INHOUDSOPGAVE Toelichting op het jaarverslag 2 Raad van Toezicht 3 Voorwoord 5 1. Organisatie 7 2. Kwaliteit 11 3. Leer- en werkomgeving 12 4. Medewerkers 15 5. Medewerkers bestuursbureau 16 6. Financiën 18 Jaarrekening 27 Bijlagen 65 1
Toelichting op het jaarverslag 2
RAAD VAN TOEZICHT Wij bieden u hierbij het jaarverslag van 2013 aan van Onderwijsgroep Noord. De jaarrekening is vastgesteld door het College van Bestuur en gecontroleerd door KPMG Accountants N.V. Na vaststelling door het College van Bestuur en advies van de auditcommissie hebben wij op grond van de controleverklaring het besluit van het College van Bestuur goedgekeurd. De Raad van Toezicht bestond in begin 2013 uit vier personen. Na een succesvolle sollicitatieprocedure is op voordracht van de medezeggenschapsorganen een vijfde lid benoemd, waardoor de raad weer voltallig is. De sollicitatiecommissie bestond uit de voorzitters van de vier medezeggenschapsorganen, de voorzitter Raad van Toezicht en de voorzitter College van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft vier keer in formele zin en drie keer in informele zin (op vestigingen) vergaderd. In informele zin heeft de Raad van Toezicht in aanwezigheid van het College van Bestuur drie keer met directeuren en vertegenwoordigers van de medezeggenschapsorganen gesproken. Doel van deze gesprekken is enige voeling te hebben met het binnenste van de organisatie. De auditcommissie is in aanwezigheid van het College van Bestuur twee keer bijeen geweest. De belangrijkste onderwerpen waren de jaarrekening 2012 en de begroting 2014. De remuneratiecommissie is regelmatig in gesprek geweest met het College van Bestuur. Het HRM gesprek tussen remuneratiecommissie en College van Bestuur wordt in 2014 gevoerd. In 2013 is regelmatig gesproken over good governance. Om zijn rol als toezichthouder goed te kunnen vervullen wil de Raad van Toezicht meer contact met alle geledingen van de organisatie. Daarom is (een delegatie van) de RvT regelmatig aanwezig geweest bij de informele afsluiting van (personeels)bijeenkomsten in het kader van de transitie van Onderwijsgroep Noord. Ook is in het kader van governance en de WNT gesproken over de vergoeding van de Raad van Toezicht en de beloning van het College van Bestuur. Er is vastgesteld dat de huidige vergoeding/beloning binnen de gestelde norm valt. De Raad van Toezicht heeft zichzelf geëvalueerd aan de hand van een daarvoor ontwikkeld instrument. Na een eerste evaluatie van de gezamenlijke Raad van Toezicht en het College van Bestuur over de Raad van Toezicht als geheel in 2012, was in 2013 de evaluatie van individuele leden van de Raad van Toezicht aan de orde. De conclusie was dat er een goede mix van competenties aanwezig is binnen de Raad van Toezicht. De afgelopen jaren ging veel aandacht uit naar financiële aangelegenheden. De bedrijfsvoering is nu beter op orde. De Raad van Toezicht laat zich goed informeren op alle expertisegebieden van het vastgestelde toezichtskader, zodat de Raad beter in staat is zijn rol als toezichthouder te vervullen. In 2013 is bijvoorbeeld een start gemaakt met presentaties van interne deskundigen over belangrijke ontwikkelingen die grote impact hebben op de organisatie. Zo is de Raad o.a. uitgebreid geïnformeerd over Passend Onderwijs en de stand van zaken binnen de stichtingen van Onderwijsgroep Noord. In 2014 zullen ook Focus op Vakmanschap en (leerlingen)krimp toegelicht worden. Ook heeft de Raad de onderwijskwaliteit en inspectierapporten continu op de agenda, zodat de Raad zich kan vergewissen van de onderwijskwaliteit. De Raad heeft positieve ontwikkelingen kunnen constateren, maar heeft ook gesignaleerd dat op enkele locaties nog verbeteringen mogelijk zijn. Tevens is afgesproken dat in de verantwoordingsrapportages van het College van Bestuur aan de Raad van Toezicht de ontwikkelingen ten aanzien van bovengenoemde thema s aan bod komt. Tijdens de vergaderingen en tijdens een aantal extra ingeplande informele bijeenkomsten tussen CvB en RvT is 3
regelmatig gesproken over de transitie waarin Onderwijsgroep Noord zich bevindt. Diverse omstandigheden en (toekomstige) ontwikkelingen maken veranderingen in structuur en cultuur noodzakelijk. Het CvB heeft de RvT geïnformeerd over zijn ideeën voor een nieuwe organisatiestructuur. De RvT staat positief tegenover deze ontwikkelingen en heeft constructief meegedacht. Dit proces is gestart in 2013, maar zal ook in 2014 een belangrijk onderwerp van gesprek blijven. De volgende onderwerpen werden geagendeerd in 2013: - onderwijs: nationaal onderwijsakkoord, landelijke ontwikkelingen zoals Passend Onderwijs en Focus op Vakmanschap, provinciale ontwikkelingen zoals het Onderwijsmanifest in de provincie Groningen, kwaliteit van de onderwijsinstellingen zoals opbrengsten en inspectie-arrangementen, krimp en de mogelijke gevolgen en risico s - bedrijfsvoering: begroting 2013, jaarverslag 2012, begroting 2014, verbetering PDCA-cyclus - huisvesting: nieuwbouw AOC Terra vestiging Eelde, sluiting locatie Scheemda Dollard College - transitie OGN: nieuwe identiteit, besturingsfilosofie en leiderschap, nieuwe organisatiestructuur, (her)ontwerp bestuursbureau - good governance: WNT, versterking bestuurskracht Groningen, 26 maart 2014 Namens de Raad van Toezicht, Erik Kuik, voorzitter. 4
