RESULTATEN VAN EEN METING ONDER LEIDSE AUTEURS

H O E V E E L Z I J N D E A U T E U R S V A N D E U N I V E R S I T E I T L E I D E N E N H E T L U M C K W I J T A A N P U B L I C A T I E K O S T E N V A N T I J D S C H R I F T A R T I K E L E N? RESULTATEN VAN EEN METING ONDER LEIDSE AUTEURS Maurits van der Graaf 2014-09-14 Pleiade Management and Consultancy BV Keizersgracht 62 1015 CS Amsterdam The Netherlands T: +31 20 488 9397 m.vdgraaf@pleiade.nl www.pleiade.nl

Inhoudsopgave Management samenvatting... 4 Management summary... 6 1. Inleiding... 8 2. Methoden... 9 2.1 Kwalitatief vooronderzoek... 9 2.2 Overzicht methoden kwantitatief onderzoek... 10 3. Resultaten... 12 3.1. Interviews... 12 3.1.1 Inleiding... 12 3.1.2 Overwegingen publiceren in Open Access tijdschriften... 12 3.1.3 Financiering... 13 3.2 Overzicht tijdschriftartikelen van auteurs van UL en LUMC... 15 3.3 Overzicht publicatiekosten... 16 3.4 Houding t.o.v. Open Access Publiceren... 18 4. Conclusies en aanbevelingen... 20 4.1 Conclusies... 20 4.2 Aanbevelingen... 23 Bijlage A. Bewerking bestanden Current Research informatiesystemen van UL en LUMC.. 25 A1. Aangeleverde bestanden... 25 A.2 Bewerking UL bestand... 25 A.2.1 Voorbewerking... 25 A.2.2 Splitsing in twee deelbestanden door middel van Match DOAJ tijdschriften... 26 A.2.3 Samenstelling mailing bestanden t.b.v. enquete d.m.v. steekproefname... 26 A3. Bewerking LUMC bestand... 27 A.3.1 Splitsing LUMC bestand in twee deelbestanden dmv match met de DOAJ lijst... 27 A.3.2 Samenstelling mailing bestanden t.b.v. enquete d.m.v. steekproefname... 27 Bijlage B. Response enquetes... 28 Bijlage C. Resultaten enquetes m.b.t artikelen en publicatiekosten... 29 C.1 Artikeloverzicht Universiteit Leiden... 29 C2. Berekening publicatiekosten voor de UL... 31 2

C3. Artikeloverzicht LUMC... 35 C4. Berekening publicatiekosten VOOR HET LUMC... 37 Bijlage D. Publicatiegedrag en houding auteurs t.o.v. Open Access... 40 D.1 Publicatiegedrag... 40 D.2 Houding t.o.v. publiceren in Open Access tijdschriften en t.o.v. het OA publiceren in abonnementstijdschriften... 41 Bijlage E. Achtergrondgegevens respondenten... 43 Bijlage F. Reactie Sterrewacht... 45 Bijlage G. De vragenlijst... 46 Tabel 1 Overzicht artikelen gepubliceerd in 2013... 15 Tabel 2 Overzicht publicatiekosten... 16 Tabel 3 Gemiddelde publicatiefees... 17 Tabel 4 Houding tov publiceren in OA tijdschriften... 18 Tabel 5 Houding tov OA publiceren in abonnementstijdschrift... 19 Tabel 6 Overzicht theoretische berekening van de extra kosten wanneer abonnementstijdschriften een OA fee van 1250 euro zouden berekenen... 23 Tabel 7 Artikeloverzicht Universiteit Leiden... 29 Tabel 8 Berekening publicatiekosten voor de Universiteit Leiden... 31 Tabel 9 Opgaven respondenten mbt hoogte kosten en berekening gemiddelden (non-doajmatch deelbestand)... 33 Tabel 10 Opgaven respondenten mbt hoogte kosten en berekening gemiddelend (DOAJ-match deelbestand)... 34 Tabel 11 Artikeloverzicht LUMC... 35 Tabel 12 Berekening publicatiekosten LUMC... 37 Tabel 13 Opgaven respondenten mbt hoogte kosten en berekening gemiddelden (non-doaj match deelbestand LUMC)... 38 Tabel 14 Opgaven respondenten mbt hoogte kosten en berekening gemiddelden (DOAJ-Match)... 39 Tabel 15 Houding tov publiceren in OA tijdschriften (auteurs artikelen non-doaj match)... 41 Tabel 16 Houding tov publiceren in OA tijdschriften (auteurs artikelen DOAJ match)... 41 Tabel 17 Houding tov OA publiceren in abonnementstijdschriften (auteurs artikelen non-doaj match)... 42 Tabel 18 Houding tov OA publicerein in abonnementstijdschriften (auteurs artikelen DOAJ match)... 42 Tabel 19 Gegevens faculteit (respondenten/auteurs artikelen non-doaj match)... 43 Tabel 20 Gegevens Faculteit (respondenten/auteurs artikelen DOAJ match... 43 Tabel 21 Gegevens functie (respondenten/auteurs artikelen non-doaj match... 44 Tabel 22 Gegevens functie (respondenten/auteurs artikelen DOAJ match)... 44 Figuur 1 Overzicht onderzoeksmethoden... 10 3

MANAGEMENT SAMENVATTING Na een kwalitatief vooronderzoek werd er met behulp van de gegevens over de publicaties van de Universiteitsbibliotheken Leiden online enquêtes uitgevoerd naar de kosten die gemaakt worden door auteurs van de Universiteit Leiden en het LUMC bij publiceren van tijdschriftartikelen: Open Access fees en andere publicatiekosten (page charges etc.). De belangrijkste resultaten zijn als volgt: Met betrekking tot tijdschriftartikelen gepubliceerd door auteurs van de Universiteit Leiden: Ruim 12% werden in Open Access tijdschriften gepubliceerd: o 10% in OA tijdschriften zonder kosten o 3% met een Open Access fee 1. Bij 5% van de artikelen werden andere publicatiekosten betaald (voornamelijk in abonnementstijdschriften). 74% werd in abonnementstijdschriften zonder bijkomende publicatiekosten gepubliceerd. 6% van de artikelen werd afgehandeld door medeauteurs buiten de Universiteit Leiden om, waardoor de auteur binnen de Universiteit Leiden geen zicht heeft op eventuele kosten. Op basis van de gegevens uit de enquête wordt het totaal aantal tijdschriftartikelen door auteurs van de Universiteit Leiden in 2013 berekend op 2590. Met betrekking tot tijdschriftartikelen gepubliceerd door auteurs van het LUMC: 17% daarvan werden in Open Access tijdschriften gepubliceerd: o 5% in OA tijdschriften zonder kosten o 12% met een Open Access fee. Bij 9% van de artikelen werden andere publicatiekosten betaald (voornamelijk in abonnementstijdschriften). 46% werd in abonnementstijdschriften s zonder bijkomende publicatiekosten gepubliceerd. 27% werd afgehandeld door medeauteurs buiten het LUMC om waardoor de auteur binnen het LUMC geen zicht heeft op eventuele kosten. Op basis van de gegevens uit de enquête worden totaal aantal tijdschriftartikelen door auteurs van het LUMC in 2013 berekend op 2318. De gemiddelde publicatiekosten per artikel waren als volgt: De gemiddelde Open Access fee berekend uit de opgaven van de respondenten bedroeg voor de artikelen gepubliceerd door LUMC auteurs 1287 en voor de UL 1160. Dit komt overeen met de gemiddelde Open Access fee van circa 1250 (inclusief BTW), die in een recent onderzoek hierover wordt vermeld. Het gemiddelde bedrag aan overig publicatiekosten voor artikelen door LUMC auteurs is berekend op 908 en voor de UL op 537. Op basis van een extrapolatie van de enquêteresultaten naar het totaal aantal tijdschriftartikelen en de opgaven van de respondenten over de gemaakte kosten kunnen de totaalbedragen aan 1 De hier genoemde 10% en 3% tellen niet op tot 13% maar tot 12% vanwege afrondingen. Ook in ander gevallen in dit rapport kunnen om deze reden optellingen enigszins afwijken. 4

