Zaaknummer: CMOWZ05 Onderwerp Prestatieovereenkomst en functieprofiel combinatiefuncties Collegevoorstel Inleiding In de collegevergadering van 1 juni 2010 heeft uw college besloten om in 2011 deel te blijven nemen aan de Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur en hiervoor een bedrag van 97.000,-- ter beschikking te stellen. Om een duidelijk beeld te krijgen van wat een combinatiefunctionaris doet en wat zijn of haar activiteiten als resultaat hebben, heeft uw college gevraagd om duidelijke, door het college vastgestelde, prestatieovereenkomsten met de betrokken partijen (Stichting de Schroef en Trefpunt Cultuureducatie Heusden) over de uitvoering van de regeling. Beide overeenkomsten zijn bijgevoegd bij dit voorstel. Feitelijke informatie De prestatieovereenkomsten met Stichting de Schroef en Trefpunt Cultuureducatie Heusden worden aangegaan voor een periode vanaf het moment van ondertekening tot en met 31 december 2011. De overeenkomsten worden gesloten ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening 2011. In de overeenkomsten is voor verschillende kerntaken vastgelegd welke activiteiten de combinatiefunctionarissen sport en cultuur ten behoeve van welke doelgroep dienen te verrichten. Ook is per kerntaak weergegeven welke resultaten er behaald dienen te worden voor 31 december 2011. Bovendien is in de prestatieovereenkomst opgenomen welke kwaliteitseisen worden gesteld en wat de financiële randvoorwaarden zijn. De combinatiefunctionarissen sport voeren de volgende kerntaken uit: het aanbod van en deelname aan naschoolse sport, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden, de maatschappelijke functie van sportverenigingen in de kern en in het onderwijs, vergroten en versterken, het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en sport, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. De combinatiefunctionaris cultuur voert de volgende kerntaken uit: het aanbod van en deelname aan naschoolse cultuur, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden, het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en cultuur, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. Naast de prestatieovereenkomst is het bijbehorende functieprofiel is toegevoegd. Dit functieprofiel is voor beide soorten combinatiefuncties, dus zowel voor de combinatiefunctionarissen sport als de combinatiefunctionaris cultuur, hetzelfde. 1
Zaaknummer: CMOWZ05 Onderwerp Prestatieovereenkomst en functieprofiel combinatiefuncties Inzet van Middelen Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel. In de collegevergadering van 1 juni 2010 is het voorstel Deelname aan Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur na 1-1-2011 (OWZCM02) behandeld. Uw college heeft toen besloten in 2011 te blijven deelnemen aan de Impuls en hiervoor een budget van 97.000,-- beschikbaar te stellen. Dit budget is opgenomen in de inmiddels vastgestelde begroting voor 2011. Risico's Er zijn geen risico's verbonden aan dit voorstel. Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 2
Zaaknummer: CMOWZ05 Onderwerp Prestatieovereenkomst en functieprofiel combinatiefuncties BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 21 december 2010; besloten: 1. in te stemmen met de prestatieovereenkomst met Stichting de Schroef ten behoeve van de inzet van drie combinatiefunctionarissen sport gedurende 2011, 2. in te stemmen met de prestatieovereenkomst met Trefpunt Cultuureducatie Heusden ten behoeve van de inzet van één combinatiefunctionaris cultuur gedurende 2011, 3. de wethouders van Bokhoven en van Engeland te machtigen tot het ondertekenen van de prestatieovereenkomst. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 3
Prestatieovereenkomst 2011 gemeente Heusden en Stichting de Schroef ten behoeve van de inzet van de combinatiefunctionarissen sport. Gemeente Heusden, ingevolge artikel 171 Gemeentewet vertegenwoordigd door de heer drs. H.P.T.M. Willems, burgemeester, die volmacht heeft verleend aan dhr. C.A.M. van Bokhoven, wethouder, hierna te noemen opdrachtgever en Stichting De Schroef, vertegenwoordigd door mevr. A. Ritsema, hierna te noemen opdrachtnemer; gelet op de landelijke Bestuurlijke afspraken Impuls brede Scholen, sport en cultuur van 2007 en de volgende door B&W genomen besluiten: ondertekening van intentieverklaring op 4 november 2008, plan van aanpak uitvoering Impuls van 13 januari 2009, verlenging van pilot Impuls op 6 april 2010 en de continuering en uitbreiding van de inzet van Combinatiefunctionarissen tot en met 31 december 2011, van 1 juni 2010. Overwegende dat: De subsidieverstrekking door de gemeente Heusden aan Stichting de Schroef een maatschappelijk effect beoogt welke is afgeleid van de landelijke doelstellingen van de Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur. Dit maatschappelijk effect is: - de uitbreiding van het aantal (brede) scholen met sportaanbod in zowel het primair als het voortgezet onderwijs, - de versterking van sportverenigingen met oog op hun maatschappelijke functie en de inzet van sportverenigingen