Verslagnr. 36.2009 Status: definitief Aanwezig: Afwezig mk: Kopie: Gerben Dijkstra, Inge van der Knaap, Karel van der Lelij, Hans van der Meer, Jaap Meijer, Paul Rullmann, Rob Speekenbrink, Niek Tholen, Johan Verweij en Ruth Vidal (verslag). Stella Böger, Kees Hoek, Taco Holwerda, Elsa van der Kooi, Johan Krook, Jeroen Rombouts, Otto de Swart, Ben Stuivenberg en Ton Visser. OR Secretaris overlegzaken Datum: 29 april 2009 1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter, Dijkstra, opent de vergadering en heet iedereen welkom. Aan de mededelingen wordt toegevoegd de zachte RI&E UD De agenda wordt vastgesteld. 2. Mededelingen/Ingekomen stukken Organisatiewijziging ICT; Op aandringen van de OdC, heeft de directie ICT toegezegd dat het plan er uiterlijk half mei ligt. Enerzijds vindt de OdC het positief dat de directie ICT zorgvuldig met de plaatsingen omgaan en vindt het op zich positief dat de directie ICT de OdC vroeg in het traject heeft betrokken. Anderzijds wil de OdC onderhand wel eens helderheid hebben over de organisatiewijziging bij ICT, vooral omdat een grote groep van de huidige medewerkers nu in een niet-beschreven organisatie werkt. De OdC wil in ieder geval zien een schets van het probleem, de analyse, wat de veranderingen daadwerkelijk moeten oplossen en de planning die ze willen aanhouden. In het vervolg zal de OdC niet meer afwijken van de procedures. Bij voorgenomen organisatiewijzigingen moet direct het plan ingediend worden en niet achteraf. Evaluatie OOD: Het tweetalig eindrapport van de evaluatiecommssie OOD is uit. De reactie met de concrete verbeterpunten wordt in het CvB van 12 mei a.s. besproken en vastgesteld. Voornemens vergadert het CvB op 15 mei a.s. met de OR hierover. Omdat het rapport al uitgebreid is, wordt de reactie kort en bondig. Organisatiewijziging F&C: Gezien de opmerkingen die er zijn op het concept advies van Meijer m.b.t. de organisatiewijziging F&C, is 1 mei niet haalbaar voor het uitbrengen van een definitief advies. Aansluitend op de overlegvergadering vergadert de OdC verder hierover. Dit is aan Ton Ruhé, directeur F&C, via de mail medegedeeld. Rullmann: Het niet halen van 1 mei a.s als datum voor het advies, wordt door Ton Ruhé betreurd. De bedoeling was om op 1 mei de aankondiging van de wijziging te versturen. Verhuizing Groenvoorziening: Er is nog geen duidelijkheid. Zodra deze er is zal Rullmann dit melden aan de OdC. Plannen Aula: Het plan voor het Auditorium is door het CvB vastgesteld. Voor de rest van de Aula komt een aanvullende plan. Het Auditorium heeft in verband met de veiligheid de hoogste prioriteit. Op 1 september a.s. moet het klaar zijn. De OWEE wordt niet in de Aula gehouden. Het congres staat gepland op 31 augustus a.s.. 1
Maandelijkse rapportage in relatie tot verlof SSC-F&C: Meijer licht toe dat de maandelijkse rapportage problemen veroorzaakt bij het opnemen van verlof. Rullmann: Ton Ruhé verwacht geen problemen maar volgt de ontwikkelingen en komt hierop terug. De maandafsluitingen moeten routine worden. Als het routine is komt de rust. De OdC betwijfelt dit en is met betrekking tot het domein F&C ook benieuwd naar de uitkomsten van het arbeidsbelevingsonderzoek. Onderbezetting BHV: Er is onderbezetting in de BHV ploegen. De ondersteuning vanuit UD verloopt op dit moment niet goed, waardoor het volgen van cursussen gepaard gaat met veel vertragingen. Daarnaast is het toch al lastig vervanging te krijgen voor de ploegleden die vertrekken. In verband met het belang van de BHV zal Rullmann actie ondernemen. Onderzoek servicepunten: Is ingebed in de organisatiewijziging ICT, en komt derhalve half mei. Rullmann licht toe dat er een voorstel van O&S is om de