Bestuursjaarverslag 2016 Adres: Postbus 33 8300 AA Emmeloord Telefoon: 0527-249 249 E-mail: info@aves.nl Website: www.aves.nl Bestuursnummer: 40662 Bestuursjaarverslag
Inhoudsopgave. 1. Voorw oord. 4 2. JaarverslagR aad vant oezicht. 5 3. Inleiding. 8 3.1 Missie en visie 8 3.2 De kernwaarden van Aves 8 4. O rganisatie. 9 4.1 Organigram 9 4.2 Toelichting organisatiemodel 10 4.3 Jaarplancyclus 11 4.4 Uitgangspunten 12 4.5 Financieel boekjaar is kalenderjaar 12 4.6 De planning- en controlcyclus in schema 13 4.7 Toelichting op de processtappen en de documenten 14 4.8 Het INK-model 17 4.9 Overzicht geledingen 18 4.10 Scholen 19 5. Identiteit. 20 5.1 Identiteitscommissie Aves 20 5.2 Extra impuls: Lessen Leren Leven 20 5.3 Identiteitsbegeleiding 21 5.4 Toezicht houden op identiteit 21 6. O nderw ijs. 22 6.1 Schakelklas 22 6.2 Asielzoekersonderwijs 22 6.3 Extra impuls: Onderwijsbegeleiding 23 6.4 Passend Onderwijs (expertisecentrum) 23 6.5 Aves-academie 24 6.6 ICT beleidsplan 25 6.7 Overgang PO-VO 25 6.8 Innovatiebudget 26 Bestuursjaarverslag 2
7. P ersoneel. 27 7.1 Ziekteverzuim 27 7.2 Beoordeling directeuren 27 7.3 Opleiden in de school (OIS) 28 7.4 Eigen Risicodragerschap Ziektewet en Eigen Risicodragerschap WGA 28 7.5 Jaarverslag bedrijfsarts 29 7.6 Vervangingsfonds en Eigen Risicodragerschap (ERD) voor vervangingskosten 30 7.7 Personeelsgegevens 30 7.8 Formatie 31 8. Continuïteits-enR isicoparagraaf. 33 8.1 Continuïteitsparagraaf 33 8.2 Risicoparagraaf 37 8.3 Tijdelijke budgetten 38 9. Financiën. 39 9.1 Aanbesteden 39 9.2 Vermogenspositie 40 9.3 Exploitatieresultaat 41 9.4 Treasurybeleid 46 9.5 Prestatiebox 46 10. M ateriëlezakenenhuisvesting. 48 10.1 Zonnepanelen 48 10.2 Uitbreiding SWS De Sprang 48 10.3 Uitbreiding SWS De Fladderiep 48 10.4 MFA Rutten 48 10.5 Extra impuls: Update schoolgebouwen 48 11. O rganisatieenvertegenw oordiging. 49 11.1 Samenwerking BSO en peuterspeelzalen 49 11.2 Kwaliteitszorg 49 11.3 Communicatie 49 11.4 Aves ondersteunt 50 11.5 Avesdag 50 11.6 De Veer 51 11.7 Klachten 51 12. Bijlage:Jaarrekening2016. 52 Bestuursjaarverslag 3
1. Voorwoord. In dit jaarverslag legt het College van Bestuur graag verantwoording af over het handelen in het lustrumjaar 2016 van Aves. Aldus vastgesteld door het College van Bestuur, Emmeloord, februari 2017. Leo Breukel Voorzitter College van Bestuur. Jos Timmermans Lid College van Bestuur. Bestuursjaarverslag 4
2. Jaarverslag Raad van Toezicht. Gedurende het verslagjaar bestond de Raad van Toezicht uit de volgende personen: Naam : fu nc tie B enoem baartot: nevenfu nc ties Dhr. Eric Rijnders Vz 01-01-2018 Directeur Janivo Stichting, Lid RvT Stichting Clusius College, Lid RvC Rendo NV, Lid RvT Woningstichting Centrada, Lid RvT Woningbouwvereniging Helpt Elkander, Lid RvT Stichting Vitus Zuid, Voorzitter Stichting Hooghiemstra / Wittevrouwenbolwerk, Secretaris Stichting STEW, Bestuurslid Stichting DBF, Voorzitter Monumentencommissie Oldebroek, Vice-voorzitter Rekenkamercommissie Huizen, Penningmeester Ouderraad Gymnasium Celeanum. Mw. Judith Kets Vice-vz 01-01-2018 Werkzaamheden in InterZin BV. Dhr. Gerard de Bruin Lid 01-01-2019 Redacteur Klaverblad, (parochiemagazine) Dhr. Foeke Zeilstra Lid 01-01-2019 Geen opgave. Dhr. Niels Strolenberg Lid 01-01-2020 Bestuursadviseur Hanzehogeschool Groningen, Toezichthoudend bestuurder Stichting Peuterspeelzalen Hoogeveen, Bestuursvoorzitter D66 Hoogeveen, Commissielid van de Provinciale Staten van Drenthe. Dhr. Cees Tolsma Lid 01-01-2020 Voorzitter bestuur Windkoepel NOP, Voorzitter RvC Concern v Werk, Lid RvA Van Arendonk/Naaktgeboren LMB. Bestuursjaarverslag 5
De Raad kwam in 2016 6 x keer bijeen in reguliere vergadering, steeds in aanwezigheid van beide leden van het College van Bestuur. Onderwerpen van bespreking tijdens deze vergaderingen waren onder meer de kwartaalrapportages van het College van Bestuur, de jaarrekening 2015, de begroting 2017 en de meerjarenbegroting 2017-2020, de onderwijskwaliteit op de scholen, de samenwerking met SCPO, alsmede de relatie met de regionale organisaties voor kinderopvang en naschoolse opvang. In elke vergadering stond bovendien een bijzonder thema op de agenda, ingeleid door een gastspreker. Deze thema s waren in 2016: Februari: Identiteit Lessen Leren Leven. In april: Gebouwelijke aanpassingen aan 14 scholen en Stip aan de horizon en Kindcentra. In juni: Passend Onderwijs en in november: Vierslagleren. Daarnaast hield de Raad op 7 juli zijn jaarlijkse strategiebijeenkomst en op 23 november zijn jaarlijkse evaluatiebijeenkomst. Tijdens die laatste bijeenkomst werd terug- en vooruitgeblikt op het functioneren van de Raad als interne toezichthouder. Bij deze evaluatie werd, zoals gebruikelijk, ook het College van Bestuur betrokken. Eveneens op 23 november bracht de Raad een werkbezoek aan de beide Aves-scholen in Kampen: de Mgr. Zwijsenschool en de Dr. Schaepmanschool. Elk jaar bezoeken de leden van de Raad één of meer scholen, om een beter beeld te krijgen van de dagelijkse Aves-praktijk. Om diezelfde reden bespreekt de Raad enkele malen per jaar met het Directeurenoverleg (11 mei) en met de GMR (16 november) de gang van zaken in de organisatie. Op de agenda stonden onder meer passend onderwijs, ICT-beleid, het innovatiebudget, de nieuwe CAO, de samenwerking tussen scholen, de samenwerking met SCPO en de relatie met het College van Bestuur. Een delegatie uit de Raad (Auditcommissie) sprak in het voorjaar met het College van Bestuur over de concept-jaarrekening 2015 en in het najaar over de concept-begroting 2016. Een andere delegatie uit de Raad (Remuneratiecommissie) voerde in het najaar de periodieke beoordelingsgesprekken met de beide leden van het College van Bestuur. In de tweede helft van het jaar sprak de Raad diverse malen met de Raad van Toezicht van SCPO. Deze gesprekken, waarbij ook de respectieve bestuurders werden betrokken, leidden in november tot het gemeenschappelijke besluit om de mogelijkheid van een verdergaande samenwerking te onderzoeken. Begin december werden medewerkers, ouders en relaties geïnformeerd over dit voornemen, dat een belangrijk agendapunt zal worden in 2017. Bestuursjaarverslag 6
