KWALITEITSVERSLAG 2018 1. Visie op kwaliteit In 2018 werd gestart met een update van het gehele kwaliteitshandboek conform de huidige criteria. Dit wordt gefaseerd aangepakt zodat het een gedragen geheel blijft. Elke maand wordt er een voorzet tot actualisatie besproken op de beleidsvergadering. Wanneer alle separate stukken besproken zijn (eind 2019), zal er nog eens een gehele doorgang van het kwaliteitshandboek zijn om te beoordelen of de aparte stukken samengevoegd een logisch en goed geheel zijn. Daarnaast werden in 2018 een aantal thema s uitgelicht, geëvalueerd en bijgestuurd. Op de maandelijkse beleidsvergadering van afdelingscoördinatoren en directie deden we geregeld een zelfevaluatie, op basis waarvan we één of meerdere verbetertrajecten formuleerden. De afdelingscoördinatoren werden hierover geïnformeerd en zij op hun beurt betrokken de medewerkers van hun team hierbij. 1
2. Zelfevaluatie Zelfevaluatie* 2015 2016 2017 2018 Kwaliteitszorg Organisatie en visie 1 Betrokkenheid 2 Methodieken en instrumenten 2 Verbetertraject 1 Kernprocessen Onthaal van de gebruiker 3 3 Doelstellingen en 3 handelingsplan Afsluiting en nazorg 2 3 Pedagogisch profiel 3 Dossierbeheer 3 Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling 2 Gebruikerstevredenheid 2 Effect van de hulpverlening 2 2 Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid 2 Indicatoren en kengetallen 3 Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners Maatschappelijke opdrachten/ tendensen 3 3 5 5 *score op een schaal van 1 tem 5 2
Kernprocessen: Onthaal van de gebruiker Dit item werd in 2017 grondig onder de loep genomen en in dat jaar werd de procedure aangepast. In 2018 werd dit verder geïmplementeerd. Documenten werden gebruiksvriendelijker gemaakt en op een handige manier aan de administratieve dossiers gekoppeld. Op dit moment passen alle medewerkers deze procedure toe. We scoorden een 3 op de zelfevaluatie. In de kwaliteitsplanning werd opgenomen om dit item systematisch om de 4 jaar te evalueren. We zullen dus in 2022 opnieuw een tevredenheidsmeting laten doen door de stagiairs van dat jaar. Kernprocessen: Afsluiting en nazorg Ook dit item werd in 2017 aangepakt. De procedure werd aangepast in het kwaliteitshandboek. Het proces van afsluiten van de hulpverlening verloopt in dialoog met de cliënten (kinderen, jongeren en ouders of de opvoedingsverantwoordelijken) en de verwijzers. In de Wiekslag heeft elke cliënt (kinderen, jongeren, ouders of opvoedingsverantwoordelijken) de gsmnummers van relevante Wiekslagmedewerkers bij wie ze terecht kunnen, ook na het afsluiten van de hulpverlening. Het algemeen telefoonnummer van de Wiekslag is ook één van de relevante nummers. Aan alle cliënten wordt expliciet gecommuniceerd dat zij ook na het afsluiten van onze hulpverlening, steeds de Wiekslag kunnen contacteren indien zij dit wensen. Aan alle cliënten wordt, bij het afsluiten van de hulpverlening, standaard gevraagd of zij, 3 maanden na het afsluiten van de hulpverlening, wensen gecontacteerd te worden door de Wiekslag. Bij het afsluiten van een begeleiding of het stopzetten van een begeleiding: - van een jongere in begeleiding CBAW en - van een jongere in verblijf die meerderjarig is, is er altijd een plan. Dit plan wordt opgemaakt met de jongere en het familie-netwerk. We scoorden een 3 op de zelfevaluatie in 2018. We hebben alle begeleiders bevraagd of deze procedure wordt toegepast. Blijkt dat allen goed op de hoogte zijn van deze procedure en deze in elke begeleiding toepassen. Een nazorgplan wordt systematisch opgesteld voor jongeren waarvoor de CBAW begeleiding stopt of waarvoor het verblijf stopt en die meerderjarig zijn. Gebruikersresultaten: effect van de hulpverlening We scoren op de zelfevaluatie een 2. We hanteren in de Wiekslag enkele methodieken of instrumenten om het