Open Access fees en andere publicatiekosten (page charges etc.) geschat worden. Deze getallen dienen uitsluitend als indicatief gezien te worden: Voor de Universiteit Leiden bedragen de aldus geschatte totale publicatiekosten 191.000: 95.000 voor Open Access fees 70.000 voor overige publicatiekosten Er waren ook artikelen met beide kostensoorten, voor een bedrag van 27.000. Een belangrijk deel van deze kosten werd uit interne budgetten gefinancierd: 36% van de Open Access fees ( 34.000) en 49% van de andere publicatiekosten ( 35.000) en beide kostensoorten ( 18.000). Voor het LUMC bedragen de geschatte totale publicatiekosten 552.000: 357.000 voor Open Access fees 195.000 voor andere publicatiekosten. Een belangrijk deel werd uit interne budgetten gefinancierd: 35% van de Open Access fees ( 128.000) en 58% van de andere publicatiekosten ( 114.000). Circa 26% van de bevraagde auteurs ervaren de kosten van de Open Access fee voor OA tijdschriften als een hoge drempel. Dit geldt in sterkere mate voor de kosten voor de OA optie bij het publiceren in abonnementstijdschriften: circa 42%. De resultaten van deze studie kunnen behulpzaam zijn bij de ontwikkeling van het beleid ten aanzien van de transitie naar Open Access. Wanneer de huidige abonnementstijdschriften over zouden gaan naar een businessmodel met een gemiddelde Open Access fee van 1250 én het publicatiegedrag van de Leidse auteurs zou onveranderd blijven, dan kan berekend worden dat er een belangrijke verandering van financiële stromen zal plaatsvinden: Voor de Universiteit Leiden wordt een additioneel (theoretisch) bedrag van 2,6 miljoen aan Open Access fees berekend, waarvan ca. 950.000 uit interne budgetten zou moeten worden gefinancierd. Voor het LUMC wordt een additioneel (theoretisch) bedrag van 1,6 miljoen aan Open Access fees berekend, waarvan ca. 550.000 uit interne budgetten zou moeten worden gefinancierd. Deze theoretische exercitie 2 laat zien dat een verplicht OA beleid (naar het voorbeeld van de UK) tot een aanzienlijke verandering van financiële stromen zal leiden. Wanneer een dergelijk beleid zal worden ingezet, zullen een aantal interne maatregelen nodig zijn om e.e.a. in goede banen te leiden. In het rapport worden hiervoor enkele suggesties gedaan. 2 Benadrukt wordt dat dit géén scenario betreft, maar uitsluitend een exercitie om de potentiële omvang van de verandering in deze financiële stromen te laten zien 5

MANAGEMENT SUMMARY After a qualitative prestudy a quantitative study was conducted by means of online surveys on the costs incurred by authors from University of Leiden and the LUMC in publishing journal articles: Open Access publication fees and other charges (page charges, etc.). The main results are as follows: With regard to journal articles published by authors from the University of Leiden: Over 12% were in Open Access journals: o 10% in OA journals without charge o 3% with an Open Access fee 3. For 5% of the articles other publication expenses were paid (mainly in subscrition journals, see below). 74% of the articles were published in subscription journals without additional publication costs. 6% of the articles has been submitted by co-authors outside the University of Leiden. Therefore the co-author from the University of Leiden has no knowledge of eventual publication costs. On the basis of the results of the online surveys the total number of journal articles by authors of the University of Leiden in 2013 is calculated at 2590. With regard to journal articles published by authors from the LUMC: 17% were in Open Access journals: o 5% in OA journals at no costs o 12% with an Open Access fee. For 9% of the articles other publication charges were paid (these articles are mainly publishing subscription journals). 46% of the articles are published in subscription journals without additional publication costs. 27% of the articles has been submitted by co-authors outside the LUMC. Therefore the coauthor from the LUMC has no knowledge of the eventual publication costs. On the basis of the results of the online surveys, the total number of journal articles by authors of the LUMC in 2013 is calculated at 2318. The average publication charges per article were as follows: The average Open Access fee calculated from the statements of the respondents was 1,287 for the authors from the LUMC and 1,160 for the authors from the UL. This corresponds to the average Open Access fee of around 1,250 (including VAT), which is reported in a recent study. The average of other publication charges was 908 for authors from the LUMC and 537 for authors from the UL. 3 The 3% and 10% do not add up to 13% because of rounding of the figures to integers. This phenomen occurs occasionally elsewhere in the report. 6

On basis of an extrapolation of the results of the online surveys to a total number of Journal articles and on basis on the answers by the respondents on the publication costs, the total amounts of open access fees and other publication costs (page charges etc) can be estimeted. These numbers (see below) has to be seen as indicative only. For the University of Leiden, the total of the estimated publication costs amount to 192,000: 95,000 for Open Access Fees 70,000 for other publication costs There were also articles with both types of costs, for an amount of 27,000. A significant portion of these costs were financed by internal budgets: 36% of the Open Access fees ( 34,000) and 49% of the other publication costs ( 35,000) and both types of cost ( 18,000). For the LUMC, the total of the estimated publication costs amount to 552,000 for the LUMC: 357,000 for Open Access Fees 195,000 for other publishing charges A significant portion of these costs was financed by internal budgets: 35% of Open Access fees ( 128,000) and 58% of the other publication costs ( 114,000). About 26% of the surveyed authors saw the cost of the Open Access fee for OA journals as a serious obstacle. An even higher percentage (about 42%) saw the costs of the OA option of subscription journals as a serious obstacle. The results of this study may be helpful in the development of policy on Open Access. When the journals that are presently subscription-based would change their business model towards Open Acces with an average Open Access fee of 1250 and the publication behaviour of the authors from the academic institutes in Leiden would not change, it is possible to estimate the considerable change in financial flows that could be the result: For the University Leiden this additional (theoretical) amount can be calculated to be 2.6 million, of which 950.000 million would have to be financed by internal budgets. For the LUMC an additional (theoretical) amount of 1.6 million in publication costs can be calculated, of which 550,000 would have to be financed by internal budgets. This theoretical excercise 4 shows that a mandatory Open Access policy (following the example of the UK) will lead to a significant change in financial flows. If such a policy will be applied, a number of internal measures will be necessary to implement this policy. Some suggestions for this are made in the report. 4 It has to be emphasized that this is not a scenario, but solely an exercise to demonstrate the potential change of these financial streams. 7

