Gereedschapskist co-creatie Samen werken aan een betere samenleving Mei 2018 Mayke ten Bos Carine Kleine Haar Kate Snellens
Beste collega, Heel goed dat je erover denkt om een project in co-creatie te gaan doen! Dit document biedt je handvatten om je te ondersteunen in het proces. Co-creatie is in een zin: samen met belanghebbenden werken aan een betere samenleving. Denk daarbij aan samenwerken met inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden. Co-creatie zorgt ervoor dat de belanghebbenden gehoord worden, wat als gevolg heeft dat er voor besluit en het behalen van je doel(en) meer draagvlak gecreëerd wordt. Het is niet alleen samen denken, maar ook samen doen. Kijk voor extra informatie op pagina 3: Wat is co-creatie?. Ieder co-creatieproces is weer anders, daarom vind je in deze gereedschapskist hulpmiddelen die alleen ter ondersteuning dienen. De hulpmiddelen bieden je geen blauwdruk of vastomlijnde stappenplannen. Gebruik alleen de items uit de gereedschapskist die voor jou van meerwaarde zijn in je eigen proces. Neem gerust contact op met de co-creatie formulehouders als je hulp, tips, informatie of advies nodig hebt. Mayke ten Bos m.tenbos@hengelo.nl Estivani Kemerink op Schiphorst e.kemerinkopschiphorst@hengelo.nl Inhoud Wat is co-creatie?... 3 Kan mijn project in co-creatie?... 4 Vormen van invloed... 5 Verloop co-creatieproces... 6 Rollen in een co-creatieproces... 7 Ons plan op 1-A4... 8 Tips & tricks... 9 Voorbeelden... 9 Bijlagen... 10 Bijlage 1 verdiepende informatie verloop co-creatieproces... 10 Bijlage 2 verdiepende informatie rollen in een co-creatieproces... 12 2
Wat is co-creatie? Hierboven zie je de interne afspraken die horen bij de co-creatieformule. Denk goed na welke afspraken voor jouw co-creatieproces van belang zijn. Hierboven zie je de kenmerken van co-creatie. Dankzij deze kenmerken weten de co-creëerders wat ze kunnen verwachten van het co-creatieproces. Denk goed na over welke kenmerken belangrijk zijn in jouw co-creatieproces. Voor extra informatie over co-creatie bekijk: https://www.youtube.com/watch?v=76fhn3ukuyi 3
Kan mijn project in co-creatie? 4
Vormen van invloed Bovenstaand schema is een versimpelde weergave van de invloed die verschillende partijen op een proces kunnen hebben. In vorm 2, 3, en 4 spreek je van co-creatie. In vorm 1 en 5 niet, want daar werken gemeente en partners niet samen. Kies in de eerste plaats bewust wel of niet voor co-creatie. Als je voor co-creatie kiest, bepaal dan samen met je partners welke vorm van invloed iedereen heeft in het co-creatieproces. Je kunt als ondersteuning de platen gebruiken van pagina 3: Wat is co-creatie? om de invloeden te bepalen. 5
Verloop co-creatieproces Voor extra informatie over de stappen in het co-creatieproces kun je kijken in: Bijlage 1 verdiepende informatie verloop co-creatieproces. Daarnaast kan Ons plan op 1-A4 ondersteunen bij de oriëntatie van de co-creatie stappen in het proces. 6
Rollen in een co-creatieproces Voor extra informatie over de rollen in het co-creatieproces kun je kijken in: Bijlage 2 verdiepende informatie rollen in een co-creatieproces. 7
Ons plan op 1-A4 Om je te ondersteunen bij de opzet van een co-creatie proces is hieronder ons plan op 1- A4 weergegeven. Dit document laat je kort en bondig nadenken over onder andere je doelgroep, partners, wettelijke kaders, risico s en monitoring. Op basis van dit document kun je je cocreatieproces vervolgens vorm geven. 8
Tips & tricks - Neem genoeg tijd voor het co-creatieproces. Omdat ieder proces anders is, is het lastig om aan te geven hoe veel tijd je nodig hebt. Een eenvoudig co-creatietraject met slechts enkele partijen kan een half jaar duren, terwijl complexe projecten meerdere jaren kunnen duren. - Verzeker jezelf ervan dat het college en de gemeenteraad akkoord zijn met de aanpak in co-creatie. Je keuze voor co-creatie kan namelijk politieke gevolgen hebben. - Zorg dat je de verwachting vooraf duidelijk hebt! Bespreek met alle co-creëerders jullie definitie van co-creatie en spreek verwachtingen over de samenwerking naar elkaar uit. Zo begrijpen jullie elkaar beter tijdens het proces en voorkom je gevoel van onvrede. - Check tijdens het proces regelmatig of het proces nog verloopt zoals was afgesproken. - Vraag de formulehouders om hulp als je dat nodig hebt. Voorbeelden Hieronder een aantal voorbeelden van projecten bij de gemeente Hengelo die in co-creatie zijn uitgevoerd. - Voorbeeld proef omgevingsvisie (link) Link naar artikel in RO magazine (link) Estivani Kemerink op Schiphorst - Voorbeeld Lef project: Goed uit elkaar (link) Anouk Jocker 9