effect van de hulpverlening te meten, zoals de schaalvraag, het plan en het driehoeksoverleg. Dit zijn methodieken die we op casusniveau hanteren. Op organisatieniveau gebruiken we methodieken die een bewezen effectiviteit hebben en wanneer we met innovatieve dingen starten (zoals de oudergroepen) zoeken we steeds in samenwerking met universiteiten en hogescholen naar bewijs van effectiviteit. Verder doet de organisatie geen onderzoek om allerlei cijfergegevens met elkaar te vergelijken. We kiezen ervoor om hier niet verder op in te zetten. Binnen de organisatie waken we over een goede balans tussen bewezen effectiviteit en de verzamellast van gegevens door en bij medewerkers en gezinnen. Relevante gegevens die verzameld worden en vergelijkbaar zijn vormen uiteraard wel onderwerp van opvolging en gesprek (bijvoorbeeld bezetting en benutting). 3
Samenlevingsresultaten: waardering strategische partners De score 3 blijft behouden. Vanuit de Wiekslag is op diverse fronten overleg met strategische partners (deze staan o.a. beschreven in andere stukken van de zelfevaluatie; bijvoorbeeld Vlaamse forumgroep SOS). Andere voorbeelden zijn overleggen met vertegenwoordigers van de Afdeling Continuïteit en Toegang, gesprekken met partners bij de uitbouw van nieuwe initiatieven (zoals kleinschalige wooneenheden), samenwerkingsverbanden zoals het RTJ-punt verder versterken enz. De score 3 geeft voor ons voornamelijk weer dat er nog werk is aan de systematiek in overleggen met lokale strategische partners. Er is op casusniveau een goede samenwerking met diverse partners zoals scholen en OCMW s. Hier zijn we zeer dankbaar voor. Het systematiseren van deze afspraken is de focus voor de komende jaren. In het verhuisproces van twee leefgroepen en de hoofdzetel naar de nieuwe locatie is er overleg geweest met politie en de gemeente. De noodzaak van deze overleggen is overduidelijk op strategisch en operationeel niveau. Er zijn afspraken gemaakt hoe en wanneer de leefgroepen kunnen samenwerken met de betreffende politiezone. Het evalueren en bijstellen van deze afspraken zal de komende tijd aandacht vragen. Samenlevingsresultaten: maatschappelijke opdrachten / tendensen We zijn zeer tevreden weerom een 5 te kunnen scoren op het item Maatschappelijke opdrachten / tendensen. We profileren ons als een innovatieve organisatie. Wat betreft geweldloos verzet dragen we onze visie uit naar andere organisaties, middelbare scholen, hoger onderwijs,... We hebben in het najaar van 2018 een NVR congres georganiseerd. Andere organisaties komen op werkbezoek naar onze organisatie om hun licht op te steken over hoe wij geweldloos verzet implementeren in onze residentiële werking. Wat betreft Signs of Safety (SOS) geven we in Limburg de opleiding mee vorm en maken we deel uit van de Vlaamse Forumgroep SOS. Daarnaast hanteren we oplossingsgericht werken als basishouding in alles wat we doen. Ook rond dit thema komen andere organisaties zich bevragen over hoe wij dit implementeren in de intake en in het gehele hulpverleningsproces. We volgen maatschappelijke tendensen kort op en zoeken de expertise die we kunnen inzetten voor uiteenlopende thema s, zoals drugs, gamen, gokken, sexting, loverboys en intrafamiliaal geweld. Ook op het vlak van GDPR (General Data Protection Regulation) organiseert de Wiekslag mee de Vlaamse infodag vanuit het Vlaams Welzijnsverbond. Op dit item willen we de komende jaren zeker blijven inzetten. We zullen blijven innoveren en expertise ontwikkelen in nieuwe tendensen. 4
