Fietsproject fiets van de zaak 1. Inleiding De SWKGroep wil graag het fietsgebruik voor woon-werkverkeer stimuleren. Fietsen is niet alleen gezond, het is ook goedkoop, milieuvriendelijk en het levert bovendien een bijdrage tot het verminderen van parkeer- en fileproblemen. In deze brochure lees je wat het fietsproject inhoudt, wie er kunnen deelnemen, hoe het financieel en fiscaal geregeld is. Het digitaal aanvragen van een fiets gaat via het programma FiscFree van Nationale Fiets Projecten (NFP). Het NFP is een onafhankelijke organisatie, die werkgevers ondersteunt bij de fiets van de zaak met als doel het fietsgebruik in woon-werkverkeer te stimuleren. Om dit doel te bereiken heeft het NFP zich verzekerd van samenwerking met alle grote Nederlandse rijwielfabrikanten. Het volledige overzicht met aangesloten dealers kan via de NFP website geraadpleegd worden: www.nationalefietsprojecten.nl 2. Wat houdt het fietsproject in het kort in? De fiscus heeft voor medewerkers die de fiets (willen gaan) gebruiken voor woon-werkverkeer een aantal aantrekkelijke maatregelen genomen. Deze maatregelen maken het mogelijk dat je met fiscaal voordeel in het bezit kunt komen van een mooie nieuwe fiets. In het fietsproject van de SWKGroep schaft de werkgever fietsen aan voor medewerkers die de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer. Uiteraard mag je de fiets ook privé gebruiken. De SWKGroep draagt de fiets met toebehoren direct na aanschaf aan je over. Je wordt daardoor direct eigenaar. 3. Wie mogen aan het fietsproject deelnemen? Als je wilt deelnemen aan het fietsproject, zijn dit de voorwaarden: je heb minimaal een jaarcontract bij de SWKGroep; je bent uit je proeftijd; je hebt een contract van minimaal 4 uur per week bij de SWKGroep; je gaat de fiets gedurende 3 jaar gebruiken voor (een deel van) het woon-werktraject; je heb de afgelopen drie jaar geen fiets van de zaak gehad in eigendom verstrekt gekregen. Deze 3 jaar beginnen te tellen vanaf het moment dat je de fiets in jouw bezit hebt. 4. Maximum bedrag aan budget per werkmaatschappij voor het deelnemers fietsplan Het aanbieden van een fietsplan aan medewerkers heeft als doel vitaliteit te bevorderen en daarvoor de medewerker een fiscale beloning te verstrekken. De SWKGroep ondersteunt deze aanpak. Echter door de invoering van de WKR heeft het onbeperkt toekennen van het aantal verzoeken tot deelname aan het fietsplan ongewenste fiscale gevolgen door extra heffing bij de werkgever neer te leggen. Daarom geldt vanaf 1 januari 2016 per kalenderjaar een maximum budget voor deelname aan het fietsplan. Per werkmaatschappij wordt jaarlijks voor aanvang van het jaar de hoogte van het budget bepaald. De aanvragen voor een fiets worden toegekend in de volgorde van binnenkomst in FiscFree. Als het budget per werkmaatschappij bereikt is, wordt de aanvraag voor een nieuwe fiets automatisch in FiscFree afgewezen. Deze aanvraag kan dan het volgende kalenderjaar opnieuw worden ingediend. Pagina 1 van 5 versie 5-3-2019
Je mag zelf bepalen voor welk bedrag je een fiets uitzoekt. De fiscale voordelen voor de fiets zijn van toepassing tot een maximum van 749,-. Bij een prijs van de fiets boven 749,- wordt het geheke bedrag boven 749,-- in een keer verrekend met jouw netto salaris. Het fiscale voordeel is ook van toepassing op de premie van de fietsverzekering en op fietsbonnen (tot een maximum van 80,-). De combinatie van de fiets en verzekering noemen we het fietspakket. 5. Online aanmeldingsprocedure via FiscFree: Stap 1: Een account aanmaken: Als je hiervan gebruik wilt maken, heb je een account nodig. Je kunt die aanvragen bij de Salarisadministratie. Van hen ontvang je e-mail met een speciale aanmeld-link. Via deze link kun je een account aanmaken. Na het aanmaken hiervan ontvang je een bevestigingsmail. Na deze bevestiging van jouw e-mailadres kom je automatisch in het bestelprogramma FiscFree en ben je ingelogd. Klik in FiscFree vervolgens op shop nu en je komt daarna meteen op de pagina waar je een fiets kan bestellen. Op deze pagina vind je tevens het budget van jouw werkgever voor het fietsplan, de spelregels en een stappenplan.. Stap 