v.v. Hulzense Boys Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 15 december 2008
Notulen van de algemene ledenvergadering van de v.v. Hulzense Boys d.d. 15 december 2008, gehouden te Hulsen op Sportpark Smidserve. Aanwezig zijn: 74 leden, conform presentielijst. Afwezig met kennisgeving: conform presentielijst. Opening en vaststelling agenda Om 20.02 uur opent voorzitter Erik Bergboer de vergadering. De agenda van de vergadering wordt vastgesteld conform het voorstel. Vaststellen notulen vorige vergadering De notulen zijn gepubliceerd in het laatste clubblad en waren op verzoek verkrijgbaar bij de secretaris. Er zijn geen opmerkingen over de notulen van de algemene ledenvergadering van 19 november 2007. De voorzitter deelt mee dat de notulen bij deze zijn vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de secretaris Het jaarverslag heeft ter inzage gelegen in de bestuurskamer en was beschikbaar op de internetsite. Ook was het verslag op verzoek verkrijgbaar bij de secretaris. Door de leden worden geen kanttekeningen bij het verslag geplaatst. Ook het jaarverslag is daarmee vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de penningmeester Ook dit jaar heeft penningmeester Arjan Meijerink de jaarrekening samengesteld. Hij legt uit dat de vereniging een verlies heeft gemaakt van ca. 12.500. Hij bespreekt de opvallende posten uit de resultatenrekening: de kantineopbrengsten zijn flink gestegen. Ook de marge die hier behaald wordt, laat weer een stijgende lijn zien. Met name op de inkoopzijde is hier een winst behaald. Gerwin Bronsvoort merkt op dat de opbrengsten van de acties zijn afgenomen. Vorig seizoen zat hier de opbrengst van de sponsorloop bij in, aldus de penningmeester. de contributieopbrengsten zijn hoger dan het voorgaande jaren, hetgeen veroorzaakt wordt door de verhoging die medio vorig seizoen is doorgevoerd. de huisvestingskosten stijgen flink. Oorzaak hiervan is de stijging van met name de energiekosten. de overige kosten blijven ongeveer gelijk. Ook de begroting voor het seizoen 2008-2009 wordt behandeld. In de begroting wordt rekening gehouden met een hogere brutomarge. Daarnaast is de verwachting dat de contributie-inkomsten gaan stijgen. Tevens is een stijging van de sponsorinkomsten begroot. Hierin is onder andere de sponsoring van de supportersvereniging begrepen. Ook wordt een stijging verwacht door de introductie van het nieuwe sponsorboekje. De penningmeester geeft aan dat een stijging van de inkomsten hard nodig is om de stijging van de kosten op te vangen. De kosten van de technische staf nemen namelijk flink toe. Ook de kosten van huisvesting, in casu: energiekosten, zullen nog verder toenemen. Het devies is dan ook om zuiniger met energie om te gaan.
