Kwaliteitsplan 2019 Stichting Samen Zorgen De Hoge Hof 1 6674 BR Herveld KvK 41047145 1
Inhoud Inleiding Profiel van de zorgorganisatie Structuur van de organisatie Kerngegevens: o Kernactiviteiten en nadere typering o Werkgebieden Zorgvisie en kernwaarden Profiel personeelsbestand en personeelssamenstelling Zorgverleners en vrijwilligers per organisatie eenheid Verdeling functies en niveaus Verhouding leerlingen en gediplomeerden In- door en uitstroom Ratio personele kosten versus opbrengsten Leiderschap, governance en management Situatie, plannen en voornemens Persoonsgerichte zorg- en ondersteuning Wonen en welzijn Basisveiligheid/ werken aan kwaliteit Een goede werkomgeving: Personeelssamenstelling (voldoende en vakbekwaam personeel), Informatie gebruiken om registratielast te voorkomen, managers en zorgverleners in hun kracht Samen leren en verbeteren als norm voor goede professionele zorg Rand voorwaardelijke zaken - Gebruik van Hulpbronnen, Vastgoed, Duurzame kwaliteit van voeding, samenwerking met apothekers en (huis)artsen, samenwerking met andere professionele relaties Beschrijving van de cyclus van meten en evalueren met relevante partijen en communicatie van resultaten intern en extern 2
Inleiding Als zorgorganisatie is Stichting Samen Zorgen (SSZ) volop in ontwikkeling om aan cliënten in de gemeente Overbetuwe duurzame kwaliteit van zorg en veiligheid te kunnen (blijven) bieden. Dit kwaliteitsplan gaat het voornamelijk over de verpleeghuislocatie Liefkenshoek en locatie De Hoge Hof waar verblijf met behandeling geboden wordt. Dit kwaliteitsplan is samen met het scholingsplan Opleiden en leren en het plan Welzijn in de kleinschalige woningen onderdeel van het Jaarplan 2019. Het beschrijft de activiteiten die we inzetten ter verbetering van onze zorg en dienstverlening. Het is tevens een afgeleide van het meerjarenbeleid 2018 t/m 2020 dat door het managementteam van SSZ is opgesteld. Het kwaliteitskader dat in 2017 is opgenomen in het register van Zorginstituut Nederland met 10 uitgangspunten ligt ten grondslag aan dit plan. Voor 2019 is een kwaliteitsbudget toegekend voor extra middelen ten behoeve implementatie van het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg, ten gunste van persoonsgerichte cliëntzorg. De motivatie hiervan komt eveneens terug in het addendum van dit kwaliteitsplan. Strategisch gezien zal Stichting Samen Zorgen de focus leggen op: Aandacht voor cliënten en familie en Aandacht voor medewerkers en vrijwilligers We hebben tijdens de afgelopen transitieperiode ervaren en aan de hand van de tevredenheidsmetingen gemeten dat het van belang is om continu goede aansluiting te houden bij elkaar. Ook in 2019 zullen we ons hiervoor inzetten. Profiel van de organisatie Structuur van de organisatie SSZ is een zorgorganisatie met een platte organisatiestructuur vanuit de overtuiging dat er zoveel mogelijk handen aan het bed gerealiseerd moeten worden. De verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie en de communicatielijnen zijn kort. De directeur-bestuurder is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie en verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. De directeur-bestuurder vormt tezamen met de manager Zorg en Behandeling en de manager Bedrijfsvoering en Facilitaire processen het managementteam. Het managementteam wordt bijgestaan door een beleidsmedewerker zorg en kwaliteit, een medewerker organisatie en beleid, en door een HR-adviseur. Onder verantwoordelijkheid van de manager Zorg en Behandeling zijn vier teamleiders zorg en welzijn actief, twee wijkverpleegkundigen (eveneens teamleider) en de woonzorgbemiddelaar. Onder verantwoordelijkheid van de manager Bedrijfsvoering en Facilitaire processen zijn de teamleider Voeding en Gastvrijheid en de solistische medewerkers van de ondersteunende diensten actief. De Ondernemingsraad van SSZ werkt centraal. De medezeggenschap van de cliënten is in 2019 in een Centrale Cliëntenraad vertegenwoordigd. Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering SSZ biedt intramurale verzorging en verpleging aan cliënten met een overwegend hoge zorgzwaarte en een complexe zorgvraag, zowel in zorgcentrum De Hoge Hof in Herveld als in zorgcentrum Liefkenshoek in Heteren. Bovendien wordt extramurale verzorging en verpleging (wijkverpleging) geboden en Hulp bij het Huishouden in de woon-zorgcomplexen rondom De Hoge Hof en Liefkenshoek, Zetten en vanaf 2020 in Driel. Verder kunnen ouderen, die woonachtig zijn in de dorpen waarin SSZ actief is, in Liefkenshoek begeleid worden binnen de dagopvang voor mensen die lijden aan dementie. Ook biedt SSZ de mogelijkheid van tijdelijk verblijf voor mensen die na een 3
