SELECTIEREGLEMENT SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN 1 FINANCIEEL COMMERCIEEL VERANTWOORDELIJKE AANSTUREND IN DE GRAAD VAN ADJUNCT VAN DE DIRECTEUR (A11) BIJ DE VLAAMSE WATERWEG NV VOOR DE AFDELING COMMERCIEEL BEHEER WEST & INNOVATIE, CEL AFDELINGSONDERSTEUNING STANDPLAATS: WILLEBROEK MAART 2019 1. TAKENPAKKET 1.1 Doel van de functie Opvolgen, coördineren en adviseren van financieel-commerciële dossiers en vraagstukken voor de afdeling Commercieel beheer West & Innovatie met betrekking tot het vervoer via de waterweg en het vermarkten van de watergebonden gronden met als doel mee te werken aan de verdere ontwikkeling van het transport via het water en het multimodaal vervoer als alternatief voor het wegvervoer. 1.2 Resultaatgebieden Resultaat Dienstverlening uitbouwen Het implementeren en bijsturen van de financiële dienstverlening met betrekking tot de budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten met als doel De Vlaamse Waterweg en de personeelsleden op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten Overlegvergaderingen organiseren Medewerkers bijstaan bij de toepassing van procedures Context: in overleg en in samenwerking met het afdelingshoofd. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor financiële vraagstukken of problemen Kwaliteitsborging Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor financiële vraagstukken of problemen Vervollediging dossiers Voorbereiden van financiële en commerciële dossiers met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Antwoorden op vragen van het afdelingshoofd, collega s, financieel manager, Fungeren als aanspreekpunt voor het financiële aspect van budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten Klanten adviseren over interpretatie van financiële procedures Proactief knelpunten signaleren Budgethouders en medewerkers adviseren bij vastleggingsdossiers Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen De voorstellen controleren op volledigheid (qua gegevens) overlapping en /of aansluiting met elkaar Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, afgesproken werkinstructies, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Voorstellen doen voor verbetering van financiële processen en systemen Opvragen, verzamelen en inventariseren van een aantal gegevens (ruimtelijke, juridische, technische, ) in het bijzonder aangaande opportuniteiten met betrekking tot de waterweg en financiële gegevens Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging 1
Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van (potentiële) klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Checklist opmaken voor financiële gegevens Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel gefundeerde voorstellen te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,. Voorstel van beslissing Overeenkomsten formuleren met als doel de bevoegde personen toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met betrekking tot financiële en commerciële dossiers met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Opvolging Opvolgen van de afgesloten overeenkomsten met als doel ervoor te zorgen dat de overeenkomsten worden nageleefd. Interpreteren van statistische gegevens Aanvragen toetsen aan procedures, reglementering en vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Onderzoeken van haalbaarheidsfactoren Behoeften en opportuniteiten bespreken met het afdelingshoofd en collega s Anticiperen op problemen en knelpunten met betrekking tot financiële vraagstukken (bv. budgetten, vastleggingen, overheidsopdrachten, enz.) Analyseren van ad hoc vragen en problemen Uitwerken van een voorstel van overeenkomst Voeren van onderhandelingen inzake principeovereenkomsten, samenwerkingsverbanden, concessies, erfpachten, kaaidossiers, gebruik van de waterweg, grondverwerving Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Voorstel van beslissing bezorgen aan de verantwoordelijke Initiëren van de uitvoering van de overeenkomst Afsluiten van overeenkomsten met de potentiële klanten Aanspreken van lokale en provinciale overheden voor het verkrijgen van promotionele steun voor het transport over water Leggen van diverse contacten met externe klanten Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkenen en/of externe klant toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Informatie uitwisselen over het dossier Opstellen van rapporten en nota s Verzorgen van permanent overzicht van de stand van de vastleggingen Fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten Controle op het naleven van de overeenkomst Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend Personen responsabiliseren betreffende zaken die niet correct verlopen De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Kennis m.b.t het vakgebied De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek 2
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. financiële en commerciële dossiers met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Coördineren Coördineren en aansturen van medewerkers met als doel het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Richtlijnen opmaken en verstrekken aan medewerkers Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met medewerkers Begeleiden en coachen van medewerkers 2. FUNCTIEPROFIEL 2.1 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Coachen Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Ondersteunt bij het behalen van resultaten - Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom - Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren - Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren - Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen 3
Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties ervan - Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse - Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in - Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen - en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan - Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen, ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of een project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 4
Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten en technieken om fouten te vermijden Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Benoemt de oorzaken van problemen - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 2.2 Vaktechnische competenties - Goede kennis van algemene boekhouding, analytische en begrotingsboekhouding - Gedegen kennis van de termijnen en de procedures beschreven in de wet op de overheidsopdrachten - Kennis van logistiek en transportgebeuren (short sea shipping, binnenvaart, trein, wegtransport, intermodaal vervoer), bevaarbare wegen - Kennis van de organisatie en de formele structuren - Commerciële reflex 3. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je bent in het bezit van een Masterdiploma Economie. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). 2. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 5
3. Je hebt minimum 3 jaar professionele ervaring met elk van volgende aspecten: Financiële opvolging van projecten (inclusief Europese projecten): ontwikkelen bedrijventerreinen, projectmatige steunmaatregelen en subsidies opvolgen Budgetcontrole en budgetopvolging Financiële opvolging van concessies- en vergunningscontracten inname domeingoed Financiële adviesverlening Opstellen prijstariferingen en rendementsberekeningen Algemene boekhouding, analytische en begrotingsboekhouding Leidinggeven 4. Je hebt kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Ben je tewerkgesteld in een andere graad binnen rang B1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan dien je te beschikken over het hierboven vereiste diploma. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): Federale overheid Diensten van andere gemeenschappen en gewesten Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) Onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en de vereiste relevante werkervaring 4. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; - Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; - Je bent geslaagd in de selectieprocedure, - Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6
5. KANDIDAATSTELLING De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met 9 april 2019 door te solliciteren via het sollicitatieformulier aan jobs@vlaamsewaterweg.be met vermelding van de referentie Financieel commercieel verantwoordelijke aansturend. Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op www.werkenvoorvlaanderen.be. De kandidaatstelling wordt enkel in aanmerking genomen als deze uiterlijk op 09/04/2019 wordt ingediend en als je het sollicitatieformulier gebruikt. Indien je gebruik wil maken van een vrijstelling of niet nodeloos hertesten, dan maak je dit ten laatste bij je kandidatuurstelling op 09/04/2019 duidelijk kenbaar en levert de nodige stavende documenten aan. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 6. SELECTIEPROCEDURE Het selectieprogramma bestaat uit: 6.1 CV-screening Enkel de kandidaten die de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. 6.2 Optionele voorselectie Wanneer er meer dan 10 kandidaten doorstromen uit de CV-screening, kan er een voorselectie georganiseerd worden op basis van motivatie en relevantie van de ervaring. Deze selectiefase is eliminerend. Om te slagen in deze voorselectie dient de kandidaat 60% te behalen. De 10 hoogst scorende, geslaagde kandidaten gaan door naar het jurygesprek. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 6.3 Gestructureerd jurygesprek met case Het gestructureerd jurygesprek met case wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens het jurygesprek worden volgende elementen afgetoetst: motivatie voor de functie inpasbaarheid binnen de organisatie technische affiniteit/kennis Persoonsgebonden competenties: verantwoordelijkheid nemen, samenwerken, klantgerichtheid, coachen, oordeelsvorming, analyseren, zorgvuldigheid en richting geven. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze mogen voorbereiden. Bij de uitnodiging voor het jurygesprek wordt een persoonlijkheidsvragenlijst meegestuurd, die tijdens het jurygesprek wordt bevraagd. 7
Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld krijgen de kandidaten een beoordeling geschikt/niet geschikt voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. De keuze wordt gemotiveerd. 6.4 TIMING van de selectieprocedure Uiterste sollicitatiedatum: 09/04/2019 CV-screening: 23/04/2019 Eventuele voorselectie: 23/04/2019 Jurygesprek met case: 30/04/2019 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 7. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 8. WERVINGSRESERVE EN GELDIGHEID Voor deze procedure wordt er geen wervingsreserve aangelegd. 9. FEEDBACK De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure voor hen is afgelopen. 10. SALARIS EN GRAAD Salarisschaal A11 (Adjunct van de directeur). Salaris zonder anciënniteit: 3.204,70 geïndexeerd bruto per maand. Relevante privé-ervaring kan gevaloriseerd. Extralegale voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering. 11. VRIJSTELLINGEN EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 8
12. ALGEMEEN Voor alles wat niet expliciet is opgenomen in dit selectiereglement, gelden de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. 9