faculteit ruimtelijke wetenschappen faculteitsraad Faculteitraadsvergadering Datum en tijd 6 februari 2014, 9.30-12.00 uur Aanwezig Wim Meester, Erik Meijles, Christian Zuidema, Tamara Kaspers, Jorn van der Scheer, Wieke IJbema, Roos van Schie, Jesper Betsman, Wouter Gaastra M. T 050 363 77 43 m.brugmans@rug.nl Landleven 1 9747 AD Groningen Toehoorders: Anne Abbing (FB), U-raad Afwezig Mirjam Klaassens Notulist M. CC Faculteitsbestuur 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Vervolgens wordt Chris Zuidema gefeliciteerd met het winnen van de Docent van het Jaar prijs. Heel goed gedaan! 2. Mededelingen Svz onderzoeksvisitatie Vanmiddag is een URSI Heidag. De zelfreflectie is klaar. De visitatiecommissie komt op 24 maart. Svz onderwijsvisitatie Het rapport is nog steeds niet klaar. Maar de accreditatie loopt straks wel af. Normaal gesproken wordt op basis van het rapport de accreditatie aangevraagd door het CvB. Nu is het al wel aangevraagd, maar dus zonder rapport. Svz instellingsaccreditatie Op een aantal punten zal er nog een aparte toets komen. Het is nog niet duidelijk wie waarover getoetst gaat worden. De datum dat de toets eventueel plaats gaat vinden is wel bekend, 19 of 20 mei. Op 8 mei horen we of wij als faculteit getoetst gaan worden. Onderwijsvisitatie ReMa Zuidema meldt dat er dit jaar ook nog een visitatie voor de ReMa plaats gaat vinden. Hierbij worden we getoetst of we aan de eisen van NVAO voldoen. Matching dagen Van der Scheer vraagt hoe het dit jaar gaat met de Matching dagen. Er ligt een voorstel om een 1 op 1 gesprek te houden met alle nieuwe studenten. Uit praktisch oogpunt lijken groepsgesprekken beter realiseerbaar. Deze worden gehouden door de studieadviseur. vragen. Het bestuur geeft aan dat er een aangepast stuk komt uit de binnenstad. Dit wachten we eerst af en dan kijken wat de inbreng van Pro Geo zou kunnen zijn. 1 6
3. Vaststellen agenda In de volgende vergadering wordt de JSPE (strategische personeelsenquete) bepsroken. Kort voorbespreken welke stukken besproken gaan worden. Dit punt komt na punt 4. Paul Ike heeft gevraagd of de F-raad naar het stroomschema wil kijken van de procedure vakevaluaties. Als er voldoende tijd is wordt dit punt bij 9a besproken. Van der Scheer stelt voor om HBO P studenten op de agenda te zetten. In overleg wordt besloten om eerst zelf meer informatie hierover te verzamelen (Van der Scheer) en dan de volgende vergadering te bespreken. Wat is de rol van de F-raad en wat is het beleid van het bestuur? 4. Vaststellen verslag vergadering 17 oktober 2013 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Het zal op de site geplaatst worden. 13-03: Bewaren van opdrachten: De PH-onderwijs zal de opleidingsdirecteur opnieuw vragen het protocol te maken. blijft staan. / Van der Scheer JSPE De Strategische Personeelsenquête is geweest en de uitslagen zijn in 6 deelrapportages naar het bestuur gestuurd. De rapportage FRW Algemeen zal besproken worden in de raad, de rapportages van de basiseenheden zijn al in de basiseenheden besproken. Er is geen rapportage over leidinggevenden, maar om echt iets te kunnen zeggen over de leidinggevenden is de JSPE ook niet het juiste middel. Voordat deze conclusie getrokken is, is er enige discussie geweest over het detailniveau van de enquête. Omdat het bij onze Faculteit om kleine aantallen gaat, is al snel te herkenning wie welke antwoorden heeft gegeven. Dit is niet de bedoeling, het gaat om het beeld van de hele Faculteit. In de volgende vergadering van de F-raad komt JSPE aan de orde. Individuele problemen kunnen met de leidinggevende besproken worden. 5. Vaststellen Reglement van Orde Het gaat om het Reglement van Orde Opleidingscommissies. In de vergadering deelt Zuidema een nieuwe versie uit, met commentaar van Ike. Er zijn nog enkele opmerkingen bij het stuk. De opmerkingen van Ike worden ongewijzigd overgenomen. Zuidema past het aan en stuurt het vervolgens naar om naar het FB te sturen met het verzoek om onze suggesties ter verbetering mee te nemen. In de zendbrief vermelden dat er een handleiding in de maak is voor studenten. Zuidema / 2 6
