Antwoorden op de door de onderzoekers gestelde vragen Aanbestedingsbeleid gemeente Dinkelland Aanbestedingen Hoe hoog zijn de jaarlijks gemeentelijke uitgaven en hoeveel procent hiervan bestaat uit aanbestedingen? De inkoopuitgaven 2014 Dinkelland zijn ongeveer 16 miljoen. Daarnaast zitten veel kosten voor bedrijfsvoering in de financiële administratie van Noaberkracht. Voor Noaberkracht zijn de inkoopuitgaven 2014 ongeveer 9 miljoen. Dit is echter ook voor Tubbergen. Kan dit opgedeeld worden in enkelvoudig, meervoudig/onderhands, openbaar en Europees aanbesteden? Deze kosten worden niet allemaal jaarlijks aanbesteed: we hebben ook langlopende overeenkomsten. De omzet in aanbestedingen verschilt enorm per jaar. Daarnaast wordt er veel gezamenlijk aanbesteed voor meerdere gemeenten (regio). Voor Dinkelland zijn vorig jaar alleen in het sociaal domein aanbestedingen gehouden voor miljoenen per jaar. Deze contracten zijn per 1 januari ingegaan en zitten dus niet in het inkoopvolume 2014. Procentuele verdeling op basis van ABC analyse is voor Dinkelland: 70% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij 28 leveranciers. Hier zitten de grote Europese aanbestedingen tussen. 20% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij 90 leveranciers. Dit zijn Europese of onderhandse aanbestedingen. 10% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij 568 leveranciers. De jaaromzet per leverancier in deze groep loopt af van 10.000 naar 7. Er zijn in 2014 meerdere aanbestedingen geweest: Europese aanbestedingen WMO maatwerkvoorzieningen Jeugd GGZ Jeugd AWBZ Huishoudelijke ondersteuning Meervoudig onderhands Specialistische jeugdzorg Jeugdzorgplus Jeugdbescherming / jeugdreclassering Beschut werken Verkeerskundige aanpassing Almeloseweg, Harbrinkhoek Stadsbeek Ootmarsum Revitalisering bedrijventerreinen Dinkelland Voor Noaberkracht zijn de volgende aanbestedingen gehouden: Europese aanbestedingen ICT systeem BBBG Accountantscontrole Meervoudig onderhands Aanschaf hardware t.b.v. het nieuwe werken Enkelvoudig onderhands Datalijnen: verlenging huidige overeenkomst Onderstaande is bijna niet in te vullen omdat we (ook) meerjarige overeenkomsten afsluiten. Dit uitzoeken is enorm tijdrovend.
Soort aanbesteding Aantal Totaal bedrag Enkelvoudig Meervoudig/onderhands Openbaar Europees Hoe bepaalt de gemeente of een aanbesteding openbaar of onderhands is? Is wettelijk voorgeschreven: Zie aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit. Hoe bepaalt de gemeente wie haar hier advies in geeft? De gemeente heeft een inkoopcoördinator in dienst. Zij adviseert over de te volgen procedure. Hoe worden deze onderzoeksbureaus uitgezocht? N.v.t. Hoeveel wordt er jaarlijks uitgegeven aan de ingehuurde onderzoeksbureaus? Voor inkoopadvies niets. In hoeverre wordt er een maximum prijs gehanteerd voor het inhuren van deze bureaus? N.v.t. In hoeverre houdt de gemeente in dit beginproces rekening met de lokale ondernemers? Bij openbare aanbestedingen kan elke leverancier meedoen en heeft de gemeente hier geen invloed op. Voor enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt dat er altijd minimaal 1 lokale leverancier wordt uitgenodigd (indien mogelijk). In hoeverre houdt de gemeente rekening met lokale ondernemers (ondernemers in de gemeente) bij een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure? Voor enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt dat er altijd minimaal 1 lokale leverancier wordt uitgenodigd (indien mogelijk). Hoe bepaald de gemeente wie er wordt uitgenodigd bij een enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen? Hoe voert de gemeente een product en/of marktanalyse uit? Dit ligt aan de aanbesteding. Bij werken kent de afdeling Openbare Ruimte de lokale en regionale aannemers. Bij andere aanbestedingen kent men of de markt of we doen een marktverkenning. Dit verschilt per aanbesteding hoe dit gedaan wordt. In hoeverre analyseert de gemeente welke ondernemingen binnen de gemeente geschikt zijn voor een aanbesteding? Men is verplicht bij onderhandse aanbestedingen een lokale ondernemer uit te nodigen. Als er niemand bekend is wordt dit intern nagevraagd bij verschillende personen (o.a. de accountmanagers/bedrijvencontactfunctionaris etc.) Hoeveel procent van de enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen worden binnen de gemeente gegund? (met uitzondering van aanbestedingen gericht op winkeliers, de agrarische sector en toeristische sector) Dit verschilt per jaar. Als er veel werken worden aanbesteed ligt dit percentage hoger. Bij werken zijn het afgelopen jaar de aanbestedingen Stadsbeek Ootmarsum en Revitalisering bedrijventerreinen Dinkelland gewonnen door een lokale ondernemer. Daarnaast zijn er veel lokale ondernemers gecontracteerd in het sociale domein, omdat we in Twente bewust de aanbesteding hebben opengesteld voor iedereen, dus ook zorgboerderijen en vrijgevestigden. Van het totale inkoopvolume is in 2014 62% besteed binnen een straal van 25 km rondom Denekamp. Van het inkoopvolume van Noaberkracht werd in 2014 45% binnen een straal van 25 km besteed. Kan er een overzicht worden gegeven met deze aanbestedingen, de grote van de aanbestedingen en de uitvoerders (ondernemers) van de opdracht?