VOORWOORD Het jaar 2013 was een belangrijk jaar, met veel ontwikkelingen. Bij al die ontwikkelingen stond en staat de leerling centraal. We willen een pedagogisch klimaat creëren waarin onze leerling zijn of haar talenten optimaal kan ontwikkelen en zich veilig voelt. Hoe we dit gedaan hebben en wat de resultaten zijn, kunt u lezen in dit jaarverslag. Om onze leerlingen nog beter te kunnen begeleiden, moet je ook weten wie jezelf bent. Daarom hebben we dit jaar opnieuw gekeken naar onze identiteit: wie zijn we, waar staan we voor en wat beloven we aan onze leerlingen? Het antwoord op deze vragen hebben we in 2013 beschreven in ons identiteitsbewijs. We hebben gekozen voor de kernwaarden gemeenschappelijk versterkend en bewust persoonlijk. Dit identiteitsbewijs vormt de basis voor de nieuwe besturingsfilosofie, waarbij we de verantwoordelijkheden leggen daar waar beïnvloeding plaatsvindt. In het verlengde hiervan hebben we bouwstenen ontwikkeld voor leiderschap op alle niveaus in de organisatie. Wij willen al onze medewerkers toerusten om de belofte aan onze leerlingen te realiseren. Binnen de lerende organisatie die Onderwijsgroep Noord wil zijn. We willen alle mogelijkheden benutten om van elkaar te leren, om alle aanwezige kennis en kunde binnen onze organisatie te delen. Op deze manier zijn identiteit en handelen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Natuurlijk willen we uitvoeren wat verwoord staat in ons identiteitsbewijs en in onze besturingsfilosofie. Hiervoor hebben we onder andere een goede besturings- en managementstructuur nodig. In 2013 hebben we samen met de directeuren en de coördinerend bestuursadviseurs stappen gezet die leiden tot een nieuw ontwerp van ons besturingsmodel. Het ontwerp managementstructuur krijgt steeds meer vorm en we verwachten dat we in 2014 kunnen starten met de implementatie hiervan. De managementstructuur van het bestuursbureau zal aansluiten bij die van de onderwijsstichtingen. De samenhang van alle ontwikkelingen identiteit, besturingsfilosofie, leiderschap en besturingsmodel - hebben we omschreven in het zogenaamde masterplan transitie. We moeten ook adequaat kunnen inspelen op landelijke en regionale ontwikkelingen: vraagstukken als krimp, bezuinigingen en opdrachten van de landelijke overheid, zoals Passend Onderwijs, Focus op Vakmanschap en Leraar 2020. Deze ontwikkelingen doen een sterk beroep op het gezamenlijk zoeken naar oplossingen. Onze krachten bundelen en samenwerken. Gemeenschappelijk versterkend. Samenwerking tussen alle vestigingen binnen Onderwijsgroep Noord. Het betekent ook samenwerking met onze regionale partners: collega-onderwijsinstellingen, organisaties en bedrijven. 2013, het begin van een nieuwe start en vele uitdagingen. Een nieuwe start vanuit de overtuiging dat dit noodzakelijk is om de komende jaren goed onderwijs te blijven geven. Zodat we onze leerlingen begeleiden om hun doelen te bereiken en om succesvol te zijn in de samenleving, in het vervolgonderwijs en in het beroep van hun keuze. Dit betekent hard werken, maar met veel perspectief. Door gemeenschappelijk versterkend te zijn, kunnen we dit aan. Met dank aan alle collega s, Groningen, 20 juni 2014 Roel Schilt, voorzitter College van Bestuur Astrid Berendsen, lid College van Bestuur 5
1. ORGANISATIE Onderwijsgroep Noord is een bestuurlijke samenwerking van AOC Terra, het Dollard College en rsg de Borgen. AOC Terra biedt opleidingen op het gebied van groen, voeding, dier, natuur & milieu in het Praktijkonderwijs, LWOO, VMBO, MBO en cursusonderwijs. Het Dollard College en rsg de Borgen zijn brede scholengemeenschappen voor Praktijkonderwijs, LWOO, VMBO, HAVO, Atheneum, Gymnasium en Technasium. AOC Terra en het Dollard College nemen samen met het Noorderpoort deel in de Campus Winschoten. Naast het bijbrengen van brede vaardigheden kenmerkt dit onderwijs zich evenzeer door de zorg voor een goede doorstroom. Bovenal streeft Onderwijsgroep Noord naar een zorgzame en veilige omgeving waarin persoonlijk talent tot ontwikkeling komt. Binnen Onderwijsgroep Noord werken zo n 1400 medewerkers op 23 vestigingen in Groningen, Friesland en Drenthe. Het College van Bestuur en het bestuursbureau zijn gevestigd in de stad Groningen. Door middel van een personele unie bestaan de Colleges van Bestuur van Onderwijsgroep Noord, AOC Terra, het Dollard College en rsg de Borgen uit dezelfde personen. Onderwijsgroep Noord levert beleidsvoorbereidende en ondersteunende diensten aan alle hierboven genoemde instellingen en ondernemingen. Naast de managementteams per stichting is er een breed managementteam, dat bestaat uit het College van Bestuur, directeuren en coördinerend bestuursadviseurs en wordt voorgezeten door het College van Bestuur. Dit brede managementteam komt een paar keer per jaar bijeen voor stichting overstijgende zaken. Daarnaast zijn er netwerkgroepen ingesteld bestaande uit directeuren en bestuursadviseurs - op overkoepelende en strategische beleidsthema s. 6
