Jaarverslag 2014
Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Bevolkingsonderzoek Noord Bezoekadres Queridolaan 5, 9721 SZ Groningen Correspondentieadres Postbus 425, 9700 AK Groningen Telefoonnummer 050 520 88 88 Identificatienummer NZa n.v.t. Nummer Kamer van Koophandel 41012153 E-mailadres info@bevolkingsonderzoeknoord.nl Internetpagina www.bevolkingsonderzoeknoord.nl
Inhoud 1. Bestuursverslag 4 2. Verslag van de Raad van Toezicht 6 3. Profiel van de organisatie 8 3.1 Missie en visie 8 3.2 Kernactiviteiten 8 3.3 Belanghebbenden 8 4. Governance 9 4.1 Bestuur en toezicht 9 4.2 Bedrijfsvoering 9 4.3 Cliëntenraad 9 5. Bevolkingsonderzoek borstkanker 10 5.1 Cijfers bevolkingsonderzoek borstkanker 10 5.1.1 Gegevens natraject borstkankerscreening Bevolkingsonderzoek Noord 11 5.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek borstkanker 11 6. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 13 6.1 Cijfers bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 13 6.2 Natraject 14 6.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 14 7. Bevolkingsonderzoek darmkanker 16 7.1 Cijfers bevolkingsonderzoek darmkanker* 16 7.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek darmkanker 17 8. Financieel resultaat 19 9. Organisatie 20 9.1 Personeelsformatie 20 9.2 Arbo 20 9.2.1 Bedrijfshulpverlening (BHV) 21 9.2.2 Vertrouwenspersoon 21 9.3 Ontwikkelingen binnen Bevolkingsonderzoek Noord 21 10. Bedrijfsvoering 22 10.1 Kwaliteitsbeleid 22 10.1.1 Kwaliteitsbewaking 22 10.2 Communicatie 22 10.3 Cliëntreacties 23 10.4 ICT/facilitair 24 11. Bijlagen 25 11.1 Raad van Bestuur en Raad van Toezicht (per 31 december 2014) 25 11.2 Organogram Bevolkingsonderzoek Noord 26 11.3 Resultaten bevolkingsonderzoek borstkanker per gemeente 27 11.4 Overzicht afmeldredenen (eenmalige afmelding) bevolkingsonderzoek borstkanker 27 11.5 Opkomst bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker per gemeente 28 11.6 Overzicht afmeldredenen bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 30 11.7 Naijleffect oproepschema s 2011, 2012 en 2013 bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 31 11.8 Opkomst bevolkingsonderzoek darmkanker per gemeente 32 11.9 Meetbare Kritische Factoren 34 Jaarverslag 2014 3 van 34
1. Bestuursverslag Dit verslag begin ik graag met een compliment aan de medewerkers van Bevolkingsonderzoek Noord. Want waar zij trots zijn op de organisatie, ben ik trots op hen. Op basis van het medewerkers onderzoek is de organisatie afgelopen jaar namelijk door Effectory genomineerd voor de prijs van Beste Werkgevers 2014. Binnen de categorie 'Bedrijven met minder dan 1.000 medewerkers' zijn we op plaats 21 geëindigd. Uit het onderzoek bleek dat medewerkers het meest trots zijn op de deskundigheid, de inzet en vooral de betrokkenheid bij het werk, de organisatie én elkaar. Waar voorgaande jaren hard is gewerkt aan de voorbereidingen van het bevolkingsonderzoek darmkanker, stond 2014 in het teken van de implementatie. Een succesvolle implementatie, waarbij in onze regio het eerste jaar 55.535 mannen en vrouwen deelgenomen hebben. Dit betekent een opkomstpercentage van 72,9%. Na het eerste jaar zijn er enkele aandachtspunten benoemd waar in 2015 verbeteringen op worden doorgevoerd. De wachttijden voor het vervolgonderzoek en soms grote reisafstanden naar coloscopiecentra zijn hier voorbeelden van. Het bevolkingsonderzoek darmkanker is het afgelopen jaar ingebed in de organisatie onder verantwoordelijkheid van de manager darmkankerscreening. De vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is ook in 2014 een belangrijk onderwerp geweest. De voorbereidingen zijn in volle gang en duidelijk is geworden dat de invoering van de vernieuwing niet voor april 2016 plaats vindt. Naast de vernieuwing binnen dit bevolkingsonderzoek heeft de organisatie de focus gelegd op deskundigheidsbevordering van doktersassistenten bij het maken van een uitstrijkje. De Basisscholing Cervix Screening is in 2014 acht keer gegeven met positieve reacties van de deelnemers. In 2015 wordt de scholing opnieuw aangeboden. Op het gebied van het bevolkingsonderzoek borstkanker is in 2014 een belangrijke wijziging doorgevoerd. Sinds vorig jaar worden er bij de screening standaard vier foto's gemaakt in plaats van twee. Hierdoor wordt de kans op het vroeg opsporen van borstkanker nog groter. Tegelijkertijd is het gevolg hiervan dat de productie per dag per onderzoekscentrum minder is (62 per dag t.o.v. 65 in 2013). Mede omdat het opkomstpercentage lager is (80,7% in 2014, t.o.v. 83,7% in 2013), was de productie in 2014 iets minder dan de taakstelling: in totaal zijn er 112.234 vrouwen gescreend (taakstelling:114.000 onderzoeken). Bevolkingsonderzoek Noord heeft een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) om processen te ontwikkelen, implementeren, beheersen en continue te verbeteren. Dit leidt tot goede producten/ diensten waar de klanten tevreden over zijn. De organisatie voldoet aan de voorwaarden zoals omschreven in het HKZ-certificatieschema versie 2006 (bevolkingsonderzoek borstkanker) en de ISO9001:2008 (bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker). In 2014 zijn beide certificeringen voor de bevolkingsonderzoeken verlengd. Alle reacties van zowel deelnemers als non-participanten worden gedocumenteerd en elk kwartaal geanalyseerd. De financiële positie van Bevolkingsonderzoek Noord is goed. Het boekjaar 2014 is afgesloten met een positief resultaat van ruim 97.900, wat boven het begrote resultaat ligt ( 4.375 positief). Dat betekent dat ultimo 2014 het eigen vermogen verder groeit. Het resultaat wordt toegevoegd aan het eigen vermogen en komt uit op afgerond 10% van de verleende subsidie. Intern hebben enkele veranderingen plaatsgevonden. Zo zijn de twee bekijkeenheden samengevoegd tot één bekijkeenheid in het kantoor aan de Queridolaan in Groningen. In het Jaarverslag 2014 4 van 34