Dit gaat om bedrijfsgevoelige info. Deze kunnen we niet openbaar maken. Waarom wordt er bij bepaalde enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen gekozen voor een onderneming buiten de gemeente, wanneer het ook mogelijk is om deze binnen de gemeente te gunnen? Het is niet toegestaan om alleen op basis van vestigingsplaats leveranciers uit te nodigen binnen de aanbestedingswetgeving; dit is in strijd met het non-discriminatie beginsel. Enkelvoudige aanbestedingen worden zoveel mogelijk binnen de gemeente gegund. Hoeveel bezwaren zijn er de afgelopen vijf jaar ingediend tegen de gemeente met betrekking tot het aanbestedingsproces? We hebben een klachtenprocedure in Twente. Er zijn bij 2 aanbestedingen van Dinkelland klachten ingediend. Hieruit zijn geen kort gedingen gevolgd. Er zijn 2 kort gedingen geweest rondom de Twentse aanbestedingen Jeugd GGZ. Hierin is de aanbestedende dienst in het gelijk gesteld. In hoeverre is het mogelijk om één grote enkelvoudig/ meervoudig onderhandse aanbesteding te splitsen, zodat deze aanbesteding aan meerdere ondernemers binnen de gemeente gegund kan worden? Bijvoorbeeld: Momenteel wordt het schilderwerk ter waarde van ong. 30.000 binnen de gemeente uitbesteed bij één bedrijf. Wanneer deze opdracht wordt opgesplitst in drie delen van 10.000, kan de gemeente werk verschaffen voor alle drie schildersbedrijven binnen de gemeente. Het is verboden te splitsen om onder aanbestedingsregels uit te komen. Wat wel kan is een opdracht in meerdere percelen aan te besteden. Dit wordt per aanbesteding bekeken, afhankelijk van de opdracht en de markt. Hierbij wordt rekening gehouden met het MKB. Overigens wordt schilderwerk in Dinkelland altijd per pand gegund aan lokale ondernemers.
Na beantwoording zijn door de onderzoekers de volgende vervolgvragen gesteld 1. U geeft bij de ABC analyse voor Dinkelland aan dat 20% van het inkoopvolume is ingekocht bij 90 leveranciers (Europese of onderhandse aanbestedingen) en dat 10% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij 568 leveranciers. Wij zouden graag zien welke aanbestedingen dit waren en hoeveel procent er per categorie wordt gegund aan ondernemers afkomstig uit de gemeente Dinkelland. 2. Kunt u een aantal voorbeelden geven waarom men niet heeft gekozen voor een ondernemer uit de gemeente Dinkelland, wanneer deze wel is uitgenodigd voor de aanbesteding? Overigens worden in sommige gevallen geen ondernemers uit Dinkelland uitgenodigd voor een aanbesteding, wanneer zij hiervoor wel de juiste werken/diensten leveren, kunt u aangeven waarom dit gebeurt? 3. Daarnaast zouden wij ook graag cijfers willen zien van de ingehuurde onderzoeks- en adviesbureaus (het gaat hier niet om het aanbestedingsbeleid alleen, maar om het inhuren van deze bureaus in het algemeen): in hoeverre worden deze bureaus ingehuurd, hoeveel bureaus zijn afkomstig uit de gemeente Dinkelland en waarom wordt er in bepaalde gevallen gekozen voor een bureau buiten de gemeente, wanneer de benodigde informatie ook binnen de gemeente verkrijgbaar is? 4. U geeft ook aan dat het per aanbesteding verschilt hoe een marktverkenning wordt uitgevoerd, kunt u een aantal voorbeelden hiervan geven (wie voert deze marktverkenning uit?) en hanteren jullie een bepaald budget voor deze marktverkenning? Reactie op vervolgvragen Allereerst excuses voor de vertraging in de beantwoording van onderstaande mail. Dit had diverse oorzaken, onder andere een weekje vakantie. Om onderstaande vragen uit te zoeken kost heel veel tijd omdat dit in onze administratieve systemen niet wordt bijgehouden. Daarnaast is informatie