over kunnen beschikken teneinde de taken waarmee zij belast werden uit te voeren. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen die ter beschikking wordt gehouden van de Commissie, waarop de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken, vermeld worden. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, De Commissie 1 machtigt de NV Association Liègeoise d Electricité, met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B.2. en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging, om voor onbepaalde duur: - een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) en 5,WRR - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat de NV Association Liègeoise d Electricité de antwoorden op het evaluatieformulier heeft uitgediept en verbeterd. Ber RR 12 / 2006-6 / 8
2 bepaalt dat wanneer zij aan de NV Association Liègeoise d Electricité een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. 3 stelt vast dat de finaliteit vermeld onder punt B.1. niet langer gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE Ber RR 12 / 2006-7 / 8