Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO Aanwezig: V. Escaravage (VE), H. Hummel (HH), J.C. Kromkamp (JK, voorzitter), A.M.A. van Oploo (AO), A.S. Pijl (AP, notulist), C.E. Raaijmakers (CR), M.J.J. van Raaphorst (MR), L.E.M. Vet (LV), E. Weerman (EW). Afwezig: J.W. Adema (JA), B.W. Ibelings (BI), N.M. van Dam (ND), H.J. Uitenhout (HU) Datum: Maandag 3 juli 2006 Tijd: 13:00 Locatie: CEME, Yerseke 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen en ingekomen stukken 4. Notulen vergadering 7-3 DAR tarieven en notulen vorige vergadering 5. Verhuizing CTE, CL en BD stand van zaken 6. Webpage OIO s 7. Reorganisatie stand van zaken 8. Ringcentrale- stand van zaken 9. Tenure track 10. Overhead tarieven 11. Besteding van de arbeidsvoorwaarden- en herbezettingsgelden 12. ARBO preventie medewerker 13. Rondvraag 14 Sluiting 1. Opening -JK opent de vergadering. 2. Vaststellen agenda Geen opmerkingen 3. Mededelingen en ingekomen stukken LV: Er komt correspondentie van de KNAW over de enquête betreffende de verhuizing naar betrokken medewerkers. 4. Notulen vorige vergadering De notulen van 7-3-2006 DAR: MR: DAR bestaat niet meer. Is nu tarievenlijst ministerie van financiën.
De notulen van 6-6-2006: -Blz. 3 punt 2 LV: het wordt NERN (Netherlands Ecological Research Network) voor ecologische onderzoeksscholen en ecologische onderzoeksinstituten i.p.v. ECONED. -Blz. 4 punt 5 Verhuizing LV: Verhuizing wordt Europees aanbesteed Rest van de notulen wordt goed gekeurd 5. Verhuizing CTE, CL en BD- stand van zaken OC: Hoe staat het met het Plan van Eisen? LV: Adviesbureau krijgt opdracht ontwerp Europees aan te besteden. Er komt een selectie team voor meer uitgewerkte voorstellen. Hierdoor wordt een vertraging verwacht. Plan van Eisen(PvE) is ook nog tijd voor nodig. Wordt weer aangepast met de laatste aanpassingen en dan moeten nog de puntjes op de i gezet worden. Er wordt gestreefd om PvE in september klaar te hebben. OC: Hoe staat het met het sociaalplan? LV: Locaal overleg ligt nog op schema. Volgende vergadering komen we erop terug. LV geeft OC sociaalplan ter inzage als ze het heeft. 6. Webpage OIO s OC: Hoe is de stand van zaken van de webpage voor OIO s? AO: Er komt een nieuwe NIS lay-out. Daarop is ruimte gevonden en er zal een Engelstalige site de lucht in gaan na de zomer als alles volgens schema verloopt. 7. Reorganisatie stand van zaken LV: Er zijn nog steeds 2 zaken die nog niet helemaal zijn afgerond. Er komt na de zomer eindverslag voor de OC. incl. een financieel overzicht. 8. Ringcentrale stand van zaken LV: De intentie verklaring is donderdag 29 juni 2006 getekend. LV stuurt intentie verklaring naar OC. Er wordt 1 juli gestart met de stuurgroep om vernieuwingsfonds/strategische gelden van KNAW binnen te krijgen. 9. Tenure track OC vindt het belangrijk dat er duidelijkheid komt over de status van het tenure track stuk. Voorstel van OC is om er boven te zetten dat het richtlijnen zijn. LV: vind dit wel een goed idee. OC: is het niet belangrijk dat het stuk vertaald wordt in het engels? LV: komt uiteraard in het engels. AO: vindt dit niet nodig is puur voor de BAC. LV: vind dat het openbaar moet zijn en dat er geen rechten aan te ontlenen zijn.