1. INLEIDING Via Gold Open Access wordt een tijdschriftartikel door de uitgever Open Access gepubliceerd waarbij in veel gevallen door de auteur(s) article processing charges (APC s; in dit rapport verder Open Access fee s genoemd) betaald dienen te worden. Staatssecretaris Sander Dekker heeft aangekondigd te streven naar een volledig Gold Open Access situatie voor wetenschappelijke tijdschriftartikelen. Als doelstellingen zijn daarbij gesteld dat in 2019 60% van de publicaties op deze wijze Open Access wordt gepubliceerd terwijl in 2024 alle tijdschriften artikelen Open Access gepubliceerd zouden moeten worden. Dit beleid van de staatssecretaris heeft de transitie naar Open Access bij Nederlandse universiteiten in een stroomversnelling gebracht. Voor de universitaire instellingen is het van belang om in kaart te brengen hoeveel op dit moment door de universitaire medewerkers uitgegeven wordt aan Open Access fee s en hoe de financiering ervan precies te werk gaat. Daarbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen Open Access tijdschriften en hybride tijdschriften. De laatste zijn abonnementstijdschriften waarbij de auteur de mogelijkheid wordt geboden om zijn/haar artikel Open Access ter beschikking te stellen. Bij deze hybride tijdschriften bestaat het gevaar van double dipping door uitgevers: terwijl de auteurs Open Access fee s betalen, betaalt de universiteitsbibliotheek de licentie van het tijdschrift zonder compensatie voor de Open Access fee s. Dit laatste is van belang omdat in het najaar van 2014 de onderhandelingen over de vernieuwing van de licenties van een aantal grote tijdschriftpakketten van grote uitgevers plaats zullen vinden. Daarnaast worden er buiten Open Access om vaker andere kosten voor auteurs in rekening gebracht door tijdschrift uitgevers bij het publiceren van een tijdschriftartikel: page charges, kosten voor het afdrukken van een kleurenfiguur, kosten voor het opnemen van supplementary materialen e.d. Ook dit zou als een vorm van double dipping beschouwd kunnen worden aangezien er door de bibliotheek al een abonnement wordt betaald. De Universiteitsbibliotheken Leiden hebben een onderzoek laten uitvoeren naar bovenstaande problematiek teneinde in kaart te brengen hoeveel door Leidse auteurs van tijdschriftartikelen wordt betaald aan Open Access fee s en aan overige publicatiekosten en hoe deze kosten worden gefinancierd. Het onderzoek naar een idee van Saskia de Vries (Sampan academia & publishing) werd uitgevoerd door Maurits van der Graaf van Pleiade Management en Consultancy onder supervisie van Peter Verhaar van de UB Leiden en Saskia de Vries. Het rapport heeft de volgende opzet: De belangrijkste resultaten worden gepresenteerd in de hoofdtekst met in hoofdstuk 3 en 4 de presentatie van de resultaten. Details over de gevolgde methoden en andere achtergrondinformatie worden gepresenteerd in de bijlagen. 8

2. METHODEN 2.1 KWALITATIEF VOORONDERZOEK Op basis van de gegevens uit de Current Research Informatie Systemen van de UL en de LUMC werden 30 auteurs van artikelen met een hoge waarschijnlijkheid dat dit Open Access artikelen waren per email aangezocht voor een deelname aan een telefonisch interview. In het totaal werden 6 telefonische interviews afgenomen, terwijl er twee onderzoekers zeer uitgebreid via de e-mail reageren. Daarnaast kwamen er nog 9 korte reacties per email binnen en tijdens de enquête een uitgebreide reactie van de Sterrewacht. De resultaten worden gepresenteerd in hoofdstuk 3.1. 9

2.2 OVERZICHT METHODEN KWANTITATIEF ONDERZOEK FIGUUR 1 OVERZICHT ONDERZOEKSMETHODEN In figuur 1 wordt een visueel overzicht gegeven van de gevolgde methoden van het kwantitatieve onderzoek. Hieronder een puntsgewijze toelichting. 10

Doelstelling: De doelstelling van het onderzoek was om van een representatief deel van de in 2013 gepubliceerde tijdschriftartikelen de publicatiekosten in kaart te brengen door aan auteurs te vragen om een korte vragenlijst hierover in te vullen. Twee bestanden (UL en LUMC): voor het onderzoek werden twee bestanden beschikbaar gesteld: een bestand van literatuurreferenties uit het jaar 2013 uit het Current Research Informatie Systeem van de UB Leiden en uit het Current Research Informatie Systeem van het LUMC. Splitsing in twee deelbestanden door middel van een match met de DOAJ lijst: elk bestand werd opgesplitst in twee deelbestanden: o Door middel van een match op basis van het ISSN nummer met de DOAJ lijst werden zoveel mogelijk vermoedelijke Open Access artikelen geselecteerd en in een apart bestand gezet. De doelstelling hiervan was een extra focus te leggen op Open Access artikelen. o De overige literatuurreferenties vormden eveneens een apart bestand. In het totaal werden aldus vier datasets gecreëerd. Steekproeven van unieke auteurs-referentie-combinaties t.b.v. de online enquêtes: Om de enquêtedruk voor de Leidse auteurs te minimaliseren is er voor gekozen om - binnen een dataset - auteurs die meerdere artikelen hebben geschreven in principe slechts over één artikel te bevragen. Daarom werd een steekproef getrokken uit het deelbestand door unieke auteur-referentie-combinaties te selecteren teneinde mailingbestanden voor de online enquête samenstellen. Daarbij werd per literatuurreferentie (zoveel mogelijk) de laatste auteur geselecteerd. Per mailingbestand bleek vervolgens een opschoningslag nodig om een klein aantal onvolledige referenties te deselecteren. De in deze mailingbestanden vertegenwoordigde auteurs ontvingen een e-mail met de literatuurreferentie en een link naar een korte online vragenlijst over deze literatuurreferentie. De response rates staan in de figuur genoemd per enquête en varieerden van 31,7% tot 51,4%. Extrapolatie naar de deelbestanden: De enquêteresultaten werden geëxtrapoleerd naar de bijbehorende deelbestanden. De totalen van de twee deelbestanden van de Universiteit Leiden vormen bij elkaar opgeteld de totale resultaten voor de Universiteit Leiden. Idem dito voor de totalen deelbestanden van het LUMC. De methoden worden uitgebreider beschreven en toegelicht in de bijlagen: In bijlage A de bewerking van de aangeleverde bestanden tot mailingbestanden voor de enquete. In bijlage B de respons op de enquête. In bijlage C de resultaten van de enquête en de daarop gebaseerde berekeningen en extrapolaties naar de gehele artikelproductie van auteurs van Universiteit Leiden en het LUMC met het publicatiejaar 2013. 11

