INHOUD PAGINA 1 Onderwerp Pagina Inleiding 2 Digitaal Klassenboek Subselectiescherm les 3 Digitaal klassenboek scherm 4 Muteren vanuit snelmenu 5 Muteren vanuit mutatiescherm 6 Presentie/absentie aanpassen voor student Presentie/absentie aanpassen voor student vanuit klasselectie 7 Presentie/absentie aanpassen voor student vanuit studentselectie 8 Absentieadministratie Toevoegen/wijzigen/verwijderen absentieregistratie 9 Overzichten Weekoverzicht 10 Taartgrafiekoverzicht 11 Percentagetotalenoverzicht 12 Detailoverzicht 13 Controleoverzicht docent/klas 14 Ong. absentieoverz. op dgn. gecummuleerd intern 15 Ong. absentieoverz. op dgn. detail intern 16 Ong. absentieoverz. meer dan 1/8 percentage afwezig intern 16 Ong. absentieoverz. min. 16 uur afwezig voor IB groep 17 af te handelen door coach Ong. absentieoverz. min. 4 wk. afwezig voor IB groep 17 af te handelen door coach Ong. absentieoverz. min. 16 uur afwezig afhandelen 18 naar IB groep Ong. absentieoverz. min. 4 wk. afwezig afhandelen 18 naar IB groep Goed- of afkeuren absenties door coach 19 SMS/E-Mail notificatie 20 Vrijstelling les 21 Externe activiteit 22 Lijsten Detailoverzicht 23 Autorisatiebeheer 24 Contactgegevens 25
INLEIDING PAGINA 2 ipas staat voor Internet Protocol Attendance System Het kan binnen uw organisatie gebruikt worden voor o.a. verbetering van de kwaliteit van de presentie/absentie informatie en het terugbrengen van de papierstroom en de hoeveelheid werk in relatie tot aanwezigheidsregistratie. De registratie van de presentie kan men m.b.v. vaste IP-Lezers uitvoeren en/of handmatig. Daarnaast kan men pasregistraties m.b.v. een mobiele paslezer registreren waarna men bijvoorbeeld aan het eind van de dag de pasregistraties in ipas kan uploaden en laten verwerken [met daarbij de automatische bloklessenverwerking]. Alle registraties, presentie en absentie, worden real-time verwerkt in alle overzichten en rapportages in ipas, waaronder het digitale klassenboek. ipas kan in twee uitvoeringen worden geleverd, op basis van variabele lestijden of op basis van vaste lesuren. Daarnaast kan men ervoor kiezen standaard een deelnemer als ongeoorloofd absent te registreren totdat de deelnemer zich heeft aangemeld in de les via een pasregistratie danwel via een handmatige mutatie. Of men kan ervoor kiezen een deelnemer standaard als nog niet geregistreerd te registreren totdat de deelnemer zich heeft aangemeld in de les via een pasregistratie danwel via een handmatige mutatie. In deze presentatie zullen genoemde uitvoeringen nader worden toegelicht. Indien men gebruik zal gaan maken van vaste IP-Lezers of mobiele lezers kan men eveneens nietgeroosterde uren [zelfstudie] registreren. Een niet-geroosterd uur heeft als criteria, dat het in- en uitloggen [opeenvolgend!] in dezelfde ruimte moet plaatsvinden. De tijd tussen het in- en uitloggen wordt dan als zelfstudie geregistreerd en als zondanig opgenomen in de diverse overzichten. Mutaties in het lesrooster worden met terugwerkende kracht tot x-aantal weken terug automatisch verwerk in ipas. Het 'aantal weken terug' is instelbaar. ipas is standaard meertalig uitgevoerd, in Nederlands- en Engelstalig. Dit is eenvoudig uitbreidbaar met andere talen. ipas is voorbereid op het nieuwe leren en kan derhalve ingezet worden bij het voortgezet onderwijs alsook bij ROC's. In ipas worden periodiek de rapportages voor de IB groep aangepast conform de dan geldende eisen. In deze presentatie worden enkele schermen van ipas behandeld. Voor meer informatie over ipas kunt u contact met ons opnemen. Wij kunnen tevens voor u een geheel vrijblijvende presentatie verzorgen. en/of en/of Registratie met vaste ip lezer Registratie met mobiele lezer Registratie rechtstreeks in ipas