voor het onderwijs, de naschoolse opvang en de kern, - het stimuleren van een dagelijks sport- en beweegaanbod op en rond scholen voor alle leerlingen. Op de prestatieovereenkomst de bepalingen uit de Algemene Subsidieverordening (Kadernota Subsidiebeleid gemeente Heusden 2008) van de gemeente Heusden van toepassing zijn; In deze prestatieovereenkomst enerzijds de door opdrachtnemer te verrichten activiteiten en de doelgroep waarop deze activiteiten betrekking hebben en anderzijds het hiervoor door opdrachtgever te vertrekken subsidiebedrag zijn vastgelegd; In aanmerking nemende dat: De opdrachtnemer bijdraagt aan de door de gemeente geformuleerde doelstellingen door het realiseren van de prestaties vastgelegd in de bijlage bij deze overeenkomst; De opdrachtnemer het formeel en materiaal werkgeverschap van de combinatiefunctionarissen sport uitoefent en hiervoor verantwoordelijkheid draagt; 1
Komen overeen: A. Duur van de overeenkomst Opdrachtgever en opdrachtnemer gaan de overeenkomst aan voor de periode vanaf het moment van ondertekening tot en met 31 december 2011. B. Aard van de opdracht De opdrachtnemer verplicht zich tot het bevorderen en in stand houden van de sportdeelname van de schoolgaande jeugd tot 18 jaar in de gemeente Heusden. De te verrichten inspanningen en te leveren prestaties zijn geordend langs de lijn van de kerntaken van de combinatiefunctionarissen: 1. het aanbod van en deelname aan naschoolse sport, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden, 2. de maatschappelijke functie van sportverenigingen in de kern en in het onderwijs, vergroten en versterken, 3. het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en sport, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. De combinatiefunctionarissen voeren hun taak uit in samenwerking met ander organisaties en instellingen, zoals primair onderwijs, voortgezet onderwijs, cultuurinstellingen, kinderopvang en maatschappelijke organisaties en vervullen een coördinerende rol. C. Proces 1. Subsidieproces De opdrachtnemer dient binnen 3 maanden na afloop van de prestatieovereenkomst een financieel en inhoudelijk verslag in bij de gemeente. Het financieel verslag geeft inzicht in de daadwerkelijk gemaakte personeelskosten en overige kosten/overhead. Het inhoudelijk verslag geeft een kwantitatieve weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en bereikte resultaten alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. De opdrachtgever stelt na ontvangst van de financiële en inhoudelijke verslaglegging de subsidie vast. Indien het subsidiebedrag wordt vastgesteld op een lager bedrag dan het totaalbedrag aan verstrekte voorschotten, stort de stichting het verschil onmiddellijk terug in de gemeentekas. Twee maal per jaar vindt een bestuurlijk overleg plaats tussen portefeuillehouder, wethouder van Sport van de gemeente Heusden, en een vertegenwoordiging van het bestuur van Stichting de Schroef. Wanneer in de loop van het jaar grote afwijkingen ten opzichte van de begroting of de te leveren prestaties dreigen te ontstaan, treden de betrokken partijen hierover onmiddellijk in overleg. Mochten er, naar het oordeel van één of beide partijen, nieuwe taken nodig zijn dan zullen deze nieuwe taken, na overeenstemming, worden toegevoegd in de bijlage van deze overeenkomst. 2
2. Algemene kwaliteitseisen Opdrachtgever geeft in haar rol van subsidieverstrekker sturing door vooraf de hoofdlijnen van het subsidiebeleid vast te stellen: de doelstelling, het subsidiebudget en de voorwaarden. Opdrachtnemer verricht op een efficiënte wijze meetbare, controleerbare activiteiten, die bijdragen aan het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen van de eigen organisatie en opdrachtgever. Opdrachtnemer investeert permanent en aantoonbaar in vernieuwing van het eigen aanbod en de samenwerking met andere partijen. Opdrachtnemer laat het aanbod aansluiten bij de vraag van de gemeente en de deelnemende partijen. Opdrachtnemer draagt volledige verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering, personeel, organisatie, administratie, huisvesting en financiën. Opdrachtnemer zorgt voor drie combinatiefunctionarissen werkzaam in de kernen Drunen, Vlijmen en Oudheusden en bedienen daarbij de totale gemeente Heusden. Opdrachtnemer zorgt voor een goede verankering in de samenleving en een goede naamsbekendheid. Opdrachtnemer zet voldoende en gekwalificeerd personeel in als combinatiefunctionaris. De medewerkers worden aangesteld volgens de van toepassing zijnde CAO sport en de daarin omschreven functie eisen. Opdrachtnemer verzamelt gedurende de looptijd van de overeenkomst kwantitatieve gegevens over de activiteiten van de combinatiefunctionarissen. Opdrachtnemer registreert de verzamelde resultaten en rapporteert hierover in het verslag. Opdrachtnemer levert uiterlijk 1 juni 2011 een korte en bondige rapportage aan waarin in ieder geval opgenomen is: aantal activiteiten, aantal deelnemers aan activiteiten, aantal ontwikkelde (nieuwe) sportactiviteiten bij verenigingen aantal nieuwe leden sportverenigingen, aantal ontwikkelde beleidsstukken en status. De opdrachtgever zal aan de hand van de rapportage en de in deze overeenkomst opgenomen prestaties zorg dragen voor het uitvoeren van een evaluatie van de combinatiefunctionarissen sport. De opdrachtgever zal bij het uitvoeren van de evaluatie de aangeleverde gegevens beoordelen naar rato van de tijdsduur die verbonden is aan deze prestatieovereenkomst.