Gemeente *#/ IJsselstein postadres Postbus 26,3400 AA IJsselstein Aan de gemeenteraad rekenkamercommissie bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 030 686 1611 f 030 68843 50 e info@ijsselstein.nl betreft uwkenmerk uwbriefvan onskenmerk 2010/27694 datum blad 1van 1 09 juli' 2010 behandelddoor qn'ffier doorkiesnummer bijlagen Geachte leden, Opgrond van arfikefl&s van de Gemeentewet wordt u hierbij aangeboden het jaarverslag 2009 van de rekenkamercommissie UJsselstein. Met vrie Namens d kamercommissie IJsselstein, (K J.van Leijenhorst, voorzitter Bankrelatie Rabobank 159202515 ING 145053
Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie gemeente IJsselstein 8 juli 2010 Jan van Leijenhorst (voorzitter) Jan Langelaar Viktor Timmermans
1. Inleiding In zijn vergadering van 22 september 2005 heeft de raad van de gemeente IJsselstein besloten over te gaan tot instelling van een rekenkamercommissie (hierna te noemen: Rekenkamer). De taken, samenstelling en werkwijze van de rekenkamer werden vastgelegd in een verordening. Hierin werd bepaald dat de Rekenkamercommissie bestaat uit drie leden die door de gemeenteraad werden benoemd voor een periode van twee jaar met de mogelijkheid van verlening van twee jaar. Gekozen werd voor een commissie die bestond uit drie externe leden.zij werden benoemd op 2 februari 2006. In artikel 185van de Gemeentewet is bepaald dat de Rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Met het uitbrengen van dit verslag wordt aan deze verplichting volstaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de opstelling van dit verslag heeft plaatsgevonden door de nieuw benoemde leden van de Rekenkamer. De nieuwe leden van de Rekenkamer zijn benoemd per 1 maart 2010, nadat de zittingsperiode van de "oude" Rekenkamercommissie op 1 februari 2010 is geëindigd. Hoewel de nieuwe leden van de Rekenkamer niet betrokken zijn geweest bij de activiteiten van de Rekenkamer in 2009, hebben zij op grond van de wettelijke verplichting wel dit jaarverslag over 2009 geschreven. Naar aanleiding van het aflopen van de zittingsperiode van de drie "oude" Rekenkamerleden per 1 februari 2010 heeft een evaluatie van de (functie) van de Rekenkamer plaatsgevonden. Het presidium besloot in haar vergadering van 19 augustus 2009 een drietal leden uit de gemeenteraad te belasten met de voorbereiding van de evaluatie en de benoeming van drie nieuwe leden van de Rekenkamercommissie. De resultaten van de evaluatie zijn aan de gemeenteraad aangeboden en behandeld in de raadsvergadering van 12 november 2009. Naar aanleiding van de evaluatie heeft de raad een nieuwe verordening voor de Rekenkamer vastgesteld. Het accent van het werk van de Rekenkamer lag in2009 op drie onderzoeksonderwerpen: a.de kostendekkendheid van leges en tarieven, b. het gemeentelijk integratiebeleid, c. de inhuur van externe krachten door de gemeente. 1.1. Samenstelling van de rekenkamercommissie Per 1 januari 2009 bestond de rekenkamercommissie uit drie leden: de heren drs. S.H. (Steven) Dijk (voorzitter), mevrouw drs. J.C.M. (Judith) de Boer-Bijl (lid) en de heer G.J. (Geert-Jan) Put(lid). Zoals reeds beschreven is de samenstelling van de rekenkamercommissie met ingang van 1maart 2010 veranderd. De rekenkamercommissie bestaat nu uit de heren Jan van Leijenhorst (voorzitter), Jan Langelaar (lid) en Viktor Timmermans (lid). 2 Verantwoording werkzaamheden in 2009 2.1 Algemeen De Rekenkamer heeft in 2009 12 officiële vergaderingen gehouden. Deactiviteiten van de leden van de Rekenkamer bestaan daarnaast uit het bijwonen van vergaderingen en het individueel verrichten van werkzaamheden. Naast het selecteren en vervaardigen van onderzoeksopdrachten, het selecteren en contracteren van onderzoeksbureaus, het schrijven van notities over de uitkomst van deze onderzoeken en het presenteren van de onderzoeken in raadscommissies bestaan de werkzaamheden van de leden van de Rekenkamer vooral uit het begeleiden van onderzoekers tijdens het onderzoek. Wederom werd ervaren dat in deze begeleiding veel tijd moet worden gestoken. De werkzaamheden in 2009 hadden betrekking op de afronding van drie onderzoeken die al voor 2009 waren opgezet, nl. een quick scan naar de begroting, een onderzoek naar de Afvalverwijdering Utrecht (AVU) en een onderzoek naar de verkeersveiligheid. Vervolgens is in 2009 gestart met de drie nieuwe onderzoeken, nl. kostendekkendheid leges en tarieven, integratiebeleid en inhuur van externen. Hieronder volgt een korte inhoudelijke toelichting op de onderzoeken die in 2009 zijn afgerond of gestart.