Governance Bestuurlijke autonomie gaat hand in hand met verantwoording afleggen en toezicht houden. Instellingen moeten daarom voldoen aan de eisen van goed bestuur, intern toezicht en verantwoording. Het interne toezicht wordt bij Onderwijsgroep Noord uitgeoefend door de Raad van Toezicht. Naarmate de instellingen hun corporate governance beter in orde hebben, kan het toezicht vanuit de rijksoverheid worden beperkt, zonder ooit geheel te verdwijnen. Er moet sprake zijn van een goede balans tussen intern toezicht, bestuur, verantwoording en extern toezicht. In de statuten van Onderwijsgroep Noord is rekening gehouden met de bepalingen van de Governance Code BVE. In verband hiermee zijn tevens reglementen opgesteld voor de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. Deze reglementen zijn door de Raad van Toezicht vastgesteld. Daarnaast is een regeling voor het omgaan met een vermoeden van een misstand (klokkenluiderregeling) vastgesteld. Identiteit In 2013 hebben het College van Bestuur, de directeuren en de coördinerend bestuursadviseurs de identiteit van Onderwijsgroep Noord besproken. Waar en hoe kunnen de onderwijsinstellingen elkaar versterken en wat kunnen we gemeenschappelijk voor onze regio betekenen? Deze discussie is gevoerd op basis van de filosofie van identiteitsmarketing. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar wat we doen en hoe we de dingen doen, maar redeneren vanuit het waarom. Wat is het bestaansrecht van Onderwijsgroep Noord? De identiteit is geformuleerd en vervolgens vastgelegd in een zogenaamd identiteitsbewijs. Daarin staat welke belofte wij doen aan onze leerlingen en wat onze kernwaarden zijn. Kort samengevat: We willen mensen laten ontdekken wat belangrijk en waardevol voor hen is We zien mensen We verbinden ons aan onze belanghebbenden We zoeken anderen op en stellen hun belang voorop We zijn bewust, bekwaam, betekenisvol Gemeenschappelijk versterkend Gericht werken aan oplossen van gemeenschappelijke vraagstukken Bewust persoonlijk Elkaar kennen en erkennen, weten wat je voor elkaar kunt betekenen De Onderwijsgroep Noord-identiteit is het vertrekpunt voor de (hernieuwde) identiteit van de stichtingen. In november hebben de medewerkers van het bestuursbureau besproken wat de identiteit voor hen betekent, onder andere voor het gedrag of de manier waarop ze het dagelijks werk doen. Vanuit de identiteit wordt de verbinding gemaakt naar de nog te formuleren strategische koers voor de komende vier jaar. Missie Onze missie vertelt welke taak wij voor onszelf zien weggelegd en wat wij graag voor anderen willen betekenen. Wij willen jongeren en volwassen helpen om een waardevol leven te leiden, zowel in hun eigen ogen als in de ogen van anderen. Wij helpen hen om succesvol te zijn in de samenleving, in het vervolgonderwijs en in het beroep van hun keuze. Een belangrijk onderdeel van onze rol is dat wij hen zelf leren ontdekken, keuzes maken en kansen zien. Wij willen hen daarbij begeleiden en hen zo goed mogelijk toerusten om hun doelen te bereiken. 7
We willen mensen laten ontdekken en bepalen wat waardevol en belangrijk voor hen is. Onderwijsgroep Noord neemt geen genoegen met de rol van traditionele (beroeps)opleider, hoe goed we dat ook doen. We willen daarbovenop mensen uitdagen om betekenisbewust te worden. Hiermee bedoelen we dat mensen die afkomstig zijn van Onderwijsgroep Noord bekwame (vak)mensen zijn die bovendien weten welke bijzondere waarde ze voor anderen kunnen en willen hebben. We drukken deze missie uit in onze merkbelofte: Bij Onderwijsgroep Noord worden mensen bewust, bekwaam en betekenisvol. Visie Onze visie maakt duidelijk hoe wij naar de wereld om ons heen kijken, wat we daar zien en welke zaken wij graag anders zouden zien. Wat willen we zien? We willen onderwijs zien dat de toon zet waar het gaat om leren, talentontwikkeling en het vinden van antwoorden op maatschappelijke vraagstukken. Wij willen betekenisvol onderwijs zien, onderwijs dat geen andere grenzen accepteert dan de grenzen van de ambities en talenten van mensen die aan haar worden toevertrouwd. Betekenisvol onderwijs dat (jonge) mensen uitdaagt om te ontdekken waarvoor ze staan, wat hen drijft, waarin ze goed zijn en wat ze waard zijn. Steevast vanuit de overtuiging dat elk mens iets wil en kan betekenen voor anderen. Zo creëert onderwijs mede de voorwaarden voor mensen om waardevol te zijn en te kunnen presteren: in hun persoonlijke leven, in hun professionele leven en als burger in onze samenleving (een leven lang leren). Dat geldt niet alleen voor onze leerlingen, maar ook voor onze medewerkers. Besturingsfilosofie Vanuit identiteit is gekeken wat dit betekent voor onze besturingsfilosofie. Deze is in juni 2013 vastgesteld. Waar in ons identiteitsbewijs nadrukkelijk de leerling centraal staat, geldt in het verlengde daarvan dat in onze besturingsfilosofie de medewerker centraal staat. Wat hebben onze medewerkers nodig om de belofte aan de leerling waar te maken? Centraal staat de professional, in zijn betekenis voor leerlingen Medewerkers zijn zich bewust van hun drijfveren, passie en mogelijkheden Verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie De medewerker krijgt professionele ruimte om bewust, bekwaam, betekenisvol te handelen. De verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in de organisatie belegd, daar waar de beïnvloeding mogelijk is. Samen werken = samen sterker Inspirerend en coachend leiderschap Management creëert condities waaronder medewerkers hun verantwoordelijkheid kunnen waarmaken Professionaliseren is een verantwoordelijkheid van iedere medewerker Talentontwikkeling Een heldere verantwoordelijkheidsverdeling Centraal wordt het wat vastgesteld, decentraal het hoe Organisatie- en managementstructuur In 2013 is Onderwijsgroep Noord van start gegaan met het aanpassen van de organisatie- en managementstructuur aan het identiteitsbewijs en de besturingsfilosofie van de organisatie. Het bestaande besturingsmodel kan onvoldoende slagvaardig en daadkrachtig inspelen op in- en externe ontwikkelingen. Dit maakt het noodzakelijk om van een sterk centraal gestuurde organisatie te gaan naar 8