(m.a.w. bij een evaluatie in mei zullen de in deze prestatieovereenkomst genoemde prestaties omgerekend worden naar 5 maanden) 3. Overige bepalingen De opdrachtnemer en opdrachtgever zullen elkaar in een vroegtijdig stadium informeren over de voor de uitvoering van deze overeenkomst relevante ontwikkelingen. De werkgroep combinatiefunctionarissen, met daarin betrokkenen vanuit Stichting de Schroef, Trefpunt Cultuureducatie en gemeente, zullen structureel overleg voeren over de voortgang van de combinatiefunctionarissen. 3
D. Financiële randvoorwaarden Opdrachtgever stelt in het jaar 2011 een subsidie van in totaal 138.850, - beschikbaar. Het budget omvat het totaalbedrag ter bekostiging van de uitbreiding en instandhouding van drie combinatiefunctionarissen sport in de gemeente en het uitvoeren van de werkzaamheden die leiden tot de overeengekomen inspanningsverplichtingen. De bevoorschotting vindt jaarlijks plaats op basis van 4 keer 25%. De eerste termijn wordt op 1 januari 2011, vervolgens op 1 april, 1 juli en 1 oktober overgemaakt naar het rekeningnummer van opdrachtnemer. Wanneer de financiële bijdrage vanuit het Rijk (40%) wordt stopgezet, komt daarmee ook de financiële bijdrage van de gemeente (60%) te vervallen. Voor zover de gemaakte prestatieafspraken niet nadelig worden beïnvloed, kan de opdrachtnemer ten behoeve van aanvullende activiteiten, passende binnen haar doelstellingen, aanvullende subsidies en sponsorgelden bij derden verwerven. E. Slotbepalingen Deze overeenkomst is van kracht vanaf de datum waarop de overeenkomst is getekend. Indien zwaarwegende, niet voorziene omstandigheden bij een van beide partijen hiertoe noodzaken, treden partijen met elkaar in overleg om te bepalen of deze overeenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten zullen partners eerst trachten op te lossen door middel van conflictbemiddeling (mediation). Partijen zullen daartoe in onderling overleg een mediator benoemen. Partijen financieren deze mediator gezamenlijk. Ieder der partijen is gerechtigd deze overeenkomst te beëindigen, indien de andere partij, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld waarbij een termijn van drie maanden wordt gegeven, in ernstige mate tekort schiet in de nakoming van een of meer krachtens deze overeenkomst op die partijen rustende verplichtingen Aldus overeen gekomen op 2010 te Drunen, Gemeente Heusden Stichting de Schroef De heer C.A.M. van Bokhoven, Wethouder Mevrouw A. Ritsema Voorzitter 4
Bijlage bij prestatieovereenkomst gemeente Heusden en Stichting de Schroef ten behoeve van de inzet van de combinatiefunctionarissen sport. Totaal overzicht De opdrachtnemer verplicht zich tot het bevorderen en in stand houden van de sportdeelname van de schoolgaande jeugd tot 18 jaar in de gemeente Heusden. Kerntaken combinatiefunctionarissen sport. 1. het aanbod van en deelname aan naschoolse sport, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden, 2. de maatschappelijke functie van sportverenigingen in de kern en in het onderwijs, vergroten en versterken. 3. Het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en sport, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. 5
Prestaties per taak. 1. het aanbod van en deelname aan naschoolse sport, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden. Activiteiten: Het opzetten en coördineren van een structureel buitenschools sportaanbod in samenwerking met de in deze prestatieovereenkomst genoemde betroken partijen, Het creëren van draagvlak onder de betrokken partijen waardoor deze in de toekomst zelfstandig het buitenschools sportaanbod kunnen continueren, Het verzorgen van de communicatie met betrekking tot het buitenschools sportaanbod, Zorg dragen voor afstemming tussen het inschools en buitenschools sportaanbod, Optreden als intermediair voor het jeugdsportfonds, Opstellen begroting en budgetbewaking, Verzamelen kwantitatieve gegevens. Doelgroep: Alle schoolgaande jeugd tot 18 jaar in de gemeente Heusden. Resultaten Aantal activiteiten/clinics in de kernen verhogen van 30* naar 50, Aantal deelnemers aan sportactiviteiten verhogen van 930* in het schooljaar 2009/2010 naar 1250 in schooljaar 2010/2011, Aantal deelnemers dat aan meerdere sportactiviteiten deelneemt is minimaal 25%, Gemiddelde participatie schooljeugd verhogen van 19%** naar 22%, Aantal extra uren sport verhogen van 155* naar 200 uren, Aantal nieuwe leden*** bij betrokken sportverenigingen verhogen met 100, Structurele buitenschoolse sportprogramma s in de kernen Vlijmen, Drunen en Oudheusden. *Cijfers uit evaluatie pilotperiode combinatiefuncties van het Mulierinstituut. ** Participatie is aantal unieke deelnemers aan sportclinics/aantal leerlingen deelnemende scholen*100. *** Meer informatie over aantal nieuwe leden wordt verkregen door enquêtes onder de deelnemers. Registratie afspraken: urenverantwoording, aantal activiteiten, kort verslag per activiteit waarin de werkzaamheden van de combinatiefunctie duidelijk omschreven zijn, deelnamecijfers, ledenaanwas, aantal structurele buitenschoolse sportprogramma s opgezet door de combinatiefunctionaris maar overgenomen door de deelnemende partijen. 6