Bijlagen Bijlage 1 verdiepende informatie verloop co-creatieproces Wat is het doel? Bepaal wat het doel van je co-creatieproces is. Het is belangrijk om het doel vast te leggen, zodat je weet waar je naartoe werkt. Doe dit in samenwerking met de co-creëerders of zorg dat het doel met de co-creëerders wordt gedeeld. Het resultaat staat nog niet vast, die wordt gaandeweg met de andere co-creëerders bepaald. Afdeling Communicatie betrekken Je kunt de afdeling Communicatie om advies vragen voor het communiceren met je partners en anderen. Wie zijn je partners? Breng in kaart wie je mogelijke partners zijn. Denk aan inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden. Met behulp van een netwerkkaart kun je dit in beeld brengen. Breng in kaart wat hun belangen zijn en welke geschiedenis ze met elkaar en met de gemeente hebben. Hoe en wanneer ga je je partners betrekken? Maak een plan voor het betrekken van je partners. Bedenk hoe je ze het beste kunt bereiken, wie ze het beste uit kunnen nodigen en op welke manier je ze wilt uitnodigen. Bedenk ook op welk moment in het proces je de belanghebbenden het beste kunt betrekken. Je kunt de afdeling Communicatie en/ of de implementatie ondersteuner om advies vragen. Hoe zal de besluitvorming verlopen? Overleg met de staf over hoe de besluitvorming zou moeten verlopen. Zorg dat je het College van B&W en de Gemeenteraad vroeg in het proces betrekt en informeert, als zij over het resultaat een besluit moeten nemen. Hoe zorgen jullie voor een transparant proces? Het is belangrijk om open te zijn over het verloop van het proces en om belanghebbenden op de hoogte te houden. Denk dus goed na over communicatie naar het College, de Gemeenteraad, de deelnemers en de belanghebbenden. Ook hier kun je de afdeling communicatie om advies vragen. Wie wordt de procesregisseur? Maak hiervoor gebruik van het rollenschema. Zie pagina 7: Rollen in een co-creatieproces. Zijn de kaders helder? Voor de deelnemers in een co-creatieproces is het noodzakelijk om te weten wat de kaders en regels zijn waar niet van afgeweken kan worden. Dan weten de co-creëerders wat zij kunnen 10
verwachten en wat wel en niet kan. Zoek goed uit welke wet- en regelgeving van toepassing is en maak daarnaast samen duidelijke afspraken over het verloop van het proces. Denk hierbij aan afspraken over budget, termijnen, rolverdeling, verantwoordelijkheidsverdeling en ambities. Werk samen naar jullie doel Dit is de kern van het co-creatieproces. Werk onder leiding van de procesregisseur samen met de co-creëerders toe naar jullie doel. De procesregisseur stuurt op het proces waarbij de cocreëerders samen komen tot een gedragen resultaat. Besluitvorming Besluitvorming volgens afspraken. Zoals vooraf bepaald bij hoe zal de besluitvorming verlopen?. Rond het proces af Rond het proces af met een uitgewerkt resultaat en communiceer de uitkomsten. Evalueer het proces Evalueer het proces samen met de co-creëerders. Dit kan aan de hand van een klantreis. Dankzij een evaluatie komen de aandachtspunten voor volgende co-creatieprocessen naar voren. Vraag de co-creëerders hierbij of zij tevreden zijn met het proces en/of de uitkomst en of zij dit proces als een succes zien. Vraag ze om tips voor toekomstige co-creatieprocessen. Vier je resultaat Vier je succes met je partners en deel je ervaringen met collega s. Zo kun je anderen inspireren om ook in co-creatie te gaan werken. 11
