Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Raad voor Maatschappelijk Welzijn Notulen open zitting Zitting van 22 augustus 2018 Samenstelling: Aanwezig: mevrouw Maddy Bouden; mevrouw Doris Dereyne; de heer Chris Vermeersch; de heer Johan Supply; mevrouw Rita Vergote; mevrouw Sylvie Van Keirsbilck; de heer Jan Halewyck; de heer Antoon Verstraete; mevrouw Claudine Muylle; mevrouw Sabine De Wandel Afwezig: mevrouw Delfien Denorme De voorzitter opent de openbare zitting OPENBARE ZITTING Verslag vorige zitting 1 2018_RMW_00119 Verslag open zitting van 20 juni 2018 - Goedkeuring Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd. Notulen De voorzitter vraagt een minuut stilte omwille van het overlijden van de vader van Doris Dereyne. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het verslag van de vorige zitting goed. 1/23

Notulen open zitting 20 juni 2018.pdf en Algemeen Directeur 2 2018_RMW_00121 en Algemeen Directeur open zitting - Aktename KENNIS GENOMEN De Algemeen Directeur nam beslissingen op volgende data: 15/6, 22/6, 29/6, 6/7, 13/7, 27/7, 3/8, 10/8 (zie bijlage) De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte. en Algemeen Directeur 15 juni 2018.pdf en Algemeen Directeur 22 juni 2018.pdf en Algemeen Directeur 29 juni 2018.pdf en Algemeen Directeur 6 juli 2018.pdf en Algemeen Directeur 13 juli 2018.pdf en Algemeen Directeur 27 juli 2018.pdf en Algemeen Directeur 3 augustus 2018.pdf en Algemeen Directeur 10 augustus 2018.pdf Algemeen Bestuur Onthaal en Administratie 3 2018_RMW_00130 Archief: archiefdocumenten die in aanmerking komen voor vernietiging - Goedkeuring Bepaalde archiefdocumenten komen in aanmerking voor vernietiging. Aan het Rijksarchief is een machtiging gevraagd en verkregen. Omdat het om vertrouwelijk papier gaat moet de vernietiging uitgevoerd worden door een gespecialiseerde firma. Firma Suez komt de ophaling doen op volgende data: 02/08/2018: archiefdocumenten gemeentebestuur 13/09/2018: archiefdocumenten OCMW Na de vernietiging bezorgt de firma een vernietigingsattest. 2/23

In de machtiging is terug te vinden om welke documenten het gaat. De raad gaat akkoord. 20171123_goedkeuring_vernietiging.pdf Personeel en Organisatie 4 2018_RMW_00118 Extraprocedurele dienstverlening - gunning door stad Kortrijk - Kennisneming KENNIS GENOMEN Op 20 december 2017 besliste de raad om opnieuw in te stappen in de opdracht 'Extraprocedurele dienstverlening' waarbij het Stadsbestuur van Kortrijk optreedt als aankoopcentrale. Het college van burgemeester en schepenen van Kortrijk besliste in zitting van 19 februari 2018 om de opdracht te gunnen aan cvba DSD Advocaten, Groeningestraat 33 te 8500 Kortrijk voor een periode van 2 jaar vanaf de beteking van de gunning (= vanaf 2 maart 2018). Juridische grond Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. 3/23

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. De raad neemt kennis van de gunning. extraprocedurele_dienstverlening_gunning_20180219.pdf Financiële dienst 5 2018_RMW_00117 Financieel rapport 1ste semester 2018 - Aktename KENNIS GENOMEN Het OCMW-decreet bepaalt dat de financieel beheerder minstens één maal per jaar rapporteert aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Het rapport omvat een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitenprognose, de beheerscontrole en een evolutie van de budgetten. In de zitting van 19 augustus 2009 werd beslist om de financiële rapportage te beperken tot één maal per jaar en, indien mogelijk, samen met de laatste budgetwijziging. Het verslag bevat ook informatie over het debiteurenbeheer. Er werd een overzicht opgenomen van de openstaande vorderingen, oninvorderbare vorderingen,... Het financieel rapport geeft de toestand weer op 03/07/2018. Juridische grond OCMW-decreet artikels 92 en 167. Een afschrift van het rapport werd op 09/07/2018 ter beschikking gesteld van de Algemeen directeur en de Voorzitter. Artikel 2 4/23