2.2 Onderzoeken die in 2009 zijn afgerond Quick-scan onderzoek proqrammabeqrotinq Het ging hier om een vervolgonderzoek naar de vraag of en zo ja in welke mate de programmabegroting als sturingsinstrument voor de gemeenteraad kan dienen. Geconstateerd werd dat de gemeenteraad de programmabegroting in 2006 in onvoldoende mate benutte als sturingsinstrument. De beleidsvoornemens werden weinig SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd. Deaanbeveling van de Rekenkamercommissie was om bij het vastleggen van wensen, de kaderstelling van de gemeenteraad, vooral de omschrijvingen Specifiek, Meetbaar en Tijdgebonden natestreven. In2008 werd besloten een quick scan te verrichten om te bezien in welke mate uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. De conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek luidden: Het betreft een meerjarenbegroting met een begrotingsoverschot, de instelling van een burgerpanel voor invulling van de indicatoren van de doelenbomen, het vermelden van evaluatiemomenten en de implementatie van het nieuwe format voor raadsvoorstellen. Deresultaten van dit onderzoek zijn besproken inde werkgroep Planning en Control. De werkgroep heeft een aantal aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen. Ineen brief aan het college (dd. 9 september 2009) vraagt zij hiervoor aandacht. Het college heeft op 29 oktober 2009 deze brief beantwoord. Onderzoek Afvalverwijdering Utrecht (AVU) Ditonderzoek werd uitgevoerd in samenwerking met de Rekenkamercommissies van de gemeenten Houten, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewateren Vianen. Deconclusie was dat de AVU vakkundig wordt geleid, maar dat de organisatie kwetsbaar isomdat de AVU op enkele capabele mensen steunt. Verder was een belangrijke conclusie, dat voor raadsleden een gemeenschappelijke regeling een "ver-van-ons-bed-show" is. Er is binnen de raad nauwelijks betrokkenheid met een dergelijke organisatie. Zou de gemeente de afvalverwerking geheel ineigen beheer doen,dan zou er vanuit de organisatie envanuit de gemeenteraad, gezien de hoge kosten, ongetwijfeld meer aandacht voor zijn. Zeker in een periode dat er forse bezuinigingen op een gemeente afkomen, is het de vraag of de betrokkenheid bij een dergelijke kostenpost niet groter zou moeten zijn. Die kanttekening geldt niet alleen voor de AVU, maar voor alle gemeenschappelijke regelingen waar veel geld in om gaat. De resultaten van dit onderzoek werden op 1 oktober 2009 aangeboden aan de gemeenteraad en behandeld in zijn vergadering van 21 januari 2010. Onderzoek verkeersveiligheid Dit onderzoek ging over de effectiviteit van het beleid ten aanzien van de verkeersveiligheid. Uit het onderzoek bleek, dat de gemeente inde afgelopen jaren zeer veel speerpunten had gekozen, maar dat maar weinig van die speerpunten concreet waren uitgewerkt. De Rekenkamercommissie adviseerde om één speerpunt te kiezen, namelijk de aanpak van veilige schoolzones. Uitde reactie van het college bleek dat het advies voor veilige schoolzones al ambtelijk was opgepakt. De resultaten van dit onderzoek werden op 3december 2009 aangeboden aan de gemeenteraad en behandeld in zijn vergadering van 17december 2009. 2.3 Onderzoeken die in 2009 zijn gestart Onderzoek kostendekking tarieven Bijdit onderzoek stond de vraag centraal de mate waarin het heffen van leges en tarieven kostendekkend is. In het onderzoek zijn de volgende belastingen en heffingen beoordeld: 1.afvalstoffenheffing en rioolrechten 2.bouwleges,
3. leges (APV) vergunningen en leges burgerzaken 4. Marktgelden en begraafrechten Het rapport is in de loop van 2010 aan de gemeenteraad aangeboden en vastgesteld in zijn vergadering van 20 mei 2010. Onderzoek integratiebeleid Bijdit onderzoek stond de vraag centraal in hoeverre er sprake is (geweest) van een samenhangend en consistent gemeentelijk integratiebeleid en in hoeverre de doelstellingen van dit beleid ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd. In hetonderzoek zijn de volgende vragen beantwoord: IHoe ziet het integratiebeleid er in samenhang uit? 2. Wat zijn de doelstellingen van dit beleid? 3. Welke maatregelen zijn getroffen voor de beleids- en doelrealisatie? 4. Hoe zijn de organisatie en uitvoering van beleid geregeld? 5. Welke rol speelt de adviesraad inde praktijk? 6. Hoe isde sturing van de gemeente (college en raad) van activiteiten gericht op integratie? 7. Hoe ervaren de doelgroepen de sturing van beleid en de uitvoering door de gemeente? Het rapport isop 7 juni 2010 met de conclusies en aanbevelingen aan het college worden voorgelegd voor bestuurlijke wederhoor. Daarna zal het rapport met de conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad worden aangeboden. Onderzoek inhuur externen Bijdit onderzoek stond de vraag centraal of de specifieke problemen die de gemeente door het inhuren van externe krachten wilde oplossen, ook daadwerkelijk zijn opgelost. In het onderzoek zijn de volgende vragen beantwoord: 1.Isvooraf duidelijk welk probleem moet worden opgelost? 