DIGITAAL KLASSENBOEK PAGINA 3 Voor het selecteren van een les in het digitale klassenboek kan men diverse subselecties maken, bijvoorbeeld als men kiest voor eigen lessen en men is ingelogd als docent, zal men alleen de eigen lessen kunnen selecteren. Aangezien subselecties per schoolinstelling kunnen verschillen, kunnen deze dan ook op maat ingericht worden. Hieronder worden twee voorbeelden weergegeven m.b.t. de subselecties in het digitaal klassenboek. subselectie: datum periode subselectie: alle of eigen lessen subselectie: lestijd subselectie: datum subselectie: alle of eigen lessen subselectie: lesuur subselectie: vestiging subselectie: lestype
DIGITAAL KLASSENBOEK PAGINA 4 Nadat men een les heeft geselecteerd, worden de deelemers van deze les weergegeven in het scherm. Men kan ervoor kiezen een deelnemer standaard als niet-geoorloofd absent te registreren totdat de student voor deze les is geregistreerd of men kiest ervoor de deelnemer standaard als niet geregistreerd te zetten, totdat de deelnemer voor deze les is geregistreerd. Daarnaast kan men rechtreeks vanuit het digitaal klassenboek bladeren naar de volgende les. Met de knop start les kan de docent aangeven dat de les gestart is [de docent kan dit ook via zijn/haar pasregistratie laten plaatsvinden]. Het starten van de les houdt in, wanneer een leerling hierna wordt geregistreerd en deze registratie is >10 minuten dan de tijd waarop de les is gestart, de leerling als te laat wordt geregistreerd. Deze tijd [in dit geval 10 minuten] is instelbaar. Daarnaast kan de docent m.b.v. de knop gecontroleerd vastleggen dat de klest gecontroleerd is met daarbij de datum en tijd waarop dit heeft plaatsgevonden en diegene welke de les op gecontroleerd heeft gezet. De gecontroleerd registraties zijn in een apart overzicht op te vragen. Hieronder worden twee voorbeelden weergegeven m.b.t. de weergave in het digitaal klassenboek en de [eventuele] extra functionaliteiten. De lay-out, weergave en functionaliteiten van het digitaal klassenboek zijn geheel op maat in te richten. standaard registratie is ongeoorloofd afwezig standaard registratie is nog niet geregsitreerd
DIGITAAL KLASSENBOEK PAGINA 5 Registraties kunnen plaatsvinden via pasregistratie en/of via handmatige registratie, o.a. rechtstreeks vanuit het digitaal klassenboek. Vanuit het digitaal klassenboek kan dit plaatsvinden vanuit een snelmenu waarin men een deelnemer individueel kan registreren [present of absent] danwel waarin men een gehele klas massaal als present kan registreren [en de deelnemers die afwezig zijn, individueel als absent kan registreren]. Handmatig registreren vanuit het snelmenu
DIGITAAL KLASSENBOEK PAGINA 6 Naast het handmatige registreren vanuit het snelmenu kan dit ook plaatsvinden vanuit een mutatiescherm. Het mutatiescherm kan worden opgeroepen d.m.v. een dubbelklik op deelnemer die wordt weergegeven in het digitaal klassenboek, waarna men alleen deze deelnemer kan registreren. Het mutatiescherm kan ook worden opgeroepen met de knop mutatiescherm van waaruit men snel en eenvoudig alle deelnemers kan registereren. Afhankelijk van de aard van de registratie, present, geoorloofd absent, niet-geoorloofd absent, etc. zal er een apart schermpje worden geopend waarin men nadere informatie m.b.t. de aard van deze registratie kan vastleggen. Hieronder worden twee voorbeelden weergegeven m.b.t. het registreren vanuit een mutatiescherm. met daarbij de [eventuele] extra functionaliteiten. De lay-out, weergave en functionaliteiten van het mutatiescherm zijn geheel op maat in te richten. alleen geselecteerde deelnemer wordt weergegeven in het mutatiescherm Bij registreren present kan men aangeven te laat met daarbij de tijd van registeren. Bij registreren geoorloofd absent kan men alleen de hierop betrekking hebbende absentie registreren. Bij registreren niet-geoorloofd absent kan men alleen de hierop betrekking hebbende absentie registreren. Alle deelnemers worden weergegeven in het mutatiescherm
