HANDLEIDING WEBTOEPASSING

/ handleiding HANDLEIDING WEBTOEPASSING VOOR VRIJSTELLING VAN ARBEIDSPRESTATIES EN EINDELOOPBAAN BASISTEGEMOETKOMING ZORG WOONZORGCENTRUM EN CENTRUM VOOR KORTVERBIJF BASISTEGEMOETKOMING ZORG DAGVERZORGINGSCENTRUM MET BIJKOMENDE ERKENNING DERDE LUIK AANVULLENDE FINANCIERING BOVEN NORM ZORGPERSONEEL AANVULLENDE FINANCIERING ONDERSTEUNEND PERSONEEL / versie 1-3.06.2019 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 1/39

Inhoudstafel 1 Inleiding 3 2 Helpdesk webtoepassing RaaS 3 3 Toegang tot de webtoepassing 3 4 Inloggen in de webtoepassing 4 5 Webtoepassing 5 vooraf 5 Gegevens van vóór 1 januari 2019 zijn overgenomen 5 Meer zien op de schermen van de toepassing 5 Vertaalslag 5 Startscherm 6 ondersteuning voor het vermijden van het ingeven van foutieve gegevens 6 algemene gegevens 7 Het tabblad Gegevens van de voorziening 8 Het tabblad Bankgegevens 10 Het tabblad Contactgegevens 11 Het tabblad Betalingsgeschiedenis 11 Het tabblad Forfaitgeschiedenis 12 Het tabblad Certificaten 13 Het tabblad Conventies 16 Het tabblad Bed types 18 Het tabblad Voorzieningstypes 18 personeel 19 Het tabblad Personeel 20 Het tabblad Coördinerend en raadgevend arts 25 Het tabblad Referentiepersoon dementie 25 Het tabblad Functiecomplement 26 aangifte 26 Aangiftes 27 Prestaties 27 Gefactureerde dagen 30 Bevestiging van kwartalen 32 rapporten 33 bevestiging van kwartalen 34 Controle en sanctiebepalingen 37 6 Informatieveiligheid 38 Europese verordening: bescherming van de persoonlijke levenssfeer Gegevens 38 Toegangen in de applicatie 38 Beveiliging van gegevens 39 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 2/39

1 Inleiding Binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin willen we werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen. De RaaS-webtoepassing van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (VAZG), past binnen die doelstellingen. Concreet betekent dat: - dat u als voorziening via de webtoepassing de nodige gegevens aanlevert opdat VAZG de tegemoetkoming kan vaststellen o in het kader van de maatregel vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan o die u als woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf in een woonzorgcentrum, voor uw bewoners mag factureren aan de zorgkassen (= de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf) o die u als dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning voor uw gebruikers mag factureren aan de zorgkassen (= de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning) o in het kader van de maatregel derde luik o in het kader van de aanvullende financiering boven norm zorgpersoneel o in het kader van de aanvullende financiering ondersteunend personeel ; - dat u de gegevens op elk moment elektronisch kunt nakijken; - dat u in de webtoepassing de bedragen (en hoe die tot stand zijn gekomen) kunt raadplegen. 2 Helpdesk webtoepassing RaaS De helpdesk is opgedeeld in een helpdesk voor functionele (inhoudelijke) vragen en een voor technische vragen. De functionele vragen worden opgelost door functionele experten. Per functioneel domein is er een e- mailadres voorzien. Voor ouderenvoorzieningen is dat e-mailadres: RaaS@zorg-en-gezondheid.be Met vragen over het gebruikers- en toegangsbeheer kan je contact opnemen met het federale contactcenter van ehealth. 3 Toegang tot de webtoepassing Op deze pagina op de website van Zorg en Gezondheid vindt u alle informatie over hoe u toegang krijgt tot de toepassing en hoe u de nodige gebruiksrechten instelt. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 3/39

4 Inloggen in de webtoepassing De webtoepassing is bereikbaar via een webbrowser (zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox of Google Chrome) op het volgende URL-adres: https://www.zorg-en-gezondheid.be/raas. U hoeft hiervoor geen specifieke software te installeren op uw computer. Het volstaat dat u die URL ingeeft in de webbrowser waarmee u ook websites bekijkt. Het is wel aan te raden een recente versie van uw browser te installeren. Wanneer u de URL van de webtoepassing ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in de webtoepassing gebeurt met een elektronische identiteitskaart (e-id): stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer (die is soms ook ingebouwd in het toetsenbord), en voer vervolgens uw PIN-code in. (Update 3/6/2019). U kunt ook inloggen via itsme. Let op dat u bij het inloggen in de keuzelijst Binnen de organisatie kiest voor de subafdeling Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin. Het hele proces van toegangsbeheer is uitvoerig beschreven op de website van Zorg en Gezondheid: https://www.zorg-en-gezondheid.be/via-ehealth-toegang-krijgen-als-zorgvoorziening-totgezondheidstoepassingen 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 4/39

5 Webtoepassing VOORAF Gegevens van vóór 1 januari 2019 zijn overgenomen VAZG heeft de toepassing op 1 januari 2019 volledig overgenomen van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering. De gegevens die vóór 1 januari 2019 in de toepassing aanwezig waren, zijn hierbij overgenomen. Meer zien op de schermen van de toepassing Pas het percentage van weergave op het scherm aan als u bepaalde woorden in de toepassing niet volledig goed weergegeven ziet op het scherm (aanbevolen resolutie van het scherm is 1280 x 1024 pixels, of hoger). Vertaalslag De webtoepassing is in essentie nog altijd dezelfde toepassing die voor 1 januari 2019 op het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering draaide. Hierdoor zijn een aantal woorden, meestal uit technische overwegingen, niet omgezet naar terminologie die in Vlaanderen wordt gebruikt. De belangrijkste verschillen zijn: Terminologie in webtoepassing Terminologie in Vlaanderen Eindeloopbaan ROB-KVB CDV Centrum voor dagverzorging Forfaitgeschiedenis Bedrag forfait Vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan Centrum voor kortverblijf Dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning Dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning Geschiedenis van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf en van de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning Bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentraen centra voor kortverblijf Aantal bedden/bed types Aantal erkende woongelegenheden/entiteiten aantal erkende gebruikers Types woongelegenheden en gebruikers 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 5/39