verlengde daarvan is in 2014 besloten tot de vorming van één radiologengroep onder aansturing van een coördinerend radioloog. Deze coördinerend radioloog maakt geen deel uit van het MT, maar heeft regelmatig overleg met de directeur-bestuurder. Op 31 december 2014 had Bevolkingsonderzoek Noord 113 medewerkers in dienst (115 in 2013). Het totaal aantal fte is gestegen van 69,51 in 2013 naar 70,08 per ultimo 2014. Net als in 2013 is ook in 2014 veel aandacht voor het verzuimbeleid geweest. Sinds afgelopen jaar kunnen leidinggevenden in Profit eenvoudig het verzuim van medewerkers registreren, monitoren en benodigde acties uitvoeren. Het gemiddeld verzuimpercentage in 2014 bedroeg 4,7%. Dit is een stijging van 1,4% ten opzichte van 2013 (toen 3,3%). Het percentage ligt daarmee iets boven de norm van de organisatie (4,2%), maar onder het landelijk gemiddelde in de zorgsector (4,91%; bron Vernet). Ook op ICT gebied hebben veranderingen plaatsgevonden. Er zijn in 2014 enkele servermigraties en programmeerwerkzaamheden uitgevoerd, onder andere ten behoeve van de wachtkamerschermen die in 2015 in de onderzoekscentra worden geplaatst. Daarnaast is na advies van twee leveranciers in 2014 gekozen voor de Lefthand storage oplossing van HP. Deze storage oplossing voorziet in voldoende centrale opslag en is eenvoudig uit te breiden zonder onderbrekingen voor gebruikers. Dit betekent een kwaliteitsslag in de IT-omgeving van Bevolkingsonderzoek Noord. Bevolkingsonderzoek Noord wordt bestuurd volgens de zorgbrede governance code. Er is sprake van een eenhoofdige Raad van Bestuur (directeur-bestuurder) en een vijfhoofdige Raad van Toezicht (RvT). Na het afscheid van de toenmalige voorzitter, heeft Astrid Berendsen (voorheen vicevoorzitter) per 1 januari 2014 het voorzitterschap van de Raad van Toezicht overgenomen en is er een nieuw lid tot de RvT toegetreden. April 2015 J.H. Sangers Directeur-bestuurder Jaarverslag 2014 5 van 34
2. Verslag van de Raad van Toezicht Wij bieden u hierbij het jaarverslag van 2014 van Bevolkingsonderzoek Noord aan. De jaarrekening is vastgesteld door de directeur-bestuurder en gecontroleerd door Deloitte. Na vaststelling door de directeur-bestuurder en advies van de auditcommissie hebben wij op grond van de controleverklaring het besluit van de directeur-bestuurder goedgekeurd. De Raad van Toezicht (RvT) van Bevolkingsonderzoek Noord is in het verslagjaar vijf keer bijeen geweest in een reguliere vergadering. De auditcommissie, bestaande uit twee RvT-leden, heeft de jaarrekening 2013 en de begroting 2014 besproken en hierover advies uitgebracht aan de RvT. In november 2014 besprak de RvT in een extra vergadering de strategieontwikkeling in relatie tot het meerjarenbeleidsplan. De remuneratiecommissie heeft in november het jaargesprek met de directeur-bestuurder gehouden. Twee leden van de RvT hebben samen met de directeur-bestuurder de jaarlijkse artikel-24- vergadering met de Ondernemingsraad gehouden. Na positief advies van de OR benoemde de RvT mevrouw Berendsen en de heren Krul en De Waard in maart 2014 voor een tweede periode. Mevrouw Berendsen heeft vanaf 1 januari 2015 de voorzittershamer over genomen. De RvT heeft zich gebogen over de jaarrekening 2013 inclusief de bijbehorende accountantsverklaring en heeft de jaarrekening goedgekeurd. Datzelfde geldt voor het jaarverslag 2013 en voor de begroting 2015. Ook zijn de financiële en inhoudelijke kwartaalrapportages besproken met de RvB en de controller. De RvT besprak de kaderbrief voor 2015 en het FSBjaarplan 2014. Het advies van de accountant aan de Raad van Toezicht is om de consequenties van de nieuwe norm in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT) te analyseren. De remuneratiecommissie heeft dit, in samenwerking met de auditcommissie, opgepakt en komt hier begin 2015 op terug. Strategieontwikkeling, risicomanagement en de kwaliteit van de dienstverlening zijn terugkerende onderwerpen in de vergaderingen van de RvT. In het jaar 2014 is specifiek aandacht geweest voor de onderlinge samenwerking van de radiologen in relatie tot de kwaliteit van de screening. Door de bestuurder en de radiologen zijn de juiste acties ingezet om de kwaliteit van de dienstverlening te blijven waarborgen. Ook is veel aandacht geweest voor de implementatie in de organisatie van de darmkankerscreening. In het verslagjaar bleek er landelijk onvoldoende animo te zijn voor het voortzetten van het in 2013 gestarte landelijke RvT-overleg met delegaties van de Raden van Toezicht van de vijf screeningsorganisaties. In het kader van de evaluatie van het eigen functioneren hield de RvT in september een reflectiebijeenkomst met externe begeleiding (vanuit de NVTZ) en deels bijgewoond door de RvB. De RvT heeft vastgesteld dat zij de visie van Bevolkingsonderzoek Noord onderschrijft en dat zij vanuit deze ambitie redeneert. Tevens werkt de RvT vanuit de verbondenheid dat Bevolkingsonderzoek Noord een excellente uitvoeringsorganisatie wil zijn. Hierdoor redeneert de RvT primair vanuit het belang voor de cliënt. De RvT heeft vervolgens vastgesteld op welke wijze ze vanuit deze ambitie haar bijdrage wil leveren. De RvT wil hierbij op de juiste momenten de juiste vragen stellen aan de bestuurder en de organisatie. De acties die horen bij deze rolopvatting van de RvT en de acties die behulpzaam zijn om de vergaderingen optimaal te benutten, zijn voorzien van een eigenaar en tijdspad en worden uitgevoerd en structureel gemonitord. Jaarverslag 2014 6 van 34
De RvT bracht in oktober een bedrijfsbezoek aan het Martini Ziekenhuis in Groningen. Dit bezoek bestond uit een rondleiding op de coloscopie-afdeling en het pathologielaboratorium van het ziekenhuis met tot slot een lezing door de Regionaal coördinerend MDL-arts van Bevolkingsonderzoek Noord. Leden van de RvT woonden in 2014 scholingsbijeenkomsten georganiseerd door de NVTZ bij en deden daarvan verslag in de RvT-vergaderingen. In zijn algemeenheid heeft de RvT toegezien op de vorming en implementatie van het beleid van Bevolkingsonderzoek Noord, alsmede op de ontwikkelingen op de diverse beleidsterreinen. April 2015 A.A. Berendsen Voorzitter Raad van Toezicht Jaarverslag 2014 7 van 34
3. Profiel van de organisatie Bevolkingsonderzoek Noord is op 1 januari 2010 ontstaan uit de fusie van de noordelijke screeningsorganisaties BBNN, SPGG, SBPGF en BCNN. 3.1 Missie en visie De organisatie stelt zich ten doel door de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker een wezenlijke bijdrage te leveren aan sterftereductie, gezondheid en welbevinden van cliënten. In 2012 hebben de organisaties voor bevolkingsonderzoek als gezamenlijke missie geformuleerd: Screeningsorganisaties dragen door middel van kwalitatief hoogwaardig bevolkingsonderzoek substantieel bij aan een vroegtijdige behandeling van ziekten waaronder kanker met als doel gezondheidswinst te realiseren en sterfte terug te dringen. De kernwaarden van Bevolkingsonderzoek Noord zijn: deskundig, zorgvuldig en bewezen effectief. 