VERGADERING STUURGROEP VIJFHEERENLANDEN d.d. 15 november 2016 in Vianen Verslagnummer 19 Aanwezig: Afwezig: Burgemeester Groeneweg (voorzitter) Burgemeester Bonthuis Burgemeester Bruinsma Wethouder Mulckhuijse Wethouder Keppel Wethouder Bruggeman De heer Louter Mevrouw van Heeren De heer Koetsenruijter De heer Wieringa De heer Verweij Notulist: De heer Tuenter KORT VERSLAG 1. Opening en mededelingen De voorzitter staat stil bij het feit dat dit de laatste stuurgroep vergadering is waarbij Simone van Heeren aanwezig zal zijn. Hij vindt het jammer dat ze vertrekt maar gunt haar de volgende stap.hij bedankt haar voor de belangrijke bijdrage die zij heeft geleverd aan het fusietraject. Agendapunt 6: GLZ samenwerking wordt aangehouden. Agendapunt 13b: Door de portefeuillehouder financiën wordt mondeling een procesvoorstel ingebracht voor de bijeenkomst van de gezamenlijk colleges op 22 november. De SGP-fractie in Leerdam heeft een brief gestuurd over een onderzoek onder inwoners over de voorkeur voor Zuid-Holland. De brief wordt behandeld bij agendapunt 10. 2. Vaststellen verslag vergadering Stuurgroep d.d. 4 oktober 2016 en actielijst Aan agendapunt 4b: Terugblik gezamenlijke collegebijeenkomst 25 oktober 2016, wordt toegevoegd dat de concretisering van de financiële productenplanning wordt voorbereid door de werkgroep financiën ten behoeve van het portefeuillehoudersoverleg financiën. Het verslag wordt vastgesteld met inachtneming van bovenstaande wijziging. N.a.v. verslag: Geen opmerkingen
3. Ingekomen stukken a. Verslagen projectgroep van 26 oktober en 2 november 2016 N.a.v. punt 5 van het verslag van 26 oktober wordt voor wat betreft de nee tenzij afweging opgemerkt dat het sociaal domein een integrale benadering vraagt vanuit een breder perspectief. Aangeven wordt dat het nee tenzij vraagstuk zich in dit verband alleen voordoet m.b.t. het sociaal domein. b. Vergaderschema 2017 en taakverdeling griffiers Van de kant van D66 is aangegeven dat de theoretische kans bestaat dat alle werkgroepvoorzitters uit één fractie komen. Daarom zal het voorstel op dit punt zijn de voorzitters voorlopig aan te wijzen maar nog wel te toetsen op een evenwichtige verdeling. 4. Actualiteiten a. Terugblik bestuurlijk overleg met Gedeputeerde Staten Utrecht 2 november 2016 Bij alle betrokken partijen bestaat geen onduidelijkheid over het doel en proces. In die zin was er weinig nieuws. Het gespreksverslag is inmiddels beschikbaar. Gevraagd wordt eventuele reacties uiterlijk 16 november door te geven. b. Terugblik diner pensant leertuin participatie 9 november 2016 Er is een bestuurlijk vervolgoverleg afgesproken om nog een slag dieper op het onderwerp in te gaan. c. Terugblik bestuurlijk overleg met Gedeputeerde Pennarts op 10 november 2016 Tijdens het overleg is het concept-herindelingsontwerp doorgenomen. In grote lijnen is het een objectieve weergave. Vanuit Leerdam is een tekstvoorstel ingebracht voor de historische achtergrond. Geconstateerd wordt dat het stuk op onderdelen wat zwaar is aangezet. Besloten wordt het stuk als handreiking mee te geven aan de Provincie. De heer Louter brengt de kanttekeningen over aan de Provincie. d. Overleg Veiligheidsregio s 7 december Het overleg had weinig meerwaarde. Opmerkelijk was de opmerking van de heer Brok dat ZHZ ook zonder Leerdam en Zederik bestaansrecht heeft. 