ziekenhuisopname voor kortere of langere tijd zorg en begeleiding nodig hebben. Daarnaast kunnen omwonenden en dorpsgenoten deelnemen aan de diverse georganiseerde activiteiten en gebruik maken van de horecavoorzieningen in De Hoge Hof en Liefkenshoek. Op termijn zullen de welzijnsactiviteiten in Herveld/Andelst volledig onder verantwoordelijkheid komen van dorpshuis De Hoendrik. Werkgebieden SSZ richt zich op cliënten in de verschillende dorpskernen van de gemeente Overbetuwe, met uitzondering van het dorp Elst. In deze dorpen worden op basis van historisch gegroeide afspraken welzijnsdiensten geboden, zoals Tafeltje Dekje. Ook wijkverpleging vindt plaats in verschillende dorpen. Met de hervormingen in de ouderenzorg beperkt SSZ de wijkverpleging tot de woonzorgcomplexen naast de beide zorgcentra in Herveld en Heteren. In deze geclusterde woonvormen bieden we behalve wijkverpleging ook hulp bij het huishouden en welzijnsdiensten aan. Hiermee wordt voor de bewoners van deze wooncomplexen een equivalent geboden voor het verzorgingshuis. In Driel bieden we in het gehele dorp wijkverpleging en ook De Loohof in Zetten rekenen we tot ons werkgebied. In 2019 gaan we uit van voorzichtige groei. De voorbereidingen voor een nieuw woon-zorgcomplex in Herveld- Andelst zijn in volle gang en in 2019 zal gestart worden met de bouw. De ontmanteling van de huidige locatie De Hoge Hof vindt stapsgewijs plaats. De locatie in Liefkenshoek zal vooral bestemd zijn voor cliënten die verblijven met behandeling (verpleeghuis). Kernwaarden van Stichting Samen Zorgen Missie, visie en Kernwaarden Wie zijn wij? Onze missie SSZ heeft als missie zorg, behandeling en welzijn aan de ouder wordende mens te bieden. Om dit te realiseren werken we professioneel, vanuit warme zorg en aandacht. Daarmee streeft SSZ ernaar de kwaliteit van leven en het welbevinden van cliënten te vergroten. Onze Visie Bij SSZ staat de ouder wordende mens centraal. Cliënten worden omringd met warme zorg en aandacht. Een veilige leefomgeving, die aansluit bij een gevoel van thuis zijn, maakt het betekenisvol ouder worden mogelijk; het ouder worden dat gepaard gaat met fysieke en/of mentale ongemakken, die van invloed zijn op zelfredzaamheid. In het omgaan daarmee ondersteunen wij hen door individueel maatwerk, aandacht voor gezondheidsrisico s en met professionele zorg. Hierdoor ontstaat betekenisvolle ruimte voor het ouder worden, voor het welbevinden en voor tevredenheid. Het levensverhaal van de cliënt is het vertrekpunt voor de zorg. In samenspel met bewoner, familie, zorgmedewerkers en vrijwilligers krijgt zorg de juist vorm. Wij nodigen familie en vrienden daarom uit om een bijdrage te leveren zodat het samen zorgen tot meer mogelijkheden en tot verbinding leidt. Kernwaarden In de kernwaarden, ook wel WARM-waarden genoemd, is onze missie en visie vertaald in concrete waarden en zijn gedragingen beschreven die iedere medewerker van SSZ naar eigen handelen vertaalt. WARM staat voor Waardevol, met Aandacht, eigen Regie en Mensgericht. 4
Waardevol: Het bijdragen aan een betekenisvol leven, participeren, liefdevol met passie en professioneel; Aandacht: Regie: Mensgericht: Samen met familie en mantelzorgers betrokken zijn bij het leven van de cliënt; De cliënt geeft zijn leven zo zelfstandig mogelijke vorm met familie en naasten, ervaart zeggenschap en autonomie, en voelt zich erkend en herkend; Als professional gaan we uit van gelijkwaardigheid, staat de zorgrelatie centraal en zijn we naast familie en mantelzorgers van betekenis, nabij, op respectvolle wijze en met aandacht. SSZ wil vanuit haar kernwaarden tegemoet komen aan de ondersteuningsvraag van onze huidige en toekomstige (nieuwe) cliënten en haar diensten blijven inrichten op deze en nieuwe vragen. Kwaliteit van Medewerkers Profiel Personeelssamenstelling Om aan de normen vanuit het Landelijk Kwaliteitskader te kunnen voldoen is het van belang zicht te hebben op het aantal benodigde zorgverleners om te voorzien in de (veranderende) zorgvraag en de daarbij benodigde vaardigheden en competenties van medewerkers. Teams hebben hun competenties in kaart gebracht. Daar waar zij deskundigheid missen wordt dit aangevuld door middel van bijscholing of opleiding. Om dit op organisatieniveau inzichtelijk te maken en op te kunnen sturen werkt SSZ aan haar strategische personeelsplanning. Onderstaande grafieken geven een beeld weer van de personeelssamenstellng zorg en welzijn, in relatie tot het aantal clienten dat zorg afneemt bij SSZ en de daar aan gekoppelde zorgzwaarte pakketten (ZZP s ). De eerste grafiek laat tevens zien dat 73% van de medewerkers zorg en welzijn/dagbesteding beschikt over niveau 3 of hoger. Het aantal verpleegkundigen niveau 4 is momenteel ruim 10% met de aantekening dat er nog vijf leerlingen in opleiding zijn en er op dit gebied dus sprake van groei is. Teams zetten waar mogelijk meerdere gekwalificeerde medewerkers in om aan de complexe zorgvraag te voldoen (piekmomenten), op rustiger momenten kan daar van worden afgeweken. Met de inzet van een ieder (medewerkers en vrijwilligers, als ook mantelzorgers) krijgen clienten passende ondersteuning op maat bij SSZ. De functie behandeling wordt ingekocht bij Zinzia zodat SSZ voor alle clienten met een indicatie inclusief behandeling beschikt over een specialist ouderen geneeskunde (sog), psycholoog, ergotherapeut, fysiotherapeut, dietist enz. Personeelsamenstelling zorg en welzijn/dagbesteding pg TOTAAL AANTAL MEDEWERKERS 142 LEERLING VP 5 LEERLING VIG 16 MW. DAGBESTEDING PG 2 VERPLEEGKUNDIGEN NIV. 4 15 (CONTACT)VERZORGENDEN 66 VERZORGINGSHULPEN 38 0 20 40 60 80 100 120 140 160 5 Peildatum 1 november 2018
Verhouding leerling: gediplomeerden In 2018 zijn 21 van de 142 medewerkers in opleiding (= 14,8%). Hiermee voldoet SSZ ruimschoots aan de norm van het opleiden. Overzicht aantal cliënten met behandeling/ cliënten zonder behandeling Overzicht aantal clienten met en zonder behandeling SSZ TOTAAL AANTAL CLIENTEN 130 VERBLIJF MET BEHANDELING 60 VERBLIJF ZONDER BEHANDELING 70 Overzicht van het aantal clienten naar zzp s Peildatum 1 november 2018 Aantal clienten en zzp 57 34 24 3 0 4 4 4 ZZP 0 ZZP 1 ZZP 2 ZZP 3 ZZP 4 ZZP 5 ZZP 6 ZZP7 Aantal vrijwilligers per doelgroep/ verdeling naar soort activiteiten Peildatum 1 november 2018 Aantal vrijwilligers per activiteit 140 120 100 80 60 40 20 0 16 55 35 8 129 1 12 3 13 1 2 13 12 6 Peildatum 1 november 2018 6