3. Kwaliteitsplanning Voor 2019 starten we met een nieuwe manier van aanpak wat betreft kwaliteitszorg. Waar tot eind 2018 de beleidsvergadering fungeerde als kwaliteitsorgaan, is er voor 2019 een kwaliteitsgroep gestart. Deze groep bestaat uit 4 leden, waarvan 2 medewerkers, 1 afdelingscoördinator en 1 directielid. De bedoeling is om in deze groep de zelfevaluaties te doen, de verbetertrajecten te formuleren en de kwaliteitsplanning vorm te geven. De groep zal daarbij geregeld terugkoppelen naar de beleidsvergadering. In deze kwaliteitsgroep zal een meerjarenplan opgemaakt worden om de kwaliteitszorg nog beter in de tijd te plannen en systematischer te werk te gaan. Voor 2019 deden we in de kwaliteitsgroep volgende zelfevaluaties: Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie van organisatie en visie Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie van betrokkenheid Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie van methodieken en instrumenten Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie van verbetertraject Kernprocessen: Zelfevaluatie van doelstellingen en handelingsplan Hierbij werden voor 2019 verbetertrajecten bedacht en werden er doelen geformuleerd: De organisatie formuleert eind december een visie met betrekking tot integrale kwaliteitszorg. De organisatie stelt voor april een meerjarenplan op zodat kwaliteitszorg, kernprocessen, gebruikersresultaten, medewerkersresultaten en samenlevingsresultaten systematisch kunnen onderworpen worden aan zelfevaluatie en dit document zal ter inzage liggen voor alle medewerkers en bestuursorganen. Het kwaliteitshandboek is voor alle medewerkers vlot beschikbaar en raadpleegbaar einde december. Verslaggeving volgens het Plan nog verder implementeren in alle teams. 5
4. Kerncijfers Bezetting De bezetting wordt uitgedrukt in procenten, waarbij 100 % staat voor volledige invulling van de erkende capaciteit (149) alle dagen van het jaar. De Vlaamse overheid geeft hier een ondergrens van 80% aan. In 2018 was de jaarbezetting 102,80% (97,30% in 2017). Dit percentage komt uit het registratieinstrument van de Vlaamse overheid BINC (Begeleiding in cijfers) en geeft weer wat ons bezettingspercentage is ten opzichte van het aantal erkende modules. Een overzicht van de bezetting per module kan u vinden in Tabel 1. Tabel 1 - Bezetting per module Module Aantal 2016 Aantal 2017 Aantal 2018 verblijf (V) 41 72 62 dagbegeleiding in groep (DB) 17 23 15 contextbegeleiding breedsporig (CB-BS) 83 94 95 contextbegeleiding laag intensief (CB-LI) 38 29 18 contextbegeleiding positieve heroriëntering (CB-PH) 38 45 61 contextbegeleiding kortdurend intensief (CB-KI) 19 24 23 contextbegeleiding ifv autonoom wonen (CBAW) 27 28 34 crisis extern (Ce) * 1 5 4 TOTAAL 264 320 312 *crisis extern (Ce): dit is geen apart erkende module (de Wiekslag heeft een mogelijk aanbod en telt dit mee met de berekening van de totale bezetting) Niet alle trajecten genoemd in Tabel 1 zijn nieuwe trajecten, sommige lopen door van 2017 of eerder. Een overzicht van de gemiddelde begeleidingsduur per traject kan u vinden in Tabel 2. Tabel 2 - Overzicht begeleidingsduur per module Module 0-3mnd 3-6mnd 6mnd-1jr 1-1,5jr 1,5-2jr 2-2,5jr 2,5-3jr >3jr TOTAAL V 2 4 6 9 4 0 1 0 26 DB 0 0 1 6 0 0 0 0 7 CB-BS 4 10 20 5 5 5 2 1 52 CB-LI 1 0 4 2 0 0 0 0 7 CB-PH 10 36 0 0 0 0 0 0 46 CB-KI 1 4 5 2 1 1 0 0 14 CBAW 2 4 2 4 1 1 1 1 16 Ci 1 1 0 0 0 0 0 0 2 Ce 4 0 0 0 0 0 0 0 4 TOTAAL 25 59 38 28 11 7 4 2 174 In 2018 was de begeleidingsduur voor 70% van de trajecten (65% in 2017) minder dan 1 jaar. 16% 6
van de trajecten (20% in 2017) duurde 1 tot 1,5 jaar. Voor 14% van de trajecten (15% in 2017) was de begeleidingstijd langer dan 1,5 jaar. Twee trajecten liepen langer dan 3 jaar. We kunnen voorzichtig stellen dat in 2018 meer kortlopende trajecten waren. Dit is een gunstige evolutie gezien de realiteit van wachtlijsten. De oorzaken van de korte trajecten kunnen divers zijn; meer PH begeleidingen die per definitie kortdurend zijn, gezinnen vanuit het RTJ-punt (samenwerking Daidalos, HSA en de Wiekslag) ontvangen in wachttijd voor contextbegeleiding een vorm van ondersteuning