3. RESULTATEN 3.1. INTERVIEWS 3.1.1 INLEIDING Zoals in 2.1 vermeld werden er zes auteurs van Open Access artikelen geïnterviewd. Tevens reageerden twee auteurs van Open Access artikelen uitgebreid per e-mail. Tijdens de online enquête kwam er een uitgebreide reactie namens de Sterrewacht, die in bijlage F wordt weergegeven (ingekort en geredigeerd door de opsteller van dit rapport). Geinterviewden: Prof.Dr. M.H.M. Noteborn Dr. G.P.H. Bandt Prof.Dr. Bernhard Hommel Prof. Dr. P.H.A.Quax Drs. J.M. Huijg Dr. M.J. Warrens Dr. R. Damus (email) Prof.dr. C. Waaldijk (email) Reactie Sterrewacht n.a.v. enquete (Dr. J. Lub (weergegeven in Bijlage F) 3.1.2 OVERWEGINGEN PUBLICEREN IN OPEN ACCESS TIJDSCHRIFTEN Meerdere respondenten gaven aan dat er vaker betaald moet worden voor artikelen: niet alleen APC kosten voor Open Access, maar ook page charges die behoorlijk kunnen oplopen. Veel respondenten maakten ook niet zelf direct het onderscheid tussen deze twee categorieën kosten. Voor wat betreft het publiceren in Open Access tijdschriften kwamen uit de interviews de volgende overwegingen naar voren: Scope en audience: meerdere respondenten gaven aan dat de scope van het tijdschrift het belangrijkste criterium is. Bij één respondent paste de scope van het tijdschrift precies voor het betreffende artikel, wat de reden was om het in dit tijdschrift te publiceren (Open Access was meer een bijkomstigheid). Maatschappelijke impact: Meerdere respondenten gaven aan dat in een aantal gevallen het publiceren in een OA tijdschrift de voorkeur heeft omdat het betreffende artikel over een hot topic gaat en de auteurs er veel maatschappelijke belangstelling mee denken te behalen. Eén auteur vertelt van een artikel dat meer dan 25.000 keer gedownload is. In de woorden van de auteur: Dat betekent dat je zichtbaar bent in de maatschappij en dat je inhoud geeft aan het woord maatschappelijke impact en valorisatie. Je kunt het zien als een persbericht. Deze auteur geeft aan dat er dan diverse publicitaire gevolgen zijn: zo was het betreffende artikel onderdeel van een item op de Oostenrijkse televisie. Een andere respondent onderschrijft het belang van de gegevens over het aantal downloads: Een leuk aspect van OA tijdschriften is dat je een mooi overzicht krijgt van het gebruik van je artikel. Een artikel van mij is highly accessed. Meer mensen kunnen het lezen en het lijkt erop dat je meer reacties krijgt bij OA artikelen. Wetenschappelijke impact: de meeste respondenten stellen dat OA tijdschriften qua wetenschappelijke impact juist minder goed staan aangeschreven bij veel collega s. Enkele uitspraken: Veel collega s zijn afwachtend ten aanzien van Open Access. En: Je wilt niet alles in OA publiceren omdat in elk geval mijn begeleider vindt dat het minder kwaliteit uitstraalt. Dat idee heerst overigens wel. Dit is mede versterkt door het Science artikel van vorig jaar waarin een nep artikel werd aangeboden aan OA tijdschriften. Dat artikel is 12

rondgegaan in onze afdeling. Hierdoor ontstond de indruk dat Open Access tijdschriften minder kwaliteit hadden. En: Er wordt in mijn vakgebied wel op OA tijdschriften neergekeken. De uitstraling van OA is negatief. Het idee heerst dan al gauw bij vakgenoten dat het kennelijk niet goed genoeg was om het elders te publiceren. Andere insteek peer review: een aantal OA tijdschriften hanteert een andere insteek van het peer review. De meest bekende daarvan is PLOS ONE die als insteek soundness not significance hanteert. M.a.w. het peer review is erop gericht om op goed onderzoek te selecteren ( soundness ), maar niet op de betekenis voor de wetenschap ( significance ). De weerklank daarvan kwam in meerdere interviews terug: Publicatie in een Open Access tijdschrift is pas een optie als ik een manuscript naar minstens 4 niet-open Access tijdschriften binnen mijn vakgebieden heb gesubmit, en alleen rejections heb gekregen. Dus eigenlijk om het toch ergens kwijt te kunnen. Een andere respondent: Voor een deugdelijk artikel, maar geen top artikel zijn OA tijdschriften interessant: Wanneer een onderzoeksproject is afgelopen en er liggen nog allerlei datasets waar wel over gepubliceerd moet worden, dan wil je niet veel tijd meer steken in gedoe met tijdschriften. Je wilt dat het dan snel geaccepteerd wordt, want je bent bezig met een volgend onderzoeksproject. Ook gaat het vaak om promotieonderzoeken, waarvan de AIO wil gaan promoveren. Andere tijdschriften hebben vaak een enorm lange peer review procedure en dan hoor je pas na een half jaar of nog langer dat een artikel wel of niet is geaccepteerd. Daar heb je dan geen zin in en kies je voor een snelle acceptatie. Een andere respondent stelt: Er zijn wel steeds meer fronsende wenkbrauwen wat betreft het redactionele beleid [naam van een] van een specifiek OA tijdschrift: het gaat wel erg gemakkelijk en het peer review lijkt een wassen neus. Als peer reviewer wordt je geacht bij te dragen aan de acceptatie van de paper, weigeren is geen optie, dan moet je je terugtrekken als peer reviewer. Dit OA tijdschrift lijkt dus een financieel belang te hebben om zoveel mogelijk te publiceren. OA artikelen in abonnementstijdschriften: Geen enkele respondent heeft ooit een artikel in een abonnementsprijs door middel van een Open Access fee onder een Open Access licentie gepubliceerd. Als je een mooi artikel heb, dan kies je in het algemeen voor tijdschriften met een hoge impact factor. Dan ga je niet nog eens 4000 of meer betalen voor Open Access. Dat is ook niet nodig, omdat vrijwel alle collega s toegang hebben tot deze belangrijke tijdschriften. Voor een minder belangrijk (hybride) tijdschrift zou het wel een overweging kunnen zijn: cruciaal is hoe bereik ik mijn audience. Dus daar zou een OA fee voor een hybride tijdschrift wel aan de orde kunnen komen. Een andere respondent: Abonnementstijdschriften bieden tegenwoordig ook de optie aan om met een OA fee het artikel Open Access te publiceren. Ik heb dat nog niet gedaan, je moet dan nog weer 2000 extra betalen. Hergebruik: Een respondent noemt nog een ander belangrijke voordeel van Open Access publiceren: hij vindt het belangrijk voor het onderwijs richting studenten. Studenten kunnen er zo makkelijk bij en een student kan snel verder kijken en meer gaan lezen omdat alles toegankelijk is. Ik ga zeker niet formulieren invullen om copyright afdrachten voor artikelen die in het onderwijs gebruikt worden te regelen. 3.1.3 FINANCIERING NWO OPEN ACCES STIMULERINGSFONDS NWO heeft een beleid ingesteld dat bij persoonsgebonden financiering (AIO project, Veni, Vidi of Vici beurzen) deze onderzoeker de kosten voor het publiceren in Open Access tijdschriften tot 5000 per project mag declareren. Deze regeling loopt nog door nadat een project is afgerond. Men moet per artikel een aanvraag indienen (dat is een eenvoudige handeling met een uploadformulier). Men krijgt dan een toezegging. De vakgroep schiet vervolgens de OA fee voor 13