3.2 Kernactiviteiten Bevolkingsonderzoek Noord is een van de vijf screeningsorganisaties die in Nederland verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker, baarmoederhalskanker en sinds januari 2014 darmkanker. Het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord omvat de provincies Drenthe, Friesland en Groningen. Alle cliënten staan ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) in een gemeente in het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord. 3.3 Belanghebbenden Bevolkingsonderzoek Noord wordt gefinancierd door het RIVM, in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het RIVM voert de landelijke regie op de uitvoering van bevolkingsonderzoeken en draagt zorg voor de feitelijke subsidieverlening. Voor de beoordeling van de mammografieën heeft Bevolkingsonderzoek Noord een aantal radiologen gecontracteerd, die zijn opgeleid tot screeningsradioloog. Deze radiologen zijn of waren werkzaam in een van de noordelijke ziekenhuizen. Het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) volgt het na traject van doorverwezen cliënten van de borstkankerscreening in de ziekenhuizen en levert Bevolkingsonderzoek Noord de gegevens hierover voor evaluatie. Het Landelijk Evaluatieteam Bevolkingsonderzoek Borstkanker (LETB) en het Landelijk Evaluatieteam Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker (LEBA) voeren evaluaties uit en vervaardigen periodiek rapportages over de werkzaamheden in de regio. Het Landelijk Referentie Centrum voor Bevolkingsonderzoek (LRCB) biedt de theoretische opleiding voor de Medisch Beeldvormings- en Bestralingsdeskundigen (MBB ers) en screeningsradiologen aan en stelt richtlijnen op voor de mammografen, de kwaliteit van mammografieën, beoordelingsapparatuur en beoordelingen. Ook voert het LRCB periodiek visitaties uit waarbij de kwaliteit van de werkzaamheden van MBB ers en radiologen wordt beoordeeld. Tevens zorgt het LRCB voor periodieke controles van de gebruikte apparatuur. Er wordt nauw samengewerkt met de andere screeningsorganisaties. Zo wordt deelgenomen aan landelijk (bestuurlijk) overleg, wordt geparticipeerd in de landelijke coöperatie die de geautomatiseerde cliëntenadministratie en beeldopslag faciliteert (Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken) en is er een gezamenlijke landelijke klachtencommissie. Daarnaast zijn medewerkers actief in landelijke werkgroepen, bijvoorbeeld op het terrein van kwaliteit, financiën en communicatie. Ook is door management en medewerkers een actieve bijdrage geleverd aan de implementatie van de darmkankerscreening in 2014. In het verslagjaar werden ook contacten onderhouden met ketenzorgpartners zoals gemeenten, ziekenhuizen en huisartsen. Jaarverslag 2014 8 van 34
4. Governance 4.1 Bestuur en toezicht De inkomsten van Bevolkingsonderzoek Noord zijn afkomstig uit publieke middelen, meer specifiek de Subsidieregeling Publieke Gezondheid. Jaarlijks publiceert Bevolkingsonderzoek Noord een jaarverslag, waarin verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid, de geleverde prestaties en de gemaakte kosten. Een externe accountant controleert de jaarrekening en bespreekt deze met de Raad van Bestuur, auditcommissie en Raad van Toezicht. Bevolkingsonderzoek Noord heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur, de directeur-bestuurder. De Raad van Bestuur van Bevolkingsonderzoek Noord is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en evaluatie en voor de dagelijks aansturing van de organisatie. De Raad van Toezicht fungeert als toezichthouder en heeft daarnaast een adviserende taak. Ook fungeert de Raad van Toezicht als klankbord voor de Raad van Bestuur. 4.2 Bedrijfsvoering Bevolkingsonderzoek Noord werkt volgens een planning- en control cyclus die voorziet in het jaarlijks opstellen van een kaderbrief en daaruit volgend een jaarplan inclusief bijbehorende begroting en het opstellen van een jaarverslag en jaarrekening. Parallel hieraan worden ten behoeve van de subsidieverstrekker een subsidieaanvraag en een aanvraag vaststelling subsidie opgesteld. Per kwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld om de uitgaven ten opzichte van de begroting te bewaken. Daarnaast wordt per kwartaal een inhoudelijke rapportage opgesteld. Alle actiepunten worden gecoördineerd vanuit het managementteam (MT). Het MT bestaat ultimo 2014 uit de managers van de sector Screening en sector Ondersteuning, de controller en de directeur-bestuurder. De groep radiologen wordt sinds 2014 aangestuurd door een coördinerend radioloog.. Voor het organogram zie bijlage 11.2. Ten behoeve van elke MT-vergadering wordt een overzicht gemaakt van de geplande en gerealiseerde productiedoelstellingen. Hierdoor bestaat de mogelijkheid indien nodig de productie bij te stellen. Tevens wordt in elk MT-overleg aandacht besteed aan de verzuimcijfers en periodiek aan de stand van zaken bij het realiseren van het jaarplan. Kwalitatieve normen, voortvloeiend uit de HKZ-normen en ISO-normen, worden bijgehouden en besproken in MT-verband. Tevens wordt periodiek aandacht besteed aan het risicomanagement. Kwaliteit Bevolkingsonderzoek Noord heeft een HKZ-certificaat voor de borstkankerscreening en een ISO certificaat voor de screening op baarmoederhalskanker. Landelijk is gekozen voor één certificeerorganisatie en wel DNV GL. In 2016 gaat Bevolkingsonderzoek Noord op voor een ISO voor de Zorg certificaat voor alle drie bevolkingsonderzoeken. 4.3 Cliëntenraad Omdat Bevolkingsonderzoek Noord geen cliënten heeft in de zin van ontvangers van zorg, die een kortere of langere zorgrelatie met de organisatie hebben, is er geen cliëntenraad ingesteld. In plaats daarvan vinden cliënttevredenheidsonderzoeken plaats. Deze grootschalige onderzoeken worden samen met de collega-screeningsorganisaties eens per drie jaar gehouden. In 2016 vindt het eerstvolgende cliënttevredenheidsonderzoek plaats. Ook organiseert Bevolkingsonderzoek Noord regelmatig spiegelgesprekken, waarbij cliënten van het bevolkingsonderzoek borstkanker naar hun ervaringen wordt gevraagd. Jaarverslag 2014 9 van 34
5. Bevolkingsonderzoek borstkanker Het bevolkingsonderzoek borstkanker vindt plaats in een van de acht onderzoekscentra: zeven mobiele centra en een onderzoekscentrum in ons kantoor in Groningen. De gemaakte mammografieën worden in de bekijkeenheid in Groningen beoordeeld door steeds twee radiologen (onafhankelijk van elkaar), waarna de cliënt de uitslag thuis ontvangt. Bij verdenking van borstkanker wordt de huisarts vroegtijdig geïnformeerd, zodat de huisarts contact kan opnemen met de cliënt voordat zij de uitslag thuis ontvangt. 