Aan de leden van de verenigde vergadering V.V: 8 oktober 2008 Datum 2 september 2008 Agendapuntnr. 9 Bijlagen Onderwerp Samenspel VV en college 2007/2008 en doorkijk naar 2009 1. Inleiding Evaluatie samenspel 2007 en deel 2007 Wij hebben de jaarlijkse traditie het samenspel tussen uw verenigde vergadering en ons college te evalueren. Deze evaluatie gebeurt mondeling in commissieverband en vervolgens in de verenigde vergadering. Dit laatste op basis van een notitie waarin de ervaringen uit de commissies zijn uiteengezet. Wij zouden deze traditie ook dit jaar in ere willen houden en voorzien daarom in de vergaderronde van oktober 2008 de evaluatie van het samenspel over 2007 en het eerste deel van 2008 (aanvankelijk hadden wij deze gepland voor de juni VV maar wij zagen daar vanaf vanwege de zware agenda van die VV). Deze notitie dient met name voor die evaluatie. Onder 3. Achtergrondinformatie hebben wij de evaluatie over het jaar 2006 (van maart 2007) aangestipt in vier hoofdthema s en voor elk van de thema s kort de praktijk in 2007 en 2008 beschouwd. Samenspel 2009 Deze evaluatie heeft ten opzichte van eerdere jaren een wat bijzonder karakter omdat de bestuursperiode al voor een groot deel is verstreken en de eventuele wijzigingen die uit de evaluatie volgen slechts voor een beperkte periode binnen uw bestuur toepasbaar zijn. Ook is dit jaar het laatste jaar waarin het samenspel binnen het personenstelsel functioneert. In 2009 zal het bestuurlijk samenspel als gevolg van de gewijzigde waterschapswet -onder het lijstenstel, met het instromen van partijpolitiek, in combinatie met de scherpere wettelijke eisen aan controle en verantwoording- een wat ander karakter krijgen. Hoe dat karakter precies zal zijn is nu niet bekend; het eind van dit jaar zullen de contouren ervan pas bekend worden en in de loop van het volgend jaar zal er goed zicht zijn op de gewenste werkvormen. De door de wet ingegeven veranderingen geven aanleiding tot vele vragen over bestuursstructuur en -cultuur in de volgende bestuursperiode. Deze vragen hoeven in 2008 nog niet te worden beantwoord. Besluitvorming daarover hoeft pas in 2009 plaats te vinden, uitzonderingen daargelaten. Tijdens de informele VV van 22 januari jl. spraken wij daar al met u over. Wij polsten daar of u voelde voor het achterlaten van een testament of advies voor het nieuwe bestuur over aspecten van structuur en cultuur van het nieuwe bestuur. Wij distilleerden uit uw antwoord destijds dat uw bestuur groot belang hecht aan een goede inhoudelijke kennisoverdracht, maar dat de meesten van u er de voorkeur aan gaven de bespreking van andere aspecten op het vlak van bestuurscultuur, bestuurswerkwijze, en rolverdeling na de verkiezingen 2008 over te laten aan het nieuwe bestuur en ook op dit punt geen testament of iets dergelijks achter te laten. Het nieuwe bestuur wordt dan op de meest natuurlijke wijze in staat gesteld bepalend te zijn in de keuzes (in goed overleg met dijkgraaf en ambtelijke organisatie). Wij hebben volledigheidshalve de vragen die op dit vlak gesteld kunnen worden in bijlage 1 op een rij gezet; desgewenst kunt u deze elementen in uw evaluerende besprekingen betrekken. Tot slot stellen wij in deze notitie voor om voor 2009 wel alvast enkele vergaderdata vast te leggen; zie daarvoor bijlage 2.