waardoor mogelijk een snellere start genomen kan worden, enz. De reden is echter niet objectief vast te stellen op dit moment. We zien deze cijfers echter als een aanmoediging om blijvend in te zetten op korte trajecten en samenwerking met anderen ten voordele van kwetsbare gezinnen. Het aantal trajecten dat is afgerond in 2018 kan u terugvinden in Tabel 3. Vanzelfsprekend worden er nieuwe trajecten opgestart na afronding van een ander traject. Een overzicht hiervan kan u vinden in Tabel 4. Er is geen één op één verhouding tussen aantal opstarten en afrondingen aangezien het einde van een traject niet altijd de stopzetting van een begeleiding binnen de Wiekslag betekent, soms wordt een ander intern traject geactiveerd. Tabel 3 - Overzicht van afgeronde trajecten in 2018 Module 2016 2017 2018 verblijf (V) 40 36 26 dagbegeleiding in groep (DB) 7 13 7 contextbegeleiding breedsporig (CB-BS) 39 34 52 contextbegeleiding laag intensief (CB-LI) 23 21 7 contextbegeleiding positieve heroriëntering (CB-PH) 27 32 46 contextbegeleiding kortdurend intensief (CB-KI) 11 13 14 contextbegeleiding ifv autonoom wonen (CBAW) 10 10 16 crisis intern (Ci) 0 0 2 crisis extern (Ce) 1 4 4 TOTAAL 158 163 174 We spreken over een (nieuw) traject als: - voor een kind/jongere, na een beslissing van een OCJ (ondersteuningscentrum jeugdzorg) of bij beschikking van een jeugdrechter, de begeleiding binnen een bepaalde module of binnen meerdere modules van start gaat. Soms wordt een dossier dat eerst geopend wordt op naam van een bepaald kind, afgesloten terwijl er voor datzelfde gezin een dossier geopend wordt op naam van een ander kind. Dit kan het geval zijn als het kind met het eerste dossier, omwille van een bepaalde problematiek naar een andere sector uit de jeugdhulp overgaat, of wanneer de leeftijd van 18 jaar bereikt wordt en het gezin toch nog hulp nodig heeft, of wanneer een kind geen deel meer uitmaakt van het gezin, enz - voor een kind/jongere na de beëindiging van de begeleiding (vb. time-out), de begeleiding hervat wordt - er een wijziging is in de modules, voorzien in de beslissing resp. beschikking - een dossier van het OCJ naar de jeugdrechtbank overgaat of omgekeerd 7
- een dossier van de ene jeugdrechtbank/ocj naar de andere overgaat (vb. bij verhuizing of verandering van domicilieadres) Tabel 4 - Overzicht gestarte trajecten in 2018 Module Aantal 2016 Aantal 2017 Aantal 2018 verblijf (V) 35 39 24 dagbegeleiding in groep (DB) 6 14 5 contextbegeleiding breedsporig (CB-BS) 38 51 38 contextbegeleiding laag intensief (CB-LI) 19 14 10 contextbegeleiding positieve heroriëntering (CB-PH) 29 34 48 contextbegeleiding kortdurend intensief (CB-KI) 12 16 12 contextbegeleiding ifv autonoom wonen (CBAW) 10 11 17 Crisis intern (Ci) 0 0 1 Crisis extern (Ce) 0 4 4 TOTAAL 149 183 159 Ofschoon de totale gemiddelde bezetting binnen de Wiekslag 102,80% bedraagt, zit er een verschil op moduleniveau. Voor de overheid telt de bezetting op organisatieniveau. Voor de organisatie is het echter relevant ook de bezetting op moduleniveau (zie tabel 5) in kaart te brengen. Tabel 5 laat zien dat we nog kunnen groeien in de bezetting van PH. De eerste stappen hiertoe zijn gezet door in 2019 met een vaste groep PH-begeleiders te werken. Op die manier zal een groep begeleiders de inhoudelijke scherpte van PH bewaken alsook onderling de verantwoordelijkheid dragen om onze 19 erkende dossiers op te pakken. Tabel 5 - Bezetting per module Module Bezetting 2017 Bezetting 2018 verblijf 93,10% 97,20% dagbegeleiding in groep 99,20% 95,50% contextbegeleiding breedsporig 153,80% 170,70% contextbegeleiding laag intensief 79,10% 78,70% contextbegeleiding positieve heroriëntering 60,90% 78,30% contextbegeleiding kortdurend intensief 99,70% 96,60% contextbegeleiding ifv autonoom wonen 95,00% 100,20% Gewogen gemiddelde 97,30% 102,80% 8
