Werkwijze Vervangers Versie: 21-05-2015 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Betrokkenen... 3 3. Kaders CAO-PO, wetgeving en personeelsbeleid Kindante... 4 4. Categorieën vervangers... 4 5. Poolers en Moederschool... 6 6. Verzuim vervanger... 6 7. Verplichte vervanging... 6 8. Duur vervanging... 6 9. Salariëring en taken vervangers... 7 10. Vervanging en gymles... 7 11. Reiskosten vervangers... 7 12. Intentie- en werkgeversverklaring vervangers... 7 13. Bedrijfsfitness vervangers... 7 14. Matrix taken en verantwoordelijkheden... 8 Bijlage 1... 9 2
1. Inleiding Kindante maakt gebruik van een Vervangersdienst. Met behulp van een webbased programma vervangingen.nl (Clooser) wordt de vraag om vervangingen met het aanbod aan vervangers gematcht. Met behulp van de Vervangersdienst is Kindante er tot nu in geslaagd nagenoeg 100% van alle verzoeken om vervanging te honoreren. Dat betekent niet alleen continuïteit van onderwijs maar ook werkgelegenheid voor vervangers. Het proces vanaf het verzoek om vervanging t/m de salarisbetaling van de vervanger vergt, om het efficiënt, doelmatig en correct te laten verlopen, het maken van eenduidige afspraken (wie doet wat). Behalve de coördinator zijn de schoolleiding en eventueel aangewezen melders, alsmede de vervangers, betrokken bij het proces om de vraag enerzijds en het aanbod anderzijds bij de coördinator kenbaar te maken. Deze werkwijze vervangers beschrijft de afzonderlijke rollen en de wettelijke kaders met betrekking tot vervangers. Om het proces efficiënt, doelmatig en correct binnen de van toepassing zijnde kaders te laten verlopen vragen we alle betrokkenen kennis te nemen van de eigen en andermans rollen en hiernaar te handelen. Voor situaties waarin deze werkwijze niet voorziet vragen we te allen tijde contact op te nemen met de coördinator van de Vervangersdienst (voor contactgegevens zie bijlage 1). De meest recente versie voor de vervangers is steeds te vinden op de website www.kindante.nl onder het kopje: Vervangersdienst. 2. Betrokkenen Begrip Vervanger Schoolleiding Melder Coördinator Vervangingsdienst Medewerker personeelsbeheer Poolers Definitie Hij/zij die de afwezige medewerker vervangt. De schooldirecteur of de locatieleider. Degene die het verzoek om vervanging meldt bij de coördinator. Dit kan de schoolleiding zelf zijn of een medewerker aan wie de schoolleiding de taak van het melden heeft gedelegeerd. De coördinator Vervangingsdienst is werkzaam op het bestuursbureau van Kindante. De medewerker personeelsbeheer is werkzaam op het bestuursbureau van Kindante. Medewerkers in vaste dienst; zij worden als eerste ingezet bij vervangingen. 3
3. Kaders CAO-PO, wetgeving en personeelsbeleid Kindante De CAO-PO bevat de kaders en bepalingen in relatie tot vervangingen. Wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op reguliere medewerkers zijn voor het overgrote deel ook van toepassing op vervangers. Denk bijv. aan de Arbo-wet en de Wet Verbetering Poortwachter. Vanaf het moment dat de coördinator de beschikbare vervanger heeft ingepland is er sprake van een tijdelijk contract/dienstverband. Het personeelsbeleid van Kindante is eveneens van toepassing op vervangers. De praktijk leert echter dat niet alle genoemde kaders onverkort van toepassing zijn op vervangers. Een vervanger maakt immers zelden structureel deel uit van een schoolteam. Het voeren van gesprekken in het kader van de gesprekkencyclus is dan lastig en het vooraf vaststellen van een normjaartaak binnen de kaders van het taakbeleid is zelfs niet mogelijk. Daar waar echter toepassing van de genoemde kaders relevant en toepasbaar is, dient zowel de school als het bestuursbureau hier gevolg aan te geven. 