2. Voorstel en motivering voorstel het jaar 2007 en het eerste half jaar van 2008 te evalueren in commissieverband en daarbij (in ieder geval) de thema s als geschetst onder het kopje Achtergrondinformatie te betrekken hebben het in bijlage 2 gegeven vergaderschema 2009 vast te stellen Voor wat betreft het vast te leggen vergaderschema het volgende. Met het oog op de nodige besluitvorming in het begin van 2009 hebben wij twee VV vergaderingen ingepland naast de al vastgelegde vergadering van 8 januari. Ter voorbereiding van die vergaderingen stellen wij hierbij nu ook data voor commissievergaderingen voor (in beginsel drie verschillende commissies). Over de uiteindelijke indeling en bemensing van die commissies hoeft echter pas de eerste vergadering van het nieuwe jaar (8 januari) of eventueel die daaropvolgend te worden besloten. Door het vergaderschema te beperken tot het eerste deel van 2009, laat u aan het nieuwe bestuur alle ruimte om eventuele wijzigingen in frequentie en vorm aan te brengen. 3. Achtergrondinformatie en praktijk in 2007 en deel 2008 In de vergaderingen van maart 2007 is het samenspel in 2006, geëvalueerd aan de hand van een aantal vragen over het vergadertijdstip en vergaderduur, de vergaderdiscipline, de sfeer van de vergaderingen, de rol van de voorzitter en het stadium van betrekken van uw VV bij de beleidsvorming. Hieronder stippen wij kort de evaluatie over het jaar 2006 (van maart 2007) aan in vier hoofdthema s en geven voor elk van de thema s enige beschouwingen over de praktijk in 2007 en 2008. a. Vergadertijdstip en vergaderduur, vergaderdiscipline Commissies Uit de evaluatie van de commissies in maart 2007 kwam het volgende naar voren. De lengte van de vergaderingen van de commissie IW met een gemiddelde van drie uur door de meeste leden als acceptabel wordt geacht. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat de agenda soms te vol is en dat daardoor niet altijd voldoende gelegenheid is goed te beraadslagen over voorstellen. Besproken werd ook dat de informerende (ambtelijke) presentaties de vergaderingen soms erg lang maken. Benadrukt werd wel dat deze presentaties zeer gewaardeerd worden en informatief zijn. Leden van de commissie IW geven aan een bespreking in twee termijnen zoals te doen gebruikelijk in de VV (en de commissie AZM) prettig te vinden. Ook wordt in deze commissie besproken dat waar dat nodig is de leden elkaar ook kunnen aanspreken op hun bijdrage aan de vergaderorde. De lengte van de commissie W&W, gemiddeld twee tot twee en een half uur, wordt al te lang gezien, met het oog op de relatief korte lichte agenda van deze commissie. De vergaderingen van de commissie AZM worden als te lang ervaren; de leden zouden de vergadertijd tot twee uur willen beperken. Enkele leden van de commissies AZM spreken hun zorg uit over de opkomst van de commissie. Het komt niet zelden voor dat de vergadering geen quorum kent. Voor alle drie de commissies geldt tot slot dat uit de evaluatie naar voren komt dat de wijze van vergaderen over het algemeen als prettig wordt ervaren; het wordt gewaardeerd dat de vergaderingen in een informele sfeer gehouden worden. Praktijk 2007 en 2008 In de dag en aanvangstijdstip van de commissies is na maart 2007 geen wijziging aangebracht; hier was geen aanleiding toe. Voor alles drie de commissie geldt - in meer of mindere mate - de wens de vergaderlengte te beperken. Wij hebben met deze wens hier 2007 en 2008 in ons voorzitterschap van de commissies rekening gehouden, met wisselend succes. De vergaderingen van de commissie AZM zijn t.o.v. 2006 eerder wat langer dan wat korter geworden. De zorgen over de slechte opkomst in de commissie AZM zijn bij ons, t.o.v. 2
