DIR Voorstel aan het DB Van Directie (Guus Pelzer) Corsanr. vrosch/2012.08091 Onderwerp Extern communicatieplan WBL Agendapuntnr. DB-vergadering 11-6-2012 Besluit Instemmen met het door WBL opstellen van een extern communicatieplan passend binnen de externe communicatie van WRO,WPM en WBL. Financiële gevolgen De kosten voor het opstellen van externe communicatieplan bedragen in de orde van grootte van 25.000 exclusief BTW. In de begroting 2012 is hiervoor geen bedrag geraamd. Na de besluitvorming zal de begroting worden bijgesteld en worden voorgelegd aan het bestuur WBL. Vooralsnog wordt er van uitgegaan dat dat kan binnen de kaders en de bijdragen van de waterschappen zoals nu in de begroting opgenomen. Toelichting Het voorzitterschap wordt tweejaarlijks afgewisseld tussen beide waterschapsvoorzitters. Het besturende waterschap is tevens verantwoordelijk voor de externe communicatie van WBL. Sinds 1 januari 2012 tot eind 2014 verzorgt team communicatie van WPM de externe communicatie voor WBL. Omdat tot nu toe geen extern communicatiebeleid voor WBL is vastgesteld, bestaan de externe communicatie-activiteiten vooral uit ad-hoc werkzaamheden. Veelal op uitvoerend niveau onder de vlag van de waterschappen. In het verleden is de afspraak gemaakt dat WBL zich niet individueel profileert. Echter, er zijn ook geen heldere afspraken gemaakt over hoe dan te communiceren over projecten of met de pers terwijl deze behoefte er bij zowel WBL als de waterschappen wel ligt, waarbij onderlinge afstemming van belang is. Kortom, er is een duidelijke vraag naar een meer structurele en completere invulling van de externe communicatietaak. Op verzoek van WPM, WRO en WBL is bijgaand advies opgesteld over het organiseren en ontwikkelen van extern communicatiebeleid voor WBL. WBL is de laatste jaren veelal op de achtergrond gebleven. Haar core-business, het transporteren en zuiveren van afvalwater en verwerken van slib, is bij veel externe doelgroepen niet bekend. Er vindt vrijwel geen pro-actieve communicatie plaats met de regio over de kerntaken van het waterschapsbedrijf. Terwijl er wel degelijk interessante en nieuwswaardige zaken te melden zijn. WBL scoort bijvoorbeeld goed in de benchmarks van haar sector. Daarnaast is WBL een innovatief bedrijf dat duurzaamheid hoog in het vaandel heeft en de samenwerking opzoekt met het bedrijfsleven en partners in de (afval)waterketen. Hieruit ontstaan vernieuwde ideeën voor afvalwaterzuivering waarmee WBL (onder de vlag van de waterschappen) de zogenaamde Modulaire Duurzame RWZI (MDR) op internationaal niveau kan profileren. 1
Het bestuur WBL heeft vanuit een duidelijke herkenbaarheid als dochterbedrijf van de beide Limburgse waterschappen de behoefte om duidelijker te maken aan de buitenwacht wie ze is en wat ze doet. De vraag bestaat uit het ontwikkelen van extern communicatiebeleid (bijlage 1) waarbinnen een aantal concrete communicatieplannen opgesteld worden en structurele invulling voor de nu veelal ad hoc communicatieprojecten geboden wordt: Persprotocol (bijlage 2) Plan van aanpak RWZI-rondleidingen (bijlage 3) Communicatieplan Modulaire Duurzame RWZI - afgekort MDR (bijlage 4) Daarnaast wordt in samenwerking met de Limburgse Waterschappen en Waterleidingmaatschappij Limburg in oktober 2012 een innovatiesalon georganiseerd waarvan WBL trekker is (bijlage 5) De bijlagen over het opstellen van het extern communicatiebeleidsplan (1), het persprotocol (2), het plan van aanpak RWZI-rondleidingen (3), het communicatieplan Modulaire Duurzame RWZI (4) en de organisatie innovatiesalon (5) geven inzicht in de aanpak en inzetbehoefte van 180 uur voor het opzetten van het extern communicatiebeleid inclusief communicatieplannen en 100 120 uur voor de coördinatie van de innovatiesalon. Advies daarbij om een senior communicatieadviseur in te huren voor + 1,5 dag per week tot 1 januari 2013 en te laten werken en betalen vanuit standplaats WBL. Door met regelmaat vanuit WPM en/of WRO te werken wordt samenwerking met de partners optimaal geborgd. Eind 2012 volgt een evaluatie samen met WRO en WPM of en op welke wijze de externe communicatie WBL vanaf 2013 inhoud en vorm gegeven kan worden. De directeur, ing. E.M. Pelzer MMO De directeur, ing. E.M. Pelzer MMO 2