Op individuele basis namen leden van de Raad in het verslagjaar deel aan informatieve bijeenkomsten over ontwikkelingen in de sector en educatieve bijeenkomsten rond het toezichthouderschap. Door middel van deze permanente educatie willen de leden van de Raad de kwaliteit van hun functioneren blijven versterken en borgen. De Raad conformeert zich aan de Code Goed Bestuur voor het Primair Onderwijs. Eric Rijnders Voorzitter Raad van Toezicht Bestuursjaarverslag 7
3. Inleiding. 3.1 M issieenvisie 3.1.1 De missie van Aves: Aves betekent Klasse der Vogels. Een metafoor die goed bij ons past. De vogel behoudt het overzicht en is zorgzaam. Zij bouwt een warm nest voor haar jongen, voert ze en voedt ze op tot zelfstandigheid. De vogel ontwikkelt en stimuleert het aangeboren talent van elk jong, leert hen vliegen en geeft hen uiteindelijk de vrijheid. Aves geeft talent echt vleugels. 3.1.2 De visie van Aves Aves biedt een grote verscheidenheid in identiteitsgebonden basisonderwijs. Ouders en kinderen kunnen daardoor altijd dichtbij huis kiezen voor een school die aansluit bij hun levensbeschouwing. Alles wat je aandacht geeft, groeit. Vanuit die gedachte maken de scholen van Aves werk van het ontwikkelen van elk kind. En natuurlijk ook van talentontwikkeling bij alle medewerkers. 3.2 Dekernw aardenvana ves 3.2.1 Aves biedt verscheidenheid Aves vindt keuze belangrijk. Op het gebied van identiteit en van onderwijsconcept. Daarom zorgen we ervoor dat elk kind in de buurt het onderwijs kan volgen dat bij hem of haar past. 3.2.2 Aves is sprankelend Aves daagt leerkrachten uit het beste van zichzelf te geven en te leren van elkaar. Leren met lef staat centraal en alle medewerkers doen met hun hart. Die passie stimuleert leerlingen. 3.2.3 Aves verbindt De scholen van Aves zijn prettige locaties waar goed onderwijs wordt gegeven in een veilige en vertrouwde omgeving. Daarnaast is de school ook een ontmoetingsplaats voor mensen, culturen, meningen, mogelijkheden en verwachtingen. 3.2.4 Aves ontwikkelt talent Talenten vind je overal en op elk gebied. In de klas en ervoor. In het management en bestuurlijk. Maatwerk, deskundigheid en resultaat gaan hand in hand bij talentontwikkeling door leer kracht. 3.2.5 Aves is evenwichtig Door bovenschools samen te werken, kunnen alle Aves-scholen excelleren op hun eigen gebied. Een stabiele en evenwichtige basis zorgt voor een duidelijke structuur, vertrouwen en de zekerheid van kwaliteit en continuïteit. Bestuursjaarverslag 8
4. Organisatie. 4.1 O rganigram R aadvan T oezicht Identiteitscom m issie GM R Colegevan Bestuur Directeurenberaad M R Directeur S AC / Klankbord T eam A ctiviteiten- Vereniging L egenda: wettelijk geregeld middels WMS hiërarchische lijn advieslijn voordrachtslijn Inform eel(school) Formeel(W M S ) L ijnfuncties Adviesorgaan S taf Bestuursjaarverslag 9
4.2 T oelichtingorganisatiem odel 4.2.1 Lijnfuncties De Raad van Toezicht (RvT) De RvT is belast met het toezicht op, en de advisering van het College van Bestuur (CVB). Daarnaast verleent de RvT goedkeuring aan het (meerjaren-) strategisch en financieel beleid en stelt de statuten en reglementen vast. Als laatste is de RvT verantwoordelijk voor het benoemen en ontslaan van de leden van het CvB. De RvT bestaat uit zes leden. Leden van de RvT hebben zitting voor een tijdvak van vier jaren, volgens een op te stellen rooster van aftreden. Een volgens het rooster aftredend lid van de RvT is voor maximaal één periode van vier jaren herbenoembaar. College van Bestuur (CvB) Het College van Bestuur bestaat uit twee of meerdere professionele bestuurders. Het CvB is integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van Aves en belast met de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie van het beleid op stichtingsniveau. Het CvB laat zich bijstaan door een eigen staf en externe partijen. Het CvB is verantwoordelijk voor de totale stichting. Directeuren De directeur is integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de school en belast met de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie van het beleid op schoolniveau. Hij/zij is daarmee de eerst aangewezen gesprekspartner van zowel het team, de MR, de SAC als van de activiteitenvereniging. De overige taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn conform het managementstatuut. De directeur van de school is verantwoording schuldig aan het CvB. 4.2.2 Advies en beleidsondersteunende geledingen Identiteitscommissies Het CvB wordt ondersteund door twee identiteitscommissies. In de regel vergaderen de commissies gezamenlijk. De commissies behartigen de godsdienstige en levensbeschouwelijke aspecten en identiteit van het katholieke, oecumenische, openbare en samenwerkingsonderwijs. Directeurenberaad De betrokkenheid van directeuren bij Aves krijgt vorm in de adviserende en ondersteunende zin middels het Directeurenberaad. Het Directeurenberaad blijft daarmee, naast de RvT en de GMR, een belangrijk overlegorgaan voor het CvB daar waar het gaat om de stichtingsbrede beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie (voorafgaande aan de definitieve besluitvorming erover). Staf/Onderwijsbureau Het CvB wordt ondersteund door het bestuurskantoor. Ten behoeve van de ondersteuning van zowel de afzonderlijke scholen als van Aves wordt gewerkt met uniforme producten en diensten. Het CvB organiseert de ondersteuning door de inzet van zowel de staf als van medewerkers van het Onderwijsbureau Meppel. Bestuursjaarverslag 10