en wanneer het artikel is geaccepteerd, krijgt de vakgroep het bedrag terug van NWO. Meerdere respondenten maakten van deze regeling gebruik. Bij één respondent was het budget van 5000 al uitgeput. Een andere respondent had per abuis de APC uit eigen zak voorgeschoten, dat bleek niet acceptabel voor NWO. Een derde respondent had tegemoetkomingen aangevraagd voor 4 artikelen maar niet met de BTW rekening gehouden, waardoor het maximum van 5000 overschreden werd: NWO betoonde zich soepel. Deze respondent stelt: Als NWO/ZON MW geen fonds voor OA had gehad, dan hadden we waarschijnlijk alleen het eerste artikel in een OA tijdschrift gepubliceerd. ANDERE ONDERZOEKSFINANCIERS Wanneer men projecten heeft die gefinancierd worden door andere onderzoeksfinanciers, is het meestal geen probleem om de kosten voor een APC op te voeren onder PR, communicatie of een dergelijke kostenpost. Één respondent geeft aan dat bij de EU men bij nieuwe projectaanvragen de kosten te voren kan opvoeren. EIGEN ONDERZOEKSBUDGET Één respondent stelt het volgende: Bij een niet-nwo project worden Open Access tijdschriften interessant als je vindt dat het onderzoek deugt, maar dat het waarschijnlijk moeizaam zal worden om een tijdschriftredactie te overtuigen om het te publiceren, omdat het voor hun niet interessant genoeg is. Dit geldt ook voor een nulresultaat, dan is het moeilijk om een goede publicatie outlet te vinden. Deze Open Access tijdschriften kijken alleen of het onderzoek deugdelijk is uitgevoerd. Is de Open Access fee dan een drempel? In principe hebben we dat geld niet, maar hebben dan geen zin meer om meer tijd te besteden aan afwijzingen van tijdschriften. Dan dus maar eenmalig een succesje binnenhalen. Het wordt dan geboekt op het algemene budget van de onderzoeksgroep/vakgroep. Dat is een budget voor verschillende doeleinden. Meestal keurt de voorzitter van de vakgroep het goed. Deze respondent schat dat er een of twee keer per jaar uit dit algemene budget een Open Access fee wordt gefinancierd (het gaat om een vakgroep met 12 AIO s). Een andere respondent stelt dat hij de Open Access fee als een investering ziet als een AIO mede op het artikel moet promoveren: de vakgroep ontvangt 43.000 wanneer de promotie is afgerond. Een andere respondent stelt dat publicatiekosten uit het budget voor onderzoeksmateriaal worden bekostigd. Dat is hetzelfde budget waar bijvoorbeeld chemicaliën mee worden aangeschaft. Hun afdeling heeft veel te maken met publicatiekosten van artikelen: soms OA fees, maar in het bijzonder extra kosten voor kleuren foto s. Een kleurenfoto kost vaak al $ 600 en in veel gevallen bevat een artikel 6-7 van deze kleurenfoto s en gaat het al gauw om een bedrag van $ 3500 tot $ 4500. Dit bijvoorbeeld ten opzichte van 10.000 kosten voor chemicaliën voor het onderzoek. VERDELING ONDER AUTEURS Géén van de respondenten heeft meegemaakt dat de verdeling van de kosten onder meerdere auteurs van een artikel een probleem vormt. Het is altijd duidelijk wie het meeste werk eraan heeft verricht (vaak de eerste auteur), terwijl in veel gevallen de laatste auteur leiding heeft gegeven aan de eerste auteur en ook het budget beheert. Overigens werd uit de reacties van de respondenten per e-mail duidelijk dat deze regel niet altijd opgaan: soms heeft de eerste auteur de financiële afhandeling verzorgd, soms de laatste auteur en soms maar wel minder frequent een van de middelste auteurs. 14

3.2 OVERZICHT TIJDSCHRIFTARTIKELEN VAN AUTEURS VAN UL EN LUMC artikeloverzicht UL aantal % tijdschriftartikelen 2590 100% in OA tijdschriften zonder kosten 270 10% in abonnementstijdschriften zonder kosten voor auteurs 1914 74% onbekend: afgehandeld door medeauteur buiten UL 167 6% artikelen met publicatiekosten: 239 9% met OA fee 82 3% overige publicatiekosten (vnl. in abonnementstijdschriften) 130 5% artikeloverzicht LUMC aantal % tijdschriftartikelen 2318 100% in OA tijdschriften zonder kosten 105 5% in abonnementstijdschriften zonder kosten voor auteurs 1.075 46% onbekend: afgehandeld door medeauteur buiten LUMC 636 27% artikelen met publicatiekosten: 500 22% met OA fee 278 12% overige publicatiekosten (vnl. in abonnementstijdschriften) 215 9% TABEL 1 OVERZICHT ARTIKELEN GEPUBLICEERD IN 2013 In tabel 1 wordt een overzicht gepresenteerd van de artikelen gepubliceerd door auteurs van Universiteit en de artikelen gepubliceerd door auteurs van het LUMC. De tabel is gebaseerd op berekeningen die worden weergegeven in de tabellen 7 en 11 in bijlage C. De resultaten van auteurs van de Universiteit Leiden zijn als volgt: Auteurs van de Universiteit Leiden hebben 2590 tijdschriftartikelen in 2013 gepubliceerd. 10% van deze artikelen zijn gepubliceerd in Open Access tijdschriften zonder kosten. 74% werd gepubliceerd in abonnementstijdschriften zonder kosten voor auteurs, terwijl 6% werd afgehandeld door een medeauteur buiten de UL. 9% van deze artikelen brachten publicatiekosten mee voor auteurs van de UL: o voor 3% diende een Open Access fee betaald worden. o voor 5% diende overige publicatiekosten betaald worden. In totaal is ruim 12% 5 van de artikelen Open Access gepubliceerd 6. De resultaten voor auteurs van het LUMC zijn als volgt: Auteurs van het LUMC hebben 2318 tijdschriftartikelen in 2013 gepubliceerd. 5% van deze artikelen werden gepubliceerd in Open Access tijdschriften zonder kosten. 46% werd gepubliceerd in abonnementstijdschriften zonder kosten voor auteurs, terwijl 22% werd afgehandeld door een medeauteur buiten het LUMC. 22% van deze artikelen brachten kosten voor de auteurs van het LUMC mee: o voor 12% diende een Open Access fee betaald worden. o voor 9% diende overige publicatiekosten betaald worden (bijvoorbeeld: page charges, drukkosten kleurenfiguur et cetera). In het totaal zijn dus 17% van de artikelen Open Access gepubliceerd 7. 5 De hier genoemde 3% en 9% tellen niet op tot 13% maar tot 12% vanwege afrondingsverschillen. 6 Van 167 artikelen werden eventuele kosten afgehandeld door mede-auteurs buiten de UL. Een aantal hiervan kan mogelijk ook Open Access gepubliceerd zijn. 15

