DE EUROPESE DOMICILIËRING GIDS VOOR DE SCHULDEISER VERSIE OKTOBER 2013
INHOUD 1 INLEIDING... 2 2 KENMERKEN EUROPESE DOMICILIËRING... 2 2.1 Core Schema... 3 2.2 B2B schema... 3 3 STARTEN MET EUROPESE DOMICILIËRINGEN... 3 3.1 Schuldeisercontract ondertekenen... 3 3.2 Online@vdk for Professionals aanvragen... 4 3.3 Mandaten beheren formulieren... 4 4 STARTEN MET INVORDERINGEN... 5 4.1 Aankondiging... 5 4.2 Invordering versturen... 5 4.2.1 Specifiek voor Core Schema... 6 4.2.2 Specifiek voor B2B schema... 6 4.2.3 Verrekening... 6 5 R TRANSACTIES... 6 5.1 Refusal (Geweigerde Europese domiciliëring)... 7 5.2 Reject (Onuitvoerbare Europese domiciliëring)... 7 5.3 Return (Onbetaalde Europese domiciliëring)... 7 5.4 Refund (Aanvraag tot terugbetaling)... 7 6 STOPZETTEN MANDAAT... 7 7 INFORMATIE... 8 1 INLEIDING Als u wenst te werken met Europese domiciliëringen dan: heeft u de keuze tussen het Core Schema (voor consumenten) of het B2B schema (voor professionele gebruikers) tekent u een schuldeisercontract bij VDK Spaarbank opent u een abonnement Online@vdk for Professionals werkt u met XML bankstandaarden (ISO20022) voor uw invorderingen In deze brochure komt u te weten welke stappen nodig zijn vooraleer u kunt werken met Europese domiciliëringen. 2 KENMERKEN EUROPESE DOMICILIËRING Meer informatie m.b.t. de Europese domiciliëringen vindt u terug op www.sepabelgium.be: U als schuldeiser staat in voor: de toekenning van een unieke mandaatreferte (vrij te bepalen door u) voor elk mandaat de registratie van IBAN en de BIC van de schuldenaar de creatie, het beheer en de archivering van de mandaten de terugbetaling via Europese overschrijvingen. Dit heeft belangrijke juridische gevolgen. In geval van geschillen ligt de bewijslast volledig bij de schuldeiser. Het is dan ook heel belangrijk dat u de Europese domiciliëringsmandaten correct registreert en beheert. De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 2
De Europese domiciliëring kan gebruikt worden in de volledige SEPA zone voor betalingen in Euro. Uw bestanden voor de invorderingen van Europese domiciliëringen zijn opgemaakt in het XML formaat (ISO20022). De klant heeft de mogelijkheid om, via zijn bank, de invordering te weigeren vanaf de dag waarop hij de aankondiging van u heeft ontvangen en uiterlijk tot op de vervaldatum van de invordering. U kunt kiezen voor een terugkerende of een eenmalige domiciliëring. Er zijn 2 schema s voorzien in het Europees domiciliëringssysteem: Core schema (kortweg B2C schema) Business to business schema (kortweg B2B schema) 2.1 CORE SCHEMA Dit is het basisschema (B2C) dat zich richt tot schuldeisers met zowel particuliere als professionele klanten. Hierbij hebben uw klanten een onvoorwaardelijk recht op terugbetaling gedurende 8 weken na het debiteren van hun rekening. 2.2 B2B SCHEMA Het B2B schema is bedoeld voor schuldeisers met uitsluitend professionele schuldenaars. Hierbij geldt het recht op terugbetaling niet. Bovendien moet bij het gebruik van het B2B schema uw klant de gegevens van het mandaat aan zijn bank bevestigen. Zijn de gegevens niet bevestigd, dan weigert de bank van uw klant alle transacties op basis van dit B2B mandaat. 3 STARTEN MET EUROPESE DOMICILIËRINGEN 3.1 SCHULDEISERCONTRACT ONDERTEKENEN U bepaalt zelf via welk Europees domiciliëringsschema u wenst te werken: Core schema B2B schema Beide Voor elk gekozen schema ondertekent u een schuldeisercontract bij VDK Spaarbank waarin uw schuldeiseridentificatienummer volgens Europees formaat (= geldig voor alle banken, in alle SEPA landen) vermeld staat. Dit is het schuldeisernummer dat u nodig heeft om te kunnen werken met Europese domiciliëringen. Heeft u geen ondernemingsnummer, dan kent VDK Spaarbank u zelf een specifiek nummer toe. Het schuldeiseridentificatienummer bestaat uit maximum 20 karakters waarvan: karakter 1 en 2 = ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België) karakter 3 en 4 = Controlegetal karakter 5 tot 7 = Business code (kunt u desgewenst zelf aanpassen) karakter 8 tot 20 = Landspecifieke informatie (voor België is dit normaalgezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser) Vraag een schuldeisercontract voor Europese domiciliëringen aan in uw VDK vestiging. De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 3