Schooladviescommissie (SAC) (alleen aanwezig op katholieke en oecumenische scholen) Binnen de katholieke en oecumenische scholen krijgt de ouderbetrokkenheid vorm in een adviserende rol in de vorm van de SAC, de schooladviescommissie. Ouders richten zich in deze rol specifiek op de kwaliteit van het onderwijs, de opvoeding en de levensbeschouwelijke identiteit, maar kunnen tevens gevraagd en ongevraagd adviseren over alle andere aangelegenheden de school betreffende. Activiteitenvereniging De door de activiteitenvereniging te organiseren activiteiten worden overlegd met de directeur conform het eigen reglement, waarin tevens duidelijk de taken en overlegstructuren zijn weergegeven. De activiteitenvereniging heeft het recht om een voordracht te doen voor een zetel in de SAC. De activiteitenvereniging organiseert zich als een vereniging en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Gemeenschappelijke Medezeggenschaps Raad (GMR) Het CvB overlegt met de GMR over bovenschoolse zaken conform het vastgestelde GMRreglement. Het advies- en instemmingsrecht van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad zal daarbij gerespecteerd worden. Daarnaast kan de GMR het CvB met gevraagd of ongevraagd advies bijstaan. Medezeggenschaps Raad (MR) De directeur overlegt met de MR over schoolse zaken conform het vastgestelde reglement. Het advies- en instemmingsrecht van de medezeggenschapsraad zal daarbij gerespecteerd worden. Daarnaast kan de MR de directeur met gevraagd of ongevraagd advies bijstaan. 4.3 Jaarplancyclus Het kader voor de planning- en controlcyclus wordt gevormd door elementen uit het model Policy Governance en het model van Participatief besturen: Er wordt een scheiding aangebracht tussen enerzijds het toezicht en anderzijds het besturen; Het toezicht wordt uitgevoerd door de Raad van Toezicht (RvT); Het besturen van de organisatie is gemandateerd aan professionele bestuurders in een College van Bestuur (CvB); Er is in alle lagen binnen de organisatie voldoende ruimte voor ondernemerschap, initiatief en innovatie; Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden daar waar mogelijk zo laag mogelijk in de organisatie gelegd met de daarbij behorende verantwoordingsplicht (resultaatverplichting); De planning- en controlcyclus is gebaseerd op het planmatig handelen: plannen (Plan), uitvoeren (Do), controleren (Check) en verbeteren (Act); De planning- en controlcyclus begint bij een helder omschreven missie, visie en strategie, zowel op stichtingsniveau als op schoolniveau (sturen op toetsbare taakstelling); Aves biedt binnen haar kaders elke school voldoende ruimte om eigen beleid te voeren, m.a.w. daar waar mogelijk worden de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd; Bestuursjaarverslag 11
Elke school kent een eigen onderwijskundige identiteit gebaseerd op een dialoog en de reflectie met alle relevante betrokkenen in en rondom de school. 4.4 U itgangspunten Alle geledingen binnen de hiërarchische lijn hebben informatie nodig om te kunnen bewaken in hoeverre de geformuleerde strategische doelen worden gehaald: De RvT heeft verantwoordingsinformatie nodig van het CvB ten behoeve van de controle op de uitvoering van het (meerjaren) strategisch en financieel beleid (toezichtstaak); Het CvB heeft verantwoordingsinformatie nodig van de directeuren en van externe partijen ten behoeve van de controle op de uitvoering van het (meerjaren) strategisch en financieel beleid (sturingstaak); De directeur heeft verantwoordingsinformatie nodig van de medewerkers op de school en externe partijen ten behoeve van de sturing van de school; De planning- en controlcyclus biedt handvatten en instrumenten voor de RvT, het CvB en de directeuren om in control te zijn van hun organisatie(-onderdeel); De aansturing (planning) is georganiseerd middels het meerjaren Bestuursplan van Aves (vierjarig). De verantwoording (control) is vanuit de basis georganiseerd. Medewerkers op de school verantwoorden zich aan de directeur, de directeur aan het CvB en het CvB aan de RvT; De missie, visie en de strategie van Aves zijn bepalend voor de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en daarmee voor de inhoud van de managementinformatie. In het managementstatuut staan de bevoegdheden omschreven; Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vertaald in standaard formats c.q. modellen voor de verantwoordingsinstrumenten; Stuurinformatie dient zoveel mogelijk tot hoofdlijnen beperkt te worden, voorzien van heldere analyses en (bijgestelde) prognoses aangaande de resultaten; De kwaliteit van de documenten is zodanig dat deze tevens bruikbaar zijn voor externe verantwoording (meervoudig publieke verantwoording). 4.5 Financieelboekjaariskalenderjaar Aves werkt met een cyclus gebaseerd op het kalenderjaar: Er is sprake van aansluiting op het boekjaar en de denkwijze m.b.t. de begroting; Er is sprake van aansluiting van het boekjaar op het verantwoordingsjaar van het ministerie; Er is doorgaans aansluiting op de subsidiestromen v.w.b. de (middel)lange termijn; De jaarlijkse benchmark sluit aan op de landelijke benchmark; Het personele deel van de begroting is bewerkelijker (schooljaaroverstijgend). Bestuursjaarverslag 12
4.6 Deplanning-encontrolcyclusinschem a 1. Missie, Visie en Strategie 2a. Bestuursplan meerjaren strategisch beleid 2b. Bestuursjaarplan concretisering stichtingsbeleid voor het komend schooljaar Verbeteren (Act) Plannen (Plan) 3a. Schoolplan meerjaren strategisch en financieel beleid op schoolniveau 3b. Schooljaarplan concretisering schoolbeleid voor het komend schooljaar 6. Verbeterplannen naar aanleiding van de evaluatie (stichtings- en schoolniveau) 4a. Schooljaarverslag incl. 4b. Integrale Management age verantwoording beleid/begroting versus realisatie Uitvoering school: o.b.v. het schooljaarplan inzetten van personeel en middelen 5a. Bestuursjaarverslag Verslaglegging en externe verantwoording (o.a. min. OC&W, inspectie, gemeente, medewerkers, ouders en overige stakeholders) 5b. Bestuursrapportages Verslaglegging en interne verantwoording aan Raad van Toezicht Evalueren (Check) Uitvoeren (Do) Bestuursjaarverslag 13
4.7 T oelichtingopdeprocesstappenendedocum enten 4.7.1 stap 1: Missie, visie en strategie Het CvB is belast met het formuleren van de missie, de visie en de strategie van Aves. Het CvB zal zich daarbij laten adviseren door het Directeurenberaad. De RvT verleent goedkeuring aan de missie, visie en de strategie. 4.7.2 stap 2a: Bestuursplan Op basis van missie, visie en strategie worden de te behalen strategische doelen voor de komende vier jaren geformuleerd. Deze doelstellingen worden vastgelegd in het bestuursplan (meerjaren strategisch en financieel beleidsplan). Het bestuursplan wordt, in samenwerking met de directeuren, voorbereid door het CvB. De RvT keurt het bestuursplan goed. De GMR heeft voor wat betreft het bestuursplan instemmingsrecht. 4.7.3 stap 2b: Bestuursjaarplan Het bestuursplan wordt uitgewerkt in een bestuursjaarplan van de stichting. Het bestuursjaarplan wordt, in samenwerking met de directeuren, voorbereid door het CvB. Naast de doelstellingen uit het bestuursplan kunnen in het bestuursjaarplan actuele en/of onvoorziene doelen worden opgenomen. Het bestuursjaarplan beperkt zich tot de veranderonderwerpen voor dat jaar. De GMR heeft voor wat betreft het bestuursjaarplan instemmingsrecht. 