2. De maatschappelijke functie van sportverenigingen in de kern en in het onderwijs, vergroten en versterken. Activiteiten: Het initiëren en voorbereiden van beleidszaken voor sportverenigingen, Het ondersteunen van sportverenigingen bij het implementeren van nieuw beleid, bijvoorbeeld het ontwikkelen van vrijwilligersbeleid en assisteren bij de implementatie hiervan met het oog op het verhogen van de kwantiteit (meer vrijwilligers) en de kwaliteit van het kader binnen de sportverenigingen, Het ondersteunen van sportverenigingen bij het ontwikkelen van nieuwe activiteiten met een maatschappelijke functie voor de betreffende kern, Het ondersteunen van verenigingen op het gebied van wet- en regelgeving, Het ondersteunen van verenigingen bij promotie, ledenaanwas en externe communicatie. Het beschikbaar stellen van informatie aan sportverenigingen die niet worden ondersteund door de combinatiefunctionaris. Het vergroten van de zelfredzaamheid onder de sportverenigingen. Doelgroep: Alle sportverenigingen in de gemeente Heusden, scholen in het primair onderwijs en het voortgezet onderwijs. Resultaten: Minimaal één standaard beleidsplan per participerende vereniging wat eventueel door verschillende sportverenigingen gebruikt kan worden, Realisatie uitbreiding sportaanbod met minimaal één nieuwe activiteit per vereniging, Minimaal één nieuwe activiteit georganiseerd door sportverenigingen met een maatschappelijke functie per kern. Registratie afspraken: urenverantwoording, aantal activiteiten met maatschappelijke functie voor de kern, kort verslag per activiteit, deelnamecijfers nieuwe activiteiten, aantal actieve vrijwilligers bij deelnemende sportverenigingen, aantal beleidsstukken en status. 7
3. Het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en sport, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. Activiteiten: Het stimuleren van samenwerking tussen sportverenigingen op beleidsmatig niveau, bijvoorbeeld de samenwerking tussen verschillende voetbalverenigingen bij het opzetten van een beleidsplan voor meisjesvoetbal, Het stimuleren van samenwerking met organisaties uit het onderwijs en maatschappelijke organisaties om zo de effectiviteit en efficiëntie van het sportaanbod te vergroten en verbeteren, Onderhouden van contacten met de Twern op het gebied van maatschappelijke stages, Sportverenigingen informeren over en motiveren tot het inzetten van maatschappelijke stagiaires. Doelgroep: Alle sportverenigingen in de gemeente Heusden, scholen in het primair onderwijs en het voortgezet onderwijs, organisaties in de kinderopvang en andere organisaties die zich inzetten in het maatschappelijk veld. Resultaten: Aantoonbare samenwerkingsverbanden tussen verenigingen, scholen en maatschappelijke organisaties, Minimaal één samenwerking tussen sportverenigingen op beleidsmatig niveau. Registratieafspraken: urenverantwoording, aantal samenwerkingsverbanden, aantal maatschappelijke stages ingezet op sportgebied (cijfers te verzamelen via de Twern). 8
Prestatieovereenkomst 2011 gemeente Heusden en Trefpunt Cultuureducatie Heusden ten behoeve van de inzet van de combinatiefunctionaris cultuur. Gemeente Heusden, vertegenwoordigd door dhr. W. van Engeland, wethouder, hierna te noemen opdrachtgever en Trefpunt Cultuureducatie Heusden, vertegenwoordigd door dhr. H. van Hout en dhr. G. van der Put, hierna te noemen opdrachtnemer; gelet op de landelijke Bestuurlijke afspraken Impuls brede Scholen, sport en cultuur van 2007 en de volgende door B&W genomen besluiten: ondertekening van intentieverklaring op 4 november 2008, plan van aanpak uitvoering Impuls van 13 januari 2009, verlenging van pilot Impuls op 6 april 2010 en de continuering en uitbreiding van de inzet van Combinatiefunctionarissen tot en met 31 december 2011, van 1 juni 2010. Overwegende dat: De subsidieverstrekking door de gemeente Heusden aan de Trefpunt Cultuureducatie Heusden effect beoogt welke is afgeleid van de landelijke doelstellingen van de Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur. Dit maatschappelijk effect is: - de uitbreiding van het aantal (brede) scholen met naschools cultuuraanbod in zowel het primair als het voortgezet onderwijs, - het bevorderen dat de jeugd tot 18 jaar vertrouwd raakt met één of meer kunst- en cultuurvormen en onder jongeren actieve kunstbeoefening stimuleren. Op de prestatieovereenkomst de bepalingen uit de Algemene Subsidieverordening (Kadernota Subsidiebeleid gemeente Heusden 2008) van de gemeente Heusden van toepassing zijn; In deze prestatieovereenkomst enerzijds de door opdrachtnemer te verrichten activiteiten en de doelgroep waarop deze activiteiten betrekking hebben en anderzijds het hiervoor door opdrachtgever te vertrekken subsidiebedrag zijn vastgelegd; In aanmerking nemende dat: De opdrachtnemer bijdraagt aan de door de gemeente geformuleerde doelstellingen door het realiseren van de prestaties vastgelegd in de bijlage bij deze overeenkomst; De opdrachtnemer het formeel werkgeverschap van de combinatiefunctionaris cultuur uitbesteedt aan Centrum voor de Kunsten de Aleph; De opdrachtnemer het materieel werkgeverschap van de combinatiefunctionaris cultuur uitoefent en hiervoor verantwoordelijkheid draagt; 1