een organisatie met meer onderlinge participatie, die de verantwoordelijkheden en het eigenaarschap van problemen laag in de organisatie heeft belegd. In 2013 zijn de kaders en ontwerpcriteria geformuleerd voor de nieuwe organisatie- en management structuur en heeft het College van Bestuur een aantal scenario s geformuleerd en besproken met het management en de medezeggenschap van Onderwijsgroep Noord. De belangrijkste kaders en ontwerpcriteria zijn: 1. De leerling en in het verlengde daarvan de medewerker (in zijn professionele rol als begeleider) centraal 2. Borgen van de kwaliteit van het onderwijs 3. Stichting als juridische vorm handhaven 4. Regionale verankering 5. Meer focus op strategische sturing 6. Doorlopende leerlijnen 7. Uniformiteit waar mogelijk, diversiteit waar nodig 8. Collectief leiderschap, resultaatverantwoordelijkheid en meer zelfsturing 9. Integraal management (o.a. beheer human resources koppelen aan eenheden van minimaal ongeveer 100fte) 10. Maximaal twee managementlagen 11. Inrichting nieuwe managementstructuur kosten neutraal. Herontwerp bestuursbureau Eén van de trajecten binnen de OGN-transitie is het Herontwerp Bestuursbureau. Halverwege 2013 heeft het College van Bestuur een projectgroep de volgende opdracht te geven: Ontwikkel een professioneel bestuursbureau dat, in samenwerking met de vestigingen, het primaire onderwijsproces adequaat ondersteunt. De bedoeling van het project is dat er nadrukkelijk een professionaliseringsslag wordt gemaakt met de dienstverlening van het bestuursbureau. Beoogd wordt een dienstverlening met meer focus op de toekomst en de strategie, klantgericht, efficiënt en integraal. Daarbij zijn de identiteit en de besturingsfilosofie van Onderwijsgroep Noord richtinggevend. Het project is meerjarig en komt tot stand in een goede dialoog tussen de scholen en het bestuursbureau. Eind 2013 zijn hiervoor meerdere werkbijeenkomsten gehouden, waarin het College van Bestuur, directeuren en afdelingshoofden met elkaar spraken over de gewenste dienstverlening. Daarnaast zijn werkbijeenkomsten gehouden met de medewerkers van het bestuursbureau. 9
2. KWALITEIT In het kalenderjaar 2013 is het project kwaliteitszorg tot een afronding gekomen met de oplevering van het handboek kwaliteitszorg voor Onderwijsgroep Noord. Daarmee is één van de belangrijkste doelstellingen van het project verwezenlijkt. Het College van Bestuur heeft het handboek op 3 juni 2013 in ontvangst genomen uit handen van de projectleider. Het handboek is inmiddels integraal toegankelijk via de portals van de bij Onderwijsgroep Noord aangesloten stichtingen. Op basis van het handboek kwaliteitszorg en het door de netwerkgroep beleidscyclus opgestelde beleidscyclusschema is een concept jaarkalender kwaliteitszorg ontwikkeld waarin de beleidscyclus en de kwaliteitscyclus aan elkaar verbonden zijn. Bemensing Vanuit het project kwaliteitszorg zijn op elke vestiging kwaliteitszorgcoördinatoren aangesteld. De meeste van deze coördinatoren hebben een managementfunctie. Bij de afsluiting van het project is de wens uitgesproken de taken van de kwaliteitszorg coördinatoren structureel te beleggen in de organisatie op het niveau waarop dat ook het geval was tijdens het project. Dit betekent dat in 2013 bij nagenoeg alle vestigingen de kwaliteitszorg belegd was bij een functionaris in het management van de vestiging. Vanuit het bestuursbureau worden activiteiten ondersteund en gecoördineerd door een beleidsmedewerker. Management informatie systeem Een tweede doelstelling uit de kaderbrief betrof het verder ontwikkelen van een management informatiesysteem. Ook deze doelstelling is in zoverre verwezenlijkt dat er voor de VO-scholen overgegaan is tot de aanschaf van aanvullende pakketten bij de al in gebruik zijnde leerlingadministratiesystemen Magister en SOM. Vanaf augustus 2013 zijn de scholen in staat om met behulp van deze pakketten adequaat en gericht de kwaliteit van de ondersteunende processen te verbeteren en het onderwijsproces te optimaliseren. Audits Een derde doelstelling betrof de doorstart van de audits voor het VO en de continuering van de audits voor het MBO. Deze doelstelling is slechts ten dele bereikt. Voor de audits MBO is er een samenwerkingsconvenant met de 4Groen partners afgesloten waarin de instellingen zich verplicht hebben tot structurele samenwerking bij de uitvoering van audits bij elkaar. In het kalenderjaar 2013 zijn er audits uitgevoerd bij AOC Terra Eelde (Terra Next), AOC Terra MBO Emmen, en AOC Terra MBO Groningen. De audits voor het VO zijn nog niet weer opgestart. Voor de beoogde pool van auditors is pas in de begroting 2014 budget gereserveerd. Schoolkompas en Vensters voor Verantwoording Alle VO vestigingen dragen inmiddels zorg voor structurele vulling en actueel houden van de Vensters voor Verantwoording en het daaraan verbonden Schoolkompas. Hoewel in tegenstelling tot de landelijke trend de belangstelling voor de scholen via Schoolkompas nog tegenvalt, blijft Onderwijsgroep Noord deze manier van transparantie en horizontale verantwoording nadrukkelijk aandacht geven. 10
