6 e Directie Dienst 61 Welzijn Provincieraadsbesluit betreft verslaggever NOORD-ZUIDSAMENWERKING : REGIOBELEID ECUADOR de heer Jean-Pierre Van Der Meiren De Provincieraad, Gelet op artikel 65 van de provinciewet; Gelet op de beleidsopties en regelgeving met betrekking tot de regiogerichte Noord-Zuidsamenwerking die zijn vastgelegd door de Raad op 22.04.2004; overwegende dat voorliggend ontwerp van kaderovereenkomst het resultaat is van een grondig overleg tussen de verschillende partners. besluit : De Provincieraad keurt volgend concept van kaderovereenkomst goed met betrekking tot de regionale samenwerking tussen de Provincie Oost- Vlaanderen, Vredeseilanden en CEFODI in de provincie Esmeraldas in Ecuador. Artikel 1: 1. ALGEMEEN KADER VAN DE SAMENWERKING Deze samenwerking kadert in de Provinciale beleidsopties en regelgeving 'Regiogerichte Noord-Zuidsamenwerking' zoals deze door de Provincieraad van 22 april 2004 werden goedgekeurd. 2. DOELEINDEN VAN DE SAMENWERKING De algemene doelstelling van dit samenwerkingsverband is te omschrijven als volgt: het bevorderen van de samenwerking tussen ontwikkelingsactoren, het versterken van de burgermaatschappij en haar verbondenheid met de gedecentraliseerde overheidsinstellingen, en het bevorderen van welvaart in de provincie Esmeraldas in Ecuador.
p. 2/7 De specifieke doelstellingen staan in het vijfjarenplan 2003-2007 beschreven als volgt: Burgerdeelname en bevordering van de rurale economie in de kantons Muisne, Rio Verde en Atacames. 1. Het sociale netwerk en de capaciteiten van de georganiseerde plaatselijke actoren om te overleggen, organiseren, participeren en hun rechten uit te oefenen, zijn versterkt. 2. De productie- en verhandelingssystemen van de gezinnen en kleine boer(inn)en zijn gedynamiseerd. 3. De toegang van de gezinnen en kleine boer(inn)en tot alternatieve financieringssystemen is verbeterd. Dit vijfjarenplan maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. 3. DEELNEMENDE PARTNERS 1. Het Provinciebestuur van Oost-Vlaanderen 2. De coördinerende organisatie in het Zuiden: De Corporatie voor Integrale Vorming en Ontwikkeling van Esmeraldas - Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral (CEFODI) : is een Ecuadoriaanse NGO die aan de duurzame plaatselijke ontwikkeling van de Provincie Esmeraldas (Ecuador) werkt door het bevorderen van de rurale economieën, van de sociale rechtvaardigheid en van het respect voor de omgeving en de plaatselijke culturen. Voor de periode 2003-2007 heeft CEFODI bepaald dat zij haar acties zal oriënteren binnen het kader van burgerdeelname en overleg tussen instellingen, duurzame landbouw en alternatieve financieringssystemen voor het platteland. 3. De ondersteunende NGO in Vlaanderen: Vredeseilanden is een onafhankelijke Vlaamse NGO, die in 13 landen in het Zuiden werkt, waaronder in Ecuador. Het centrale werkthema is voedselzekerheid en duurzame plattelandsontwikkeling. Deze NGO is sinds 1980 1 in Ecuador werkzaam. 4. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN ELKE PARTNER 4.1. overleg en opmaak van een vijfjarenplan Hiertoe coördineert CEFODI in de provincie Esmeraldas het structureel onmisbaar overleg met de andere plaatselijke actoren die bij de uitvoering van de activiteiten betrokken zijn - instanties van de overheid en van de burgermaatschappij -, waarbij ze concrete mechanismen bepaalt voor het overleg tussen de diverse instellingen, hoe en waar ze die het meest geschikt acht. VECO Ecuador werkt direct met CEFODI samen aan de formulering en opvolging van het vijfjarenplan en zorgt hierbij voor globale coherentie met de strategische oriëntaties van de andere twee partners. VECO steunt en 1 Vredeseilanden staat in Ecuador bekend als VECO Ecuador Vredeseilanden Country Office Ecuador.
