Monitor Digitale Informatie 2018 Regionaal Archief Alkmaar Monitor Digitale Informatie 2018 Regionaal Archief Alkmaar Opgesteld door: Van Kaliber Versie: Definitief Datum: Opgesteld door: 18 Van februari Kaliber 2019 In opdracht van: Regionaal Archief Alkmaar Versie: 0.5 (concept) Datum: 17 december 2018
INHOUDSOPGAVE Inleiding Methodiek & Aanpak Conclusies Resultaten deelnemende gemeenten gezamenlijk Contactpagina 3 4 5 6-14 15 2
- INLEIDING De Monitor Digitale Informatie wordt uitgevoerd als deelproject van het project e-depot 18 en dient de volgende doelstellingen: 1. Het verwachte volume (aantal TB) dat in aanmerking komt voor opname in het e-depot is bekend 2. Archiefvormers en het RAA hebben inzicht in risicovolle datasets (externe clouds, SAAS, vendor lock-in en niet duurzame bestandsformaten) 3. De deelnemende archiefvormers kunnen op basis van deze informatie beter bepalen welke informatie als eerst in aanmerking komt voor overbrenging / uitplaatsing naar het e-depot. Toelichting eerste uitvraag Dit is de eerste uitvraag van de Monitor Digitale Informatie door het Regionaal Archief Alkmaar. De door de archiefvormers aangeleverde data zijn niet verrijkt of aangevuld De ontbrekende data hebben invloed op de totaalbeelden Deze eerste uitvraag geeft niet alleen inzicht in de huidige situatie rondom de datasets, maar ook in hoeverre de aangesloten archiefvormers in staat zijn de gevraagde gegevens aan te leveren De toekomstige metingen zullen een steeds nauwkeuriger beeld geven. Deelnemende archiefvormers: Gemeente Alkmaar BUCH gemeenten Gemeente Den Helder Gemeente Heerhugowaard Gemeente Hollands Kroon Gemeente Langedijk Gemeente Schagen Gemeente Texel GGD Hollands Noorden Veiligheidsregio NHN Hoogheemraadschap HNK 3
METHODIEK & AANPAK De Monitor Digitale Informatie is een methodiek, waarmee periodiek (1x per jaar) in kaart wordt gebracht: Opstellen invullijst welke informatie het eerst in aanmerking komt voor opname in het e-depot en Evaluatie instructiebijeenkomst hoe het te verwachten volume aan informatie zich ontwikkelt. Presentatie Gegevens verzamelen Rapportage Validatie Analyse 4
- CONCLUSIES De methodiek van de Monitor Digitale Informatie heeft goed gewerkt. Het is op basis van deze eerste uitvraag echter nog te vroeg voor verregaande conclusies over de aard en de omvang van de digitale informatie of uitspraken te doen over kengetallen. Het blijkt dat niet alle archiefvormers eenvoudig een overzicht kunnen aanleveren over de aard en de omvang van (langdurig te bewaren) digitale informatie en de systemen waarin die informatie is opgeslagen. De respondenten hebben eerder gestreefd naar het aanleveren van correcte informatie op onderdelen dan naar een compleet beeld. Hierdoor is het opgegeven volume waarschijnlijk lager dan het totale volume. Anderzijds is het een goede indicatie van het volume op deelgebieden. Veel respondenten geven aan dat hun organisatie een vervolginventarisatie (gaan) uitvoeren. Er zijn vrij grote verschillen per archiefvormer in de opgegeven volumes en in het aantal applicaties. Door in een volgende uitvraag gericht door te vragen naar de verschillen zal steeds een completer en accurater beeld ontstaan. Bevindingen eerste uitvraag Monitor Digitale Informatie De totale omvang