3. LEER- EN WERKOMGEVING In de huidige maatschappij is ICT niet meer weg te denken. Internet is een basisvoorziening geworden, googlen is voor velen een begrip en het gebruik van computer, laptop, tablet en smartphone is voor jong en oud een vanzelfsprekendheid geworden. Draadloos netwerk De genoemde ontwikkeling vraagt van Onderwijsgroep Noord een degelijke ICT omgeving. Leerlingen komen massaal met eigen smartphone, tablet of laptop op school. Er wordt intensief gebruik gemaakt van het draadloze netwerk dat op alle scholen aanwezig zijn. De aanwezige draadloze infrastructuur is in 2013 geoptimaliseerd om het gebruik van eigen apparatuur (Bring Your Own Device) en alle draadloze apparatuur van de scholen optimaal te kunnen gebruiken. Metingen laten pieken zien van 5000 draadloze apparaten die gelijktijdig verbonden zijn. Om de toegang tot het WiFi (draadloze) netwerk te optimaliseren is Eduroam in gebruik genomen. Gasten, stagiaires en leerlingen van scholen buiten Onderwijsgroep Noord die aangesloten zijn bij Eduroam kunnen eenvoudig gebruik maken van het draadloze netwerk. Tablets Op een aantal scholen zijn tablets door leerlingen en/of personeelsleden in gebruik genomen. De verwachting is dat het gebruik de komende jaren verder zal toenemen. Het is van belang dat de scholen zich bezig houden met een duidelijke visie op het gebruik van deze ict-middelen, dat er voldoende content (lesmateriaal) beschikbaar is en dat er voldoende vaardigheid is bij de docenten. Daarnaast moet de technische infrastructuur voldoen aan de gestelde eisen. ELO Op alle scholen wordt gebruik van gemaakt van een elektronische leeromgeving (ELO). In 2013 is de inlog voor de ELO s voor leerlingen en personeel geautomatiseerd. Portal/teamsites In 2013 is binnen Sharepoint de functionaliteit teamsite ingericht. Hierdoor is het mogelijk geworden om met collega s van verschillende vestigingen en instellingen samen te werken. Dat kan het delen van (vergader)stukken zijn, maar ook het samenwerken aan een document zoals jaarplannen. Vanuit de netwerkgroepen is de vraag naar het implementeren van deze mogelijkheid regelmatig gesteld. Informatiebeleid In 2013 is een start gemaakt om te komen tot een duidelijk informatiebeleid waarbij onderzocht wordt op welke wijze de bestaande applicaties geoptimaliseerd kunnen worden voor een adequate informatievoorziening. 11
Netwerk Onderwijsgroep Noord Onderwijsgroep Noord biedt de vestigingen alle ICT-diensten aan vanuit het bestuursbureau in Groningen. In 2013 is een nieuw contract (glasvezelverbindingen) afgesloten waardoor de bandbreedte tussen de scholen de komende jaren toereikend zal zijn. Om de continuïteit en veiligheid van de ICT voorzieningen te garanderen worden wordt er permanent gewerkt aan beveiliging en voorzieningen om de gevolgen van calamiteiten te minimaliseren. Er is een nieuwe Firewall aangeschaft. Daarnaast is de back-up voorziening geoptimaliseerd. Ook worden de ontwikkelingen met betrekking tot internetaanvallen (DDoS) nauwlettend gevolgd en worden de preventieve maatregelen onderzocht en waar nodig toegepast. Software Microsoft stopt 8 april 2014 met de ondersteuning van Windows XP. In 2013 zijn als voorbereiding hierop alle softwareprogramma s aangepast zodat ze werken binnen Windows 7. Tijdens dit traject zijn een groot aantal (niet of weinig gebruikte) programma s verwijderd. Daarnaast zijn alle voorbereidingen getroffen om naar Windows 7 te kunnen migreren. Inmiddels zijn meer dan 80% van de (circa 4700) pc s en laptops gemigreerd naar Windows 7. Afas Sinds 1 januari 2013 werkt OGN met één geïntegreerd salaris- en HR-pakket dat voldoet aan het vooraf gestelde eisen- en wensenpakket en dat is gekoppeld aan bestaande systemen zoals Exact en Synaxion. Voor de invoering van dit pakket, Profit Online van Afas, is een projectorganisatie ingericht met het hoofd van de PSA als projectleider. Na de inrichtingsfase is de conversie vanuit het bestaande salarisverwerkingspakket gestart. In 2012 is een volledige schaduwadministratie gevoerd zodat uitvoerig getest en gewerkt kon worden aan de uniformering van de werkprocessen en de generering stuurinformatie. Met ingang van 1 januari 2013 is OGN daadwerkelijk live gegaan met Profit Online als salarisverwerkingspakket. Inmiddels zijn afgerond: De conversie waarbij het resultaat van het voormalige salarisverwerkingspakket is geëvenaard. Zicht op de begrote formatie en de daadwerkelijke uitputting daarvan. Eenduidige managementinformatie Een koppeling met de arbodienst voor de ziek- en herstelmeldingen De journalisering naar het financiële pakket Exact De medewerkers van de afdeling PSA zijn opgeleid door Afas en hebben voldoende kennis verkregen om de maandelijkse verloningen tot een goed resultaat te leiden. Het verwerken van mutaties gebeurt nu op een uniforme werkwijze. Vanuit Profit worden documenten gegenereerd en worden opgeslagen in het digitale personeelsdossier van de betreffende medewerker. Arbo & Veiligheidsbeleid Na een evaluatie van de Arbodienstverlening is het contract met Maetis-Ardyn voor de komende twee jaar gecontinueerd. Extra aandacht zal worden besteed aan het contact tussen bedrijfsarts en de leidinggevende. Waar nodig zal het contact worden geïntensiveerd. Dit geldt eveneens voor het contact tussen CvB en bedrijfsarts. In 2013 hebben de vestigingen een vervolg gegeven aan de resterende actiepunten van de risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E). In 2014 zal een nieuwe RI&E worden voorbereid zodat deze in 2015 kan worden herhaald. De uitkomsten hiervan worden vervolgens in het schoolveiligheidsplan verantwoord. 12