5.1 Cijfers bevolkingsonderzoek borstkanker In 2014 werden 139.050 vrouwen uitgenodigd om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek borstkanker. Van deze vrouwen hebben 112.234 gehoor gegeven aan de uitnodiging en zijn onderzocht. Het opkomstpercentage komt hiermee op 80,7% (in 2013: 83,7%). De productie in 2014 was iets lager dan de taakstelling (114.000 onderzoeken). Aantal onderzoeken per unit per dag De mobiele onderzoekscentra hebben gemiddeld 62,49 onderzoeken per dag uitgevoerd (ter vergelijking: 65,33 in 2013 en 64,87 in 2012). Er zijn ten opzichte van voorgaande jaren gemiddeld iets minder onderzoeken per dag uitgevoerd. De eerste reden hiervoor is dat er sinds oktober 2013 rolstoelcliënten in de mobiele onderzoekscentra worden gescreend, waarvoor per cliënte meer tijd wordt gereserveerd. Daarnaast worden er vanaf januari 2014 standaard vier foto s gemaakt in plaats van twee. Non-participatie en non-respons In 2014 meldden 13.239 cliënten (9.5%) zich af (non-participanten). In 2013 was dit 8,1%. Het aantal cliënten dat niet reageerde op de eerste uitnodiging noch op de herinneringsuitnodiging (non respons) bedroeg 13.577 (9,8%). In 2013 waren dit 11.011 cliënten (8,2%). Van de 13.239 non-participanten meldden 2.373 vrouwen (17,9%) zich definitief af voor het onderzoek. Bij de overige cliënten is de afmelding van tijdelijke aard. In bijlage 11.4 vindt u een overzicht van de afmeldredenen. Doorverwijzingen In het verslagjaar zijn in totaal 2.033 cliënten doorverwezen voor nader onderzoek. Het verwijscijfer was daarmee 1,81% (in 2013: 2,28%). Het landelijk verwijscijfer bedroeg in 2011 2,14%. Landelijke verwijscijfers over 2012, 2013 en 2014 zijn nog niet bekend. Kerngegevens 2010-2014 2014 2013 2012 2011 2010 Aantal uitnodigingen 139.050 134.444 144.928 144.691 154.784 Aantal onderzoeken 112.234 112.476 119.377 121.830 128.402 Gemiddelde opkomst 80,7% 83,7% 82,4% 84,2% 83,0% % non-participatie 9,5% 8,1% 8,3% 8,0% 7,9% % non-respons 9,8% 8,2% 9,3% 7,8% 9,2% Aantal verwijzingen 2.033 2.569 1.852 1.812 1.627 % verwijzingen 1,81% 2,28% 1,55% 1,49% 1,27% Jaarverslag 2014 10 van 34
5.1.1 Gegevens natraject borstkankerscreening Bevolkingsonderzoek Noord Verwijzingen In 2014 zijn er in totaal 2.033 vrouwen doorverwezen met een suspect screeningsmammogram en bij 791 (39%) vrouwen werd een mammacarcinoom gediagnosticeerd. Bij 1.240 vrouwen werd geen maligniteit gevonden, bij 2 vrouwen is de follow-up onbekend. BI-RADS Bij de vrouwen die werden doorverwezen met een uitslag BI-RADS 0 (aanvullend onderzoek noodzakelijk) werd in 18% een mammacarcinoom gediagnosticeerd. Er werd een mammacarcinoom gediagnosticeerd bij 46% van de vrouwen die werden doorverwezen met een uitslag BI-RADS 4 (verdacht voor maligniteit maar niet typisch). In de groep vrouwen die de uitslag BI-RADS 5 (zeer verdacht voor maligniteit) kregen, kreeg 97% de diagnose mammacarcinoom. Behandeling In 2014 werd bij 791 doorverwezen cliënten inderdaad een mammacarcinoom gediagnosticeerd. De mammacarcinomen kunnen worden onderverdeeld in invasieve tumoren en in situ tumoren. Van de 791 vrouwen werd bij 619 (78%) vrouwen een invasieve tumor vastgesteld, bij 172 (22%) vrouwen een in situ tumor. De meeste van de 619 vrouwen met een invasieve tumor werden mammasparend behandeld (74%) en 89% onderging een schildwachtklierprocedure. Van deze laatste groep onderging 6% na de schildwachtklierprocedure aansluitend een okselkliertoilet. Vrouwen met een in situ tumor werden in 75% van de gevallen mammasparend behandeld. Tumorgegevens Van alle gevonden maligniteiten komt tumorstadium T1c het meeste voor (45%). Dit zijn tumoren met een grootte tussen de 1 en 2 cm; 33% van de tumoren is kleiner dan 1 cm en 22% is groter dan 2 cm. Bij 27% van de vrouwen met een invasieve tumor werden positieve klieren gevonden, 2 vrouwen hadden afstandsmetastasen. 5.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek borstkanker Visitatie LRCB Per 1 januari 2014 zijn de beoordelingseenheden samengevoegd tot één eenheid in het kantoor in Groningen. Op 10 oktober 2014 heeft een visitatie door het LRCB plaatsgevonden van deze beoordelingseenheid en de onderzoekscentra. Uit de resultaten bleek dat het maken van MLOopnamen (mediolatero-oblique) extra aandacht behoeft. Daarom zullen alle MBB ers een bijscholing insteltechniek krijgen. Standaard maken van vier foto s per borst In 2013 heeft de minister van VWS heeft na advies van de Gezondheidsraad positief geoordeeld over het standaard maken van vier foto s bij het bevolkingsonderzoek borstkanker. Vanaf januari 2014 wordt deze werkwijze door Bevolkingsonderzoek Noord gehanteerd. ScreenIT In 2014 is gestart met de voorbereiding van het implementeren van het ICT-systeem ScreenIT. Dit systeem wordt al gebruikt voor het bevolkingsonderzoek darmkanker. In de toekomst zal ScreenIT ook voor het bevolkingsonderzoek borstkanker worden gebruikt. Volgens planning zal dit in 2017 gerealiseerd zijn. Jaarverslag 2014 11 van 34
Pijnreductie bij cliënten Om de pijnbeleving tijdens het maken van een mammografie te verminderen heeft is een drukgeleide compressietechniek ontwikkeld. De paddles (aandrukplaten) voor deze nieuwe techniek zijn momenteel nog niet geschikt voor de mammografen die Bevolkingsonderzoek Noord gebruikt. Omdat pijn een belangrijke reden is voor niet-deelname zal Bevolkingsonderzoek Noord, wanneer beschikbaar, deze innovatie toepassen op zijn mammografen. MammoXL De uitrol van MammoXL in de ziekenhuizen in de regio Noord nadert afronding. Naar verwachting zijn alle ziekenhuizen begin 2015 aangesloten. Met behulp van MammoXL kan een ziekenhuis snel en eenvoudig de mammografieën van het bevolkingsonderzoek borstkanker opvragen. Hiermee verloopt het traject voor een verwezen cliënt nog efficiënter en behoort het branden en opsturen van cd s tot het verleden. Verzamelen gegevens natraject In het informatiesysteem voor het bevolkingsonderzoek borstkanker (ibob) worden gegevens over het natraject geregistreerd. Met deze gegevens kunnen rapportages over de resultaten van de screening, zoals het aantal terecht verwezen ten opzichte van het onterecht verwezen cliënten, worden gegenereerd. Het beschikbaar hebben van de natrajectgegevens is een noodzakelijke voorwaarde voor de radiologen- en fotobesprekingen. In 2014 is gekeken naar de manier waarop deze gegevens worden verzameld en hoe dat beter kan. Dit project loopt door in 2015. Jaarverslag 2014 12 van 34
6. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar ontvangen om de vijf jaar een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Vrouwen in deze leeftijdsgroep worden uitgenodigd om een uitstrijkje te laten maken bij de huisarts, waarna een van de laboratoria in Noord-Nederland het uitgestreken materiaal beoordeelt. De cliënten ontvangen per brief de uitslag van het onderzoek van Bevolkingsonderzoek Noord. Bij een (matig tot ernstige) afwijkende uitslag nemen wij contact op met de huisarts zodat deze de cliënt kan informeren voordat zij de uitslag thuis ontvangt. 6.1 Cijfers bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker In 2014 werden 74.621 vrouwen uitgenodigd om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. 46.592 vrouwen ofwel 62,4% (ter vergelijking: 64,9% in 2013) gaven gehoor aan deze oproep en lieten een uitstrijkje maken. 6.911 cliënten (9,3%) gaven aan (op dit moment) geen gebruik te willen maken van de uitnodiging (non participatie). De resterende 21.118 cliënten (28,3%) hadden op de peildatum nog niet gereageerd op de uitnodiging (non-respons). In bijlage 11.5 vindt u de opkomst per gemeente. Met ingang van 2014 is de uitnodigingssystematiek gewijzigd. Voorheen werden de cliënten in zeven groepen uitgenodigd, iedere keer een geboortejaar. Nu gebeurt het uitnodigen per geboortemaand waardoor dit meer gespreid over het jaar plaatsvindt. Dit heeft per peildatum een lagere opkomst tot gevolg. De verwachting is dat dit in het komende jaar bijtrekt. Participatie en non-respons Geb. jaar Uitgenodigd Actieve participatie 1954 10.279 6.675 64,9% 1.051 10,2% 2.553 24,8% 1959 11.504 7.750 67,4% 1.046 9,1% 2.708 23,5% 1964 12.411 8.241 66,4% 997 8,0% 3.173 25,6% 1969 12.738 8.289 65,1% 744 5,8% 3.705 29,1% 1974 9.923 6.311 63,6% 598 6,0% 3.014 30,4% 1979 8.982 5.109 56,9% 1.031 11,5% 2.842 31,6% 1984 8.784 4.217 48,0% 1.444 16,4% 3.123 35,6% Totaal 74.621 46.592 62,4% 6.911 9,3% 21.118 28,3% Peildatum: 20 maart 2014 Na-ijleffect In bovenstaande opkomstcijfers is geen rekening gehouden met het zogenaamde na-ijleffect. Anders dan bij het borstkankeronderzoek, maken cliënten zelf een afspraak voor dit bevolkingsonderzoek. Hieraan is een zeer ruime termijn gebonden: iedere uitnodiging blijft vijf jaar geldig. Het kan dus zijn dat cliënten een jaar (of langer) na de uitnodigingsdatum alsnog een afspraak maken voor het onderzoek. Tijdelijk uitstel van het onderzoek wegens zwangerschap komt vooral veel bij de jongste leeftijdsgroepen voor. Ervaring leert dat de totale opkomst (van vrouwen die in 2014 een uitnodiging hebben gekregen) uiteindelijk bijna vijf procent hoger is dan het huidige opkomstcijfer. In bijlage 11.7 wordt een overzicht gegeven van het na-ijleffect voor de oproepjaren 2011, 2012 en 2013. Specificatie non-participatie Van de 6911 cliënten die aangaven geen gehoor te willen geven aan de uitnodiging meldden 1.804 (26,1%) zich definitief af voor het bevolkingsonderzoek. Bij 3699 cliënten (53,5%) is de afmelding van tijdelijke aard. 1408 cliënten (20,4%) gaven aan deze keer niet mee te doen omdat zij recent een uitstrijkje hadden laten maken. In bijlage 11.6 wordt een overzicht gegeven van de redenen om niet deel te nemen aan het onderzoek. Jaarverslag 2014 13 van 34 % Passieve participatie % Non-respons %
Beoordeling uitstrijkjes Uit onderstaand overzicht blijkt dat 3,6% van de cliënten werd geadviseerd het uitstrijkje na een periode van zes maanden te herhalen. 1,7% van de cliënten werd gevraagd na zes weken de uitstrijk te herhalen (omdat de uitstrijk niet te beoordelen was). 0,8% van de onderzochte cliënten (ter vergelijking: 0,7% in 2013) werd doorverwezen naar de gynaecoloog. Van deze groep cliënten is het merendeel (61,5%%) in de leeftijdsgroep van 30 tot en met 40 jaar. Hieronder wordt een specificatie gegeven van de beoordeling van de uitstrijkjes (per advies en per geboortejaar). 1954 1959 1964 1969 1974 1979 1984 Totaal % Na 6 maanden herhalen 81 166 302 360 289 231 249 1.678 3,6% Uitstrijk over 6 weken herhalen 133 137 131 137 99 74 76 787 1,7% Verwijzing naar gynaecoloog 12 27 42 56 50 66 103 356 0,8% Normaal, herhalen na 5 jaar 6.449 7.419 7.766 7.736 5.873 4.738 3.789 43.770 93,9% Totaal per cohort 6.675 7.749 8.241 8.289 6.311 5.109 4.217 46.591 100,0% Peildatum: 20 maart 2014 6.2 Natraject Jaarlijks maakt de regionaal coördinerend patholoog van Bevolkingsonderzoek Noord een rapportage Regiogetallen Noord-Nederland. Hierin wordt vanaf 2002 ieder jaar een overzicht gegeven van het aanbod van uitstrijkjes aan de laboratoria in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker, de doorlooptijden en de kwaliteit van de uitstrijkjes. Tevens wordt een overzicht gegeven van de afgegeven diagnoses, de histologische follow-up van cytologische diagnostiek (na een afwijkende uitslag) en het totaal aantal opgespoorde afwijkingen (het primaire doel van het bevolkingsonderzoek). 6.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker In mei 2013 heeft de minister van VWS besloten de door het RIVM voorgestelde vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker in te voeren. Door deze wijzigingen in de screening zal naar verwachting de sterfte aan baarmoederhalskanker nog iets dalen. Ook de kosten vallen lager uit. De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. Primair screenen op aanwezigheid van het (hoog risico) humaan papillomavirus (hrhpv) in plaats van op celafwijkingen door middel van cytologie. Als hrhpv wordt gevonden, vindt ook cytologische beoordeling van het uitstrijkje plaats. 2. Als er hrhpv gevonden wordt, maar geen afwijkende cellen, dan ontvangt de cliënt na zes maanden opnieuw een uitnodiging voor een uitstrijkje. Deze herhaaluitstrijk valt ook onder het nieuwe bevolkingsonderzoek. 3. Als er geen hrhpv gevonden wordt, en de cliënt is 40 jaar of ouder, dan ontvangt zij pas na 10 jaar weer een uitnodiging. Dit houdt in dat een cliënt bij wie geen enkele keer hrhpv wordt gevonden, in haar leven in totaal vijf keer een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek krijgt (in plaats van de huidige zeven keer). Wordt bij een 40-, 50- of 60-jarige wel hrhpv gevonden, dan volgt na vijf jaar een volgende uitnodiging. Jaarverslag 2014 14 van 34
4. Drempels verlagen voor groepen met een lage opkomst door het inzetten van een zelfafnameset. In 2014 is vorm en inrichting gegeven aan de projectorganisatie voor de landelijke invoering van de vernieuwing van dit bevolkingsonderzoek. Alle screeningsorganisaties, evenals hun ketenpartners, zijn hierbij betrokken. In het verslagjaar is gestart met de voorbereiding van enkele aanbestedingen, waaronder de aanbesteding voor de hrhpv-test. Deze aanbestedingen vinden plaats door teams van het RIVM en screening organisaties, waar nodig ondersteund door externe deskundigen. Bij invoering van de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker zal ook fase 2 ingaan voor het programma ScreenIT. We zullen dan dit programma ook gebruiken voor dit bevolkingsonderzoek, in fase 1 werd het nog alleen gebruikt bij de darmkankerscreening. De invoering van de vernieuwing van de baarmoederhalskanker screening zal plaatsvinden vanaf 1 juli 2016. In de tussentijd wordt hier hard aan gewerkt. Basisscholing Cervixscreening praktijkassistenten In 2013 werd de landelijke Basisscholing Cervixscreening (BSC) geïntroduceerd en ook in de regio Noord ingevoerd. Deze basisscholing bestaat uit een theoretisch deel, dat grotendeels via e- learning wordt aangeboden, en een praktisch deel, waarbij onder andere op twee praktijkavonden het maken van een uitstrijkje wordt geoefend. De scholing is geaccrediteerd met zes punten. In 2014 heeft Bevolkingsonderzoek Noord acht keer de basisscholing gegeven en in totaal 95 cursisten geschoold. Jaarverslag 2014 15 van 34
