KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier E.B.P. point of sale BV Gericht op POSManager+Food pakket(configuratie) Datum bezoek 18-2-2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED A. de Jong Glenn van Rijn
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Ongeveer 40 klanten maken gebruik van het POSManager+ Food pakket (60 tot 80 weegschaal/kassapunten). Waarvan winkels in de branches: Klanten zijn op dit moment actief in de slagers-, bakkers- en delicatessenbranche. Het pakket is echter ook geschikt voor bijvoorbeeld kaas- en viswinkels. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Op dit moment wordt het pakket alleen in Nederland gebruikt. Weegschaalcertificering verschilt ook per land. Op dit moment worden in Nederland populaire weegschalen ondersteund (Berkel, Mettler en Digi). - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het is een betaalbare oplossing met veel functionaliteit. Het pakket is speciaal op de food-branche gericht met ondersteuning van verkopen op artikelgroep, koppeling met weegplateaus en het is bruikbaar op een aantal digitale weegschalen. Pakket is volledig touch te bedienen, zonder tussenkomst van toetsenbord en muis op het kassa/weegpunt. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Mi & Match aanbiedingen worden op dit moment nog niet ondersteund. 2
3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Optiol tegen meerprijs (licht toe) Niet aanwezig Maar wel verwacht Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) 1.450 Software (voor 5 jaar) 1.250 Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar 720 Incl training 360 Hardware optiol Incl. Datum kostenopgave 01-01-2009 Opgave door A.A. de Jong - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Het pakket is te gebruiken op een PC eventueel gekoppeld aan een weegplateau, maar draait ook op een selectie digitale weegschalen (dan is een losse PC niet nodig). Een combinatie van software met digitale weegschaal in één oplossing kost ongeveer 5000,- Hardware kan betrokken worden via EBP Automatisering (aanbevolen), maar is niet verplicht. Implementatiekosten zijn 720, dat is zowel installatie van het pakket op locatie (gebruiksklaar) en een training. Een gebruikerslicentie wordt per jaar afgesloten en is verplicht. Voor de software is de prijs van deze licentie 360. Hierbij is gebruikersrecht, support en updates inbegrepen. Support van hardware is eclusief maar kan ook worden afgesloten bij EBP. 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien, voor stuks- en voorverpakte artikelen is scannen van de barcode mogelijk. Deze worden dan automatisch op de actieve kassabon getoond. Daarnaast heeft het pakket een knoppenstructuur (met categorieën) op het scherm, omdat in de foodbranche veel gewerkt wordt met wichtartikelen (die niet voorzien zijn van een barcode). Na een druk op de betreffende knop van het artikel dient een gewicht ingegeven te worden of verloopt dit automatisch wanr een weegschaal is gekoppeld. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Gezien. Vanuit het kassascherm is het mogelijk om artikelen te zoeken op artikelnummer, omschrijving (De zoekfunctie vult hierbij zelf aan, zodat alle resultaten worden getoond die de zoekopdracht bevatten), groep (uit lijst) en EAN code. Op model Wanr model opgenomen is in de omschrijving of wordt beschouwd als hoofdgroepindeling (meer van toepassing in deze (food)branche) kan hierop gezocht worden. Op omschrijving Op omschrijving kan gezocht worden. Wildcards worden hierbij automatisch ingezet. Op serienummer Nee (nvt) Klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien. Het is mogelijk om een klant op te zoeken via meerdere kenmerken (naam, adres, woonplaats, postcode) en te koppelen aan de actieve kassabon Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, het is mogelijk om tijdens een kassatransactie een nieuwe klant aan te maken. In ieder geval de velden klantnummer en naam zijn verplicht, de rest kan eventueel in een later stadium worden ingevoerd. 4
manier van betalen Betalen met creditcard Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien. Het is mogelijk om verschillende betaalwijzen te specificeren en te gebruiken; Creditcard is daar één van. Koppeling met een betaalautomaat (die creditcards ondersteunt) is mogelijk. Het is echter ook mogelijk het bedrag handmatig over te nemen op een creditcardterminal. Uiteraard is het dan mogelijk om in POSManager omzetoverzichten per betaalwijze te kunnen genereren. Betalen met Pin Gezien. Het is mogelijk om verschillende betaalwijzen te specificeren en te gebruiken; PIN is daar één van. Koppeling met een betaalautomaat is mogelijk tegen meerprijs. Het is echter ook mogelijk het bedrag handmatig over te nemen op een betaalautomaat. Uiteraard is het dan mogelijk om in POSManager omzetoverzichten per betaalwijze te kunnen genereren. Kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Parameter/medew. afhankelijk Gezien, het is mogelijk om op rekening te verkopen wanr een klant is gekoppeld aan een kassabon. Een overzicht openstaande posten wordt bijgehouden en is op te vragen. Ook is het mogelijk voor klanten om openstaande rekeningen contant te voldoen (per openstaande rekening of een verzamelfactuur). Loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Gezien. Bonuspunten sparen per klant worden ondersteund. Open systemen(zoals Airmiles) Niet ondersteund Klantenkaart Klantenpas vervaardigen Niet ondersteund, kunnen ook niet gekoppeld worden. Identificatie o.b.v. barcode Niet mogelijk in het food-pakket 5