p. 3/7 begeleidt CEFODI bij het aanbrengen van concrete mechanismen voor het overleg tussen de diverse plaatselijke instellingen. De Provincie Oost-Vlaanderen keurt het vijfjarenplan formeel goed als referentiekader voor haar financiële steun. 4.2. Implementatie jaarlijkse actieplannen CEFODI is verantwoordelijk voor de opmaak en implementatie van de kaderovereenkomst in jaarlijkse actieplannen. VECO Ecuador is verantwoordelijk voor de begeleiding hiervan en voor de vertaling en de indiening van de actieplannen bij het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen. 4.3. Financiering Bij de goedkeuring van de vijfjarenplannen wordt, onder voorbehoud van vaststelling van kredieten en binnen de perken van de jaarlijkse provinciale begrotingen, de globale enveloppe voor de volgende vijf jaren in principe vastgesteld. De financiering van de vijfjarenplannen gebeurt op basis van de jaarlijkse actieplannen die aan het bestuur moeten bezorgd worden voor 1 maart van elk jaar. De uitbetaling verloopt via de organisatie Vredeseilanden die, ten aanzien van de Provincie, juridisch verantwoordelijk is voor het gebruik en de verantwoording van de middelen. Bij de indiening van de actieplannen kan een eerste schijf van 50% in uitbetaling gesteld worden. Het saldo kan in uitbetaling gesteld worden na ontvangst (voor 30 juni van ieder jaar) van: - de verantwoording over het gebruik van de in het voorbije kalenderjaar toegekende subsidies, - werkingsverslag met evaluatie van de in het vorig actieplan gestelde doelstellingen, - financiële afrekening, jaarrekening met vermelding van alle uitgaven en inkomsten voor het globale programma en voor de verschillende programmaonderdelen. Op basis hiervan wordt door Vredeseilanden een financieel jaarcontract opgesteld ten gunste van CEFODI, waarin het gebruik van het door de Provincie toegezegde totaalbudget vastgelegd is, overeenkomstig de volgende basisprincipes: Van het totaal goedgekeurde bedrag is 5% bestemd voor de kosten die het team van VECO Ecuador maakt bij de hulpverlening aan CEFODI op technisch, methodologisch en organisatieversterkend vlak, evenals voor de kosten die verbonden zijn aan opvolging en communicatie. Al deze activiteiten staan uitdrukkelijk in de financiële jaarcontracten genoemd, met duidelijke vermelding van de voorziene uitgaven. Zo kunnen in deze rubriek de volgende uitgaven voorzien worden : o reis- en verblijfskosten van de verderop genoemde afgevaardigden uit België om deel te nemen aan de bijeenkomsten tussen de diverse instellingen die elke twee jaar gehouden worden;
p. 4/7 o kosten van de opvolgingsmissies en van de organisatie van de hierop volgende halfjaarlijkse verantwoordingsbijeenkomsten (de evaluaties en audits hebben een apart budget in het actieplan); o kosten die rechtstreeks verbonden zijn met de door VECO Ecuador aan CEFODI verleende steun op technisch, methodologisch en organisatieversterkend vlak (hierbij zijn niet inbegrepen: de salarissen van het personeel van VECO en de normale werkingskosten van VECO, de verplichte deelname van CEFODI aan de werking van het platform van VECO en haar partners). Deze steunacties en hun modaliteiten worden gezamenlijk door VECO Ecuador en CEFODI bepaald. o Kosten om door de Provincie aangevraagde essentiële documenten en de samenvattingen hiervan te laten vertalen, en om deze zo nodig met speciale zending te laten bezorgen. Nog eens 5% van het totaal goedgekeurde budget dekt de institutionele of overhead kosten van Vredeseilanden, om zo haar betrokkenheid bij deze overeenkomst, zowel in België als in Ecuador, te garanderen. CEFODI zorgt ervoor dat de politiek om haar financiële bronnen te diversificeren doorgang vindt, zodat zij eind 2005 voor haar werkingskosten en activiteiten niet meer dan 50% afhankelijk is van de fondsen van de Provincie Oost-Vlaanderen. Om financiële transparantie te garanderen, wordt elke twee jaar een financiële audit gehouden door een extern auditbureau, dat aangewezen wordt door VECO Ecuador en geaccepteerd door de Provincie Oost-Vlaanderen en CEFODI. 4.4. Uitvoering van de jaarplannen CEFODI verbindt zich tot het uitvoeren van de voorstellen van de jaarlijkse actieplannen, in samenwerking met alle lokale betrokken partners, waarbij zij de strategische oriëntaties van het financieringsplan 2003-2007 in acht neemt. VECO Ecuador verschaft, op uitdrukkelijk verzoek van CEFODI, technische ondersteuning op het gebied van organisatieversterking op die gebieden die in het Algemeen Landenbeleid van VECO Ecuador omschreven staan. 4.5. Monitorings- en evaluatiesysteem De volgende elementen maken deel uit van het participatieve plannings-, monitorings- en evaluatiesysteem, dat gebaseerd is op de methode van het logisch kader: o financieel meerjarenplan 2003-2007; o naar behoren goedgekeurde opeenvolgende jaarplannen; o halfjaarlijkse activiteitenverslagen en jaarlijkse financiële verslagen;