4. Categorieën vervangers We onderscheiden de volgende categorieën vervangers. Deze vervangers worden in de hierna genoemde volgorde ingezet: a) Poolers; b) Potentiele wachtgelders (herbenoemingsverplichting CAO-PO 2013 bijlage 1 E ); c) Parttime medewerkers in vaste dienst die beschikbaar zijn voor vervangingen (veelal alleen op de eigen school). Let op: Voor zover hierdoor geen herbenoemingsverplichtingen ontstaan; d) Vervangers uit het A-team; e) Vervangers uit het B-team; f) Vervangers uit het C-team. A-Team Vervangers uit het A-team hebben geen vast dienstverband en krijgen per vervanging een kort tijdelijk dienstverband. Na de poolers en potentiele wachtgelders, worden de leden van het A-team als eerste ingezet voor vervangingen. Jaarlijks wordt bekeken hoeveel plaats er is in het A-team. Dit hangt samen met het aantal poolers. Kindante behoudt zich het recht voor om A-teamers terug te plaatsen naar het B-team bij een toegenomen aantal poolers of wanneer niet meer aan de voorwaarden van het A-team wordt voldaan. 4
Vervangers in het A-team dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden: Goed functioneren (wat blijkt uit de evaluaties die de scholen hebben ingevuld); Inzetbaar op alle scholen; Minimaal inzetbaar in twee bouwen, te weten groep 1 t/m 6 of groep 3 t/m 8; Bereidheid tot plaatsing in zowel kortdurende als langdurige vervangingen; Juiste beschikbaarheid aangegeven op www.vervangingen.nl; Bereidheid tot het volgen van cursussen; Beschikbaarheid van minimaal gemiddeld drie dagen per week; Grote mate van flexibiliteit met betrekking tot groepen, scholen, dagen, wijzigingen enz; Een A-teamer accepteert te allen tijde de vervanging; Indien de vervanger inzetbaar is in het Sbo, So of Vso is de coördinator hiervan op de hoogte. B-Team Vervangers uit het B-team hebben geen vast dienstverband en krijgen per vervanging een kort tijdelijk dienstverband. Deze worden ingezet op vervangingen indien er niemand uit het A-team beschikbaar is. Vervangers in het B-team dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden: Goed functioneren (wat blijkt uit de evaluaties die de scholen hebben ingevuld); Enkel inzetbaar in de groepen die de vervanger heeft doorgegeven; Gemiddeld minimaal één dag per week beschikbaar zijn; Juiste beschikbaarheid aangegeven op www.vervangingen.nl; Flexibiliteit met betrekking tot groepen, scholen, dagen, wijzigingen enz; Een B-teamer heeft de mogelijkheid om de aangeboden vervanging te weigeren; Indien de vervanger inzetbaar is in het Sbo, So of Vso is de coördinator hiervan op de hoogte. C-Team Vervangers uit het C-team hebben geen vast dienstverband en krijgen per vervanging een kort tijdelijk dienstverband. Deze vervangers worden ingezet in vervangingen indien er niemand uit het B- team beschikbaar is. Vervangers in het C-team dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden: Goed functioneren (wat blijkt uit de evaluaties die de scholen hebben ingevuld); Enkel inzetbaar in de groepen die de vervanger heeft doorgegeven; Juiste beschikbaarheid aangegeven op www.vervangingen.nl; Flexibel in mindere mate; Vervangers uit het C-team vervangen enkel op het moment dat er geen andere mogelijkheden zijn; Indien de vervanger inzetbaar is in het Sbo, So of Vso is de coördinator hiervan op de hoogte. 5
5. Poolers en Moederschool Poolers worden in principe bij voorkeur ingezet op de zogenaamde moederschool. Het betreft hier een school die dient als thuisbasis voor de pooler. Vervangingen op de moederschool worden als eerste door de pooler ingevuld. Zijn er geen of onvoldoende vervangingen voor de pooler op de moederschool dan zal de coördinator de pooler op andere scholen inplannen. De schoolleiding van de moederschool draagt er zorg voor dat de pooler zoveel als mogelijk wordt betrokken bij activiteiten van de school zoals nascholing en vieringen. De coördinator bepaalt in overleg met de schoolleiding de moederschool van de vervanger. Wanneer de praktijk daarom vraagt neemt de coördinator het initiatief om in overleg te wisselen van moederschool. 