Leiderschap, governance en management De besturingsfilosofie van Stichting Samen Zorgen gaat uit van meer regelruimte voor teams en medewerkers, met een daarbij passend aantal leidinggevenden. Het motief hiervoor heeft te maken met de wijze waarop SSZ naar haar cliënten kijkt. Vanuit de visie waarbij eigen regie en zeggenschap over leven en aansluiten bij het leven van de cliënt belangrijke pijlers zijn, is het versterken van de eigen regie en regelruimte voor medewerkers een voorwaarde om die visie te realiseren. De aansturing en de governance van SSZ dient faciliterend en ondersteunend te zijn aan het primaire proces. Het management bestaat naast de bestuurder uit een manager zorg en behandeling en een manager bedrijfsvoering &facilitaire processen. Per 1-1-2019 neemt de huidige directeur-bestuurder van SSZ afscheid. De Raad van Toezicht van SSZ heeft met inachtneming van de ontwikkelde besturingsfilosofie, op basis van de inzichten van het MT, leidinggevenden, de cliëntenraad en de ondernemingsraad besloten een interim-bestuurder aan te trekken met de opdracht te onderzoeken welke bestuurs- en managementstructuur past bij SSZ. De interim bestuurder zal gedurende deze fase leidinggeven aan de organisatie en het MT. Stakeholders SSZ heeft te maken met diverse stakeholders: o Zorgkantoor Menzis voor de WLZ o Ziektekostenverzekeraars - subsidie ELV en productieafspraken o Nederlandse zorgautoriteit o Centrum voor Indicatiestelling o De gemeenten Overbetuwe, Neder-Betuwe en Arnhem o Zinzia Zorggroep voor de inkoop behandeling, o Zorggroep Maas en Waal, Zorggroep RijnWaal en Zorgcentrum St. Barbara (samenwerking) o Huisartsen (zorg zonder behandeling zzp 4) o Ketenzorg dementie, Forte Welzijn, Woningcorporaties, stichting de Loohof en Eerstelijnszorg Midden-Betuwe o Apotheken o STMR (thuiszorgorganisatie) SSZ investeert op verschillende manieren in de samenwerking met deze partners en onderhoudt de relatie via de geijkte wegen, soms op geplande afspraken, soms via een extra contact. Het is voor SSZ belangrijk om op inhoud contact te onderhouden om de zorg- en dienstverlening optimaal te kunnen bieden. De samenwerking in het lerend netwerk met Zorggroep Maas en Waal, zorgroep Rijn Waal en met Zorgcentrum St. Barbara is hierbij essentieel. Op grond van verschillende thema s zijn inmiddels contacten gelegd en worden zaken uitgewisseld met o.a. als doel het leren van elkaar. 7
Plannen en voornemens voor 2019 - thema s Kwaliteit en Veiligheid Persoonsgerichte zorg en ondersteuning/ wonen en welzijn In haar visie en missie geeft SSZ weer dat de ouder wordende mens centraal staat en warme zorg en aandacht mag verwachten in een veilige leefomgeving die aansluit bij het gevoel van thuis zijn. Dit begint bij het leren kennen van elkaar. Het huisbezoek door verpleegkundige en verzorgende met aandacht voor het welzijn draagt hieraan bij. Het gaat dan over woon/ en leefomstandigheden (gewoontes, tradities) inclusief veiligheid, participatie en sociale redzaamheid, het mentaal welbevinden en autonomie en lichamelijk welbevinden. Nu elke nieuwe cliënt die komt wonen of de dagbesteding pg bezoekt door het team huisbezoek wordt bezocht is het zinvol te onderzoeken of de werkwijze daadwerkelijk bijdraagt aan een goede start met ruimte voor welzijn. Uitgangspunt: De cliënt heeft een goede start gemaakt, aansluitend bij zijn of haar zorgvraag, wensen en mogelijkheden. Resultaat 1 - Persoonsgerichte zorg In juni 2019 is in kaart gebracht of de werkwijze voldoet, het zorgleefplan binnen 24u is opgesteld in samenspraak met cliënt en/of familie, onderlinge afstemming tussen medewerkers optimaal is, behandelaren direct bijdragen aan het opstellen van het plan. De tevredenheid van de cliënt/ familie over de start van wonen is aantoonbaar. Ontwikkelpunt/ aandachtspunt: Blijvend voldoen aan de voorwaarden zoals continuïteit in de samenstelling van het team huisbezoek, tijd en faciliteiten (pc) voor team huisbezoek, afstemming tussen medewerkers onderling. Indicatoren: Cliënten ervaren de meerwaarde van het huisbezoek met betrekking tot wonen blijkt uit een gericht onderzoek gekoppeld aan het Mdo; SSZ neemt aanbevelingen van cliënten en familie aantoonbaar over in de werkwijze; Uit interne audits blijkt of het huisbezoek heeft plaatsgevonden, de informatie binnen 24u is verwerkt, behandelaren betrokken zijn. 8
Persoonsgerichte zorg en ondersteuning Uitganspunt: De cliënt ervaart bij het ouder worden met fysieke en mentale ongemakken de juiste ondersteuning van professionals. De verzorgenden en andere professionals zullen de cliënt dus goed moeten kennen. Zij weten wat hem/haar bezig houdt om hierop in te kunnen spelen. Het betekenis geven aan onze Kernwaarden, de WARM-waarden, zal zichtbaar moeten worden in ons gedrag. Resultaat 2 - Persoonsgerichte zorg/ wonen en welzijn In navolging van 2018 is eind 2019 aan de Kernwaarden van SSZ handen en voeten gegeven, het is vanzelfsprekend ons ernaar te gedragen en herkenbaar voor elke cliënt. Dit betekent gelijkwaardig, professioneel en respectvol handelen. Ons jaarplanthema staat voor Aandacht, in alle opzichten. Wij zijn samen met familie en mantelzorgers betrokken bij het leven van de cliënt. Binnen de locaties zijn onze waarden via foto s zichtbaar en herkenbaar. Ontwikkelpunt/aandachtspunt: Medewerkers kennen de Kernwaarden (warmwaarden) van SSZ en weten