Ondanks de nieuwe versie van het tenure track document nog enige opmerkingen: -OC: p3 Annex vrouwelijke sollicitanten staat er nog in. LV: haalt het er nog uit. -OC: p3 internationale ervaring zou voorkeur moeten worden. LV: past dit aan -OC: Waar AO naar verwijst in vorige notulen naar punt 4 blz. 8 dat een postdoc of vidi ook een tenure track kan aangaan is niet terug te vinden in het stuk. AO: kijkt dit na LV past tenure track stuk weer aan, waarna het op het NIS gezet wordt. 10. Overhead tarieven OC: kunnen de vragen uit het overhead stuk behandeld worden? LV: vindt niet dat dit een punt is voor overleg met de OC, want ze ziet geen consequenties voor vast personeel en ze vindt het geen verandering in financieel beleid. Dus vindt LV dat de OC hier niet over mee mag beslissen. Vorige OC heeft het aangekaart ivm de positie van het personeel, ook het vast personeel. LV: wil best de vragen uit het stuk beantwoorden. Vraag 1: Wat zijn de inhoudelijke argumenten om meer overhead te gaan vragen? LV: Er wordt te weinig overhead gevraagd om NIOO draaiende te kunnen houden. Het gaat ondermeer om gebouw gebonden kosten, deze kosten worden in kaart gebracht. MR: maakt nog een overzicht met de werkelijke kosten. OC: In offertes worden toch al huisvestingskosten opgevoerd. MR: Huisvestingskosten en overhead kosten zijn hetzelfde. LV: De huisvestingskosten zijn te weinig om de werkelijke kosten te dekken. Bijvoorbeeld NWO AIO krijgt te weinig om zijn eigen kosten te dekken LV: De werkelijke kosten worden in kaart gebracht door MR en de streefdatum is eind september. MR maakt een overzicht met de werkelijke kosten (streefdatum eind september) Vraag 2: Wat is de huidige winst- of verlies-percentage op contracten? Wordt er ergens verlies geleden op de contracten? LV : We hebben positief draaiende en negatief draaiende projecten. MR: Er is geen project dat winst maakt. Op veel projecten wordt verlies geleden (de overhead is hierbij buiten beschouwing gelaten). Er zijn maar een paar projecten met uitgangspunt 20 % die geld overhouden. LV: Groepen die dat geld overhouden mogen een bestedingsvoorstel maken. Maar als er ook een erg verliesgevend project is gaat het in de grote pot. Dit moet allemaal op centrum niveau worden opgelost. MR: Eerst werd het verlies NIOO breed opgelost. Nu wordt het anders. Het
moet nu op centrum niveau opgelost worden. LV: Daarom is het ook enorm belangrijk dat de administratie up to date is. Zodat men weet hoeveel geld een project nog heeft. OC: Het is dus wel belangrijk hoeveel de overhead is. In ringcentrale en MT zitten ook vaste medewerkers. MR: Overhead zou kosten dekkend moeten zijn De werkelijke kosten hoe hoog die ook zijn worden altijd ergens bij NIOO neergelegd. OC: Is wel onevenredig verdeeld. Vraag 3 In de notitie van Davidse wordt gewezen op de gevolgen voor de concurrentiepositie. 3a) Wat waren de achterliggende argumenten? LV: We zitten heel laag. Juristen hebben twijfel over onze tarieven. Bijvoorbeeld advies uitbrengen COGEM tarief universiteit is 2x zo hoog. OC: Dat is niet overal zo. Tarieven Aquasense bijv. vergelijkbaar, en dat is een belangrijke concurrent. LV: Wenselijk en mogelijk 40 % vragen. Dit kan bekeken worden per project als het voor aanvrager niet haalbaar is. OC: Dus streef naar 40 % overhead en als het niet mogelijk is kan het anders. MR en LV: Ja, in goed overleg. MR: ligt aan de plannen. Uitgangspunt 40%, dan afweging maken wel of niet doen. OC: Als er geld over is bij MT of ringcentrale. Hoe gaat het met de winst? LV: Het geld mag daar blijven, je moet een bestedingsvoorstel maken (voor de duidelijkheid: de overhead wordt hier niet in betrokken). MR: Ligt wel aan de rest positie NIOO. Conclusie: MR maakt een overzicht met de werkelijke kosten (streefdatum eind september) en in overleg met de directie kan er per project gekeken worden hoeveel overhead geheven moet worden. De overhead kosten zijn dus flexibel. 11. Besteding van de arbeidsvoorwaarden- en herbezettingsgelden OC: In het stuk van 26-6-2006 staat structurele bestedingsvoorstellen. De OC vind dat dit jaarlijks bekeken moet worden. Punt 1 vervanging bij ziekte. OC: is O.K. Punt 2 opvang vakantieverlof. OC: Arbeidsvoorwaardengelden zijn voor incidenteel probleem en niet voor structureel probleem. LV: Voorbeeld als receptionistes tegelijk op vakantie moeten. OC: Dat weet je van te voren, dus is een structureel probleem. LV: Kun je niet van te voren al geld voor reserveren. MR: We moeten ernaar streven de beschikbare 53 k euro zoveel mogelijk uit te geven. AO: Bijvoorbeeld mensen die gespaard hebben voor prepension uren.