2.Is vooraf de afweging gemaakt of er ook andere oplossingen zijn dan externe inhuur? 3.Isde selectie van en de opdrachtverlening aan de externe zodanig dat deze in staat moet worden geacht het probleem op te lossen 4. Isachteraf nagegaan of het probleem ook daadwerkelijk isopgelost op een bestendige wijze? Het rapport isop 9 juli 2010 aan het college voor een zienswijze aangeboden en zal in de loop van 2010 metde conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad worden aangeboden.. 3. Werkwijze van de rekenkamercommissie 3.1 De werkwijze De werkwijze van de rekenkamercommissie isvastgelegd in de Verordening op de rekenkamercommissie (gewijzigd en vastgesteld inde raad van 12 november 2009), het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie (vastgesteld door de rekenkamercommissie op 10 april 2006) en het Protocol onderzoeken rekenkamercommissie (laatstelijk vastgesteld door de rekenkamercommissie op 8 mei 2007). 3.2 Relatie met gemeenteraad Mevr. A.T. de Neijs-van Rossum en de heren R.P.A.M. Meijne en M.P.F. Spanjers zijn in 2009 door het Presidium aangewezen als een subcommissie van het Presidium, die de relatie onderhoud tussen de raad en de Rekenkamer. De subcommissie fungeert als intermediair tussen de raad en de Rekenkamercommissie en voert elk halfjaar voortgangsgesprekken.
3.3 Communicatie en externe contacten De Rekenkamer is te vinden via de website van de gemeente (www.ijsselstein.nl). Het isde bedoeling van de Rekenkamer dat dewebsite meer dan voorheen gaat dienen als het belangrijkste communicatiekanaal van de Rekenkamer naar de verschillende in- en externe doelgroepen. Het verbeteren en bijhouden van de website is uiteraard een continu proces. De Rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft als doel kennis en ervaring uit te wisselen. Via de website van de NVRR zijn de rapporten van de Rekenkamercommissie IJsselstein toegankelijk. Daarnaast werkt de NVRR landelijk met een aantal netwerken (Kringen) waarin praktische kennis en ervaringen worden uitgewisseld. Zo iser onder andere een Secretarissen Kring, Juridische Kring en een Onderzoek Kring. 3.4 Secretariële ondersteuning Naar aanleiding van de evaluatie van de rekenkamercommissie en de aanpassing van de verordening isde mogelijkheid van secretariële ondersteuning voor de rekenkamercommissie gecreëerd. In2009 zijn metde griffier voorlopige werkafspraken gemaakt over secretariële ondersteuning door de griffie. Eenvoorwaarde daarbij is dat de griffie op geen enkele wijze inhoudelijk wordt betrokken bij het werk van de Rekenkamer. De ondersteuning isdus uitsluitend faciliterend. De Rekenkamer is tevreden met de afgesproken ondersteuning. 3.5 Financiën 2009 Het budget van de Rekenkamercommissie bedroeg in2009 59.807,05. Uit onderstaande tabel blijkt dat in2009 een bedrag van 63.946,69 is besteed. Aan onderzoekskosten iseen bedrag van 33.810 besteed. Afgezet tegen het aantal onderzoeken (drie) lijkt dit bedrag beperkt. De onderzoeken waren echter beperkt qua opzet en uitvoering. Daarnaast iseen bedrag van 25.761,69 betaald aan vergoeding voor de leden van de rekenkamercommissie. Naar aanleiding van de evaluatie en de wijziging van de verordening is de vergoeding voor de leden van de rekenkamercommissie aangepast. Hieronder iseen gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2009: Vergoeding voorzitter/leden Onderzoekskosten Representatie- en advieskosten Totaal Geraamd (2009) 59.807,05 Gerealiseerd (2009) 25.761,69 33.810,- 4.375,- 63.946,69 4. Vooruitblik 2010 In 2010 zal de Rekenkamer één onderzoek starten. Daarnaast zullen de nog lopende onderzoeken die in2009 zijn gestart worden afgerond en aan de gemeenteraad worden aangeboden. 4.1 Jaarplan onderzoeken 2010 De Rekenkamer wil de komende tijd in overleg te treden met de fracties om de onderzoeksbehoefte van de gemeenteraad te inventariseren. Vervolgens wil de Rekenkamer ook met het college en de gemeentesecretaris van gedachten wisselen over de onderzoeksactiviteiten. Goed contact met de raad en het college wordt door de Rekenkamer zeer op prijs gesteld. Naar aanleiding van de inventarisatie zal de Rekenkamer een Jaarplan onderzoeken 2010 aan de raad presenteren. Vanwege het feit dat de nieuwe leden van de Rekenkamer per 1 maart 2010 zijn aangesteld, wordt het Jaarplan pas in de loop van 2010 gepresenteerd. Tenslotte Tot slot willen wij allen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij het werk van de Rekenkamer bedanken voor de goede samenwerking en willen wij de griffie bedanken voor de goede ondersteuning.