Bijlagen bij het bestuursreglement d.d. 23 april 2010 Profielschets(en) bestuur - toezichthoudend deel (zie concept in bijlage1 ) - uitvoerend deel (volgt later) Managementstatuut Rooster van aftreden leden toezichthoudend deel van het bestuur (is reeds aanwezig) Werving- en selectieprocedure leden toezichthoudend deel van het bestuur (zie concept in bijlage 2) Informatievoorziening/format Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 1
Bijlage 1: Profielschets toezichthoudend deel van het bestuur De kwaliteit van het functioneren van het toezichthoudend deel van het bestuur wordt bepaald door de kwaliteit van de personen die erin plaatsnemen en de werkwijze. In dit document wordt ingegaan op de personele kant. Algemene eisen Er kan een aantal algemene eisen aan het toezichthoudend deel van het bestuur als geheel worden gesteld: o maatschappelijk heterogene samenstelling o herkenbaarheid en geloofwaardigheid bij de belangrijkste belanghebbenden van de organisatie o binding met de regio o complementariteit van de leden qua kennis, ervaring en netwerken o evenwichtige samenstelling qua rollen Kwaliteiten lid en voorzitter, deskundigheden Vervolgens kan een onderscheid worden gemaakt tussen het profiel van een lid van het toezichthoudend deel en het profiel van de voorzitter, die daarvan ook deel uitmaakt. Vereisten die gelden voor zowel de leden als de voorzitter: o onderschrijven doelstellingen van de organisatie o maatschappelijk betrokken; inzicht in maatschappelijke en politieke verhoudingen o academisch werk- en denkniveau o onafhankelijk o qua (kritische) oordeelsvorming o vrij van last en ruggespraak, zonder zakelijk belang o bestuurlijke ervaring o ervaring als toezichthouder (betrokken op afstand) o op strategisch niveau opereren (onderscheid hoofd- en bijzaken) o visiegericht en doelgericht leiderschap o een helikopterview hebben o inzicht hebben in en affiniteit hebben met het onderwijs en met onderwijsinstellingen o beschikken over een (breed) netwerk o bereid zijn om tijd en energie te investeren o samenwerken in team met verschillende teamrollen o netwerker stond er al o samenwerken in team met verschillende teamrollen Specifieke kwaliteiten die gelden voor de voorzitter zijn: leiding kunnen geven aan informatievoorziening en besluitvorming leiding kunnen geven aan vergadering teamleiderschap optreden met (natuurlijk) gezag als binder regisseur van het toezichtproces: o roldiscipline toezichthouders (niet op stoel van uitvoerend bestuurder zitten) o controle op afhandeling besluitvorming o controle op behandeling agenda (alle aspecten van toezicht komen cyclisch voorbij) o controle op verschillende taakgebieden binnen het toezichthoudend deel van het bestuur o bewaken uitvoering eigen werkzaamheden Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 2
o controle op verantwoording kennis/ervaring conflicthantering diplomatieke en onderhandelingskwaliteiten kan zich verplaatsen in de belevingswereld van het bestuur kan goed samenwerken met het bestuur (wederzijds vertrouwen en respect) representatief extra beschikbaarheid van tijd (voorbereiding vergaderingen, intern overleg en ontmoetingen, externe representatie) Daarnaast dient het toezichthoudend deel van het bestuur over een aantal specifieke deskundigheden te beschikken. Over welke deskundigheden een toezichthoudend bestuur wenst te beschikken en over het belang ervan kunnen toezichthouders verschillen. Men kan (niet uitputtend) denken aan: financiële expertise organisatie- en managementontwikkeling juridische expertise ICT-expertise expertise op het gebied van HRM en personeelszaken ervaring in politieke netwerken en lokaal bestuur inhoudelijke kennis over type onderwijs, onderwijsbeleid en de omgeving van de organisatie kennis van jeugd, jeugdwelzijnswerk en jeugdzorg bekend zijn met maatschappelijke trends kennis van toeleverende en/of afnemende onderwijsorganisaties Terugkoppeling naar toezichthoudend deel van het bestuur Terugkoppelend naar de bovengenoemde taken van het toezichthoudend deel van het bestuur kan men naast de algemene opsomming van kwaliteiten (met speciale aandacht voor de voorzitter) en gewenste deskundigheden, verder in detail gaan door het opstellen van functie-eisen op het gebied van toezicht houden bestuurlijke zaken (kennis van statuten en interne regelgeving); besturing werkgeverschap het geven van advies het inrichten van eigen werkzaamheden en daarover verantwoording afleggen Diversiteit Ten slotte is er op het gebied van diversiteit binnen het toezichthoudend deel van het bestuur nog een aantal aspecten om rekening mee te houden: man/vrouw leeftijdsgroep etniciteit geografische herkomst herkomst naar sector (overheid, bedrijfsleven, non-profit) Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 3