2: De online fietsbestelling: Om een fiets te kunnen bestellen heb je een zogenaamde fietskaart nodig. Download die door op Start te klikken. Met deze uitgeprinte fietskaart kun je naar één van de NFP aangesloten rijwielhandelaren en kun je een fiets uitzoeken. Je heb de keuze om de fietsbestelling ter plekke door de rijwielhandelaar in te laten voeren of om dat thuis zelf te doen. De rijwielhandelaar kan alleen de fietsgegevens invoeren. Het in het account aangeven van de aanvraag van de verzekering, fietsbonnen en de verrekening van de fiets is een actie van jezelf. Je eigen account kun te bereiken via www.fiscfree.nl via de login medewerker. Je doorloopt de volgende tappen in het bestelsysteem: - de fietsgegevens; - aanvraag verzekering en/of fietsbonnen; - keuze rijwielhandelaar; - controleren van de bestelling en op verzenden klikken. Stap 3: De betaling/verrekening: Als je een fiets hebt uitgezocht die duurder is dan het maximaal te verrekenen bedrag (749,-), zal het hogere bedrag door de Salarisadministratie in één keer met je nettoloon worden verrekend. Je geeft vervolgens aan dat je aanschaf van de fiets, de verzekering en/of de fietsbonnen met brutoloonbestanddelen wilt verrekenen. Zodra je de wijze van verrekenen hebt ingevuld en daarop digitaal akkoord geeft, wordt er automatisch een Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst (AAO) gemaakt. Deze wordt, na jouw akkoord, meteen naar de Salarisadministratie gemaild voor akkoord namens de werkgever. Zij kunnen dan de bestelling en de wijze van verrekening (genoemd in de AAO) beoordelen. Wanneer ook zij akkoord hebben gegeven, wordt zowel online de bestelling, de verrekening en de factuur geheel automatisch verwerkt. De rijwielhandelaar neemt contact met je op zodra de fiets uitgeleverd kan worden. Je kunt de status van jouw bestelling volgen in jouw account. Stap 4: Uitruilen van het fietspakket De werkgever schaft het fietspakket aan na goedkeuring van de online fietsbestelling door de Salarisadministratie.Dit fietspakket wordt vervolgens na aanschaf, bij levering door de rijwielhandelaar, meteen aan jou overgedragen. Pagina 2 van 5 versie 5-3-2019
In ruil hiervoor stem je in met het afzien van de volgende brutoloonbestanddelen: Val je onder de cao Kinderopvang dan vindt de financiering plaats middels een verlaging van het bruto maandsalaris gedurende 12, 24 of 36 maanden en/of het inleveren van jouw bovenwettelijke verlofuren (max 21,6 uur per jaar). Val je onder de cao Sociaal Werk dan vindt de financiering uitsluitend plaats via de eindejaarsuitkering en/of vakantiegeld en/of het inleveren van jouw bovenwettelijke verlofuren (max 21,6 uur per jaar). Val je onder de cao GGZ dan is er geen regeling voor uitruilmogelijkheden opgenomen. Het ruilen van een bedrag aan brutoloonbestanddelen tegen het fiscaalvrije fietspakket levert jou een belastingvoordeel. Daarnaast is het mogelijk brutoloonbestanddelen te verrekenen met netto fietsbonnen tot een bedrag van 80,- en 50 % premie van driejarige allriskverzekering van de fiets (tot een maximum van 749,-). Stap 5: Vervolgens wordt na aflevering van de fiets en de ontvangst van de factuur vanaf de eerstvolgende salarisbetaling de verrekening(en) van de fiets verwerkt, conform de in jouw account staande overeengekomen Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst. 6 Gevolgen verlaging bruto salaris, vakantiegeld en eventuele eindejaarsuitkering:. Verlaging van deze brutoloonbestanddelen kan van invloed zijn op de hoogte van een WIA- of WWuitkering evenals op het inkomen in het kader van inkomensafhankelijke toeslagen zoals de zorgtoeslag, huurtoeslag en tegemoetkoming studiekosten. Je verklaart in de Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst op de hoogte te zijn van deze gevolgen, die kunnen optreden als gevolg van verlaging van het bruto salaris, vakantiegeld of eindejaarsuikering. 7 De fietsverzekering van NFP: verzekerd van jaren fietsplezier! Bij het fietsproject van de SWKGroep is het verplicht een driejarige allriskverzekering af te sluiten. De SWKGroep schenkt je 50% van de allriskverzekering tot een maximum van 749,-. Op de andere 50% heb je ook belastingvoordeel. 8 Vragen en Helpdesk Omdat we ons kunnen voorstellen dat je nog vragen hebt, treft je onderstaand een overzicht aan van de meest gestelde vragen. Mocht je na het doornemen van deze antwoorden nog vragen hebben, dan kan je terecht op de NFP website: www.fietsproject.nl en is de NFP Helpdesk op werkdagen te bereiken van 8.30 tot 17.00 uur via telefoonnummer 0513-653 444. Pagina 3 van 5 versie 5-3-2019