De raad neemt akte van het financieel rapport toestand 03/07/2018 opgemaakt door de financieel directeur. Financieel rapport 2018.pdf 6 2018_RMW_00131 Omzetting krediet met vaste rentevoet ( lening 1014 ) naar partially capped VMS met CAP tot 31/12/2022 - Goedkeuring Het OCMW heeft op 27/07/2018 een totale uitstaande schuld van 8.040.337,81 EUR, verdeeld over 4 leningen: Nummer lening Bedrag Duur Eindvervaldag Resterend schuldsaldo Periodiciteit van de rentevoetherziening Rentevoet 1014 6 000 Vaste rentevoet niet 20 31/12/2032 4 713 634,92 000,00 herzienbaar 3,241 1013 4 297 Vaste rentevoet niet 17 1/02/2030 3 288 541,75 192,23 herzienbaar 3,563 1012 45 557,26 20 31/12/2026 21 943,42Vijfjaarlijks 0,184 1010 198 314,82 20 1/10/2018 Vaste rentevoet niet 16 217,72 herzienbaar 4,69 Aangezien de schuldportefeuille voor 100% bestaat uit vaste rentevoeten is er geen renterisico, maar betaalt het OCMW een hogere rentevoet. Belfius heeft berekend op 03/07/2018 dat we voordeel zouden realiseren indien we een gedeelte van onze portefeuille zouden omzetten naar een Variable Maturity Swap Partially Capped". In bijlage werden de technische kenmerken van deze financieringstechniek toegvoegd. Tevens een simulatie van de besparing die hiermee kan gerealiseerd worden op 08/08/2018. De financieel directeur zal enkel tot een omzetting beslissen indien voordeel kan gerealiseerd worden. Na de raadsbeslissing zal Belfius een nieuwe simulatie opmaken. In bijlage werd de analyse van de schuldportefeuille op 03/07/2018 toegevoegd en een simulatie van de besparing op 08/08/2018. Juridische grond De huidige samenstelling van de schuldportefeuille van het OCMW van Langemark-Poelkapelle; De mogelijkheid die voortvloeit uit het bijzonder bestek voor de opdracht van financiële diensten, tot dewelke de betrokken kredieten horen, en de offerte van Belfius Bank n.v.; De huidige rentetoestand; De alternatieve financieringstechnieken, voorgesteld door Belfius Bank NV., die inspelen op de huidige rentetoestand; De technische fiches en indicatieve simulaties, met betrekking tot deze alternatieve financieringstechnieken, verstrekt door Belfius Bank NV, en die door het OCMW aandachtig werden doorgenomen en die nuttige informatie verschaft inzake het contractueel overeengekomen product; Deze documenten het OCMW in staat stellen om alle informatie met betrekking tot dit product te 5/23

begrijpen alsook de gevolgen die eruit kunnen voortvloeien; dat het OCMW deze gevolgen aanvaardt; De voorgestelde verrichtingen betrekking hebben op het beheer van overheidsschuld en geschieden binnen het contractuele kader van reeds bestaande overeenkomsten; De voorwaarden verbonden aan deze technieken slechts beperkt geldig blijven en er dus snel moet gehandeld worden. Notulen De voorzitter geeft toelichting. bij het punt. Sylvie Vankeirsbilck vraagt of er extra kosten aan de herziening zijn verbonden? Maddy zegt dat eventuele kosten al zijn verrekend in het overzicht. De voorzitter vraagt om machtiging te geven aan de financieel beheerder om - indien het financieel klimaat gunstig is - de overeenkomst af te sluiten in naam van het OCMW. Het krediet 1014 ten bedrage van 4.713.634,92 EUR (resterend schuldsaldo op 27/07/2018) om te zetten in een krediet gebruik makend van de techniek van de Variable Maturity Swap Partially Capped" tot eindvervaldag met een CAP tot 31/12/2022. (zie kenmerken in bijlage) Artikel 2 Aan de financieel directeur de machtiging te verlenen om de definitieve rentevoorwaarden vast te leggen. Artikel 3 Akkoord te gaan de clausule inzake wederbeleggingsvergoeding aan te passen als volgt: "Vervroegde terugbetalingen zijn niet toegelaten. Elke niet-contractueel voorziene verrichting tijdens de looptijd van het krediet wordt gelijkgesteld met een eenzijdige verbreking van het contract door het bestuur. In dat geval heeft Belfius Bank recht op een vergoeding gelijk aan haar reëel geleden financieel verlies". Artikel 4 Een afschrift van deze beslissing te bezorgen aan Belfius Bank n.v. (ter attentie van Stijn Bautersen) en aan de financieel directeur. Analyse schuldportefeuille OCMW Langemark_03 07 2018.doc Bijlage Variable Maturity Swap Partially Capped.docx Update cotatie CVMS1y krediet 1014.docx 6/23