3.2 ONLINE@VDK FOR PROFESSIONALS AANVRAGEN Europese domiciliëringen kunnen bij VDK Spaarbank enkel opgevraagd en geïnd worden via het pakket Online@vdk for Professionals. Vraag dit aan in uw VDK vestiging. 3.3 MANDATEN BEHEREN FORMULIEREN In het Europese domiciliëringssysteem bent u als schuldeiser zelf verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van mandaten. U bent zelf verantwoordelijk voor de toekenning van een unieke mandaatreferte of mandaatnummer (max. 35 tekens) aan de mandaten. U kunt hiervoor een contractnummer, klantnummer, naam, gebruiken of u kent zelf een uniek mandaatnummer toe. Het formaliseren van de Europese domiciliëring gebeurt op basis van een Europees domiciliëringsmandaat. Dit mandaatformulier bezorgt u, als schuldeiser leverancier, aan de klant, die het ondertekent, invult en u terugbezorgt. Op dit formulier staat duidelijk vermeld of de rekening van de klant éénmaal (eenmalige domiciliëring) of meerdere keren gedebiteerd moet worden. Het is uw taak als schuldeiser om deze papieren mandaten (of de gedigitaliseerde vorm ervan) te bewaren tot 13 maanden na het beëindigen van het mandaat. UITSLUITEND IN HET B2B SCHEMA: EEN KLANT SCHULDENAAR MOET ZICH ERVAN BEWUST ZIJN DAT HIJ EEN KOPIE VAN HET ORIGINELE MANDAAT TER VALIDATIE AAN ZIJN BANK MOET OVERHANDIGEN! De lay out van het formulier kunt u vrij bepalen; de inhoud ervan niet. Op de website van de Nationale Bank (www.nbb.be) vindt u in de rubriek betalingssystemen, onder het punt betalingsstandaarden voorbeeldformulieren en druktechnische informatie terug van zowel de B2B (voor ondernemingen) als Core (voor iedereen, particulieren en ondernemingen) mandaten. Europees domiciliëringsmandaat Core De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 4
Europees domiciliëringsmandaat B2B 4 STARTEN MET INVORDERINGEN 4.1 AANKONDIGING Ten minste 14 kalenderdagen voor de debitering van de factuur (tenzij anders overeengekomen met de klant) stuurt u een aankondiging naar uw klant (al dan niet samen met de factuur) met vermelding van het bedrag en de datum van de uitvoering. Het is mogelijk om met uw schuldenaars een kortere aankondigingstermijn overeen te komen. Dit kan via een aparte overeenkomst of via een aparte clausule in het mandaat. Werkt u bijvoorbeeld met terugkerende transacties, dan kunt u één betalingsoverzicht opsturen waarop de verschillende invorderingsdata en de daaraan gekoppelde bedragen vermeld staan. Voor terugkerende transacties kunt u ervoor opteren om één betalingsplan op te sturen waarop zowel de invorderingsdata als de afgesproken bedragen vermeld staan. Uw klant kan de invordering weigeren vanaf de dag waarop hij de aankondiging heeft gekregen en uiterlijk op de vervaldatum van de invordering. 4.2 INVORDERING VERSTUREN U mag pas invorderingen doorsturen naar VDK Spaarbank nadat u een ondertekend mandaat van uw klant heeft ontvangen. Als u in een periode van 36 maanden na de laatste invordering, geen invorderingen doorstuurt, dan moet u het mandaat beëindigen en mag u voor dit mandaat geen invorderingen meer initiëren. Wenst u toch nog een invordering te doen dan moet uw klant een nieuw mandaat ondertekenen. De invordering van Europese domiciliëringen gebeurt op basis van een XML bestand (waarin de mandaatinformatie is opgenomen) dat u importeert in Online@vdk for Professionals. VDK Spaarbank zal de invordering en de mandaatinformatie doorsturen naar de bank van de schuldenaar. De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 5
De schuldeiser kan per bestand met Europese domiciliëringen aanduiden of deze invorderingen individueel of collectief verwerkt moeten worden. Deze verwerking heeft invloed op de verrekening (zie 4.2.3). DE VOORWAARDEN WAARAAN EEN XML BERICHT VOOR EUROPESE DOMICILIËRINGEN MOET VOLDOEN, VINDT U TERUG OP DE FEBELFIN WEBSITE: HTTP://WWW.FEBELFIN.BE/NL/BETAALVERKEER/ RICHTLIJNEN EN PROTOCOLLEN BANKSTANDAARDEN 4.2.1 SPECIFIEK VOOR CORE SCHEMA U stuurt het bestand ten vroegste 14 bankwerkdagen en ten laatste 6 bankwerkdagen (vóór 14u00) vóór de vereffeningsdatum voor een eerste of een eenmalige invordering door naar VDK Spaarbank (type FRST). Voor de volgende terugkerende invorderingen (type RCUR) stuurt u het bestand ten laatste 3 bankwerkdagen (vóór 14u00) vóór de invordering door. Uw klant kan zijn recht op terugbetaling (= Refund zie hoofdstuk 5.4) uitvoeren tot 8 weken na de debitering van zijn rekening of tot 13 maanden na de debitering voor niet geautoriseerde invorderingen. 