coördinatie te verhuizen vanuit ICT naar FMVG. Het onderzoek heeft plaatsgevonden. Dit heeft niet geleid tot acties. Er is gestimuleerd om met een ander model te komen. Welzijnsenquête zachte RI&E UD : De respons is zeer hoog: 67%. Het is onbekend wanneer de rapportage komt. Meijer licht toe dat men bezig is de resultaten te groeperen zodat kleine groepen onherkenbaar worden. Overige mededelingen Ingekomen stuk. Rullmann: Stand van zaken Organisatieverandering FMVG, Energie. Zowel de interne als externe sollicitatieprocedure heeft niet geleid tot invulling van de vacature. Er loopt nu een uitgebreidere externe wervingsprocedure. De organisatieaanpassing door middel van het verschuiven van werkzaamheden zal plaatsvinden na invulling van de vacature. Vidal zal de brief verspreiden aan de OdC. Voortgangsrapportage R&O cyclus: Van der Lelij geeft uitgebreide toelichting op de cijfers van de R&O cyclus 2008 over 2007. Het streefpercentage van 95% is nu al gehaald. Van de voortgang van de R&O 2009 over 2008 verwacht Van der Lelij geen problemen. Een groot deel van de formulieren (F&C, FMVG en O&S) is al binnen. Vóór de zomer a.s. verwacht Van der Lelij 85-90% van de formulieren binnen te hebben. Volgend jaar worden de formulieren door de BackOffice afgehandeld. De OdC is nieuwsgierig naar de eindrapportage. Rullmann spreekt zijn waardering uit naar Van der Lelij over de wijze hoe hij e.e.a. tot stand heeft gebracht. Bewust Belonen: Wordt in juni uitbetaald. Uiterlijk 6 mei moeten de overzichten aangeleverd zijn bij UD P&O. Uiterlijk 10 mei a.s. moeten deze bij P&O diensten binnen zijn. Medio juni verwacht Van der Lelij een overzicht te hebben van bewust belonen. Met Gert Jan Scheurwater, directeur Instellingsbeleid (IB) is overeengekomen om 1 dag per week een FIC er, Ted Barendse, beschikbaar te stellen voor de UD. Hij zal de informatievoorziening doen voor de UD. In eerste instantie zal hij zich bezighouden met de rapportage functies, inhuur derden per afdeling en de WW-uitkeringen per afdeling. Verder deelt Van der Lelij mee dat Centraal P&O bezig is met mobiliteit in combinatie met interne vacatures. Het is een centraal P&O project. De uitvoering ervan ligt bij UD. De projectleider is Jantine Verhoeff. Voor het stimuleren van de interne mobiliteit zal gekeken worden naar F&C als best practice 2
De OdC is blij met het overlijdensprotocol. Het ziet er goed uit en dat er een TU-brede prococol is, is alleen maar goed. 3. Stand van zaken Science Centre (SC) De voorzitter heet Theo Kemperman, projectleider SC welkom. Hij is uitgenodigd om de vorderingen mbt het SC toe te lichten. Mede gelet op de samenvoeging met het Watercentrum (WC) en de geplande oplevering is de OdC geïnteresserd in de organisatorische consequenties. Op 1 januari 2009 is de nieuwe organisatie een feit geworden. Op 1 april 2009 is de nieuwe hoofd SC, Michiel van der Meer van start gegaan. Kemperman is zeer positief over zijn inzet. Op 15 februari jl. is Mark Lammerts begonnen als nieuwe directeur Marketing & Communicatie (M&C). Er zijn drie vacatures, teamleider sales, assistente educatie en een assistente presentatie. Dit zal moeten leiden tot een aanstelling in en na de zomer a.s. De opzet en ontwikkeling van het Centre loopt op schema. De verwachting is dat de educatieve activiteiten al in het komende schooljaar, 1 september a.s. kunnen starten op de Mijnbouwstraat. Dan moeten er ook enkele exhibits functioneren. Rond de jaarwisseling zou alles operationeel moeten zijn. Medio februari zijn gesprekken geweest tussen de gemeente Delft, Hoogheemraadschap Delfland en TU over het Watercentrum (WC). Het streven is om dit in de SC-organisatie in te bedden. Dit betekent uitbreiding