Gerwin Bronsvoort vraagt zich af welke kosten onder de noemer algemene kosten vallen. Arjan Meijerink legt uit dat hier onder andere de volgende kosten onder vallen: contributie KNVB wedstrijdgelden kosten activiteiten kosten materialen enz. Verslag van de kascommissie De kascommissie bestond dit seizoen uit Jan van der Heide en Bram Freie. Jan geeft namens de commissie aan dat de boeken naar mening van de commissie in orde zijn. De vergadering verleent daarop décharge aan de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid. Verkiezing leden kascommissie Jan van der Heide neemt na twee jaar afscheid van de kascommissie. Zijn plek wordt ingenomen door Bram Freie. Hij zal ondersteuning krijgen van Ruud Bremmer. Jan Bouwhuis meldt zich aan als reserve. De vergadering gaat hiermee akkoord. Voorstel contributiewijziging Het bestuur stelt voor de contributie voor spelende leden te verhogen met 0,50. De contributie voor mini s en rustende leden blijft gelijk. De vergadering gaat hiermee akkoord. Bertus Hogenkamp vraagt de penningmeester het voorstel van de verhoging aan hem te mailen, zodat hij hier rekening mee kan houden. De penningmeester zegt toe dit te doen. Bestuursverkiezing Aftredend zijn Arjan Meijerink en Tinus Mulder. Eerstgenoemde is herkiesbaar voor een periode van drie jaar. Laatstgenoemde heeft aangegeven nog één jaar als bestuurslid technische zaken te willen fungeren. Er zijn door de leden geen tegenkandidaten aangedragen, zodat de voordracht door het bestuur bindend is. De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van genoemde bestuursleden. Bestuursmededelingen Kunstgras Na een korte introductie van het onderwerp en de ontstaansgeschiedenis van de behoefte aan extra speelruimte, geeft Benno de Jong het woord aan Herman Stiekema, de projectleider van het kunstgrasproject. Herman zet middels een presentatie uiteen wat de grote lijnen zijn met betrekking tot het kunstgras. Hij loopt versneld het projectplan door. In dit plan staan de wensen van de Hulzense Boys vermeld, tezamen met de eisen die de KNVB aan een dergelijk veld stelt. Duidelijk wordt dat het project van knoll nveld naar kunstgrösveld een ingrijpende gebeurtenis zal zijn voor het sportpark en de nodige inzet van de leden zelf zal vragen. Hierbij kan voor gedacht worden aan sloop- en verwijderingswerkzaamheden. Herman geeft aan het slot nog even de globale tijdsplanning van het project: 1 februari 2009 bestek klaar 1 april 2009 afronding aanbesteding 4 mei 2009 start werkzaamheden juli/augustus 2009 oplevering en keuring veld
Kleedkamers In samenhang met de aanleg van een kunstgrasveld heeft de gemeente Hellendoorn besloten 130.000 beschikbaar te stellen voor de bouw van nieuwe kleedkamers. Na overleg met de gemeente en bouwkundigen is er door het bestuur voor gekozen om te gaan voor een variant met een extra laag bovenop de bestaande kleedkamers. Ronald van der Veen presenteert de eerste voorlopige plannen en tekeningen. Hieruit blijkt dat de bovenverdieping in eerste instantie nog niet geheel zal worden ingericht. Er komen een aantal vragen met betrekking tot de tekening: 1. René Averesch: Ziet de bovenkant van het nieuwe kleedgebouw er anders uit? Dat lijkt wel op de tekening. Antwoord: Ja, de bovenzijde zal gaan bestaan uit een damwandconstructie in verband met het gewicht en de bouwsnelheid. 2. Zijn er indicaties dat er bezwaren komen? Antwoord: Vooralsnog zijn die er niet. De welstandscommissie is akkoord met de voorgenomen plannen. Voordat de plannen echter gerealiseerd worden, is het wellicht verstandig om eerst met omwonenden te gaan praten. Kleding spaarplan Benno de Jong geeft aan dat het bestuur momenteel een onderzoek laat doen naar een zogenaamd kledingspaarplan. Dit plan wordt onderzocht door een commissie bestaande uit Han Haveman, Henry Fraterman en Yvonne Bergboer. Doel van het plan is om een betere uniforme presentatie van de teams te krijgen en om geld te genereren voor de nieuwbouw van de kleedkamers. Het onderzoek naar dit plan zal begin januari worden gepresenteerd in de bestuursvergadering. Carla Veurink maakt naar aanleiding van dit onderwerp een opmerking over de shirts van het B1-elftal. Aangezien dit elftal in de hoofdklasse speelt, mag toch worden verwacht dat het elftal er goed bij loopt. Er blijkt echter slechte kleding te zijn. Dit was vorig jaar ook al besproken. Benno de Jong zegt toe hier na de vergadering bij Carla op terug te komen. Bertus Hogenkamp