Identificatie o.b.v. magtstrip Optiol tegen meerprijs (licht toe) Niet mogelijk in het food-pakket Spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) Gezien. Het is mogelijk om met fysieke spaarkaarten te werken (zegels uitkeren in plaats van digitaal sparen per klant). Spaarsysteem (graag specificeren) Bonus naar omzet of artikel met uitsluiting van Gezien. Het is mogelijk met een spaarsysteem te werken. Per klant wordt het spaarsaldo bijgehouden en automatisch bijgewerkt aan de kassa na een transactie. Het aantal punten is in te stellen naar bonbedrag, hierbij is het mogelijk om artikelen uit te sluiten (geen punten). Spaarpunten bijwerken via kassa Gezien, dit gaat automatisch wanr een klant gekoppeld is aan een kassabon. Toekennen op artikelniveau Het is niet mogelijk om op artikelniveau bonuspunten toe te kennen, het is echter wel mogelijk artikelen uit te sluiten. Voor deze artikelen worden dan geen bonuspunten toegekend. Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Gezien. Het is mogelijk om bonuspunten toe te kennen op basis van het aankoopbedrag (bontotaal). Het is in te stellen per hoeveel Euro een spaarpunt verstrekt wordt. 6
Optiol tegen meerprijs (licht toe) Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop Gezien. Wanr een klant een bepaald saldo spaarpunten heeft, wordt automatisch een bericht gegeven wanr de klant afrekent. De klant krijgt dan de keuze doorsparen of de spaarpunten omzetten in een kortingsbedrag op de huidige bon. De waarde van de spaarpunten is te definiëren, evenals het aantal dat minimaal nodig is bij verzilveren. Verzilveren door verstrekken tegoedbon Niet mogelijk. Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Gezien. Wanr een klant is gekoppeld aan een transactie kunnen klantgegevens en het totaal aantal gespaarde punten op de bon afgedrukt. Cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Gezien. Het is mogelijk om cadeaubonnen uit te geven. Er zijn diverse soorten cadeaubonnen te definiëren (cadeaubonnen/tegoedbonnen/irischeques/etc.). Wanr een cadeaubon wordt uitgegeven moet een serienummer (uniek) worden ingevoerd of ingescand via de barcodescanner. Ook dient de waarde opgegeven te worden. Dit wordt geregistreerd om validatie mogelijk te maken. Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, Controle op serienummer (Uitgegeven en dubbele innames) op welke wijze) Gezien. Validatie is mogelijk. Wanr een cadeaubon wordt verzilverd, dient men het serienummer op te geven. Wanr het serienummer bekend is, wordt automatisch de dag van uitgifte en de waarde weergegeven. De inname wordt ook geregistreerd zodat een cadeaubon maar één keer ingenomen kan worden. Wanr het serienummer niet bekend is, is het ook mogelijk om de bon in te nemen (wanr de medewerker over de juiste rechten beschikt). Wel dient dan uiteraard ook een waarde te worden ingevoerd. tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Wanr er een cadeaubon van het soort tegoedbon wordt uitgekeerd in de juiste waarde is validatie mogelijk op de wijze beschreven bij cadeaubonnen. Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Controle op serienummer (Uitgegeven en dubbele innames) Gezien (zie cadeaubonnen) 7
cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Optiol tegen meerprijs (licht toe) Nee Cadeaukaarten volgen Nee Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze) Nee klantorders+orders Orders vastleggen Gezien. Het is mogelijk om een order te maken door een gewone kassabon te maken en deze in de wacht te zetten (met aflever- /ophaaldatum). Hiervan kan wel een factuur geprint worden. Bij afhalen is het mogelijk om de bon via de klant op te roepen en verder af te handelen (pakbon, eventueel met factuur wanr nog niet betaald is). Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Niet mogeljk Klantorder direct naar inkoop besteladvies Niet mogelijk prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Niet specifiek mogelijk. Het is wel mogelijk om een bon te maken en deze in de wacht te zetten. 8