van de organisatie (met bekostiging van de extra fte s door de externe financiers) en het ruimtebeslag. Vooral de financiering maakt het WC complex. Een overkapping van de oostelijke binnentuin, met behoud van de Metasequoia s voor het WC heeft het gebouw voor nu en in de toekomst meer allure. De inhoudelijke wensen van de partijen m.b.t. het WC zijn verwerkt in het plan dat binnenkort mei a.s. met het CvB besproken gaat worden. E.e.a. zal niet volledig zijn. Er moet nog geld geworven worden, maar Kemperman verwacht, gezien de relatieve bescheidenheid van dit bedrag, geen onoverkomelijke problemen. De go beslissing is in voorbereiding en moet rond 19 mei genomen worden. Het Centre heeft een regionaal belang. Het WC is van nationaal belang. Landelijk is er draagvlak voor. Meijer vraagt zich af hoe en wanneer de overdracht van Kemperman wordt overgenomen door Michiel van der Meer. Theo Kemperman antwoordt dat er is gekozen voor een opzet die afwijkt van alle SCers in de wereld. Voor de bouw moet er nog veel ontwikkeld worden. De samenwerking verloopt goed. Primair houdt Van der Meer zich bezig met de organisatie. Tot september a.s. blijft Kemperman de dingen doen die hij nu doet. Van der Meer wordt voorbereid op het overnemen van de verantwoordelijkheid. Met betrekking tot de groep medewerkers van het Techniek Musuem die overgaan naar het SC zijn in de R&O cyclus basale afspraken gemaakt voor het komende jaar. Op de vraag van Dijkstra over hoe het staat met het gebouw antwoord Kemperman dat het is opgeleverd. Het gebouw is statig en is teruggebracht in de originele stijl van 1910 en blijkt, nu alle latere aan- en inbouwsels verwijderd zijn, veel beter geschikt voor het huidige doel dan Kemperman had verwacht. Een uitnodiging voor een rondleiding zal via Vidal worden geregeld. 3
4. Verslag en actiepuntenlijst. Tekstueel: De tekstuele opmerkingen zullen worden doorgevoerd in het definitieve verslag. Naar aanleiding van: Er is nog geen helderheid over de BaMa discussie met OCenW. Er ligt een rapport. 5. Rondvraag en sluiting Speekenbrink: Directeur M&C, Mark Lammerts heeft in een gesprek met Speekenbrink te kennen gegeven dat er 25% bezuinigd moet worden op inhuur derden en daarmee ook op de inhuur ten gevolge van zwangerschapsverlof. Het laatste bevreemd Speekenbrink. Van der Lelij vindt gezien het feit dat er opbrengsten tegenover staan niet de bedoeling op zwangerschapsverlof te besparen. Rullmann deelt mee dat in de brief van Dirk Jan van den Berg, vz CvB staat dat voorzichtig moet worden bekeken in hoeverre 25% haalbaar zou zijn en hoe. Op basis daarvan zal het CvB beraden op nadere stappen. Met deze informatie zal Speekenbrink een 2 e gesprek hebben met directeur M&C. Naar aanleiding van de brief van Van den Berg is de OdC nieuwsgierig naar de analyse. Nr. Actie door: Onderwerp: Status 22.3 Van der Lelij Overzicht functiehuis Ted Barendse pakt dit op 24.2. Van der Lelij Uniforme arbeidstijdenregelingen UD Uniforme invulling regeling, afscheid, jubileum etc. Werving & Selectie 27.3. Rullmann Evaluatie OOD; 27.7 Van der Lelij Resultatenoverzicht R&O 30.2 Holwerda Overzicht Scholingsbudget 30.2. Rullmann Protocol omgang gevaarlijke stoffen 36.2. Meijer Plan Organisatiewijziging ICT komt half mei 36.2. Meijer Organisatiewijziging F&C Def. Advies 36.2. Rullmann Maandelijkse rapportge in relatie tot verlof SSC-F&C Ruhe volgt de ontwikkeling en komt hierop terug. 36.2. Rullmann Verhuizing Groenvoorziening 36.2. Rullmann Onderbezetting BHV. vertraging cursussen. vervanging ploegleden bij vertrek Rullmann onderneemt actie 36.3 Rullmann stand van zaken Science Centre CvB 19 mei go/nogo De voorzitter sluit de vergadering om 11.58 uur. 4
5