hoe deze waarden te vertalen en te laten zien in hun gedrag en dagelijks handelen (gelijkwaardig, professioneel, respectvol); Voor de medewerkers is duidelijk wat de cliënt nodig heeft om eigen regie en autonomie zoveel als mogelijk te kunnen behouden; Cliënten hebben zo min mogelijk te maken met personeelswisselingen, het streven is te werken naar kleine, stabiele en flexibele teams die elkaar waar mogelijk ondersteunen. Indicatoren: De tevredenheidsmeting van cliënten en medewerkers op dit thema laat voldoende tevredenheid zien op dit thema (7 of meer) De Cliëntenraad van SSZ geeft de mate van tevredenheid van cliënten aan over de ontwikkelingen op dit gebied Teamsamenstelling (meting stabiliteit en continuïteit team). Uitgangspunt: De cliënt voelt zich veilig, ervaart zeggenschap en autonomie en wordt op respectvolle wijze en met aandacht bejegend. Cliënten ervaren dat het prettig wonen is, en dat er ondanks de achteruitgang aandacht is voor hun algeheel welzijn en zingeving. Het aantal gezichten (zorgverleners) dat zij per dag zien is minimaal, er is continuïteit in medewerkers. Resultaat 3 - Wonen en welzijn De levenskwaliteit en het welzijn van cliënten en hun naasten worden vergroot door thema s als zingeving (aandacht en ondersteuning op levensvragen), zinvolle dagbesteding, een schoon en verzorgd lichaam plus verzorgde kleding, familieparticipatie en inzet van vrijwilligers en wooncomfort. Ontwikkelpunt/ aandachtspunt Om dit te vergroten zullen (extra) functionarissen ingezet worden die bijdragen aan het vervullen van levenskwaliteit. Het gaat om extra inzet waarbij wordt opgemerkt dat meer functionarissen niet per definitie leidt tot betere zorg, we blijven kritisch. Het gaat o.a. om: - Helpenden voor de dagelijkse ondersteuning in de huiskamers (wonen en welzijn) - Verzorgingshulp somatiek - Een pastoraal medewerker (zingeving) - Muziektherapeut - Bewegingstherapeut 9
Indicatoren: De tevredenheidsmeting laat voldoende tevredenheid zien op het thema levenskwaliteit De aantoonbare inzet van extra functionarissen ter ondersteuning van dit thema In het zorgleefplan zijn de thema s zingeving, zinvolle dagbesteding, een schoon en verzorgd lichaam plus verzorgde kleding, familieparticipatie en inzet van vrijwilligers opgenomen. De inzet hiervan wordt gemotiveerd vanuit het budget Kwaliteitsgelden zie hiervoor het addendum Kwaliteit beleidsplan 2019. Uitgangspunt: Cliënten somatiek geven aan dat de overgang van de thuissituatie naar het verpleeghuis een grote impact heeft. Soms wordt de vergelijking gemaakt met rouwverwerking/ afscheid nemen van hetgeen je lief is. Resultaat 4 - Wonen en welzijn Eind 2019 is een introductiecursus ontwikkeld die wordt aangeboden aan alle nieuwe cliënten somatiek. Deze cursus draagt bij aan het welzijn van cliënten. Voor familie van cliënten pg zijn eind 2019 familiebijeenkomsten georganiseerd die aansluiten bij het komen wonen van hun naaste. Deze is gericht op kennis van zaken over dementie en ter versterking van de samenwerking tussen familie en zorg. Ontwikkelpunt/ aandachtspunt: Introductiecursus ontwikkelen in samenhang met vraag van cliënten somatiek en huidige verwachtingen. Indicator: De cursus is 1 juli 2019 gereed Vanaf 1 oktober 2019 is gestart met het aanbieden van de cursus. 10
Basisveiligheid Uitgangspunt: naast liefdevolle, persoonsgerichte zorg is het gevoel van veiligheid voor de cliënt essentieel. Resultaat 5 - Basisveiligheid en persoonlijke vrijheid Vanaf het begin van het komen wonen stemmen de cliënt, familie en professional continu samen af wat nodig en gewenst is. Het gaat dan vooral om balans in beperking van persoonlijke vrijheid (indien nodig) en algeheel welzijn. Er wordt periodiek gekeken of de maatregel voldoet. Dit gebeurt multidisciplinair in de daarvoor bestemde overleggen of tussentijds. Ontwikkelpunt/ aandachtspunt: Blijvend inspelen op de balans in de mate van persoonlijke vrijheid en algeheel welzijn in afstemming met de cliënt/familie en goede afstemming binnen het multidisciplinair team. Indicator: Mate van tevredenheid van cliënt en familie over het tijdig inzetten van aanpassingen (woonruimte, beperking, toezicht) Interne auditoren toetsen aantoonbaar of teams en behandelaren op een lijn zitten m.b.t. balans in beperking persoonlijke vrijheid en algeheel welzijn. Resultaat 6 - Basisveiligheid gestandaardiseerd SSZ beschikt al over een werkend kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op Prezo en op basis van het Kwaliteitskader. In 2019 wordt toegewerkt naar certificering waarvoor begin 2019 een contract is getekend. Hiertoe wordt vanuit het Keurmerkinstituut Perspekt in het voorjaar van 2019 een pre-audit gehouden op basis van de waarden die SSZ in samenhang met het kwaliteitskader uitdraagt. Ontwikkelpunt/ aandachtspunt: Intern voorbereiden van de pre-audit Indicator: Resultaat van de pre-audit in het voorjaar van 2019 Aantoonbaar verbeteren van resultaten van de pre-audit. Resultaat 7 - Basisveiligheid in dashboard Alle essentiële thema s vanuit basisveiligheid zijn opgenomen en geanalyseerd binnen het dashboard (kwartaalrapportages). Op basis van de analyse worden verbeteringen ingezet. Het gaat om medicatieveiligheid, inzet van antipsychotica en/of psychofarmaca, hygiëne en infectiepreventie, antibioticaresistentie, wondzorg in relatie tot decubitus, mondzorg. Ontwikkelpunten/aandachtspunten: Psychofarmaca eenduidig in kaart brengen bij somatiek Indicatoren: Uitkomsten uit de kwartaalrapportages op alle thema s met analyse en verbeterresultaten. Clienttevredenheidsonderzoeken. 11