Komen overeen: A. Duur van de overeenkomst Opdrachtgever en opdrachtnemer gaan de overeenkomst aan voor de periode vanaf het moment van ondertekening tot en met 31 december 2011. B. Aard van de opdracht De opdrachtnemer verplicht zich tot het bevorderen en in stand houden van de cultuurdeelname van de schoolgaande jeugd tot 18 jaar in de gemeente Heusden. De te verrichten inspanningen en te leveren prestaties zijn geordend langs de lijn van de kerntaken van de combinatiefunctionarissen: 1. het aanbod van en deelname aan naschoolse cultuur, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden, 2. het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en cultuur, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. De combinatiefunctionarissen voeren hun taak uit in samenwerking met ander organisaties en instellingen, zoals primair onderwijs, voortgezet onderwijs, cultuurinstellingen, kinderopvang en maatschappelijke organisaties en vervullen een coördinerende rol. C. Proces 1. Subsidieproces De opdrachtnemer dient binnen 3 maanden na afloop van de prestatieovereenkomst een financieel en inhoudelijk verslag in bij de gemeente. Het financieel verslag geeft inzicht in de daadwerkelijk gemaakte personeelskosten en overige kosten/overhead. Het inhoudelijk verslag geeft een kwantitatieve weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en bereikte resultaten alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. De opdrachtgever stelt na ontvangst van de financiële en inhoudelijke verslaglegging de subsidie vast. Indien het subsidiebedrag wordt vastgesteld op een lager bedrag dan het totaalbedrag aan verstrekte voorschotten, stort de stichting het verschil onmiddellijk terug in de gemeentekas. Twee maal per jaar vindt een bestuurlijk overleg plaats tussen portefeuillehouder, wethouder van Cultuur van de gemeente Heusden, en een vertegenwoordiging van de stuurgroep Trefpunt Cultuureducatie. Wanneer in de loop van het jaar grote afwijkingen ten opzichte van de begroting of de te leveren prestaties dreigen te ontstaan, treden de betrokken partijen hierover onmiddellijk in overleg. Mochten er, naar het oordeel van één of beide partijen, nieuwe taken nodig zijn dan zullen deze nieuwe taken, na overeenstemming, worden toegevoegd in de bijlage van deze overeenkomst. 2
2. Algemene kwaliteitseisen Opdrachtgever geeft in haar rol van subsidieverstrekker sturing door vooraf de hoofdlijnen van het subsidiebeleid vast te stellen: de doelstelling, het subsidiebudget en de voorwaarden. Opdrachtnemer verricht op een efficiënte wijze meetbare, controleerbare activiteiten, die bijdragen aan het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen van de eigen organisatie en opdrachtgever. Opdrachtnemer investeert permanent en aantoonbaar in vernieuwing van het eigen aanbod en de samenwerking met andere partijen. Opdrachtnemer laat het aanbod aansluiten bij de vraag van de gemeente en de deelnemende partijen. Opdrachtnemer draagt volledige verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering, personeel, organisatie, administratie, huisvesting en financiën. Opdrachtnemer zorgt voor een combinatiefunctionaris werkzaam in de kernen Drunen, Vlijmen en Oudheusden en bedient daarbij de totale gemeente Heusden. Opdrachtnemer zorgt voor een goede verankering in de samenleving en een goede naamsbekendheid. Opdrachtnemer zet voldoende en gekwalificeerd personeel in als combinatiefunctionaris. De medewerkers worden aangesteld volgens de van toepassing zijnde CAO. Opdrachtnemer verzamelt gedurende de looptijd van de overeenkomst kwantitatieve gegevens over de activiteiten van de combinatiefunctionaris. Opdrachtnemer registreert de verzamelde resultaten en rapporteert hierover in het verslag. Opdrachtnemer levert uiterlijk 1 juni 2011 een korte en bondige rapportage aan waarin in ieder geval opgenomen is: aantal activiteiten, aantal deelnemers aan activiteiten, aantal nieuwe cursisten/deelnemers bij culturele aanbieders, Aan de hand van de rapportage en de in deze overeenkomst opgenomen prestaties zal de opdrachtgever zorg dragen voor het uitvoeren van een evaluatie van de combinatiefunctionaris cultuur. De opdrachtgever zal bij het uitvoeren van de evaluatie de aangeleverde gegevens beoordelen naar rato van de tijdsduur die verbonden is aan deze prestatieovereenkomst.(m.a.w. bij een evaluatie in mei zullen de in deze prestatieovereenkomst genoemde prestaties omgerekend worden naar 5 maanden) 3. Overige bepalingen De opdrachtnemer en opdrachtgever zullen elkaar in een vroegtijdig stadium informeren over voor de uitvoering van deze overeenkomst relevante ontwikkelingen. De werkgroep combinatiefunctionarissen, met daarin betrokkenen vanuit Stichting de Schroef, Trefpunt Cultuureducatie en gemeente, zullen structureel overleg voeren over de voortgang van de werkzaamheden van de combinatiefunctionarissen. 3
