Business Case DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM VOOR SAINT-LUC
DOCUMENT MANAGEMENT VOOR SAINT-LUC Cliniques universitaires Saint-Luc is het academisch ziekenhuis van de UCLouvain (Université catholique de Louvain). Met meer dan 900 bedden en 6.000 werknemers is dit ziekenhuis het grootste in Brussel. Saint-Luc kent ook internationale faam dankzij een hoogkwalitatieve patiëntenzorg. Het ziekenhuis zet zich dan ook continu in om kwaliteitslabels te behalen, de bekende ziekenhuisaccreditaties.
Nood aan een betrouwbaar systeem Snelle toegang tot procedures en formulieren Edith Rubin is kwaliteitsverantwoordelijke bij Saint-Luc. Haar dienst contacteerde Cognit om een centrale tool uit te bouwen die snel toegang zou verlenen tot actuele procedures en formulieren binnen het ziekenhuis. Dat was een absolute vereiste voor het behalen van de volgende accreditatie. Wij hadden een simpel en vooral betrouwbaar document management system (DMS) nodig, vertelt Edith. Het ziekenhuis had al wel een eigen systeem, maar het probleem was dat de documenten niet altijd up-to-date waren. De invoer en aanpassingen verliepen heel langzaam. Het systeem was daardoor niet actueel genoeg en beantwoordde dus niet aan de kwaliteitseisen.
Van lightweight naar complex Ervaring met quality flows in ziekenhuizen Eerst was het de bedoeling om een lightweight quality flow te voorzien, met daarin voornamelijk niet-medische procedures en formulieren. Cognit zat daarom enkele keren samen met de dienst Kwaliteit om die quality flow in kaart te brengen. Maar daarbij werd steeds duidelijker dat de flow moest bijgesteld worden: van lightweight naar vrij complex. Dat Cognit al ervaring had met grote quality flows in ziekenhuizen was zeker een pluspunt voor ons, legt Edith verder uit. Wij zijn enorm opgetogen over de samenwerking met Cognit. Ze waren heel vlug mee met ons verhaal en konden onze noden nauwkeurig vertalen naar een concrete en efficiënte oplossing.
Professioneel maatwerk Documenten zijn up-to-date en kunnen real-time bewerkt worden Het systeem dat Cognit voor ons ontwikkelde, bestaat uit twee grote luiken. Het eerste luik bevat alle noodprocedures voor het hele ziekenhuis, snel en gemakkelijk toegankelijk vanop iedere pc. In het tweede luik vinden we per dienst de specifieke formulieren terug. Alle documenten zijn nu gegarandeerd altijd up-to-date en kunnen ook realtime bewerkt worden. Cognit werkte hiervoor op basis van Default SharePoint met Nintex Workflow, volledig op maat uitgewerkt voor Saint-Luc. Zo bevat het systeem verschillende niveaus van goedkeuring en gebruikt het workflows om metadata in te vullen en rechten te zetten. Het laat ook toe automatisch te reviseren en te archiveren na een bepaalde tijd.
Een continu groeiproces Cognit leert ons met elke nieuwigheid in het systeem om te gaan We werken nu al meer dan een jaar samen met Cognit en vinden dit een absolute meerwaarde. Want ons DMS kende in die tijd al een enorme groei. Het optimalisatieproces is continu gaande en Cognit leert ons met elke nieuwigheid in het systeem om te gaan. En al even belangrijk: hoe we het systeem in de toekomst zelfstandig kunnen onderhouden. Edith is ook heel positief over de projectleider van Cognit. Hij is hands-on en altijd bereikbaar, levert snelle service en denkt actief mee. We merken wel dat hij ervaring heeft in de ziekenhuiswereld. Het is super om samen te werken met iemand die steeds met inventieve oplossingen komt. Zo wordt ons project steeds beter.
Onmisbare schakel Het nieuwe DMS is onmisbaar in het accreditatieproces Momenteel staat de 60ste versie van de flow in productie en er worden nog steeds updates en uitbreidingen doorgevoerd. Volgens Edith is het nieuwe DMS een groot succes en een onmisbare schakel in het accreditatieproces. Iedereen die nu al werkt met ons DMS, is zeer tevreden over het gebruiksgemak. Maar nog niet alle diensten werken ermee. Ons doel is dan ook om uiteindelijk het hele ziekenhuis aan te sluiten op ditzelfde systeem.
COGNIT, EXPERTS IN SAMENWERKING Cognit is gespecialiseerd in het bedenken, ontwikkelen en implementeren van oplossingen om medewerkers in organisaties efficiënter samen te laten werken. Dit met een unieke focus op Microsoft SharePoint en Office 365 en zowel grote als kleine ondernemingen. Onder andere in de zorgsector kunnen we een uitgebreide expertise voorleggen. Tijd is in de zorg van levensbelang. Cognit helpt zorginstellingen, in de zorgpraktijk en achter de schermen, meer tijd winnen. Met SharePoint-oplossingen die informatiestromen en processen efficiënter maken en vereenvoudigen. Zo wordt digitaal werken in de zorg een stuk makkelijker. Doorheen de jaren hebben we heel wat expertise opgedaan binnen de zorgsector. Heeft u vragen omtrent het behalen van uw accreditatie, document- of kwaliteitbeheer? Neem gerust contact op. TIM BOGEMANS, zaakvoerder COGNIT
ACCREDITATIE BEHALEN? NOOD AAN EEN DOCUMENT MANAGE- MENT OF QUALITY SYSTEEM? PLAN EEN ADVIESGESPREK IN