Case 4: Kwaliteit van geleverd werk Een ICT bedrijf werkt aan een efficiënt accounting systeem voor de overheid. Het systeem zal de belastingbetaler jaarlijks een substantieel bedrag besparen. De ICT professional, verantwoordelijk voor het ontwerp, verdeelt de taken onder zijn personeel en legt het resultaat voor aan de manager die akkoord gaat dat het systeem aan de vereisten voldoet. Uiteindelijk wordt het systeem geïnstalleerd maar de werknemers vinden de interface moeilijk werkbaar. Hun klachten worden door het hoger management gehoord en men schakelt terug over op het oudere duurdere systeem. SJABLOON ETHISCHE ANALYSE aan de hand van een stappenplan STAP 1: VERZAMELEN VAN FEITEN Aanleiding overleg Er is discussie in verschillende wegen mogelijk, we stellen vast dat er een communicatie fout is gebeurd tussen één van de betrokken partijen. Het kan zijn dat de management verkeerde gegevens hebben door gespeeld naar het ICT bedrijf toe. Het kan zijn dat het ICT bedrijf niet actief heeft geluisterd en hun eigen weg hebben gevolgd. Misschien zijn de medewerkers van de overheid niet bereid om gebruik te maken van het nieuwe systeem. WAT is er gebeurd? Enkel feiten WIE is erbij betrokken? Hoe kijken zij naar het gebeurde? - Nieuw accounting systeem - Belastingbetaler jaarlijks minder betalen - Werknemers vinden de interface te moeilijk - Schakelen terug over op oudere, duurdere systeem - ICT Bedrijf o Efficient systeem - Manager o Systeem voldoet aan vereisten - Werknemers overheid
o Te moeilijke interface - Hoger managment o Terug schakelen naar oude systeem DRAAGKRACHT & DRAAGLAST slachtoffer ACHTERGRONDINFO 1)persoonlijke levensgeschiedenis 2) vertrouwenspersoon 3) gangbare praktijk in de organisatie of daarbuiten 4) visie van de organisatie Welke INTERVENTIES zijn er in het verleden uitgeprobeerd of overwogen? Draagkracht Het nieuwe systeem is zodanig efficiënt dat de belasting kunnen verlaagd worden wegens verminderen van kosten. Dit heeft een positieve invloed op een ganse populatie. Draaglast De medewerkers die bij de overheidsinstantie werken kunnen niet goed overweg met de nieuwe interface. Dit zorgt ervoor dat ze niet fatsoenlijk hun werk meer kunnen doen. Visie van de organisatie: Het lijkt erop dat de consument geen voorrang heeft op de werknemers van dit bedrijf. Het feit dat het goedkoper is voor de consument zou de doorslag moeten geven voor het doorvoeren van vernieuwing. Niet de moeilijkheidsgraad van een nieuw programma voor de werknemers. De vernieuwing is met terugwerkende kracht. Ze hebben terug naar het oude systeem overgeschakeld zodat de medewerkers terug kunnen werken in hun vertrouwde omgeving. STAP 2: VERHELDEREN VAN WAARDEN, NORMEN EN PROBLEMEN wat is hier het ethisch probleem? Wat is belangrijk om het slachtoffer een stem te geven? 2.1.Overzicht botsende waarden/visies en normen van alle betrokken partijen Betrokkenen Waardenschending Normenovertreding ICT Bedrijf Indien er extra geld wordt gevraagd om het programma te herschrijven zou dit onrechtvaardig zijn. Kwaliteit van interface
Belastingbetalers / / Medewerkers Niet nadenken bij extra kosten. De goede wil voor vernieuwingen ontbreekt. Egoischme... Hoger management Terugschakelen naar oud systeem. Eerlijkheid en rechtvaardigheid. Ze houden geen rekening met de consument. De verantwoordelijkheid wordt niet genomen. Meewerken aan nieuwe systemen. Bedrijfsregels volgen en dus niet tegen vernieuwing ingaan. Het recht op informatie aan de consument. 