Bijlage 1: Extern communicatiebeleidsplan (corporate communicatie) Om vorm te geven aan het extern communicatiebeleid van WBL is het noodzakelijk in afstemming met beide waterschappen een plan op te stellen. Het opstellen van een communicatiebeleidsplan is typisch een taak voor een senior communicatieadviseur overheidscommunicatie. In het belang van zowel WBL als de waterschappen moet deze adviseur in staat zijn een brug te slaan tussen de verschillende organisaties om het beleid op elkaar af te stemmen. Het advies is om deze adviseur fysiek te stationeren bij WBL om voeling en binding te krijgen met de organisatie, maar zowel te laten werken vanuit WPM gezien de voorzittersrol in samenwerking met WRO. Om beide waterschappen niet uit het oog te verliezen, moet er met regelmaat overlegd worden met de communicatiecoördinatoren/consulenten van beide waterschappen. Ontwikkelen extern communicatiebeleidsplan Stap 1:Omgevingsanalyse maken Het speelveld in beeld brengen: wie hebben allemaal te maken met (de taken van) WBL of vinden wij dat er meer van zouden moeten weten, wat zijn hun belangen, waar liggen de kansen? Maar ook: hoe verhoudt de rol van WBL zich tot die van WRO en WPM? Om hier een beeld van te krijgen worden gesprekken gevoerd met een aantal sleutelfiguren die goed zicht hebben op die spelers. Een overzicht van die sleutelfiguren wordt in overleg opgesteld, maar gedacht wordt om interviews te houden met in ieder geval de directeur (WBL), een aantal managers en (communicatie)collega s in het veld. Daarnaast is het van belang aansluiting te zoeken met de communicatiebeleidsplannen van beide waterschappen. - Interviews (uitgaande van 6 gesprekken + voorbereiding en uitwerking) 32 uur - Input vanuit communicatiebeleidsplannen waterschappen 8 uur Stap 2:Opstellen communicatieplan Op basis van de interviews en het leeswerk wordt het communicatiebeleidsplan opgesteld. Hierin wordt onderbouwd wat de meest kansrijke aanpak is voor de doelstellingen die nagestreefd worden. Het plan bevat onder andere strategische uitgangspunten voor communicatie (rekening houdend met de waterschappen als afzender), kernboodschap, belangrijkste doelgroepen en doelstellingen én een overzicht van concrete communicatiemiddelen met bijbehorende kosten, organisatie en planning. - Ontwikkelen extern communicatiebeleidsplan (exclusief de uitvoering) 24 uur Stap 3: Afstemmen extern communicatiebeleid Het nieuw opgestelde communicatiebeleid op directieniveau en communicatieniveau afstemmen met WBL en de Waterschappen. Uiteindelijk zal het bestuur een besluit nemen en het beleid formeel vaststellen. - Afstemmen communicatiebeleid met WBL en Waterschappen en eventueel de laatste aanpassingen verwerken. 6 uur De totale ureninzet voor het ontwikkelen van het extern communicatiebeleidsplan bedraagt 70 uur. Dit is exclusief de uitvoering van het plan. Hiervoor zal structurele personele inzet noodzakelijk zijn. Hoe dit exact wordt ingevuld, kan pas goed bekeken worden als het vastgestelde plan er ligt. 3
Bijlage 2: Persprotocol Om inhoud te geven aan persvoorlichting is het noodzakelijk een persprotocol voor WBL op te stellen in samenwerking met de waterschappen. Het opstellen van een persprotocol is typisch een taak voor een (senior) communicatieadviseur overheidscommunicatie. In het belang van zowel WBL als de waterschappen moet deze adviseur in staat zijn een brug te slaan tussen de verschillende organisaties om het beleid op elkaar af te stemmen. Het advies is om deze adviseur fysiek te stationeren bij WBL om voeling en binding te krijgen met de organisatie, maar zowel te laten werken vanuit Waterschap Peel en Maasvallei gezien de voorzittersrol in samenwerking met WRO. Om beide waterschappen niet uit het oog te verliezen, moet er met regelmaat overlegd worden met de communicatiecoördinatoren/consulenten van beide waterschappen. Ontwikkelen persprotocol Stap 1:Inlezen persprotocollen waterschappen Om het persprotocol voor WBL af te stemmen met de persprotocollen van de waterschappen is het van belang in te lezen in bestaande plannen. - Inlezen persbeleid waterschappen 4 uur Stap 