Tabel 6 toont de bezetting volgens de drie clusters die vooropgesteld zijn door Jongerenwelzijn; contextbegeleiding (verzameling van alle erkenningen die onder contextbegeleiding vallen inclusief deze gekoppeld aan verblijf), dagbeleiding in groep (dagcentrum) en verblijf (38 erkende residentiële plekken). Tabel 6 - Bezetting per cluster Cluster Bezetting contextbegeleiding 104,70% dagbegeleiding in groep 95,50% verblijf 97,20% Benutting Naast bezetting, is benutting een belangrijk gegeven. Waar bezetting meet hoeveel van de erkende modules ingevuld zijn, meet benutting binnen de modules in hoeverre er effectief een overnachting is voor de residentiële plekken, deelname aan groepsbegeleiding er is voor het dagcentrum en hoeveel uren face to face contact ten opzichte van het vooropgestelde aantal er is voor de diverse soorten contextbegeleiding. Voor de residentiële plaatsen is 100 % benutting gelijk aan 365 dagen x 38 (erkende capaciteit) = 13.870 dagen. Eén dag benutting is een dag dat de jongere in de Wiekslag overnacht. We realiseerden een benutting van 67,50 % (Tabel 7) (in 2017 was dit 66,65%). Concreet wil dit zeggen dat een jongere gemiddeld 4,7 nachten op 7 nachten in de Wiekslag verblijft. Dit wil eveneens zeggen dat de jongere de overige nachten reeds in zijn context kan verblijven. Gezien het feit dat we steeds focussen op partnerschap met de context, vinden we dit een goede score. De betekenis van benutting voor de plaatsen dagbegeleiding in groep (dagcentrum), is vergelijkbaar en berekend op het aantal dagen dat een kind deelneemt aan de groepsbegeleiding. Gemiddeld waren de kinderen 3,3 dagen op 5 dagen (werkweek) (in 2017 was dit 3,9 dagen op 5 dagen)aanwezig in het dagcentrum. De benutting van de erkende capaciteit contextbegeleiding en contextbegeleiding in functie van autonoom wonen wordt anders berekend. De benutting gaat hier over het aantal uren face to face begeleidingscontact met de cliënten. 100 % is de door het Agentschap opgelegde norm. Voor contextbegeleiding (tabel 7) realiseerden we 106,60 %. We zijn hier zeer tevreden over en blijven verder inzetten om deze scores blijvend te realiseren. We beschouwen dit als een belangrijke kwaliteitsindicator van onze hulpverlening. Tabel 7 - Benutting per cluster Module Benutting contextbegeleiding 106,60% dagbegeleiding in groep 66,70% verblijf 67,50% 9
5. Extra in 2018 Bezetting en benutting wordt gemeten op basis van de erkenningen die de Wiekslag heeft. Buiten deze erkenning begeleiden we gezinnen nog op andere manieren. Eind 2018 heeft de overheid extra middelen beschikbaar gesteld onder de noemer zorggarantie voor het jonge kind. De focus ligt op veiligheid creëren voor kinderen van zwangerschap tot en met 3 jaar wanneer er geen reguliere begeleidingen beschikbaar zijn. Vanuit de Wiekslag zijn we al bij de start actief in deze trajecten en hebben in 1 gezin een veiligheidsplan met het netwerk opgesteld. Voor deze begeleiding krijgt de Wiekslag extra middelen om de begeleiding te doen. Het snel oppakken van zulke begeleidingen vraagt om flexibele inzet van begeleiders en een organisatie die hierop is ingericht; uitbreiding van de begeleidingscapaciteit van de specifieke begeleider, uitbreiden of aanwerven van een andere begeleider om het reguliere aanbod te kunnen blijven behouden enz. Ook dit jaar hebben we in de Wiekslag oudergroepen aangeboden. Ouders van kinderen die zeer moeilijk gedrag stellen komen om de twee weken samen om binnen de kaders van geweldloos verzet gesterkt te worden in hun ouder-zijn. Tussen de bijeenkomsten door hebben ouders de mogelijkheid vragen te stellen aan hun begeleider. In 2018 is een vijfde oudergroep opgestart onder begeleiding van een ouder (gecoacht door een professionele begeleider). In totaal worden er een 25-tal gezinnen op deze manier ondersteund. 10