STARTSCHERM Na het inloggen komt u op de startpagina terecht: ONDERSTEUNING VOOR HET VERMIJDEN VAN HET INGEVEN VAN FOUTIEVE GEGEVENS In de toepassing zijn verschillende controles ingebouwd, die u helpen om de gegevens zo correct mogelijk in te geven. Enkele voorbeelden: 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 6/39

ALGEMENE GEGEVENS Klik in de linkerkolom op Algemene gegevens. U krijgt nu volgend scherm: 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 7/39

Het tabblad Gegevens van de voorziening De officiële naam van uw voorziening, de erkenningsdatum, in voorkomend geval de sluitingsdatum, de sector, de Gemeenschap/Gewest, de bevoegdheidscode, de taalrol, de plaats en het actuele aantal erkende woongelegenheden/gebruikerseenheden dagverzorging ( Huidig aantal bedden per categorie ) hebben wij ingevuld en kunt u zelf niet aanpassen. Als u van oordeel bent dat één van die gegevens niet correct is, neemt u contact op met ons. Gebruik hiervoor het e-mailadres voor functionele vragen (RaaS@zorg-en-gezondheid.be). U moet op dit tabblad RSZ(PPO), de Gem(iddelde) wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties en de startdatum van die gemiddelde wekelijkse arbeidsduur invullen. U kunt op het tabblad ook een eerste en tweede email invullen. Opgelet: de startdatum van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur kan nooit in de toekomst vallen. Hoe vult u die gegevens in of past u ze aan? Klik hiervoor onderaan rechts in het scherm eerst op het woord Aanpassen. Vul bij RSZ(PPO) het nummer van de sociale zekerheid van uw voorziening in. Vul bij Gem. wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties een cijfer in dat overeenstemt met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties in uw voorziening. Dat cijfer kan niet hoger zijn dan 38. Vul op dezelfde lijn bij Startdatum de datum in waarop de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties voor uw voorziening toepassing vond. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 8/39

Bevestig de ingevoerde gegevens door onderaan rechts op het woord Bewaren te klikken. Hoeveel emailadressen moet de voorziening in de toepassing inbrengen? Bij de registratie van een nieuwe voorziening brengt Zorg en Gezondheid het emailadres in dat de voorziening heeft gecommuniceerd in het proces van erkenning. Dat emailadres ziet de voorziening op het tabblad Contactgegevens bij Contactpersoon. Een voorziening kan dat emailadres wel wijzigen, maar nooit zonder emailadres laten. Daarnaast kan de voorziening nog drie andere emailadressen in de toepassing inbrengen: twee op het tabblad Gegevens van de voorziening en één op het tabblad Contactgegevens bij Directeur. Wij bevelen aan dat elke voorziening ten minste twee emailadressen in de toepassing heeft, die op een verschillende server worden verwerkt. Bijvoorbeeld één emailadres in de voorziening zelf die werkt op server X en één emailadres bij een medewerker van de voorziening die werkt op server Y. Dit om zoveel als mogelijk veilig te stellen dat een communicatie, die nu nog enkel digitaal gebeurt en geen verzending van papieren documenten meer met zich mee brengt, ook effectief door de voorziening wordt opgepikt. Vanuit dezelfde bezorgdheid bevelen wij ook aan dat de voorziening vier emailadressen in de toepassing inbrengt, als de voorziening zelf geen generiek emailadres gebruikt waarop verschillende medewerkers van de voorziening toegang hebben. Zorg er voor dat u de emailadressen in de toepassing up-to-date houdt! Telkens Zorg en Gezondheid een communicatie uitstuurt naar een voorziening, kijkt Zorg en Gezondheid na of de communicatie ook effectief op alle emailadressen is aangeleverd. Emailadressen die een bericht genereren dat de communicatie niet kon worden aangeleverd, zorgen ervoor dat Zorg en Gezondheid moet nagaan tot welke voorziening die emailadressen behoren en dat wij vervolgens contact opnemen met de betrokken voorzieningen om de emailadressen correct te brengen. Deze arbeidsintensieve werkzaamheden worden best vermeden. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 9/39

Het tabblad Bankgegevens Op het tabblad Bankgegevens vindt u de gegevens terug die het Agentschap Zorg en Gezondheid gebruikt om u de financiële tegemoetkoming te betalen, als u er recht op hebt. U kunt wijzigingen aanbrengen door onderaan rechts op Aanpassen te klikken. Vergeet niet om onderaan rechts op Bewaren te klikken nadat u (gewijzigde) gegevens hebt ingevuld. Update 3/6/2019 - Opgelet: BE moet altijd in hoofdletters zijn, zo niet weigert het betalingssysteem van de Vlaamse overheid het bankrekeningnummer. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 10/39