Bijlage 2: Procedure werving en selectie toezichthoudende leden van het bestuur Inleiding De werving en selectie van toezichthoudende leden van het bestuur geschiedt bij voorkeur via een open procedure. Middels deze Procedure werving en selectie toezichthoudende leden van het bestuur wordt aan die openheid vorm en inhoud gegeven. De procedure is opgesteld om te garanderen, dat het aantrekken van toezichthoudende leden plaatsvindt volgens de beginselen van goed onderwijsbestuur. 1. Openstelling vacature Bindende voordracht van de medezeggenschapsraad De medezeggenschapsraad wordt in de gelegenheid gesteld om voor één zetel in het toezichthoudend deel van het bestuur een bindende voordracht te doen. De voordracht wordt opgemaakt met inachtneming van de profielschets toezichthoudend deel van het bestuur. Uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de zittingstermijn van het aftredende lid van het toezichthoudend deel van het bestuur stelt het bestuur de vacature open. De vacature wordt in ieder geval openbaar gemaakt via de website van Panta Rhei en gemeld aan de medezeggenschapsraad. Als een lid van het toezichthoudend deel van het bestuur eerder stopt met zijn werkzaamheden, ontstaat een tussentijdse vacature. Een tussentijdse vacature wordt zo spoedig mogelijk vervuld. De Procedure werving en selectie toezichthoudende leden is ook bij een tussentijdse vacature van toepassing. 2. Sollicitatiecommissie 1. Het bestuur stelt voor het wervings- en selectieproces een sollicitatiecommissie in. 2. De sollicitatiecommissie bestaat uit ten minste twee en ten hoogste vijf leden. 3. Indien het een vacature op bindende voordracht van de medezeggenschapsraad betreft, bestaat de sollicitatiecommissie uit: - twee leden van het toezichthoudend deel van het bestuur, op voordracht van het bestuur - twee leden van de medezeggenschapsraad, op voordracht van de medezeggenschapsraad - indien gewenst kan vanuit de Stichting een medewerker worden toegevoegd die de werving en selectieprocedure begeleidt. 4. In andere gevallen bestaat de sollicitatiecommissie uit: - twee of drie leden van het toezichthoudend deel van het bestuur, op voordracht van het bestuur - indien gewenst kan vanuit de Stichting een medewerker worden toegevoegd die de werving- en selectieprocedure begeleidt. 5. De sollicitatiecommissie verdeelt de taken onderling. De sollicitatiecommissie wijst een voorzitter en een secretaris aan die de gang van zaken rond de procedure bewaken. 3. Profielschets Bij het beoordelen of een kandidaat voor het bestuur voldoet aan de gevraagde deskundigheid en achtergrond, gaat het bestuur uit van aandachtspunten die het heeft vastgelegd in een profielschets. Het bestuur kan een aanvulling of een nadere invulling geven van de kwaliteiten en eigenschappen waaraan een kandidaat moet voldoen om voor een bepaalde bestuursfunctie in aanmerking te komen. 4. Plaatsing advertentie Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 4
1. De sollicitatiecommissie stelt een tijdschema vast, waarbinnen zij haar werkzaamheden zal afronden. 2. De sollicitatiecommissie stelt aan de hand van de profielschets een advertentie op. De advertentie dient zo duidelijk en concreet mogelijk te zijn en moet de sollicitant uitdagen om te reageren. 3. De sollicitatiecommissie bepaalt waar deze advertentie wordt geplaatst en hoe zij wordt vormgegeven. De advertentie wordt in ieder geval geplaatst op de website van Panta Rhei. 4. De advertentietekst bevat ten minste de volgende onderdelen: - een beschrijving van Panta Rhei; - een onderdeel gevraagd ; - een onderdeel geboden ; - een korte beschrijving van de procedure; - een informatiepunt; - een sluitingsdatum, waarop de termijn om te solliciteren (met een brief of elektronisch) verstrijkt; - eventueel geplande data voor gesprekken. 5. Selectie 1. De sollicitatiecommissie nodigt maximaal vijf kandidaten uit voor een gesprek. Het selectieproces vindt plaats aan de hand van de opgestelde profielschets. 