Inkoop en aanbesteden In 2013 zijn een aantal nieuwe contracten afgesloten die hieronder worden weergegeven. Naast de wettelijke verplichting zijn het verhogen van de kwaliteit en het verlagen van de inkoop de belangrijkste redenen om aan te besteden. We zijn een partnerschap met diverse leveranciers aangegaan en hebben de inkoopkosten verlaagd door gunstige prijsafspraken te maken. Afgeronde aanbestedingen 2013 Per 1 januari 2013 zijn nieuwe energiecontracten van kracht. Bij deze aanbesteding werd aangesloten bij een collectief van scholen om een nog groter schaalvoordeel te behalen. In april is voor minimaal een periode van 2 jaar en maximaal 4 jaar een nieuw reclamebureau, Groothaar + Orth uit Leeuwarden, gecontracteerd. Per 1 augustus is Startpeople ons nieuwe uitzendbureau en hebben we afscheid genomen van Randstad Uitzendbureau. Startpeople verzorgt de verloning van incidenteel ingehuurde uitzendkrachten. Het contract is voor minimaal 3 jaar aangegaan met de mogelijkheid tot een verlenging tot 5 jaar. Per 1 oktober 2013 is Deli XL onze nieuwe leverancier van groothandelsartikelen, waaronder voeding en dranken. Dit contract is aangegaan voor minimaal 2 jaar en maximaal 4 jaar en moet ons helpen bij de implementatie van de gezonde school per 2015. Deze aanbesteding is in gezamenlijkheid met het Noorderpoort gedaan. Per 1 januari 2014 zijn opstal- en inboedelverzekering voor een periode van 2 tot maximaal 4 jaar ondergebracht bij Amlin en Raetshagen. Per 1 januari 2014 is Arbodienstverleningscontract met Maetis-Ardyn verlengd. In 2014 worden naar verwachting de segmenten multifunctionals, drukwerk (o.a. enveloppen, briefpapier en folders), papier en de gratis verstrekking van de schoolboeken, aanbesteed. Jaarlijks zal de afdeling Huisvesting en Facilitaire zaken de aanbestedingskalender aan de medezeggenschap verstrekken en hierin aangeven of zij een rol heeft. Zodra dit overzicht wordt verstrekt is het mogelijk om hierover met elkaar van gedachten te wisselen. 13
4. MEDEWERKERS Professionalisering en OGN-academie In het schooljaar 2012/2013 hebben de netwerk- en de projectgroep Professionalisering gewerkt aan het formuleren van professionaliseringsbeleid voor Onderwijsgroep Noord. De netwerkgroep heeft o.m. een visie op professionaliseren ontwikkeld en de projectgroep een inrichtingsnotitie voor de OGN-academie. Daarnaast zijn de eerste, centraal georganiseerde opleidingen georganiseerd. Bij aanvang van schooljaar 2013/2014 is de OGN-academie operationeel geworden. De OGN-academie is een knooppunt binnen de stafdienst P&O die allerlei vragen met betrekking tot professionalisering oppakt. De OGN academie is gestart met het daadwerkelijk inrichten van de academie inclusief alle werkprocessen, met beleidsontwikkeling en met het organiseren van cursussen en trainingen. De scholingsactiviteiten zijn gebaseerd op de scholingsplannen van de stichtingen. De OGN-academie werkt samen met professionele trainers en docenten. Hiervoor maakt ze niet alleen gebruik van externen, maar ook van collega s binnen Onderwijsgroep Noord. Het eerste jaar van de OGN-academie staat in het teken van inrichten, opbouwen en groeien. Het uiteindelijke streven is dat de OGN-academie er zal zijn voor elke professionaliseringsvraag van OGN: van een training op een vestiging tot individuele loopbaangerichte opleidingen, van workshops tot coaching, van kenniscafé tot leernetwerk. Daarbij geldt: De OGN-academie is er voor iedereen: voor docenten, voor onderwijsondersteunend personeel en voor het management. In 2013 zijn de volgende opleidingsactiviteiten door de OGN-academie georganiseerd: 1. Omgaan met verschillen 2. Gebruikerstrainingen Magnaview CumLaude 3. Elo basis en gevorderden trainingen 4. Financieel Management 5. Gebruikerstraining Magister Managementplatform 6. Gebruikerstraining voor ipads (januari-bestuursbureau) 7. Opleiding rekenspecialist 8. Inzet van de Magister Elo in de les 14
5. MEDEWERKERS BESTUURSBUREAU Samenstelling personeelsbestand Het bestuursbureau van Onderwijsgroep Noord heeft in totaal 80 medewerkers, waarvan 86,3% een vast contract heeft en 13,7% een tijdelijk contract. Hieronder is de verdeling man/vrouw per afdeling weergegeven: A fdelingen OGN M an Vro uw A antal van % M dw.nr. A antal % CvB [OGN ] 1 50,00% 1 50,00% Huisvesting & Facilitaire zaken [OGN ] 4 100,00% 0,00% ICT [OGN ] 15 93,75% 1 6,25% M arketing & C o mmunicatie [OGN ] 2 28,57% 5 71,43% Onderwijs & Kwaliteitszorg [OGN ] 6 60,00% 4 40,00% P ersoneel & Organisatie [OGN ] 4 33,33% 8 66,67% P lanning & Control [OGN ] 10 41,67% 14 58,33% Secretariaat [OGN ] 0,00% 5 100,00% Totaal OGN 42 52,50% 38 47,50% Figuur 1 Verdeling man/vrouw De leeftijdsopbouw ziet er als volgt uit: Leeftijdsverdeling Leeftijd A fdelingen 0-25 25-35 35-45 45-55 55-60 60+ Tot OGN CvB [OGN ] 1 1 2 Huisvesting & Facilitaire zaken [OGN ] 1 3 4 ICT [OGN ] 5 4 3 2 2 16 M arketing & C o mmunicatie [OGN ] 1 2 4 7 Onderwijs & Kwaliteitszorg [OGN ] 1 4 4 1 10 P ersoneel & Organisatie [OGN ] 1 6 1 2 2 12 P lanning & Control [OGN ] 5 4 7 5 3 24 Secretariaat [OGN ] 3 2 5 Totaal OGN 13 24 22 10 11 80 Figuur 2 Leeftijdsverdeling OGN Flexibele formatie Om te komen tot een beheersing van de uitgaven inzake uitkeringen na ontslag wordt er tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek gekeken naar het risico voor de instroom in de WW en Bovenwettelijk WW. Hierbij wordt gekeken naar het arbeidsverleden. Op grond hiervan komt het voor dat de medewerker niet in eigen dienst wordt genomen maar dat er gebruik gemaakt wordt van een payrolling via een uitzendbureau. Dit om te voorkomen dat medewerkers instromen in de WW of Bovenwettelijk WW. Daarnaast is er voor de BVE-sector een contract gesloten met WW+ voor de begeleiding van oud medewerkers naar werk. Dit zijn vaak maatwerktrajecten. 15