7 2018_RMW_00140 Interne kredietaanpassing BP2018-8_0.1 - Goedkeuring Art. 157 OCMW-decreet: De raad voor maatschappelijk welzijn beslist over de interne kredietaanpassingen, zoals die gedefinieerd zijn door de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering bepaalt de nadere voorwaarden daarvoor. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn brengt de financieel beheerder van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en de betrokken budgethouders daarvan onverwijld op de hoogte. De interne kredietaanpassing biedt de mogelijkheid om op een flexibele manier het budget bij te sturen. Onderstaande wijzigingen kunnen niet via interne kredietaanpassing: wijzigingen waardoor het budget niet meer past in het meerjarenplan; wijzigingen die het saldo tussen de exploitatieontvangsten en -uitgaven van een beleidsdomein binnen een budgettaire entiteit kleiner maken; wijzigingen aan de verbinteniskredieten van een investeringsenveloppe; wijzigingen binnen een budgettaire entiteit van het totale bedrag aan transactiekredieten van de geplande investeringen van een bepaald beleidsdomein voor een bepaald jaar; wijzigingen aan de transactiekredieten van het liquiditeitenbudget voor transacties die niet zijn opgenomen in het exploitatie- of investeringsbudget. Het gaat hier hoofdzakelijk om de aflossingen van de leningen en het aangaan van leningen. Globaal gezien hebben de wijzigingen in de interne kredietaanpassing een positieve impact op het oorspronkelijk budget van 2018. We hebben per beleidsdomein een overschot wat resulteert in een globaal overschot van 50.118 EUR. Er werden geen wijzigingen aangebracht in de investeringsenveloppen. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de interne kredietaanpassing 01/2018 goed. Bundel IKA 2018-1 (digitaal).pdf Wonen Omgeving 7/23

8 2018_RMW_00126 Kosteloze grondafstand door het OCMW en toevoeging Lekkerboterstraat aan het openbaar domein - Goedkeuring Het OCMW is momenteel nog eigenaar van de Lekkerboterstraat, kadastraal gekend als 1ste afdeling C, delen van nummers 1068/G en 1069/B/2 bestaande uit 9 are 83 centiare en aanpalend aan het nieuw gebouwde woonzorgcentrum. Het gemeentebestuur wenst de Lekkerboterstraat in te lijven bij het openbaar domein. Zolang deze overdracht niet is gebeurd, dient het OCMW-bestuur in feite in te staan voor het onderhoud van de wegenis en de openbare verlichting en kan/wordt ze aansprakelijk gesteld bij gebeurlijke ongevallen te wijten aan bv. de slechte staat van het wegdek. De overdracht gebeurt kosteloos. Het OCMW staat in voor de notariskosten. Door de OCMW-raad van 6 februari 2015 werd Notaris Ellen Vanslambrouck aangesteld om de akte op te stellen. De OCMW-raad keurde de kosteloze grondafstand goed op 20 mei 2015. De gemeenteraad keurde de toevoeging aan het openbaar domein eerder goed op 12 oktober 2015. De beslissing vermelde een verkeerde oppervlakte en perceelnummers. Juridische grond OCMWdecreet Beslissing OCMWraad van 22 augustus 2018 in verband met kosteloze grondafstand De Lekkerboterstraat, kadastraal gekend als 1ste afdeling C, delen van nummers 1068/G en 1069/B/2 bestaande uit 9 are 83 centiare en aanpalend aan het nieuw gebouwde woonzorgcentrum, wordt toegevoegd aan het openbaar domein. Artikel 2 De OCMWraad keurt de akte, opgemaakt door Notaris Ellen Vanslembrouck in verband met de kosteloze grondafstand van de Lekkerboterstraat goed. OCMW L-P kosteloze afstand aan GEMEENTE L-P.pdf 201508002-GemeenteLP-Lekkerboterstraat Layout1.pdf Leven Sociale dienst 9 2018_RMW_00127 Reglement ten laste name verblijfskosten woonzorgcentrum en erkende groep van assistentiewoningen - Goedkeuring 8/23

Het reglement voor de ten laste name van verblijfkosten voor woonzorgcentra dateert van 2003 en is aan herziening toe. De sociale dienst merkt een toename in het aantal situaties waarin de betaling van de verblijfskosten nipt is, en wil voorbereid zijn indien er effectief een tussenkomst moet gebeuren. Het reglement van 2003 was beknopt. De sociale dienst werkte een volledig reglement uit op basis van een opleiding bij de VVSG, afstemming met sociale diensten uit de buurt en interne afstemming. Juridische grond Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Wet van 2 april 1965 Reglement ten laste name verblijfskosten, BCSD 2/9/2003 De OCMW-Raad keurt het reglement voor de ten laste name van verblijfskosten in woonzorgcentra of erkende groep van assistentiewoningen goed. reglement 2003.pdf reglement 2018.pdf 10 2018_RMW_00132 Huren van woning als doorgangswoning aan De Mandel - Goedkeuring Sinds 15 september 2016 wordt de woning Eikenlaan 14 te Langemark gehuurd aan De Mandel als doorgangswoning. Het huurcontract loopt af 31 augustus 2018, maar is nog steeds bewoond. De sociale dienst stelt voor het huurcontract te verlengen. Door verlof van de verantwoordelijke bij De Mandel kon nog geen einddatum voor het huurcontract afgesproken worden. Er werd voorgesteld om te verlengen voor één jaar. De woning wordt verhuurd voor 17 per dag, inclusief water, gas en elektriciteit. 9/23

