Campusontwikkeling Appingedam Plan van aanpak projectorganisatie 1.0 dd. 20 december 2017 Klaas Reinders
Inhoud 1. Inleiding. 03 2. Inrichten projectorganisatie.. 03 3 Vormgeven van de projectorganisatie middels een projectbureau.. 04 4. Tijdpad 07 Bijlage 1 08 2
1. Inleiding In 2016 is een haalbaarheidsonderzoek doorlopen met Eemsdeltacollege, Noorderpoort, Gemeente Appingedam en Gemeente Delfzijl om te onderzoeken of een gezamenlijke onderwijscampus in de regio Appingedam-Delfzijl kansrijk is. Voor de laatste versie van het haalbaarheidsonderzoek wordt verwezen naar de versie van 9 december 2016, zoals opgesteld onder eindredactie van de procesregisseurs Alex Visser en Coen Weusthuis van Weusthuis Associatie. Dd. 5 april 2017 hebben genoemde partijen zich verder gecommitteerd aan de planontwikkeling in de vorm van het bestuurlijk ondertekenen van een Intentieovereenkomst en een Samenwerkingsovereenkomst, waarbij in laatstgenoemd document NAM heeft getekend voor hun financiële bijdrage. In november 17 is een Globaal Programma van Eisen Campusontwikkeling opgesteld in opdracht van en in nauw overleg met de opdrachtgevers door ICS adviseurs. In dit plan is inzichtelijk gemaakt hoe de nieuwe campus het onderwijs ruimtelijk ondersteunt en stimuleert. Het onderwijs is in eerste instantie leidend bij de bepaling van de behoefte aan ruimten, relaties tussen functies, sfeer en uitstraling. Daarom wordt in het Plan van Eisen vooral ingegaan op de visie op onderwijs die uitgewerkt is aan de hand van zes thema s: Elkaar kennen: zien en gezien worden Betekenisvol: een brede blik op de toekomst Fundament: een stabiele omgeving is de basis waarop gebouwd kan worden Flexibiliteit: rekening houden met verschillen Interactie: kruisbestuiving voor meer kwaliteit en mogelijkheden Innovatie: onderwijs dat inspeelt op de vraag vanmorgen De functie van het globale Programma van Eisen is drieledig: Het globale Programma van Eisen dient als basis voor verdere besluitvorming in het nieuwbouw traject onderwijscampus. Het is de basis voor een verdere concretisering om te komen tot een Ruimtelijk Plan van Eisen Het programma van Eisen vervult een belangrijke rol in de communicatie 2. Inrichten projectorganisatie. De gezamenlijke ambitie en doelstelling van Eemsdeltacollege, Noorderpoort, Gemeente Appingedam en Gemeente Delfzijl is om in 2020/2021 (gefaseerd) de nieuwe onderwijscampus in gebruik te nemen. Voor de fasen van het komen tot een Programma s van eisen (o.a. ruimtelijk, technisch of facilitair) architectenselectie, voorlopig-/ definitiefontwerp, aanbesteding tot de realisatie van de onderwijscampus wordt er een projectorganisatie ingericht. Deze moet zodanig worden ingericht dat er sprake is van korte lijnen waarin snelle communicatie mogelijk is over specifieke onderwerpen. Hiervoor wordt een projectbureau ingericht. 3
3 Vormgeven van de projectorganisatie middels een projectbureau. Het projectbureau richt zich op het realiseren van een onderwijscampus en is derhalve een tijdelijke organisatie met eigen taken, eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zij opereert binnen vooraf gedefinieerde kaders en randvoorwaarden. Het projectbureau is/kan per fase wisselend van samenstelling zijn. Al naargelang expertise vereist is. In de opstartfase van het projectbureau wordt een projectadviseur 1 aangesteld (december 2017) die samen met de bouwheer het opdrachtgeverschap en projectorganisatie vorm geeft. In de ontwikkeling van de onderwijscampus zijn de partijen, Eemsdeltacollege, Noorderpoort, Gemeente Appingedam en Gemeente Delfzijl gezamenlijk opgetrokken. Alhoewel het Eemsdeltacollege fungeert als opdrachtgever of bouwheer en de verantwoordelijkheid heeft voor de ontwikkeling/realisatie van de onderwijscampus ziet zij de samenwerking tussen partijen graag voortgezet in een regiegroep. Hierin zullen partijen elkaar informeren en afstemming zoeken inzake de planvoorbereiding en uitvoering van de onderwijscampus. Gedurende het gehele bouwproces zal het Eemsdeltacollege