Historie prijsopgave opvragen Optiol tegen meerprijs (licht toe) Niet mogelijk. Openstaande bonnen blijven bewaard tot ze worden afgehandeld of handmatig worden verwijderd. Status prijsopgaven bijhouden Niet mogelijk. ruilen en retourname Autorisatie retouren Gezien, het is mogelijk om per medewerker te bepalen of ze negatieve aantallen mogen boeken. Dit kan volledig geblokkeerd of met wachtwoord beveiligd worden. Tegoedbon afdrukken bij retour Update 04-2009 Vanaf de update van april 2009 kan dit automatisch. Nu is het mogelijk om handmatig bij retourname een cadeaubon van het soort tegoedbon uit te keren van dezelfde waarde (met serienummer om de cadeaubon/tegoedbon te volgen). Opgave reden van betalen bij retourname Een reden kan niet gegeven worden. Ruilen mogelijk via kassa Gezien. Dit is mogelijk door een artikel eerst negatief te boeken en daarna weer aan te slaan. Kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Gezien, dit is mogelijk. Bonnen kunnen in de wacht gezet worden. Het is ook mogelijk met meerdere medewerkers tegelijk te werken op één kassa. Per aangeslagen product moet namelijk een medewerker gekozen worden (per medewerker is er een actieve bon). 9
Optiol tegen meerprijs (licht toe) Meerdere kassaschermen(meerdere In de Food versie medewerkers op 1 kassa) Gezien, dit is mogelijk. Het is ook mogelijk met meerdere medewerkers tegelijk te werken op één kassa. Per aangeslagen product moet namelijk een medewerker gekozen worden (per medewerker is er een actieve bon). Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Niet aanwezig Persolsbeheer Provisieberekening Niet aanwezig. Rapportages Effecten promotionele acties Rapportage actieartikelen Het is mogelijk om een omzetrapportage actieartikelen te maken. Vergelijkingen tussen periodes (op basis van artikel of artikelgroep) zijn niet automatisch mogelijk). configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) Ja gezien. Koppeling is tegen meerprijs. Banksys, CCV, ICP/Smart Concepts Klantendisplay koppelen(zo ja, Elke RS232/USB specificeren welke) Gezien, zowel 2 regelig (via USB of serieel) als VGA (narrowcasting tegen meerprijs) 10
Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien Elke USB/RS232/KBW Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien Star + Epson compatible Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Dit is mogelijk. Etiket/barcode lay-out is vast te stellen. Bij voorkeur Zebra/Eltron Weegsysteem koppelen(zo ja, Berkel All-in-One / CAS schalen (Food versie) specificeren welke) Dit is mogelijk. Het food pakket is zowel te installeren op een geïntegreerde digitale weegschaal (all-in-one met touch zoals de berkel all-inone en de DIGI). Daarnaast kunnen ook weegplateaus gekoppeld worden (CAS) portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Metrologic Scanpal 2 Gezien. Het is mogelijk de Scanpal2 van Metrologic te koppelen. Deze kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld bestellen. configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien. USb/Serieel 11
volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Optiol tegen meerprijs (licht toe) Dit is deels mogelijk. Het is standaard mogelijk om een lijst te maken voor alle artikelen (of per leverancier) met de voorraadstanden, maar niet per artikelgroep. Het is daarnaast mogelijk om zelf rapporten samen te stellen. Naar artikel Gezien, op de artikelkaart is de voorraad per artikel inzichtelijk. Ook hiervan kan een rapport gegenereerd worden. Naar serienummers Nee / NVT) Artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie (Oordeel bezoeker) Voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Correctie via omloopsnelheid Gezien. Het is mogelijk per artikel een bestelpunt in te stellen (als zijnde de minimumvoorraad). Aan de hand van dit bestelpunt kunnen automatisch besteladviezen gecreëerd worden. Minimum voorraad Gezien Maimum voorraad Niet mogelijk. 12
Optiol tegen meerprijs (licht toe) Voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) Top 20/50 op omzet en aantallen Dit is niet standaard mogelijk. Het is wel mogelijk om een totaallijst te creëren met alle producten en bijbehorende omzetten/afzetten/brutowinst per product over een periode. Deze kan dan gesorteerd worden (of als Ecel-bestand worden opgeslagen). Rapportage langzaamlopers Dit is niet standaard mogelijk. Het is wel mogelijk om een totaallijst te creëren met alle producten en bijbehorende omzetten/afzetten/brutowinst per product over een periode. Deze kan dan gesorteerd worden (of als Ecel-bestand worden opgeslagen). Rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, Rapport generator langzaamlopers) Niet mogelijk. Het is wel mogelijk rapporten samen te stellen met de geïntegreerde rapport generator. verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of Nee webservices) Het is mogelijk om besteladviezen per leverancier klaar te maken om deze als fa of als tekstbestand te eporteren, in een bepaalde (ingestelde) lay-out. Tekstbestanden kunnen vervolgens per mail verzonden worden. Standaarden als EDI worden niet ondersteund. 13