De Raad keurt de verlenging van het huurcontract tot 31/8/19 voor de woning Eikenlaan 14 goed. De woning zal gebruikt worden als doorgangswoning. Artikel 2 De Raad gaat akkoord om de woning te verhuren aan 17 per dag, inclusief water, gas en elektriciteit. overeenkomst 2018.pdf 11 2018_RMW_00135 CLB: vraag naar lokalen voor medisch onderzoek - Goedkeuring Het CLB moet vanaf september het medisch onderzoek voor het 1e kleuter organiseren in bijzijn van de ouders. Niet in elke school is hiervoor voldoende plaats. Het Vrij CLB stelt de vraag om dit te laten doorgaan in lokalen van het Huis van het Kind, of dus het OCMW. Het gaat over de Vrije Basischool Langemark, 't Bikschooltje, Vrije Basisschool Poelkapelle en Vrije Basisschool Madonna en Sint-Juliaan. Het CLB heeft nog niet met elke school nagegaan of er voldoende plaats is. Er wordt voorgesteld om de locaties van de BKO gratis ter beschikking te stellen voor het medisch onderzoek. Andere opties kunnen de gemeentelijke ontmoetingscentra zijn, of het woonzorgcentrum. Notulen Jan Halewyck vraagt of dit tijdens de schooluren is? De voorzitter antwoordt dat dit klopt. De OCMW-Raad gaat akkoord om locaties gratis ter beschikking te stellen voor het medisch onderzoek van het Vrij CLB. 10/23

clb.pdf 12 2018_RMW_00138 Week van de Geestelijke Gezondheid: lezing zelfzorg - Kennisneming KENNIS GENOMEN Op 10 oktober is het Internationale Dag van de Geestelijke Gezondheid. De maatschappelijk werkers worden wekelijks geconfronteerd met personen die het mentaal niet gemakkelijk hebben. Meer en meer mensen zijn zich bewust van het belang van geestelijke gezondheid en erkennen de nood aan psychosociale ondersteuning. In kader daarvan organiseert de sociale dienst op dinsdag 9 oktober een lezing zelfzorg door Emily Condé uit Torhout. Zelfzorg is de basis van een energierijk leven. Dat is het uitgangspunt van Emily Condé. Makkelijk is het niet altijd, maar we kunnen het wel leren. Emily geeft ons in haar lezing op een inspirerende manier de basis van zelfzorg mee. www.emovation.be Dinsdag 9 oktober om 19u30 De Krune cafetaria WZC De Boomgaard De OCMW-Raad neemt kennis. 13 2018_RMW_00134 Opstart huiswerkbegeleiding - Goedkeuring In het welzijnsoverleg van oktober 2017 werd door VBS Langemark opgemerkt dat er in de regio weinig mogelijkheden zijn om kinderen huiswerkbegeleiding of studieondersteuning aan te bieden. De sociale dienst onderzocht de vraag en in februari was er een samenkomst met de directies en zorgleerkrachten van de lagere scholen. Alle scholen waren vragende partij om huiswerkbegeleiding op te starten, met een tweeledige vraag: begeleiding tijdens de klasuren voor anderstalige kinderen, en ondersteuning bij het maken van het huiswerk. Binnen de buitenschoolse kinderopvang wordt in groep huiswerk gemaakt met toezicht van de begeleiding. Het zou voor de begeleiding een meerwaarde zijn mocht daar extra ondersteuning voorzien worden. Ondertussen was er tijdens de zomermaanden een vraag van een leerling uit Poelkapelle om het vak wiskunde wat bij te benen en actueel te houden tijdens de vakantie. De sociale dienst vond een vrijwilliger die de begeleiding op zich nam, via vzw Auxilia. De noodzaak aan huiswerkbegeleding werd hiermee bevestigd. 11/23