zich laten ondersteunen door een extern bouwmanagementbureau. Het Noorderpoort is bij dit bouwproces betrokken als eindgebruiker omdat zij een langdurig huurcontract aangaat met het Eemsdeltacollege. Als hoofdhuurder is het Noorderpoort betrokken bij de ontwikkeling van het gebouw en specifiek op dat gedeelte wat gebruikt gaat worden voor het MBO. Als zodanig heeft het Noorderpoort een vertegenwoordiger in het projectbureau die actief betrokken is bij het opdrachtgeverschap gericht op het MBO gedeelte. Samen met de projectadviseur geeft de projectleider/directeur vorm aan de projectorganisatie voor de realisatie van de Campus. Deze voorbereiding bestaat o.a. uit: - het inrichten van de projectorganisatie binnen de gestelde kaders in dit document; - vaststellen van de projectkaders in termen van volume, investeringsniveaus en planning; - vaststellen van de bouworganisatie- en aanbestedingsvorm; - begeleiden van de selectieprocedure en contractpartijen (afhankelijk van de gekozen bouworganisatievorm) Hiervoor kan ook een aparte partij worden toegevoegd aan het projectbureau; - begeleiden van de bestuurlijke besluitvorming en overleg - opvolgen / aansturen van activiteiten die voortvloeien uit de doordecentralisatieovereenkomst, waaronder effectuering financiering, huurovereenkomst en levering campusterrein - beleggen en waar nodig voorzitten van diverse interne (gebruikers-) overleggen en overleg met externe partijen zoals gemeente(n), NAM, ontwerpende partijen, etc. Inschatting is dat een projectadviseur bovengenoemde werkzaamheden in ongeveer 4 tot 6 maanden kan voltooien. Een vervolg scenario kan zijn dat daarna in het projectbureau een organisatie wordt opgenomen die een projectleider bouw levert die de verschillende fasen in de bouwvoorbereiding, uitvoering tot en met de oplevering begeleid. 1 In bijlage 1 is zijn de te verwachten competenties en ervaring van een projectadviseur weergegeven. 4
Organigram projectorganisatie regiegroep stuurgroep projectbureau ontwerpteam adviesgroep(en) ambtelijk overleg De definitieve projectorganisatie dient nog vorm te krijgen maar globaal kunnen we de volgende onderdelen onderscheiden: 1. Regiegroep 2. Stuurgroep 3. Projectbureau 4. Ontwerpteam 5. Adviesgroepen ad. 1. Regiegroep In de regiegroep zullen Eemsdeltacollege, Noorderpoort, de gemeenten Appingedam en Delfzijl elkaar informeren en afstemming zoeken inzake de planvoorbereiding en uitvoering van de onderwijscampus. In de verschillende fasen zal het Eemsdeltacollege concept documenten voorleggen aan de regiegroep (in elk geval het Programma van Eisen, Voorlopig Ontwerp en definitief 5
ontwerp met kostenraming) 2 waarover partijen in de regiegroep overleg zullen voeren en op basis waarvan door partijen op basis van consensus tot besluitvorming zal worden gekomen voor al die zaken die het directe belang m.b.t. de inrichting van de voorzieningen voor het geven van onderwijs overstijgen. BV de realisatie van de sportvoorziening die ook door derden gebruikt gaat worden. Tevens zal zijn de selectie van de architect en de selectie van de aannemer(s) agenderen in de regiegroep. Als opdrachtgever en bouwheer is het Eemsdeltacollege verantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van de onderwijscampus. Samenstelling en leden: p.m. Ad. 2. Stuurgroep De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling van de Onderwijscampus. De stuurgroep neemt de besluiten en stelt de kaders. Zij stelt de voorstellen van het projectbureau vast. Samenstelling en leden: p.m. Ad. 3 Projectbureau Vanuit het projectbureau wordt het project aangestuurd en worden zaken die in de stuurgroep moeten worden besproken en besloten voorbereid. Dit betreffen de onderdelen ten aanzien van Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. De processen die spelen tijdens de ontwikkeling van de campus en de belangen van de verschillende de groepen die betrokkenzijn bij de bouw als zijnde (toekomstige) gebruikers van het schoolgebouw worden vanuit de projectgroep