6. Bespreken vertegenwoordiging PhD council in F-raad Komt in verband met de tijd deze keer te vervallen en komt in de volgende vergadering terug. 7. Meedenken met opl.dir over pilot groepsevaluatie formulier Bij een aantal docenten wordt dit formulier al jaren gebruikt, voor anderen is het nieuw. De pilot is dus om te kijken of het voor iedereen werkt. In de OC s is het formulier al van commentaar voorzien. De raad ziet het dan ook meer als taak van de Opleidingscommissies om hier wat over te zeggen. Dit melden aan Ike. 8. Ter info svz prestatieafspraken De algemene conclusie tav dit stuk is dat FRW het heel goed doet. Naar aanleiding van dit stuk aan het bestuur vragen hoe het FB hier mee om gaat, met name tav de rendementen na 4 jaar. Het bestuur geeft aan dat het volgende lijk Overleg gepland staat op 1 april, dan horen we hier meer over. Ook wat er gaat gebeuren als we de 70% niet halen. Er wordt RUGbreed gekeken of het gehaald wordt, maar als dat niet zo is, zullen we gekort worden door het Ministerie. 9. Ter info verslag bestuurlijk overleg (Vertrouwelijk) Tot nu toe werd het verslag niet besproken in de F-raad, bij andere Faculteiten wel. Het CvB heeft met de faculteiten afgesproken dat alle Faculteiten het verslag bespreken en vervolgens hun bevindingen per (vertrouwelijke) brief aan het CvB laten weten. zal de brief eerst met Meijles bespreken. / Meijles 10. De opmerkingen van het bestuur zijn cursief opgenomen in het verslag. Toelichting svz reorganisatie Financiële Functies en consequenties voor FRW: Het idee er achter is het concentreren van de functies. De implementatie van het reorganisatieplan is uitgesteld met een naar en staat nu gepland voor mei 2015. Het is uitgesteld omdat de digitale werkprocessen nog niet (goed) werken. Per 1 februari is al wel gestart met de pilot Management Controller. Else Schoenmaker komt 3dg/wk bij FRW. Het CvB wil op deze manier sneller inzicht in of een Faculteit nog in control is. De functie past goed binnen onze groeiende Faculteit. Ze gaat de processen op het gebied van financiën, HR, onderwijs, onderzoek, internationalisering en de voortgang van de promovendi monitoren en een koppeling maken tussen inhoud (onderwijs/onderzoek) en financiën. De kwartaalverslagen komen ook in de F-raad. Toelichting svz procedure PH-onderwijs: De termijn van Groote loopt in mei 2014 af. De eerste gesprekken met een mogelijk opvolger zijn geweest om te informeren of er belangstelling voor is. Daarna wordt er gekeken of er draagvlak is bij de voorzitters BE 3 6
voor deze kandidaat. Dan volgt een gesprek met het CvB en een sollicitatiegesprek. Op basis daarvan neemt het CvB een tijdelijk besluit. Hier mag de F-raad zijn gevoelens over uitspreken (evt kandidaat uitnodigen). Dit zal ongeveer een week na het gesprek met het CvB zijn. De termijn van Hutter voor PH-onderzoek loopt af op 1 mei 2015. Deze procedure is nog niet gestart. Hutter geeft aan dat ze nog geen besluit genomen heeft over het eventueel vervullen van een tweede termijn als decaan. 11. W.v.t.t.k. Geen punten 12. Sluiting en datum volgende vergadering De vice-voorzitter sluit de vergadering (ivm de tijd heeft de voorzitter het stokje tijdens het bezoek van het bestuur overgegeven) en dankt alle aanwezigen voor hun inbreng. De volgende vergadering staat gepland op 4 maart van 12.00-13.30 uur. 4 6
lijst Nummer Verantwoordelijke Status 13-01 Opzet maken voor een soort handleiding, omdat er geen Reglement van Orde bestaat. Deze opzet bespreken binnen Pro Geo en de opmerkingen vd studenten worden door Zuidema en Ike vervolgens verwerkt, waarna het stuk in de OC s besproken kan worden. 120313: Zuidema heeft concept gereed. Hij zal dit rondmailen met verzoek opmerkingen terug te mailen. Volgende keer aangepast stuk agenderen 260813: Opmerkingen nog niet verwerkt, maar stuk is al wel met besproken. Zuidema zal opmerkingen toevoegen en daarna kortsluiten met over vervolg. 171013: Zuidema zal het stuk rondsturen. Iedereen kan op het stuk commentaar geven. Daarna agenderen voor de volgende vergadering 060214: Zuidema verwerkt opmerkingen, daarna stuurt het met zendbrief naar FB met verzoek besluit hierover te nemen 13-03 Bewaren opdrachten: Uitzoeken wat er gebeurt met de opdrachten van externe docenten en vertrokken docenten Beleid communiceren met docenten, meer dan alleen via Handboek docent. Er op toe zien dat opl. dir. dit oppakt 171013: Hier is men mee bezig, nog geen protocol beschikbaar. 060214: nogmaals gevraagd, PH ow gaat nogmaals aan opl. Dir. Vragen om een protocol te maken 13-06 N.a.v. OERen: Studenten informeren over het ter inzagerecht en beroepmogelijkheden 171013: Dit zal na de tentamens plaatsvinden 14-01 Wetteksten/stukken verzamelen om agendapunt instroom HBO studenten te kunnen bespreken 14-02 CvB brief sturen over bevindingen verslag BO (na overleg met Meijles) 14-02 Kwartaalverslagen gemaakt door Management Controller ook ter info (?) naar F-raad Zuidema Zuidema / Pro Geo Pro Geo/ Van der Scheer 14-03 Verslag 17 oktober op website plaatsen 14-04 Ike melden wat bevinden F-raad zijn tav pilot groepsevaluatie 14-05 Instroom HBO P agenderen voor volgende vergadering. Wettekst erbij zoeken Van der Scheer 14-06 Reglement van orde: Gereed Gereed Gereed 5 6
Laatste wijzigingen doorvoeren en vervolgens Zuidema mailen aan Met zendbrief aan bestuur sturen 14-07 Bespreken vertegenwoordiging PhD Council in F- raad; volgende keer agenderen 14-08 Pilot groepsevaluatieformulier: reactie raad melden aan Ike 14-09 Brief sturen aan CvB over bespreking verslag BO /Meijles 13. 6 6