4.7.4 Stap 3a: Schoolplan De directeur formuleert, binnen de kaders van Aves, het beleid op schoolniveau. Op basis van het bestuursplan stelt de directeur een schoolplan op. Naast de bestuursdoelen verwoordt de directeur het schoolbeleid voor de komende vier jaren. Het schoolplan voldoet aan de wettelijke voorschriften. De directeur legt het schoolplan ter instemming voor aan de Medezeggenschapsraad (MR) van de school. Indien van toepassing wordt het schoolplan ook ter advisering voorgelegd aan de SAC. 4.7.5 stap 3b: Schooljaarplan Op basis van het schoolplan stelt de directeur een schooljaarplan op. Naast de doelstellingen uit het schoolplan kunnen in het schooljaarplan actuele en/of onvoorziene doelen worden opgenomen. Het schooljaarplan bevat mogelijk ook elementen vanuit het bestuursjaarplan. Het schooljaarplan beperkt zich tot de veranderonderwerpen voor dat jaar. De directeur laat zich adviseren door de SAC. Het CvB stelt vervolgens vast of het schooljaarplan binnen de kaders van de Stichting valt. De MR heeft voor wat betreft het schooljaarplan instemmingsrecht. 4.7.6 Stap 4a: Jaarverslag Interne verantwoording: De directeur is, onder verantwoordelijkheid van het CvB, belast met de interne verantwoording in de vorm van het schooljaarverslag. Hij maakt daarbij gebruik van de door t Onderwijsbureau Meppel aangeleverde administratieve gegevens. Het schooljaarverslag Bestuursjaarverslag 14
wordt door de directeur besproken met het team en ter advisering voorgelegd aan de SAC en de MR. De MR heeft voor wat betreft het financieel jaarverslag adviesrecht. Het schooljaarverslag kent in ieder geval de volgende elementen: Identiteit, Onderwijs, Personeel, Financiën, Materiële Zaken, Organisatie en Vertegenwoordiging. Externe verantwoording: De directeur is, onder verantwoordelijkheid van het CvB, belast met de externe verantwoording aan o.a. de onderwijsinspectie. Op stichtingsniveau wordt zowel het Financieel jaarverslag (Elektronische Financiële Jaarrekening) als het Bestuursjaarverslag samengesteld door het CvB. De GMR heeft voor wat betreft het Financieel jaarverslag adviesrecht. 4.7.7 stap 4b: Integrale Management ages (IMR s) De directeur stelt minimaal eenmaal per jaar vast of de beoogde resultaten behaald worden c.q. behaald zijn. Dit geschiedt onder meer met behulp van Tobias (management-informatiesysteem). De door de directeur opgestelde managementrapportage (Integrale Management age) wordt besproken met het team en aansluitend ter advisering voorgelegd aan de SAC. De directeur bespreekt eenmaal per jaar met het CvB de integrale managementrapportage. De Integrale Management age beslaat alle organisatie- en resultaatgebieden uit het INK-model (Instituut voor Nederlandse Kwaliteit). In dit gesprek legt de directeur verantwoording af aan het CvB over al dan niet gerealiseerde beleidsdoelen. Onderwerpen die besproken worden in het monitorgesprek van het najaar zijn: de IMR, het schoolplan (één keer in de 4 jaar) én het schooljaarplan voor het komende kalenderjaar. Separaat van het jaarverslag incl. de IMR wordt in het najaar de meerjarenbegroting, inclusief het formatieplan van de school, besproken met de directeur en vastgesteld door het CvB. 4.7.8 Stap 5a: Bestuursjaarverslag Interne verantwoording: Het College van Bestuur is belast met de interne verantwoording in de vorm van het bestuursjaarverslag, waaronder het financieel jaarverslag. Het CvB maakt daarbij gebruik van de door t Onderwijsbureau Meppel aangeleverde administratieve gegevens en van gegevens vanuit de scholen. Het bestuursjaarverslag wordt door het CvB ter controle voorgelegd aan de accountant en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. De GMR heeft voor wat betreft het Financieel jaarverslag adviesrecht. Het bestuursjaarverslag kent in ieder geval de volgende elementen: Identiteit, Onderwijs, Personeel, Financiën, Materiële Zaken, Organisatie en Vertegenwoordiging. Als verantwoordingsdocument gaat het bestuursjaarverslag naar het Ministerie van OC&W en tevens naar de Gemeente NOP in verband met de openbare scholen in die gemeente. Externe verantwoording: Het CvB maakt naar aanleiding van het bestuursjaarverslag een beknopte versie van het jaarverslag voor verspreiding onder medewerkers, ouders en stakeholders. Dit beknopte verslag is het Jaarbericht van het College van Bestuur. Aves vindt het belangrijk om zich jaarlijks naar de stakeholders in brede zin te verantwoorden. Bestuursjaarverslag 15
4.7.9 Stap 5b. Bestuursrapportages Jaarlijks legt het CvB tweemaal een bestuursrapportage voor aan de RvT en tevens per kwartaal een financiële bestuursrapportage. 4.7.10 stap 6: Verbeterplannen naar aanleiding van de evaluatie Na de verantwoordingsfase wordt vastgesteld of het Schooljaarverslag aanleiding geeft om op schoolniveau (stap 3a) of stichtingsniveau (stappen 1 en 2a) het meerjarenbeleid bij te stellen. Bijstellingsvoorstellen ten behoeve van het schoolplan worden besproken met zowel het team als de SAC en MR. Aansluitend formuleert de directeur de bijstelling. Deze bijstellingen worden (incl. de adviezen van de SAC en MR) ter vaststelling voorgelegd aan het CvB. De MR heeft voor wat betreft het meerjarenbeleid instemmingsrecht. Bijstellingsvoorstellen ten behoeve van het bestuursplan worden door het CvB besproken in het Directeurenberaad. Aansluitend wordt door het CvB de bijstelling geformuleerd. Deze bijstellingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de RvT. De GMR heeft voor wat betreft het meerjarenbeleid instemmingsrecht. Onderwerpen die besproken worden in het monitorgesprek van het voorjaar (april) zijn: het financieel jaarverslag (jaarrekening) van het voorgaande kalenderjaar. De IMR wordt afgestemd op de formats c.q. modellen ten behoeve van het school(jaar)plan en -verslag. Daarbinnen zijn kengetallen ontwikkeld die de onderwerpen in de plannen meetbaar maken (ook niet-financiële kengetallen). Bestuursjaarverslag 16