Resultaat 8 - Basisveiligheid en interne audits Leren van elkaar gebeurt m.n. op teamniveau. De resultaten van de interne audits worden aantoonbaar besproken in de teams. De opvolging van verbeteringen zijn consequent door teamleiders in het dashboard opgenomen. Thema s ter verbetering op centraal niveau worden vanuit centrale aansturing verbeterd. Leercirkels kunnen daarbij ondersteunen. Ontwikkelpunten/aandachtspunt: Eenduidige opvolging n.a.v. interne auditrapporten. Indicatoren: De resultaten uit de leercirkels (bijeenkomsten, inhoud, opbrengsten) Kwaliteitsprestatie-indicatoren (KPI) in voortgangsrapportages met opvolging. 12
Een goede werkomgeving Personeelssamenstelling Stichting Samen Zorgen heeft voor 2019 o.a. als thema Aandacht voor medewerkers. Om vanuit onze missie en visie de gevraagde zorg en ondersteuning te verlenen is het essentieel dat er gewerkt wordt binnen een goede werkomgeving in de breedste zin van het woord. Dat wil zeggen dat medewerkers een (fysiek) prettige werkplek hebben waar het gaat om de intramurale zorg en dat zij competent zijn voor hun werkzaamheden. Het functiegebouw is zodanig dat teams met, en aanvullend aan elkaar, de gevraagde zorg en ondersteuning kunnen bieden. Daarvoor is het nodig dat teams weten welke zorgvragen er gesteld worden. De fleximatrix is hierbij een hulpmiddel. De complexiteit vraagt om een bepaalde expertise als ook de algemene dagelijkse zorg en welzijn. Resultaat 9 optimale teamsamenstelling De samenstelling van de teams is zowel in kwantiteit als in kwaliteit zodanig dat de gevraagde zorg 24 uur geboden kan worden binnen de financiële kaders. De zorg is veilig en kan waar mogelijk aangevuld worden met de ondersteuning van vrijwilligers en mantelzorgers. Samen staan ze voor de kwaliteit. De uitgangspunten voor normering zoals geformuleerd door het kwaliteitskader blijven gehandhaafd. Ontwikkelpunten/aandachtspunten: Invulling geven aan het geherstructureerde functiegebouw met daarin de verschillende rollen van contactverzorgenden, helpenden, verpleegkundigen; samen zorgen Aandacht voor het dagelijks welzijn van cliënten door het op maat aantrekken van helpenden in de huiskamers, maar ook aanvullende inzet van functionarissen zoals bewegingstherapeut, muziektherapeut Het team stelt onder verantwoordelijkheid van de teamleider en met elkaar vast hoeveel en wanneer zorgverleners nodig zijn, en wanneer er behoefte is aan ondersteuning van andere collega s. Dit vraagt nauwe afstemming met elkaar, soms team overstijgend. De opleidingsbehoefte sluit aan bij de gevraagde zorg en ondersteuning In het zorgleefplan is zichtbaar hoe het toezicht is geregeld De samenwerking in het team zelf als team overstijgend is gericht op kwaliteit van zorg (veilig) Nieuwe medewerkers en stagiairs worden aangenomen vanuit de behoeften/ kwaliteitseisen en ingewerkt in de visie en kernwaarden; De praktijkopleider en HR-adviseur zijn nauw betrokken bij de teams Ondersteuning van familie en mantelzorgers via introductiecursus (zie resultaat 4) Ondersteuning van vrijwilligers door een vrijwilligers coördinator (zie resultaat 12). Indicatoren: Beleid herstructurering functiegebouw is 1 januari bekend bij alle zorgmedewerkers Concrete Inzet aan fte op 31 december 2019 van de verschillende aanvullende therapeuten Teamtevredenheid op basis van uitvoering van rollen van medewerkers (aanvullend aan elkaar) Mate van tevredenheid van cliënten over hun welzijn 13
Gebruik van Informatie om registratielast te voorkomen Uitgangspunt: Op diverse fronten wordt landelijk gewerkt om de kwaliteitsgegevens eenmalig uit te vragen, waarmee de administratieve lasten verlaagd worden. Stichting Samen Zorgen werkt zelf eveneens aan beperking van de administratieve lasten. Het projectteam QIC dat is gestart in 2018 voor wijkverpleging zal de blauwdruk voor wlz-zorg in 2019 toepassen. Als neveneffect geldt dat uitbreiding van hardware leidt tot verbetering van veiligheid en correctheid bij toediening van medicatie. Het dossier is dichtbij de cliënt beschikbaar en de communicatie tussen zorgmedewerkers onderling wordt vergemakkelijkt. Resultaat 10 Optimaal gebruik van informatie - In 2019 is het ECD in Qic zodanig efficiënt ingericht dat alle informatie optimaal, eenvoudig en consequent gebruikt kan worden om snel overzicht te hebben op de indicatoren risicosignalering, VBM, wondzorg, MIC, onbegrepen gedrag enz. - De scholing voor medewerkers m.b.t Qic heeft plaatsgevonden. Medewerkers ondervinden aantoonbaar minder last van de administratieve last. Er is rekening gehouden met de AVG. - De inzet van hardware is aantoonbaar uitgebreid en leidt tot vermindering van fouten, veiliger zorg. Het draagt bij aan heldere, adequate communicatie. - De inzet van hardware, zoals een gps-horloge, vergemakkelijkt voor zorgmedewerkers het volgen van cliënten die daardoor op hun beurt de door hen gewenste vrijheid hebben. Ontwikkelpunten/ aandachtspunten: Het projectteam Qic werkt begin 2019 de blauwdruk uit en implementeert deze voor de wlz. Indicatoren: Zorgleefplan in ECD is ingericht zoals vereist Alle medewerkers zijn aantoonbaar (bij)geschoold in rapporteren Overzichten veilige zorg uit QIC als managementinformatie Tevredenheid cliënten en medewerkers over juiste communicatie en informatie Het aantal technologisch ondersteunende toepassingen zoals hardware in relatie tot managementinformatie en gerichte tevredenheids-uitkomsten 14