stelt een vraag over hoe de shirts dienen te worden onderhouden. Benno de Jong geeft aan dat er in principe geen verandering hoeft te komen in de wasschema s zoals die nu worden gehanteerd, maar dat er ook onderzocht wordt of het mogelijk/wenselijk is om het wassen van de tenue s uit te besteden aan een bedrijf. Bram Freie vraag zich af of de tassen en trainingspakken ook via dit plan zullen worden aangeschaft. Benno geeft aan dat dit niet het geval is en dat de aanschaf van deze artikelen via de sponsorcommissie gaan lopen in overleg met de sponsor. Wel is het wenselijk om de artikelen via dezelfde leverancier te laten lopen in verband met de kortingen. Carla Veurink vraagt zich af of met name bestaande (kleding)sponsoren wel op de hoogte gaan worden gebracht. Benno de Jong antwoord hierop dat wordt gekeken naar een overgangsregeling voor bestaande sponsoren. De club wel hen hierin zoveel mogelijk tegemoet komen. Bijzondere bestuursmedelingen Sportman-, vrouw, -ploeg van het jaar De voorzitter geeft aan dat vanwege alle ontwikkelingen omtrent de bouw van de kleedkamers en de aanleg van een kunstgrasveld het er bij ingeschoten is om een sportman, -vrouw, -ploeg van het jaar te kiezen. Hij geeft aan dit door te willen schuiven naar de aanstaande nieuwjaarsreceptie van 3 januari 2009.
Rondvraag Er zijn een aantal vragen vooraf per e-mail bij het bestuur binnengekomen. Deze worden behandeld door de voorzitter. Herman Beltman 1. Is het al bekend wie hun wedstrijden op het kunstgrasveld gaan voetballen? Dit in verband met training. Het lijkt me logisch dat als je traint op kunstgras je er ook op moet kunnen voetballen. Vooral de lagere seniorenteams. Antwoord: hier valt vooralsnog geen zinnig woord over te zeggen. We moeten eerst bezien wat er met de rest van de velden gebeurt. 2. Heeft het eerste volgend jaar weer een eigen clubgrensrechter? Antwoord: hier is ook nog niets over te zeggen. 3. Zijn in de bouwplannen spoelbakken meegenomen om de schoenen af te spoelen? Antwoord: dit zal worden meegenomen. 4. Is het mogelijk om extra ventilatieroosters te maken in de kleedkamers? Dit in verband met de schimmelplekken op de pas geschilderde plafonds. Blijkbaar kan het vocht niet goed weg. Antwoord: ook dit wordt meegenomen in de bouwplannen. Wim Nieuwenhuis Jaren geleden, ik denk een jaar of 6 terug, is er volgens mij besloten dat er geen alcohol geschonken zou worden aan spelers die in de B-elftallen en lager spelen. Het probleem lag in het feit, dat sommige jongens in de B-elftallen al 16 jaar zijn en dus eigenlijk wel mogen drinken, terwijl teammaten niet mogen drinken omdat ze te jong zijn (maar van hun ouders wel mogen bijv). We kwamen het nu ook weer tegen bij de sportquiz voor B- en C-teams. Aldaar is toen door de organisatie besloten dat er GEEN alcohol geschonken zou worden, aan niemand dus. Ik hoor daar nu niets meer over. Men heeft het er nu alleen nog maar over dat je 16 jaar moet zijn. In het kader van het alcoholmatigingsbeleid (en zeker voor jongeren, we zijn ook een voetbalclub en geen alcoholclub) is het denk ik goed om goed op de regels toe te zijn. Willen jullie nakijken wat destijds is afgesproken? Antwoord: het bestuur vindt dit een goede opmerking van Wim. Een aantal jaren terug is inderdaad de afspraak gemaakt, dat pas vanaf de A-junioren bier gedronken mag worden in de kantine. Het bestuur stelt dan ook voor om de oude regel in ere te herstellen en na te leven. Jan Bouwhuis vraagt zich af hoe dit gecontroleerd gaat worden? Erik Bergboer antwoord hierop dat een dergelijk verbod formeel natuurlijk niet te handhaven is. Immers een 16-jarige mag een biertje drinken volgens de wet. Wij willen echter een beroep doen op gezond verstand en solidariteitsgevoel van spelers en trainers/leiders. André Jansen André vraagt zich af of er naar aanleiding van het toenemende aantal meisjes/dames bij onze vereniging nog een speciale dameskleedkamer komt. Nu moeten de meisjes zich douchen in de scheidrechterskleedkamers. Het komt echter vaak voor dat deze bezet zijn en dat er lang gewacht moet worden. Is het mogelijk om rekening te houden met de meisjes indien er nieuwe kleedkamers worden geplaatst? Antwoord: Ja, er zal rekening mee worden gehouden. Het aantal kleedkamers zal na de nieuwbouw op peil zijn, zodat een aparte kleedkamer voor dames gereserveerd zal kunnen worden. Ronald van der Veen geeft ook aan dat met de nieuwe KNVB-normen hieromtrent rekening zal worden gehouden.