is 22 TB informatie, waarvan 5 TB te bewaren, 3,5 TB >10 jaar te vernietigen en 13,6 TB <10 jaar te vernietigen De informatie bevindt zich in 88 verschillende applicaties, bij 8 gemeenten en 3 Gemeenschappelijke Regelingen 80 % van deze informatie zit in domeinoverstijgende applicaties, zoals DMS, Zaaksystemen en netwerkschijven E-mail- en agendasystemen, zoals Outlook, worden niet genoemd door de respondenten Niet alle opgegeven bestandsformaten komen voor op de lijst van acceptabele - of voorkeursformaten. Afwijkende formaten zijn grafische formaten, webarchieven en gestructureerde informatie. Nadere analyse is nodig om te bepalen of dit onacceptabele risico s met zich mee brengt. 5
Resultaten 1e uitvraag Monitor Digitale Informatie Regionaal Archief Alkmaar Alle onderzochte archiefvormers gezamenlijk
OVERZICHT VOLLEDIGHEID INVULLIJSTEN Overzicht van het door de respondenten opgegeven aantal applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt en de mate waarin van deze applicaties de gevraagde gegevens ingevuld zijn. 35 Archiefvormer Aantal applicaties ingevuld Aantal applicaties opgegeven Hollands Kroon 15 17 Alkmaar 14 30 30 25 20 BUCH gemeenten 10 13 15 Texel 6 7 Veiligheidsregio NHN 6 23 10 Heerhugowaard 5 5 5 Schagen 3 5 0 Langedijk 2 2 GGD Hollands Noorden 1 3 Den Helder 1 5 Hoogheemraadschap HNK 0 0 Hollands Kroon Alkmaar BUCH gemeenten Texel Veiligheidsregio NHN Hee rhugowaard Schagen Langedijk GGD Hollands Noorden Den Helder Hoogheem raadschap HNK ingevuld opgege ven 7
OMVANG PER ARCHIEFVORMER Hoeveelheid digitale informatie per archiefvormer (GB en % van totale omvang) Archiefvormer Totale omvang Te bewaren Te vernietigen 10 jaar na peildatum Te vernietigen < 10 jaar na peildatum Hollands Kroon 6057 338 (6%) 968 (16%) 4751 (78%) BUCH gemeenten 4517 1724 (38%) 656 (15%) 2137 (47%) Texel 3413 941 (28%) 151 (4%) 2321 (68%) Heerhugowaard 3000 1143 (38%) 929 (31%) 928 (31%) Alkmaar 2519 491 (20%) 32 (1%) 1995 (79%) Schagen 1545 192 (12%) 0 (0%) 1353 (88%) Veiligheidsregio NHN 1185 204 (17%) 5 (0%) 976 (82%) Den Helder 980 196 (20%) 784 (80%) 0 (0%) Langedijk 244 53 (22%) 8 (3%) 182 (75%) GGD Hollands Noorden 30 0 (0%) 0 (0%) 30 (100%) Hoogheemraadschap HNK Geen opgave Eindtotaal 23490 5283 (22%) 3533 (15%) 14674 (62%) 4750 4500 4250 4000 3750 3500 3250 3000 2750 2500 2250 2000 1750 1500 1250 1000 750 500 250 0 Verdeling van totaal aantal GB Hollands Kroon Hee rhugowaard BUCH gemeenten Texel Alkmaar Schagen Veiligheidsregio NHN Den Helder Langedijk GGD Hollands Noorden Te bewaren vernietigen 10 jaar vernietigen < 10 jaar 8
Archiefvormer OMVANG PER ARCHIEFVORMER/ PER INWONER Hoeveelheid digitale informatie per gemeentelijke archiefvormer per inwoner (MB) Totale omvang per inwoner Te bewaren per inwoner Te vernietigen 10 jaar per inwoner Te vernietigen < 10 jaar per inwoner 100 90 80 70 Texel 148,4 40,9 6,6 100,9 60 Heerhugowaard 53,4 20,4 16,5 16,5 BUCH gemeenten 44,2 16,9 6,4 20,9 Hollands Kroon 127,2 7,1 20,3 99,8 Alkmaar 23,2 4,5 0,3 18,4 Schagen 33,2 4,1 0,0 29,1 Den Helder 17,5 3,5 14,0 0,0 50 40 30 20 10 0 Langedijk 8,8 1,9 0,3 6,6 Texel Hee rhugowaard BUCH gemeenten Hollands Kroon Alkmaar Schagen Den Helder Langedijk Te bewaren vernietigen < 10 jaar vernietigen 10 jaar 9