OC: Dit kun je ook voorzien. LV: Misschien kan er een voorstel komen als het nodig is. OC: Het zal per voorstel bekeken worden. Punt 3 bewust belonen. OC: Vindt dat er circa 10 k euro moet staan. OC: Vindt dat er een stimuleringsbeleid moet zijn. AO: Wordt al gestimuleerd Punt 4 stimulans publicatie. OC: Vindt dit geen post waar je het aan kan besteden. Waarom deze publicatie wel en andere niet. LV: Nature, Science, PLOS biologie worden sterk opgepakt door de kranten. Andere tijdschriften hebben minder impact. OC: Zo wordt met eigen middelen KNAW beleid gefinancierd. LV: Is een stimuleringsbeleid OC: Vindt dit geen arbeidsvoorwaarden. LV: Ziet het als bewust belonen. MR: Geen correctie centrale randvoorwaarden. Als wij maar samen met een voorstel komen. OC: Publicaties horen bij werkgroepen LV: Deze publicaties zouden juist gestimuleerd moeten worden. OC: Soort stimuleringsfonds. OC denkt er nog over na. LV: Praten we volgende keer over verder. Punt 5 vergroten employability OC: Is er geen overlap met POP? AO: Daar waar andere middelen zijn zullen we daar beroep op doen. OC: Dit is dus als aanvulling reguliere middelen. Dan is het O.K. OC: Heeft nog een idee. Ivm de goede peerreview een attentie voor iedereen? LV: Een soort peerreview gratificatie. AO: Denkt dat ongeveer 150 euro mogelijk is. AO: Zoekt dit uit. Er wordt besloten met instemming van de OC dat er na de zomer een persoonlijke peerreview gratificatie komt voor al het personeel (dus niet via het loonstrookje). AO: voert dit uit. Arbeidsvoorwaarden eens per jaar regulier en verder ad-hoc. 12. ARBO preventie medewerker OC: Het is nog niet duidelijk wat de functie van de preventie medewerker is en ook niet hoe de taken verdeeld moeten worden. KNAW is daar nog niet duidelijk over. AO: Functie is duidelijk, maar verdeling niet. Per instituut 1 preventie
medewerker. Leen was het en Machiel zou hem opvolgen. OC: Volgende keer komen we hier op terug. 13. Rondvraag OC: Is het een idee om Piet voor zijn OC/OR werk bewust te belonen? LV: Wordt al gedaan. OC: Hoe zit het met het etentje met oude/nieuwe OC leden. LV: Ligt bij Mariette wordt na de zomer. OC: Heeft het invloed op het NIOO dat Carlo Heip wetenschappelijk directeur wordt bij CEME en NIOZ? LV: Carlo Heip gaat werken aan een structurele samenwerking tussen NIOO en NIOZ (convenant). Organisatorisch moet het binnen NIOO goed worden opgevangen. OC: Hoe gaat het met CEME en NIOZ? LV: CEME veilig binnen NIOO en niet bij NIOZ. Het heeft geen gevolgen voor het CEME, we zijn 1 NIOO. LV: stuurt dit memorandum of understanding op. 14. Sluiting Volgende vergadering 11 september 2006 13.00 uur op het CL in de vergaderzaal