p. 5/7 o halfjaarlijkse opvolgingsmissies die door het team van VECO Ecuador uitgevoerd worden, gevolgd door partnerbijeenkomst, waarbij de plaatselijke actoren aanwezig zijn die aan de uitvoering van het programma deelnemen; o tweejaarlijkse bijeenkomsten met alle betrokken instellingen, die afwisselend door VECO-Ecuador en Vredeseilanden/België georganiseerd worden, met deelname van de volgende personen die verantwoordelijk zijn voor het programma: Directrice CEFODI vertegenwoordiger van VECO Ecuador Programma Adviseur Latijns-Amerika van Vredeseilanden vertegenwoordiger van Provincie Oost-Vlaanderen Noord- Zuidsamenwerking o participatieve, maar externe evaluaties, elke 2 of 3 jaar (mid-term evaluatie en eindevaluatie van het financieringsplan) met inbreng van de beleidsverantwoordelijken van de Provincie Oost- Vlaanderen. VECO Ecuador maakt dit participatieve planning-, monitorings- en evaluatiesysteem operationeel, waarbij zij op transparante wijze zorgt voor besluitname over de door de Provincie Oost-Vlaanderen geboden geldmiddelen. Binnen dit kader zorgt VECO Ecuador ook, indien nodig, voor vertaling van essentiële documenten of van de samenvattingen hiervan, waarbij zij als tussenpersoon optreedt tussen de Provincie en CEFODI. CEFODI zorgt voor tijdige uitwerking en verspreiding van de periodieke verslagen over de activiteiten die binnen het kader van deze overeenkomst ondersteund worden. 4.6. Coördinatie tussen de regio s De Provincie is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitwisselingen en communicaties tussen de verschillende regio s die steun van haar ontvangen. CEFODI verbindt zich ertoe actief deel te nemen aan de activiteiten die plaats vinden op het gebied van uitwisseling en communicatie met de andere gebieden. Indien nodig, zorgt VECO voor de aspecten die te maken hebben met vertaling en met communicatie tussen CEFODI en de andere gebieden die met de Provincie Oost-Vlaanderen verbonden zijn. 4.7. Uitwisselingsstrategie Noord-Zuid en contact met het Oost-Vlaamse publiek Vredeseilanden werkt vanaf 2005 in overleg met vzw Esmeraldas en met andere Oost-Vlaamse actoren een voorstel van meerjarenstrategie uit om zoals in de beleidsopties van de Provincie voorzien is de Oost-Vlaamse bevolking te betrekken bij het regiobeleid in Esmeraldas /Ecuador, door het
p. 6/7 organiseren en ondersteunen van info en educatie, uitwisseling en solidariteitswerk. Dit plan wordt opgesteld in coördinatie met CEFODI. De Provincie financiert deze projecten via een afzonderlijke regelgeving met een op de Provinciale begroting afzonderlijk voorzien krediet. De Provincie geeft logistieke ondersteuning en faciliteert de toegang tot de provinciale communicatiekanalen. CEFODI verbindt zich ertoe actief deel te nemen aan activiteiten op het gebied van uitwisseling en communicatie met de diverse betrokken actoren uit Oost- Vlaanderen. Zij stelt hiervoor de benodigde personeelsleden en tijd beschikbaar. 5. DUUR VAN DE OVEREENKOMST Alhoewel dit partnerschap gezien wordt als een verbintenis die a-priori geen tijdslimiet kent, loopt deze specifieke overeenkomst tot 31 december 2007. Vóór 1 december 2007 wordt er op basis van een grondige evaluatie beslist over eventuele verlenging. 6. PUBLIEKE CONTACTEN EN DRUKWErKEN De drie partners verbinden zich er uitdrukkelijk toe in alle publicaties en officiële contacten die rechtstreeks of onrechtstreeks op deze samenwerking betrekking hebben, te verwijzen naar het samenwerkingsverband en de namen van de drie partners te vermelden. 7. PARALLELLE RELATIES De verschillende organisaties erkennen de voorliggende kaderovereenkomst als basis van een samenwerking tussen de twee regio's in België en Ecuador. De drie partners behouden zich het recht voor om aanvullende betrekkingen aan te gaan met andere actoren in de twee gebieden, maar zij verbinden zich ertoe dit te doen op transparante wijze. 8. OVERIGE BESCHIKKINGEN De partners verbinden zich er wederzijds toe om de volgende principes in acht te nemen binnen het kader van de samenwerking: - transparantie en efficiëntie - duurzaamheid van de resultaten - legitimiteit ten opzichte van de plaatselijke sociale basis - gender- en cultuurbillijkheid Het openlijk niet in acht nemen van deze principes kan leiden tot het verbreken van de betrekkingen. De wil om mettertijd een band op te bouwen die
p. 7/7 vertrouwen en openheid uitademt, zal echter voorop moeten staan bij de uitwisselingen tussen de betrokken instellingen. Artikel 2: Voor de uitvoering van deze overeenkomst wordt, onder voorbehoud van de jaarlijkse vaststelling van de nodige kredieten door de Provincieraad, een bedrag voorzien van minimum 184 375 Euro op jaarbasis. Gent, Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier de Voorzitter