4.8 HetIN K-m odel plan do check Management van medewerkers Waardering door medewerkers Leiderschap Strategie en beleid Management van processen Waardering door klanten Eindresultaten Management van middelen Waardering door maatschappij act Verbeteren en vernieuwen organisatiegebieden resultaatgebieden De organisatie stelt haar plannen en doelen vast, voert activiteiten uit en meet haar resultaten. Vervolgens worden de resultaten teruggekoppeld en maatregelen genomen die tot nieuwe plannen en activiteiten leiden. Dit is de concretisering van het cyclische PDCA-model. Ook binnen de verschillende aandachtsgebieden kan dezelfde cyclus worden toegepast. Bijvoorbeeld beleidsplannen worden geëvalueerd, getoetst en verbeterd. Dit continue verbeterproces vindt dus integraal en in elk aandachtsgebied plaats. De kern van het INK-model wordt gevormd door het werken aan de samenhang en groei op alle aandachtsgebieden van het model. Wij onderscheiden vijf organisatiegebieden en vier resultaatgebieden en het aandachtsgebied verbeteren en vernieuwen. In de organisatiegebieden wordt beschreven hoe de organisatie is ingericht; ook wordt er informatie aangereikt in welke richting de organisatie zich zou kunnen verbeteren. In de resultaatgebieden worden de strategisch relevante maatstaven gekozen en wordt vastgesteld wat feitelijk is gerealiseerd. Het tiende aandachtsgebied is de feedbackloop waarin centraal staat of en in hoeverre de organisatie leert van de ervaringen en behaalde prestaties en naar nieuwe mogelijkheden zoekt om doelen te behalen. Heel belangrijk is de samenhang tussen de tien aandachtsgebieden. Bestuursjaarverslag 17
4.9 O verzichtgeledingen Raad van Toezicht Dhr. E. Rijnders Mw. J. Kets-Vroegop Dhr. G. de Bruin Dhr. C. Tolsma Dhr. N. Strolenberg Dhr. F. Zeilstra Functie Voorzitter Vice-voorzitter Lid Lid Lid Lid College van Bestuur Dhr. L. Breukel Dhr. J. Timmermans Functie Voorzitter Lid Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad O/L OB/RK Functie Mevr. A. Wijnands Lkr. RK Voorzitter Mevr. I. Heida Lkr. OB Vice-voorzitter Mevr. M. de Jong Lkr. OB Lid Mevr. B. Kaptein Ouder OB Lid Dhr. R. Heeringa Ouder OB Lid Dhr. J. Ouderling Ouder RK Lid Mevr. S. Zuidema Ouder RK Lid Dhr. A. Aukes Lkr. RK Lid Staf en administratieve ondersteuning Mevr. A. v. Keulen Mevr. L. Quak Dhr. H. Snelder (tot 1-10-2016) Dhr. T. Oosterveld (m.i.v. 1-8-2016) Mevr. G. Kruidhof (m.i.v. 1-11-2016) Mevr. J. Staring (tot 1-5-2016) Mevr. J. Koets (m.i.v. 1-8-2016) Dhr. J. Swart Dhr. R. Heupink Mevr. A. Timmermans-Scholtens Functie Secretariaat / Organisatie Secretariaat / Onderwijs / PZ Adviseur CvB I&O Adviseur Onderwijs Adviseur Onderwijs HRM-adviseur HRM-adviseur Administratie en ICT beheer ICT onderwijs Coördinator Werkplekleren Bestuursjaarverslag 18
4.10 S cholen Scholen Plaats Directeur Sws De Fladderiep Kraggenburg Mevr. Anne-Marie van Fraeijenhove Rkbs De Horizon Ens Dhr. Fred Lübbers Kbs Mariabasisschool Marknesse Dhr. Dick Bakker SWS Titus Brandsmaschool Nagele Mevr. Paulien Elshof SWS Fondali Creil Dhr. Theo Oosterveld Kbs Dr. Schaepmanschool Kampen Dhr. Louis Braakhuis (tot 1-9-2016) Mevr. Marleen Aalberts (m.i.v. 1-8-2016) Kbs St. Martinusschool Vollenhove Mevr. Marleen Aalberts (tot 1-8-2016) Mevr. Jeanette Masteling (m.i.v. 1-8- 2016) Oec. bs De Ark Espel Mevr. Tineke Bruin Kbs Mgr. Zwijsenschool Kampen Dhr. Peter Krijgsman Kbs Albert Schweitzer Emmeloord Mevr. Coby van der Meulen Kbs St. Josephschool Emmeloord Mevr. Margret Omtzigt Kbs St. Paulusschool Rutten Mevr. Truus Vegterlo SWS De Wending Bant Mevr. Ella v. Essen Mevr. Sandra v.d. Tempel OBS De Carrousel Emmeloord Dhr. Klaas Hadderingh (tot 1-8-2016) Dhr. Alex Blei (m.i.v. 1-8-2016) OBS Roderik van Voorst Emmeloord Mevr. Heleen Wijnhoud ( per 1-8-2015) OBS De Keerkring Emmeloord Dhr. Jan Adema (tot 1-11-2016) Waarn. dir. Dhr. Klaas Hadderingh (m.i.v. 1-8-2016) OJS De Zevensprong Emmeloord Dhr. Auke Swart (tot 1-10-2016) Dhr. Robert Lindeboom (m.i.v. 1-12-2016) ODS Windkracht 10 Emmeloord Mevr. Vivian Tevreden (tot 1-8-2016) Dhr. Marcel Tuinstra (m.i.v. 1-8-2016) OBS De Regenboog Ens Mevr. Henriëtte Wentink SWS De Klipper Luttelgeest Mevr. Monique den Dekker OBS De Driesprong Marknesse Mevr. Vivian Tevreden (tot 1-6-2016) Mevr. Inge Weijs (m.i.v. 1-8-2016) AZS De Wissel Luttelgeest Mevr. Ella v.essen Mevr. Sandra v.d. Tempel SWS De Sprang Tollebeek Mevr. Aleida de Leeuw Bestuursjaarverslag 19
5. Identiteit. 5.1 Identiteitscom m issiea ves Op het terrein van de identiteit van de verschillende scholen wordt het CvB geadviseerd door een tweetal commissies. Eén commissie ter uitwerking en behartiging van het openbare karakter van de openbare scholen en één ter uitwerking en behartiging van de godsdienstige en levensbeschouwelijke aspecten en identiteit van het katholiek en oecumenisch onderwijs. Vanaf het begin hebben beide commissies gemeend als één commissie op te moeten treden en de identiteitsbehartiging als een gezamenlijke verantwoordelijkheid op te vatten. Naast openbare, katholieke en oecumenische scholen kent Aves ook samenwerkingsscholen op basis van twee of (inmiddels) zelfs drie identiteiten. Daarom is de samenwerking van de twee identiteitscommissies van belang. Zij zien het immers als hun taak te adviseren t.a.v. de identiteit van alle scholen die deel uitmaken van Aves. In 2016 bezocht de identiteitscommissie de nieuwe samenwerkingsscholen De Sprang in Tollebeek en Fondali te Creil. Door scholen te bezoeken krijgt de commissie een beeld hoe er vorm wordt gegeven aan de identiteit van de school. Hoe wordt dat praktisch en organisatorisch uitgevoerd? Maar ook: Hoe verloopt de interne communicatie hierover en hoe wordt de identiteit naar buiten toe duidelijk gemaakt? Tijdens de twee reguliere vergaderingen besprak de commissie o.a. de identiteitsbegeleiding van de scholen aan de hand van het jaarverslag van de begeleider, de door het CvB geherformuleerde identiteitskaders en de voorbereiding en eerste resultaten van de pilot Lessen Leren Leven. De identiteitscommissie nam afscheid van bestuursadviseur Herman Snelders die als penvoerder voor de commissie optrad en verwelkomde zijn opvolgster Tamar Kopmels. 