2:Opstellen persprotocol Het persprotocol beschrijft op welke manier en in welke gevallen de pers (pro-) actief benaderd wordt en hoe perswoordvoering geregeld wordt (beantwoording van persvragen). Ook worden er duidelijke werkafspraken opgesteld tussen WBL en de Waterschappen. Het persprotocol wordt ook voorzien van een actueel overzicht van lokale, regionale, nationale en internationale (vak)media. - Opstellen persprotocol 12 uur Stap 3: Afstemmen en implementeren persprotocol Omdat WBL onder de vlag van beide waterschappen opereert is het van belang het persbeleid af te stemmen met de waterschappen en afspraken te maken over de concrete uitvoering, zodat ieder weet wat van hem/haar wordt verwacht. - Afstemmen en implementeren persprotocol met/bij waterschappen 4 uur De totale ureninzet voor het ontwikkelen van het persprotocol bedraagt 20 uur. 4
Bijlage 3: Verbeterplan RWZI-rondleidingen Jaarlijks worden vele rondleidingen voor publiek georganiseerd bij de RWZI s. Daarmee zijn de RWZIrondleidingen belangrijke activiteiten voor de profilering van WBL. De rondleidingen worden verzorgd door gidsen van de Milieufederatie. Het opstellen van een verbeterplan RWZI-rondleidingen is een taak voor een (senior) communicatieadviseur. In het belang van WBL en de waterschappen moet deze adviseur in staat zijn een brug te slaan tussen de verschillende organisaties, waaronder de Milieufederatie, om het beleid op elkaar af te stemmen. Het advies is om deze adviseur fysiek te stationeren bij WBL. Zo ontstaat er ook een wisselwerking met de adviseur interne communicatie van WBL. Ontwikkelen verbeterplan RWZI-rondleidingen Stap 1: Huidige werkwijze en knelpunten in kaart brengen SWOT-analyse; huidige situatie in kaart brengen in samenwerking met communicatieadviseurs (WBL/WRO/WPM) en gidsen Milieufederatie door middel van gesprekken en locatiebezoek. - Bijeenkomst gidsen (2), inclusief voorbereiding 8 uur - Overleg communicatieadviseurs WBL en Waterschappen (3) 9 uur - Locatiebezoek (2) + inventarisatie 5 uur - Opstellen SWOT-analyse 8 uur Stap 2: Plan van Aanpak maken Het plan van aanpak beschrijft de communicatiedoelstellingen, doelgroepen, boodschap, in te zetten middelen, budget en uitvoering passend binnen het extern communicatiebeleidsplan WBL. Ontwikkelen plan van aanpak (exclusief de uitvoering) 12 uur De totale ureninzet voor het ontwikkelen van het plan van aanpak RWZI-rondleidingen bedraagt 42 uur. Voor de uitvoering van het plan is structurele personele inzet nodig (iemand die ook een vast aanspreekpunt wordt voor betrokken partijen). Hoe deze inzet ingevuld wordt, kan besloten worden als het Plan van Aanpak er ligt. 5
Bijlage 4: Communicatieplan Modulaire Duurzame RWZI (MDR) De Modulaire Duurzame RWZI (MDR) laat zien dat WBL een innovatief bedrijf is dat duurzaamheid hoog in het vaandel heeft en de samenwerking opzoekt met het bedrijfsleven. Uit dit soort projecten ontstaan vernieuwde ideeën voor afvalwaterzuivering waarmee WBL (onder de vlag van de waterschappen) zich op internationaal niveau kan profileren. Het opstellen van een communicatieplan Modulaire Duurzame RWZI (MDR) is een taak voor een senior communicatieadviseur. In het belang van zowel WBL als de waterschappen moet deze adviseur in staat zijn een brug te slaan tussen de verschillende organisaties om het beleid op elkaar af te stemmen. Het advies is om deze adviseur fysiek te stationeren bij WBL om voeling en binding te krijgen met de organisatie, maar zowel te laten werken vanuit Waterschap Peel en Maasvallei gezien de voorzittersrol in samenwerking met WRO. De senior communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de communicatie, niet voor de marketing van de MDR. Ontwikkelen communicatieplan MDR Stap 1:Omgevingsanalyse maken Het speelveld in beeld brengen: wie hebben allemaal te maken met de MDR, wat zijn hun belangen, waar liggen de kansen? Om hier een beeld van te krijgen worden gesprekken gevoerd met een aantal sleutelfiguren die goed zicht hebben op die spelers. Een overzicht van die sleutelfiguren wordt in overleg opgesteld, maar gedacht wordt om interviews te houden met in ieder geval verantwoordelijke managers/projectleiders. - Interviews (uitgaande van 4 gesprekken + voorbereiding en uitwerking) 16 uur - Inlezen materie MDR 6 uur Stap 2:Opstellen communicatieplan MDR de directeur (WBL) en Op basis van de interviews en het leeswerk wordt het communicatieplan MDR opgesteld. Hierin wordt onderbouwd wat de meest kansrijke aanpak is voor de doelstellingen die nagestreefd worden. Het plan bevat onder andere strategische uitgangspunten voor communicatie (rekening houdend met de waterschappen als afzender), kernboodschap, belangrijkste doelgroepen en doelstellingen én een overzicht van mogelijke communicatiemiddelen en huisstijl met bijbehorende kosten, organisatie en planning. - Ontwikkelen extern communicatiebeleidsplan (exclusief de uitvoering) 20 uur Stap 3: Afstemmen extern communicatiebeleid Het nieuw opgestelde communicatiebeleid op directieniveau en communicatieniveau afstemmen met WBL en de Waterschappen. Uiteindelijk zal het bestuur een besluit nemen en het beleid formeel vaststellen. - Afstemmen communicatieplan MDR en eventueel de laatste aanpassingen verwerken. 6 uur De totale ureninzet voor het ontwikkelen van het communicatieplan MDR bedraagt 48 uur. Dit is exclusief de uitvoering van het plan. Hiervoor zal structurele personele inzet noodzakelijk zijn. Hoe dit exact wordt ingevuld, kan pas goed bekeken worden als het vastgestelde plan er ligt. 6
Bijlage 5: Organisatie innovatiesalon Door de recente samenwerking van zowel WBL, WPM, WRO en Waterleiding Maatschappij Limburg (WML), inzake het Waterpaviljoen Floriade 2012, is het idee ontstaan om gezamenlijk in het najaar 2012 een innovatiesalon te organiseren op de RWZI in Venlo waarbij het evenement georganiseerd wordt naar voorbeeld van de ingebruikname van de Nereda-installatie te Epe. Hoofdonderwerp van de innovatiesalon te Venlo is de ontwikkeling van de Modulaire Duurzame Rioolzuiveringsinstallatie, WAUTER en de feestelijke opening van de Thermische Drukhydrolyse. WBL is een innovatief bedrijf dat duurzaamheid hoog in het vaandel heeft en de samenwerking opzoekt met het bedrijfsleven. Hieruit ontstaan vernieuwde ideeën voor afvalwaterzuivering waarmee WBL (onder de vlag van de waterschappen) zich op zowel nationaal als internationaal niveau kan profileren. Het organiseren van een innovatiesalon past uitstekend bij dit gedachtegoed. Een dergelijk topevenement geeft een krachtige boodschap naar de buitenwereld en zet WRO, WPM, WBL en WML als samenwerkende waterpartners direct op te kaart. Het organiseren van de innovatiesalon is een taak voor een (senior) communicatieadviseur/organisator. In het belang van zowel WBL als de waterschappen moet deze adviseur in staat zijn een brug te slaan tussen de verschillende organisaties om het beleid op elkaar af te stemmen. Het advies is om deze adviseur fysiek te stationeren bij WBL om voeling en binding te krijgen met de organisatie, maar zowel te laten werken vanuit Waterschap Peel en Maasvallei gezien de voorzittersrol. Organisatie innovatiesalon Gezien de behoefte de innovatiesalon te organiseren naar idee van de ingebruikname van de Neredainstallatie te Epe is het advies gebaseerd op de opgevraagde stukken (ureninvestering communicatie, uitbesteding organisatie en kosten) van Waterschap Veluwe (organisator te Epe). Coördinatie De communicatieadviseur/organisator coördineert het evenement en draagt zorg voor de begeleiding facilitering van het evenementenbureau. Coördinatie en begeleiding 100-120 uur Uitvoering Voor de uitvoering zoals het maken van de presentaties, samenstellen van adresbestanden, plannen van afspraken wordt het secretariaat ingeschakeld. Inschatting uren (secretariaat): Uitvoering 120-160 uur Evenementenbureau Op basis van de informatie over de opening van Nerada kunnen de kosten van de organisatie van de innovatiesalon geschat worden op 40.000,- tot 60.000,- (opening Nerada is begroot op 120.000,- voor meerdere dagen en inclusief tentoonstelling). De ureninzet voor het coördineren, begeleiden en faciliteren van de innovatiesalon door een communicatieadviseur/organisator bedraagt 100 120 uur. Daarbij wordt de organisatie uitbesteed aan een evenementenbureau en liggen secretariële en ondersteunende taken bij het secretariaat. 7