7. Bevolkingsonderzoek darmkanker Mannen en vrouwen van 55 tot en met 75 jaar worden om de twee jaar uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek darmkanker. Zij ontvangen een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek via de post. Het onderzoek bestaat uit een ontlastingstest, die de cliënt zelf thuis uitvoert. De test wordt per post verstuurd naar één van de drie gecontracteerde laboratoria, waar wordt onderzocht of er bloed in de ontlasting zit. De uitslag wordt door Bevolkingsonderzoek Noord per post aan de cliënt verstuurd. Indien er afwijkingen gevonden worden wordt de cliënt uitgenodigd voor een coloscopie (inwendig kijkonderzoek). 7.1 Cijfers bevolkingsonderzoek darmkanker* Doelgroep en deelname Het bevolkingsonderzoek darmkanker is in januari 2014 gestart. In dit verslagjaar zijn mannen en vrouwen uitgenodigd van vijf geboortejaren, namelijk 1938, 1939, 1947, 1949 en 1951. Daarnaast zijn enkele mannen en vrouwen uit 1954 uitgenodigd. Deze groep is meegenomen in de cijfers. In totaal werden in 2014 door Bevolkingsonderzoek Noord 76.172 personen uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek darmkanker. Zij ontvingen per post een zelfafnametest (ifobt). Er zijn in regio Noord 55.674 beoordeelbare testen (73,1%) teruggestuurd en beoordeeld. In bijlage 11.8 vindt u de deelname per gemeente. Doelgroep cohort (geboortejaren) 2014 Jaarverslag 2014 16 van 34 Man Vrouw Totaal 1938 6.251 6.949 13.200 1939 6.680 7.216 13.896 1947 12.269 12.056 24.325 1949 11.301 10.994 22.295 1951 11.220 11.048 22.268 Totaal 47.721 48.263 95.984 Uitgenodigd (vooraangekondigd en uitnodigingsbrief klaargezet) in 2014 Man Vrouw Totaal 1938 6.073 6.775 12.848 1939 6.284 6.805 13.089 1947 10.413 10.268 20.681 1949 8.031 7.695 15.726 1951 5.230 5.050 10.280 1954 1.798 1.750 3.548 Totaal 37.829 38.343 76.172 Deelname Geboortejaar Aantal uitnodigingen Opkomst met beoordeelbare ifobt Percentage beoordeelbare ifobt 1938 12.848 8.467 65,9% 1939 13.089 9.101 69,5% 1947 20.681 15.740 76,1% 1949 15.726 11.866 75,5% 1951 10.280 7.919 77,0% 1954 3.548 2.581 72,7% Totaal 76.172 55.674 73,1% Peildatum: 29 april 2015
Verwijzingen Van de 55.674 te beoordelen testen ontvingen 51.692 personen (92,8%) een gunstige uitslag, in deze gevallen is er geen aanleiding voor verder onderzoek. 3.982 personen (7,2%) had een ongunstige uitslag, er is bloed gevonden in de ontlasting. Deze personen zijn uitgenodigd voor een intakegesprek voor vervolgonderzoek in een van de aangesloten coloscopiecentra. Geboortejaar Aantal cliënten Ongunstig (%) Aantal cliënten Gunstig (%) uitslag ongunstig uitslag gunstig 1938 946 11,2% 7.521 88,8% 1939 827 9,1% 8.274 90,9% 1947 990 6,3% 14.750 93,7% 1949 733 6,2% 11.133 93,8% 1951 362 4,6% 7.557 95,4% 1954 124 4,8% 2.457 95,2% Totaal 3.982 7,2% 51.692 92,8% Peildatum: 29 april 2015 *N.B. De cijfers m.b.t. de doelgroep 2014 zijn gegeneerd op peildatum 29-04-2015. Omdat de database dynamisch is en de gegevens continu worden aangevuld, kunnen de cijfers om deze reden en vanwege eventuele definitieverschillen mogelijk enigszins afwijken van de landelijke monitor bevolkingsonderzoek darmkanker (uitgevoerd door het Erasmus MC). Landelijke cijfers bevolkingsonderzoek darmkanker Landelijk hebben er in 2014 in totaal 529.056 personen (71,3%) deelgenomen aan het bevolkingsonderzoek darmkanker. Na de screening en vervolgdiagnostiek met coloscopie werd bij 2.483 (7,8%) deelnemers darmkanker geconstateerd en werd bij 12.030 (37,9%) deelnemers een vergevorderde poliep (advanced adenoom) gevonden. Deze cijfers komen uit de Landelijke monitor & evaluatie bevolkingsonderzoek darmkanker, van het Erasmus MC en het Nederlands Kanker Instituut. De gehele rapportage is te lezen op de website van het RIVM, www.rivm.nl/documenten_en_publicaties. 7.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek darmkanker Invoering screening darmkanker In 2014 is gestart met het bevolkingsonderzoek darmkanker. Voor het uitrollen van dit bevolkingsonderzoek is een interne projectgroep ingesteld. Na de invoering is de projectgroep halverwege het jaar opgeheven en zijn de werkzaamheden voor dit bevolkingsonderzoek ingebed in de organisatie. De verantwoordelijkheid is ondergebracht bij de manager darmkankerscreening. De invoering van het bevolkingsonderzoek darmkanker is door de bank genomen goed verlopen. Tijdens het uitvoeren van de screening is in dit eerste jaar een aantal verbeterpunten benoemd waar in 2015 aandacht aan zal worden besteed. De wachttijden voor het vervolgonderzoek en soms grote reisafstanden naar coloscopiecentra zijn hier voorbeelden van. Toelatingsaudits Coloscopiecentra In 2013 is gestart met de toelatingsaudits van de coloscopiecentra, die coloscopieën uit willen voeren in het kader van het bevolkingsonderzoek. In 2014 werden vijf coloscopiecentra getoetst. Met vier hiervan werd een samenwerkingsovereenkomst gesloten. Eén centrum heeft besloten nog niet mee te doen aan het bevolkingsonderzoek. Periodieke audits Coloscopiecentra Eind 2014 is een start gemaakt met de periodieke audits die voortvloeien uit de toelating en die onderdeel zijn van de borging van de ketenkwaliteit. In 2014 werden drie coloscopiecentra Jaarverslag 2014 17 van 34
geaudit, de overige volgen in 2015. Aangesloten coloscopiecentra Antonius Ziekenhuis Antonius Ziekenhuis Bethesda Ziekenhuis Keizer Kliniek Martini Ziekenhuis Medisch Centrum Leeuwarden Ommelander Zorggroep Ommelander Zorggroep Nij Smellinghe Refaja Ziekenhuis Universitair Medisch Centrum Groningen Wilhelmina Ziekenhuis Tjongerschans Zorgcombinatie Noorderboog Plaats Emmeloord Sneek Hoogeveen Assen Groningen Leeuwarden Delfzijl Winschoten Drachten Stadskanaal Groningen Assen Heerenveen Meppel Pathologielaboratoria Het weefsel dat tijdens een coloscopie is verzameld wordt in geregistreerde pathologielaboratoria onderzocht. In 2013 werden vijf regionale pathologielaboratoria getoetst en toegelaten. In 2014 werd bij vier van deze laboratoria een periodieke audit uitgevoerd.. Eén laboratorium is niet geaudit, maar wordt in de auditronde van 2016 meegenomen worden. Regionale netwerkbijeenkomst In november 2014 heeft een netwerkbijeenkomst plaatsgevonden waarvoor endoscopisten, endoscopieverpleegkundigen, intakers en pathologen uit de regio Noord waren uitgenodigd. Tijdens deze bijeenkomst is de stand van zaken benoemd, zijn eerste cijfers gepresenteerd, werden ervaringen gedeeld en vragen beantwoord. Met 40 aanwezigen en een grote betrokkenheid was het een succesvolle bijeenkomst die in 2015 een vervolg krijgt. Jaarverslag 2014 18 van 34