Het tabblad Contactgegevens Vul op het tabblad Contactgegevens de gegevens in of wijzig ze door onderaan rechts op Aanpassen te klikken: Vergeet niet om onderaan rechts op Bewaren te klikken nadat u gegevens hebt ingevuld. Het tabblad Betalingsgeschiedenis Het tabblad Betalingsgeschiedenis geeft u een overzicht van de tegemoetkomingen vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan en derde luik. Het overzicht bevat, per lijn, volgende informatie: een identificatienummer (Id); de referentieperiode waarop de berekening betrekking heeft (Referentieperiode); 2017-2018 wil bijvoorbeeld zeggen dat het om een berekening gaat die betrekking heeft op de referentieperiode van 1 juli 2017 tot 30 juni 2018. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 11/39

type betaling: - de normale volgorde voor vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan is Eindafrekening ; Voorschot 3 ; Voorschot 4 ; Voorschot 1 ; Voorschot 2 - voor derde luik is er nog enkel (Update 3/6/2019) de Eindafrekening 2018-2019 het recht, zijnde een bedrag in euro (= Berekend); de uitvoeringsdatum, dit is de datum waarop Zorg en Gezondheid de berekening heeft uitgevoerd; het betaald bedrag in euro, dit is het bedrag in euro als recht, verminderd met wat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen; datum betaling: dit is de datum die Zorg en Gezondheid in de toepassing heeft ingebracht op de uitvoeringsdatum. Deze stemt niet altijd overeen met de reële datum van betaling. De reële datum van betaling staat vermeld op de brief die de voorzieningen ontvangen; het bedrag in euro dat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen (RC voor betaling; RC staat voor rekening-courant); IBAN: het rekeningnummer van de voorziening waarop het verschuldigde bedrag werd gestort; een beschrijving; een PDF-document. Dit document biedt u nog verdere informatie aan. In dat document verneemt u ook welke de betaalmomenten zijn voor de tegemoetkomingen. Het tabblad Forfaitgeschiedenis Het tabblad Forfaitgeschiedenis geeft u een overzicht van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf en de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning die uw voorziening kan/kon factureren aan de zorgkassen. (Update 3/6/2019) Het overzicht bevat, per lijn, volgende informatie: Startdatum: dit is de datum vanaf dewelke het bedrag dat in de kolom Bedrag forfait of het bedrag dat in de brief aan de rechterkant ingeval van basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning, mag worden gefactureerd aan de zorgkassen; Einddatum: dit is de datum tot dewelke het bedrag dat in de kolom Bedrag forfait of het bedrag dat in de brief aan de rechterkant ingeval van basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning, mag worden gefactureerd aan de zorgkassen. Let wel: als er zowel basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf is als basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning, krijgt de basistegemoetkoming voor zorg woonzorgcentra en centra voor kortverblijf een einddatum die gelijk is aan de startdatum, terwijl dit in de realiteit natuurlijk niet klopt; Communicatie datum: dit is de datum waarop Zorg en Gezondheid u het bedrag van de tegemoetkoming heeft gecommuniceerd; Bedrag forfait: dit is het bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf dat u aan de zorgkassen mag factureren; * Update 3/4/2019: Bedrag forfait cdv: dit is het bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning dat u aan de zorgkassen mag factureren; een PDF-document. Dit document biedt u nog verdere informatie aan. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 12/39

Update 3/6/2019. Opgelet: als de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf opnieuw wordt vastgesteld nadat de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning werd vastgesteld, wordt in de kolom Bedrag forfait cdv 0 vermeld. Dit betekent evenwel niet dat de basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning verloren is gegaan. Update 3/4/2019. Opgelet: het is in oogopslag niet altijd duidelijk of het om communicatie van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf gaat, dan wel om communicatie van basistegemoetkoming voor zorg in dagverzorgingscentra met bijkomende erkenning. Over welke communicatie het gaat ontdekt u bij het openen van het PDF-document aan de rechterkant. Het tabblad Certificaten Opgelet: wijzigingen ook altijd melden aan RaaS@zorg-en-gezondheid.be Update 3/6/2019: meld de wijziging onmiddellijk. De email die op RaaS@zorg-en-gezondheid.be binnen komt geldt als bewijs van aanmelding en is de referentiedatum voor eventuele herberekeningen van tegemoetkomingen. In het tabblad Certificaten moet u het volgende doen: klik op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf klik op het pijltje in kolom Beschrijving selecteer Attest sociaal akkoord, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom Toegestaan (in dat vakje krijg je dan een vinkje). Klik in de kolom Aanpassen op het groene vinkje. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 13/39

klik nog eens op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf klik nog eens op het pijltje in kolom Beschrijving selecteer Attest eindeloopbaan, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom Toegestaan (in dat vakje krijg je dan een vinkje). Klik in de kolom Aanpassen op het groene vinkje. Als voor uw voorziening ook Palliatieve, Attest nosocomiaal of Attest functie dementie van toepassing is, herhaalt u wat hierboven werd beschreven voor die certificaten. Door het aanvinken van die certificaten verklaart u als u Attest eindeloopbaan op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord met betrekking tot de vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan toepast; als u Attest sociaal akkoord op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening de sociale akkoorden toepast; 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 14/39

als u Palliatieve op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel C van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf; als u Attest nosocomiaal op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel B2 van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf; als u Attest functie dementie op Toegestaan inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel H van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf. Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel C van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering van de palliatieve functie)? De woonzorgcentra, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf, moeten de volgende voorwaarden vervullen: 1 het opstellen van een intentieverklaring waarin het beleid wordt beschreven dat de zorgvoorziening van plan is te volgen op het vlak van vroegtijdige zorgplanning, de palliatieve verzorging en levenseindezorg; 2 het aanwijzen binnen het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf van een verantwoordelijke. Deze persoon dient een specifieke opleiding te hebben gevolgd op vlak van vroegtijdige zorgplanning, de palliatieve verzorging en levenseindezorg en in bezit te zijn van een bachelordiploma; 3 voor de woonzorgcentra zonder bijkomende erkenning: het sluiten van een overeenkomst die minstens voorziet in een periodiek overleg, met een regionale vereniging die zich met vroegtijdige zorgplanning, de palliatieve verzorging en levenseindezorg bezighoudt, binnen de zes maanden na het verkrijgen van de erkenning als woonzorgcentrum. De verklaring wordt op grote schaal verspreid en aan elk personeelslid, als ook aan de bewoners van het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf. Op vraag van het agentschap wordt deze verklaring aan het agentschap bezorgd. De nieuwe woonzorgcentra stellen die verklaring op en verspreiden ze binnen de zes maanden na hun erkenning. De verklaring dient eveneens opgenomen te worden op de website van het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf. Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel B2 van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering voor producten en materiaal ter voorkoming van nosocomiale ziekten)? Het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf, moet het bewijs kunnen geven dat het interne richtlijnen hanteert en dat er regelmatig gebruik is van producten en materieel dat leidt tot een betere hygiëne, in het bijzonder van de handen, ter voorkoming van nosocomiale ziekten. Het correcte gebruik, overeenkomstig de richtlijnen, van deze producten en dit materieel, is een voorwaarde voor de toekenning van de basistegemoetkoming voor zorg in een woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 15/39

Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel H van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering van de bijkomende vorming van het personeel op het vlak van dementie)? De woonzorgcentra moeten de volgende voorwaarden vervullen: 1 het opstellen van een intentieverklaring: a) waarin het beleid wordt beschreven dat de woonzorgcentra van plan is te volgen op het vlak van personen met dementie; b) die op grote schaal wordt verspreid en aan elk personeelslid, alsook aan de opgenomen bewoners wordt bezorgd; c) die ter beschikking wordt gehouden in de voorziening; 2 het aanstellen van een verantwoordelijke voor de tenlasteneming binnen het woonzorgcentrum van de problematiek inzake dementie en van de opleiding van het personeel. De verklaring wordt op grote schaal verspreid en aan elk personeelslid, als ook aan de bewoners van het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf bezorgd. Op vraag van het agentschap wordt deze verklaring aan het agentschap bezorgd. De nieuwe woonzorgcentra stellen die verklaring op en verspreiden ze binnen de zes maanden na hun erkenning. De verklaring dient eveneens opgenomen te worden op de website van het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf. Het tabblad Conventies In het tabblad Conventies kunt u volgende conventies als Toegestaan registreren: Conventie Alternatieve Zorgen Conventie Huntington Conventie MS/ALS In het tabblad Conventies moet u het volgende doen: klik op het groene kruisje links van het woord Toevoegen of op het woord Toevoegen zelf klik op het pijltje in kolom Beschrijving selecteer de conventie die u wilt toevoegen, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom Toegestaan (in dat vakje krijg je dan een vinkje). Klik in de kolom Aanpassen op het groene vinkje. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 16/39

Hoe zit dat met de Alternatieve Zorgen? Een ouderenvoorziening die een projectovereenkomst heeft afgesloten met het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, moet die projectovereenkomst in de toepassing melden in het tabblad Conventies. Gedurende de looptijd van de overeenkomst moet u als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed met toepassing van de projectovereenkomst, invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. (Update 3/6/2019) Hoe zit dat met de comapatiënten, de ziekte van Huntington, de ziekte 'multiple sclerose' (MS) en de ziekte amyotrofe laterale sclerose (ALS)? Is uw bewoner comapatiënt of lijdt uw bewoner aan de ziekte van Huntington, multiple sclerose (MS) of amyotrofe laterale sclerose (ALS) en valt die bewoner onder de toepassing van een conventie? Dan is er een globale financiële tegemoetkoming ten laste van de federale overheid. U moet in die gevallen als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed aan de comapatiënt, de bewoner die lijdt aan de ziekte van Huntington, MS of ALS invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 17/39

(Update 3/6/2019) Update 3/6/2019 - Opgelet: comapatiënten, bewoners met ziekte van Huntington, MS of ALS worden enkel bij de gefactureerde dagen weergegeven onder de profielen die beginnen met FED. Het tabblad Bed types In dat tabblad kunt u de historiek van de bed types die werden geregistreerd, raadplegen. (Update 3/6/2019) Het tabblad Voorzieningstypes In dat tabblad kunt u het type van voorziening dat werd geregistreerd, raadplegen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 18/39

PERSONEEL Klik in de linkerkolom op Personeel. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 19/39

U krijgt nu volgend scherm: Het tabblad Personeel In het tabblad Personeel kunt u werknemers toevoegen. Klik hiervoor op het woord Toevoegen : U krijgt nu onder de woorden Voornaam, Achternaam en Rijksregisternummer nieuwe velden, waarin u de gegevens van een nieuwe werknemer kunt inbrengen. U bevestigt de ingebrachte gegevens door op het groene vinkje te klikken in de kolom Aanpassen. U kunt ook de gegevens van een werknemer die al werd geregistreerd, aanpassen. Klik hiervoor op het icoontje in de kolom Aanpassen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 20/39

Als u een nieuwe werknemer heeft ingebracht, klikt u het icoontje in de kolom Details aan. U krijgt dan volgend scherm: Wij overlopen nu de 3 delen Contracten, Extra functies en Eindeloopbaan. A. Contracten Klik onder het woord Contracten op het woord Toevoegen : Vul volgende gegevens in: Startdatum indien van toepassing: Einddatum Datum anciënniteit Type Kwalificatie Uren Uren verv. eindeloopbaan Bij Uren verv. eindeloopbaan vult u het aantal uren van het contract in dat de werknemer vervanger is met toepassing van de maatregel vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. Als de werknemer geen vervanger is vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan mag u niet vergeten om 0 bij Uren verv. Eindeloopbaan in te vullen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 21/39