PRESENTIE/ABSENTIE AANPASSEN VOOR STUDENT PAGINA 7 Naast het handmatige registreren vanuit het digitaal klassenboek, kan dit ook plaatsvinden op centraal niveau vanuit het scherm presentie/absentie aanpassen voor student. Hierin kan men door het selecteren van een student of klas met daarbij een bepaalde week of datum snel en eenvoudig de registraties opvragen en eventueel wijzigen. Bij een selectie op datum kan men met de knoppen volgende datum en vorige datum bladeren. Bij een selectie op week kan men met de knoppen volgende week en vorige week bladeren. Afhankelijk van de aard van de registratie, present, geoorloofd absent, niet-geoorloofd absent, etc. zal er een apart schermpje worden geopend waarin men nadere informatie m.b.t. de aard van deze registratie kan vastleggen. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. het registreren vanuit het scherm presentie/ absentie aanpassen voor student De lay-out, weergave en subselecties van dit scherm zijn geheel op maat in te richten. Bij registreren geoorloofd absent kan men alleen de hierop betrekking hebbende absentie registreren. Bij registreren niet-geoorloofd absent kan men alleen de hierop betrekking hebbende absentie registreren.
PRESENTIE/ABSENTIE AANPASSEN VOOR STUDENT PAGINA 8 Vanuit het scherm presentie/absentie aanpassen voor student kan men, indien men een selectie op student heeft uitgevoerd, ook rechtstreeks een absenstieregistratie toevoegen/wijzigen/ verwijderen. Dit zal in de regel een absentie betreffen die voor meerdere lessen geldt danwel waarvoor nog geen einddatum van bekend is. Ter info, zodra een student present wordt gemeld in een les wordt impliciet de einddatum van een eventuele open absentieregsitratie bijgewerkt en gesloten met daarbij als einddatum en einde lesuur de datum en het lesuur van de les waarin men zich als present heeft gemeld. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. het toevoegen/wijzigen/verwijderen van een absentieregistraties vanuit het scherm presentie/absentie aanpassen voor student De lay-out, weergave en subselecties van dit scherm zijn geheel op maat in te richten. Door te klikken op een van de knoppen: toevoegen absentie ; wijzigen absentie of verwijderen absentie, wordt het betreffende schempje geopend waarin men de mutatie kan aanbrengen. vanuit het scherm absentieregistratie toevoegen/wijzigen kan men een specifiek lesuur van deze student opvragen voor het vastleggen van het begin lesuur/lestijd en/of einde lesuur/ lestijd. Anderzijds kan men een begin en/of einddtijd ingeven waarbij het juiste lesuur/lestijd er automatisch wordt bijgezocht.
ABSENTIEADMINISTRATIE PAGINA 9 Naast het toevoegen/wijzigen/verwijderen van absenties vanuit het scherm presentie/absentie aanpassen voor student, kan men dit ook centraal uitvoeren vanuit de schermen absentieadministratie. De werking van deze programma s is exact gelijk aan de werking vanuit het scherm presentie/absentie aanpassen voor student. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. het toevoegen/wijzigen/verwijderen van een absentieregistratie vanuit het scherm absentie registratie toevoegen De lay-out, weergave en subselecties van dit scherm zijn geheel op maat in te richten. Standaard zijn de invulvelden voor de einddatum verborgen. door op de knop voeg einddatum toe te klikken, worden deze velden getoond. Door op de knop verberg einddatum te klikken worden deze velden weer verborgen.
WEEKOVERZICHT PAGINA 10 In het weekoverzicht kan men per deelnemer de registraties van een bepaalde week opvragen, waarmee men met de knoppen volgende week en vorige week kan bladeren tussen de verschillenden weken. De registraties worden grafisch en kleuronderscheidend weergeven. wanneer men met de muis op een blok gaat staan, worden de detailgegevens van dit blok weergegeven. Dit overzicht is ook voor de student aanwezig, met daarbij uiteraard alleen zijn/ haar eigen gegevens. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. de weergave in het weekoverzicht. De lay-out, weergave en functionaliteiten van het weekoverzicht zijn geheel op maat in te richten. Totalisering op lestijd. Kan uiteraard ook plaatsvinden op totalisering van aantal lesuren. Het scherm kan, m.b.v. de knop printvriendelijk, afgedrukt worden.