Ziekteverzuim Gezondheidsmanagement is een strategisch thema binnen Onderwijsgroep Noord. Verzuim is voor elke werkgever een belangrijke factor, zowel de persoonlijke kant van het verhaal als de financiële. Het ziekteverzuimpercentage is daarbij een belangrijk meetinstrument. Het streefpercentage van maximaal 5% is gehaald. Het gemiddelde van het ziekteverzuim van de medewerkers Bestuursbureau (ZV1) lag over heel 2013 op gemiddeld 3,2%. Daarmee is het verzuim ten opzichte van 2012 (3,6%) licht gedaald. Vanaf april 2013 lag het ziekteverzuimpercentage (ZV1) onder de norm van 5%. De daling is vooral te wijten aan een vermindering van de kortdurend en middellang verzuim, de stijging in de laatste maanden van het jaar komt vooral door enkele middellange verzuimgevallen. De inzet van (preventieve) interventies en vervanging zoals geformuleerd in het jaarplan 2012 lijken hierin vruchten te hebben afgeworpen. Voor 2014 is de norm verlaagd naar 3,5%. Legenda: Norm ZV1 ZV2 VG De norm is het geaccepteerde ziekteverzuim in een kalenderjaar. Deze norm is in april 2012 besproken tussen Raad van Toezicht en College van Bestuur Aantal gewogen kalenderdagen ziekteverlof van het reguliere personeel, gedeeld door de gemiddelde personeelssterkte (GAP) en gedeeld door het aantal kalenderdagen van de rapportageperiode, maal 100% Idem als ZV1 maar exclusief ziektegevallen die langer dan een jaar hebben geduurd Het voortschrijdend gemiddelde ziekteverzuim op basis van ZV1 16
6. FINANCIËN Jaarrekening Resultaat Consolidatie Onderwijsgroep Noord heeft de Stichting AOC Terra, Stichting Dollard College en Stichting rsg de Borgen op basis van zeggenschap en invloed van betekenis in de consolidatie betrokken. Resultaat Onderwijsgroep Noord heeft het jaar 2013 afgesloten met een positief geconsolideerd resultaat van 6,3 miljoen (2012: 1,1 miljoen). Het resultaat is als volgt verdeeld: 2013 2012 Toevoeging aan de Algemene Reserve 3.429.709 1.089.291 Toevoeging aan de Bestemmingsreserves (publiek) 2.883.000 0 Toevoeging aan de Bestemmingsfondsen (publiek) 12.890 11.951 Onttrekking aan de Bestemmingsfondsen (privaat) - 521-19.421 Onttrekking aan de Herwaarderingsreserve - 2.601-3.560 Exploitatieresultaat 6.322.477 1.078.261 Geconsolideerd De totale baten zijn 1,7 miljoen hoger dan in 2012. Deze toename van de baten is met name het gevolg van een toename van de rijksbijdragen met 3,7 miljoen. Voor het overige is sprake van daling van de baten. De daling van 1,2 miljoen bij de overige overheidsbijdragen en -subsidies houdt verband met de verbouwing en uitbreiding van de Woldborg in Grootegast. In 2012 was hiervoor een éénmalige subsidie van de gemeente beschikbaar. De lasten dalen ten opzichte van 2012 met 3,4 miljoen. Het grootste aandeel hierin hebben de personeelslasten met 2,6 miljoen. De loonkosten van personeel met een aanstelling nemen toe met 1,1 miljoen. Dit is het gevolg van groei van het aantal leerlingen per 1 augustus 2013 en afname van het aantal externe personeelsleden. Er is dan ook sprake van een daling van 1,9 miljoen voor kosten van personeel niet in loondienst doordat er minder uitzendkrachten, ZZP-ers en overige externe personeelsleden zijn ingezet, zowel voor de reguliere werkzaamheden als voor vervanging bij ziekte. De dotaties aan de personele voorzieningen zijn lager omdat een deel van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen vrijvalt. Ten opzichte van 2012 gaat het om een bedrag van 1,8 miljoen. De afschrijvingslasten zijn bijna 0,2 lager omdat een deel van de geplande investeringen niet zijn uitgevoerd in 2013. De huisvestingslasten zijn ten opzichte van 2012 gedaald met 0,6 miljoen. Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere kosten voor onderhoud. De kosten van de verbouw en uitbreiding van de vestiging Woldborg in Grootegast zijn hier verantwoord. De overige lasten zijn nagenoeg ongewijzigd ten opzichte van 2012. De financiële baten en lasten zijn ruim 0,10 miljoen lager. Dit is het gevolg van lagere rentelasten omdat van de in 2013 afgesloten financiering, voor de bouw van het schoolgebouw in Eelde, in 2013 slechts beperkt gebruik is gemaakt. 17
Enkelvoudig Het enkelvoudig resultaat over 2013 komt uit op bedrag van 12.890. Er was sprake van een sluitende begroting. De baten zijn 98.000 hoger dan begroot. Daarbij zijn de opbrengsten uit de dienstverlening lager, maar daar tegenover staan hogere opbrengsten voor detachering en inzet op projecten. De lasten komen ten opzichte van de begroting 93.000 hoger uit. De personeelslasten zijn 401.000 hoger dan is begroot. Deze stijging wordt veroorzaakt door hogere kosten voor personeel met een aanstelling, hogere dotaties aan de voorziening wachtgeldverplichtingen en hogere kosten voor inhuur van externe personeelsleden. De afschrijvingslasten zijn lager dan begroot als gevolg van het uitstellen van investeringen en de huisvestigingslasten zijn nagenoeg ongewijzigd ten opzichte van de begroting. De overige lasten zijn 229.000 lager dan begroot als gevolg van lagere kosten voor softwarelicenties en dataverbindingen. De rentebaten komen iets hoger uit dan begroot en de rentelasten zijn conform begroting. Een uitgebreide toelichting op de verschillen staat bij de afzonderlijke posten in de jaarrekening. Financiële kengetallen Op basis van de jaarrekening kunnen de volgende financiële kengetallen worden berekend: 2013 2012 Solvabiliteit 0,64 0,58 Liquiditeit 1,14 0,77 Rentabiliteit 