6. Verzuim vervanger Het kan voorkomen dat een ingeplande vervanger zich ziek meldt. Dit dient hij te doen bij de coördinator. In die situatie zal de coördinator trachten een andere vervanger te sturen en de melder daarover te informeren. Zodra de eerst ingeplande vervanger hersteld is en de hersteldag valt binnen de oorspronkelijk ingeplande periode dan is er sprake van het recht op het afgesproken werk en is er geen basis meer om de tweede vervanger te laten vervangen. In de praktijk zal de coördinator dan trachten (in overleg met de melder) een zo praktisch mogelijke oplossing te vinden. Kindante is op grond van de Wet Verbetering Poortwachter (WvP) verantwoordelijk voor verzuimbegeleiding van de zieke vervanger. Om niet in een situatie terecht te komen van langdurige verzuimbegeleiding kiest Kindante ervoor om alle vervangingen (behalve die van poolers) niet langer dan 4 weken vooruit te plannen. Bij langere vervangingen verlengt de coördinator elke 4 weken de planning, resp. het arbeidscontract voor weer maximaal 4 weken. Is de vervanger nog steeds ziek wanneer de afgesproken periode eindigt, dan meldt de coördinator de vervanger ziek uit dienst bij het UWV waarmee het UWV verantwoordelijk wordt voor de verdere verzuimbegeleiding en toepassing van de WvP. De coördinator onderhoudt het contact met de zieke vervanger en regelt waar nodig het casemanagement binnen Domein Personeel. Ook poolers melden zich ziek bij de coördinator. De coördinator meldt het verzuim met de benoeming van de directeur van de moederschool als casemanager. De casemanager ontvangt een kopie van de verzuimmelding en draag zorg voor verdere begeleiding in het kader van de WvP. 7. Verplichte vervanging Indien een vervanging eenmaal is ingepland (coördinator en vervanger zijn akkoord) kan deze vervanging in principe niet worden geannuleerd of tussentijds worden beëindigd. Er is immers een tijdelijk dienstverband overeen gekomen en dat maakt dat zowel de vervanger als Kindante daar aan is gebonden. 8. Duur vervanging Elke vervanging stopt in principe zodra de grond/reden van vervanging wegvalt. Alle vervangingen eindigen voordat er op welke wijze dan ook een benoemingsverplichting ontstaat (langer dan 1 jaar onafgebroken in dienst of langer dan 36 maanden in dienst zonder onderbreking van minimaal 3 maanden en één dag). 6
9. Salariëring en taken vervangers Voor vervangers geldt dat zij voor een korte periode (voor één dag tot max. 4 weken) worden aangesteld en uitbetaald. In het salaris van een vervanger zijn alle elementen opgenomen zoals die voor de regulier aangestelde medewerker ook gelden op grond van de CAO-PO (vakantiegeld, enz.). Dat betekent tegelijkertijd ook dat van een vervanger in principe alle werkzaamheden gevraagd mogen worden net zoals dat geldt voor een regulier aangestelde medewerker. Hierbij horen ook toepassing van de werktijden/schooltijden van de school waar de vervanger vervangt. 10. Vervanging en gymles Als iemand na 2004 is afgestudeerd van de PABO geldt dat deze afgestudeerde, nog slechts bevoegd is om bewegingsonderwijs te verzorgen voor de groepen 1 en 2. De vervanger die niet bevoegd is tot het geven van gymles dient dit direct te melden bij de schoolleiding als blijkt dat deze les toch op het rooster staat. De schoolleiding is verantwoordelijk voor en dient alert te zijn op het feit dat een vervanger niet vanzelfsprekend de gymles mag verzorgen (ook geen spelletjes of iets dergelijks in de gymzaal). Geeft een onbevoegde leerkracht toch de gymles zal een verzekeraar bij ongevallen niet vergoeden. Indien er een leerkracht met gymbevoegdheid aanwezig is bij de gymles, is de school in principe wel verzekerd. 