het jaar 2006, sterk verkleind. In 2007 was de opkomst in deze commissie redelijk te noemen. Wij hebben er in 2007 en 2008 naar gestreefd de door u en ons gewaardeerde- informele wijze van vergaderen vast te houden, maar daar waar nodig een iets strakkere vergaderdiscipline te gaan hanteren (twee termijnen bespreking). Wij menen ook op dit aspect de afgelopen periode vorderingen geboekt te hebben, maar horen graag uw visie daarover. Verenigde vergadering Uit de evaluatie maart 2007 kwam naar voren dat de meeste leden dag en aanvangstijdstip van de VV, woensdag 14.00 uur, prima vinden. Een enkel lid geeft de voorkeur aan een verenigde vergadering in de avond. De vergaderduur wordt als lang ervaren, maar door de meeste leden als nog net acceptabel gezien. De indeling van de agenda in bespreekstukken en hamerstukken wordt, met het oog op het bekorten van de vergadertijd, als een verbetering gezien. De vergaderorde in de VV wordt over het algemeen als goed beschouwd. Wel wordt gevraagd geen vragen in de VV toe te laten of te beantwoorden die naar hun aard niet in de VV passen (van te groot detailniveau, te gebiedsspecifiek en/of operationeel). Enkele leden bepleitten het opvoeren van de vergaderfrequentie, met als argumenten dat de vergaderingen korter kunnen zijn, er meer continuïteit is, kennis minder snel weg zakt en de betrokkenheid van VV leden groter wordt. Praktijk 2007 In 2007 en 2008 zijn de vergaderingen, t.o.v. 2005 en 2006, iets verkort. De in 2006 ingevoerde indeling van de agenda in hamerstukken en bespreekstukken heeft daar naar ons idee aan bijgedragen. Wij zullen deze indeling dit jaar dan ook handhaven. Ook kan de vergaderlengte nog verder worden beperkt als technische en/of gebiedsgerichte en/of operationele vragen worden gereserveerd voor de commissies of voorafgaand aan de vergaderingen worden gesteld aan de ambtelijke organisatie. Hier tegenover staat dat, nu er geen sprake is van fractiediscipline, elk lid van de verenigde vergadering zich in de gelegenheid moet voelen zijn of haar inbreng te hebben. Wij menen in deze uitersten binnen het huidige stelsel het goede midden te hebben gevonden. Het aantal formele vergaderingen in 2008 is (in september 2007) op vijf vastgelegd. Het nieuwe vergaderschema betekende een verschuiving in het vaste vergaderritme. Overigens zijn er ook in 2007 vijf formele VV-vergaderingen gehouden, omdat er in oktober 2007 een extra vergadering is ingelast in verband met besluitvorming over de KRW. De eerste twee vergaderingen in 2008 laten overigens wel zien dat de agenda door het opvoeren van de vergaderfrequentie beperkt van omvang is. b. Rol portefeuillehouders in commissies en VV Uit de evaluatie van maart 2007 kwam dat de commissieleden over het algemeen te spreken over de (inhoudelijke) rol van de portefeuillehouders in de commissies, hoewel dit wisselend is per persoon. Daar waar soms van een grote dossierkennis werd blijk gegeven, werd dit op prijs gesteld maar werd tegelijkertijd gewezen op het gevaar hiermee de indruk te wekken een verlengstuk van de ambtelijk organisatie te zijn. Verzocht werd ook om, als een portefeuillehouder het antwoord op een vraag niet kende, het antwoord dat de vraag later wordt beantwoord wordt geprefereerd boven een antwoord dat de kern van de vraag niet raakt. Wij hebben deze opmerkingen ter harte genomen. Wij hopen het goede midden te hebben gevonden tussen enerzijds de nodige dossierkennis en anderzijds het besturen op de afstand die wij passend vinden bij de professionele organisatie waar wij mee werken. Wij kunnen dit echter niet alleen; dit blijft steeds een wisselwerking tussen de door u gestelde vragen en onze (voorbereiding voor de) beantwoording. c. Voorstellen en overige informatievoorziening 3