TAARTGRAFIEKOVERZICHT PAGINA 11 In het taartgrafiekoverzicht kan men op verschillende subselecties, per deelnemer; per klas; per lesvak; etc., de registraties in een taartgrafiek opvragen voor een bepaalde week of weekperiode. Dit overzicht is ook voor de student aanwezig, met daarbij uiteraard alleen zijn/haar eigen gegevens. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. de weergave in het taartgrafiekoverzicht. Naast de lay-out, weergave en functionaliteiten van het taartgrafiekoverzicht, zijn de subselecties, zoals op klas, lesvak, vestiging, etc, ook geheel op maat in te richten. Het scherm kan m.b.v. de knop printvriendelijk, afgedrukt worden. De in dit scherm opgevraagde gegevens kunnen als detailoverzicht in Excel worden opgevraagd m.b.v. de knop exporteer details naar Excel.
PERCENTAGETOTALENOVERZICHT PAGINA 12 In het percentagetotalenoverzicht wordt gedetailleerd de aantallen m.b.t. de aard van de registratie en het hiervoor berekende percentage weergegeven Dit overzicht is ook voor de student aanwezig, met daarbij uiteraard alleen zijn/haar eigen gegevens. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. de subselecties en weergave in het percentagetotalenoverzicht. Naast de lay-out, weergave en functionaliteiten, zijn de subselecties zoals op klas, lesvak, vestiging, etc., ook geheel op maat in te richten. In dit voorbeeld worden de lestijden als totalen en vertaald in percentages weergegeven, dit kan uiteraard op het niveau van aantal lesuren plaatsvinden. De in dit scherm opgevraagde gegevens kunnen in Excel worden opgevraagd m.b.v. de knop exporteer details naar Excel. Het scherm kan m.b.v. de knop printvriendelijk, afgedrukt worden.
DETAILOVERZICHT PAGINA 13 In het detailoverzicht worden per deelnemer de registraties gedetailleerd weergeven. Wanneer er een absentie aanwezig is, kan men ook de reden van deze absentie opvragen. Dit overzicht is ook voor de student aanwezig, met daarbij uiteraard alleen zijn/haar eigen gegevens. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. de subselecties en weergave in het detailoverzicht. Naast de lay-out, weergave en functionaliteiten van het detailoverzicht, zijn de subselecties, zoals op klas, lesvak, vestiging, present. zelfstudie, etc., ook geheel op maat in te richten. Het scherm kan m.b.v. de knop printvriendelijk, afgedrukt worden. Deze detailgegevens in een taartgrafiek overzicht weergeven. De in dit scherm opgevraagde gegevens kunnen in Excel worden opgevraagd m.b.v. de knop exporteer details naar Excel.
CONTROLEOVERZICHT DOCENT/KLAS PAGINA 14 In het controleoverzicht docent/klas, kan men per docent of klas van een bepaalde week de registratie opvragen. Eveneens kan men hierbij een subselectie uitvoeren op alleen gecontroleerde lessen of op alleen niet-gecontroleerde lessen of op beide. Per les kan men door dubbelklik op deze les, de detailgegevens van deze les opvragen. Het overzicht kan zowel door het management worden opgevraagd met daarbij een selectie op docent en/of klas of door de docent zelf, waarbij uiteraard alleen zijn/haar eigen klassen worden weergegeven. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven m.b.t. de subselecties en weergave in het controleoverzicht docent/klas. Naast de lay-out, weergave en functionaliteiten van het controleoverzicht docent/klas, zijn de subselecties, zoals op klas, lesvak, vestiging, etc., ook geheel op maat in te richten. De in dit scherm opgevraagde gegevens kunnen in Excel worden opgevraagd m.b.v. de knop Excel export. bij dubbelklik op een rij wordt het detailscherm weergegeven.