11. Reiskosten vervangers De vervanger heeft recht op reiskostenvergoeding woon-werkverkeer volgens de CAO-PO. Dit kan volgens de reiskostenregeling gedeclareerd worden (afstand google maps) in www.vervangingen.nl. Er geldt een gemaximeerde vergoeding van 3,58 per dag. De vervanger ontvangt iedere maand een overzicht van de gemaakte reiskosten. Deze vergoeding wordt in dezelfde maand via het salaris uitbetaald. 12. Intentie- en werkgeversverklaring vervangers Stichting Kindante verstrekt een werkgeversverklaring aan vervangers op basis van een referteperiode van 6 maanden voorafgaand aan de aanvraag. Stichting Kindante verstrekt nooit een intentieverklaring voortzetting dienstverband ten behoeve van vervangers. Deze keuzes zijn mede gemaakt op basis van het feit dat vervangers al dan niet aaneengesloten dienstverbanden hebben (gehad) bij Stichting Kindante. De vervanger heeft geen regulier inkomen. 13. Bedrijfsfitness vervangers Korting op een sportabonnement zoals deze kortingen gelden voor medewerkers in vaste dienst, gelden niet voor vervangers. Wij realiseren ons dat dit onderscheid vervelend is, de administratieve afhandeling is echter dermate anders dat er geen andere mogelijkheid is. 7
Vervanger Schoolleiding Melder Coördinator Vervangingsdienst Medewerker personeelsbeheer 14. Matrix taken en verantwoordelijkheden Proces-taak / verantwoordelijkheid (in chronologische volgorde) Bijzonderheden 1. Aanmelden als vervanger voor Kindante via x www.kindante.nl/personeel/vacatures 2. Intakegesprek met vervanger x 3. Melden beschikbaarheid voor vervanging via www.vervangingen.nl x 4. Bepalen vervangingsverzoeken + verlenging van verzoeken x 5. Indienen van verzoek tot vervanging + verlenging via x www.vervangingen.nl (evt. met een voorkeur voor een vervanger) Bezit VOG vereist Schoolleiding, dan wel onder verantwoordelijkheid van deze 6. Matchen van vraag/aanbod voor vervangers x Zie hst 4 7. Bij langdurige vervangingen (> 8 weken) meerdere x Zie hst 4 kandidaten (voor zover beschikbaar) ter keuze voorleggen aan de schoolleiding 8. Inplannen van vervangers x Zie hst 4 9. Controle weekstaat en versturen aan schoolleiding x Op vrijdag 10. Akkoord weekstaat/gewenste wijzigingen melden x Vóór dinsdag 12 uur tenzij anders gevraagd 11. Beoordelen gewenste verwijzingen en indien akkoord x Dinsdagmiddag verwerken en gewijzigde weekstaat versturen aan de schoolleiding/bij niet akkoord de schoolleiding informeren 12. Beantwoorden vragen van betrokkenen m.b.t. stappen 1 t/m 10. x Telefonisch tijdens bereikbaarheidsuren of via email: l.kaldenhoven@kindante.nl 13. Finale controle weekstaat x Woensdag en donderdag 14. Invoeren weekstaat en reiskostendeclaraties in AFAS hetgeen leidt tot betaling salaris en reiskosten x Donderdag en vrijdag via digitale koppeling 15. Bijhouden van de verplichte administratie x Wekelijks 16. Beantwoorden vragen van betrokkenen m.b.t. stappen 12 t/m 14 en salarisvragen 17. Feedback, evaluatie en beoordeling vervangers x Zie hst 4 x Telefonisch tijdens bereikbaarheidsuren of via email: helpdeskvd@kindante.nl 8
Bijlage 1 Contactgegevens en bereikbaarheid vervangersdienst en medewerker personeels- en formatiebeheer. Coördinator vervangersdienst: Lieke Kaldenhoven Tel 046-4363366 VoIP 3008 Email: l.kaldenhoven@kindante.nl Medewerker personeelsbeheer: Petronella Ajlani Tel 046-4363366 VoIP 3009 Email: p.ajlani@kindante.nl helpdeskvd@kindante.nl Medewerker personeelsbeheer: Annelies Seegers Tel 046-4363366 VoIP 3017 Email: a.seegers@kindante.nl Coördinator formatiebeheer: Barry Deguelle Tel 046-4363366 VoIP 3004 Email: b.deguelle@kindante.nl Bereikbaar op: Maandag t/m donderdag van 9.00 tot 16.00 uur Voor urgente situaties bereikbaar op: Maandag t/m donderdag tussen 7.00 en 9.00 en tussen 20.00 en 20.30 uur Vrijdag tussen 7.00 en 9.00 uur Zondag tussen 20.00 en 20.30 uur Bereikbaar op: Maandag t/m donderdag van 15:30 tot 16:30 uur Bereikbaar op: Maandag t/m vrijdag van 16:00 tot 17:00 uur Bereikbaar op: Maandag t/m vrijdag 9