Management en zorgverleners in hun kracht Uitgangspunt: Zoals voor elke persoon geldt en voor elk team, geldt ook binnen SSZ dat een prettige werksituatie en goede sfeer bijdraagt aan groei en ontwikkeling. Plezier in het werk kan zich op allerlei manieren uiten en vooral het hebben van invloed op je werk draagt daaraan bij. Medewerkers worden van harte uitgenodigd hier zelf initiatieven in te nemen. Resultaat 11 - Aantrekkelijk werkgeverschap Iedere medewerker voelt zich gehoord en gezien! Leidinggevenden voeren het goede gesprek en kennen de talenten van hun medewerkers, zij geven aandacht aan werkomstandigheden, mate van belasting en belastbaarheid van medewerkers in deze tijd van arbeidskrapte zodat de medewerkers van SSZ zich erkend en verbonden voelen met de organisatie en de cliënten en hun familie in het bijzonder. Teams weten wat zij nodig hebben om hun talenten in te kunnen zetten. Medewerkers zitten op hun plek of krijgen de mogelijkheid toe te groeien naar de juiste plek/functie binnen de organisatie. Scholing is ondersteunend om optimaal uitvoering te kunnen geven aan de zorgverlening. De roosterplanning wordt uitgevoerd door een centrale planner/roosteraar in nauw overleg met teams. De planner werkt aan centrale roosters en voorziet in inval bij ziekte. Medewerkers kunnen zich bezighouden met hun eigenlijke zorgtaken en werken met plezier! Ontwikkelpunten/aandachtspunten: Teamleiders ontwikkelen zich gezamenlijk m.b.t. het thema leiderschap zodat zij gericht aansluiten bij de ontwikkeling van hun teams Teams kennen elkaars waarden Duurzaam inzetbaarheid vanuit het HR-voorstel 2018 als prominent thema Aanvullende vragen toevoegen aan de ontwikkelgesprekken en bespreken om gericht werkplezier te hebben en te behouden Uitvoering geven aan het vastgestelde opleidingsbeleid en opleidingsjaarplan Uitvoering geven aan het vastgestelde BPV-beleid De centrale roosterplanner groeit in zijn/ haar functie in nauw overleg met teams Indicatoren: Gezamenlijke training leiderschap voor teamleiders Interne audits - teambesprekingen met thema (kern) waarden, werken met plezier Duurzaam inzetbaarheid, training leidinggevenden, minder verzuim, trainingen op maat Frequentie en resultaten op trends van het Duurzaam Inzetbaarheid Overleg (DIO) Medewerker tevredenheidsonderzoek eind 2019 Formatieplaatsenplan kloppend met tijdsfasering, strategische personeelsplanning/afdelingsfoto Evaluatie Opleidingsjaarplan conform benodigde kwaliteit/ deskundigheid Evaluatie BPV-beleid 15
Resultaat 12 - aandacht voor vrijwilligers Vrijwilligers zijn onlosmakelijk verbonden aan de Samen zorgen benadering van SSZ. Zij leveren samen met de professionals en mantelzorgers een belangrijke bijdrage aan het welzijn van de cliënt. Het welzijn van cliënten is vergroot door juiste ondersteuning van de vrijwilliger bij de individuele vraag; ook welzijns-/ groepsactiviteiten in de huiskamers sluiten nauw aan bij de vraag. De vrijwilligers coördinator is middels een contract verbonden aan SSZ. Medewerkers schakelen de coördinator bij vragen van cliënten of vanuit huiskamers in. Er is structureel aandacht voor vrijwilligers zodat zij adequaat betrokken worden in de ontwikkelingen, de visie en de kernwaarden van SSZ. Ontwikkelpunten/aandachtspunten: Vrijwilligers vervullen hun rol op passende wijze en passend bij hun mogelijkheden die nauw aansluiten bij de individuele vraag van de cliënt. De samenwerking tussen team, cliënt/mantelzorger en vrijwilliger is vanzelfsprekend De vrijwilligers coördinator heeft positie binnen SSZ en staat in nauw contact met de cliënten en familie om de vragen goed in beeld te hebben. Indicatoren: Rapportage op basis van Vrijwilligers tevredenheidsonderzoek dat eind 2018 is gehouden leidt tot aantoonbare verbetering van inzet en afstemming tussen vrijwilliger, cliënt en team Rapportage op organisatieniveau over de inzet van vrijwilligers in aantal en activiteiten Coördinatie va vrijwilligers is aantoonbaar ingezet Processen m.b.t. inzet vrijwilligers verlopen eind 2019 optimaal Evaluatie vanuit teams. Samen leren, ontwikkelen en verbeteren Stichting Samen Zorgen biedt meerder vormen van zorg en ondersteuning op maat en op verschillende locaties: zorg en wijkverpleging bij de mensen aan huis, complexere zorg binnen de nieuw te bouwen woonzorglocatie in Herveld/Andelst op basis van scheiden wonen en zorg, of zorg binnen de verpleeghuislocatie in Heteren. Ook de dagbesteding aan mensen met beginnende dementie wordt geboden. Dit vraagt om vaardigheden en deskundigheid van iedere medewerker, denk aan flexibiliteit, verbreden van kennis en deskundigheid (vaardigheden). De basis hiervoor is het werken vanuit onze gedefinieerde kernwaarden, onze warmwaarden. We leren daarbij van elkaar. Op basis van professionaliteit werken we aan eenzelfde doel, samen met de cliënt en zijn/haar familie en het netwerk en samen met vrijwilligers. Behalve dat we investeren in deskundigheidsbevordering zoeken we waar mogelijk verbinding met externe platforms zoals Vilans kenniscentrum, universiteiten (bv. Lava via Leidse universiteit), opleidingscentra in het kader van onderzoeksopdrachten en via ons lerend netwerk. Gebruik van Hulpbronnen Uitgangspunt kwaliteitskader: het management zorgt ervoor dat hulpbronnen het primair proces ondersteunen en niet tegenwerken. Medewerkers geven gemotiveerd aan wat zij nodig vinden om de zorg te verbeteren en krijgen ruimte zich hierin te verdiepen via beurzen, workshops enz. 16