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten agf kostprijs en productie Vastleggen recepturen met kostprijsgegevens Optiol tegen meerprijs (licht toe) Niet mogelijk brood en banket Bestellingen afnemers, winkels en winkelklanten Gezien. Het is mogelijk om bestellingen vast te leggen voor een klant (klant kan zowel consument als bedrijf zijn). Per klant kan ingesteld worden of prijzen in- of eclusief BTW getoond moeten worden. Ook kunnen prijslijsten per klant worden gemaakt of kunnen bepaalde klanten een vaste factuurkorting krijgen (in procenten). Factureren bestellingen X Het is mogelijk om een verzamelfactuur op te stellen over openstaande rekeningen voor een klant (of alle klanten). Bestellingen Bestellingen afnemers registreren Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien. Het is mogelijk om bestellingen te registreren per klant. 14
Bestellingen van winkels registreren Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien. Het is mogelijk bestellingen te registreren per klant. Bestellingen van winkelklanten registreren Gezien. Het is mogelijk bestellingen te registreren per klant. Inlezen elektronische bestellingen Niet mogelijk. Aparte afleverbonnen winkelklanten Gezien. Het is mogelijk om bij bestellingen één (of meerdere) pakbon(nen) te maken. Aparte bezorg/afhaallijst winkelklanten Gezien. Het is mogelijk om een afhaallijst te creëren met bestellingen per klant voor een bepaalde dag. Slagers Koppeling kassa/weegschaal aan POS Berkel, DiGi, CAS systeem Dit is mogelijk. Zowel koppeling van een weegplateau als installatie van het pakket op een touchbediende-weegschaal. 15
Bestellingen Optiol tegen meerprijs (licht toe) Gezien. Het is mogelijk om bestellingen op te nemen per klant (met aflever-/ophaaldatum) Bezorgadministratie Niet in het food-pakket. 16
6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Optiol tegen meerprijs (licht toe) Module die leveranciers layout vastlegt. Middels een import /eport kunnen bestellingen worden geëporteerd naar een vooringesteld bestandsformaat (met ingestelde lay-out). EDI wordt niet ondersteund. Inkooporders kunnen gefat en gemaild worden. Goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Gezien. Ook kunnen nog correcties worden aangebracht in het aantal geleverde artikelen. Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Via import is het mogelijk om een elektronische pakbon van een leverancier te importeren. Op deze manier kan de voorraad worden bijgeboekt (ook kunnen correcties gemaakt worden). Per leverancier dient echter een lay-out vastgelegd te worden om koppeling van het leveranciersbestand met het format van POSManager mogelijk te maken. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. Niet voor inkoop bij leveranciers telebankieren) Het is voor de Food-versie niet mogelijk inkoopinformatie door te sturen naar een financieel pakket Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische Niet voor inkoop bij leveranciers bankafschriften). Het is voor de Food-versie niet mogelijk inkoopinformatie door te sturen naar een financieel pakket elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) Niet voor inkoop bij leveranciers Het is voor de Food-versie niet mogelijk inkoopinformatie door te sturen naar een financieel pakket 17
Optiol tegen meerprijs (licht toe) Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, Module layout vastleggen specificeren) Het is mogelijk om artikelbestanden te importeren nadat eerst een lay-out is aangemaakt door EBP Automatisering. In de lay-out worden velden van het leveranciers-artikelbestand gekoppeld aan de artikelvelden in POSManager+. Vervolgens kan het artikelbestand worden geïmporteerd. Wanr een artikel niet bestaat in het artikelbestand van de winkelier maar wel in het bestand van de leverancier, wordt het artikel automatisch aangemaakt en worden de beschikbare velden gevuld. Wanr er artikelen overeenkomen worden de artikelgegevens van de winkelier overschreven met de geïmporteerde gegevens. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) Ecel, Dbase, div. leveranciers + definities zelf vast te leggen en heroproepbaar Gezien, dit is mogelijk. Bestaande artikelen worden overschreven en nieuwe artikelen worden automatisch aangemaakt. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Ecel + per bepaalde datum incl. voorraad Gezien, het is mogelijk om artikelgegevens te eporteren als TXT bestand, als POSManager bestand of als Digi bestand (voor weegschalen van leverancier Digi). elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens CBS Statistieken(Intrastat) Niet mogelijk Nee Overige import/eport (Specificeren) HK/Fil module + SAP info Gezien, het is mogelijk om kassagegevens te eporteren voor gebruik op het hoofdkantoor. Dit kan automatisch gebeuren (realtime of met een ingestelde frequentie), of handmatig. 18
voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Optiol tegen meerprijs (licht toe) Niet mogeljik Voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Niet mogelijk Interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Het is mogelijk vanuit het hoofdkantoor prijzen en artikelen te onderhouden voor de filialen. Wijzigen van artikelinformatie kan worden uitgeschakeld in de filialen. Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, specificeren) VPN Bridge Interfiliaal communicatie kan realtime verlopen of met een ingestelde frequentie. Communicatie verloopt via VPN verbinding tussen de locaties. 19