5.2 Extraim puls:l essenl erenl even Gewenst resultaat in bestuursjaarplan 2016 Uiterlijk 1 augustus 2017 starten leerkrachten binnen alle openbare en samenwerkingsscholen met lessen levensbeschouwing met behulp van materialen zoals die zijn ontwikkeld of aangereikt vanuit de werkgroep Identiteit openbaar onderwijs. De MR-en van de openbare en samenwerkingsscholen stemmen met deze nieuwe werkwijze in. In het schooljaar 2016-2017 is Tamar Kopmels gestart als Adviseur identiteit voor het CvB en als identiteitsbegeleider voor openbare- en samenwerkingsscholen. In eerste instantie heeft zij zich gericht op kennismaking met de scholen en het leren kennen van de verhalen van de scholen. Tegelijkertijd heeft ze meegewerkt aan de verdere uitwerking van de pilot Lessen Leren Leven die ook in schooljaar 2016-2017 met dezelfde scholen is voortgezet om nog meer de diepte in te gaan en om het project steviger uit te bouwen met dezelfde scholen. Omdat de gewenste resultaten nog niet in 2016 aan de orde zijn kunnen we hier in dit jaarverslag nog geen uitspraken over doen. De inschatting is dat de gestelde doelen voor 2017 haalbaar zijn, waarbij er voor enkele scholen een fasering van de invoering van twee schooljaren aan de orde zal Bestuursjaarverslag 20
zijn in verband met het feit dat we daar een verlengde procedure willen hanteren. Dit geldt in ieder geval voor de OBS de Carrousel en OBS de Keerkring waar een goede communicatie over dit proces een aandachtspunt is voor de directies en het CvB. 5.3 Identiteitsbegeleiding Gewenst resultaat bestuursjaarplan 2016 Per 1 augustus 2017 is op alle Avesscholen identiteitsbegeleiding een vast onderdeel van het jaarlijks scholingsprogramma voor teams. Per 1 augustus 2017 is binnen het onderwijsprogramma van elke groep op alle scholen tijd ingeruimd voor identiteitsgebonden onderwijsactiviteiten in de klas, gegeven door de eigen groepsleerkracht. Per 1 december 2017 geeft 90% van de ouders van leerlingen op openbare en samenwerkingsscholen aan dat zij tevreden zijn met de nieuwe aanpak van de identiteitslessen binnen openbare- en samenwerkingsscholen van Aves. De nieuwe vorm van identiteitsbegeleiding op openbare en samenwerkingsscholen is mede tot stand gekomen in samenwerking met medewerkers van het landelijk werkende Dienstencentrum HVO/GVO. Resultaat: In schooljaar 2016-2017 is Tamar Kopmels gestart met kennismakingsgesprekken met alle teams en directeuren van openbare en samenwerkingsscholen. De begeleiding voor de samenwerkingsscholen wordt door Tamar Kopmels in overleg met Jacqueline Huizinga en het CvB onderling verdeeld. Een aandachtspunt hierbij is dat voor zowel de openbare geleding als de katholieke geleding de ondersteuning en toerusting in balans en naar behoren vorm krijgt. Tamar Kopmels heeft in schooljaar 2016-2017 drie bijeenkomsten gepland met een PLG (Professionele Leer Gemeenschap) van directeuren van samenwerkingsscholen om dit onderwerp uit te diepen. Daarnaast komen ook praktische uitwerkingen hiervoor op tafel. Op dit moment zijn nog geen concrete resultaten of uitwerkingen te benoemen. De sfeer in de gesprekken is constructief. De invulling van levensbeschouwing op de Avesscholen wordt ook in deze groep serieus opgepakt en het belang ervan wordt hoog gewaardeerd. 5.4 T oezichthoudenopidentiteit Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Voor 1 december 2016 heeft de Raad van Toezicht zich gebogen over de vraag op welke wijze identiteit en toezicht houden op identiteit vorm krijgt binnen het toezichtskader van de Raad van Toezicht van Aves. Resultaat: De RvT neemt dit onderwerp in 2017 in haar jaarplanning op. Bestuursjaarverslag 21
6. Onderwijs. 6.1 S chakelklas Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Op 1 januari 2016 is Aves gestart met twee groepen als Schakelklas in Emmeloord. Dit vindt plaats in het gebouw Expansievat. Twee leraren en een IB-er zijn hiervoor aangesteld. Resultaat Tot 1 januari 2016 was de Schakelklas gevestigd in de Wissel op het azielzoekerscentrum. Door de toename van vluchtelingen en de wens om de Schakelklas centraler en juist buiten het AZC te situeren is in overleg met de gemeente Noordoostpolder gekozen voor de vestiging van de Schakelklas in het Expasievat in Emmeloord-West. In de afgelopen jaren werd de Schakelvoorziening bezocht door de volgende leerlingaantallen: 2011-2012: 14 leerlingen 2012-2013: 10 leerlingen 2013-2014: 11 leerlingen 2014-2015: 17 leerlingen 2015-2016: 21 leerlingen Er is over deze periode duidelijk een toename van leerlingen te zien. Gezien het terugdringen van de vluchtelingenstroom zal de Schakelklas kleiner worden en meer en meer gevuld worden met kinderen van arbeidsmigranten. 6.2 A sielzoekersonderw ijs Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Ondanks de snelle groei van de school en de voortdurende wisseling in leerlingenstromen houdt de Wissel zijn kwaliteit op hetzelfde niveau als van 1 augustus 2015. Voor 1 augustus 2017 hebben medewerkers van de Wissel aan minimaal kennisdelingstrajecten of sessies bijgedragen buiten Aves. Zij ondersteunen daarbij de werkzaamheden van het LOWAN in LOWAN-projecten om daarmee de kennis vanuit de Wissel te delen met andere scholen in het land. Resultaat Het inspectiebezoek in maart 2016 wees uit dat de kwaliteit, ondanks de grote groei, versterkt is waardoor een aanvraag voor excellente school mogelijk zou kunnen zijn. De directie van de Wissel heeft de school in 2016 opgegeven voor de het traject Excellente Scholen. De Wissel heeft in 2016 3 nieuwe azc scholen geadopteerd, dit traject houdt in dat de nieuwe nog te starten school geholpen wordt door de Wissel door middel van het delen van kennis en expertise. Daarnaast zijn er meerdere schoolbezoeken, van scholen buiten de stichting, op De Bestuursjaarverslag 22