6,28 1,09 De solvabiliteit (verhouding eigen vermogen/totaal vermogen) is in 2013 gestegen naar 0,64 en ligt boven de, door de Inspectie van het Onderwijs in het Toezichtkader bve 2012 gehanteerde, bandbreedte van 0,20 tot 0,60. De toename van de solvabiliteit is het gevolg van het positieve netto resultaat over 2013. Het eigen vermogen is voldoende groot om bij te sturen in het geval van veranderende omstandigheden die een nadelige invloed hebben op de exploitatie. De liquiditeit (vlottende activa/vlottende passiva) is gestegen ten opzichte van 2012 en ligt boven de, door de Inspectie van het Onderwijs in het Toezichtkader bve 2012 gehanteerde, ondergrens van 0,5. De vlottende activa, in het bijzonder de liquide middelen, zijn in 2013 toegenomen, terwijl de vlottende passiva zijn gedaald. Dit leidt tot een verbetering van de liquiditeitsratio. De rentabiliteit (resultaat gewone bedrijfsvoering / totale baten uit gewone bedrijfsvoering x100) is, als gevolg van het positieve resultaat over 2013, gestegen ten opzichte van 2012. Het resultaat, en daarmee de rentabiliteit, wordt in 2013 positief beïnvloed door de extra subsidies op grond van het Nationaal Onderwijsakkoord. Ook als deze extra subsidies buiten beschouwing worden gelaten, kan geconcludeerd worden dat de exploitatie op orde is. Begroting In juni 2013 is de nieuwe besturingsfilosofie vastgesteld. Eén van de kenmerken van de filosofie is het zo laag mogelijk in de organisatie leggen van de verantwoordelijkheden. De vestigingen en afdelingen worden zelf verantwoordelijk voor het opstellen en voor de realisatie van de begroting. In 2012 en 2013 is hier al een begin mee gemaakt en in 2014 wordt deze lijn doorgetrokken. Het einddoel is een situatie, waarbij de vestigingen en afdelingen volledig verantwoordelijk zijn voor de eigen financiële huishouding. Onderwijsgroep Noord zit momenteel volop in deze transitie. Omdat dit proces nog in ontwikkeling is, hebben we op dit moment nog niet de situatie bereikt om tot volledige decentralisatie van de middelen over te gaan. Dit geldt met name voor de personele middelen. Voor de decentralisatie van deze middelen moet eerst aan twee belangrijke voorwaarden worden voldaan. 18
Ten eerste moet de organisatie hier klaar voor zijn. Decentralisatie van de personele middelen vraagt om een situatie waarbij er sturing plaats kan vinden op een gemiddelde personeelslast. Deze sturing kan alleen als sprake is van een zekere omvang. Sturen op personeel kan alleen als de mutatiemomenten aangegrepen worden om de gewenste wijzigingen te realiseren. Momenteel kent Onderwijsgroep Noord nog kleine vestigingen en afdelingen. Binnen deze vestigingen en afdelingen doen zich gewoonlijk te weinig mutatiemomenten voor om daadwerkelijk de factor personeel te beïnvloeden. Kortom, voordat de personele middelen daadwerkelijk gedecentraliseerd kunnen worden, zal hier een oplossing voor gevonden moeten worden. Het vinden van deze oplossing vraagt om een herbezinning van het huidige besturingsmodel. Deze bezinning vindt op het moment van het verschijnen van deze begroting volop plaats. Ten tweede vraagt decentralisatie van de personele middelen om een adequate monitoring van de uitgaven en dus ook om perfecte managementinformatie. Hierin worden de laatste jaren belangrijke stappen voorwaarts gemaakt. De ambities van de organisatie worden jaarlijks uitgewerkt in een jaarplan. Daarnaast zijn er ook opdrachten vanuit de overheid. De combinatie van eigen ambities en de rijksopdrachten, vraagt een scherpe prioritering in inzet van de steeds schaarser wordende middelen. Deze tendens wordt versterkt door de krimpsituatie. De instellingen binnen Onderwijsgroep Noord worden de komende jaren geconfronteerd met een daling van het aantal leerlingen. Deze krimp zal worden meegenomen bij het opstellen van het nieuwe strategische beleidsplan 2015-2019. In de jaarlijkse kaderbrief zijn de prioriteiten nader omschreven. Deze prioriteiten zijn opgesteld in samenspraak met de directeuren en de coördinerend bestuursadviseurs. Het betreft over het algemeen zaken waarvan we met elkaar vinden dat de focus op moet liggen, tegen de achtergrond van het strategisch beleidsplan. De kaderbrief is vervolgens vertaald naar een begrotingsbrief, om op deze manier te bewerkstelligen dat middelen en ambities worden samengebracht. De begrotingsbrief heeft als uitgangspunt gediend voor de begroting. Op basis hiervan is de begroting door het Bureauoverleg van Onderwijsgroep Noord opgesteld, waarin de ambities van de organisatie zijn meegenomen. Omdat de huidige strategische beleidsplannen aflopen in 2014 zijn in de meerjarenbegroting nog geen nieuwe ambities opgenomen, anders dan in de kaderbrief en begrotingsbrief zijn vermeld. Continuïteit Deze continuïteitsparagraaf beoogt om inzicht te verschaffen in de wijze waarop het College van Bestuur van Onderwijsgroep Noord omgaat met de financiële gevolgen in de jaren 2013 t/m 2016 als gevolg van het gevoerde en te voeren beleid. In deze paragraaf wordt zicht geboden op het verwachte exploitatieresultaat in de komende jaren en de ontwikkeling van de vermogenspositie. Het proces om majeure ontwikkelingen in de nabije toekomst en de gevolgen hiervan voor het resultaat en de vermogenspositie te identificeren, is structureel ingebed in de organisatie van Onderwijsgroep Noord. Hiertoe wordt in de meerjarenbegroting een tijdshorizon gehanteerd die nog vier jaren verder ligt dan de tijdshorizon in deze continuïteitsparagraaf. 19