OVERZICHT GENOEMDE APPLICATIES Genoemde applicaties per domein (ook de applicaties waarvan geen nadere gegevens ingevuld zijn, zijn in deze tabel ook opgenomen) DOMEINOVERSTIJGEND Archiefweb Corsa DMS Cyclomedia Optische Geografische database DOCMAN Docuware Gemeente oplossingen Geo vastgoed registratie (WKPB,BGT,BRK incl BAG InProces Mozard Netwerkshare Websites Zaaklaag Overheid Datawarehouse (Safehub) Pleio PUBLIEKSDIENSTEN Alfresco DMS AS400 CMS Alkmaar Brug, Webnext en modulen DocsFusion suite Gemeente oplossingen Key 2 vergunningen Key2Begraven Key2Burgerzaken Key2BZ VIS Zelfbouw Burgerzaken BESTUUR Archiefweb.eu Bris Daisy Notubiz Pressroom SharePoint Decos JOIN IBABS RUIMTE Alchemy Best huren en pachten Civision Gebouwen en Adressen Digitale collectie bouwvergunningen erfpachtsysteem GBI GISIB Globit bodemregistraties Key2Percelen Microstation Monumentenbeheer Netwerkshare LKI GBKN en tekeningen Neuron BAG Neuron Stelsel Registratie RO totaal SquitXO Texel in Kaart SOCIAAL Key2 jongerenmonitor Mens Centraal Snelbalie Suite4Sociaal Domein Suite4sSociale Regie Suwinet GCOS ONDERSTEUNING ADP Hummingbird personeelsdossiers JOIN Key2VOA MS SQL server Office 365 Pro cloud Oracle PIMS@ALL PNA Youforce youpp Cocoon Media Management Exact Globe Outlook (Exchange online) Sharepoint/Teams AFAS Profit PIMS/YOUPP (Centric) Planon TPSC Incidentmanagement GEZONDHEIDSZORG itbc TUBIS OPENBARE ORDE EN VELIGHEID Bris 1BSure Veiligheidspaspoort Exact Synergy EnigmaCare EVA Digimak Xaris BOR Pariter 10
OVERZICHT MEEST GEBRUIKTE APPLICATIES Meest voor opslag gebruikte applicaties met een totale omvang groter of gelijk aan 10 GB. (Percentage is van totaalomvang van alle applicaties) Applicatie SaaS? Totale omvang (GB) (% van totaal) Te bewaren (GB) Te vernietigen 10 jaar (GB) Te vernietigen < 10 jaar (GB) Corsa DMS 7928 (39%) 2063 2238 3627 Netwerkshare 7656 (37%) 516 616 6524 JOIN 1000 (5%) 53 100 847 DOCMAN 900 (4%) 225 135 540 Mozard 700 (3%) 115 140 445 Digitale collectie bouwvergunningen 629 (3%) 629 0 0 Docuware 336 (2%) 192 0 144 SquitXO 1 275 (1%) 0 0 275 Notubiz 4 221 (1%) 221 0 0 Planon 101 0 0 101 Exact Globe 97 10 0 87 Suite4Sociaal Domein 76 0 76 0 Archiefweb.eu 1 69 69 0 0 Suwinet 1 50 0 50 0 Suite4sSociale Regie 1 50 0 50 0 Alchemy 1 30 30 0 0 Texel in Kaart 1 30 30 0 0 SharePoint 1 30 0 0 30 Decos JOIN 27 5 5 16 Neuron Stelsel Registratie 26 26 0 0 GISIB 24 6 4 14 Key2Percelen 24 0 24 0 GBI 20 20 0 0 Key2VOA 20 0 20 0 Neuron BAG 19 19 0 0 Key2BZ 18 0 18 0 youpp 15 0 11 4 ADP 1 10 0 5 5 Meest voorkomende applicaties Applicatienaam Aantal >1 Corsa DMS 7 Netwerkshare 5 Notubiz 5 SquitXO 2 11
OVERZICHT OMVANG PER DOMEIN Informatie per Gemma domein (GB) Gemma domein Te bewaren Te vernietigen 10 jaar Te vernietigen < 10 jaar Totale omvang 10000 Domeinoverstijgend 3555 2971 11281 17807 Ruimte 760 185 290 1235 Publieksdiensten 582 59 1455 2096 Bestuur 296 5 54 355 Ondersteuning 89 136 1532 1757 Sociaal 1 176 53 230 Gezondheidszorg 0 0 0 0 8000 6000 4000 2000 OPMERKINGEN Verreweg de grootste hoeveelheid (langdurig) te bewaren informatie bevindt zich in domeinoverstijgende applicaties zoals DMS, Zaaksystemen en Netwerkshares Ook applicaties in het domein Ruimte bevatten veel (langdurig) te bewaren informatie evenals systemen met bestuursinformatie Om zinvolle uitspraken te kunnen doen per GEMMA-domein zou de informatie in de domeinoverstijgende applicaties toegerekend moeten worden naar de GEMMAdomeinen. 0 domeinoverstijgend ruimte Te bewaren Te vernietigen <10 jaar publieksdiensten bestuur Ondersteuning sociaal Ge zondheidszorg Te venietigen 10 jaar 12