Meest efficiënt lijkt het wanneer de coördinatie van de huiswerkbegeleiding vanuit de sociale dienst gebeurt, met begeleiding van Auxilia vzw. De kandidaat-huiswerkbegeleiders werden bevraagd en verwachten geen vergoeding. Ze verwachten wel voldoende ondersteuning en een luisterend oor voor hun ervaringen en bezorgdheden. Daarnaast werd bij de verschillende OCMW- en gemeentediensten nagegaan welk bedrag betaald wordt aan vrijwilligers: Dienst Taak Betaling WZC De Boomgaard Cafetaria openhouden 5 per uur WZC De Boombaard Wandelen en voorlezen Geen OCMW t Wienkeltje poetsen, kleren sorteren en winkel bemannen Sint-Vincentius Vereniging Hulp bij de voedselbedeling Geen 1 per uur Team Ontspannen Voorlezen in de bibliotheek 10 per sessie Team Ontspannen Monitor speelplein en sportkamp 28 per dag (indien geen monitorcursus) 34.04 per dag In andere gemeentes is er veelal geen huiswerkbegeleiding. Indien wel, dan is dit eerder sporadisch en via Auxilia vzw. In de regio Poperinge wordt de huiswerkbegeleiding georganiseerd door het Buurthuis Bellewijk van het OCMW. In Hooglede werd gestart via het Huis van het Kind, dat door de gemeente wordt gecoördineerd. In beide plaatsen doen de vrijwilligers dit kosteloos. Het gebeurt ook dat de Welzijnsschakel of 'Vereniging waar armen het woord nemen' huiswerkbegeleiding opneemt. In Langemark - Poelkapelle is er geen Welzijnsschakel actief. Op zich brengt de huiswerkbegeleiding geen extra kosten met zich mee. De coördinatie ervan kan binnen de bezetting van de sociale dienst, qua verzekering is er een forfait betaald voor alle vrijwilligers van gemeente en OCMW, en lesmateriaal moet voorzien worden door de school. Vorming en ondersteuning wordt aangeboden vanuit Auxilia vzw. De toeleiding van leerlingen zou gebeuren door de zorgcoördinator van de school, die screent op schoolse noodzakelijkheid. Een tweede screening gebeurt door de sociale dienst: is er sprake van kansarmoede, en kan de leerling nergens anders terecht? De sociale dienst stelt voor om geen dossierkosten aan te rekenen. Aangezien er voldoende vrijwilligers zijn om te starten zonder onkostenvergoeding, en de vrijwilligers zelf aangeven dit niet te verwachten, wordt voorgesteld om geen vergoeding uit te betalen. Zo blijft de huiswerkbegeleiding ook effectief een nuloperatie. De administratieve impact van bijhouden en uitbetalen van een vergoeding mag niet onderschat worden. Die gewonnen tijd kan geïnvesteerd worden in ondersteuning van de vrijwilligers. Bijkomend kan er zo geopteerd worden om geen dossierkosten aan te rekenen en dit te zien als een dienstverlening aan kansarme kinderen. De OCMW-Raad keurt de opstart van huiswerkbegeleiding onder de sociale dienst goed en neemt een beslissing betreffende de dossierkosten en vrijwilligersvergoeding. 12/23

visie.pdf Kinderopvang 14 2018_RMW_00137 Medewerking BKO aan Vredeswakes 13 september - Goedkeuring Op 13 september gaat een activiteit door van Vredeswakes met alle schoolkinderen van Langemark - Poelkapelle. Vanuit de organisatie wordt de begeleiding van de BKO gevraagd om hieraan mee te helpen voor 2 uur over de middag, onder andere om de kinderen te grimeren. Gezien Vredeswakes wordt georganiseerd met steun van de Gemeente Langemark - Poelkapelle, wordt voorgesteld om de begeleiding kosteloos te laten helpen. De OCMW-Raad gaat akkoord om de begeleiding van de BKO 2 uur te laten meewerken aan Vredeswakes op 13 september. Woonzorgcentrum Woonzorgcentrum 15 2018_RMW_00116 Uitbreiding openingsdagen dorpsrestaurant - Goedkeuring Op 4 april 2013 opende het dorpsrestaurant. Wat initieel startte met dinsdag en donderdag als openingsdagen, werd stelselmatig uitgebreid tot elke werkdag. Het aantal gebruikers nam evenredig toe. Onderstaand vindt u per maand de geserveerde maaltijden in 2016 en 2017: Maand 2017 2016 Januari 231 214 Februari 245 224 Maart 286 300 April 240 228 13/23

Mei 271 205 Juni 296 252 Juli 230 198 Augustus 275 265 September 299 258 Oktober 287 224 November 305 216 December 238 262 Totaal 3.203 2.846 Vanuit de huidige gebruikers van het dosprestaurant is er een vraag naar een dagelijkse opening van het dorpsrestaurant. Daarom stellen we voor om vanaf 20 oktober 2018 het restaurant elke dag te openen. De bediening vanuit de keuken gebeurt met de huidige bestaffing. De huidige kostprijs voor een maaltijd bedraagt 6,5euro. Deze prijs willen we aanhouden op week- en zaterdagen. Op zon- en feestdagen stellen we voor om de prijs op 7euro te brengen. De raad keurt de dagelijkse opening van het dorpsrestaurant goed. Artikel 2 De raad keurt volgende prijzen goed: week- en zaterdagen: 6,5 euro/maaltijd; zon- en feestdagen: 7 euro/maaltijd; indien sociaal tarief van toepassing is worden de huidige voorwaarden aangehouden. 16 2018_RMW_00125 Raamovereenkomst incontinentiemateriaal - verlenging van de overeenkomst - Kennisneming KENNIS GENOMEN De raad beslist in zitting van 26 november 2014 in te stappen in de raamovereenkomst incontinentiemateriaal met bestek nr. RO.INCO15.17/001 en om het OCMW van Poperinge aan te stellen als aankoopcentrale voor deze raamovereenkomst. 14/23

