Inkoop- en aanbestedingsprocedure Gemeente Nuenen Copyright BIZOB. Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van BIZOB. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 1
Inhoudsopgave Definities 3 Toepassing 5 Uitgangspunten 5 Bevoegdheden 6 Bepalen procedure 6 Specifieke doelgroepen 7 Duurzaam inkopen 8 Selectie ondernemers en integriteit 8 Motivering en aanwenden rechtsmiddelen 10 Contractering 10 Archivering 10 Contractbeheer en contractmanagement 10 Wijzigingen 10 Inwerkingtreding 10 Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 2
De gemeente Nuenen wil op een doelmatige en rechtmatige wijze opdrachten verlenen door te handelen binnen de kaders van het inkoopbeleid en de daaruit volgende inkoopen aanbestedingsprocedure. De gemeente Nuenen heeft daarom besloten deze inkoopen aanbestedingsprocedure vast te stellen, waarin de interne regels van de gemeente Nuenen voor de aanbesteding van leveringen, diensten en werken zijn opgenomen. DEFINITIES In deze inkoop- en aanbestedingsprocedure wordt verstaan onder: a. Aanbestedende dienst: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. b. Aanbesteding: de procedure waarbij meerdere ondernemingen in de gelegenheid worden gesteld om inschrijvingen in te dienen ten behoeve van het plaatsen van een opdracht of het aangaan van een overeenkomst. c. Aanbestedingsdocument (bestek/programma van eisen): document waarin informatie over de opdracht en de eisen staan vermeld om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de opdracht. Op basis van dit document wordt een inschrijving ingediend. d. Aankondiging: publicatie van een aanbesteding. e. Aanmelding: verzoek tot deelname aan de offerteprocedure binnen de niet openbare procedure. f. AgentschapNL: Agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Zij bieden regelingen en programma s aan op het gebied van duurzaamheid en innovatie. g. ARW 2005: Aanbestedingsregelement Werken 2005. Hierin liggen de regels voor het aanbesteden van (meestal) bestekken vast. h. Beoordelingsmatrix: document waarin de wijze van beoordeling van een inschrijving of aanmelding staan opgenomen. Tevens staan hier de verdeling van de gunningscriteria en subgunningscriteria in uitgewerkt. i. Contractbeheer: het proces dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces. j. Contractmanagement: het proces waarbij op basis van verkregen input, getekende overeenkomsten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheert en bewaakt, teneinde een volledige benutting van overeenkomsten te faciliteren. k. Dienst: alle contracten onder bezwarende titel met een ondernemer op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie. Diensten zijn niet tastbaar. l. EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Gunningscriterium waarbij naast prijs ook op andere criteria wordt beoordeeld. m. Enkelvoudig inkoopprocedure: een procedure waarbij aan één ondernemer wordt gevraagd een inschrijving in te dienen. n. Europese drempel: het door de Europese Commissie vastgestelde bedrag vanaf waar opdrachten Europees moeten worden aanbesteed. o. Gegadigde: een potentieel inschrijver. p. Gemeente: de gemeente Nuenen, de gebruiker van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure. q. Geschiktheidseis: eis over de aard van de inschrijver, waaraan de inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht. r. Gunningscriterium: criterium waarop de inschrijvingen beoordeeld worden. s. Hefboomproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio. Hefboomproducten kunnen bij meer ondernemers worden ingekocht en hebben een grote invloed op het financiële resultaat. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 3
t. Inkoopfunctie: persoon die verantwoordelijk is voor een betreffend inkooptraject. u. Inkoopbureau: de centrale vervulling van de inkoopfunctie. Op dit moment wordt dit ingevuld door BIZOB. v. Inkoopstrategie: document waarin de koers voor het te volgen inkooptraject wordt vastgelegd. w. Inschrijving (offerte): onherroepelijk aanbod van de inschrijver. x. Knelpunt product: productcategorie in de Kraljicportfolio. Heeft een relatief lage invloed op het financiële resultaat en een hoog risico voor de eigen organisatie. y. Levering: de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. z. Minimumeis: eis waaraan een inschrijving, te leveren product, werk of dienst of organisatie minimaal aan moet voldoen om kans te maken op de gunning van de opdacht. aa. Niet-openbare procedure: een aanbesteding waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de gemeente aangezochte ondernemers mogen inschrijven. bb. Nota van inlichtingen: document waarin de vragen van gegadigden en de antwoorden hierop staan weergegeven. Tevens kunnen hier aanvullingen of wijzigingen op het aanbestedingsdocument in opgenomen worden. cc. Onderhandse procedure: procedure waarbij twee of meer ondernemers worden uitgenodigd om een inschrijving te doen. dd. Ondernemer: aannemer, leverancier of dienstverlener. ee. Opdracht: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel met een of meer ondernemers. ff. Openbare procedure: aanbesteding waarbij ondernemers door middel van een aankondiging worden opgeroepen om in te schrijven op een opdracht. gg. Overeenkomst: een overeenkomst met één of meer ondernemers met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. hh. Prestatie-indicator: Meetbare eenheden waaraan de prestaties van een ondernemer kunnen worden