3.3 OVERZICHT PUBLICATIEKOSTEN Totale kosten voor de UL OA fee 94.726 Andere publicatiekosten 69.796 Beide 26.826 totaal publicatiekosten 191.348 Uit interne budgetten gefinancierd OA fee 34.313 Andere publicatiekosten 34.659 Beide kostensoorten tegelijk 17.976 totaal publicatiekosten intern gefinancierd 86.948 Totale kosten voor het LUMC OA fee 357.250 Andere publicatiekosten 195.360 totaal publicatiekosten 552.610 Uit interne budgetten gefinancierd: OA fee 127.924 Andere publicatiekosten 113.964 totaal publicatiekosten intern gefinancierd 241.888 TABEL 2 OVERZICHT PUBLICATIEKOSTEN In tabel 2 wordt een overzicht gegeven van de publicatiekosten gemaakt door auteurs van de Universiteit Leiden en het LUMC. Deze tabel is gebaseerd op calculaties die zijn weergegeven in de tabellen 8 en 12 in bijlage C. De resultaten voor de Universiteit Leiden zijn als volgt: Het totaal aan publicatiekosten verzorgd door auteurs van de Universiteit Leiden in 2013 bedroeg 191.000. Daarvan was 95.000 voor Open Access fees en 70.000 voor overige publicatiekosten 8. Er waren ook artikelen met beide kostensoorten, voor een bedrag van 27.000. Een belangrijk deel van deze kosten werd uit interne budgetten gefinancierd: 36% van de Open Access fees werd intern gefinancierd ( 34.000) terwijl 49% van de andere publicatiekosten intern werden gefinancierd ( 35.000). De resultaten voor het LUMC zijn als volgt: Het totaal aan publicatiekosten verzorgd door auteurs van het LUMC in 2013 bedroeg 552.000. Daarvan was 357.000 voor Open Access fees en 195.000 voor andere publicatiekosten. Een belangrijk deel van deze kosten werd uit interne budgetten gefinancierd: 242.000: 35% van de Open Access fees werd intern gefinancierd ( 128.000), terwijl 58% van de andere publicatiekosten intern werd gefinancierd ( 114.000). 7 Van 636 artikelen werden eventuele kosten door medeauteurs buiten het LUMC afgehandeld. Een deel van deze artikelen zijn mogelijk Open Access. De 17% kan dus als minimum beschouwd worden. 8 Een analyse naar faculteit laat zien dat zowel de OA fees als de andere publicatiekosten voor meer dat 70% plaatsvinden bij auteurs van de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen 16

Door de lacunes in de gegevens van de uitgevers bij de tijdschriften is het niet mogelijk gebleken om de bovengenoemde bedragen terug te rekenen naar de ontvangende uitgevers. gemiddelde publicatiefees UL OA fee 1.160 overige publicatiekosten 537 LUMC OA fee 1.287 overige publicatiekosten 908 TABEL 3 GEMIDDELDE PUBLICATIEFEES In tabel 3 staan de gemiddelde publicatiefees weergegeven, berekend op basis van de totaalbedragen. 17

3.4 HOUDING T.O.V. OPEN ACCESS PUBLICEREN 3. Welke overwegingen gelden voor u wat betreft publiceren in een Open Access tijdschrift? [meerdere antwoorden mogelijk] [auteurs van UL en LUMC overige artikelen non-doaj deelbestanden - samengevoegd] % Vanwege het grotere bereik van het Open Access tijdschrift 41,1 Vanwege wetenschappelijke impact van het Open Access tijdschrift 39,5 Scope van het Open Access tijdschrift past precies 32,7 De kosten van de Open Access fee vormen een hoge drempel 26,0 Geen relevante Open Access tijdschriften in mijn onderzoeksgebied 13,9 Vanwege de (door sommige OA tijdschriften) gehanteerde insteek van het peer review ('soundness not significance') anders 9,3 569 Answers 100,0 TABEL 4 HOUDING TOV VAN PUBLICEREN IN OA TIJDSCHRIFTEN 8,4 In tabel 4 worden de resultaten gepresenteerd van de enquêtes onder auteurs van de overige artikelen (non-doaj match) 9 van de Universiteit Leiden en het LUMC samengevoegd. De belangrijkste resultaten zijn: De drie hoofdargumenten om in een OA tijdschrift te publiceren zijn het grotere bereik van het OA tijdschrift, de wetenschappelijke impact van het OA tijdschrift en de scope van het OA tijdschrift. 26% van de auteurs geeft aan dat de kosten van de Open Access fee voor het publiceren in OA tijdschriften een hoge drempel vormen. Slechts een bescheiden percentage van de respondenten (14%) stelt dat er geen relevante Open Access tijdschriften in hun onderzoeksgebied zijn. De door meerdere OA tijdschriften gehanteerde andere insteek van het peer review (door meerdere respondenten in het kwalitatieve vooronderzoek genoemd) scoort in de enquête lager met 8,4%. 9 De resultaten van de enquêtes onder auteurs van de DOAJ-match deelbestanden samengevoegd (dus vnl. auteurs van OA artikelen) zijn gepresenteerd in bijlage D en blijken sterk overeen te komen met de hier gepresenteerde resultaten. 18