Bijlage 2 verdiepende informatie rollen in een co-creatieproces Hieronder staan de rollen beschreven die tijdens een co-creatieproces van toepassing kunnen zijn. Doordat elk proces uniek is kan de persoonsinvulling van de rol per proces verschillen. Dit maakt dat er per rol voorbeelden zijn genoteerd van persoonsinvullingen. Initiator De initiator komt met initiatief. De initiator heeft een idee of droom, maar het resultaat staat nog niet vast. De initiator zet zich in tijdens het proces. Het idee kan eventueel worden overgenomen door anderen. Het belang van de initiator is de realisatie van het idee. Kenmerken van de initiator zijn betrokkenheid bij het initiatief en visie. Belanghebbende De belanghebbende heeft belang bij het resultaat. Niet alle belanghebbenden hebben een actieve rol in het proces. Opdrachtgever De opdrachtgever geeft opdracht voor het uitvoeren van het traject. Het belang van de opdrachtgever is het behalen van de doelen van het project. De opdrachtgever moet vertrouwen hebben in het proces, kunnen loslaten, draagvlak creëren en meedenken. Co-creëerder De co-creëerder brengt ideeën, expertise en ervaringen in tijdens het proces. De co-creëerder heeft belang bij het co-creatieproces. Hij of zij moet open zijn over die belangen, denkt mee en onderhandelt mee over het resultaat. Sponsor De sponsor zet tijd, middelen en/of geld in. De sponsor levert een instrumentele bijdrage aan het proces. Waarschijnlijk wil de sponsor hier wel wat voor terug. De sponsor zou open moeten zijn over de eigen belangen en verwachtingen. Procesregisseur De procesregisseur vormt samen met de deelnemers het co-creatieproces. Hij/zij zorgt dat het proces op gang blijft, zorgt dat iedereen gelijkwaardig behandeld wordt en zorgt voor een veilige omgeving. De procesregisseur maakt gebruik van passende werkvormen om het proces in goede banen te leiden. Hij/zij brengt de belangen en posities van de co-creëerders in kaart, ook zorgt hij/zij dat het College van B&W en de Gemeenteraad geïnformeerd worden over het verloop van het co-creatieproces. Eisen voor een procesregisseur: - Neutraal - Heeft belang bij een acceptabel proces voor alle betrokken 12
Competenties voor een procesregisseur: - Werkt samen - Toont lef - Is flexibel - Is creatief - Weet te motiveren - Kan conflicten hanteren - Toont leiderschap Kadermakers De kadermakers leggen de afspraken over het proces en het resultaat vast, waarbij voldoende beweegruimte overblijft. Ze stellen de co-creëerders op de hoogte van de mogelijkheden binnen de relevante wet- en regelgeving. Ze zijn transparant, duidelijk en doelgericht en vinden het belangrijk dat het proces en de uitkomsten volgens de afspraken zijn. Kiezer Soms komen er meerdere opties uit een co-creatieproces. Belanghebbenden kunnen dan eventueel kiezen welke optie voor hen het beste is. Co-creatie makelaar De co-creatiemakelaar is het centrale aanspreekpunt voor externe initiators. Hij/zij verbindt de externe co-creëerders met de juiste personen intern. Een co-creatiemakelaar heeft een open en toegankelijke houding, weet te verbinden en kan het co-creatieproces goed uitleggen. Beslisser Het Management team, het College van B&W en/of de Gemeenteraad moeten instemmen met het plan dat uit het co-creatieproces voortkomt. Het is belangrijk dat het Management team, het College en de Gemeenteraad vertrouwen hebben in het proces en haar uitkomst en dat ze worden meegenomen in het proces. Het is ook mogelijk dat de beslissers vooraf instemmen met de uitkomst van het proces. Voor de beslisser spelen altijd politieke belangen. Ambassadeur De ambassadeur promoot binnen de afdeling of sector co-creatie. Ze zijn de ogen en de oren van de implementatieondersteuner(s) en formulehouder. Ze geven adviezen voor het uitvoeren van cocreatieprocessen en ondersteunen co-creatieprocessen daar waar mogelijk. Ze zijn de link naar de implementatieondersteuner(s) en formulehouder(s). Formulehouder De formulehouders bewaken en verbeteren de formule. Ze adviseren collega s en externe partijen over co-creatie. Ook promoten ze co-creatie in de gemeentelijke organisatie. De formulehouders hebben deskundigheid over en ervaring met de co-creatieformule. Hun belang is het stimuleren van het werken met de co-creatieformule bij passende onderwerpen. De formulehouders zijn communicatief, kan een helikopterview aannemen en is overtuigend. 13
Implementatieondersteuner De implementatieondersteuners geven adviezen bij het opzetten en uitvoeren van cocreatietrajecten. Zij hebben praktische kennis over de formule. Ze ondersteunen cocreatieprocessen vanuit de formule en promoten de co-creatieformule binnen de afdeling of sector. Zij vinden het belangrijk dat de formule passend wordt toegepast op de afdeling. Daarnaast hebben zij overzicht welke projecten er binnen hun afdeling in co-creatie worden uitgevoerd. Middels een periodiek overleg worden implementatieondersteuners van lopende projecten door elkaar op de hoogte gehouden. 14