OVERZICHT TOENAME PER JAAR Schatting gemiddelde aanwas per jaar (GB) Op basis van de eerste uitvraag is niet meer dan een voorzichtige uitspraak te doen over de totale gemiddelde toename van het aantal opgeslagen GB per jaar. De berekening is gebaseerd op de opgegeven startjaar en eindjaar. Is er geen eindjaar opgegeven dan is 2019 als jaar genomen. De berekening is voor alle applicaties uitgevoerd, waarna de totalen zijn opgeteld. 1800 1600 1400 1200 1000 Aanwas per jaar 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 BUCH gemeenten Hee rhugowaard Aanwas per jaar per archiefvormer Schagen Veiligheidsregio NHN Hollands Kroon Texel Den Helder Alkmaar Langedijk GGD Hollands Noorden 800 600 400 200 0 Totaal aanwas te bewaren Totaal aanwas te vernietigen 10 jaar Totaal aanwas te vernietigen < 10 jaar Aanwas te bewaren Aanwas te vernietigen 10 jaar Aanwas te vernietigen < 10 jaar 13
OVERZICHT AFWIJKENDE BESTANDSFORMATEN Afwijkende bestandsformaten Voorkeursformaten Nationaal Archief: Applicatienaam Corsa DMS Archiefweb RO totaal Docuware SquitXO JOIN Afwijkende bestandsformaten AVI, ODF, DGN, DXF WARC GML, XML, HTML, DGN, DXF RTF CPT, CRW, RTF, HTML, ZIP bmp, dsc, dwg, dxf, gif, gml, htm, html, ics, ifc, inf, ldb, log, mdb, mht, mit, mpg, mp4, odt, rar, rib, rmb, rsu, rsx, rtf, suf, tif, txt, vcf, wmv, xlsm, xml, zip Informatiesoort Voorkeursformaat Acceptabel formaat Audio WAV, WAVE, BWF MP3, AAC Database SQL, SIARD, ODB ACDB, MDB Document PDF/A-1, PDF/A-2, ODT PDF 1.7, DOC, DOCX E-mail EML MSG, PST, MBOX Image TIFF, PNG JPEG, JPG, JP2, JPX Presentation ODP, PDF/A PPT, PPTX Spreadsheet ODS, CSV, PDF/A XLS, XLSX OPMERKINGEN Het RAA conformeert zich aan de voorkeurs- en geaccepteerde formaten uit de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Bij afwijkende formaten zal nader onderzocht worden of deze kunnen worden geaccepteerd Het WARC formaat wordt genoemd in de richtlijn website archivering van het Nationaal Archief, en zal het RAA ook als voorkeursformaat voor webarchieven behandelen Overige bijzondere formaten komen vooral voor in het domein Ruimte en zijn CAD en grafische formaten. Vector Image SVG In overleg Video MXF MPEG-4, MKV 14
De Monitor Digitale Informatie is ontwikkeld door het Regionaal Archief Alkmaar in samenwerking met Van Kaliber. Marita Langerak heeft het onderzoek uitgevoerd en de rapportage samengesteld. De invullijst is op aanvraag beschikbaar. De gegevens in dit rapport zijn met grote zorg samengesteld en gebaseerd op een grote hoeveelheid data. Ondanks de nauwkeurigheid en de zorgvuldigheid die is nagestreefd kan het zijn dat dit rapport fouten bevat. Ontbreekt er gewenste informatie of bevat de informatie fouten, kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens. CONTACTGEGEVENS: Marita Langerak Marita.langerak@vankaliber.nl 06-26419351 www.vankaliber.nl Anje van der Lek A.vdlek@archiefalkmaar.nl 072-85 08 218 www.regionaalarchiefalkmaar.nl 15