Opgelet: tijdens het invullen van deze informatie kan het voorvallen dat u de boodschap Gelieve geldige data in te vullen krijgt, doorgaans komt dit omdat er een waarde in elke cel verwacht wordt, vul hier dus in voorkomend geval een 0 in bij Uren verv. Eindeloopbaan en Uren CDV bij start. Opgelet: Het is van belang dat niet enkel de kwalificatie telt maar ook de effectief uitgevoerde taak. Een verpleegkundige (of iemand anders van het zorgpersoneel) die bijvoorbeeld is aangeworven als kwaliteitscoördinator en dus geen zorgtaken uitvoert moet ingegeven worden als Andere A1 of Andere A2 of dient het contract te worden gesplitst in overeenstemming met de werkelijkheid bijvoorbeeld 0.5 zorgpersoneel en 0.5 Andere. Dit heeft bijvoorbeeld voor de verpleegkundige ook invloed op beroepsbekwaamheid of titel, deze wordt enkel uitbetaald voor de verpleegkundige zorgen en niet voor administratie. Opgelet: Voor de jobcreatie dienen de gegevens steeds strikt in chronologische volgorde ingegeven te worden : - eerst het contract van de titularis stopzetten, indien het gaat om een stopzetting wegens ziekte, zwangerschap, arbeidsongeval ed. dient er een nieuw contract loontrekkend te worden gestart, direct hier op aansluitend - dan pas kan men de vervanger aanduiden in de jobcreatie - als de titularis terugkomt dus eerst opnieuw de vervanger stopzetten en een nieuw contract jobcreatie starten bij de oorspronkelijke titularis. Nieuw! Vanaf het 1 ste kwartaal 2019 kan iemand die vervanger is, einde vervangingscontract heeft en binnen de 3 maanden opnieuw als vervanger in dienst wordt genomen, met verhoging van het aantal uren in het vervangingscontract, probleemloos in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd. Is er verplichting om de uren vrijstelling van arbeidsprestaties om te zetten in vervangende tewerkstelling? Uw voorziening dient de collectieve overeenkomst of het raamakkoord toe te passen. In de RaaS-webtoepassing is er evenwel geen controle of alle uren vrijstelling van arbeidsprestaties ook effectief door een vervangende tewerkstelling worden ingedekt. Moet iemand die gekozen heeft voor vrijstelling van arbeidsprestaties in dezelfde kwalificatie vervangen worden? Neen, de voorziening is volledig vrij in de keuze van kwalificatie van de vervanger(s). Verantwoord maatschappelijk ondernemen impliceert evenwel dat de voorziening verantwoorde keuzes maken, rekening houdend met de opdrachten waarvoor de voorziening staat. In geval van een eerste erkenning dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning, is er nog een bijkomend gegeven dat ingevuld dient te worden, namelijk het gegeven Uren CDV bij start dat tussen de kolom Uren verv. Eindeloopbaan en Deeltijds staat. (Update 3/6/2019) Vergeet niet om in de andere gevallen bij Uren CDV bij start 0 in te vullen, anders krijgt u een foutmelding! 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 22/39

Welke gegevens moet ik in de toepassing inbrengen met het oog op de eerste controle van de personeelsnormen voor een dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning? De laatste dag van de maand die volgt op de maand van erkenning als dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning, gaat Zorg en Gezondheid na of uw centrum voldoet aan de personeelsnormen dagverzorgingscentrum. U dient er bijgevolg voor te zorgen dat u uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op de maand van erkenning als dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning, volgende gegevens in de toepassing heeft: 1) de voornaam, de achternaam en het rijksregisternummer van de werknemers die prestaties verrichten voor de gebruikers van het dagverzorgingscentrum. Klik bij elk van die werknemers op Details, voeg Contracten toe en vul de kolom Uren CDV bij start in. Die kolom wordt enkel in deze situatie gebruikt. Uren CDV bij start wil zeggen: het aantal uren van het contract dat aan dagverzorging wordt toegewezen. Een werknemer met een contract van 19 uur, kan bijvoorbeeld 2 uur van dat contract ingezet worden voor dagverzorging. 2) het aantal gebruikers op de laatste dag van de maand die volgt op de maand van erkenning. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 23/39

B. Extra functies Hier registreert u: 1) de coördinerend en raadgevend arts 2) de referentiepersoon dementie 3) het functiecomplement Voor reeds bestaande rust- en verzorgingstehuizen heeft het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering ooit een dummy rijksregisternummer 11111111111 voor de coördinerend arts in de toepassing ingebracht. Wij bevelen aan om alsnog de coördinerend arts met Voornaam, Achternaam en reëel Rijksregisternummer in de toepassing in te brengen. Gelieve een einddatum in te brengen bij de huidige (ficitieve) coördinerend arts met RRN 11111111111. Vervolgens kunt u een reëel persoon aanduiden als CRA. Deze mag geen contract en eindeloopbaan hebben, enkel de extra functie. Update 3/6/2019 - Opgelet: wijzigingen CRA en functiecomplement hoofdverpleegkundige RVT ook altijd melden aan RaaS@zorg-en-gezondheid.be. Meld de wijziging onmiddellijk. De email die op RaaS@zorg-en-gezondheid.be binnen komt geldt als bewijs van aanmelding en is de referentiedatum voor eventuele herberekeningen van tegemoetkomingen. C. Eindeloopbaan Als het om een werknemer gaat op wie de maatregel vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan van toepassing is, klikt u bovendien onder Eindeloopbaan ook op Toevoegen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 24/39

Vul volgende gegevens in: Datum keuze Begin recht Einde recht Leeftijdscategorie Uren premie Uren vrijstelling als het gaat om iemand op wie de maatregel van toepassing is, ingevolge onregelmatige prestaties: vink Onregelmatige prestaties aan U kunt ook een overzicht opvragen van de werknemers tewerkgesteld in een bepaald trimester, door in het vak achter het woord Trimester het gewenste trimester te selecteren. Het tabblad Coördinerend en raadgevend arts Als u dat tabblad selecteert, krijgt u op het scherm de informatie omtrent de coördinerend en raadgevend arts die u bij Personeel details, Extra functies heeft ingevoerd. Het tabblad Referentiepersoon dementie Als u dat tabblad selecteert, krijgt u op het scherm de informatie omtrent de referentiepersonen dementie die u bij Personeel details, Extra functies heeft ingevoerd. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 25/39