Wissel geweest om kennis te delen. Daarnaast zijn er een aantal workshops gegeven voor ib-ers buiten de stichting, om te delen hoe onderwijs aan nieuwkomers binnen de scholen kan worden vormgegeven. De directie van De Wissel is regio-coördinator voor het Lowan netwerk voor Friesland en Flevoland. 3 x per jaar worden er op de Wissel bijeenkomsten voor Friesland en Flevoland georganiseerd waarbij onderwijs aan nieuwkomers centraal staat. 6.3 Extraim puls:o nderw ijsbegeleiding Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Uiterlijk op 1 januari 2017 is er een invulling voor de ontstane vacature Adviseur identiteit & onderwijs voor het CvB, waarbij directeuren hebben geparticipeerd in de besluitvorming over de procedure en profielschetsbeschrijving hiervoor. Uiterlijk 1 januari 2017 heeft het CvB een koersdocument geproduceerd en doorgesproken met het directeurenberaad, de GMR en de RvT waarin een mogelijke verschuiving is te lezen in de opvatting over de invulling van het onderwijs en de structuur in aansturing die dit vraagt van het CvB. Resultaat De invulling van de vacature is gerealiseerd door de part-time aanstelling van twee personen. Alleereerst drie dagen door mw. Greetje Kruidhof, een onderwijskundige met als specialisme zorg. Naast deze drie dagen werkt ze als IB er op één van de Avesscholen. Twee dagen is Theo Oosterveld aangesteld, nu bezig met de masteropleiding. Daarnaast is Theo drie dagen werkzaam als directeur op één van de Avesscholen. Deze beide mensen zijn mooi complementair aan elkaar en kunnen samen een geweldige boost op onderwijskundig gebied geven. Het bestuursjaarplan 2017 geeft daarbij duidelijk de richting aan. 6.4 P assend O nderw ijs(expertisecentrum ) Gewenst resultaat in bestuursjaarplan 2016: Het verwijzingspercentage SBO van Avesscholen over de schooljaren 2015-2016 en 2016-2017 zal < 2 % zijn. Voor 1 januari 2017 is duidelijk op welke wijze Aves in overleg met SCPO al dan niet een voortzetting uitwerkt van het expertisecentrum. Daarbij is tevens duidelijk welke consequenties dit heeft voor de begroting 2017-2020. Bestuursjaarverslag 23
Resultaat Het lukt Aves om de gestelde doelstellingen te behalen. De samenwerking m.b.t. het expertisecentrum is door SCPO eenzijdig opgezegd. Aves gaat wel door met het expertisecentrum. Leerlingaantallen regulier onderwijs okt-13 okt-14 okt-15 okt-16 Aves 2511 2553 2616 2555 SCPO 1831 1751 1693 1633 Rehoboth 1902 1957 1987 1995 Accretio 296 272 233 264 sbo 145 138 132 121 6685 6671 6661 6568 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Aves SCPO Rehoboth jan-13 jan-14 jan-15 jan-16 Percentage deelname SBO de Klimboom Emmeloord. 6.5 A ves-academ ie Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Van en met elkaar leren krijgt een belangrijke plek in het aanbod. Het scholingsaanbod van Aves dekt aantoonbaar minimaal 500,- per medewerker om in te zetten voor scholing en ontwikkeling, uiteraard ook gerelateerd aan organisatie- en schooldoelen. (Directeuren per jaar 2.000,-) Het aanbod van de Aves-academie krijgt per 2017-2018 een plaats op het nieuwe Avesplein en zal vanaf 1 augustus 2018 volledig gedigitaliseerd zijn. Resultaat Een groot deel van de scholingen wordt samen met medewerkers van omliggende besturen bijgewoond. Per medewerker van Aves is in 2016 913,- uitgegeven aan scholing. Per augustus Bestuursjaarverslag 24
2017 zal het aanbod in de Aves-academie passender worden gemaakt bij de hogere ambities van diepere lagen leren. (Laag 1. scholing Laag 2. gedragsverandering Laag 3. verandering van overtuigingen) 6.6 ICT beleidsplan Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Elke school heeft een eigen ICT-plan en heeft een keuze gemaakt voor de categorie. De begroting 2016 heeft een post om tot aanschaf van de tablets over te gaan. Ze worden in 2016 en 2017 uitgerold. Eén jaar eerder dan oorspronkelijk gepland. Voor 1 januari 2016 heeft elke school een eigen ICT-beleidsplan als afgeleide van het Aves-ICT beleidsplan opgesteld. Scholen formuleren hierin hun visie op onderwijs, waarbij ICT als toegevoegde waarde wordt ingezet en niet als middel. Vóór 1 januari 2016 is er een implementatie- en investeringsplan opgesteld door de bovenschoolse ICT-er. Scholen hebben zichzelf vóór 1 januari 2016 ingedeeld binnen de ingestelde categorieën uit het Aves ICT beleidsplan. De bovenschoolse ICT-er formuleert vóór 1 januari 2016 de gewenste ICT-basisvaardigheden voor leraren binnen Aves en brengt de daarbij behorende scholingsbehoeften in kaart. De financiële consequenties van de invoering van de ICT-beleidsplannen op stichtingsniveau én op schoolniveau zijn verwerkt in de begroting 2016-2019. Resultaat Op 1 januari 2016 heeft elke school inderdaad een eigen ict-plan opgesteld. Vóór 1 januari 2016 is er een implementatie- en investeringsplan opgesteld door de bovenschoolse ICT-er waarin de aanschaf van wifi in alle schoolgebouwen en de aanschaf van tablets was opgenomen. Alle scholen hebben zichzelf vóór 1 januari 2016 inderdaad ingedeeld binnen de ingestelde categorieën uit het Aves ICT-beleidsplan. Het opstellen van de gewenste basisvoordigheden op het gebied van ict en de bijbehorende scholingsbehoefen zijn doorgeschoven naar 2017. De scholingsbehoeften zullen vóór 1 april 2018 in kaart zijn gebracht. De financiële consequenties van de invoering van de ICT-beleidsplannen op stichtingsniveau én op schoolniveau zijn verwerkt in de begroting 2016-2019. 6.7 O vergangp O -VO Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Vóór 1 januari 2017 zijn de leerlingvolgsystemen van de Avesscholen en de VO scholen gekoppeld via OSO en zijn de leerling-dossiers van leerlingen uit groep 8 digitaal overgedragen. Bestuursjaarverslag 25
Resultaat De groep scholen die OSO gebruikt wordt conform planning steeds groter. De meeste invoeringshobbels zijn genomen. In 2018 zullen alle Avesscholen OSO gebruiken voor de overdracht van de dossiers. 6.8 Innovatiebudget Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Scholen ontwikkelen met het innovatiebudget vernieuwende ideeën voor toepassing op de werkvloer. Scholen delen de opbrengsten van investeringen vanuit het innovatiebudget en ervaringen met elkaar. In 2016 wordt er voor maximaal 56.500,- ingezet vanuit het innovatiebudget. Resultaat In 2016 is een bedrag van 32.110,- ingezet, dat is minder dan gepland omdat enkele aanvragen onvoldoende aansloten bij de criteria voor het innovatiebudget. In de jaarvergadering van de GMR hebben De Driesprong (2015) en de Albert Schweitzer (2015) een presentatie gehouden over de tussenresultaten van hun projecten, gefinancieerd vanuit het innovatiebudget. In Vleugels is er diverse malen aandacht aan dit onderwerp besteed. Bestuursjaarverslag 26