over individuele aanbestedingstrajecten vertrouwelijke informatie die alleen aan de inschrijvende partijen ter beschikking wordt gesteld. Deze informatie mogen we niet aan derden verstrekken. Als ondernemers wel zijn uitgenodigd voor een aanbesteding en de opdracht niet krijgen is dit omdat ze niet de beste offerte hebben uitgebracht, gebaseerd op prijs of prijs/kwaliteit verhouding. Het is niet toegestaan binnen de aanbestedingswetgeving om vestigingsplaats mee te beoordelen in een aanbesteding daar dit discriminatoir is. Bij openbare aanbestedingen kan iedereen meedoen. De aanbestedende dienst heeft geen invloed op wie er gaat inschrijven. Voor onderhandse aanbestedingen is inmiddels door het Directieteam besloten om (indien mogelijk) altijd een lokale partij uit te nodigen. In het verleden is dit niet altijd gedaan. De informatie over de ingehuurde onderzoeks- en adviesbureaus is zoals reeds gezegd, niet eenvoudig uit onze systemen te halen. Marktverkenningen: deze worden door de aanbestedende dienst uitgevoerd. Dit kan in de vorm van een schriftelijke marktverkenning waarbij iedereen kan reageren. Ook worden er gesprekken gevoerd met daartoe uitgenodigde leveranciers. Dit ligt aan het type aanbesteding. Hiervoor is geen budget beschikbaar, dit is onderdeel van het aanbestedingstraject. Overigens staat het ondernemers vrij zich te melden bij medewerkers van de gemeenten om toe te lichten wat ze kunnen leveren.
Door de onderzoekers gestelde vragen omtrent het aanvraagproces vergunningen Het gaat hierbij voornamelijk om de vergunningsaanvragen vanuit industriële ondernemingen. -Wat is de gemiddelde doorlooptijd bij de aanvraag van (bouw)vergunningen? -Hoeveel (bouw)vergunningsaanvragen krijgt de gemeente jaarlijks gemiddeld? -Hoeveel procent van de (bouw)vergunningsaanvragen wordt afgewezen? Kunnen jullie aangeven wat de meest voorkomende redenen hiervoor zijn? -Hoe vaak is de aanvraag van een (bouw)vergunning de afgelopen vijf jaar geëindigd in een rechterlijke procedure? Antwoorden Het gaat hier om reguliere en uitgebreide procedures. De aantallen voor bijvoorbeeld alleen de industriële bedrijven zijn niet uit de rapportages halen. Het gaat dus om totale aantallen (bedrijven, woningen e.d.). Voor de vragen omtrent 1. geweigerde aanvragen en 2. de rechtelijke procedures zijn de aantallen bij benadering. 2013 2014 Noaber Noaber kracht kracht gemiddelde doorlooptijd (over alle aanvragen met de activiteit bouwen) 56 42 In 2013 was de gemiddelde doorlooptijd voor een aanvraag Omgevingsvergunning, activiteit bouwen 56 dagen. Doorlooptijd is teruggebracht naar 42 dagen. aantal aanvragen omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen (over alle aanvragen met de activiteit bouwen) 372 468 buiten behandeling name 6 8 Redenen tot buiten behandeling name: niet de juiste en correcte gegevens aangeleverd voor het kunnen beoordelen van de plannen. geweigerde aanvragen omgevingsvergunning bouwen 4 5 redenen tot weigeren: strijd met het bestemmingsplan, strijd met activiteiten die onlosmakelijk verbonden zijn(milieu), welstand en Bouwbesluit. aanvraag omgevingsvergunning geëindigd in een rechtelijke procedure 4 6 redenen: kunnen zijn reactie op weigering en/of bezwaar belanghebbenden(omwonenden) Antwoorden op de door de onderzoekers gestelde vervolgvragen Ik heb nog een vraag over de vergunningen, vanaf welk tijdstip wordt de doorlooptijd van een vergunningsaanvraag gemeten? Datum van indienen aanvraag Wordt dit gemeten vanaf het moment dat de 'klant' een aanvraag bij de gemeente indient? Ja En gaat het hier om werkdagen of gewone dagen? Kalenderdagen