Jan Bouwhuis Jan geeft aan dat de begroting laat zien dat de inkomsten uit sponsoring significant moeten gaan toenemen. Hij wil hierbij onder de aandacht brengen dat een aantal jongens hier al druk mee bezig zijn. Jan brengt vervolgens het sponsorboekje onder de aandacht en vraagt een ieder om een exemplaar mee te nemen naar zijn/ haar baas. Erik geeft nogmaals aan dat het geld hard nodig is om onder andere de nieuwbouw van de kleedkamers te financieren. Eventueel dient een gedeelte extern gefinancierd te worden. Gregor van der Zande Gregor heeft het totale bedrag aan sponsoropbrengsten gezien over het vorige seizoen en dit valt hem toch wat tegen. Hij vraagt zicht af of de hoofdsponsor relatief gezien niet weinig inbrengt? Voorzitter Erik Bergboer ontkent dit ten stelligste en geeft aan dat wij als vereniging heel blij moeten zijn met Stegeman Bouw als hoofdsponsor. Naast het geldbedrag dat de hoofdsponsor beschikbaar stelt, worden namelijk ook een behoorlijk aantal randzaken door de hoofdsponsor betaald en geregeld. Hetzelfde geldt voor de hoofdsponsor voor de jeugd, Aktief Overijssel. Ook daar zijn we heel blij mee. Jeff Bovelander Hij stelt een vraag over de geluidsinstallatie; of deze nu vervangen is/wordt. Het antwoord is dat deze nog niet vervangen is, maar dat even gewacht wordt op het kunstgrasveld, zodat de bedrading wellicht onder het veld door kan lopen. Wim Nieuwenhuis Wim maakt gebruik van de rondvraag om de seniorenelftallen mede namens Manenschijn Reclame een tas aan te bieden waar de waardevolle spullen in opgeborgen kunnen worden. Dit cadeau wordt door de vergadering met een applaus begroet. Ralph Thorsen Vraagt zich af wanneer het biljart operationeel wordt. Dit hang echter af van de beschikbaarheid van stroom. In het nieuwe kantinegedeelte is destijds geen enkel stopcontact aangelegd. De bouwcommissie hoop dit aanstaande kerstvakantie te kunnen herstellen. Wout-Jan Hogenkamp Volgens Wout-Jan moeten de trekpleisters van de vereniging tegelijk thuis. Hij vraagt zich af of dit een bewuste keus is. Kees Oosterhoff antwoord dat dit niet een bewuste keus is geweest, maar de vereniging een verzoek tot wijziging hiervan kan indienen. Kees zal er voor komend seizoen proberen rekening mee te houden. Arjan Lensink Arjan vraagt zich af of het kunstgras ook voor trainingen zal worden ingezet. Erik Bergboer antwoord dat dit zeker het geval zal zijn in verband met de benodigde trainingscapaciteit. Jan Bouwhuis Jan Bouwhuis maakt zich zorgen om de stijging van de kosten en vraagt hiervoor aandacht. Tevens stelt hij de vraag of commerciële exploitatie van het kunstgrasveld een optie is. Erik Bergboer antwoord dat eventuele verhuur van het veld niet aan de orde is in verband met de benodigde capaciteit door de vereniging zelf. Kees Oosterhoff voegt hier aan toe dat het veld eigendom van de gemeente Hellendoorn is en blijft. Zij exploiteren de velden, niet Hulzense Boys