ONGEOORLOOFDE ABSENTIES INTERN PAGINA 15 Onder ongeoorloofd absent wordt verstaan, een deelnemer is afwezig zonder melding dan wel met melding echter deze melding, bijv. Brug stond open, wordt als ongeoorloofd absent gekenmerkt. M.b.t. ongeoorloofde absenties zijn diverse standaard overzichten beschikbaar voor intern gebruik. Al deze overzichten kunnen naast het exporteren naar Excel en het printvriendelijk afdrukken ook per e-mail verzonden worden aan de coach en/of andere intern betrokkenen. Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven van ongeoorloofde absenties op dagen gecummuleerd waarbij men zelf het aantal dagen kan selecteren waarop een deelnemer in een bepaalde periode achtereenvolgend ongeloorloofd absent is geweest. De lay-out, werking, functionaliteiten, etc. zijn geheel op maat in te richten. Een apart schempje wordt weergegeven waarin men aan kan geven of het overzicht gemaild moet worden aan alle coaches, waarbij uiteraard de coach alleen een overzicht van zijn/haar eigen deelnemers ontvangt, of aan alleen een of meerdere coaches.
ONGEOORLOOFDE ABSENTIES INTERN PAGINA 16 Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven van de overige overzichten ongeooloofd absent, te weten; ongeoorloofde absenties op dagen gedetailleerd, waarbij men zelf het aantal dagen kan selecteren waarop een deelnemer in een bepaalde periode achtereenvolgend ongeloorloofd absent is geweest en het overzicht ongeoorloofd absent > 1/8 uur, waarbij een deelnemer meer dan 1/8 deel van de geroosterde lessen absent is geweest. Eveneens kan men deze overzichten ook mailen. De lay-out, werking, functionaliteiten, etc. zijn geheel op maat in te richten.
ONGEOORLOOFDE ABSENTIES VOOR IB GROEP AF TE HANDELEN DOOR COACH PAGINA 17 M.b.t. ongeoorloofde absenties voor de IB groep zijn de volgende overzichten beschikbaar. Dergelijke overzichten worden jaarlijks aangepast aan de dan hiervoor geldende eisen. Momenteel zijn de volgende overzichten aanwezig: 1. Leerplichtwet 1969 Melding van ongeoorloofde afwezigheid van leerplichtige deelnemers van 16 uur in vier lesweken 2. WEB 8.1.7.5 1 Melding dat deelnemer vier weken ongeoorloofd afwezig was. Zodra er nieuwe absenties aanwezig zijn, worden deze gemaild aan de coach, waarna hij in ipas de absenties kan afhandelen. Wanneer een absentie binnen 7 dagen na signaleringsdatum nog niet is afgehandeld door de coach, zal er een herinnerings e-mail worden verstuurd met daarin opgenomen de absentie[s] die nog niet is/zijn afgehandeld. De overzichten komen eerst ter inzage van de coach. De coach zal aan moeten geven of de absentie doorgezet moet worden naar de IB groep, door het aanvinken van Melden danwel dat de absentie niet doorgezet hoeft te worden naar de IB groep, door het aanvinken van Niet melden. Zodra een van beide is aangevinkt, zal de datum afhandeld worden gezet. Wanneer een absentie gemeld moet worden zal deze in de bak aan de IB groep worden geplaats waarna bijv. afdeling studentenadministratie de absentie daadwerkelijk moet overzetten naar de IB groep. Hieronder wordt een voorbeeld van beide schermen, waar de coach de absentie moet afhandelen, weergegeven.
ONGEOORLOOFDE ABSENTIES VOOR IB GROEP PAGINA 18 De door de coach doorgezette absentiemeldingen voor de IB groep, zullen daadwerkelijk doorgezet moeten worden door bijv. afdeling studentenadministratie. Deze meldingen worden weergegeven in onderstaande twee respectievelijke overzichten. Zodra een absentiemelding is doorgezet naar de IB groep, zal men Afgehandeld aan moeten vinken, waarna de Datum afgehandeld wordt gezet. Hieronder wordt een voorbeeld van beide schermen weergegeven.