Het tabblad Functiecomplement Als u dat tabblad selecteert, krijgt u op het scherm de informatie omtrent het functiecomplement dat u bij Personeel details, Extra functies heeft ingevoerd. AANGIFTE Klik in de linkerkolom op Aangiftes. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 26/39

U krijgt nu volgend scherm: Aangiftes U kunt hier de gegevens van de werknemers die u heeft aangegeven of u van plan bent om aan te geven voor een bepaald trimester raadplegen. Aan de rechterkant ziet u dat Aangiftes drie onderverdelingen heeft: Prestaties Gefactureerde dagen Bevestiging van kwartalen Prestaties Kies het trimester waarvoor u de prestaties wenst in te geven. U krijgt dan een scherm dat er als volgt uitziet: (Update 3/6/2019) Klik voor elke werknemer helemaal rechts op het icoontje in de kolom Aanpassen. U kunt nu naar gelang van het geval Gepresteerde dagen, Niet-betaalde dagen of Betaalde uren inbrengen. (Update 3/6/2019) Merk op dat onder Gepresteerde dagen of Betaalde uren wordt verstaan: alle dagen of uren waarvoor de voorziening geld aan de werknemer verschuldigd is. In de openbare sector valt een statutair personeelslid met ziekte pas onder Niet-betaalde dagen vanaf het ogenblik dat dat personeelslid in disponibiliteit wegens ziekte is. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 27/39

Voor een kinesitherapeut moet u onder 'Gepresteerde dagen' of 'Betaalde uren' het geheel van de gepresteerde dagen of betaalde uren inbrengen, met inbegrip van de dagen of uren die onder nomenclatuur vallen. In de kolom 'Nomenclatuur' vult u dan het aandeel aan gepresteerde dagen of uren die onder nomenclatuurprestaties vallen in. (Update 03/06/2019) Bij de contracten loontrekkend en/of statutair directeur, vervanger verpleegkundige in opleiding dient u steeds de kolom betaalde uren in te vullen ook als deze voltijds werkt. Het is niet mogelijk om de kolom gepresteerde dagen of niet betaalde dagen in te vullen. (Update 3/6/2019) Het is ook bij prestaties dat u het aandeel aan gepresteerde dagen of uren van het zorgpersoneel met toepassing van de conventies (alternatieve zorg, Huntington, MS/ALS) en voor de comapatiënten inbrengt. Update 3/6/2019 Links van de eerste verticale streep vult u het totaal van de prestaties in. Bij een voltijds contract is dat uitgedrukt in dagen, bij een deeltijds contract in uren. Rechts van die eerste verticale streep vult u dan Waarvan uren in. Hier is het altijd in uren uitgedrukt, ook als links van de eerste verticale streep de prestaties in dagen werden ingevuld. Opgelet: Huntington MS/ALS: uren in te vullen = globaal aantal uren besteed, dus aantal uren in Katz-inschaling + extra aantal uren, terwijl het vroeger enkel extra aantal uren waren Update 3/6/2019 - Opgelet: nieuw kolom Coma: uren in te vullen = globaal aantal uren besteed, dus aantal uren in Katz-inschaling Opgelet: Alternatieve zorg = uren in overeenstemming met projectovereenkomst Vergeet niet om de gegevens op te slaan door rechts op het groene vinkje te klikken. Hoe zit dat met de Alternatieve Zorgen? Een ouderenvoorziening die een projectovereenkomst heeft afgesloten met het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, moet die projectovereenkomst in de toepassing melden in het tabblad Conventies. Gedurende de looptijd van de overeenkomst moet u als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed met toepassing van de projectovereenkomst, invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. (Update 3/6/2019) 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 28/39

Hoe zit dat met de comapatiënten, de ziekte van Huntington, de ziekte 'multiple sclerose' (MS) en de ziekte amyotrofe laterale sclerose (ALS)? Is uw bewoner comapatiënt of lijdt uw bewoner aan de ziekte van Huntington, multiple sclerose (MS) of amyotrofe laterale sclerose (ALS) en valt die bewoner onder de toepassing van een conventie? Dan is er een globale financiële tegemoetkoming ten laste van de federale overheid. U moet in die gevallen als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed aan de comapatiënt, de bewoner die lijdt aan de ziekte van Huntington, MS of ALS invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. (Update 3/6/2019) Update 3/4/2019 - Opgelet: comapatiënten, bewoners met ziekte van Huntington, MS of ALS worden enkel bij de gefactureerde dagen weergegeven onder de profielen die beginnen met FED. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 29/39