Ruud Bremmer Ruud merkt op dat 6.100 aan onkosten voor het clubblad wel erg veel is. Is het niet mogelijk om het clubblad geheel digitaal uit te brengen? Marcel Dalvoorde geeft aan dat in de digitale versie geen advertenties staan, hoewel dit wellicht wel mogelijk zou moeten zijn. Arjan Meijerink voegt hieraan toe dat de opbrengsten circa 3.500 zijn, zodat de feitelijke kosten ca..2.500 zijn, een stuk lager dus. Daar komt bij dat niet iedereen de mogelijkheid heeft om het clubblad digitaal te lezen. Ook zou dan het spreekwoordelijke boekje in de wachtkamer verdwijnen, waardoor het voor sponsoren/ adverteerders wellicht minder interessant is. Duitse lotto Er wordt een vraag gesteld over de opbrengsten van de Duitse lotto: wat gebeurd hiermee? Tonnie Kampman antwoord dat dit geld gebruikt wordt voor o.a. dugouts, banken langs veld 1 en 2, activiteitencommissie enz. Kees Oosterhoff Kees maakt de opmerking dat het traditionele Husseltoernooi waarschijnlijk niet door kan gaan in verband met de aanleg van het kunstgrasveld. Vanuit het publiek volgt de opmerking dat er nog wel gebarbecued kan worden. Jan Beltman oppert het idee om mensen eerst met de bouw van de kleedkamers te laten helpen om vervolgens te barbecuen. Herman Stiekema geeft aan dat e.e.a. misschien wel gecombineerd kan worden met zijn idee voor een wereldrecordpoging. Ab Kleinjan merkt op dat de mensen voor de wereldrecord poging wel sleutel 10 mee moeten nemen en niet de eerder door Herman genoemde sleutel 13! Ralph Thorsen Ralph stelt een vraag met betrekking tot de dugouts: komen op veld 2 en 4 dezelfde dugouts als op het nieuwe veld 1? Herman Stiekema antwoord dat veld 2 voorlopig zo blijft. Veld 4 krijgt wellicht dezelfde dugouts als op het wetraveld. Hierover is echter nog niets beslist. Bertus Hogenkamp Met de eventuele aanleg van veld 4 op het trainingsveld zullen de doelen daar meer gebruikt worden. Bertus vraagt zich (met een lach) af of hij zijn huis extra moet verzekeren tegen schade. Herman Stiekema antwoord dat er ballenvangers over de gehele breedte van het veld zullen komen. In principe worden dit de vangers van veld 1, welke geheel gerenoveerd zullen worden. Benno de Jong Benno maakt nog de opmerking dat er 65 windjacks aan trainers en leiders beschikbaar zijn gesteld door Teamsport. Hij doet een verzoek aan de leiders en trainers hun jas op te halen voor zover dit nog niet gebeurd is. Tenslotte Op de vraag van de voorzitter of er nog meer vragen zijn wordt geen antwoord gegeven. Onder dankzegging voor aanwezigheid en inbreng sluit de voorzitter de vergadering. Hij biedt een ieder zoals gebruikelijk een consumptie aan. Aldus opgemaakt te Hulsen, d.d. 15 december 2008 voorzitter secretaris H. Bergboer G.J. Pijffers