GOEDKEUREN ABSENTIES COACH PAGINA 19 De gemelde absenties, geoorloofd [= goedgekeurd] en ongeoorloofd [= niet goedgekeurd] en de niet-gemelde absenties [altijd ongeoorloofd], zijn op te vragen aan de hand van diverse subselecties. De coach kan een gemelde absentie alsnog af- dan wel goedkeuren. Het overzicht kan zowel door het management worden opgevraagd met daarbij een selectie op coach of door de coach zelf, waarbij uiteraard alleen zijn/haar eigen deelnemers worden weergeven. De lay-out, werking, functionaliteiten, etc. zijn geheel op maat in te richten.
SMS EN/OF E-MAIL NOTIFICATIE PAGINA 20 In onderstaand programma kan men [in de meeste gevallen de coach] o.a. vastleggen dat wanneer een deelnemer niet aanwezig is in een lesuur of lesuren of bij een lesvak of lesvakken, er een sms en/of e-mail bericht moet uitgaan naar de coach. Hetzelfde kan men vastleggen wanneer een deelnemer wel aanwezig is in een lesuur of lesuren of bij een lesvak of lesvakken. Eveneens kan men aangeven wanneer men het bericht wilt ontvangen, bijv. 30 minuten na het begin van de les of op een bepaald tijdstip. Daarnaast kan men aangeven voor welke periode deze noficatie moet gelden.
VRIJSTELLING LES PAGINA 21 Wanneer een deelnemer vrijstelling heeft voor een bepaalde lesvak, kan men dit in onderstaand programma vastleggen. Dergelijke vrijstellingen zullen worden geregistreerd als geoorloofd absent met als reden vrijstelling. Elke nacht worden de vrijstellingen voor die dag verwerkt, waarmee o.a. deze in het digitaal klassenboek zichtbaar zullen zal zijn.
EXTERNE ACTIVITEIT PAGINA 22 Lessen als Museum bezoek, bezoek zorgboerderij alsook stage, etc. kunnen worden gekenmerkt als externe activiteit. Voor dergelijke lessen wordt standaard de deelnemers als present geregistreerd mits er geen [open] absentieregistratie voor de deelnemer aanwezig is. Mocht een student ten onrechte als present zijn geregistreerd, kan men alsnog een absentie voor deze deelnemer vastleggen. In alle overzichten, waaronder het digitaal klassenboek worden de presenties van dergelijke lessen met een onderscheidende kleur weergegeven.
LIJSTEN: DETAILOVERZICHT PAGINA 23 Vanuit de meeste programma s kunnen er rechtstreeks lijsten worden geëxporteerd naar Excel. Daarnaast zijn er ook diverse de lijsten ter beschikking gesteld onder het menu Lijsten Hieronder een voorbeeld van een lijst, het detailoverzicht. Weergave in Excel.
AUTORISATIES PAGINA 24 Autorisaties kunnen in ipas op programmaniveau en daarbinnen op het niveau van toevoegen, wijzigen en verwijderen. In ipas zijn 4 persoonstypen aanwezig, waarvan er twee reeds zijn vastgelegd, te weten; 1=deelnemer; 2=medewerker. Persoonstypen 3 en 4 zijn nog vrij in te delen. Daarnaast zijn er per persoonstype 8 subtypen aanwezig [0 t/m 7]. Per persoonstype kan men derhalve nog onderscheidende autorisaties vastleggen, bijv. een medewerker heeft persoonstype 2, echter dit kan bijv. een medewerker studentenadministratie zijn of een docent. In dat geval kan men bij een medewerker studentenadministratie het subtype 1 vastleggen en bij een docent het subtype 2. Bij de accountgegevens in ipas wordt het persoons- en subtype vastgelegd bij de ipas gebruiker.
CONTACTGEGEVENS PAGINA 25 Voor meer informatie over ipas kunt contact met ons opnemen. Wij kunnen tevens voor u een geheel vrijblijvende presentatie verzorgen. Postadres: HTM Security Postbus 112 6900AC Zevenaar Telefoonnummer: 0316-585858 Website:http://www.ipasregistratie.nl Electronische Post: Algemene Informatie: info@ipasregistratie.nl Administratie: administratie@ipasregistratie.nl Sales: sales@ipasregistratie.nl