Meestgestelde vragen 1. Tot welk bedrag mag ik een fiets uitzoeken? Je mag zelf bepalen voor welke prijs je een fiets uitzoekt, echter het fiscale voordeel is alleen van toepassing op het bedrag tot maximaal 749,- inclusief BTW. Het eventuele hogere bedrag wordt op jouw netto salaris (in 1 keer) ingehouden. Per kalenderjaar wordt per werkmaatschappij een budget vastgesteld dat besteed kan worden aan de aanschaf van fietsen. Als dit budget is besteed, kan pas het volgend kalenderjaar weer een fiets besteld worden. 2. Wat zit er precies in het fietspakket? Het fietspakket omvat de volgende onderdelen: Fiets met fiscaal voordeel tot maximaal 749,- (incl. BTW) tot het budget per werkmaatschappij is bereikt; Verplichte driejarige all-riskverzekering met fiscaal voordeel en tegen een zeer scherp tarief. De SWKGroep schenk je 50% korting op een driejarige allriskverzekering. Fietsbonnen kunnen meegenomen worden in het fietsplan tot max. 80,-. Gratis eerste onderhoudsbeurt. 3. Is het ook mogelijk dat ik mijn oude fiets inruil bij deelname aan dit fietsproject? Nee, er is geen voorziening getroffen voor het inruilen van fietsen. 4. Mag ik ook naar mijn eigen rijwielhandelaar gaan? De fietsen worden alleen uitgeleverd via een met NFP samenwerkende rijwielhandelaar. Je kunt deze terugvinden op de website van het NFP. Indien de door jou gewenste rijwielhandelaar niet op deze website wordt vermeld en je de fiets toch via hem geleverd wilt krijgen, kan dat alleen nadat de dealer zich bij NFP heeft aangemeld. 5. Wat gebeurt er als mijn fiets wordt gestolen? Stuur dan een kopie van het proces-verbaal plus de twee originele sleutels onder vermelding van jouw polisnummer aangetekend naar de verzekeringsmaatschappij. De volledige adresgegevens staan op de verzekeringspolis. Je ontvangt na ongeveer twee weken bericht van de verzekeringsmaatschappij of de claim wordt gehonoreerd. 6. Wanneer en hoe krijg ik de fiets in mijn bezit? In de regel wordt de fiets binnen een week na bestelling door de betreffende rijwielhandelaar uit eigen voorraad aan jou geleverd. Het kan ook voorkomen dat de fiets nog bij de fabrikant moet worden besteld. Afhankelijk van de levertijden van de fabrikant wordt de fiets in dat geval ongeveer twee tot zes weken nadat de online fietsbestelling bij NFP is binnengekomen door de rijwielhandelaar geleverd. In alle gevallen neemt de rijwielhandelaar contact met je op zodra je de fiets kunt ophalen. Nadat je de fiets hebt afgehaald en voor ontvangst hebt getekend, ontvangt de werkgever van het NFP een factuur betreffende het totale fietspakket. Vervolgens wordt het fietspakket met je uitgeruild door middel van de in de Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst overeengekomen verrekening(en) van de arbeidsvoorwaarden. Pagina 4 van 5 versie 5-3-2019
7. Wat moet ik nog doen nadat ik de fiets in mijn bezit heb gekregen? Nadat je de fiets bij de rijwielhandelaar heb opgehaald moet je alleen nog even letten op het volgende: - controleer of je het garantiebewijs van de fiets van de rijwielhandelaar hebt ontvangen; - je ontvangt voor de verplichte verzekering na een aantal weken de verzekeringspolis en bijbehorende voorwaarden van de verzekeringsmaatschappij; - ongeveer 2 maanden na aflevering van je fiets moet er gratis - dit geldt niet voor fietsen die via een webshop zijn gekocht - eerste servicebeurt worden uitgevoerd door de rijwielhandelaar waar je de fiets heb opgehaald. Zorg ervoor dat deze beurt wordt uitgevoerd in verband met eventuele toekomstige garantieaanspraken. Voor andere vragen verwijzen wij graag naar de NFP website: www.fietsproject.nl en is de NFP Helpdesk op werkdagen te bereiken via telefoonnummer 0513-653 444. Pagina 5 van 5 versie 5-3-2019