beoordeeld. ii. Proportionaliteitsbeginsel: De zwaarte van de gestelde eisen moeten in relatie staan met de grootte en inhoud van de opdracht. jj. Routineproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio. Routineproducten kunnen bij meer ondernemers worden ingekocht en hebben een kleine invloed op het financiële resultaat. De inkoopkosten hiervan zijn relatief groot. kk. Sociale werkvoorziening: voorziening om mensen met een lichamelijke, sociale of psychologische handicap aan het werk te krijgen. ll. Stand-still periode: verplichte termijn van 15 kalenderdagen tussen het versturen van het voornemen tot gunning en de daadwerkelijke gunning. mm. Strategisch product: productcategorie in de Kraljicportfolio. Het inkooprisico en de invloed op het financiële resultaat zijn hoog. nn. Subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door de gemeente verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan de betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten. oo. TED: Tenders Electronic Daily. Aanbestedingspublicatie van Europa. pp. Uitnodiging tot inschrijving: uitnodiging om deel te nemen aan een onderhandse procedure. qq. Uitsluitingsgrond: criterium op basis waarvan een inschrijver, bij het niet voldoen aan dit criterium, voor de gunning van de opdracht wordt uitgesloten. rr. Voornemen tot gunning: besluit van de gemeente waarin zij aangeeft voornemens te zijn de opdracht te gunnen aan een bepaalde ondernemer. ss. Werk: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 4
TOEPASSING De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op alle opdrachten voor leveringen, diensten en werken. De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is niet van toepassing op opdrachten: a betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende de rechten hierop, met uitzondering van de overeenkomsten betreffende financiële diensten die voorafgaand aan, gelijktijdig met of als vervolg op het koop- of huurcontract worden gesloten. b betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal bestemd voor uitzendingen door radio-omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd. c betreffende diensten van arbitrage en bemiddeling. d op financieel gebied betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale bank verleende diensten. e inzake arbeidsovereenkomsten. f betreffende diensten voor onderzoek en ontwikkeling, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel aan de gemeente toekomen voor gebruik ervan in de uitoefening van zijn eigen werkzaamheden, mits de dienstverlening volledig door de gemeente wordt beloond of g voor opdrachten onder de Europese drempel die aan andere aanbestedende diensten of aan een samenwerkingsverband daarvan worden gegund. Indien op opdrachten hogere wet- en regelgeving van toepassing is gaan de bepalingen van de hogere wet- en regelgeving boven de bepalingen van de onderhavige inkoop- en aanbestedingsprocedure. Wanneer de gemeente gelden of subsidies beschikbaar stelt aan een derde legt de gemeente de plicht op dat deze derde de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure toepast, wanneer de opdrachten die in het kader van de verkregen gelden of subsidies worden verstrekt voor meer dan 50% worden gefinancierd met deze gelden of subsidies. Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure of een gedeelte daarvan is slechts mogelijk wanneer het college van burgemeester en wethouders voorafgaand aan de voorgenomen afwijking heeft ingestemd op basis van een goed onderbouwde motivatie. Het voorstel om af te mogen wijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure moet vergezeld gaan van het advies van de inkoopfunctie. UITGANGSPUNTEN Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen. De gemeente behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant en zorgvuldig. Bij het aanbesteden staat het verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste werken, diensten en leveringen tegen lage integrale kosten op langere termijn voorop. Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor de inschrijvers zo laag mogelijk gehouden. De gestelde eisen aan een inschrijver dienen in een redelijke verhouding te staan tot de te verstrekken opdracht (proportioneel). Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 5
BEVOEGDHEDEN De bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure en het verstrekken van opdrachten is geregeld in het mandaatbeleid van de gemeente. Zie tevens de rolverdeling van de inkoopprocessen die als bijlage 2 bij deze inkoop- en aanbestedingsprocedure zijn gevoegd. BEPALEN PROCEDURE Bij het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen in de opdracht. Bij opdrachten met onbepaalde duur is de totaal geraamde omzet van het contract in 48 maanden bepalend. Verbod op splitsen van een opdracht: Het is een aanbestedende dienst niet toegestaan opdrachten kunstmatig te splitsen met als enig doel om onder de drempelbedragen te blijven en aldus aan de aanbestedingsrichtlijnen te ontkomen. Het gaat dan om zogenaamde materiële splitsing (splitsing in de tijd en naar product) en organisatorische splitsing (splitsing over diverse organisatieonderdelen). Voor een opdracht bestaande uit zowel werken, diensten en/of leveringen bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst dan wel levering. Op basis van de berekende opdrachtwaarde wordt de navolgende procedure gevolgd: Werken Opdrachtwaarde Hefboom Routine Strategisch Knelpunt Tot 30.000 Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig 30.000 tot 100.000 100.000 tot Europese drempel 1 Vanaf Europese drempel Minimaal 3 offertes Minimaal 3 Voorstel op basis van offertes inkoopstrategie Voorstel op basis van inkoopstrategie (Niet) openbare procedure Uitvoering op basis van inkoopstrategie Leveringen en diensten Opdrachtwaarde Hefboom Routine Strategisch Knelpunt Tot 10.000 Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig 10.000 tot 50.000 50.000 tot Europese drempel 2 Vanaf Europese drempel Minimaal 3 offertes Minimaal 3 Voorstel op basis van offertes inkoopstrategie Voorstel op basis van inkoopstrategie (Niet) openbare procedure Uitvoering op basis van inkoopstrategie De onderwerpen die minimaal onderdeel uit moeten maken van en op te stellen inkoopstrategie maken onderdeel uit van de in bijlage 3 bijgevoegde stappenplannen. 1 Europese drempel voor werken wordt iedere 2 jaar bijgesteld en is te vinden via www.minez.nl. 2 Europese drempel voor leveringen en diensten wordt iedere 2 jaar bijgesteld en is te vinden via www.minez.nl. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 6
De inkoopstrategie wordt tot een bedrag van 100.000,- ter goedkeuring voorgelegd aan de directie of het MT, vanaf 100.000,- wordt de inkoopstrategie ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Wanneer de gemeente deelneemt in een inkooptraject met een andere gemeente zal er, ongeacht de geraamde waarde, een inkoopstrategie worden opgesteld die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. De gemeente kan een opdracht zonder aanbesteding gunnen: a wanneer in het kader van een openbare procedure of een niet-openbare procedure, geen of geen geschikte inschrijvingen of geen verzoeken om een uitnodiging tot deelneming zijn ingediend. b wanneer de opdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd. c als gevolg van dwingende spoed door gebeurtenissen die door de gemeente niet konden worden voorzien en die niet te wijten zijn aan de gemeente. Het is toegestaan om een opdracht zonder aanbesteding te gunnen wanneer voor een aanvullende opdracht, die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht was opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kan worden uitgevoerd, onder de volgende voorwaarden: a de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden, en b de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en c het totale bedrag voor de aanvullende opdracht(en) (cumulatief) niet hoger is (zijn) dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. De gemeente kan aanvullende opdrachten voor leveringen zonder aanbesteding gunnen aan de oorspronkelijke leverancier wanneer de aanvullende leveringen: a. bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of b. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar. Het stappenplan voor de uit te voeren onderhandse, openbare en niet-openbare procedure staat nader uitgewerkt in bijlage 3 SPECIFIEKE DOELGROEPEN De gemeente kan de deelneming aan procedures voor de gunning van een opdracht voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen, indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende opdracht betrokken werknemers personen met een handicap zijn, die wegens de aard of de ernst van hun handicap geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. De gemeente kan bij een aanbesteding nadere voorwaarden verbinden aan de uitvoering van een opdracht inzake het inzetten van personen uit specifieke doelgroepen. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 7
DUURZAAM INKOPEN In haar streven naar een 100% duurzaam inkoopproces in 2015 neemt de gemeente bij haar aanbestedingen duurzaamheidcriteria op. De gemeente stelt hierbij de minimaal door AgentschapNL gepubliceerde minimumeisen verplicht zoals deze door AgentschapNL per productgroep worden opgesteld. Indien de verplichte minimumeisen niet worden toegepast, wordt dit met opgaaf van redenen vastgelegd in het inkoopdossier. SELECTIE ONDERNEMERS EN INTEGRITEIT Voorafgaand aan de publicatie van een aanbesteding of het versturen van de uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria vastgesteld. De vastgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria worden in het aanbestedingsdocument of de aankondiging kenbaar gemaakt. De gemeente sluit iedere inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een overheidsopdracht uit. De gemeente kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer: a die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt; b wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord aanhangig is gemaakt; c jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met de beroepsregels; d die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; e die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen; f die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn g belastingen; die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstekken van inlichtingen of die inlichtingen niet heeft verstrekt. De keuze om een ondernemer (niet) uit te sluiten op basis van bovengenoemde uitsluitingsgronden is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders. Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheidseisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met het proportionaliteitsbeginsel. In geval van een Europese of nationale openbare of niet-openbare aanbesteding vindt de publicatie plaats via www.aanbestedingskalender.nl. De aanbestedingsdocumenten worden zo veel mogelijk digitaal ter beschikking gesteld. Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het publiceren van de aankondiging of het versturen van de uitnodiging tot het indienen van de inschrijving door de ondernemer. Na verzending van de uitnodiging of publicatie van de aanbesteding krijgen de ondernemers de mogelijkheid tot het stellen van vragen. De gestelde vragen en de antwoorden daarop worden op hetzelfde moment aan alle ondernemers kenbaar gemaakt. Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het beantwoorden van de vragen tot het indienen van de inschrijving door de ondernemer. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 8
Beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de op voorhand opgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria. De gemeente spreekt voor gunning het voornemen tot gunning uit. Dit voornemen houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek. Definitieve gunning geschiedt na goedkeuring van de daartoe bevoegde instanties. Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) Indien er in het aanbestedingsproces tussen ondernemingen afspraken worden gemaakt, kan er sprake zijn van een kartel. In dat geval is de Mededingingswet van toepassing. Artikel 6 van de Mededingingswet verbiedt overeenkomsten tussen bedrijven, besluiten van ondernemersverenigingen en onderling afgestemde gedragingen, die ertoe leiden dat de concurrentie op de Nederlandse markt wordt verhinderd, beperkt of vervalst. Indien de gemeente over aanwijzingen beschikt dat ondernemingen verboden afspraken met elkaar hebben gemaakt dan kan dit worden gemeld bij de NMa. Wet BIBOB De Wet BIBOB (Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) geeft bestuursorganen (gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries, politie) een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij zaken doen. De wet mag maar voor bepaalde gebieden gebruikt worden waaronder bij aanbestedingen in de sectoren bouw, ICT en milieu. Een aanbestedende dienst kan aan het Bureau BIBOB van het ministerie van Justitie een BIBOB advies vragen wanneer hij twijfelt aan de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Door inschakeling van het Bureau BIBOB krijgt de dienst toegang tot gesloten justitiële bronnen. Aanbestedende diensten maken zelden gebruik gemaakt van dit instrument. Wel wordt steeds vaker een VOG geëist. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Een Verklaring Omtrent het Gedrag geeft aan dat uw gedrag geen belemmering vormt voor een bepaalde functie Voor sommige functies is de VOG verplicht. Zo heeft het ministerie van Verkeer en Waterstaat deze verplichting opgelegd aan taxichauffeurs. Ook wanneer iemand omgaat met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of goederen kan een gemeente vragen om een VOG. Wanneer er geen wettelijke verplichting voor het overleggen van een VOG is vastgesteld, kan een aanbestedende dienst zelf bepalen of hij deze verplicht stelt voor de uitoefening van een bepaalde functie. Een VOG verklaring wordt afgegeven als uit justitieel onderzoek blijkt dat betreffende persoon geen strafbare feiten zijn naam heeft staan. Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 9
MOTIVERING EN AANWENDEN RECHTSMIDDELEN Inschrijvers die op basis van een aanbestedingsprocedure niet in aanmerking komen voor de gunning van de opdracht ontvangen van de gemeente een motivatie van de redenen van de afwijzing. De gemeente hanteert een stand-still periode van minimaal 15 kalenderdagen vanaf het versturen van de afwijzingen tot het definitief maken van de overeenkomst. In deze periode heeft de afgewezen ondernemer 15 kalenderdagen om rechtsmiddelen aan te wenden tegen het besluit van de gemeente. De gemeente sluit geen overeenkomst met de geselecteerde partij binnen de stand-still periode. CONTRACTERING Nadat de gunning definitief is kan de overeenkomst ondertekend worden. Verplichtingen en prestatie-indicatoren die opgenomen zijn in de overeenkomst worden geregistreerd. ARCHIVERING Van een aanbesteding wordt een inkoopdossier bijgehouden. De inhoud van het inkoopdossier is in bijlage 1 van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure vastgelegd. De vervuller van de inkoopfunctie is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier. Bij deelname aan een gezamenlijk project dient een digitaal kopie te worden aangeleverd voor de gemeente. CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT De met een ondernemer gesloten overeenkomst wordt bewaakt op basis van de vastgelegde prestatie-indicatoren. In geval van een opdracht wordt het presteren van de ondernemer minimaal één keer geëvalueerd. In geval van een meerjarige overeenkomst wordt het presteren van de ondernemer minimaal één keer per jaar geëvalueerd. De resultaten hiervan worden geregistreerd. WIJZIGINGEN Het college van burgemeester en wethouders past deze inkoop- en aanbestedingsprocedure aan wanneer dit op grond van gewijzigde wet- en regelgeving of wanneer dit op grond van wijzigingen in het inkoop en aanbestedingsbeleid en de daarbij behorende inkoop- en aanbestedingsprocedure gewenst is. Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad over aanpassingen van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. INWERKINGTREDING De inkoop- en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen treedt in werking op 1 april 2011 Inkoop en aanbestedingsprocedure gemeente Nuenen 10