D. Financiële randvoorwaarden Opdrachtgever stelt in het jaar 2011 een subsidie van in totaal 50.750, - beschikbaar. Het budget omvat het totaalbedrag ter bekostiging van de uitbreiding en instandhouding van een combinatiefunctionaris cultuur in de gemeente en het uitvoeren van de werkzaamheden die leiden tot de overeengekomen inspanningsverplichtingen. De bevoorschotting vindt jaarlijks plaats op basis van 4 keer 25%. De eerste termijn wordt op 1 januari 2011, vervolgens op 1 april, 1 juli en 1 oktober overgemaakt naar het rekeningnummer van opdrachtnemer. Wanneer de financiële bijdrage vanuit het Rijk (40%) wordt stopgezet, komt daarmee ook de financiële bijdrage van de gemeente (60%) te vervallen. Voor zover de gemaakte prestatieafspraken niet nadelig worden beïnvloed, zal de opdrachtnemer ten behoeve van aanvullende activiteiten, passende binnen haar doelstellingen, aanvullende subsidies en sponsorgelden bij derden verwerven. E. Slotbepalingen Deze overeenkomst is van kracht vanaf de datum waarop de overeenkomst is getekend. Indien zwaarwegende, niet voorziene omstandigheden bij een van beide partijen hiertoe noodzaken, treden partijen met elkaar in overleg om te bepalen of deze overeenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten zullen partners eerst trachten op te lossen door middel van conflictbemiddeling (mediation). Partijen zullen daartoe in onderling overleg een mediator benoemen. Partijen financieren deze mediator gezamenlijk. Ieder der partijen is gerechtigd deze overeenkomst te beëindigen, indien de andere partij, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld waarbij een termijn van drie maanden wordt gegeven, in ernstige mate tekort schiet in de nakoming van een of meer krachtens deze overeenkomst op die partijen rustende verplichtingen Aldus overeen gekomen op 2010 te Drunen, Gemeente Heusden Trefpunt Cultuureducatie... De heer van Engeland, De heer van Hout, De heer van der Put. 4
Bijlage bij prestatieovereenkomst gemeente Heusden en Centrum voor de Kunsten de Aleph ten behoeve van de inzet van de combinatiefunctionaris cultuur. De opdrachtnemer verplicht zich tot het bevorderen en in stand houden van de cultuurdeelname van de schoolgaande jeugd tot 18 jaar in de gemeente Heusden. Kerntaak combinatiefunctionaris cultuur. 1. Het aanbod van en deelname aan naschoolse cultuur, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden. 2. het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en cultuur, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. 5
Prestaties per taak. 1. Het aanbod van en deelname aan naschoolse cultuur, voor zowel leerlingen in het primair onderwijs als leerlingen in het voortgezet onderwijs, uitbreiden. Activiteiten: Het opzetten en coördineren van een structureel buitenschools cultuuraanbod in samenwerking met de in deze prestatieovereenkomst genoemde partijen, Het creëren van draagvlak onder de betrokken partijen waardoor deze in de toekomst zelfstandig het buitenschools cultuuraanbod kunnen continueren, Het verzorgen van de communicatie met betrekking tot het buitenschools cultuuraanbod, Zorg dragen voor afstemming tussen het inschools en buitenschools cultuuraanbod, Het opstellen begroting en budgetbewaking, Het verzamelen kwantitatieve gegevens. Doelgroep: Alle schoolgaande jeugd tot 18 jaar uit de gemeente Heusden. Resultaten: Aantal deelnemers aan cultuuractiviteiten verhogen van 152* in het schooljaar 2009/2010 naar 200 in schooljaar 2010/2011, Aantal deelnemers van het primair onderwijs dat aan meerdere culturele activiteiten deelneemt verhogen van 27* naar 35, Aantal deelnemers aan cultuuractiviteiten uit het primair onderwijs verhogen van 117* naar 155, Aantal deelnemers aan cultuuractiviteiten uit het voortgezet onderwijs verhogen van 35* naar 45, Structurele buitenschoolse cultuurprogramma s in de kernen Vlijmen, Drunen en Oudheusden. *Cijfers uit jaarverslag combinatiefunctionaris cultuur. Registratie afspraken: urenverantwoording, aantal activiteiten, deelnamecijfers, aantal nieuwe cursisten, aantal structurele buitenschoolse cultuurprogramma s opgezet door de combinatiefunctionaris maar overgenomen door de deelnemende partijen. 6