5. ICT a. I-visie De stuurgroep complimenteert de werkgroep voor de kwaliteit van de visie. Het stuk geeft een duidelijke visie op de toekomst van een organisatie 3.0. De stuurgroep geeft de werkgroep ICT de volgende aandachtspunten mee: - Belangrijk is om goed na te denken over de fasering van de uitrol. - In welke mate sluit de ambitie aan bij de ICT-ontwikkelingen in de afzonderlijke gemeenten? - Er is ook aandacht nodig voor autonome ontwikkelingen bij de partners en de samenhang daarmee. Bijvoorbeeld voor wat betreft het sociaal domein en de verschillende databases die gebruikt worden. Dit vraagt om afstemming. - In spoor twee worden ketenpartners genoemd. Dit thema vraagt om sterke regie van de gemeente en goed opdrachtgeverschap - Geld volgt visie. Is het financieel haalbaar? Opgemerkt wordt dat het begint bij een goede procesarchitectuur. Het is de kunst om als nieuwe gemeente inspirator te zijn waarbij partners willen aanhaken. 2
- De i-visie voorlopig vast te stellen en na consultatie van het VHL-beraad deze definitief vast te stellen. - De i-visie te gebruiken als referentiekader voor de realisatie van de informatievoorziening van de gemeente Vijfheerenlanden - In te stemmen met het uitwerken van de projectenkalender en het in beeld brengen van de financiële consequenties b. Harmonisatie applicaties Voor wat betreft de afwijking van de inkoopstrategie ten behoeve van de integratie van Vianen met GLZ is aan de stuurgroep geen akkoord gevraagd. In dat verband is er moeite met de voorgestelde go- no go momenten. Dit thema wordt verder bij 5c besproken. Verder wordt aandacht gevraagd voor een zorgvuldig keuzeproces bij onderwerpen waar de toekomstige situatie nog niet 100% is uitgekristalliseerd. Het belang van het snel afstemmen van de financiële systemen wordt benadrukt. - Ingeval van ambtelijke fusie per 1 januari 2018 te kiezen voor een harmonisatie in twee fasen. - Zolang voor een bepaald onderwerp (nog) niet is besloten tot uitbesteding, het selectieproces voor ondersteunende applicaties op dat gebied op te starten. - In te stemmen met de voorgestelde opzet van de projectorganisatie. - In te stemmen met de voorgestelde go- no go momenten met inachtneming van wat daarover bij 5c wordt opgemerkt. - In te stemmen met het uitwerken van de kostenraming in het 1 e kwartaal van 2017 - In te stemmen met de mogelijke meerkosten van 100.000 tot 200.000 i.g.v. ambtelijke fusie per 1 januari 2018. - De beschreven manier van uitvoering en nadere uitwerking in handen te stellen van de werkgroep I&A. c. Integratie infrastructuur Vianen GLZ Aangegeven wordt dat in het aanbestedingsproces twee stappen zijn overgeslagen. De afwijkende inkoopstrategie had voor het laten uitbrengen van de offerte aan de stuurgroep moeten worden voorgelegd. De motivering van de afwijking wordt te mager gevonden. - in te stemmen met het voorstel tot integratie van de infrastructuur - In te stemmen met de voorgestelde gunning onder de conditie dat voor de eerstvolgende stuurgroep een nadere motivering wordt gegeven van de reden om af te wijken van het inkoopbeleid. 6. Ontwikkeling GLZ-samenwerking Aangehouden. 7. Concept reactie op BOR adviezen De BOR-bestuurder geeft een toelichting. In vervolg op de uitgebrachte BOR-adviezen op de contourenschets en de projectscenario s zijn er twee gesprekken met de BOR gevoerd. Sleutelbegrippen waren rust, vertrouwen en overzicht. Er bestaat behoefte aan meer grip op het proces. Op basis van deze gesprekken is de reactie opgesteld. Opgemerkt wordt dat het kan helpen om bij de reactie ook de 3