De raad voor maatschappelijk welzijn van Poperinge besliste in zitting van 11 juni 2015 om de opdracht te gunnen aan Ontex bvba, Genthof 5 te 9255 Buggenhout, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte. De overeenkomst startte op 1 september 2015 en eindigt op 31 augustus 2018. De raad nam in zitting van 19 augustus 2015 kennis van deze beslissing. In het bestek en de gunning was de mogelijkheid opgenomen om de overeenkomst met 1 jaar te verlengen. De raad voor maatschappelijk welzijn van Poperinge besliste in zitting van 14 juni 2018 om de overeenkomst met Ontex bvba, Genthof 5 te 9255 Buggenhout, voor 1 jaar te verlengen (tot 31/08/2019) tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte. Er wordt voorgesteld om ook in te stappen in deze verlenging. Juridische grond Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 25, en meer bepaald artikels 2, 4 en 15 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoop- of opdrachtencentrale. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. Financiële informatie 15/23

Visum: Visum verleend Financiële informatie De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2018 op budgetcode 0953-00/601200 en het budget van 2019. Een aanvraag tot het verkrijgen van het vereiste visum werd ingediend op 19 juli 2018. De financieel directeur verleende een visum met nr. 11/2018 op 19 juli 2018. De raad neemt kennis van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van Poperinge van 14 juni 2018 waarbij de opdracht Raamovereenkomst incontinentiemateriaal, die werd gegund op 11 juni 2015 aan Ontex bvba, Genthof 5 te 9255 Buggenhout, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver, voor een termijn van 1 jaar wordt verlengd. Artikel 2 De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in in het exploitatiebudget van 2018 op budgetcode 0953-00/601200 en het budget van 2019. 20150611_RMW_Poperinge_gunning.pdf 20150819_RMW_kennisname_gunning.pdf 20180614_RMW_Poperinge_verlenging_opdracht.pdf 17 2018_RMW_00129 Afvalbeheer - Gunning door Zorgbedrijf Roeselare - Kennisneming KENNIS GENOMEN De raad besliste in zitting van 24 januari 2018 om in te stappen in e raamovereenkomst Afvalbeheer en om het Zorgbedrijf Roeselare aan te stellen als aankoopbedrijf voor deze raamovereenkomst. De opdracht omvat het afvalbeheer van het Woonzorgcentrum en voor de geplande assistentiewoningen. De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 2 jaar, en kan 2 x verlengd worden voor telkens 1 jaar. Het Zorgebedrijf Roeselare besliste in zitting van 27 juni 2018 om de opdracht te gunnen aan Garwig Logistics bvba, Poelkapellestraat 18 te 8650 Houthulst, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte. Juridische grond Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor 16/23

maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikels 2, 36 en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Financiële informatie Visum: Visum verleend Financiële informatie De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2018 op budgetcode 0953-00/613090 en het budget van de volgende jaren. Een aanvraag tot het verkrijgen van het vereiste visum werd ingediend op 19 juli 2018. De financieel directeur verleende een visum op 26 juli 2018. De raad neemt kennis van de beslissing van het Zorgbedrijf Roeselare van 27 juni 2018 waarbij de opdracht Afvalbeheer wordt gegund aan Garwig Logistics bvba, Poelkapellestraat 18 te 8650 Houthulst, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte. Artikel 2 De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2018 op budgetcode 0953-00/613090 en het budget van de volgende jaren. 17/23