2. het versterken en verbeteren van de samenwerking tussen organisaties en verenigingen op het gebied van onderwijs en cultuur, om zo de efficiëntie en effectiviteit van de inzet en het aanbod uit deze sectoren te vergroten. Activiteiten: Een nauwe samenwerking realiseren met de marktplaats cultuurcoördinator, Het stimuleren van samenwerking met organisaties uit cultuur en uit het onderwijs om zo de effectiviteit en efficiëntie van het naschoolse cultuuraanbod te vergroten en verbeteren, Onderhouden van contacten met de Twern op het gebied van maatschappelijke stages, Culturele verenigingen informeren over en motiveren tot het inzetten van maatschappelijke stagiaires. Doelgroep: Alle cultuuraanbieders in de gemeente Heusden, scholen in het primair onderwijs en het voortgezet onderwijs, organisaties in de kinderopvang en andere organisaties die zich inzetten in het maatschappelijk veld. Resultaten: Aantoonbare samenwerkingsverbanden tussen aanbieders en scholen. Registratieafspraken: urenregistratie, aantal samenwerkingsverbanden, aantal maatschappelijke stages ingezet op het gebied van cultuur (cijfers te verzamelen via de Twern). 7
Profiel Combinatiefunctie sport en cultuur Functienaam Sectoren combinatiefunctionaris sport/cultuur organisator/coördinator samenwerking Onderwijs, Sport, Cultuur en Opvang sport, cultuur, onderwijs, opvang, OMGEVING Een combinatiefunctie is een functie waarbij een werknemer in dienst is bij één werkgever, maar gelijkelijk of in ieder geval voor een substantieel deel te werk wordt gesteld in of ten behoeve van twee werkvelden/sectoren. De combinatiefunctionaris ontwikkelt en coördineert brede plannen en programma s ter bevordering van de deelname van leerlingen aan activiteiten op het gebied van sport en cultuur. De combinatiefunctionaris sport ondersteunt ook sportverenigingen bij diverse taken met het oog op het versterken van hun maatschappelijke functie en. De combinatiefunctionaris draagt voorts bij aan de samenwerking tussen organisaties binnen de verschillende werkvelden/sectoren en stimuleert hiertoe afstemming tussen de verschillende aanbieders. De combinatiefunctionaris heeft in alle gevallen een coördinerende, niet uitvoerende functie. Eén van de combinatiefunctionarissen begeleidt/coördineert als extra taak, naast eigen werkzaamheden als combinatiefunctionaris, de combinatiefunctionarissen sport in de uitvoering van hun functie. Ook zorgt hij/zij voor een goede afstemming met de combinatiefunctionaris cultuur en de combinatiefunctionarissen sport op het gebied van het aanbod binnen de gemeente Heusden. Hij/Zij houdt toezicht op de correcte informatievoorziening aan betrokken partijen evenals de planning en voortgang van activiteiten. De combinatiefunctionaris sport legt verantwoording af aan Stichting de Schroef. De combinatiefunctionaris cultuur legt verantwoording af aan Trefpunt Cultuureducatie. RESULTAATGEBIEDEN 1. Organisatie en coördinatie van buitenschoolse activiteiten ontwikkelt, organiseert en coördineert een samenhangend aanbod van binnen- en buitenschoolse activiteiten op het terrein van sport en bewegen en/of kunst en cultuur; stemt het binnen- en/of buitenschoolse programma af op het (onderwijs)aanbod en creëert toegankelijke en logisch doorlopende verbindingen tussen onderwijs, sport en cultuur; 1
initieert en organiseert de opzet en uitvoering van projecten, overlegvormen en overige groepsverbanden voor zover relevant voor de realisatie van de doelstellingen van het aanbod aan brede activiteiten op het gebied van onderwijs, sport en cultuur; coördineert de inzet van menskracht (medewerkers, vrijwilligers, stagiaires e.d.) bij de uitvoering van projecten, activiteitenprogramma s e.d.; verzorgt ten behoeve van de brede activiteitenprogramma s publicitaire uitingen (pers- en publieksartikelen, infobulletins, nieuwsbrieven e.d.) aan ouders/verzorgers, docenten, potentiële deelnemers e.d.; evalueert alle programma s en activiteiten aan het einde van iedere cyclus. 2. Ondersteuning sportverenigingen 1 Bereidt beleidszaken voor en ondersteunt, in coördinerende zin, de sportvereniging op het gebied van: vrijwilligerszaken; ontwikkeling en implementatie vrijwilligersbeleid wet- en regelgeving in de meest brede zin ontwikkeling van nieuw sportaanbod ledenwerving externe communicatie organisatie en coördinatie sportclinics, o.a. voor de kinderen van de BSO 3. Organisatie en coördinatie van samenwerking en afstemming speelt een voortrekkersrol in het aangaan van samenwerking en afstemming tussen de betrokken onderwijs-, sport- en/of cultuurorganisaties; signaleert en inventariseert kansen ter bevordering van het verbreden van een samenhangend aanbod voor kinderen, benadert hiertoe actief betrokken instellingen en personen en brengt hen samen; bouwt en onderhoudt een relevant in- en extern relatienetwerk en stimuleert onderlinge samenwerking en afstemming tussen onderwijsinstellingen, wijkorganisaties, verenigingen, cultuurinstellingen, maatschappelijke instanties e.d. 4. Deskundigheidsontwikkeling en professionalisering onderhoudt de bekwaamheden voor het eigen beroep/de eigen combinatiefunctie, volgt ontwikkelingen op het eigen vakgebied, bestudeert vakliteratuur en benut waar mogelijk kansen op deskundigheidsontwikkeling; neemt deel aan projecten, programma s en activiteiten ten behoeve van eigen deskundigheidsontwikkeling, collegiale consultatie e.d. KENNIS EN VAARDIGHEDEN Kwalificatieniveaus sportmanager/cultuurcoach organisator/coördinator HBO werk- en denk niveau 1 Niet van toepassing voor de combinatiefunctionaris cultuur. 2