2. Het bestuur en de medezeggenschapsraad kunnen kandidaten voordragen via coöptatie. Deze kandidaten wordt om een curriculum vitae gevraagd. De sollicitatiecommissie nodigt hen uit voor een gesprek. 3. De sollicitatiecommissie beoordeelt de binnengekomen brieven en selecteert de kandidaten die zullen worden uitgenodigd voor een gesprek. 4. De kandidaten die voor een gesprek worden uitgenodigd, ontvangen bij de uitnodiging de voor de functie opgestelde profielschets en overige relevante informatie. 5. De sollicitatiecommissie bereidt het selectiegesprek voor en verdeelt de taken die de commissieleden op zich nemen tijdens het selectiegesprek. 6. Selectiegesprek 1. Uitsluitend de voor de functie en de functievervulling relevante informatie komt aan de orde in het selectiegesprek. Tijdens het selectiegesprek krijgen beide partijen voldoende gelegenheid om informatie uit te wisselen. 2. Indien tijdens het eerste selectiegesprek onvoldoende informatie is uitgewisseld, kan worden besloten om een tweede selectiegesprek te houden. Tijdens het gesprek dient de sollicitant in een kort tijdsbestek aan te kunnen geven waarom hij geschikt denkt te zijn voor de bestuursfunctie. 3. Met de sollicitant worden afspraken gemaakt over het mogelijk inwinnen van referenties. 4. Na afronding van de selectiegesprekken beslist de sollicitatiecommissie welke kandidaat zij voordraagt. 5. De sollicitant waarop de keuze is gevallen, wordt zo spoedig mogelijk door de voorzitter geïnformeerd. De voorzitter informeert de sollicitant over de verdere procedure. 6. Indien een sollicitant zijn sollicitatie intrekt, wordt de door hem of haar verstrekte informatie teruggezonden of vernietigd. 7. Afwijzen sollicitant De sollicitanten die niet voor een gesprek in aanmerking komen of die, nadat met hen een gesprek is gevoerd, niet voor de functie in aanmerking komen, ontvangen zo spoedig mogelijk een gemotiveerde afwijzing via de secretaris. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 5
8. Vertrouwelijke behandeling gegevens 1. Gegevens die de sollicitant in zijn sollicitatie verstrekt, zijn vertrouwelijk. De sollicitatiegegevens worden daarom alleen verspreid onder de leden van de sollicitatiecommissie. 2. Na afloop van de procedure worden de gegevens, met uitzondering van de gegevens van de benoembare sollicitant, door de secretaris van de sollicitatiecommissie teruggezonden of vernietigd. 3. De gegevens van de benoembare sollicitant worden bewaard in een dossier. 4. De gegevens van de benoembare sollicitant kunnen alleen in bredere kring worden verspreid, als de sollicitant daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft. 9. Vaststellen voordracht 1. Indien het een vacature op bindende voordracht van de medezeggenschapsraad betreft, zendt de sollicitatiecommissie haar gemotiveerde voordracht, overeenkomstig het bepaalde in het vierde lid van artikel 6, naar de medezeggenschapsraad. Het bestuur ontvangt een afschrift. 2. In andere gevallen zendt de sollicitatiecommissie haar gemotiveerde voordracht, overeenkomstig het bepaalde in het vierde lid van artikel 6, naar het bestuur. 3. In de gemotiveerde voordracht wordt in ieder geval aangegeven, waarom de voorgedragen sollicitant in aanmerking komt voor de functie. Indien er meerdere kandidaten zijn, wordt een voorkeursvolgorde aangegeven. Na toestemming van de sollicitant kan zijn of haar curriculum vitae onderdeel uitmaken van de voordracht. 4. Indien het een vacature op bindende voordracht van de medezeggenschapsraad betreft kan de medezeggenschapsraad afwijken van de voordracht. Een afwijking van de voordracht geschiedt met schriftelijke argumentatie naar de sollicitatiecommissie. 5. In andere gevallen kan het bestuur afwijken van de voordracht. Een afwijking van de voordracht geschiedt met schriftelijke argumentatie naar de sollicitatiecommissie. 8. De secretaris van de sollicitatiecommissie stelt een verslag op van de gang van zaken en zendt dit, na goedkeuring door de sollicitatiecommissie, naar het bestuur, op basis waarvan het bestuur de sollicitatiecommissie decharge verleent. De sollicitatiecommissie heeft daarmee officieel haar werkzaamheden afgerond. 9. Het bestuur besluit over de voordracht voor de benoeming van het lid van het toezichthoudend deel van het bestuur. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april 2010 6