In de evaluatieronde van maart 2007 bleek er over het algemeen tevredenheid te zijn over de kwaliteit van de voorstellen en andere mondelinge informatievoorziening. Ook wordt een eenduidig format op prijs gesteld en heldere toegankelijke (Nederlandse) taal. Over de overige, mondelinge, informatievoorziening uitten de commissieleden zich veelal tevreden. Verzocht werd ook de begroting 2008 eerder toe te zenden dan de gebruikelijke periode van een week voor de commissiebehandeling, met het oog op een goede voorbereiding voor de besluitvorming. Praktijk 2007 en deel 2008 Naar ons idee kan de kwaliteit van de VV-voorstellen ook in 2007 en 2008 als heel behoorlijk worden beschouwd, hoewel wij altijd mogelijkheden voor verbeteringen zien en hier ook op blijven sturen. Het standaard format voor VV-voorstellen dat wij in deze bestuursperiode ontwikkelden, beschouwen wij thans als goed werkbaar. Wij zinnen echter wel op mogelijkheden om het betrekken van de omgeving en de communicatie met de omgeving in de voorstellen een prominentere en duidelijke plaats te geven. De begroting 2008 hebben wij, zoals afgesproken, circa twee weken voor de commissievergaderingen toegezonden. Ook is er in 2007 voorafgaand aan de commissiebehandeling een bijeenkomst georganiseerd, waar de begroting 2008 van ambtelijke zijde is toegelicht en volop ruimte is geboden voor het stellen van technische vragen. Overigens is deze bijeenkomst slechts door één VV-lid bijgewoond. d. Interactieve beleidsvorming, informele VV bijeenkomsten en excursies en praktijk 2007 en deel 2008 Uit de evaluatie 2007 kwamen positieve geluiden over de ontwikkeling uw VV een vroeger stadium te betrekken bij de beleidsvorming; gedoeld werd met name op de startnotities voor de commissie IW. Ook informele vv s bevallen goed. De periodiek te actualiseren voorraadagenda wordt ook als een geschikt middel gezien uw vergadering meer te betrekken bij de beleidsvoorbereiding. In 2007 heeft tijdens de informele VV s een aantal meer strategische onderwerpen de revue gepasseerd (o.a. KRW). Ook zijn in de commissies buiten de VV-agenda om weer sessies gehouden met een deels informatief en deels interactief karakter. In 2008 zijn er inmiddels al twee informele VV s gehouden over de Bestuursverkiezing/waterschapswet en het Waterbeheersplan. Wij hebben de interactie tijdens de laatste informele VV s als zeer nuttig en prettig ervaren. Wij zetten deze lijn graag voort. Wij voorzien voor 2008 nog minimaal één informele VV en denken daarbij aan de ontwikkelingen als gevolg van de Waterwet of het Integraal Waterbeheersplan (vervolg). Over de excursies werd in maart 2007 waardering door uw vergadering uitgesproken. Wel werd opgemerkt dat de deelname aan de excursies wat teleurstellend was. In 2007 zijn drie excursies gehouden (één in mei en twee in het najaar). De excursies worden georganiseerd vanuit de drie territoriale commissies, maar voor elke excursie wordt u allen uitgenodigd. De opkomst tijdens deze excursies vanuit de organiserende commissies bleek goed te zijn; er is echter weinig gebruik gemaakt van de uitnodiging mee te gaan voor leden buiten de commissies om. In deze bestuursperiode worden nog drie excursies gehouden, vanuit elk van de territoriale commissies (eind mei, september en eind oktober). e. Territoriale commissies In 2007 hebben wij in het voorjaar een evaluatie gehouden van de territoriale commissies. Voor 2008 voorzien wij deze evaluatie in het najaar 2008, de laatste vergaderingen van de territoriale commissies in deze bestuursperiode. 5. Gevolgen/consequenties Niet van toepassing 4
6. Aspecten voor de omgeving, communicatie en wijze van publiceren Niet van toepassing 7. Verdere aanpak, procedure, planning In de commissies evaluerende besprekingen te houden Op basis van een samenvattende notitie van de evaluaties in de commissies, een evaluatiebespreking te houden in de verenigde vergadering van 8 oktober 2008 Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris-directeur, dijkgraaf, M.J.H. van Kuijk mr. J.H. Oosters 5