Kennis en inzicht theoretische en praktische vakinhoudelijke, didactische kennis en vaardigheden; inzicht in de taak, organisatie en werkwijze van de betrokken school, de vereniging en de overige maatschappelijke of culturele instellingen; inzicht in de (mogelijke) kansrijke relaties die de specifieke instellingen onderling (kunnen) onderhouden en inzicht in de mogelijkheden om deze verbindingen te verdiepen of te verbreden; Vaardigheden invoelingsvermogen en communicatieve en sociale vaardigheden; vaardigheid in het coördineren van medewerkers, vrijwilligers en stagiaires; vaardigheid in het overdragen van kennis en vaardigheden; vaardigheid in het organiseren van projecten en processen gericht op het aangaan en verbreden/verdiepen van onderlinge samenwerking en afstemming; vaardigheid in het opstellen en schrijven van beleidsplannen en notities; vaardigheid in het opstellen en bijhouden van begrotingen en werkbudgetten. CONTACTEN met (potentiële) deelnemers aan activiteitenprogramma s om hen te activeren tot deelname; met docenten over de werkzaamheden in de vorm van collegiale besprekingen/consultatie; met de directie van scholen, voorzitters van verenigingen, besturen van Stichting de Schroef en Trefpunt Cultuureducatie om tot nadere afspraken te komen; met onderwijsinstellingen, wijkorganisaties, verenigingen, maatschappelijke instanties, culturele instellingen e.d. om de potentiële meerwaarde van samenwerking en afstemming voor zowel de leerling als de instelling/organisatie zichtbaar te maken en om onderlinge afstemming te stimuleren. 3
Samenwerking tussen combinatiefunctionarissen en maatschappelijke stagemakelaar. Over de samenwerking tussen de combinatiefunctionarissen en de maatschappelijke stagemakelaar is door het college de volgende vraag gesteld: Is het mogelijk om de makelaarsfunctie maatschappelijke stage in een bepaalde vorm te combineren met de functie van de combinatiefunctionarissen sport en cultuur? Naar aanleiding van deze vraag hebben er verschillende gesprekken plaatsgevonden met de combinatiefunctionarissen sport, de combinatiefunctionaris cultuur en de stagemakelaar voor maatschappelijke stages van de Twern. Daarin zijn beide partijen gevraagd naar hun ideeën over een mogelijke samenwerking. Uit deze gesprekken is gebleken dat de combinatiefunctionarissen en de stagemakelaar hierover op één lijn zitten. In principe zien de combinatiefunctionarissen en de stagemakelaar mogelijkheden in een samenwerking op het gebied van de maatschappelijke stages. Voor de vier combinatiefunctionarissen is volgens hen met name een taak weggelegd bij het motiveren van verenigingen en organisaties om maatschappelijke stages aan te gaan bieden, het communiceren van de doelstellingen en de voorwaarden die verbonden zijn aan de maatschappelijke stages en het doorverwijzen naar de stagemakelaars. Daarnaast zouden de combinatiefunctionarissen ook zelf maatschappelijke stages kunnen aanbieden. De combinatiefunctionarissen en de stagemakelaar zijn het er ook over eens dat een nauwere samenwerking tussen de combinatiefunctionarissen en de stagemakelaars geen voordelen biedt. Daarbij zien zij ook de volgende nadelen bij een intensievere samenwerking. Wanneer een deel van de makelaarsfunctie zou worden ingebouwd in de functie van de combinatiefunctionarissen sport en cultuur, krijgen organisaties, scholen en leerlingen te maken met veel verschillende contactpersonen. Dan moeten leerlingen bijvoorbeeld voor vragen over de maatschappelijke stage in het algemeen aankloppen bij de Twern, maar voor inhoudelijke vragen over hun stage bij de combinatiefunctionaris. Het is makkelijker en duidelijker als zij gewoon één contactpersoon hebben en niet twee of meer. Als de combinatiefunctionarissen ook ingezet gaan worden als stagemakelaar, zijn deze alleen in te zetten zijn op sport en cultuur. Daardoor ontstaat er een scheefgroei. Andere belangrijke vakgebieden, zoals zorg en welzijn, zullen daardoor minder aandacht ontvangen en ondersneeuwen. Dit terwijl maatschappelijke stages ook erg belangrijk zijn op het terrein van zorg. Wanneer er beslist gaat worden om na 2011 niet verder te gaan met de Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur, zullen de combinatiefunctionarissen verdwijnen. Wanneer combinatiefunctionarissen ingezet worden als stagemakelaar en intensief gaan samenwerken met de stagemakelaars bij de Twern, wordt er een investering gedaan die wellicht na één jaar al verloren zal gaan. Geadviseerd wordt om de combinatiefunctionarissen en de stagemakelaar wel samen te laten werken maar niet te gaan investeren in een geïntegreerde werkwijze. De combinatiefunctionarissen sport en cultuur kunnen ingezet worden om zelf maatschappelijke stages aan te bieden en om sporten cultuurverenigingen te motiveren en informeren over de maatschappelijke stages en hen door te verwijzen naar de maatschappelijke stagemakelaars van de Twern.