2.2. Omschrijf de kern van het ethisch dilemma in OF-OF- termen dit wil zeggen formuleer de knelpunten niet vanuit concrete personen maar wel vanuit wat die personen belangrijk vinden. Leidraad: wat zou jij kunnen doen en wat houdt je hierbij tegen? OF Management neem verantwoordelijkheid voor programma OF Programma moet aangepast worden. OF Medewerkers begeleiden voor nieuw interface OF Terug overschakelen naar oude 2.3.Herformuleer het ethisch dilemma vanuit de vraag: Wat is voor de handelende of belanghebbende personen of instanties een EN-EN situatie of ZOWEL - ALS? (de vraag stellen vanuit het slachtoffer) Hoe krijgen de belanghebbende personen ZOWEL een efficiënter systeem ALS minder kosten? Hoe krijgen de belanghebbende personen ZOWEL een beter systeem ALS minder werkcomplicaties? STAP 3: OPSTELLEN VAN EEN BELEIDSPLAN Concrete suggesties en afspraken op korte termijn: -Teruggaan naar oude systeem -Fouten opsporen in nieuwe interface -Fouten vertalen naar het ICT-bedrrijf - Blijven werken met het oude systeem tot dat de nieuwe interface klaar is
Concrete suggesties en afspraken op langere termijn: - Nieuwe interface ontwikkelen voor het nieuwe systeem - De medewerkers eventueel vertrouwd maken met het systeem - Controleren waar het nu fout gegaan is om dezelfde fout geen 2 keer te maken - volledig in gebruikname nieuw systeem Het management moet meer interactie hebben met de werknemers STAP 4 : ADVIES Ons gefundeerd ethisch advies luidt als volgt: Over dit onderwerp is er veel onenigheid, Er kan sprake zijn van onprofessioneel gedrag en verkeerde beslissingen van het ICT bedrijf. We kunnen ook verwijzen naar slecht management in beide partijen. De eindgebruikers zouden vroeger bij het project moeten betrokken worden. Om een ethisch verantwoorde oplossingen moet er eerst gecontroleerd worden waar er eventueel een fout gemaakt is. Heeft het ICT bedrijf niet goed geanalyseerd naar de eisen van de medewerkers (toch is het programma goedgekeurd) of hebben de medewerkers geen wil om een andere systeem aan te leren. Of heeft het management verkeerde informatie doorgespeelt dat er rol kon spelen bij het uitwerken van de interface. Was er te weinig communicatie tussen het management en de medewerkers? Dit zal de basis zijn van de volgende beslissing. Als de fout bij het ICT bedrijf ligt zal deze trachten hun fout recht te zetten tegen zo laag mogelijke kosten, eventueel gratis. De manager van de overheid zal het ICT bedrijf opvolgen zodat men zeker is dat de eisen van de medewerkers voldoende inspraak hebben. Als de nieuwe interface afgewerkt is zal het ICT bedrijf de medewerkers voldoende begeleiden om de medewerkers van de overheid te laten vertrouwen met het nieuwe systeem. Als de fout bij het management ligt moeten ze hun verantwoordelijkheid nemen. Als de medewerkers niet met een nieuw systeem willen werken zal de manager van de overheid hen één voor één aansporen en bijsturen zodat ze de positieve kant zien van een nieuw systeem. Hierbij kan de het besparen op belastingen eventueel een doorslag gevende rol spelen.
Mensen zullen altijd kritisch staan tegen verandering. Om te kunnen verbeteren moet er altijd vernieuwd worden. Argumentatie op grond van de redenering in het stappenplan: Er moet zeker een oplossing komen zodat de belastingbetaler kan besparen, dus de overheid kan niet blijven werken met het nieuwe systeem. Daarom moet het nieuwe systeem worden aangepast zodat elke betrokken partij tevreden is over het resultaat. Doordat er nogal wat onenigheid is over waar het fout is gelopen, moet er een onderzoek komen die uitzoekt waar de fout zich bevind. Vervolgens moet er actie genomen worden. Het programma moet aangepast worden aan de werknemers zodat de consument ook uiteindelijk minder moet betalen.