8. Financieel resultaat De financiële positie van Bevolkingsonderzoek Noord is goed te noemen. Het boekjaar 2014 is afgesloten met een positief resultaat van ruim 97.900, wat boven het begrote resultaat ligt ( 4.375 positief). Dat betekent dat ultimo 2014 het eigen vermogen verder groeit. Het resultaat wordt toegevoegd aan het eigen vermogen en komt uit op afgerond 10% van de verleende subsidie. De liquiditeitspositie is gunstig, maar is ten opzichte van 2013 wel gedaald (van 7,1 miljoen naar 6,2 miljoen). Deze daling wordt grotendeels veroorzaakt door de aflossing van de leningen van het Ministerie van Financiën. De current ratio bedraagt eind 2014: 2,67 (eind 2013: 2,39). Genormaliseerd resultaat Het resultaat wordt beïnvloed door een aantal incidentele posten. Als deze posten achterwege worden gelaten, dan bedraagt het resultaat 157.500 positief. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: In 1.000 Exploitatieresultaat 2014 97,9 Onderstaande bijzonderheden zijn buiten beschouwing gelaten: Vervroegde aflossing lening Ministerie van Financiën. Dit leidt tot een extra rentelast. 103,1 Verkoop verrijdbare unit. De unit is in 2013 buiten gebruik gesteld als gevolg van de ingebruikname van de vaste unit in Groningen. -43,5 59,6 Genormaliseerd resultaat 2014 157,5 Investeringen In 2014 is voor een bedrag van ruim 83.000 geïnvesteerd. Deze investeringen zijn hoofdzakelijk gedaan in ICT-hardware. Jaarverslag 2014 19 van 34
9. Organisatie 9.1 Personeelsformatie Op 31 december 2014 had Bevolkingsonderzoek Noord 113 medewerkers in dienst (115 in 2013). Het totaal aantal fte is gestegen van 69,51 in 2013 naar 70,08 per ultimo 2014. Bijna alle medewerkers hebben een parttime dienstverband, variërend van 22% tot 89%. Drie medewerkers werken fulltime. Overzicht personeelsformatie Per 31-12-2013 Per 31-12-2014 In dienst 115 113 Aantal vrouwen 102 101 Aantal mannen 13 12 Totaal aantal fte 69,51 70,08 Sector Screening Cliëntenservice en Administratie en Logistiek (administratief medewerkers, koeriers) Sector Ondersteuning (planners, staffunctionarissen, secretariaat) Algemeen Management 39,94 fte 10,83 fte 13,35 fte 1,89 fte 3,50 fte 40,20 fte 10,77 fte 13,72 fte 2,00 fte 3,39 fte Verloop In 2014 traden 12 nieuwe medewerkers in dienst. Het ging hier om MBB ers, een koerier, secretaresse en regionaal projectleider. De vacatures waren ontstaan in verband met vervanging van medewerkers en als gevolg van uitbreiding van werkzaamheden. In totaal verlieten 14 medewerkers in 2014 de organisatie. Het ging hier om zes medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd bereikt hadden, vijf medewerkers die zelf ontslag hebben genomen en een tijdelijk contract dat niet werd verlengd. De overige twee uitdiensttredingen waren in onderling overleg. Verzuim Het gemiddeld verzuimpercentage in 2014 bedroeg 4,7%. Dit is een stijging van 1,4% ten opzichte van 2013 (toen 3,3%). Het percentage ligt iets boven de norm van de organisatie (4,2%) voor 2014. De gemiddelde meldingsfrequentie is 0,61, de gemiddelde verzuimduur is 24,3 dagen. Het verzuimpercentage ligt onder het landelijk gemiddelde in de zorgsector (4,91%; bron Vernet). In 2013 is een nieuw verzuimbeleid geïmplementeerd en is via Immediator (specialist in bedrijfsartsdienstverlening) een nieuwe bedrijfsarts bij Bevolkingsonderzoek Noord gestart. In 2014 zijn hier voordelen van gemerkt en is er veel geleerd. In 2015 zal het middenkader een verzuimtraining volgen, om beter inzicht te krijgen in hoe om te gaan met verzuim. 9.2 Arbo De Arbocommissie, die een adviserende en uitvoerende taak heeft, vergadert eenmaal per kwartaal. De Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is een continu proces. In het eerste kwartaal van 2014 is in samenwerking met Nieuwhuis Consult een RI&E opgesteld Jaarverslag 2014 20 van 34
met bijbehorend Plan van Aanpak voor het onderzoekscentrum in Groningen. Tevens is gekeken of de landelijk opgestelde RI&E voor de liften van toepassing is op het type lift en het gebruik ervan op de onderzoekswagens. Dit bleek het geval te zijn, waarna de landelijke RI&E liften is toegevoegd aan de RI&E van Bevolkingsonderzoek Noord. 9.2.1 Bedrijfshulpverlening (BHV) Zowel voor kantoor als voor de onderzoekscentra is een hoofd BHV-er aangesteld. In 2014 is er een herhalingscursus georganiseerd voor alle BHV-ers. Jaarlijks vinden ontruimingsoefeningen plaats in het kantoorpand in Groningen. Deze ontruimingsoefeningen vinden plaats in samenwerking met medehuurders van het kantoorpand. Vanuit het kwaliteitsdenken is in 2014 gestart met het duidelijk omschrijven van wie waarvoor verantwoordelijk is op het gebied van de BHV-inrichting. In 2015 is de documentatie omtrent dit onderwerp beschikbaar voor alle medewerkers. 9.2.2 Vertrouwenspersoon Bevolkingsonderzoek Noord werkt met een externe vertrouwenspersoon, bij wie medewerkers terecht kunnen in geval van ongewenst gedrag zoals agressie, geweld, (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie of machtsmisbruik. De contacten van de vertrouwenspersoon met de organisatie verlopen in een open en transparante sfeer. Zij licht jaarlijks haar jaarverslag toe in het MT en heeft ook jaarlijks een ontmoeting met de ondernemingsraad. In beide overleggen wordt de stand van zaken besproken. In het verslagjaar heeft de vertrouwenspersoon één melding ontvangen van een medewerker, wat heeft geresulteerd in een begeleidingstraject. Dit traject is in december 2014 afgerond, waarna er concrete afspraken zijn gemaakt met betrokkenen. 9.3 Ontwikkelingen binnen Bevolkingsonderzoek Noord Werken met Profit Sinds 2013 werkt Bevolkingsonderzoek Noord met één systeem voor zowel de financiële-, salarisals de personeelsinformatie, namelijk Profit. Profit heeft een aparte website, genaamd Insite. Insite wordt sinds april 2014 gebruikt door leidinggevenden, met name voor de registratie van verzuim. In de eerste helft van 2015 wordt Insite ook beschikbaar gesteld voor alle medewerkers. In eerste instantie kunnen de werknemers hier hun salarisstroken en personeelsdossier inzien. Later zullen medewerkers ook wijzigingen door kunnen geven via Insite Medewerkersonderzoek In 2014 heeft Effectory voor de derde keer het medewerkers onderzoek uitgevoerd bij de vijf regionale screeningsorganisaties. Naast gesloten vragen kregen medewerkers dit keer voor het eerst ook open vragen. Uit het onderzoek blijkt dat medewerker tevreden zijn, ze geven Bevolkingsonderzoek Noord gemiddeld een 7,8. Met dat cijfer is de organisatie genomineerd voor de Beste Werkgever Award. Binnen de categorie Bedrijven met minder dan 1000 medewerkers eindigde Bevolkingsonderzoek Noord op plek 21. Aan de hand van de resultaten uit het onderzoek is een plan van aanpak opgesteld. Onderzoek werkdrukbeleving Uit de resultaten uit het medewerkers onderzoek in 2011 kwam naar voren dat de werkdruk een aandachtspunt was. Naar aanleiding van die conclusie is in 2014 onderzoek gedaan naar de werkdrukbeleving. De vragenlijst hierover is door 66% van de medewerkers ingevuld. De uitkomsten zijn overwegend positief en besloten is om de vinger aan de pols te houden. In 2015 zal daarom opnieuw het onderzoek uitgevoerd worden. Jaarverslag 2014 21 van 34