Gefactureerde dagen Opgelet: Opnamedagen ziekenhuis: 1. houdt verband met infrastructuursubsidies. Dit betekent: verplicht in te vullen voor voorzieningen met infrastructuursubsidies; facultatief voor de andere voorzieningen 2. brede interpretatie: alle dagen effectief verblijf in ziekenhuis Kies het trimester waarvoor u de gefactureerde dagen wenst in te geven. U krijgt dan een scherm dat er als volgt uitziet: Update 3/6/2019. Dagen niet rechthebbenden = dagen voor bewoners die niet VSB verzekerd kunnen zijn. Breng de gevraagde inlichtingen in en klik vervolgens op Bewaren. Update 3/6/2019: - Opgelet: MS ALS Huntington - coma: die patiënten aangeven bij FEDzorgprofielen! Voor een nieuw dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning is er iets bijzonder. Op de laatste dag van de maand die volgt op de maand waarin de voorziening is erkend, zal Zorg en Gezondheid na of uw centrum voldoet aan de personeelsnormen dagverzorgingscentrum. U dient er bijgevolg voor te zorgen dat u uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op de maand van erkenning als dagverzorgingscentrum met bijkomende erkenning, volgende gegevens in de toepassing heeft: 1) de voornaam, de achternaam en het rijksregisternummer van de werknemers die prestaties verrichten voor de gebruikers van het dagverzorgingscentrum. Klik bij elk van die werknemers op Details, voeg Contracten toe en vul de kolom Uren CDV bij start in. Die kolom wordt enkel in deze situatie 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 30/39

gebruikt. Uren CDV bij start wil zeggen: het aantal uren van het contract dat aan dagverzorging wordt toegewezen. Een werknemer met een contract van 19 uur, kan bijvoorbeeld 2 uur van dat contract ingezet worden voor dagverzorging. 2) het aantal gebruikers op de laatste dag van de maand die volgt op de maand van erkenning. Hoe zit dat met de Alternatieve Zorgen? Een ouderenvoorziening die een projectovereenkomst heeft afgesloten met het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, moet die projectovereenkomst in de toepassing melden in het tabblad Conventies. Gedurende de looptijd van de overeenkomst moet u als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed met toepassing van de projectovereenkomst, invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. (Update 3/6/2019) Hoe zit dat met de comapatiënten, de ziekte van Huntington, de ziekte 'multiple sclerose' (MS) en de ziekte amyotrofe laterale sclerose (ALS)? Is uw bewoner comapatiënt of lijdt uw bewoner aan de ziekte van Huntington, multiple sclerose (MS) 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 31/39

of amyotrofe laterale sclerose (ALS) en valt die bewoner onder de toepassing van een conventie? Dan is er een globale financiële tegemoetkoming ten laste van de federale overheid. U moet in die gevallen als voorziening bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed aan de comapatiënt, de bewoner die lijdt aan de ziekte van Huntington, MS of ALS invullen. Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV voor goedkeuring. (Update 3/6/2019) Update 3/4/2019 - Opgelet: comapatiënten, bewoners met ziekte van Huntington, MS of ALS worden enkel bij de gefactureerde dagen weergegeven onder de profielen die beginnen met FED. Bevestiging van kwartalen Vooraleer u Bevestiging van kwartalen doet, is het van belang dat u goed de rapporten nakijkt. Wij behandelen het punt Bevestiging van kwartalen bijgevolg na het punt 5.7 RAPPORTEN 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 32/39

RAPPORTEN In de toepassing zijn er rapporten beschikbaar, die u toelaten om na te gaan of alle ingebrachte gegevens voor een trimester ook volledig correct zijn. U vindt zes rapporten terug als u rechts klikt op Rapporten. De rapporten zijn: Overzicht eindeloopbaankeuzes Overzicht eindeloopbaan vervangers Overzicht prestaties personeel Overzicht verzorgingspersoneel Overzicht creatie van tewerkstelling Overzicht titels en beroepsbekwaamheden Opgelet: Overzicht titels en beroepsbekwaamheden: 1. Dit rapport bevat alle werknemers die de voorziening ooit in de RaaS-webtoepassing hebben geregistreerd, dus ook diegenen die bijvoorbeeld uit dienst zijn 2. Quid afzonderlijke dagverzorgingscentra? Om het rapport van een bepaald trimester te hebben, selecteert u eerst het trimester in kwestie. U kunt de rapporten in PDF of in excel openen. Vooral de excelbestanden kunnen handig zijn, omdat u hieruit de gegevens kunt kopiëren en anders selecteren in de vorm of volgorde zoals u de gegevens in de toepassing heeft ingebracht. Dit laat u toe om precies te weten of u geen fout heeft gemaakt bij het invoeren van gegevens. Het zevende rapport vindt u terug als u rechts klikt op Bevestiging van kwartalen. Ook hier laat het rapport in excelbestand u toe de nodige verificaties uit te voeren. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 33/39

BEVESTIGING VAN KWARTALEN Als u aan de rechterkant klikt op Bevestiging van kwartalen, krijgt u volgend scherm: U krijgt nu volgend scherm: Klik voor het kwartaal dat u wenst te bevestigen, op Nog te bevestigen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 34/39

U krijgt dan volgende tekst op het scherm: Klik op Bevestigen als u er zeker van bent dat de gegevens die u heeft ingebracht voor dat kwartaal correct zijn. U krijgt dan volgende tekst: : Als u nu op OK klikt in het kader, bevestigt u de gegevens voor het betrokken trimester. U krijgt dan het volgende scherm te zien met de datum van bevestiging: Wenst u gebruik te maken van de mogelijkheid om een trimester één keer te laten heropenen? Stuur dan een email naar raas@zorg-en-gezondheid.be. U stuurt die email in de maand november. Moet de voorziening elk trimester gegevens aanleveren? Neen, dat is niet verplicht. Een voorziening mag na elk trimester gegevens aanleveren. Wij bevelen dat zelfs aan, omdat personeelsgegevens voortaan nog de enige gegevens zijn die met enorme vertraging beschikbaar zijn (gegevens over zorgprofielen en gefactureerde dagen leveren bij de zorgkassen binnen de maand een betrouwbare foto op) en die personeelsgegevens in de berekeningen van de tegemoetkomingen (tegemoetkoming vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan, 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 35/39

basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf, basistegemoetkoming zorg dagverzorgingscentrum en tegemoetkoming derde luik ) een beslissend element zijn. Bij gebrek aan tijdige personeelsgegevens of gebrek aan voldoende tijdige personeelsgegevens is het niet mogelijk om degelijke uitspraken te kunnen doen over de evolutie van de budgettaire uitgaven. Als u de gegevens na elk trimester aanlevert, hoeft u op dat tijdstip de gegevens van dat trimester nog niet te bevestigen. Bevestiging van de gegevens doet u best pas nadat de volledige referentieperiode voorbij is. Voorzieningen moeten wel tegen 30 september van elk kalenderjaar de gegevens van de referentieperiode van 1 juli van het voorliggend kalenderjaar tot 30 juni van het lopend kalenderjaar, bevestigen. Ik heb niet tijdig de gegevens aangeleverd. Wat gebeurt er nu? Uw voorziening ontvangt begin oktober een brief waarin erop wordt gewezen dat er vanaf 16 oktober een sanctie van vermindering van 25% van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf en de basistegemoetkoming dagverzorgingscentrum voor het eerste kwartaal van het volgend facturatiejaar zal worden toegepast (de eerste keer sturen wij een dergelijke brief uit in oktober 2019). In de tweede helft van oktober berekent en communiceert Zorg en Gezondheid de tegemoetkomingen aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters af die nog niet door voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Voorzieningen die voor de start van de berekeningen nog openstaande trimesters hebben, ontvangen enkel een berekening vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door Zorg en Gezondheid kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen. In december berekent en communiceert Zorg en Gezondheid opnieuw tegemoetkomingen aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid opnieuw ambtshalve de trimesters af die op dat tijdstip nog niet door voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Voorzieningen die voor de start van de berekeningen nog openstaande trimesters hebben, ontvangen enkel een berekening vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door Zorg en Gezondheid kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen. Voorzieningen die na de berekeningen van december nog niet bevestigde trimesters hebben, moeten ons de datum laten weten waarop de gegevens voor alle trimesters van de referentieperiode werden opgeleverd. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 36/39

Wij geven dit hierbij ook nog eens schematisch weer: 1 e werkdag september Zorg en Gezondheid stuurt brief naar alle ouderenvoorzieningen met deadline om gegevens in te geven 1 e werkdag oktober Zorg en Gezondheid stuurt brief naar enkel de ouderenvoorzieningen met openstaande trimesters (laatste waarschuwing) 15 oktober Dit is de laatste dag waarop ouderenvoorzieningen gegevens kunnen bevestigen 16 oktober Zorg en Gezondheid sluit alle nog openstaande trimesters af en past sanctie van 25% toe bij laattijdigheid... - 31 oktober Zorg en Gezondheid berekenent en communiceert de tegemoetkomingen X+1 1 e werkdag november Zorg en Gezondheid heropent de nietbevestigde trimesters... - 30 november Ouderenvoorzieningen kunnen heropening vragen voor bevestigde trimesters en aanpassingen aanbrengen 1 e werkdag december Zorg en Gezondheid sluit alle openstaande trimesters af... - 15 december Zorg en Gezondheid herberekent en communiceert de tegemoetkmingen X+1 Begin januari jaar X+1 Zorg en Gezondheid herberekent en communiceert de tegemoetkomingen voor de voorzieningen met een capaciteitswijziging Moet de voorziening de gegevens die per trimester worden aangeleverd ook nog eens op papier bevestigen? Neen, dit is niet langer nodig. Gegevens bevestigd in de toepassing, hebben juridisch dezelfde waarde als gegevens die op papier worden bevestigd. En dit vanwege het toegangsbeheer tot de toepassing. CONTROLE EN SANCTIEBEPALINGEN Worden de gegevens die de voorziening bevestigt, gecontroleerd? Ja. Jaarlijks kruist Zorg en Gezondheid in november de gegevens die de voorzieningen hebben aangeleverd met de gegevens die beschikbaar zijn in ecad, de digitale databank die de gegevens bevat met betrekking tot het visum van verpleegkundigen en de erkenning van zorgberoepen. Zorg en Gezondheid controleert ook of de werknemersgegevens die de voorziening aanlevert, overeenkomen met de gegevens in de databank van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Bij voorrang worden alle voorzieningen die vragen om een heropening van een trimester aan een dergelijke controle onderworpen. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 37/39

Zorg en Gezondheid werkt verder samen met zorginspectie voor gerichte controles. Zorg en Gezondheid kan ook contact opnemen met de sociale inspectie (arbeidsinspectie). De voorzieningen zijn reglementair verplicht alle documenten ter beschikking te stellen die nodig zijn om controles efficiënt te laten verlopen. 6 Informatieveiligheid EUROPESE VERORDENING: BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER GEGEVENS Is de Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing op de aanlevering van gegevens? De Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing op de aanlevering van de personeelsgegevens van de werknemers die in de toepassing worden aangegeven. Dit betekent dat twee aandachtspunten gerespecteerd moeten worden: 1. werknemers die niet worden meegenomen voor de uitvoering van de reglementering, mogen niet worden aangegeven in de toepassing Dit is het gevolg van de toepassing van de proportionaliteitsregel die moet worden gerespecteerd. 2. werknemers die in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd, hebben het recht op inzage en correctie van de gegevens die hen betreffen Op de website van Zorg en Gezondheid wordt dat recht uitdrukkelijk vermeld. Een werknemer die inzage in zijn gegevens wenst, vraagt bij de voorziening zijn gegevens op. Als die werknemers een correctie van die gegevens wenst, vraagt die werknemer dat ook aan de voorziening. Zorg en Gezondheid kan ook bij dat proces betrokken geraken als een werknemer een klacht indient. TOEGANGEN IN DE APPLICATIE Kan ik een medewerker van de voorziening enkel toegang geven tot een deel van de toepassing? Neen, dat is niet mogelijk. Wat welke medewerker van de voorziening mag doen en niet mag doen, hoort tot de interne regels van elke voorziening. 3.06.2019 Handleiding webtoepassing 38/39