uitgewerkte projectplanning mee te sturen. Er is binnen de projectgroep ook gesproken over het aanpassen van de projectorganisatie. Hiermee wordt de aansluiting van de afzonderlijke organisaties bij het proces vergroot. Verder wordt de gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur en BOR benadrukt om de organisatie in positie te brengen. Het proces blijft gericht op het krijgen van een definitief besluit op 7 december. - In te stemmen met de lijn van de reactie. - Aan de reactie op de adviezen wordt nog een oplegnotitie zal worden toegevoegd waarin het proces helder wordt neergezet. 8. Voorstel Vijfheerenlandenberaad op contourenschets In het voorstel wordt antwoord gegeven op de vragen die bij de eerste behandeling door het Vijfheerenlandenberaad zijn gesteld. Aan het voorstel wordt het definitieve advies van de BOR nog toegevoegd. Met betrekking tot het antwoord op de vraag over meervoudige democratie wordt aangegeven dat beoogd wordt aan te sluiten bij de veelkleurigheid van de dorpen. 9. Voorstel Vijfheerenlandenberaad op projectscenario s Ook aan dit voorstel zal na 24 november het advies van de BOR worden toegevoegd. 10. Procesvoorstel behandeling herindelingsontwerp gemeenteraden De SGP-fractie in Leerdam heeft een brief gestuurd met betrekking tot een onderzoek onder inwoners over de Provincie van voorkeur. Toegezegd wordt de brief onder de colleges te verspreiden. Besproken wordt dat het goed is als vertegenwoordigers op elkaars informatieavonden aanwezig zijn. Leerdam is verhinderd op 15 december. 11. Uitgangspunten werving en selectie beoogd gemeentesecretaris Aangegeven wordt dat een aantal besluiten van de stuurgroep wordt gevraagd om het werving en selectieproces te kunnen starten. Voorgesteld wordt de in de notitie Werving en selectie beoogd gemeentesecretaris/algemeen directeur Vijfheerenlanden beschreven uitgangspunten vast te stellen. - In te stemmen met het globaal wervingsprofiel - In te stemmen met de beschreven rollen bij de werving en selectie met dien verstande dat naast de betrokkenheid van de BOR bij de selectie ook bezien wordt of een spiegelgroep vanuit de organisaties een rol krijgt in het selectieproces. - Voor wat betreft in te schrijven bureau s: Bureau de Galan wordt vervangen door Kruijs 4
12. Portefeuilleverdeling Stuurgroep Vanuit Zederik wordt aangegeven dat geopteerd wordt voor een roulerend voorzitterschap. Besloten wordt dat de drie burgemeesters in een apart overleg over dit onderwerp verder spreken. Voor het overige wordt ingestemd met het voorstel. 13. Vooruitblik a. Bestuurlijk overleg financiën met Provincie Utrecht en Zuid-Holland Aangegeven wordt dat dit overleg is bedoeld voor de portefeuillehouders financiën van de drie gemeenten. b. Gezamenlijke colleges 22 november 2016 Aangegeven wordt dat de herindelingsscan nog niet geagendeerd kan worden omdat deze nog niet is besproken binnen het portefeuillehoudersoverleg financiën. Datzelfde geldt voor de silhouet begroting. Op de agenda voor het overleg komen: - Terugkoppeling financieel overleg Provincie - De nietjes begroting - Actualiteiten c. Informatieavonden Provincie herindelingsontwerp 15,19 en 20 december Besproken bij agendapunt 10 14. Communicatie Meegedeeld wordt dat de provincie op 29 november een persconferentie organiseert in het Stadhuis van Vianen naar aanleiding van het herindelingsontwerp. 15. Rondvraag en sluiting Gevraagd wordt om in het vervolg op de agenda het karakter van het agendapunt aan te geven. De voorzitter sluit de vergadering om 17.45 uur 5