10. Bedrijfsvoering 10.1 Kwaliteitsbeleid Bevolkingsonderzoek Noord heeft een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) om de processen te ontwikkelen, implementeren, beheersen en continue te verbeteren. Dit leidt tot goede producten/ diensten waar de klanten tevreden over zijn. De organisatie voldoet aan de voorwaarden zoals omschreven in het HKZ-certificatieschema versie 2006 (bevolkingsonderzoek borstkanker) en de ISO9001:2008 (bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker). In 2014 zijn beide certificeringen voor de bevolkingsonderzoeken verlengd. Aandachtsgebieden: De afdeling kwaliteit heeft in 2014 een belangrijke bijdrage geleverd aan landelijke ontwikkelingen. Er is een start gemaakt met de landelijke invoering van Informatiebeveiliging en de voorbereiding voor de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Daarnaast is regionaal risicomanagement een grotere rol gaan spelen. Cliëntgebonden risico s zijn prominent opgenomen in het risico-overzicht. 10.1.1 Kwaliteitsbewaking Om de resultaten van Bevolkingsonderzoek Noord goed te kunnen beoordelen, worden kritische factoren afgezet tegen de landelijk ontwikkelde kwaliteitsnormen. Een selectie van kritische factoren en de score van Bevolkingsonderzoek Noord vindt u in bijlage 11.9. 10.2 Communicatie In 2014 werd het communicatiebeleid zoals verwoord in het communicatieplan verder vormgegeven. Het communicatieplan wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd. Website werving nieuwe medewerkers In 2014 is de landelijke website www.werkenbijbevolkingsonderzoek.nl gelanceerd. Via deze website worden alle vacatures binnen de screeningsorganisaties gecommuniceerd. Sollicitanten kunnen alleen nog via deze website solliciteren. Hierdoor ontvangt de personeelsadviseur alle sollicitaties in één database en is het werkproces vereenvoudigd. Externe communicatie In 2014 presenteerde Bevolkingsonderzoek Noord zich op de Open Dag van de Zorg in Groningen en in Assen en werden gastcolleges gegeven bij de opleiding tot doktersassistent aan het Noorderpoort College in Groningen. Digitale nieuwsbrief In 2014 werd gestart met de uitgave van een digitale nieuwsbrief voor ketenpartners. Regelmatig bieden we hierin actuele informatie over de drie bevolkingsonderzoeken. Met de invoering van dit communicatiemiddel spelen we in op de vraag van huisartsen naar digitale informatievoorziening. Wachtkamerschermen Hoe kunnen we onze cliënten zo goed mogelijk van informatie voorzien? Met die vraag in het achterhoofd hebben we onderzoek gedaan naar de inzet van wachtkamerschermen in de onderzoekscentra voor borstkankerscreening. Het management heeft hierover een positief besluit genomen. In 2015 worden de schermen in de wachtkamers geïntroduceerd. Interne communicatie Via intranet worden medewerkers geïnformeerd over actuele ontwikkelingen. In het onderdeel Bijpraten met het MT wordt binnen een week na de vergadering van het management kort verslag gedaan van het besprokene. Het personeelsblad Binnenwerk voorziet in zakelijke en persoonlijke achtergrondverhalen. Jaarverslag 2014 22 van 34
10.3 Cliëntreacties Bevolkingsonderzoek Noord nodigt cliënten nadrukkelijk uit te reageren. Dit kan via de reactieformulieren die in de onderzoekscentra worden aangeboden en via de website. Ook op andere manieren, persoonlijk of telefonisch, kunnen reacties doorgegeven worden aan alle medewerkers van Bevolkingsonderzoek Noord. De organisatie kent een interne en een externe klachtenprocedure. Klachten worden in eerste instantie door de interne klachtenfunctionaris behandeld. Als de cliënt niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan de klacht worden ingediend bij een onafhankelijke landelijke klachtencommissie. Een cliënt kan zich ook rechtstreeks tot deze onafhankelijke klachtencommissie wenden. De commissie bestaat uit personen die niet in dienst zijn en op geen enkele wijze betrokken zijn bij de screeningsorganisaties. De landelijke klachtencommissie heeft in 2014 geen klachten ontvangen van cliënten uit het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord. Overzicht reacties en klachten cliënten In 2014 ontving Bevolkingsonderzoek Noord 524 cliëntreacties. Dit is een lichte stijging t.o.v. 2013 (433), maar precies evenveel als in 2012. Sommige cliënten geven meerdere reacties (bijvoorbeeld een compliment over de bejegening en een klacht over de locatie), deze worden apart geteld. Daarom zijn de totalen van aantal cliënten en aantal reacties verschillend. De verschuiving van de verhouding tussen klachten en complimenten (was in 2012 nog 50 50) heeft zich ook in 2014 voortgezet. In 2013 ontvingen we 33,7% complimenten en 42,3% klachten t.o.v. het totaal aantal reacties. In 2014 is de verdeling: 25,8% complimenten tegen 44,1% klachten. De rest zijn vragen en suggesties. Bijna 85% van de ontvangen reacties hadden betrekking op het bevolkingsonderzoek borstkanker (443). Er kwamen 25 reacties over het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker binnen. Dit is minder dan het aantal reacties over het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker in 2013, toen we 35 reacties ontvingen. In het eerste jaar dat het bevolkingsonderzoek darmkanker van start ging ontvingen we 56 reacties over dit bevolkingsonderzoek, waaronder 20 klachten en 30 vragen. Het gros (bijna 80%) van de complimenten die we ontvangen gaat over bejegening (107). De meeste klachten (25%) gaan over pijn en verwonding (58), gedeeltelijk in combinatie met een positieve of negatieve bejegening, 21% gaat over de bereikbaarheid van de standplaats (49) en 14 % gaat over bejegening (32). De meeste vragen gaan over medische zaken en de uitnodiging. Landelijke rapportage In 2014 hebben de klachtenfunctionarissen, samen met hun collega s in de andere regio s voor het eerst een landelijke rapportage samengesteld van alle ontvangen cliëntreacties in 2013. Hieruit blijkt dat in dat jaar het aantal reacties weer toenam. In totaal ontvingen de vijf regio s 4.807 reacties. In 2012 waren dat er 4.237 en in 2011 ontvingen we 3.636 reacties. Jaarverslag 2014 23 van 34