Om goede zorg te leveren maken we gebruik van verschillende hulpbronnen. Een aantal bronnen om kwalitatief hoogwaardige zorg te kunnen zijn in bovenstaande aan de orde geweest: vakmanschap, deskundigheidsbevordering, zeggenschap en de interne structuur van informatie waarmee we onze resultaten kunnen behalen. Verder de reflectie en feedback naar elkaar in een lerende organisatie waardoor we goed aansluiting vinden bij elkaar. Hieronder lichten we nog enkele bronnen toe. Domotica/ inzet zorgtechnologie Behalve de ondersteuning van de zorg met domotica zoals infrarood sensoren, dwaaldetectie en ICT zal verdergaand gekeken worden naar de inzet van zorgtechnologie. Te denken valt aan gps-horloges (watchicare leefcirkel) of aan de aanschaf van een incontinentie-meetsysteem met als voornaamste doel het vergroten van het gevoel van waardigheid voor cliënten. Een belangrijke waarde blijkt uit gesprekken met cliënten en familie. Ook kwalitatief goede en zorg gerelateerde spelmaterialen zoals Q bi, knuffel robots, een meer-persoonsfiets of een OER-muziekspeler kunnen bijdragen aan welzijn. Een instrument dat kan bijdragen is LAVA (Life And Vitality Assessment). Het is ontwikkeld door de Leidse Universiteit om het goede gesprek te voeren en helpt medewerkers de juiste informatie over de hulpvraag boven tafel te krijgen. SSZ heeft zich hier eerder in verdiept en wil zorgvuldig kijken op welke wijze het kan bijdragen. Ook uitbreiding van hardware (laptops en tablets) om op elk moment te beschikken over de juiste informatie draagt bij aan veilige en efficiënte zorg. Vastgoed Als concrete hulpbron is het verpleeghuis als locatie zelf uiteraard van belang. Denk aan het gebouw, de locatie waar het zich bevindt, de buitenruimte en woonoppervlakte maar ook de mate van bewegingsruimte van mensen, hun privacy en de faciliteiten voor terminale zorg. Het afgelopen jaar is flink geïnvesteerd in de verpleeghuislocatie Liefkenshoek in Heteren. Het gebouw uit 2012 vraagt ondanks dat het gebouwd is aan de eisen van deze tijd al op een aantal fronten aangepast zodat het prettig verblijven is. En punten van aandacht zullen er blijven waar we in 2019 in zullen blijven investeren. Zo is er vraag naar meer ruimte voor een extra huiskamer omdat de vraag ernaar toegenomen is. In voorbereiding op de nieuwbouw zal in Liefkenshoek ruimte geschikt gemaakt worden om de cliënten vanuit een woning in De Hoge Hof te kunnen laten verhuizen naar de verpleeghuislocatie Liefkenshoek. Vanuit het thema Aandacht voor medewerkers vraagt de personeelsruimte in Liefkenshoek als plek van ontmoeting en gelegenheid om met elkaar te pauzeren om herinrichting en aanpassing in sfeer. En er zal vooruitlopend op de nieuwbouw in Herveld/ Andelst gekeken worden naar de kantoorlocaties in z n geheel, wanneer de Hoge Hof niet meer in gebruik zal zijn. In het MT-activiteitenplan is dit opgenomen onder het kopje Bouw. De doelstelling voor locatie de Hoge Hof is en blijft net als in 2018 te voldoen aan gestelde kwaliteitseisen, d.w.z. als prettig leefbare en veilige omgeving om te wonen. Ook in een periode van afbouw. Waar nodig zal net als in 2018 geïnvesteerd worden in kleine betaalbare aanpassingen. Duurzame kwaliteit van voeding Wanneer mensen te maken krijgen met fysieke en mentale achteruitgang is het kunnen genieten van een lekkere en gezonde maaltijd elke dag weer van belang en iets om naar uit te kijken. Dit is gerealiseerd door middel van het concept Samen lekker duurzaam, gezond en betaalbaar eten zodat cliënten kunnen eten op een voor hun gewenste tijd en de mogelijkheid hebben te kiezen uit 17
maaltijden. Onze gastvrouwen en keukenmedewerkers zetten zich elke dag opnieuw in om een smaakvolle gezonde maaltijd te verzorgen en zo nodig sturen zij dit bij. Voor 2019 staat een audit en enquête gepland m.b.t. de kwaliteit van de voeding, gastvrijheid en service in zijn algemeenheid, zodat inzichtelijk is wat goed gaat en wat eventueel beter kan. Voorzieningen als het restaurant, de receptie (telefonische bereikbaarheid), winkel, externe beveiliging zijn voor cliënten en hun familie van waarde hebben we gemerkt. Door professionals en vrijwilligers wordt samen vormgegeven aan deze voorzieningen. Het geeft betekenis aan de ontmoeting tussen mensen, aan het hebben van een zinvolle dag of welzijn en is in die zin onmisbaar. Het geeft uiting aan samen zorgen. Samenwerking apothekers en (huis)artsen Stichting samen zorgen werkt nauw samen met externen zoals apothekers en (huis)artsen. Met collega instellingen en Eerstelijnsvoorzieningen is een Convenant gesloten in het kader van continuïteit en veilige zorg. Er zijn diverse contracten opgesteld. Zo werken we samen met de geïntegreerde eerstelijns zorg Midden-Betuwe GEZ, dragen we bij aan de ketenzorg dementie en op verzoek worden door de woonzorgbemiddelaar workshops dementie worden gegeven. Onlangs zijn gesprekken gevoerd voor de implementatie van Medimo, een digitale ondersteuning om het toedienen van medicatie elektronisch te registreren waardoor de kwaliteit wordt verbeterd. Op die manier voorzien we elkaar van informatie en ontwikkelingen over de geboden zorg en dienstverlening. Wanneer nodig doen wij een beroep op elkaar om gegevens te verkrijgen en zo onze kwaliteit van zorg te verbeteren. Deze samenwerking verloopt over het algemeen zeer goed. We zullen hier uiteraard in 2019 aan blijven werken. Samenwerking met andere professionele relaties zoals de GGD, ziekenhuizen Als verpleeghuis hebben we uiteraard te maken met andere professionele instellingen zoals ziekenhuizen, GGD of andere deskundigen en werken we samen in de keten. We dragen o.a. bij aan zorgprogramma s met onze kennis en ervaring en versterken zo onze samenwerkingsrelaties. 18
