Checklist Startende Ondernemer
De voorbereiding: 1. Bepaal de vijf W s: 1. Wat zijn de producten/diensten die worden aangeboden? 2. Waarom wordt dit bedrijf succesvol? 3. Wat wordt de doelgroep? 4. Welke middelen zijn hiervoor nodig (promotie, plaats, personeel, geld etc.)? 5. Wanneer moet alles gerealiseerd zijn? 2. Hoe gaat de organisatie eruit zien? Locatie en huisvesting Inventaris Personeel Etc. 3. Wat is de wet- en regelgeving? 4. Welke vergunningen zijn nodig? Bepaal de Doelstellingen: Omzet Naamsbekendheid Aantal bezoekers Positie in de markt Imago, etc. Begroting (is het rendabel?): Verwerk onderstaande uitkomsten in het investeringsprogramma van BusinessCompleet.nl: 1. Hoe groot is de doelgroep en hoeveel kan er als klant van verwacht worden? 2. Wat is de gemiddelde besteding per klant (houd rekening met de BTW)? 3. Wat is de gemiddelde kostprijs per klant per product of dienstafname? Mogelijk berekening is door een percentage van de omzet te nemen Of een vast bedrag per klant of tijdsperiode. Dit kan gebaseerd zijn op grondstoffenverbruik, personeelskosten, afschrijvingen, etc. Bepaal per product/dienst het af te dragen BTW tarief op www.belastindienst.nl 4. Welke directe investeringen moeten worden gedaan en welke kunnen eventueel later worden gedaan? Investeringen zijn bijvoorbeeld: Alle aanloopkosten Marktonderzoek Juridisch advies, notaris, accountant/boekhouder, etc. Inventaris Voorraad Huisvesting Vervoer en logistiek Vergunningen Marketing (huisstijl, reclame, briefpapier, visitekaartjes, etc.) 5. Welke afschrijvingsperiode? 1 tot 3 jaar voor niet-waardevaste investeringen, zoals een website, elektronica, goodwill, etc. 2
3 tot 5 jaar voor inrichting, machines, etc. 5 tot 10 jaar voor meubilair 15 tot 35 jaar voor vastgoed 6. Hoeveel personeel is nodig (parttime en fulltime) en wat zijn de loonkosten? Wat zijn de sociale lasten, verzekering, werkgeverskosten, etc.? Welke voorzieningen heb je nodig als je personeel aanneemt? Zijn er speciale ARBO-regels in de betreffende branche? 7. Zijn er bedrijfwagens nodig? 8. Hoeveel liquide middelen zijn minimaal vereist om de lopende kosten bij aanvang te dekken? 9. Zet alle vaste bedrijfskosten op een rij: Verzekeringen, huur, telefoon, gas, water, licht, onderhoud, etc. 10. Met hoeveel procent verwacht je dat de kosten en opbrengsten jaarlijks toenemen/afnemen? Algemene Tip: Vraag voor alle investeringen minimaal 2 tot 3 offertes aan. Financieel: 1. Wat zijn de eigen middelen? 2. Hoeveel vreemd vermogen is er nodig? 3. Wat is de dekking bij een eventueel faillissement en hoeveel risico kan je lopen? Dekking is bijvoorbeeld restwaarde, borgstelling, goodwill, eerste recht op huur, debiteuren, etc. Kun je privé meelopen met een eigen huis, spaargeld etc.? Let op: een partner, ook bij huwelijkse voorwaarden, wordt door de bank vaak gevraagd mee te tekenen voor eventuele restschulden. 4. Welke soorten van financiering zijn er mogelijk, bijvoorbeeld: Kort vreemd vermogen, zoals doorlopend krediet (hogere rente, kleiner bedrag) Lang vreemd vermogen, zoals een bancaire lening (lagere rente, groter bedrag) Leverancierskrediet (uitgestelde en eventueel gespreide betaling) 5. Welke subsidies of fondsen zijn er beschikbaar (www.subsidieshop.nl)? 6. Welke fiscale voordelen zijn er beschikbaar (www.belastingdienst.nl)? 7. Maak een liquiditeitsbegroting. Hierbij komt naar voren wanneer en hoeveel liquide middelen de onderneming nodig heeft. Het kan de financiering makkelijker maken als sommige uitgaven/betalingen pas gedaan worden, nadat de onderneming al draait en omzet genereert. 3
Bescherming project: 1. Als het project een merk, model, uitvinding, uniek concept, muziekstuk, tekening, foto, etc. betreft, dan kun je de mogelijkheden voor bescherming bekijken. Het auteursrecht voorziet hierin. 2. Bezoek voor het registreren van het idee www.beneluxmerkenbureau.nl, www.bmm.nl of octrooicentrum.nl 3. Om ideeën, projecten, etc. te beschermen is het verstandig een dagstempel aan te vragen bij de belastingdienst. Dit kost weinig en geeft de eerste datum aan, waarop het idee door jou is bedacht. Hierdoor kan bijvoorbeeld aangetoond worden, dat een andere partij het idee later bedacht heeft of zelfs gekopieerd. Een idee vastleggen kan ook bij de notaris, dit is wel kostbaarder. 4. Kijk voor meer informatie ook in de Checklist Auteursrecht op BusinessCompleet.nl Rechtsvorm: 1. Kies de juiste rechtsvorm?? voor het bedrijf. De meest voorkomende zijn de eenmanszaak en de VOF. Kijk op BusinessCompleet.nl voor meer informatie hierover. 2. Belangrijk is om bij een samenwerking alle rechten en plichten goed vast te leggen. BusinessCompleet.nl heeft standaard statuten en oprichtingsmodellen voor alle voorkomende rechtsvormen. 