4.2.2 SPECIFIEK VOOR B2B SCHEMA U stuurt het bestand ten vroegste 14 bankwerkdagen en ten laatste 2 bankwerkdagen (vóór 14u00) vóór de vereffeningsdatum door naar VDK Spaarbank. Uw klant kan geen terugbetaling (= Refund zie hoofdstuk 5.4) aanvragen. 4.2.3 VERREKENING De verrekening van de invordering verloopt als volgt: VDK Spaarbank stuurt de invordering en de informatie over de mandaten door naar de bank van de schuldenaar. De bank van de schuldenaar debiteert de rekening van uw klant (indien mogelijk). De vereffening van de invordering gebeurt op vereffeningsdatum. VDK Spaarbank crediteert uw rekening voor het totaalbedrag van de aangeboden invorderingen. Nadien worden de geweigerde invorderingen gedebiteerd: o Individuele verwerking: Eén creditering voor het totaalbedrag van het aangeleverde bestand. Debitering per geweigerde Europese invordering met vermelding van informatie over de transactie zelf maar eveneens info over de reden van wijziging. o Collectieve verwerking: Eén creditering voor het totaalbedrag van het aangeleverde bestand. Eén debitering voor de som van de geweigerde Europese invorderingen. 5 R TRANSACTIES R transacties ontstaan wanneer invorderingen niet op een normale wijze kunnen behandeld worden. R transacties hebben te maken met onbetaalde invorderingen. Bij een Europese domiciliëring kan niet alleen u, als schuldeiser, maar ook de schuldenaar, uw klant, gebruik maken van een aantal R transacties. VDK Spaarbank rapporteert deze R transacties aan u, de schuldeiser. De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 6
5.1 REFUSAL (GEWEIGERDE EUROPESE DOMICILIËRING) Op basis van de aankondiging vraagt de schuldenaar de invordering te weigeren via zijn bank. De klant kan de weigering vragen vanaf de aankondiging tot de vervaldatum van de invordering. Dit resulteert in een reject door de bank van de schuldenaar, zoals hieronder beschreven. 5.2 REJECT (ONUITVOERBARE EUROPESE DOMICILIËRING) Vóór vereffeningsdatum wordt aangegeven dat de Europese domiciliëring niet kan worden uitgevoerd omwille van: technische redenen bv. verkeerd IBAN, ongeldig formaat, vastgesteld door de bank van de schuldeiser of bank van de schuldenaar geblokkeerde of afgesloten rekening (enkel door de bank van de schuldenaar) refusal van de schuldenaar (enkel door de bank van de schuldenaar). 5.3 RETURN (ONBETAALDE EUROPESE DOMICILIËRING) Op of na vereffeningsdatum stelt de bank van de schuldenaar vast dat de Europese domiciliëring niet kan doorgevoerd worden omwille van onvoldoende saldo op de rekening, of omdat de rekening geblokkeerd is of afgesloten is. Dit kan uiterlijk op de vervaldatum + 5 bankwerkdagen. 5.4 REFUND (AANVRAAG TOT TERUGBETALING) De vraag gaat uit van de schuldenaar via de bank van de schuldenaar na de vereffeningsdatum. Tot 8 weken na debitering kan de schuldenaar een terugbetaling van de invordering vragen voor hetzelfde bedrag (13 maand voor een ongeldig mandaat). De bank van de schuldenaar crediteert hiervoor de rekening van de schuldenaar de bank van de schuldeiser is verplicht dit bedrag te betalen aan de bank van de schuldenaar. VDK Spaarbank zal uw rekening (= de rekening van de schuldeiser) debiteren. OOK ALLE R TRANSACTIES WORDEN AANGEBODEN ALS XML BERICHT HTTP://WWW.FEBELFIN.BE/NL/BETAALVERKEER/RICHTLIJNEN EN PROTOCOLLEN BANKSTANDAARDEN 6 STOPZETTEN MANDAAT Wil de klant het mandaat beëindigen, dan moet hij dit rechtstreeks aan u, de schuldeiser laten weten. U zorgt ervoor dat er geen invorderingen meer doorstuurt naar VDK Spaarbank voor die klant. De bank van de schuldenaar (uw klant) komt hierin niet tussen. De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 7
7 INFORMATIE Voor meer informatie kunt u terecht op volgende websites: www.sepabelgium.be: zie domiciliëring www.febelfin.be: zie voor professionelen / Betaalverkeer www.nbb.be: zie betalingssystemen / Sepa De Europese domiciliëring Gids voor de schuldeiser (versie september 2013) 8