4. Welke overwegingen gelden voor u wat betreft het Open Access publiceren in een abonnementstijdschrift (veel tijdschriften bieden deze optie aan de auteur(s) aan tegen betaling)? [meerdere antwoorden mogelijk] [auteurs van UL en LUMC overige artikelen non-doaj match deelbestanden - samengevoegd] De kosten van de Open Access fee vormen een hoge drempel 39,7 Vanwege het grotere bereik van het artikel wanneer het Open Access is 30,2 % Deze Open Access optie bestaat niet in de voor mijn onderzoeksgebied relevante tijdschriften 18,1 Anders 11,2 569 Answers 100,0 TABEL 5 HOUDING TOV OA PUBLICEREN IN ABONNEMENTSTIJDSCHRIFT In tabel 5 worden de resultaten gepresenteerd van de enquêtes onder auteurs van de overige artikelen (non-match DOAJ) 10 voor wat betreft de houding ten opzichte van het Open Access publiceren in een abonnementstijdschrift. De belangrijkste resultaten zijn: Bijna 40% van de auteur stelt dat in dit geval de kosten van de Open Access fee een hoge drempel vormt. Als positieve overweging wordt het grotere bereik van het artikel genoemd (30%). 18% van de respondenten geeft aan dat deze optie in de voor hen relevante tijdschriften niet bestaat. 10 De resultaten van de enquêtes onder auteurs van de DOAJ-match deelbestanden samengevoegd (dus vnl. auteurs van OA artikelen) zijn gepresenteerd in bijlage D en blijken sterk overeen te komen met de hier gepresenteerde resultaten. 19

4. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 4.1 CONCLUSIES ONDERZOEK M.b.v. de gegevens uit de Current Research Informatie Systemen van de Universiteit Leiden en het LUMC werden auteurs van (selecties van) tijdschriftartikelen gepubliceerd in 2013 benaderd met enkele vragen over eventuele publicatiekosten voor Open Access of andere publicatiekosten. Na een vooronderzoek waarin een aantal auteurs werden geïnterviewd, werden er in het totaal 1572 auteurs (verdeeld over 4 deelbestanden) benaderd middels online enquêtes. Er werden uiteindelijk 645 vragenlijsten ingevuld: een gemiddelde respons van 41%. Doelstelling van het onderzoek was om de kosten voor OA fees en andere publicatiekosten voor auteurs alsmede de financiering ervan in kaart te brengen. PERCENTAGE OPEN ACCESS PUBLICATIES Voor wat betreft de UL hebben auteurs 2590 tijdschriftartikelen in 2013 gepubliceerd, waarvan (ruim) 12% Open Access: 10% in OA tijdschriften zonder kosten en 3% met een OA fee 11. Voor wat betreft het LUMC hebben auteurs 2318 tijdschriftartikelen in 2013 gepubliceerd, waarvan 17% in Open Access tijdschriften: 5% in OA tijdschriften zonder kosten en 12% met een OA fee. Deze percentages laten zien dat publiceren in OA tijdschriften binnen de Leidse universitaire instellingen een vaste voet heeft verworven. Een belangrijk verschil tussen het LUMC enerzijds en de UL anderzijds is het publiceren in Open Access tijdschriften met een OA fee t.o.v. gratis Open Access tijdschriften: 12% van de LUMC artikelen zijn gepubliceerd in OA tijdschriften met een OA fee versus 3% van de UL artikelen. De reden hiervan ligt waarschijnlijk in het feit dat in de alfa- en gammadisciplines meer gratis OA tijdschriften worden uitgegeven. ARTIKELEN MET ANDERE PUBLICATIEKOSTEN Auteurs van het LUMC hebben bij 9% van de door hen gepubliceerde artikelen andere publicatiekosten (page charges, drukkosten kleurenfiguur etc.) moeten voldoen. Voor auteurs van de UL ligt dit percentage lager: 5%. Niet alleen het percentage artikelen met andere publicatiekosten ligt hoger bij het LUMC, ook het gemiddelde bedrag daarvoor: dit is berekend op 908 voor het LUMC en op 537 voor de UL. Dit aanmerkelijke verschil ligt mogelijk in het feit dat in veel onderzoeksgebieden van de medische wetenschap kleurenfoto s (waarvoor tijdschriften soms hoge drukkosten in rekening brengen) een belangrijk middel zijn bij het publiceren van onderzoeksresultaten. FINANCIERING 22% van de door auteurs van het LUMC gepubliceerde artikelen en 9% van de door auteurs van de UL gepubliceerde artikelen in 2013 brachten de publicatiekosten met zich mee. Hoe werd dit betaald? Een belangrijk deel van deze publicatiekosten werd door onderzoeksfinanciers betaald. NWO heeft bijvoorbeeld een speciaal stimuleringsfonds voor Open Access publiceren, dat als een van de financieringsbronnen voor deze kosten fungeert. Niettemin moet een belangrijk deel uit 11 De hier genoemde 3% en 9% tellen niet op tot 13% maar tot 12% i.v.m. afrondingen. 20

interne budgetten worden gefinancierd: bij de UL werd 36% van de Open Access fees intern gefinancierd en en 49% van de andere publicatiekosten. Bij het LUMC zijn deze percentages respectievelijk 35% en 58%. Het totaalbedrag dat door auteurs van UL en LUMC aan publicatiekosten in 2013 werd gemaakt is geschat op respectievelijk 191.000 (UL) en 552.000 (LUMC), waarvan respectievelijk ca. 87.000 en 242.000 uit interne budgetten is gefinancierd. OPEN ACCESS FEE De gemiddelde Open Access fee berekend uit de opgaven van de respondenten bedroeg voor de artikelen gepubliceerd door UL auteurs is 1160. Voor het LUMC auteurs is de gemiddelde berekende OA fee 1287.. Slechts een beperkt aantal respondenten heeft echter de moeite genomen om de hoogte van de publicatiefee op te geven. Zijn deze daarop gebaseerde getallen dan wel betrouwbaar? Björk en Solomon (2014) 12 rapporteren een gemiddelde Open Access fee van $ 1418 in 2013 op basis van 187 OA tijdschriften. Bij de huidige dollarkoers is dit omgerekend 1050, waar dan nog btw bijkomt. Afhankelijk van het btw-percentage van het land van de uitgever komt het te betalen bedrag dan uit op circa 1250. M.a.w. dit komt vrij precies overeen met de uit de enquête berekende getallen. Dezelfde studie rapporteert overigens een zeer snelle toename van het aantal hybride tijdschriften (abonnementstijdschriften met een Open Access optie). Deze tijdschriften gebruikten tot voor kort meestal een standaard Open Access fee van $ 3000 (dus duurder dan de Open Access tijdschriften), maar passen recentelijk meer prijsdifferentiatie toe. Zo worden over de OA fees van Elsevier abonnementstijdschriften vermeld dat deze per discipline variëren van gemiddeld $ 1452 voor Geesteswetenschappen tot $ 2675 voor Scheikunde. Overigens meldt dit rapport dat het percentage artikelen dat via deze optie OA beschikbaar wordt gesteld erg laag blijft (men meldt een percentage van 0,5%). In dit onderzoek zijn overigens uit de enqueteresultaten géén Open Access artikelen in abonnementstijdschriften geidentificeerd, hetgeen overeenkomt met de gesignaleerde hoge drempel hiervoor in de enquete en de argumentaties die gegeven zijn in de interviews. HOUDING TOV OA TIJDSCHRIFTEN EN OA PUBLICEREN IN ABONNEMENTS TIJDSCHRIFTEN De houding van de aan het onderzoek deelnemende auteurs ten opzichte van het publiceren in OA tijdschriften en ten opzichte van de OA optie in abonnementstijdschriften werd getoetst door middel van enkele vragen hierover. De in het verband van dit onderzoek meest belangrijke uitkomst is dat veel auteurs de kosten van de Open Access fee als een hoge drempel ervaren: 26%. Dit geldt óók voor auteurs die al in OA tijdschriften gepubliceerd hebben. Voor de OA optie bij het publiceren in abonnementstijdschriften geldt dit in sterkere mate: 42% vindt de kosten van een dergelijke Open Access fee een hoge drempel. Uit de interviews bleek dit ook: een aantal respondenten geeft aan het onnodig te vinden om dergelijke kosten te maken omdat de meeste collega s naar hun idee toegang hadden tot het betreffende tijdschrift. 12 B. Björk, D. Solomon; Developing an effective market for Open Access Article Processing Charges; March 2014 21