7. Personeel. 7.1 Ziekteverzuim Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Per 1 augustus 2016 geven directeuren aan dat ze capabel zijn om uitvoering te geven aan het ziekteverzuimbeleid van Aves. Aves blijft haar norm voor ziekteverzuim op de lange termijn vasthouden op maximaal 4%. Resultaat Al in november 2015 is geconstateerd dat de eerder gestelde doelen voor augustus 2016 reeds gehaald waren door de interventies die er zijn uitgevoerd door de projectgroep ziekteverzuim in de vorm van trainingsdagen en voorlichting. De evaluatie heeft via een webbased rondgestuurde vragenlijst plaatsgevonden. Op basis van de bespreking van de resultaten van de enquête in de vergadering van het directeurenberaad op 2 november 2015 is daarom unaniem besloten om de werkgroep ziekteverzuim te bedanken voor haar inspanning. De werkgroep ziekteverzuim is toen opgeheven. Het ziekteverzuim over de periode januari-juli 2016 was 4,94%. 7.2 Beoordelingdirecteuren Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Met ingang van 1 augustus 2017 is er een beoordelingsinstrument voor directeuren van Aves vastgesteld dat aansluit bij de dan geldende regelgeving. Resultaat Theo Oosterveld, de nieuwe adviseur Onderwijs voor het CvB heeft binnen zijn Masterstudie het onderwerp Beoordelen van directeuren als onderzoeksopdracht op zich genomen. Een speciaal geformeerde projectgroep heeft in 2016, in samenwerking met Susanne Witteveen en Marck Akkermans van Beekveld&Terpstra, een traject uitgezet voor de directeurengroep en het CvB. Een tweedaagse in oktober maakte onderdeel uit van het ontwikkelingstraject. In december besprak het directeurenberaad een eerste opzet van het beoordelingsbeleid waarna in januari 2017 gestart wordt met een pilotsituatie waarin vier directeuren beoordeeld zullen worden in deze fase. Bestuursjaarverslag 27
7.3 O pleidenindeschool(o IS ) Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: De projectgroep OIS initieert mentorentrainingen vanuit de KPZ zodat 75% van de mentoren binnen Avesscholen met ingang van 1 januari 2016 op de hoogte is van de informatie vanuit de KPZ ten aanzien van het goed begeleiden van studenten. In 2016 initieert de projectgroep incompany-mentorentrainingen voor minimaal 40 mentoren van Avesscholen. Per training kunnen maximaal 25 mentoren deelnemen. De projectgroep stimuleert directeuren van Aves om deel te nemen aan de audittraining die in dit kader wordt aangeboden. In 2016 wordt een interne audit binnen Aves opgestart door opgeleide auditoren die hebben deelgenomen aan de audittraining in het kader van OIS. Resultaat De doelen van OIS Aves zijn voor 2016 gehaald. Het merendeel van de mentoren van Aves, 75%, is op de hoogte van de informatie vanuit de KPZ ten aanzien van het goed begeleiden van studenten. De projectgroep heeft voor de mentoren van Aves incompany-mentorentrainingen geïnitieerd en gaat hier ook in 2017 mee verder. Aan de auditorentraining hebben vier directeuren van Aves meegedaan. Een aantal Avesscholen heeft een interne audit gekregen van auditoren die hebben deelgenomen aan de auditorentraining in het kader van OIS. Hoewel het CvB vooraf had verwacht dat de auditorentraining ook toepasbaar zou kunnen zijn voor vervolgaudits op andere terreinen, bleek gaandeweg dat de opleiding hiervoor te smal was. De stuurgroep heeft dit op aangeven van de medewerkers van de KPZ moeten constateren. Zij beraadt zich op een beter vervolg hierop in overleg met de stuurgroep. De uitslag van de tweejaarlijkse Integron-enquête over Opleiden in de school is voor Aves gunstig: De kwaliteitsbeleving- en waardering over OIS is binnen Aves gestegen van 79% in 2014 naar 85% in 2016 en daarmee positief beoordeeld. Er is uitgesproken dat de opleidingsscholen tevreden zijn met hoe het tot nu toe gaat. Alle opleidingsscholen gebruiken voor de borging een beschrijving van hun doelen voor OIS in een PDCA-format, dat jaarlijks wordt bijgesteld. De projectleiders van verschillende besturen bereiden de conferentiedag Een kijkje in de spiegel op 22 maart 2017 voor. Deze dag over opleiden en onderzoek is bedoeld voor alle medewerkers van de opleidingsscholen (Werkplekopleidingsscholen (WOS), Opleidingsscholen (OS) en Academische Opleidingsscholen (AOS). 7.4 EigenR isicodragerschapziektew eteneigenr isicodragerschapw GA Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2016: Uiterlijk 1 januari 2017 heeft het CvB een besluit genomen t.a.v. de keuze voor eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet en de WGA na advisering van de belanghebbende geledingen (GMR en RvT). Bestuursjaarverslag 28
Resultaat Op basis van gesprekken met AON, en tijdens vergaderingen met de GMR en de RvT, heeft het CvB besloten om in 2016 nog geen eigenrisicodrager te worden voor de Ziektewet en de WGA. In 2016 heeft Aves een dermate lage instroom in de ziekte en WGA dat blijven zitten in het publieke bestel aantrekkelijker is dan het overstappen naar eigenrisicodragerschap. Het relatieve lage voordeel van eigenrisicodragerschap in deze situatie is nog geen aanleiding om te wisselen. Het CvB monitort de instroom van de Ziektewet en WGA en op het moment dat het wel aantrekkelijker lijkt wordt het besluit opnieuw overwogen en besproken met de betrokken geledingen. 7.5 Jaarverslagbedrijfsarts In 2016 bezochten 39 medewerkers een of meerdere keren het spreekuur van de bedrijfsarts. Dit is een forse toename ten opzichte van 2015 van 30%. In totaal waren er 106 spreekuurcontacten; dat is 35% meer dan in 2015. Van de medewerkers die het spreekuur bezochten vanwege ziekte verzuimden: 19 medewerkers vanwege psychische klachten 16 medewerkers vanwege een fysieke aandoening 2 medewerksters vanwege zwangerschapsgerelateerde klachten A rbeidsgerelateerdverzuim Van de medewerkers met psychische klachten was in ruim 45% werk oorzakelijk of merendeels oorzakelijk voor het ontstaan van klachten. Als stressoren werden aangegeven: hoeveelheid werk, werkdruk, gedrag van leerlingen, samenwerkingsproblemtiek of problemen rond eigen functioneren. In situaties waarin het werk oorzakelijk of onderhoudend was aan het verzuim werden in overleg met de werkgever afspraken gemaakt, aanpassingen gedaan of persoonsgebonden interventies ingezet(coaching/bedrijfsmaatschappelijk werk). 2014 2015 2016 Klachten A antal P erc. A antal P erc. A antal P erc. m edew. bezoeken m edew. bezoeken m edew. bezoeken Psychisch 17 57% 12 40% 19 49% Bewegingsapparaat 12 40% 6 20% Zwangerschapsgerelateerd 1 3% 4 13% 2 5 % Kwaadaardige aandoening 2 7% Overig fysiek 6 20% 16 41% Arbeidsomstandigheden/overig 2 5% T otaal 30 100% 30 100% 39 100% Bestuursjaarverslag 29