Beschrijving van de cyclus van meten en evalueren met relevante partijen en communicatie van resultaten intern en extern Gekoppeld aan beleid zijn meetinstrumenten ontwikkeld die de kwaliteit van zorg meten. Denk aan de methodiek van het zorgleefplan, risicosignalering, evaluaties via MDO s met registraties zoals MIC en M&M. Ook klachten, MIM s, klanttevredenheid, medewerker tevredenheid, ontwikkelgesprekken, RI&E en Arbo zijn input voor de verbetercyclus. Teamleiders halen de informatie op voor de voortgangsrapportages aan het management. Al die informatie samen levert informatie op om te verbeteren. Voor medewerkers geldt dat zij op eenvoudig wijze de meest actuele procedures, beleidsdocumenten, protocollen en werkinstructies voor handen moeten hebben. Dit laatste vraagt opnieuw aandacht en heeft direct te maken met de inrichting van ons kwaliteitssysteem. Begin 2019 zal duidelijk zijn vanuit intern onderzoek door beleidsmedewerkers en MT of het kwaliteitssysteem Prezo zoals SSZ dat nu toepast formeel kan worden gemaakt. Prezo kent verscheidene vormen en niveau s van externe toetsing (audits). Voor ons met als belangrijkste vraag: sluit onze zorg goed aan bij dat wat de cliënt en zijn/haar naasten vragen, namelijk: persoonsgerichte zorg en ondersteuning met aandacht voor geestelijk en lichamelijk welzijn, basisveiligheid en een prettige manier van wonen. Informatiebeveiliging Informatieveiligheid is belangrijk, zeker in de langdurige zorg waar uiteenlopende privacygevoelige, medische informatie van cliënten, gegevens van medewerkers en financiële gegevens over de verleende zorg worden beheerd en uitgewisseld. Sinds mei 2018 wordt de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gehandhaafd. Deze wet stelt hoge eisen aan de informatieveiligheid in een organisatie en waarborgen m.b.t. beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van alle informatie die nodig is om de cliënten verantwoorde zorg te kunnen bieden. Naast de AVG zijn ook de Kwaliteitswet Zorg en de wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) van belang. Via een projectgroep met ondersteuning van de firma SDB is planmatig gewerkt aan de uitvoering van de wet. Alle medewerkers zijn via informatiebijeenkomsten geschoold. Het voorjaar 2019 zal gebruikt worden om de praktische vertaling verder vorm te geven. Sturingsinformatie van de organisatie en de locaties Via kwaliteit prestatie indicatoren wordt informatie opgehaald bij teamleiders en teams in het Dashboard. Het gaat om inzet, cijfers, zorginhoudelijke indicatoren, veiligheid, Hygiëne en Infectiepreventie enz. Aan de hand van deze rapportages monitoren de teamleiders en managers de geleverde zorg en stellen zij dit waar nodig bij. Periodiek komt dit thema op de agenda van zowel teams, leidinggevenden als management. Op deze wijze verbeteren wij met elkaar systematisch. Het blijft een punt van aandacht om de meest relevante informatie op te halen. Informatie vanuit de externe samenwerkingsrelaties worden eveneens opgenomen in het dashboard zodat er een volledig systeem voor handen is om te kunnen monitoren en te verbeteren. 19
Planning van het komende jaar op basis van resultaten afgelopen jaar (volgens kader) Het afgelopen jaar waren belangrijke thema s zoals persoonsgerichte zorg (familieparticipatie, autonomie, cliënttevredenheid), basisveiligheid, medewerkerstevredenheid, sturingsinformatie onder de aandacht vanuit het Kwaliteitskader. Veelal is geïnvesteerd in het optimaliseren van de toekomstige ontwikkelingen, in het functiegebouw, in werkprocessen, in het werken aan de hand van methodieken. Het is een belangrijk houvast. In 2019 zullen we ons verdergaand richten op de resultaten, vooral waar het gaat om kwaliteit van zorg en dienstverlening. Alles vanuit het thema aandacht. Jaarplannen per locatie per team Evenals in voorgaande jaar zullen teams hun eigen jaarplan opstellen. Het meerjarenbeleidsplan 2018-2020 is de kapstok; het MT-jaarplan 2019 is daarvan een afgeleide met daaraan gekoppeld het kwaliteitsjaarplan 2019 en de motivatie van het kwaliteitsbudget. Dit alles in verbinding met elkaar. Tot slot Hoe leren en verbeteren we samen? Alles begint bij goede communicatie, elkaar informeren, informatie ophalen en kennis delen. Enerzijds zal dat via de geijkte kanalen gebeuren zoals het intranet en de nieuwsbrieven. Niet alleen de harde cijfers met informatie maar vooral de verhalen daarachter zullen ons allen stimuleren de goede dingen te doen. Wat gaat goed, waarom gaat het goed, wat is het succes, waar zijn we trots op? Dat geeft energie om die mooie organisatie te zijn en blijven waar de ouder wordende mensen willen verblijven en medewerkers met veel plezier willen werken! Dit kwaliteitsplan geeft richting, niet alleen in harde cijfers maar juist ook aan de zachte kant hiervan. Uiteraard gaat het er om onze gezamenlijke doelstellingen vanuit dit plan onder de aandacht te brengen van medewerkers, de cliëntenraad en ondernemingsraad. Tenslotte zijn zij de onmisbare schakels naar de dagelijkse praktijk! Goed luisteren naar de ander Soms jezelf wegcijferen De ander kennen en (h)erkennen Zodat hij of zij kan zeggen Dat het een mooie dag was! Namens het Managementteam Stichting Samen Zorgen Vastgesteld door MT 11 december 2018 20