20180627_gunning_zorgbedrijf.pdf 18 2018_RMW_00136 Verzorgen van bewonerswas, huren en verzorgen van arbeidskledij en linnen voor het woonzorgcentrum - Gunning - Goedkeuring In het kader van de opdracht Verzorgen van bewonerswas, huren en verzorgen van arbeidskledij en linnen voor het woonzorgcentrum werd een bestek met nr. 2018818 opgesteld door Woonzorgcentrum De Boomgaard. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 200.289,10 excl. btw of 242.349,81 incl. 21% btw. OCMW Langemark-Poelkapelle verleende in zitting van 18 april 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. De aankondiging van opdracht 2018-511165 werd gepubliceerd op 20 april 2018 op nationaal niveau. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2018 om 11.00 uur te bereiken. De verbintenistermijn van 90 kalenderdagen eindigt op 23 augustus 2018. Er werden 3 offertes ontvangen: St-Joris nv, Emile Beauduinstraat 11 te 3890 Gingelom ( 148.134,37 excl. btw of 179.242,59 incl. 21% btw); Was- en nieuwkuisbedrijf Dumoulin nv, Zandvoordestraat 91 te 8902 Zillebeke ( 128.139,53 excl. btw of 155.048,83 incl. 21% btw); Wasserij Gaverland nv, Doornpark 17 te 9120 Beveren-Waas ( 102.862,39 excl. btw of 124.463,49 incl. 21% btw); De eventuele onderhandelingen en verbeteringen resulteerden in volgende eindoffertes: St-Joris nv, Emile Beauduinstraat 11 te 3890 Gingelom ( 175.318,53 excl. btw of 212.135,42 incl. 21% btw) Was- en nieuwkuisbedrijf Dumoulin nv, Zandvoordestraat 91 te 8902 Zillebeke ( 176.078,16 excl. btw of 213.054,57 incl. 21% btw) Wasserij Gaverland nv, Doornpark 17 te 9120 Beveren-Waas ( 130.779,19 excl. btw of 158.242,82 incl. 21% btw) De directeur van WZC de Boomgaard stelde op 30 juli 2018 het verslag van nazicht van de offertes op. De directeur stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Was- en nieuwkuisbedrijf Dumoulin nv, Zandvoordestraat 91 te 8902 Zillebeke, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen van deze inschrijver. 18/23

Juridische grond Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, 1, 1 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van 221.000,00 niet) en artikel 43. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Financiële informatie Visum: Visum verleend Financiële informatie De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het exploitatiebudget van 2019 op budgetcode 0953-00613070 en het budget van de volgende jaren. Een aanvraag tot het verkrijgen van het vereiste visum werd ingediend op 30 juli 2018. De financieel directeur verleende een visum op 6 augustus 2018. Notulen Matthias Vanderhauwaert geeft toelichting bij het verslag van de gunning. Hij wijst de raadsleden erop dat de nieuwe prijs na onderhandeling en verbetering, hoger ligt dan de oorspronkelijke prijs. Dit komt omdat de aanbieders allen voorstellen om af te stappen van de forfaitaire prijs voor werkkledij. Er werd daarbij een nieuwe stukprijs gegeven, ervan uitgaande dat alle stukken wekelijks zullen worden gewassen. Dit is een overraming. Bovendien wordt - bij prijsaanpassing- geen restwaarde aangerekend, indien de samenwerking vroegtijdig wordt stopgezet. In het lopende contract, is dit wel het geval. 19/23

Claudine Muylle vraagt of we er niet kunnen in slagen om de bewonerswas zelf te doen. Matthias antwoordt dat er meer dan 40 bewoners hun was uitgeven. De organisatie ervan vergt extra ruimte (scheiding proper/vuil, drogen, sorteren,...), extra personeel en extra materiaal. Dit is een enorme logistieke organisatie waar we binnen het woonzorgcentrum niet op voorbereid zijn. De directeur meent dat dit de corebussiness niet is van het woonzorgcentrum en dat de professionele wasserijen dit op een meer kwalitatieve manier kunnen organiseren. Matthias is niet overtuigd dat het goedkoper zou uitvallen als we dit zelf terug zouden doen. Sylvie vraagt of de berekening werd gemaakt? Matthias antwoordt van niet. De kost voor de was wordt gefactureerd aan de bewoners. Johan Supply vraagt zich af we dit zelf niet goedkoper kunnen dan een zelfstandige ondernemer. Tenslotte dienen wij geen winst te maken. Matthias betwijfelt dit. De wasserijen zijn immers veel beter uitgerust om dit op een efficiënte manier te wassen. Als we het wassen van de bewonerswas zelf doen en als een dienstverlening aanbieden, dan betalen families die zelf de was doen trouwens mee voor de anderen. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 30 juli 2018, opgesteld door de directeur van het woonzorgcentrum. Artikel 2 Het verslag van nazicht van de offertes wordt als bijlage bij deze beslissing gevoegd. Artikel 3 De opdracht Verzorgen van bewonerswas, huren en verzorgen van arbeidskledij en linnen voor het woonzorgcentrum wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Was- en nieuwkuisbedrijf Dumoulin nv, Zandvoordestraat 91 te 8902 Zillebeke, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen van deze inschrijver. Artikel 4 De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2018818. Artikel 5 De betaling zal gebeuren met het krediet dat wordt voorzien in het exploitatiebudget van 2019 op budgetcode 0953-00613070 en het budget van de volgende jaren. 2018_07_30_Verslag van nazicht van de offertes.pdf 19 2018_RMW_00128 Aanpassingen interne afsprakennota woonzorgcentrum De Boomgaard - Goedkeuring 20/23