3. Let bij het kiezen van de rechtsvorm goed op de wettelijke vereisten, belastingtarieven en flexibiliteit. Een VOF-contract wijzigen is eenvoudiger dan dat van een Stichting, Vereniging, BV, NV en CV. Voor de VOF is namelijk geen notariële akte vereist. Dit kan onderling geregeld worden. Leg wel alle afspraken schriftelijk vast! 4. Financiële risico s worden moeilijk afgedekt door de rechtsvorm. Vooral financiers vragen een dekking uit het privévermogen, ook uit dat van de partner. Haalbaarheid (Go - No Go moment) 1. Neem nu het besluit om definitief wel of niet door te gaan. Pas als het businessplan, de begroting en de financiering concreet en realistisch zijn, is het een goed moment om de beslissing te nemen definitief door te gaan. Vanaf dit stadium kunnen alle zaken echt in gang gezet worden. 2. Eventuele overwegingen: Is er voldoende draagvlak bij de doelgroep? Is het product/dienst een antwoord op een behoefte? Is de begroting rendabel genoeg? Op welk moment kan het bedrijf winst gaan maken? Kan een tegenvaller goed opgevangen worden of betekent dat direct het einde? Zijn de financiële risico s te overzien? Staat de familie er (voldoende) achter? Is alle kennis in huis? Is de planning realistisch (uitstel hoeft geen afstel te betekenen)? Kan voldaan worden aan alle wet- en regelgeving? Uitwerking Businessplan 1. Planning maken Maak een overzicht van alle To do s 4
Geef elke taak een prioriteit Orders plaatsten 1. Maak een overzicht van alle definitieve toeleveranciers en maak afspraken over levertijden, kwaliteit en onderhandel over de beste prijs 2. Veel toeleveranciers hebben veel tijd nodig om alles te leveren. Kan dat om producten diensten gaan. Probeer daarom eerst kort te sluiten met toeleveranciers die een lange levertijd hebben. Praktische zaken 1. Inschrijving Kamer van Koophandel 2. Inschrijving branchevereniging 3. Aanmelden belastingdienst door opgaaf startende ondernemers 4. BTW nummer aanvragen 5. Aanmelden UWV (indien personeel) 6. Aanmelden verzekeringen 7. Aanvragen vergunningen 8. Website vastleggen 9. Indien je een BV gaat beginnen een verklaring van geen bezwaar aanvragen bij het ministerie van Financiën. Administratie 1. Zorg vanaf het begin voor een goede administratie, ook als de onderneming nog niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 2. Bewaar alle nota s op datum 3. Kies een goede en betrokken boekhouder of accoutant 4. Laat je goed adviseren over fiscale mogelijkheden en voordelen. Dit kan van invloed zijn op de rechtsvorm! Juridische zaken 1. Bijna elk bedrijf heeft te maken met juridische kwesties. Dek dit vooraf tijdig en volledig af. 2. Bedenk dat veel rechtsbijstandverzekeringen een wachttijd hebben van enkele maanden, voordat juridische bijstand gegeven kan worden. 3. Zelfstandigen zonder personeel kunnen eenvoudig en goed tegen veel voorkomende zaken verzekerd worden bij de FNV voor zelfstandige bondgenoten. 5
Marketing 1. Werk het marketingplan tijdig uit. 2. Bepaal de marketingdoelstellingen, bijvoorbeeld Doelgroep Imago Strategie Naamsbekendheid 3. Welk gevoel of reactie moet het product oproepen? 4. Welke campagne en media passen daarbij? 5. Is er persbeleid? 6. Maak een standaard persbericht 7. Wijs iemand aan die de pers te woord staat 8. Maak een perslijst van belangrijke media 9. Zie voor meer informatie www.businesscompleet.nl Personeel 1. Maak definitieve functieprofielen 2. Begin op tijd met werven, dat kan soms weken tot maanden duren 3. Probeer eventueel in verband met de kosten zelf het personeel te werven 4. Personeelsadvertenties zeggen iets over: Het bedrijf De functie De functievereisten Het aanbod en de carrièremogelijkheden Contactgegevens voor sollicitaties en informatie 5. Bij twijfel niet aannemen! Slecht of gebrekkig personeel kan dodelijk zijn voor de sfeer of zelfs het bedrijf. 6. Sollicitatiegesprekken zijn niet altijd even makkelijk. Probeer de sfeer ontspannen, maar zakelijk te houden. De doelstelling van het gesprek is: Past de sollicitant bij het team? Is er voldoende persoonlijke basis om samen te werken? Wat zijn de concrete en relevante ervaringen en opleidingen? Heeft de sollicitant de benodigde capaciteiten (benoem deze!)? Is de sollicitant niet te snel uit de functie gegroeid? Heeft de sollicitant een goed of juist te hoog/laag ambitieniveau? Past zijn toekomstvisie binnen die van het bedrijf (waar staat de sollicitant over 3 tot 5 jaar?) Moet de sollicitant te lang worden ingewerkt of kan hij (snel) beginnen? 7. Benoem twijfels bij het sollicitatiegesprek en niet achteraf. Juist de directe confrontatie en de reactie hierop geeft een beter beeld van de sollicitant. 6