bewaakt. Daarnaast worden in het projectbureau de plannen getoetst aan de uitgangspunten en worden de planning en het budget bewaakt. Aan het projectbureau wordt een ambtelijk overleg gekoppeld zodat er afstemming gezocht kan worden met toetsende partijen zoals de gemeente inzake ruimtelijke ordening en bouw- aanvragen en voorschriften dan wel met de NAM/constructeurs inzake de concepten voor aardbevingsbestendig bouwen. Binnen het projectbureau zal specifiek aandacht geschonken worden aan: a. het bijna energie neutraal bouwen (BENG) van de onderwijscampus. Het voorstel is dat vanaf 1 januari 2021 alle nieuwe gebouwen in Nederland bijna energie neutrale gebouwen (BENG) zijn. Nieuwe overheidsgebouwen waar vanaf 1 januari 2019 een omgevingsvergunning aangevraagd wordt, moeten voldoen aan de BENG-eisen. De overheid vervult namelijk een voorbeeldrol. Dit zal het uitgangspunt moeten zijn voor de ontwikkeling van de onderwijscampus. b. het aardbevingsbestendig bouwen. 2 In deze uitwerking is sprake van een klassieke aanbestedingsvorm. De definitieve aanbestedingsvorm zal nog nader bepaald worden 6
De aardbevingsproblematiek is een belangrijk onderdeel in dit project. Bij de selectie van o.a. adviseurs, architect(en), constructeurs, installateurs en aannemers worden eisen gesteld aan de innovatieve kracht van betrokkenen. Hierdoor dient er een aardbevingsbestendig, een hoogwaardig, duurzaam en toekomstbestendig schoolgebouw gerealiseerd te worden. Het Noorderpoort is als hoofdhuurder een vaste deelnemer in het projectbureau. Samenstelling en leden: p.m. Ad. 4 Ontwerpteam In het ontwerpteam ligt de ontwerpcoördinatie en de afstemming op de installaties. Het ontwerpteam rapporteert aan de projectgroep en vervaardigt de noodzakelijke beslisdocumenten en reviewinput. Het ontwerpteam verzamelt de nodige informatie van de verschillende gebruikersgroepen. Gedurende het traject kunnen andere leden op verzoek van het ontwerpteam aansluiten. Per sessie wordt bepaald welke leden dit zijn, per fase kan dit verschillen. Samenstelling en leden: p.m. Ad. 5 adviesgroepen De adviesgroepen worden geconsulteerd of werken concrete voorstellen uit voor onderwerpen die specifiek van belang zijn voor de ontwikkeling van de campus. Voorbeelden van deze adviesgroepen zijn: adviesgroep praktijklokalen, science, kunst en cultuur, sport maar ook communicatie, facilitair en voor financiën kunnen als adviesgroepen geformeerd worden. 4. Tijdpad a. Inrichten projectorganisatie b. Het opstellen van definitief programma van eisen waarbij de discussiepunten in het globaal Programma van Eisen worden uitgewerkt: december 2017 maart 2018 c. Uitzetten voorbereiding en uitvoering van (Europese) selectie bouwmanagement en architect: februari 2018 mei 2018 d. Voorlopig ontwerp gereed: september 2018 e. Definitief ontwerp gereed: januari 2019 f. Technisch/ Uitvoering gereed ontwerp gereed: maart 2019 g. (Europese) selectie aannemer gereed: voorjaar 2019 h. Start bouwfase medio 2019 i. Oplevering medio 2021 3 3 In het voorjaar van 2018 is met meer zekerheid aan te geven of de oplevering in z n geheel of gefaseerd plaatsvindt 7
Bijlage 1 Ervaring en competenties van de projectadviseur. Ervaring. 10 jaar relevante werkervaring in (grote) huisvestingsprojecten Kennis en zo mogelijk ervaring met projecten in een onderwijsomgeving Kennis van regelgeving en financiering van onderwijshuisvesting Kennis en ervaring met verschillende bouworganisatievormen en aanbestedingsprocedures Ervaring met het begeleiden en/of aansturen van een projectorganisatie Competenties. Functioneren op HBO+/Academisch werk- en denkniveau Relevante HBO / WO opleiding. Bouwkunde of andere relevante opleiding In staat om te werken in een bestuurlijk/politieke omgeving Communicatief vaardig in woord en schrift In staat zich in te leven in de belangen en omgeving van de opdrachtgevers-organisatie In staat om de projectorganisatie / contractpartijen aan te sturen Samenwerken, flexibel en in staat om te schakelen tussen de verschillende niveaus 8