De vorige afsprakennota werd goedgekeurd door de raad van 15/02/2017. Sindsdien zijn er een aantal wijzigingen van kracht, die nog niet geïmplementeerd werden in de huidige afsprakennota. Hiertoe werd het document aangepast. In grote lijnen werden volgende zaken gewijzigd : De twee afsprakennota's, enerzijds deze voor de vaste opnames binnen het woonzorgcentrum en anderzijds deze voor het centrum kortverblijf, werden herleid tot één document. Dit met toevoeging van de kamer herstelverblijf. Met betrekking tot de wachtlijst : o Bij opname op de wachtlijst dient men een document te tekenen om hiertoe toestemming te geven. Daarnaast wordt hierin vermeld dat de gegevens intern/extern kunnen doorgegeven worden in kader van het uitvoeren van optimale dienstverlening. o Toevoeging van de voorrangsregel (in kader van gezinshereniging) voor koppels binnen onze zorgflats. Aanpassing van het aantal bedden RVT - ROB. Er wordt niet langer een extra inventaris meegegeven die getekend dient te worden. Binnen de afsprakennota wordt de inventaris vermeld alsook de vraag om gebruikte detectiematerialen en hulpmiddelen in goede staat terug te geven. Er is in het huidig document niet langer sprake van een gesloten en open afdeling. Dit vermits we een inclusief beleid hanteren. Er wordt melding gemaakt, dat foto's enkel kunnen gemaakt worden mits de expliciete toestemming van de bewoner. Juridische grond Het woonzorgdecreet van 13 maart 2009. Notulen Joke Despeghel, sociale dienst van het woonzorgcentrum, geeft toelichting bij de wijzigingen in de afsprakennota. Jan Halewyck vraagt of hiermee het probleem voor personen die wensen te verhuizen wordt opgelost? Joke antwoordt dat hiermee het inclusief beleid en de visie op de twee afdelingen wordt verduidelijkt. De vragen rond verhuizen naar een andere kamer zijn hiermee niet van de baan. Matthias vult aan dat we door dit op te nemen in de afsprakennota, we juridisch sterker in onze schoenen staan bij dergelijke vragen. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de afsprakennota goed. 20180724 - Afsprakennota WZC De Boomgaard (vaste opname-kortverblijf-herstelverblijf).pdf 21/23

20 2018_RMW_00139 Machtiging aan OCMW Staden voor het aanleggen van een gezamenlijke werfreserve voor een kinesitherapeut - Goedkeuring Het OCMW van Staden wenst voor zijn woonzorgcentrum een kinesitherapeut aan te werven. De rechtspositie van zowel het OCMW van Staden als die van het OCMW van Langemark-Poelkapelle laat toe dat een gezamenlijke werving mogelijk is. Binnen WZC De Boomgaard is er op korte termijn geen noodzaak aan de aanwerving van een kinesitherapeut. Op middellange termijn kan dit wel aan de orde zijn, door het stijgend aantal RVTbedden, en de bijhorende kinéprestaties vanuit het woonzorgcentrum zelf. Om dubbele procedures te vermijden is het wenselijk om het OCMW van Staden te machtigen om de aanwervingsprocedure uit te voeren en een bijhorende werfreserve aan te leggen. De werfreserve is voor beide besturen geldig en geldt voor 3 jaar. De vacantverklaring gebeurt op niveau BV1-BV3. In Staden is de aanwerving op statutaire basis, in Langemark-Poelkapelle op contractuele basis. De selectiecommissie bestaat uit volgende samenstelling: de heer Joost Blondeel, selectiedeskundige, voorzitter; de heer Matthias Vanderhauwaert, directeur woonzorgcentrum De Boomgaard, lid; de heer Frank Robberecht, kinesist woonzorgcentrum De Oever, lid; mevrouw Liesbeth Van Damme, directeur woonzorgcentrum De Oever, lid; mevrouw Ellen Bocher, coördinator interne ondersteuning, secretaris van de selectiecommissie. Juridische grond Rechtspositiregeling woonzorgcentrum De Boomgaard Het OCMW van Langemark-Poelkapelle machtigt het OCMW van Staden om een gezamenlijke werfreserve aan te leggen voor een kinesitherapeut. Artikel 2 De aanwerving geschiedt overeenkomstig de modaliteiten vervat in de rechtspositieregeling. Artikel 3 22/23

Een afschrift van deze beslissing wordt aan het OCMW van Staden bezorgd. STADEN_DW_126X175_190718_Q.PDF Vragen en antwoord 21 2018_RMW_00124 Vragen en antwoord - Aktename KENNIS GENOMEN De Raad neemt akte De voorzitter opent de besloten zitting De voorzitter sluit de zitting Algemeen directeur Sabine De Wandel Voor eensluidend afschrift Algemeen directeur Voorzitter Maddy Bouden Voorzitter 23/23