De belangrijkste argumenten vóór publiceren in OA tijdschriften waren het grotere bereik, de wetenschappelijke impact en wanneer de scope van het tijdschrift past bij het artikel. Een opvallend laag percentage werd gemeten bij de stelling geen relevante Open Access tijdschriften in mijn onderzoeksgebied : 14%. Dit lijkt het gevolg van de snelle groei van het aantal Open Access tijdschriften in de laatste jaren. Onder de geïnterviewde auteurs van OA artikelen bevonden zich enkele respondenten die benadrukte dat publiceren in een OA tijdschrift in sommige gevallen aantrekkelijk was vanwege de andere insteek van het peer review. In de enquête geeft ruim 8% van de respondenten aan dat dit een reden voor het publiceren in een OA tijdschrift kan zijn. Deze andere insteek van het peer review wordt bij uitstek geïllustreerd door het tijdschrift PLOS ONE. Dit in 2006 gestarte tijdschrift heeft deze andere insteek van het peer review ( soundness not significance ), en is daarnaast uitsluitend digitaal, garandeert een snelle peer review procedure én beperkt zich niet tot een discipline. De OA fee bedraagt $ 1350. Dit tijdschrift heeft zich ontwikkeld tot het eerste zogenaamde megatijdschrift en heeft in 2013 30.000 artikelen gepubliceerd (Björk en Solomon, 2014). 22

4.2 AANBEVELINGEN Open Access beleid in de UK In de UK heeft men recentelijk besloten tot een strikt Open Access beleid. Voor het Research Excellence Framework (REF) een vijfjaarlijkse excercitie die mede de onderzoeksfinanciering bepaalt is bepaald dat tijdschriftartikelen, die geaccepteerd zijn voor publicatie naar 1 april 2016, Open Access beschikbaar moeten zijn in een institutioneel of disciplinair repository of anders niet meetellen in de REF van 2019. Dit geldt in elk geval voor de metadata van de tijdschriftartikelen (zodat de publicatie gevonden kan worden), terwijl voor de full text embargoperiode s worden geaccepteerd van een of twee jaar (afhankelijk van de discipline). Het beleid voorziet overigens in specifieke uitzonderingen op deze regel. Policy for Open Access in the post-2014 Research Excellence Framework; HEFCE; March 2014 Wat is de betekenis van deze resultaten in het licht van het in ontwikkeling zijnde beleid van het ministerie van OC&W inzake Open Access publiceren? In het tekstkader staat een korte weergave van het Open Access beleid in de UK. Wat zou een dergelijk beleid - indien ingezet door OC&W kunnen betekenen voor de Universiteit Leiden en het LUMC? In tabel 6 is een theoretische berekening weergegeven met het doel de financiële consequenties aan te geven in het geval dat de huidige - door de Leidse auteurs voor hun artikelen gebruikte - abonnementstijdschriften een businessmodel met een Open Access fee zouden hanteren. Deze theoretische berekening gaat uit van de volgende uitgangspunten: abonnementstijdschriften worden Open Access tijdschriften gebaseerd op een businessmodel met een gemiddelde OA fee van 1250 alle andere actoren (zoals onderzoeksfinanciers, auteurs buiten en binnen de UL/LUMC) blijft zich hetzelfde gedragen. Universiteit Leiden aantal artikelen in abonnementstijdschriften zonder kosten 1903 aantal artikelen in abonnementstijdschriften met page charges e.d. 202 totaal aantal artikelen in abonnementstijdschriften 2105 theoretische kosten bij een gemiddelde Open Access fee van 1250 euro 2.631.250 uit interne budgetten (36%) 947.250 LUMC aantal artikelen in abonnementstijdschriften zonder kosten 1060 aantal artikelen in abonnementstijdschriften met page charges e.d. 195 totaal aantal artikelen in abonnementstijdschriften 1255 theoretische kosten bij een gemiddelde Open Access fee van 1250 euro 1.568.750 uit interne budgetten (35%) 549.063 TABEL 6 OVERZICHT THEORETISCHE BEREKENING VAN DE EXTRA KOSTEN WANNEER ABONNEMENTSTIJDSCHRIFTEN EEN OA FEE VAN 1250 EURO ZOUDEN BEREKENEN Deze theoretische exercitie is overigens in geen enkel opzicht een scenario voor een eventuele transitie naar Open Access, maar heeft uitsluitend tot doel te laten zien dat een verplicht OA beleid tot een aanzienlijke verandering van financiële stromen zal kunnen leiden. Wanneer een 23

dergelijk beleid zal worden ingezet, zullen een aantal maatregelen binnen de UL/LUMC nodig zijn om e.e.a. in goede banen te leiden. Enkele suggesties hiervoor zijn: Aanpassingen in de financiële administratie zodat monitoring van publicatiekosten mogelijk is. Het lijkt daarbij van belang dat er een mechanisme wordt ingericht om deze kosten te kunnen herleiden naar de diverse uitgevers. Dit zal de UB Leiden in staat stellen om deze kosten bij licentieonderhandelingen met uitgevers in mindering te kunnen brengen op de abonnementsgelden. Aanpassingen van de Current Research Informatie systemen van de UB Leiden en het LUMC door onder anderen gegevens van de uitgevers op te nemen en per tijdschrift te vermelden of dit een OA, hybride of abonnementstijdschrift is. De CRIS systemen kunnen zo een belangrijke rol spelen in de monitoring van de transitie naar Open Access en tevens informatie leveren voor de licentieonderhandelingen met de uitgevers. Een beleid instellen om de OA fees zoals door uitgevers worden gehanteerd te monitoren en auteurs hierover te adviseren. Men zou bijvoorbeeld een zwarte lijst van tijdschriften/uitgevers kunnen aanleggen, die exorbitant hoge OA fees rekenen. Een beleid instellen om OA fees uitsluitend te financieren wanneer het pure Open Access tijdschriften betreft (en dus niet voor hybride tijdschriften; naar het voorbeeld van de Deutsche Forschungsgemeinschaft). 24